物業管理公司印信管理規定(七)

1.0目的:

加強印章管理和證明信、介紹信的管理,防止出現有損公司形象甚至造成聲譽、經濟損失的事情發生。

2.0適用范圍:公司及其各部門。

3.0印章管理流程:

3.1印章刻制流程:

負責人工作要求

使用部門持公司文件或領導批復

綜合事務部按公司文件或領導意見

公司領導按權限

綜合事務部按政策規定

綜合事務部領用人簽字、印章模印、時間等

使用部門嚴格管理及使用

3.2印章使用流程:

責任部門(人)要求

用章部門(人)填寫申請單,注明用章事項

用章部門(人)注意用章必要性及嚴肅性

負責人

印章相應單位按權限審批

(部門)負責人

印章保管部門按審批意見辦理

印章保管部門蓋章臺帳登記

3.3印章回收流程:

責任單位(人)要求

印章保管單位文件要求或總經理要求

公司總經理按權限

使用部門

綜合事務部在印章備案冊上雙方簽認

綜合事務部按審批意見辦理

4.0印信管理職責:

4.1介紹信、證明、法人授權委托書、計劃生育證明由綜合事務部負責管理。

4.2公司章由綜合事務部負責管理。

4.3非綜合事務部印章按其文件規定管理。

4.4各部門印章由各部門負責人管理。

5.0介紹信及證明的管理規定:

5.1各部門或職員個人因業務或其它原因需要公司出具介紹信或證明時,應到綜合事務部申請。

5.2公司介紹信、證明的開具由綜合事務部負責把關,介紹信、證明的內容必須屬實;并經公司領導同意,方可出具。

5.3公司介紹信、證明一式兩份,一聯交申請部門或職員個人使用,一聯由綜合事務部存根備案。

6.0法人授權委托書的管理:

6.1需要以法人名義對外辦理業務的,必須到綜合事務部開具法人授權委托書。

6.2法人授權委托書必須經公司法人代表或總經理同意,必須明確被授權人的權限和被授權的期限。

6.3法人授權委托書一式兩聯,一聯交申請部門或職員個人使用,一聯由綜合事務部存根備案。

7.0印章管理規定:

7.1印章的刻制:

7.1.1公司所有印章由綜合事務部負責統一刻制,大小樣式由綜合事務部規定,任何人或部門不得自行其是。

7.1.2公司印章的刻制和更換必須以公司有關管理機構的文件為依據,并到政府有關部門指定的單位刻制。

7.1.3新印章在啟用前,必須留印模以備查,綜合事務部根據印章的使用范圍向有關單位發出啟用通知。

7.2印章的保管:

7.2.1公章和專用章的保管人統一造冊登記,于綜合事務部備案,保管人的工作調動或離職,必須先辦理印章交接手續,否則不予辦理手續。

7.2.2印章保管人員必須嚴守職責,一絲不茍,印章設專柜保管,隨用隨取,用后即鎖。

7.2.3任何人不得將印章攜離辦公室,特殊情況,印章攜離辦公室須由公司領導簽字批準。

7.3印章的使用:

7.3.1使用公司印章必須申請,填寫《印章使用申請單》。

7.3.2審批:首先由申請用章人該部門主管審批,涉及有關人事和財務有關事項的由財務部或綜合事務部部長審查同意,最后分別由各種印章的最高簽批人進行審批。

7.3.3公司印章用于以公司名義對外的一切文件資料,公司印章的使用必須經公司領導簽字同意,公司領導不在時,可由授權人代簽。

7.3.4公司合同章用于以公司名義對外簽訂的一切合同,公司合同章的使用必須在合同經公司法人代表或經法人代表授權的公司領導簽字后方可加蓋。

7.3.5各部門印章用于以各部門名義對外的一切文件資料,各部門印章的使用必須經部門負責人的同意,并建立臺帳,每次使用后進行登記。

7.3.6印章保管人審查批準程序無誤后,留下《印章使用申請單》,加蓋印章。

7.3.7公司公章的每一次使用必須由印章保管人進行登記,并將《印章使用申請單》歸卷存檔。凡加蓋公司公章的發文,綜合事務部必須留底存檔。

7.4印章的廢止:當公司情況發生變更時,涉及印章變動,則原有印章不再適用,進行作廢處理。作廢的印章要及時上繳,并通知有關部門。公章如有遺失,須立即上報綜合事務部,綜合事務部發出遺失和作廢聲明和辦理其他善后事宜。

8.0支持性工具:

《印章使用申請單》

編制:審核:批準:日期:

篇2:地產公司印信使用管理規定

地產有限公司印信使用管理規定

為了規范公司印信的使用程序,明確印信的管理與使用責任,避免誤用印信給公司造成經濟損失和法律責任,特制訂本管理規定:

一、印章的使用與管理

1、公司印章的種類及保管

公司的公章及合同章由公司指派行政部專人負責保管使用;財務專用章、法定代表人章以及收款專用章由財務部負責保管使用;所屬公司的印章由所屬公司負責保管使用;公司各部門不設部門專用章。

2、使用印章的審批程序

A、凡需加蓋公司公章時,先填寫《用印審批表》,經部門負責人、主管經理、總經理批準簽字后,持《用印申請表》或經總經理簽批的文件到行政部辦理蓋章手續。

B、加蓋合同印章時,憑借總經理簽批后的《合同會簽單》到行政部辦理蓋章手續。

C、公司公章、合同章原則上不得拿離公司使用,如有極特殊情況,必須拿離公司時,須填寫《印章離司申請表》,經總經理批準簽字后,在公司其他人陪同下方可將印章拿離公司使用。

D、公司其它印章的使用程序按照印章保管部門制定的使用規定執行。

3、印章保管人的工作要求

A、所有需要加蓋印章的文件,只有見到總經理簽字后方可加蓋,若因總經理外出而無法履行審批程序時,只有取得口頭同意后,方可加蓋印章,并要在事后補簽《用印審批表》。

B、印章保管人對沒有公司總經理簽字的用印申請,有權予以拒絕加蓋印章。

C、印章保管人不得委托他人代辦蓋印。不準在空自信件上蓋印,不準沒經批準加蓋印章。

D、凡在落款處加蓋印章時,必須騎年蓋月。

E、與外單位的合同、協議等文件,篇幅超過兩頁者,要加蓋"騎縫章"。

F、印章保管人應做好印章的保管工作,平日隨用隨鎖,假日加封,嚴防私用、盜蓋用公章,如因保管人工作失職,給公司造成損失和不良影響的,公司將追究其行政責任和經濟責任。

G、印章保管人需對《用印審批表》進行登記,編號及存檔。

4、其它

A、加蓋印章的文字材料的行文。格式必須符合有關規定要求。

B、新使用印章在啟用前,應將啟用時間、印章式樣通知公司有關部門。

C、當印章報廢,停止使用時,應將原件及時上交公司,并向有關部門及時通報,說明原因,標明停用印模,停用時間。公司須及時收回廢用印章,銷毀或歸檔封存。

D、印章遺失時,除要立即報告公司領導和公安機關備案外,還應依法公告作廢。

E、公司各類印章的刻制、變更,必須報公司董事會批準后方可辦理。

二、介紹信的使用與管理

1、介紹信的印刷

A、公司介紹信由行政部負責印刷。

B、印制的介紹信,應按照公司VI下冊所確定的統一格式設計,經公司經理會審核備案后,可以安排印刷、使用。

2、介紹信僅為本公司員工外出開展業務時證明本企業員工身份和擬辦業務時使用,不可以作為其它事項的證明材料。

3、介紹信的保管和使用

A、介紹信由公司行政部設專人保管,實行使用審批制度。

B、公司各部門及所屬公司員工到政府機關。協作單位開展企業經營范圍內的工作業務時,經過所在部門負責人和主管經理簽字同意后,憑《介紹信使用審批單》,到公司行政部開具介紹信。

介紹信使用審批單與介紹信存根一起存檔。

C、介紹信使用審批單上應寫明對方單位名稱,本單位外出人員姓名、人數。具體業務內容和介紹信有效期限。

D、使用介紹信要蓋兩處公章,一處蓋在介紹信存根連接線上,一處蓋在落款上。

三、本規定由公司行政部負責解釋。

四、本規定自下發之日起實施。

篇3:房地產公司印信管理規定（5）

房地產公司印信管理規定(五)

為加強公司印章管理,規范用印制度,確保公司公文的可靠性與安全性,特制定本規定。

一、公司公章、合同專用章由辦公室專人負責保管。各部門辦理各種公文、函件的用印事宜,統一到辦公室辦理。公司對外開具介紹信由公司辦室負責辦理。

二、財務用印章、法人代表印章由財務部專人妥善保管。

三、各部門的印章,由各部門指定專人保管,存放印章的設施必須安全可靠。

四、財務印章、總經理人名章由財務部門指定專人管理。

五、印章的使用必須履行審批手續,未經批準不得使用印章。

六、以公司名義形成的上報、下發及各項公文、合同,須經總經理審批同意后可以加蓋公章;業務往來函件、經營合同等經主管副總經理審批同意后,按程序加蓋公章或合同專用章;一般事物性文件、便函、報表、介紹信等按審批手續進行,確認完成后加蓋公章。

六、使用部門印章,由該部門經理批準。

七、嚴格用印監督,監印人要認真核查文件的用印審批單,蓋章前需分項登記,蓋章后留存用印審批單。

八、印章需外帶使用時,須填寫《公司印章外代申請表》,經部門經理、部門主管副總同意,公司總經理批準,到公司辦公室辦理借用手續,原則要求當日歸還。特殊情況,用印部門要與辦公室簽訂印章保管、使用的委托授權書。

九、公司印章的使用依照以下手續:

■使用公司或高級職員名章時應當填寫“公司印章申請單”。(以下簡稱申請單),寫明申請事項,征得部門領導簽字同意后,連同需蓋章文件一并交印章管理人;

■使用部門印章,需在申請單上填寫用印理由,然后送交所屬部門經理,獲認可后,連同需要用印文件一并交印章管理人。

■公司印章的使用原則上由印章管理人掌握。印章管理人必須嚴格控制用印范圍和仔細檢查用印申請單上是否有批準人的印章。

■代理實施用印的人要在事后將用印依據和用印申請單交印章管理人審查。同時用印依據及用印申請單上應用代理人印章。

■公司印章原則上不準帶出公司,如確因工作需要,需經董事長批準,并由申請用印人寫出借據并標明借用時間。

■常規用印或需要再次用印的文件,如事先與印章主管人取得聯系或有關文字證明者,可省去填寫申請單的手續。印章主管人應將文件名稱及制發文件人姓名記入一覽表以備查考。

■公司印章的用印依照以下原則進行:公司、部門名章,分別用于以各自名義行文時;職務名稱印章在分別以職務名義行文時使用。

十、用印方法:

■公司印章應蓋在文件正面;

■蓋印文件必要時應蓋騎縫印;

■除特殊規定外,蓋公司章時一律應用朱紅印泥;

十一、嚴禁開空白介紹信,不得以任何理由在沒有內容的公用信箋、空白紙張上用印。特殊情況,使用人必須書面申請,部門及部門主管副總同意,公司總經理批準,辦公室登記記錄,并按時收回、銷毀剩余空白公文。

**房地產開發有限公司用印申請單

用印部門

份數

日期

文件名稱

用印事由

經辦人

部門經理

總經理

**房地產開發有限公司印章外帶申請單

申請部門

印章種類

日期

外帶事由

返還時間

部門經理

外帶日期

經辦人

總經理

主管副總

總經理