物業(yè)部檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序

一、目的

規(guī)范檔案的編號、分類、整理、保管及借閱工作。

二、適用范圍

適用于物業(yè)部各類檔案的管理。

三、職責(zé)

1、總經(jīng)理審批檔案的借閱申請及清單。

2、行政部經(jīng)理監(jiān)督檔案管理的實施工作。

3、檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。

四、程序要點

1、檔案的編號

(1)公司、物業(yè)部編號:

①物業(yè)部編號為:W?Y(英文縮寫)。

(2)部門編號:

①行政人事部編號為:*?Z;

②財務(wù)部編號為:C?W;

③服務(wù)處編號為:F?W;

④機電處編號為:J?D;

⑤安全處編號為:A?Q;

(3)年份編號:引用年份序號-2000、20**、20**……。

(4)檔案順序號:采用阿拉伯?dāng)?shù)字取3位有效數(shù)字-001、002、003……。

(5)檔案編號舉例:

①物業(yè)部編號:

※※※-※※-※※※-※※※

檔案序號

類別編號

部門編號

物業(yè)部編號

②物業(yè)部編號:

※※※-※※-※※※-※※※

檔案序號

類別編號

部門編號

物業(yè)部編號

2、檔案的分類

(1)區(qū)分全宗,按物業(yè)管理的組織機構(gòu)劃分,全宗可分為以下幾類:

①行政、人事類;

②財務(wù)類;

③公共事務(wù)類;

④保潔類;

⑤園林綠化類;

⑥機電維修類;

⑦經(jīng)營類;

⑧品質(zhì)類。

(2)全宗檔案的分類:要從檔案形成的特點和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實際情況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排它性和縮縮性。根據(jù)物業(yè)管理的物性,我們采用組織機構(gòu)--問題分類法,如:

收文類

發(fā)文類

合同類

①行政人事部

員工人事檔案類

圖紙類

后勤類

收文類

發(fā)文類

報表類

②財務(wù)部

帳冊類

憑證類

合同類

工程圖紙類

合同類

收文類

發(fā)文類

業(yè)主檔案類

③公共事務(wù)部員工檔案類

維修類

投訴類

回訪類

有償服務(wù)與多種經(jīng)營類

計劃總結(jié)類

……

3、立卷與編制目錄

(1)立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷:

①根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)準(zhǔn)貼紙;

②在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構(gòu)、名稱組成,如:

--物業(yè)行政部、人事部收文:※※※-*?Z-收文;

--物業(yè)財務(wù)部報表:※※※-C?W-報表;

--物業(yè)部服務(wù)處業(yè)主檔案:

※※※-※※※-F?W-業(yè)主檔案。

③將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3CM位置處,并排列在檔案柜中;

④將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾內(nèi))。

(2)編制目錄:

①檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁位置準(zhǔn)備活頁《檔案目錄》;

②每一份檔案在歸檔時,均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內(nèi)容包括:序號、文件編號、文件標(biāo)題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號、備注等項目)中,以便查閱。

4、檔案的保管期限

(1)檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。

(2)各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門工作情況及其部門有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序,對檔案的保存價值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注。

5、檔案的保管

(1)檔案保管的工作任務(wù)是:

①便于查閱;

②保證檔案的安全;

③防止檔案的損壞;

④采取修復(fù)技術(shù),延長檔案壽命。

(2)檔案保管的責(zé)任部門:

①財務(wù)部保管財務(wù)檔案;

②行政部、人事部保管公司對內(nèi)、對外文件、合同、員工人事檔案、圖紙、后勤資料及公司其他部門所需保管的資料;

③品質(zhì)部保管ISO9000質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄和員工績效考評檔案;

④經(jīng)營部保管分供方評審、物業(yè)租憑和多種經(jīng)營資料;

⑤物業(yè)部服務(wù)處保管管理處工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務(wù)多種經(jīng)營記錄及計劃、總結(jié)及物業(yè)部各職能部門需要保管的其他檔案;

⑥各職能部門除經(jīng)常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。

(3)檔案的保管程序:

①各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后,移交給檔案管理員;

②檔案管理員將該管理資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號;

③檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦,以便查詢;

④檔案原則上保管原則件。

6、檔案的密級

(1)檔案的密級分為三級:絕密、機密、普通;

①絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營、管理、決策、形成的檔案、財務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案;

②機密檔案包括:ISO9000質(zhì)量體系文件、重要的會議記錄(紀(jì)要)、公司收發(fā)文(通知、通告除外)、工程圖紙、維修、回訪記錄、計劃總結(jié)和其他屬機密的檔案;

③普通檔案包括:公司的通知、通告等普通性文件。

7、檔案的查閱權(quán)限

(1)總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。

(2)副總經(jīng)理(總經(jīng)理助理)可查閱分管工作的檔案。

(3)部門負(fù)責(zé)人可查閱該部門所有檔案。

(4)其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。

8、檔案的查閱/借閱/復(fù)制

(1)查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。

(2)檔案管理員審核其查(借)閱資格:

①權(quán)限內(nèi)(經(jīng)授權(quán)/審批)的按正常手續(xù)辦理;

②權(quán)限外的,檔案管理員開具《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù):

③屬部門(財務(wù)類除外)的檔案,由部門負(fù)責(zé)人審批;屬管理處的檔案,由管理處經(jīng)理審批;屬公司的檔案,由總經(jīng)理審批;財務(wù)類的檔案也應(yīng)由總經(jīng)理審批。

9、在檔案歸還日期前,檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。

10、須復(fù)制檔案的,絕密檔案報總經(jīng)理審批;機密檔案由人事部負(fù)責(zé)人審批;普通檔案由部門負(fù)責(zé)人審批。

11、檔案的銷毀

(1)超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限(詳見各部門標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程)每年編制銷毀計劃及清單位,報行政部、人事部經(jīng)理審核。

(2)行政部、人事部經(jīng)理審核無誤后報總經(jīng)理審批。

(3)總經(jīng)理審批同意后由行政部、人事部經(jīng)理指定3名監(jiān)銷人員(檔案管理員、人事部文員、行政部文員)將超過保存期限的檔案銷毀。

(4)監(jiān)銷人員確認(rèn)銷毀文件無誤簽字后,選擇安全地點銷毀檔案。

五、記錄

1、《檔案目錄》

2、《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批表》

3、《檔案查閱/借閱/復(fù)制登記表》

4、《檔案銷毀清單》

六、相關(guān)支持文件

1、《文書管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》

2、各部門有關(guān)《標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》

篇2:Z大學(xué)物業(yè)合同檔案管理辦法

N大學(xué)物業(yè)公司合同檔案管理辦法

為進(jìn)一步規(guī)范合同文檔管理工作,提高合同管理水平,逐步實現(xiàn)公司合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化,特制定本辦法。

一、本辦法所指的合同檔案是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營中形成的各種協(xié)議、合同文本(不包含勞動合同)。

二、合同檔案管理原則

1、合同檔案實行公司辦公室集中統(tǒng)一管理,以確保檔案的完整、完全和有效利用。

2、辦公室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同文檔,并負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各部門的合同管理工作。

3、需以公司名義訂立各種履約性質(zhì)的協(xié)議、文件的部門,為合同承辦部門,承辦部門應(yīng)根據(jù)合同項目需要指定承辦人,試用期內(nèi)員工不得作承辦人。

三、合同文檔的管理辦法

1、合同文檔以部門名稱結(jié)合簽署日期年月份進(jìn)行分類編號。

2、合同編號規(guī)則:承辦部門名稱首字母-合同簽署年、月份(六位)-順序號(三位)。示例:JYKFB-201706-001(經(jīng)營開發(fā)部2017年6月份第1號合同)

3、合同管理實行承辦部門負(fù)責(zé)制度,承辦部門對合同訂立、履行全過程負(fù)全部責(zé)任。承辦部門負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人,承辦人為直接責(zé)任人。

4、公司分管領(lǐng)導(dǎo)對合同訂立、履行、變更、解除全過程進(jìn)行監(jiān)督。

5、公司內(nèi)各職能部門一律不得以個人名義對外發(fā)出要約,作出承諾,簽訂合同或具有履約性質(zhì)的書面文件。

6、合同承辦部門和財務(wù)部應(yīng)分別建立合同臺賬,實行履行跟蹤報告責(zé)任制,合同履行及原始資料必須由辦公室保管,承辦部門只留存復(fù)印件。

7、保存的合同文檔每年清理核對一次,如有遺失、損毀,要查明原因,及時處理,并追究相關(guān)人員責(zé)任;對超過兩年以上(包含本數(shù))的已履行完畢的合同協(xié)議,由辦公室、財務(wù)部甄別并予以歸案。

8、辦公室要加強對合同檔案的統(tǒng)計工作,要以原始記錄為依據(jù),編制合同統(tǒng)計清單,以有效開展合同文檔的查詢、利用工作。

9、各部門員工可到辦公室查閱合同文檔,確因工作需要須借出查閱,須進(jìn)行登記,由辦公室辦理相關(guān)借閱手續(xù),以復(fù)印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。

10、合同文檔的保存條件有防火、防潮、防有害生物等措施,以確保合同文檔的安全。

11、借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料,違者視情節(jié)予以處罰。

12、合同文檔的密級為機密,任何人不得擅自將合同對外公開,違者視情節(jié)予以處罰。

13、已簽署的合同應(yīng)明確支付方式及付款時間,并交予財務(wù)部及時催、付款。

四、合同文檔的移交

1、各部門在正式簽署合同后,須在一周內(nèi)將合同正本原件移交辦公室存檔。

2、移交的合同文檔必須注明合同編號并保證齊全、完整,必須層次分明,符合其形成規(guī)律。倘若合同發(fā)生變更,則合同編號不予改變。

3、合同文檔移交時,必須編制合同移交清單并當(dāng)面清點。以雙方簽字認(rèn)可后方可完成交接手續(xù)。

五、合同臺賬管理

1、凡以公司名義簽訂的合同,均應(yīng)由合同經(jīng)辦部門建立合同臺賬,并同時向辦公室備案,涉及到款項收付的還應(yīng)同時向財務(wù)部備案。

備案是指合同經(jīng)辦人將合同臺賬、經(jīng)辦人簽字確認(rèn)無誤的合同提交相關(guān)部門。

2、合同經(jīng)辦人員及部門應(yīng)在合同簽訂生效后三日內(nèi)建立合同臺賬并按規(guī)定履行備案、移交手續(xù)。

3、合同臺賬采用表格式,一份合同填寫一張表格,建立一份檔案。

4合同臺帳應(yīng)包括以下內(nèi)容:

1)、合同名稱;

2)、合同主體;

3)、合同內(nèi)容(主要包括合同總價款、付款方式、付款時間、違約責(zé)任、糾紛解決方式、對方聯(lián)系人及聯(lián)系方式及其他須注明的事項);

4)、合同履行情況(合同履行的進(jìn)度、合同履行完畢的時間);

5)、備注(有無違約、爭議、訴訟、合同變更、無效、所附資料等情況)

6)、其他應(yīng)當(dāng)記載的重要內(nèi)容。

5、合同臺賬應(yīng)附以下資料:

1)、合同文本;

2)、對方加蓋公章的企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照等對方應(yīng)提供的資料的復(fù)印件;自然人身份證復(fù)印件;

3)、對方委托代理人授權(quán)委托書及代理人身份證明;

4)、補充合同、會議紀(jì)要、往來函電;

5)、其他與合同有關(guān)的重要資料。

6、合同履行過程中發(fā)生變更、中止等情形的,合同經(jīng)辦人應(yīng)及時在合同臺賬表備注欄中予以注明,并報辦公室備案。如涉及到合同價款收付條款變更(包括付款金額、付款時間、付款條件等情形)的,同時報財務(wù)部備案。

7、合同臺賬管理人員、辦公室合同管理人員、財務(wù)人員,有權(quán)對備案合同及所附資料進(jìn)行審查,發(fā)現(xiàn)程序不符、內(nèi)容有誤或資料不全等問題時,應(yīng)及時要求合同經(jīng)辦人員采取措施予以糾正或補充資料,以保證合同的簽訂和履行合法有效。

六、本辦法由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。

本辦法自頒布之日起執(zhí)行。

篇3:物業(yè)資料業(yè)主檔案管理方案

物業(yè)資料與業(yè)主檔案管理方案

為了確保物業(yè)服務(wù)部及本單位物業(yè)管理所使用的常規(guī)服務(wù)文件的有效性,規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作,特制訂本管理方案。

一、資料或檔案的收集與保存

首先,在物業(yè)接管移交時,要力爭全面、準(zhǔn)確地收集到本單位與開發(fā)商及設(shè)計單位、施工單位在合作方面的工程建設(shè)及工程技術(shù)等原始資料。其次,業(yè)主入住、進(jìn)行房間調(diào)配階段,業(yè)主資料以及在日常管理中的房屋維修檔案、設(shè)備運行檔案、投訴回訪記錄等相關(guān)資料,都需要工作人員將其全面收集起來并妥善保管。

二、資料或檔案的整理與分類

所有原始資料應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一由檔案管理員集中整理。剔除作廢的和無效的記錄后,按類別進(jìn)行裝訂并整理成冊,做到整齊清晰、分類合理、便于查找。按照檔案資料的不同,管理內(nèi)容可以分類為以下幾類。

1.工程技術(shù)資料:包括住宅區(qū)規(guī)劃圖紙、項目批文、用地批文、建筑許可證、投資許可證、開工許可證、拆遷安置資料、紅線圖、竣工總平面圖、地質(zhì)勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告等。

2.業(yè)主及各辦公部門檔案:包括業(yè)主及各辦公機構(gòu)詳細(xì)資料登記表,進(jìn)出小區(qū)人員登記表,業(yè)主、各辦公機構(gòu)房間的維修檔案等。其中,業(yè)主檔案內(nèi)容具體包括有經(jīng)業(yè)主簽署后的業(yè)主公約、經(jīng)業(yè)主簽署后的消防安全責(zé)任書、業(yè)主家庭情況登記表、鑰匙領(lǐng)用登記表、業(yè)主證領(lǐng)用登記表、業(yè)主入住驗房表以及業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件等。

3.裝修檔案:包括二次裝修申請審批表、相關(guān)圖紙及裝修施工隊資料、裝修責(zé)任書、施工企業(yè)資質(zhì)證明、裝修人員登記表、室內(nèi)設(shè)計平面圖、裝修竣工圖等。

4.維修資料:包括維修申請記錄、回訪記錄、維修派工單以及設(shè)備、設(shè)施巡檢記錄等。

5.業(yè)主反饋信息:包括服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、業(yè)主意見和調(diào)查統(tǒng)計記錄、業(yè)主投訴及處理記錄、業(yè)主來訪紀(jì)錄等。

6.本部門員工管理資料:包括員工個人資料、聘用記錄、員工業(yè)績考核及獎罰記錄、員工培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)檔案、考核記錄、員工晉升記錄、員工薪金變動記錄及內(nèi)務(wù)管理記錄等。

7.行政文件資料:包括相關(guān)值班及檢查記錄、有關(guān)財務(wù)記錄、主管部門文件、公司文件、內(nèi)部管理規(guī)章制度、通知、通報文件等。

三、資料或檔案的歸檔

對于所有分類整理好的信息資料,工作人員必須進(jìn)行歸檔保存。

1.檔案管理實行原始資料和計算機檔案雙軌制,使儲存方式多元化,盡可能確保資料轉(zhuǎn)化為計算機磁盤儲存,便于查找。同時,還要運用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、表格、圖片等多種形式保存,使抽象的檔案資料具體化、形象化。

2.對本單位利益影響較大的檔案應(yīng)加密保存,使此類檔案在計算機中按級別檢索,對保存在檔案室的原始資料應(yīng)嚴(yán)格控制借閱。

3.檔案應(yīng)編制統(tǒng)一的檔案分類順序進(jìn)行組卷、逐一編號、登記造冊、編制目錄、分柜保存。

4.根據(jù)檔案盒規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙,在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑體一號字體的檔案類別名稱,制作好的檔案標(biāo)志貼應(yīng)當(dāng)貼在檔案盒左側(cè)上方,并將檔案盒整齊排列在檔案柜中。

5.各業(yè)主的檔案資料應(yīng)按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒內(nèi)。按檔案盒內(nèi)各檔案的排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在業(yè)主檔案目錄內(nèi),詳細(xì)、清晰地注明序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數(shù)、備注等內(nèi)容。

6.檔案室應(yīng)配備相應(yīng)的文件柜、文件盒以及消防器材等,并隨時保持干燥、通風(fēng)、清潔,確保儲存地點符合防火、防蟲防鼠、防潮等要求并定期巡查。檔案室鑰匙交由檔案管理員專門保管,檔案室應(yīng)避免無關(guān)人員任意進(jìn)出,以保證檔案的安全和完善。

7.所有檔案盒資料都應(yīng)妥善保存,注意保持整潔,不得擅自涂改、外借,未經(jīng)授權(quán),任何人不得私自復(fù)印或打印保密資料或文件。

四、資料或檔案的運用

工作或服務(wù)的過程中應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮檔案資料的作用,內(nèi)部員工可通過管理中心內(nèi)部局域網(wǎng),查閱文件檔案授權(quán)范圍。由于業(yè)主檔案屬絕密檔案,借閱原始資料的使用者,應(yīng)該按檔案的不同密級經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可借閱,特殊情況如需查閱須報管理處。

五、業(yè)主檔案的跟蹤

當(dāng)業(yè)主聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化或業(yè)主發(fā)生更替時,服務(wù)中心應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中。本部門應(yīng)當(dāng)由專職主管負(fù)責(zé)每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查,對拖欠管理費、水電費和其他服務(wù)費一個月以上的業(yè)主,管理員應(yīng)至少每隔兩周跟蹤一次。

六、過期資料或檔案的銷毀

對于作廢或失效文件,相關(guān)人員應(yīng)在失效文件上標(biāo)注作廢標(biāo)記,防止繼續(xù)使用。根據(jù)文檔的保存期限和性質(zhì),管理人員應(yīng)該定期對過期和作廢的文檔進(jìn)行剔除和銷毀,防止檔案的堆積和混淆。對于已過保存期的檔案經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可進(jìn)行銷毀,但銷毀的同時必須建立已銷毀文檔的清單,便于備查。