E地產(chǎn)開發(fā)項(xiàng)目成本檔案管理作業(yè)指引

一、目的

為規(guī)范成本檔案管理,現(xiàn)結(jié)合成本管理的實(shí)際情況,制定本管理辦法。

二、范圍

本管理辦法適用于E地產(chǎn)**區(qū)域事業(yè)部下屬各開發(fā)項(xiàng)目成本管理部。

三、職責(zé)

3.1事業(yè)部經(jīng)濟(jì)合同部負(fù)責(zé)本管理辦法的制訂、修改、指導(dǎo)、解釋與檢查。

3.2項(xiàng)目成本管理部負(fù)責(zé)本管理辦法的貫徹執(zhí)行。

四、方法與過程控制

4.1總則

4.1.1成本檔案是指各項(xiàng)目在開發(fā)過程中形成的與工程成本有關(guān)的且有保存價(jià)值的工程預(yù)算、工程合同、工程變更及現(xiàn)場簽證、招投標(biāo)、相關(guān)管理制度、成本數(shù)據(jù)庫、成本管理軟件內(nèi)容、付款臺(tái)帳、圖紙等應(yīng)歸檔保存的各種紙張介質(zhì)文件資料、電子文檔以及其他與成本管理有關(guān)的圖表、照片、錄相錄音、當(dāng)?shù)毓こ淘靸r(jià)定額、造價(jià)信息等資料的總稱;成本檔案管理的工作內(nèi)容包括對成本檔案的收集、分類、編制、存檔、查閱、保密及作廢等方面的管理。

4.1.2成本檔案必須具備真實(shí)性、統(tǒng)一性。成本檔案必須真實(shí)、準(zhǔn)確地記載項(xiàng)目成本管理活動(dòng)過程中形成的內(nèi)容;成本檔案的各組成部分必須統(tǒng)一,不同載體(紙質(zhì)資料、成本數(shù)據(jù)庫、成本管理軟件電子文檔)上的同一文件資料的名稱、編號(hào)、內(nèi)容、數(shù)據(jù)等必須完全一致。

4.1.3成本檔案(書面紙張資料)分為三類,即工程成本類、規(guī)范制度類、其他文件資料類;其中工程成本類又分為工程合同類、工程預(yù)結(jié)算類、工程變更及現(xiàn)場簽證類、工程招投標(biāo)類;工程成本類在分類時(shí),還要按不同的竣工項(xiàng)目、在建項(xiàng)目、以及不同的建設(shè)項(xiàng)目開發(fā)期數(shù)進(jìn)行區(qū)分。

4.1.4成本檔案必須具備可復(fù)查性,對每項(xiàng)工程,以合同為主線進(jìn)行存檔。首先,對于每份《工程合同本》,必須把其《定標(biāo)簽報(bào)》(或《采購委員會(huì)會(huì)議紀(jì)要》)、《工程合同審批表》、《工程預(yù)、結(jié)算審批表》直接作為其附件,并合在一起存檔,同時(shí)做好相互對應(yīng)的編號(hào)鏈接標(biāo)識(shí);而后,將隸屬該合同的其他有關(guān)工程預(yù)結(jié)算類、工程變更及現(xiàn)場簽證類、工程招投標(biāo)類文件資料也依次附后存檔。

4.1.5成本檔案必須具備安全性及對外保密性。成本檔案實(shí)行統(tǒng)一歸檔、集中存放、不得將集團(tuán)公司、部門的成本檔案以個(gè)人名義保存在個(gè)人手中;嚴(yán)禁任何人未經(jīng)公司、部門的批準(zhǔn),就以個(gè)人名義私自外借(復(fù)印或郵件發(fā)送等方式)集團(tuán)或公司的成本文件資料或泄露成本管理方法、成本數(shù)據(jù)等行為;如有關(guān)人員的換崗或離職,則必須及時(shí)做好資料的移交、回收及登記工作。

4.1.6成本數(shù)據(jù)庫及成本管理軟件的內(nèi)容也是成本檔案的重要組成部分,不斷充實(shí)和完善成本數(shù)據(jù)庫以及持續(xù)應(yīng)用和改進(jìn)成本管理軟件是成本管理部日常的重要工作。

4.1.7成本管理應(yīng)設(shè)一兼職檔案管理員,該人員應(yīng)具備檔案基礎(chǔ)理論知識(shí),熟練掌握自己所負(fù)責(zé)的檔案管理及相關(guān)業(yè)務(wù),對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、細(xì)致耐心。

4.2主要成本檔案的組成及其管理辦法

4.2.1工程合同資料

4.2.1.1資料組成

A已竣工項(xiàng)目的完整的合同文本,包括前期類合同、建安類合同、基礎(chǔ)設(shè)施類合同、配套設(shè)施類合同。

B正在開發(fā)項(xiàng)目的合同文本。

C成本管理軟件、成本數(shù)據(jù)庫所包括的各類合同內(nèi)容。

4.2.1.2資料管理

A使用專用檔案盒,按不同建設(shè)項(xiàng)目、不同開發(fā)期的單項(xiàng)工程的合同進(jìn)行分類存檔,檔案盒上須注明編號(hào)并粘貼資料目錄清單。

B對每項(xiàng)工程,以合同為主線進(jìn)行存檔,每項(xiàng)工程的《工程合同文本》必須把其《定標(biāo)簽報(bào)》(或《采購委員會(huì)會(huì)議紀(jì)要》)、《工程合同審批表》、《工程預(yù)、結(jié)算審批表》作為附件,合在一起存檔,同時(shí)作好相互對應(yīng)的編號(hào)鏈接標(biāo)識(shí),以便于工作快速復(fù)查。

C《工程合同審批表》統(tǒng)一采用NC審批打印稿。

D合同文本原件(包括合同文本、相關(guān)補(bǔ)充協(xié)議、合同審批表等)是由公司辦公室保管,成本管理部應(yīng)備有合同文本等資料的原件或復(fù)印件(復(fù)印件存檔,需加蓋辦公室的專用章以示確認(rèn))。

E其他有關(guān)規(guī)定,結(jié)合《合同管理辦法》執(zhí)行。

4.2.2工程預(yù)結(jié)算資料

4.2.2.1資料組成

A已竣工項(xiàng)目的完整的決算書、結(jié)算書、預(yù)算書、估算書、預(yù)結(jié)算審批表、工程結(jié)算協(xié)議清單(或承包方確認(rèn)書)、付款臺(tái)帳、項(xiàng)目后評(píng)估報(bào)告等。

B正在開發(fā)項(xiàng)目的估算書、預(yù)算書、結(jié)算資料、付款臺(tái)帳等。

C成本數(shù)據(jù)庫及成本管理軟件所包括的目標(biāo)成本、動(dòng)態(tài)成本、預(yù)結(jié)算等內(nèi)容。

4.2.2.2資料管理

A以合同為主線進(jìn)行每項(xiàng)工程預(yù)結(jié)算資料的歸類存檔,即每項(xiàng)工程的《工程合同文本》須把相關(guān)的預(yù)結(jié)算資料依次附后,合在一起存檔,以便快速復(fù)查。

B《工程預(yù)、結(jié)算審批表》統(tǒng)一印制成固定格式(可手寫復(fù)印的),一式三聯(lián),第一聯(lián)辦公室存檔,第二聯(lián)成本管理部存檔,第三聯(lián)工程管理部存檔。

C一份完整的工程預(yù)結(jié)算書應(yīng)包括編制說明、分部分項(xiàng)工程預(yù)結(jié)算表、工料分析、工程量計(jì)算表、計(jì)價(jià)依據(jù)。

D其中的計(jì)價(jià)依據(jù)又包括:材料價(jià)格(政府指導(dǎo)價(jià)格、市場價(jià)格、甲供材料、限價(jià)材料通知書)、施(竣)工圖、圖紙會(huì)審記錄、工程變更簽證的預(yù)算書、工程竣工驗(yàn)收資料、其他與工程結(jié)算相關(guān)的甲乙雙方確認(rèn)的協(xié)議等。

E編制說明、分部分項(xiàng)工程預(yù)結(jié)算表、工料分析、工程量計(jì)算表合訂成冊;計(jì)價(jià)依據(jù)作為附件,可分職能部門、分類別進(jìn)行保管,但計(jì)價(jià)依據(jù)資料也必須具備全面、快速復(fù)查的條件。

F使用專用檔案盒,并粘貼除合同目錄清單之外的工程預(yù)結(jié)算補(bǔ)充資料目錄備注清單。

G不同載體(各局面資料、成本數(shù)據(jù)庫、成本管理軟件電子文檔、光盤、服務(wù)器)的同一工程預(yù)結(jié)算資料的名稱、編號(hào)、內(nèi)容數(shù)據(jù)等必須完全一致。

H對于項(xiàng)目竣工結(jié)、決算書,在完成其書面紙張資料歸檔保存的同時(shí),還須將其電子文檔該錄成光盤,或者在成本管理軟件的基礎(chǔ)資料設(shè)置中把項(xiàng)目竣工結(jié)、決算書的電子文檔"打包"并上傳至服務(wù)器,以方便保存與使用。

I其他有相關(guān)規(guī)定,結(jié)合《工程預(yù)、結(jié)算管理辦法》執(zhí)行

4.2.3工程變更與現(xiàn)場簽證資料

4.2.3.1資料組成

A已竣工項(xiàng)目的完整的工程變更、現(xiàn)場簽證資料。

B正在開發(fā)項(xiàng)目的工程變更、現(xiàn)場簽證資料。

C成本管理軟件、成本數(shù)據(jù)庫所包括的工程變更、現(xiàn)場簽證內(nèi)容。

4.2.3.2資料管理

A以合同為主線進(jìn)行每項(xiàng)工程預(yù)結(jié)算資料的歸類存檔,即每項(xiàng)工程的《工程合同文本》須把相關(guān)的工程變更及現(xiàn)場簽證的資料依次附后,合在一起存檔,以便快速復(fù)查。

B《工程變更通知單》、《現(xiàn)場簽證單》統(tǒng)一印制成固定格式(可手寫復(fù)印的),一式四聯(lián),第一聯(lián)項(xiàng)目部存檔,第二聯(lián)施工單位存檔,第三聯(lián)成本管理部存檔,第四工程管理部聯(lián)存檔(四聯(lián)皆須蓋有甲方的工程變更及現(xiàn)場簽證專用章);《工程變更通知單》、《現(xiàn)場簽證單》統(tǒng)一進(jìn)行編號(hào)。

C使用專用檔案盒,并粘貼除合同目錄清單之外的工程變更及現(xiàn)場簽證的補(bǔ)充資料目錄備注清單。

4.2.3.3其他有關(guān)規(guī)定,結(jié)合《工程變更與現(xiàn)場簽證管理辦法》執(zhí)行。

4.2.4工程招投標(biāo)資料

4.2.4.1資料組成

A已竣工項(xiàng)目的完整工程招標(biāo)資料(評(píng)定標(biāo)評(píng)審表、招標(biāo)文件、答疑記錄、開標(biāo)評(píng)標(biāo)記錄等)、工程投標(biāo)資料(主要是中標(biāo)單位的)。

B正在開發(fā)項(xiàng)目的工程招投標(biāo)資料。

C成本管理軟件、成本數(shù)據(jù)庫所包括的工程招標(biāo)內(nèi)容。

4.2.4.2資料管理

A以合同為主線進(jìn)行每項(xiàng)工程招投標(biāo)資料的歸類存檔,即每項(xiàng)工程的《工程合同文本》須把相關(guān)的工程招投標(biāo)資料依次附后,合在一起存檔,以便快速復(fù)查。

B《定標(biāo)簽報(bào)》及《采購委員會(huì)會(huì)議紀(jì)要》統(tǒng)一從EIP辦公平臺(tái)打印,辦公室、成本管理部及工程管理部各存一份。

C項(xiàng)目招投標(biāo)資料(評(píng)定標(biāo)評(píng)審表、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、承包商考察結(jié)果審批表、答疑記錄、開標(biāo)和評(píng)標(biāo)的記錄、相關(guān)會(huì)議紀(jì)要等)的收集、整理、歸檔、保管工作由工程管理部負(fù)責(zé)。

D但評(píng)定標(biāo)評(píng)審表(或議標(biāo)及直接委托審批表)、中標(biāo)單位投標(biāo)文件中報(bào)價(jià)書、招標(biāo)文件等作為工程預(yù)結(jié)算必要依據(jù)的招投標(biāo)資料,成本管理部則應(yīng)每項(xiàng)皆保存其原件或復(fù)印件。

E其他有關(guān)規(guī)定,結(jié)合《工程招標(biāo)管理辦法》執(zhí)行

4.2.5制度類文件

4.2.5.1文件組成

A國家及當(dāng)?shù)卣こ淘靸r(jià)管理等有關(guān)部門頒發(fā)的與成本管理有關(guān)的

規(guī)章制度、管理規(guī)范、通知、決定等文件資料。

B集團(tuán)總部頒發(fā)的與成本管理有關(guān)的規(guī)章制度、管理辦法、操作指引、操作流程通知、決定等文件資料。

C本公司及本部門制訂的與成本管理有關(guān)的管理辦法、實(shí)施細(xì)則、通知、決定、相關(guān)會(huì)議紀(jì)要等文件資料。

4.2.5.2文件管理

A成本管理制度要求在公司網(wǎng)站的相應(yīng)"管理制度"欄中或網(wǎng)絡(luò)驅(qū)動(dòng)器中存放(政府有關(guān)部門頒發(fā)的法規(guī)文件可除外),以便網(wǎng)上查詢。

B主要的、常用的成本管理制度的成本管理部打印一份,裝訂成冊(活頁形式,可及時(shí)更新),以便書面查詢、使用。

4.2.6其他文件資料

其他文件資料包括目標(biāo)成本、有關(guān)設(shè)計(jì)階段成本控制的資料、相關(guān)會(huì)議紀(jì)要、同行成本比較資料、工程造價(jià)分析、相關(guān)往來文件、當(dāng)?shù)毓こ淘靸r(jià)定額、信息月刊、圖集等工程造價(jià)有關(guān)專業(yè)書強(qiáng)等。這類文件資料也是實(shí)行資料管理員專人負(fù)責(zé),分類保管。

4.3成本檔案管理的其他規(guī)定

4.3.1歸檔與立卷

4.3.1.1項(xiàng)目立項(xiàng)后,資料管理員即應(yīng)制定該項(xiàng)目文件資料的收集整理工作計(jì)劃,設(shè)定階段性歸檔的時(shí)間,按照邊工作邊收集、整理、終結(jié)卷成的要求,就每個(gè)環(huán)節(jié)上形成的技術(shù)經(jīng)濟(jì)文件資料,隨時(shí)加以收集,并存放于事先準(zhǔn)備好檔案盒中,以備整理。

4.3.1.2對工程造價(jià)影響較大的文件資料需原件存檔,復(fù)印件存檔須加蓋公司相應(yīng)資料主管部門的印章以示確認(rèn)。

4.3.1.3在項(xiàng)目開發(fā)的過程中形成的與成本有關(guān)的文件資料均需統(tǒng)一歸檔、立卷,以合同為主線、以項(xiàng)目為單位進(jìn)行立卷,一個(gè)項(xiàng)目的文件資料應(yīng)立成一卷或數(shù)卷,一卷即裝成一個(gè)檔案盒。

4.3.1.4對卷內(nèi)無頁號(hào)的文件資料應(yīng)逐頁在有文字的資料的正面右下角用阿拉伯?dāng)?shù)字順序編寫頁號(hào),并在合適處標(biāo)明案卷題名、案卷號(hào)、存檔人及時(shí)間等。

4.3.1.5卷內(nèi)文件資料的排列次序?yàn)?開發(fā)前擁準(zhǔn)備、主體建安工程、社區(qū)管網(wǎng)工程、園林環(huán)境工程、配套設(shè)施工程類。

4.3.1.6每卷成本檔案編號(hào)由部門統(tǒng)一擬定編號(hào)方案;各類檔案必須固定存放在卷柜內(nèi),排列方法為自左至右,從上到下。

4.3.1.7對立好的案卷,成本檔案管理員應(yīng)定時(shí)進(jìn)行檢查,對不符合要求的應(yīng)及時(shí)予以完善或返工

4.3.2編目與裝訂

4.3.2.1卷內(nèi)文件資料目錄按卷內(nèi)文件資料的排列順序和內(nèi)容進(jìn)行編寫。第一列順序號(hào),以文件資料排列先后順序逐件填寫;第二列字號(hào),填寫文件資料制發(fā)部門的發(fā)文字號(hào);第三列責(zé)任者,填寫對文件資料的著名者,即對文件資料負(fù)有責(zé)任的部門和個(gè)人;第四列題名,即文件資料標(biāo)題,一般應(yīng)照實(shí)抄錄:沒有標(biāo)題或標(biāo)題不能說明文件內(nèi)容的文件,可自擬標(biāo)題,外加"[]"以示區(qū)別:第五列日期,文件資料的形成時(shí)間;第六列頁號(hào),填寫文件資料起止頁號(hào)。

4.3.2.2檔案案卷裝訂的基本要求:在建工程的檔案做活頁裝訂;己竣工工程的檔案做固定頁裝訂。裝訂時(shí),去除文件上的金屬物;破損和褪色的文件材料,應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)成復(fù)制;文件資料應(yīng)使用A4大小紙張,裝訂部分過窄或有字的,用紙加寬裝訂;紙面小的,加貼在標(biāo)準(zhǔn)的A4紙上;卷內(nèi)文件資料,一般不超過二百頁為宜,超過的可根據(jù)文件資料內(nèi)容的階段性分卷裝訂;裝訂要牢固、整齊、美觀、裝訂時(shí)文件的右邊和下邊要取齊,不丟頁、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀;文件資料字跡難以辨認(rèn)的,應(yīng)附抄件并加以說明。

4.3.3保管與使用

4.3.3.1歸集、接收成本檔案,檔案管理員必需認(rèn)真檢驗(yàn),并辦理好登記、交接手續(xù)。

4.3.3.2成本檔案要求集中存放于部門檔案柜,由檔案管理員管理,部門各職員手中只能持有正在處理的文件資料。

4.3.3.3成本檔案保管必須做到七防,即防火、防盜、防光、防潮、防塵、防有害生物、防污染。

4.3.3.4在現(xiàn)階段,保存期在十年之內(nèi)的成本檔案原則上皆不能作廢,須保存;保存期超過十年的成本檔案如需銷毀,須經(jīng)公司及總部的主管部門、領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)。

4.3.3.5對易褪色、易磨損的圖紙、材料等,檔案員要進(jìn)行定期檢查,檔案的修補(bǔ)對借閱次數(shù)頻繁、易損的案卷,可制作副本借閱,以加強(qiáng)對正本的保存。

4.3.3.6為維護(hù)成本檔案的真實(shí)性與安全性,任何人未經(jīng)批準(zhǔn),不得擅自涂改成本檔案;每天下班要鎖好檔案柜。

4.3.3.7如因工作需要,公司內(nèi)有關(guān)部門或人員借用成本檔案時(shí),須填寫《成本檔案借閱登記表》(見支持文件一),經(jīng)部門或公司負(fù)責(zé)人(一股由成本管理部經(jīng)理批準(zhǔn),重要檔案的借閱還應(yīng)得到成本管理部主管副總的批準(zhǔn))批準(zhǔn)后方可借閱;檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的借閱經(jīng)辦工作,辦理檔案借閱的登記手續(xù),在借閱人歸還檔案時(shí),還應(yīng)負(fù)責(zé)檢查檔案的完好情況,借出的文件資料由檔案管理人員負(fù)責(zé)及時(shí)收回井檢查完整情況,如發(fā)現(xiàn)遺失,需在《成本檔案借閱登記表》的"備注"欄加以注明,追究借閱者責(zé)任。

4.3.3.8在與公司之外進(jìn)行學(xué)習(xí)交流時(shí),在維護(hù)成本檔案的機(jī)密性的同時(shí),還要注意雙方應(yīng)進(jìn)行對等交流。

4.3.3.9公司正常開展的審計(jì)、工作檢查,則成本管理部須全力配合,井做好資料借閱的登記、回收工作。

4.3.3.10應(yīng)建立成本檔案臺(tái)帳,以記載檔案收進(jìn)、發(fā)出、保管、利用情況及兼職檔案管理人員的變動(dòng)情況,檔案人員還要做好統(tǒng)計(jì)工作,統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)以原始數(shù)據(jù)為準(zhǔn),以便輸入計(jì)算機(jī),充分利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行工程成本檔案的輔助管理。

4.3.3.11各項(xiàng)目成本管理部務(wù)必嚴(yán)格執(zhí)行本管理辦法,在執(zhí)行過程中,如與實(shí)際情況有不適合之處,各公司成本管理部可根據(jù)實(shí)際情況作修改之請示,報(bào)事業(yè)部經(jīng)濟(jì)合同部核實(shí),經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可實(shí)施。

5.文件

5.1《工程成本檔案借閱登記表》

借閱

日期借閱

部門/人文件資料名稱數(shù)量借閱期限借閱

用途檔案

管理員審批人簽名歸還

日期歸還人簽名備注

篇2:工貿(mào)油品調(diào)運(yùn)分公司會(huì)計(jì)檔案管理制度

工貿(mào)油品調(diào)運(yùn)分公司會(huì)計(jì)檔案管理制度

第一章總則

第一條為加強(qiáng)zz石油(集團(tuán))工貿(mào)有限公司油品調(diào)運(yùn)分公司(以下簡稱“油品調(diào)運(yùn)分公司”或“公司”)會(huì)計(jì)資料檔案的科學(xué)管理,保證會(huì)計(jì)資料的完整安全,更好地服務(wù)于公司的各項(xiàng)經(jīng)營活動(dòng),根據(jù)《會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國檔案法》和《zz石油(集團(tuán))工貿(mào)有限公司會(huì)計(jì)檔案管理辦法》,并結(jié)合公司實(shí)際,特制定本制度。

第二條本制度所指的會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)核算資料等四部分。

第三條本制度適用于公司財(cái)務(wù)資產(chǎn)部、LNG站、永平站、榆煉站。

第二章組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)

第四條公司財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的日常管理及保管工作。

第五條公司機(jī)關(guān)綜合辦公室為公司所有會(huì)計(jì)檔案的最終歸檔部門。

第三章會(huì)計(jì)檔案管理范圍

第六條會(huì)計(jì)檔案一般包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)核算資料等四部分。

(一)會(huì)計(jì)憑證包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證(收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證三種)、記賬憑證匯總表、銀行存款(借款)對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。

(二)會(huì)計(jì)賬簿包括按會(huì)計(jì)科目設(shè)置的總分類賬、明細(xì)分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。

(三)會(huì)計(jì)報(bào)表主要有財(cái)務(wù)指標(biāo)快報(bào)及月、季、年度會(huì)計(jì)報(bào)表(包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、財(cái)務(wù)情況說明書等)。

(四)經(jīng)濟(jì)合同、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊、會(huì)計(jì)檔案保管清冊、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊等、實(shí)行會(huì)計(jì)電算化單位存貯在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、程序文件及其他會(huì)計(jì)核算資料等由財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門進(jìn)行保管。

第四章會(huì)計(jì)檔案的整理立卷

第七條每月的會(huì)計(jì)資料,在次月15日前整理立卷或裝訂成冊。

第八條會(huì)計(jì)年度終了后,應(yīng)采用“三統(tǒng)一”的辦法對會(huì)計(jì)資料進(jìn)行整理立卷。

(一)分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一:一般將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料分成一類賬簿,二類憑證,三類報(bào)表,四類文字資料及其他;

(二)檔案形成統(tǒng)一:案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一;

(三)管理要求統(tǒng)一:建立財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料檔案簿、會(huì)計(jì)資料檔案目錄;會(huì)計(jì)憑證裝訂成冊,報(bào)表和文字資料分類立卷,其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。

第九條會(huì)計(jì)憑證的立卷

(一)按月立卷:次月將裝訂成冊的憑證,統(tǒng)一登記至?xí)?jì)檔案保管清冊。

(二)憑證裝訂

1.會(huì)計(jì)憑證裝訂前的準(zhǔn)備工作:

(1)分類整理,按順序排列,檢查日數(shù)、編號(hào)是否齊全;

(2)摘除憑證內(nèi)的金屬物(如訂書針、大頭針、回形針),對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小,且要避開裝訂線,以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整;

(3)整理檢查憑證順序號(hào),如有顛倒要重新排列,發(fā)現(xiàn)缺號(hào)要查明原因,再檢查附件有否漏缺,領(lǐng)料單、入庫單、工資和獎(jiǎng)金發(fā)放單是否隨附齊全;

(4)記賬憑證上有關(guān)人員(如復(fù)核、記賬、制單等)的簽字和印章是否齊全;

(5)按憑證號(hào)碼的順序歸集(如按上、中、下旬匯總歸集),根據(jù)集團(tuán)裝訂標(biāo)準(zhǔn)確定裝訂成冊的本數(shù)。

2.會(huì)計(jì)憑證裝訂時(shí)的要求:

(1)用“三針引線法”裝訂,裝訂憑證應(yīng)使用棉線,在左上角部位打上三個(gè)針眼,實(shí)行三眼一線打結(jié),結(jié)扣應(yīng)是活的,并放在憑證封皮的里面,裝訂時(shí)盡可能縮小所占部位,使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面,以便于事后查閱;

(2)憑證外面要加封面,封面紙用牛皮紙印制,封面規(guī)格略大于所附記賬憑證;

(3)裝訂憑證厚度一般1.5厘米,以保證裝訂牢固,美觀大方。

3.會(huì)計(jì)憑證裝訂后的注意事項(xiàng):

(1)每本封面上填寫好憑證種類、起止號(hào)碼、憑證張數(shù)、會(huì)計(jì)主管人員和裝訂人員簽章;

(2)在封面上編好卷號(hào),按編號(hào)順序入柜,并要在顯露處標(biāo)明憑證種類編號(hào),以便于調(diào)閱;一般每月裝訂一次,裝訂好的憑證按年度分月妥善保管歸檔;

(3)裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全,包括:單位名稱、年度、月份、起止日期、號(hào)碼、裝訂人簽章等。

第十條會(huì)計(jì)賬簿的立卷

各種會(huì)計(jì)賬簿辦理完年度結(jié)賬后,除跨年使用的賬簿外,其它賬簿應(yīng)按年整理立卷?；疽笫?

(一)會(huì)計(jì)賬簿在辦理完年度結(jié)賬后,只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣,不填其它內(nèi)容;

(二)賬簿裝訂前,首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個(gè)賬戶是否相符,賬頁數(shù)是否齊全,序號(hào)排列是否連續(xù);

(三)會(huì)計(jì)賬簿的裝訂順序:會(huì)計(jì)賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數(shù)順序裝訂賬頁→會(huì)計(jì)賬簿裝訂封底;

(四)保留已使用過的賬頁,將賬頁數(shù)填寫齊全,去除空白頁和撤掉賬夾,用牛皮紙做封面、封底,裝訂成冊;

(五)多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝,應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁裝訂在一起;

(六)會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)牢固、平整,不得有折角、缺角、錯(cuò)頁、掉頁、加空白紙的現(xiàn)象;

(七)賬簿裝訂的封口處,應(yīng)加蓋裝訂人印章;

(八)裝訂后,會(huì)計(jì)賬簿的脊背應(yīng)平整,并注明所屬年度及賬簿名稱和編號(hào)。

第十一條會(huì)計(jì)報(bào)表的裝訂

會(huì)計(jì)報(bào)表編制完成并按時(shí)報(bào)送后,留存報(bào)表均應(yīng)按月裝訂成冊,年度終了統(tǒng)一立卷保管。

會(huì)計(jì)報(bào)表裝訂要求:

(一)會(huì)計(jì)報(bào)表裝訂前要按編報(bào)目錄核對是否齊全,整理報(bào)表頁數(shù),上邊和左邊對齊壓平,防止折角;如有損壞部位,應(yīng)對其修補(bǔ)后,完整無缺地裝訂;

(二)會(huì)計(jì)報(bào)表裝訂順序?yàn)?會(huì)計(jì)報(bào)表封面、會(huì)計(jì)報(bào)表編制說明、各種會(huì)計(jì)報(bào)表按會(huì)計(jì)報(bào)表的編號(hào)順序排列、會(huì)計(jì)報(bào)表的封底。

第十二條其他會(huì)計(jì)核算資料的立卷

會(huì)計(jì)核算其他會(huì)計(jì)核算資料應(yīng)按時(shí)整理立卷,要求如下:

(一)分類整理,按順序排列,檢查資料是否齊全;

(二)整理檢查資料順序號(hào),如有顛倒要重新排列,發(fā)現(xiàn)缺失要查明原因。

第五章會(huì)計(jì)檔案的歸檔

第十三條當(dāng)年的會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后,由財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門保管一年,期滿后于次年1月10號(hào)前移交公司綜合辦公室統(tǒng)一歸檔。移交過程中,需財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門會(huì)計(jì)檔案管理人員與綜合辦公室檔案管理人員進(jìn)行移交,由財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門負(fù)責(zé)人、綜合辦公室主任負(fù)責(zé)監(jiān)督移交。移交過程中需填寫《會(huì)計(jì)檔案移交單》(一式兩份),一份交予財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門會(huì)計(jì)檔案管理人員保管,、一份交予綜合辦公室檔案管理人員保管。

第十四條會(huì)計(jì)檔案的保管

會(huì)計(jì)檔案必須進(jìn)行科學(xué)管理,要做好防潮、防霉、防蟲蛀、防盜、防火、防磁等工作,確保會(huì)計(jì)檔案的安全。

第十五條機(jī)構(gòu)變動(dòng)或檔案管理人員調(diào)動(dòng)時(shí),應(yīng)辦理交接手續(xù),由原檔案管理人員編制會(huì)計(jì)檔案移交清單,將全部案卷逐一移交,接管人員逐一接收。

第六章會(huì)計(jì)檔案的借閱使用

第十六條財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門應(yīng)建立會(huì)計(jì)檔案清單和借閱登記冊。

第十七條檔案在財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門保管期間,凡需借閱會(huì)計(jì)檔案人員,須經(jīng)總會(huì)計(jì)師批準(zhǔn)后,方可辦理借閱手續(xù);借閱人員不得在案卷中標(biāo)畫,不得拆散原卷冊,不得抽換,不得將會(huì)計(jì)檔案攜帶外出,如遇特殊情況,須經(jīng)總會(huì)計(jì)師批準(zhǔn)。

第十八條會(huì)計(jì)檔案移交辦公室后,凡需借閱會(huì)計(jì)檔案人員需辦理檔案借閱手續(xù),具體參見檔案管理相關(guān)規(guī)定。

第七章會(huì)計(jì)檔案的保管期限

第十九條會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、15年、25年、永久5類,具體見附件一。

第二十條會(huì)計(jì)檔案的保管期限,從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。

第二十一條會(huì)計(jì)檔案的具體名稱如有同本制度附表一所列檔案名稱不相符的,可以比照類似的保管期限辦理。

第八章會(huì)計(jì)檔案的銷毀

第二十二條保管期滿的會(huì)計(jì)檔案,除本制度規(guī)定不得銷毀的情形外,可以按照以下程序銷毀:

(一)由綜合辦公室會(huì)同財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門提出銷毀意見,編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊,列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。

(二)會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊需經(jīng)總會(huì)計(jì)師、經(jīng)理審批。

(三)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí),綜合辦公室和財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門共同派專人監(jiān)銷。

(四)監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前,應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案;銷毀后,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報(bào)告總會(huì)計(jì)師、經(jīng)理。

第二十三條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證,不得銷毀,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷,保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊和會(huì)計(jì)檔案保管清冊中列明。

第九章附則

第二十四條本制度由財(cái)務(wù)資產(chǎn)部負(fù)責(zé)解釋。

第二十五條本制度未盡事宜,按國家相關(guān)法律法規(guī)和工貿(mào)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第二十六條本制度自頒發(fā)之日起施行

附件一:

工貿(mào)有限公司油品調(diào)運(yùn)分公司會(huì)計(jì)檔案保管期限表

序號(hào)檔案名稱保管期限備注

一、會(huì)計(jì)憑證類

1原始憑證、記賬憑證和匯總憑證15年

二、會(huì)計(jì)賬簿類

2日記賬15年

其中:現(xiàn)金和銀行存款日記賬25年

3明細(xì)賬15年

4總賬15年包括日記總賬

5固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保持5年

6輔助賬簿15年

三、財(cái)務(wù)報(bào)告類包括各級(jí)主管部門的匯總會(huì)計(jì)報(bào)表

7主要財(cái)務(wù)指標(biāo)快報(bào)3年包括文字分析

8月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告3年包括文字分析

9年度財(cái)務(wù)報(bào)告永久包括文字分析

四、其他類

10會(huì)計(jì)移交清冊15年

11會(huì)計(jì)檔案保管清冊永久

12會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊永久

13銀行余額調(diào)節(jié)表5年

14銀行對賬單5年

15月度現(xiàn)金盤點(diǎn)表5年

篇3:駕駛員安全行車檔案管理制度

為規(guī)范駕駛員行車安全,進(jìn)一步完善駕駛員行車安全檔案管理,結(jié)合實(shí)際,特制訂本管理制度。

一、駕駛員檔案的設(shè)置

駕駛員檔案設(shè)置一人一檔(內(nèi)含駕駛員檔案本一本、檔案袋一個(gè)),檔案管理人員要嚴(yán)格按照公司車輛駕駛員檔案管理要求,及時(shí)、正確、認(rèn)真、如實(shí)填寫檔案資料,不得虛報(bào)、瞞報(bào)、錯(cuò)誤填寫。

二、駕駛員檔案的使用目的

建立車輛駕駛員檔案的目的在于取得駕駛員的招聘、培訓(xùn)、管理、使用的主動(dòng)權(quán),正確真實(shí)的掌握駕駛員日常動(dòng)態(tài)及操作技能,合理運(yùn)用科學(xué)管理手段,確保生產(chǎn)安全。同時(shí),也是考核基層駕駛員管理工作的依據(jù)。

三、駕駛員檔案的使用說明

1、駕駛員檔案是由系統(tǒng)的記錄駕駛員自報(bào)名、應(yīng)聘、培訓(xùn)及投入使用起,至駕駛員離開本公司(不含內(nèi)部調(diào)動(dòng))為止的整個(gè)過程。

2、結(jié)合本公司的實(shí)際情況,有針對性地填寫駕駛員檔案資料,公司安全員必須要認(rèn)真、如實(shí)地做好駕駛員資料的填寫工作;公司在做好駕駛員基礎(chǔ)檔案資料建設(shè)的同時(shí),也要掌握駕駛員日常安全生產(chǎn)的第一手資料,對不符合公司要求的駕駛員,要及時(shí)予以辭退。

3、駕駛員求職審批表是記錄駕駛員的相關(guān)資料(如駕駛員的基本特征、家庭背景、工作簡歷等),為公司招聘、培訓(xùn)、使用、管理上提供科學(xué)、準(zhǔn)確地依據(jù)。

4、駕駛員招聘、培訓(xùn)考試表是記錄駕駛員從招聘、培訓(xùn)至上崗的全過程,通過基礎(chǔ)操作的考核,準(zhǔn)確地反映駕駛員的基本技能、特點(diǎn)、駕駛作風(fēng)等情況。

5、安全行車責(zé)任書是在駕駛員上崗前簽訂的,目的是是廣大駕駛員明確自己的崗位職責(zé)。

6、安全行車記錄表主要記錄駕駛員在日常工作中的安全行駛里程、累計(jì)里程等,目的在于考核駕駛員的工作積極性、安全駕駛情況等。

7、表揚(yáng)、獎(jiǎng)勵(lì)情況記錄表及違章、投訴記錄表是記錄駕駛員在日常工作中工作表現(xiàn)的差異而獲得的表揚(yáng)、獎(jiǎng)勵(lì)或批評(píng)、處罰等情況,目的在于準(zhǔn)確地掌握駕駛員的工作作風(fēng)、駕駛技能,為安全生產(chǎn)管理提供準(zhǔn)確地依據(jù)。

8、交通事故記錄表是記錄駕駛員在職期間發(fā)生交通事故的資料,目的在于考核駕駛員的駕駛技術(shù)水平及駕駛作風(fēng),杜絕事故苗頭,確保安全行車。

9、駕駛證、從業(yè)資格證在年審結(jié)束后要及時(shí)復(fù)印存檔,保證駕駛員證件的合法性、有效性。

10、駕駛員檔案資料的保存期為駕駛員在職期間的整個(gè)過程,即以駕駛員招聘、培訓(xùn)、錄用至離開本公司為止。

二公司

12-12-28