物業管理公司檔案管理標準作業規程(五)

1.0目的

規范檔案的編號、分類、整理、保管及借閱工作。

2.0適用范圍

適用于物業管理公司各類檔案的管理。

3.0職責

3.1總經理審批檔案的借閱申請及銷毀清單。

3.2行政部主管監督檔案管理的實施工作。

3.3檔案管理員負責檔案的日常管理工作。

4.0程序要點

4.1檔案的編號。

4.1.1公司編號為:CSHY

4.1.2部門編號:

a)行政部編號為:*Z

b)人力資源部編號為:RL

b)財務部編號為:CW;

c)管理部編號為:GL;

d)工程維修部編號為:GC;

e)市場拓展部編號為:SC

f)品質督察部編號為:PZ;

4.1.3年份編號:引用年份序號2000、20**、20**……

4.1.4檔案順序號:采用阿拉伯數字取三位有效數字-001、002、003……

4.2檔案的分類。

4.2.1區分全宗,按問題分類法劃分,全宗可分為以下八類。

a)業主檔案,包括:

--經業主簽署后的《業主公約》;

--經業主簽署后的《消防安全責任書》;

--《業主家庭情況登記表》;

--《鑰匙領用登記表》;

--《業主證領用登記表》;

--《業主入住驗房表》;

--《裝修申請表》、《裝修安全責任書》、相關圖紙及裝修施工隊資料;

--《違章處理通知單》及處理結果資料;

--業主的有關證件復印件;

--業主產權確認登記(產權證書);

--其他應保存的業主資料。

b)工程檔案,包括:

--物業產權資料(項目開發批準報告;規劃許可證;投資許可證;土地使用合同;建設工程開工許可證;用地紅線圖等);

--綜合竣工驗收資料(竣工圖:包括總平面布置圖、總豎向布置圖、建筑、結構、水、暖、電、氣、設備、附屬工程各專業竣工圖及地下管線綜合布置竣工圖;

建設工程竣工驗收證書;建設消防驗收合格證;公共配套設施綜合驗收合格書;供水合同;供電協議書、許可證;供氣協議書、許可證;有線電視合格證;通信設施合格證;電梯準用證等);

--施工設計資料(地質報告書;全套設計圖紙;圖紙會審記錄;設計變更通知單;工程預決算報告書;重要的施工會議紀要;隱蔽工程驗收記錄;沉降觀測記錄;其他可能會影響將來管理的原始記錄等)。

--其他應保存的工程資料。

c)設備檔案,包括:

--設備臺賬;

--設備出廠合格證;

--設備使用說明書(要求中文);

--設備安裝、調試報告;

--保修卡、保修協議;

--設備運行記錄;

--設備維修、保養記錄;

--設備更新改造記錄;

--設備管理制度;

d)物業管理運作檔案,包括:

--公司管理運作檔案(物業接管記錄;對外經營記錄;質量體系文件;行政人事日常管理文件;其他相關運作記錄);

--管理處運作檔案(各部門運作相關記錄;業主違章、投訴、報修處理記錄;回訪記錄;有償服務記錄;社區文化活動記錄;達標創優記錄;其他相關運作記錄)。

e)來往文書檔案,包括:,管理公司及管理處日常對外、對內發出及收取的文件。

f)合同檔案,包括:采購合同;多種經營合同;物業接管類各種合同;保險類合同等。

g)員工人事檔案,包括:員工人職、在職、離職期間與其個人相關的各類記錄。

h)財務檔案,包括:固定資產類資料;會計報表及賬冊;審計報表及賬冊等記錄。

4.2.2全宗內檔案的分類原則:要從檔案形成的特點和規律出發,符合檔案形成的實際情況,保持檔案之間的歷史聯系,它應具有思想性、科學性、排他性和伸縮性。

4.3立卷與編制目錄。

4.3.1立卷:就是按照單份文件相互之間的聯系和價值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷。

a)根據檔案(或文件夾)的規格準備相應的檔案標貼紙。

b)在檔案標貼紙上打印出標準黑1號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構、名稱組成,如:

--物業管理有限公司員工人事檔案:CSHY-RL-員工檔案;

--物業管理有限公司財務部報表:CSHY-CW-報表;

c)將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側立面距頂部3厘米位置處,并排列在檔案柜中。

d)將需歸檔的資料按其所屬類別及人檔時間先后順序存放于相應檔案盒(或文件夾)內。

4.3.2編制目錄:

a)檔案管理員在檔案盒內首頁位置準備活頁《檔案目錄》;

b)每一份檔案在歸檔時,均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內容包括:序號、文件編號、文件標題、頁數、發文單位、發文日期、接收日期、歸檔編號、備注等項目)中,以便查閱。

4.4檔案的保管期限。

4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。

4.4.2各部門負責人應依據部門工作情況及其部門有關標準作業規程,對檔案的保存價值進行鑒定及標注。

4.5檔案的保管。

4.5.1檔案保管的工作任務是:

a)便于查閱;

b)保證檔案的安全;

c)防止檔案的損壞;

d)采取修復技術,延長檔案壽命。

4.5.2檔案保管的責任部門:

a)財務部保管財務檔案;

b)行政部保管物業管理運作檔案、公司設備檔案、工程檔案、往來文書檔案(公司部分)、合同檔案;人事部保管員工人事檔案、員工績效考評檔案;品質部督察部保管ISO9000質量體系文件、資料、質量記錄。

c)客戶服務中心保管業主檔案;

d)各職能

部門除經常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。

4.5.3檔案的保管程序:

a)各職能部門將需保管的資料經文書處理程序后,移交給檔案管理員;

b)檔案管理員將該資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應案卷并統一編號;

c)檔案管理員定期將《檔案目錄》輸人電腦,以便查詢;

d)檔案原則上保管原件。

4.6檔案的密級。

4.6.1檔案的密級分為三級:絕密、機密、普通。

a)絕密檔案包括:合同、業主檔案、公司重大經營、管理、決策形成的檔案、財務類檔案、其他屬絕密的檔案。

b)機密檔案包括:員工人事檔案、IS09000質量體系文件、重要的會議記錄要)、物業管理運作檔案和其他屬機密的檔案。'

c)普通檔案包括:設備檔案,如運行維修記錄;工程檔案,如工程圖紙;計劃總結、通知、通告等普通性文件及其他不屬于絕密及機密的檔案。

4.7檔案的查閱權限。

4.7.1總經理可查閱公司所有檔案。

4.7.2副總經理(總經理助理)可查閱分管工作的檔案。

4.7.3部門負責人可查閱該部門所有檔案。

4.7.4其他人員根據審批查閱有關檔案。

4.8檔案的查閱/借閱/復制。

4.8.1查閱/借閱/復制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復制登記表》中登記。

4.8.2檔案管理員審核其查(借)閱資格。

a)權限內(經授權/審批)的按正常手續辦理。

b)權限外的機密(含)級以上檔案,由檔案管理員開具《檔案查閱/借閱l復制審批單》給查閱人辦理審批手續:屬部門(財務類除外)的檔案,由部門負責人審批;屬管理處的檔案,由管理處經理審批;屬公司的檔案,由總經理審批;

財務類的檔案也應由總經理審批。

4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應督促借閱人將檔案完好交還檔案室。

4.10須復制檔案的,絕密檔案報總經理審批;機密檔案由分管該項工作的副總經理審批;普通檔案由部門負責人審批。

4.11檔案的銷毀。

4.11.1超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據檔案的保管期限(詳見各部門標準作業規程)每年編制銷毀計劃及清單,報行政部主管審核。

4.11.2行政部部主管審核無誤后報總經理審批。

4.11.3總經理審批同意后由行政部部指定三名監銷人員(檔案管理員、人事部文員、行政部文員)將超過保存期限的檔案銷毀。

4.11.4監銷人員確認銷毀文件無誤簽字后,選擇安全地點銷毀檔案。

5.0記錄

5.1《檔案查閱/借閱/復制審批表》。

5.2《檔案查閱/借閱/復制登記表》。

5.3《檔案銷毀清單》。

6.0相關支持文件

6.1《文書管理標準作業規程》。

6.2各部門有關《標準作業規程》。

篇2:電廠會計檔案管理標準規程

1范圍

本標準規定了浙江長興發電有限責任公司會計檔案管理的管理職能、管理內容與要求、檢查與考核。

本標準適用于浙江長興發電有限責任公司會計檔案工作的管理,也適用于長興長風能源有限責任公司會計檔案工作的管理。

2規范性引用文件

下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件,其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內容)或修訂版均不適用于本標準,然而,鼓勵根據本標準達成協議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本適用于本標準。

財政部、國家檔案局會計檔案管理辦法

原國家電力公司國家電力公司會計基礎工作規程(試行)

3管理職能

經營工作部(財務)是公司會計檔案管理的歸口部門,具體負責會計檔案的立卷、歸檔等工作。公司檔案室負責會計檔案的保管、查閱、登記等工作。

4管理的內容與要求

4.1會計檔案是記錄和反映經濟業務的重要歷史資料和證據,是企業的重要檔案之一。會計檔案包括:

4.1.1會計憑證類:原始憑證、記賬憑證、其他會計憑證。

4.1.2會計賬簿類:總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片,輔助賬簿、其他會計賬簿。

4.1.3財務報告類:月度、季度、年度財務報告,包括會計報表、附表、附注及文字說明,其他財務報告。

4.1.4其他類:銀行存款余額調節表,銀行對賬單,其他應當保存的會計核算專業資料,會計檔案移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊。

4.2公司經濟業務所形成的會計憑證,由財務按照歸檔的要求定期負責整理,裝訂成冊,并編好案卷目錄和說明。要求做到:整潔美觀,憑證按編號順序裝訂成冊,加上封皮,并加蓋年度、月份、起訖號碼、月份次序號、裝訂人簽章等。

4.3會計賬簿每年裝訂一次,統一編號裝訂成冊,印章必須齊全。

4.4財務報告每年裝訂一次,按月份順序排列,裝訂成冊,加上封面。

4.5當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由經營工作部(財務)保管一年,期滿之后,由經營工作部(財務)編制移交清冊,交公司檔案室統一保管,移交時間于每年3月底前。

4.7會計檔案必須做到妥善保管,存放有序,查閱方便,同時嚴格執行安全保密制度,不得隨意堆放,嚴防毀損、散失和泄密。

4.8會計檔案的借閱和利用按公司檔案管理標準執行。

4.9會計檔案保管期限見規范性附錄A。

4.10會計檔案保管期滿,需要銷毀時,由檔案室編制會計檔案銷毀清冊,經財務主管鑒定、總經理工作部領導審核,報公司檔案鑒定委員會批準后方可銷毀,銷毀清冊同時應報公司董事會備案。

4.11保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷毀,應當單獨抽出立卷,保管到未了事項完結為止。單獨抽出立卷的會計檔案,應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

4.12會計檔案的銷毀,應由檔案、財務、審計共同派員監銷,并在銷毀清冊上簽名蓋章。

4.13電算化的會計檔案以計算機打印的書面形式按前款的規定保存。有關電子數據、會計軟件資料等應視作為會計檔案管理。

4.14會計檔案保管人員因崗位變動,應按規定辦理移交手續。

5檢查與考核

5.1本標準的執行情況由公司分管領導和有關職能部門組織檢查與考核。

5.2按《浙江長興發電有限責任公司考核標準》進行檢查與考核。

篇3:職業健康監護檔案管理規程

(一)職業健康監護管理檔案的基本內容包括

1、職業危害申報材料;

2、公司對職業健康檢查機構出具的的委托書;

3、作業場所職業病危害因素監測檢測結果、作業場所職業病危害評價報告;

4、、從業人員職業健康檢查計劃;

5、職業健康檢查結果的“評價報告書”;

6、對職業病(疑似)患者、健康受到損害的從業人員救治診療資料;

7、對職業病患者和職業禁忌證者處理和安置的記錄;

8、在職業健康監護中提供從業人員體檢結果告知的相關證明材料、需要提供的其他資料和職業健康檢查機構記錄的相關資料;

9、其他相關資料。

(二)公司建立接觸職業危害員工個人職業健康檔案,做到“一人一檔”,職業健康監護檔案包括:

1、勞動者職業史、既往史和職業病危害接觸史(見附錄);

2、相應工作場所職業病危害因素監測結果;

3、職業健康檢查結果及處理情況;

4、職業病診療等健康資料。