物業(yè)程序文件:信息傳遞管理程序

1.目的

建立zz物業(yè)統(tǒng)一的信息管理標(biāo)準(zhǔn),進(jìn)一步規(guī)范衡量物業(yè)公司業(yè)務(wù)體系。

2.適用范圍

本規(guī)定適用于公司各部門、各管理處信息傳遞管理。

3.定義

無

4.職責(zé)

各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行,由辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督執(zhí)行。

5.方法及過程控制

5.1公司各部門人員應(yīng)保持開放心態(tài),及時(shí)、準(zhǔn)確地將信息傳遞給公司相應(yīng)部門。

5.2各部門/管理處經(jīng)理(負(fù)責(zé)人)是本部門信息工作的第一責(zé)任人,全權(quán)負(fù)責(zé)本部門/管理處的信息管理工作。各部門/管理處設(shè)一名信息員(可以兼職)。

5.3公司各部門/管理處之間及部門/管理處內(nèi)部以正常的信息傳遞方式傳遞真實(shí)、完整的信息,不得傳播未經(jīng)證實(shí)的加入個(gè)人主觀臆測的信息,對(duì)以非正常方式傳播對(duì)公司造成不良影響的信息者將追究其相應(yīng)責(zé)任,嚴(yán)重者將移交司法機(jī)關(guān)處理。

5.4公司員工應(yīng)樹立高度的保密意識(shí),嚴(yán)格控制信息傳遞的范圍,不得將受控的信息向無關(guān)人員泄露。

5.5定時(shí)編制并傳遞文件時(shí)間

5.5.1工作計(jì)劃:每月26日(遇公休日順延)由各管理處、各部門自行制定,并經(jīng)項(xiàng)目、部門負(fù)責(zé)人審核后,傳遞辦公室匯總,待公司辦公室主任審批后知會(huì)地產(chǎn)公司相關(guān)部門或人員。

5.5.2物業(yè)管理信息周報(bào):每周五由各管理處、各部門按照統(tǒng)一文本格式制作,并經(jīng)項(xiàng)目、部門負(fù)責(zé)人審核后,傳遞行政事務(wù)辦公室匯總,品質(zhì)管理部審核,公司總經(jīng)理最終審核后發(fā)送地產(chǎn)公司和物業(yè)公司相關(guān)人員。

5.5.3物業(yè)管理月報(bào):每月1次,每月3日?qǐng)?bào)送;由各管理處、各部門按照統(tǒng)一文本格式制作,并經(jīng)主管第一負(fù)責(zé)人審核后,傳遞辦公室,由辦公室發(fā)送至地產(chǎn)公司總辦和集團(tuán)物業(yè)管理部。

5.5.4經(jīng)營月報(bào)表:每月8日前(遇法定節(jié)假日,順延);

5.5.5重大的質(zhì)量事故、突發(fā)事件、顧客投訴須在一個(gè)工作日內(nèi)通報(bào)。見《突發(fā)事件管理控制程序》、《顧客投訴處理程序》

5.6職能部門人員向其他部門發(fā)送郵件,需提前報(bào)送本部門經(jīng)理(負(fù)責(zé)人)審批,否則將視為無效信息。

5.7關(guān)于公司內(nèi)外文件的收發(fā)與網(wǎng)絡(luò)安全

5.7.1公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外發(fā)文都應(yīng)有統(tǒng)一格式,公司對(duì)外發(fā)文需由總經(jīng)理確認(rèn)后方可發(fā)送。各部門在公司內(nèi)部發(fā)文由部門經(jīng)理確認(rèn)后張貼、發(fā)送。

5.7.2各部門及各位職員必須采用給定的帳號(hào)和密碼上公司內(nèi)部網(wǎng),并對(duì)帳號(hào)嚴(yán)格保密,不得泄露給外界(他人)使用,對(duì)于因泄露帳號(hào)給公司造成損失的,視情節(jié)給予相應(yīng)處理,直至追究相關(guān)法律責(zé)任。

5.7.3各部門對(duì)上網(wǎng)帳號(hào)及密碼要嚴(yán)格管理,部門及職員的上網(wǎng)密碼應(yīng)定時(shí)更換,如本部門有人員離職,應(yīng)立即更換其在職期間所掌握的所有密碼,以確保信息安全。

5.7.4不得利用INTERNET及E-mail信箱從事危害國家安全,泄露國家秘密等犯罪活動(dòng)。

5.7.5不得利用互聯(lián)網(wǎng)泄露公司機(jī)密,查閱、復(fù)制和傳播非法言論、淫穢黃色信息,對(duì)違反此規(guī)定的行為,公司將做嚴(yán)肅處理。

5.7.6操作時(shí),應(yīng)遵守INTERNET國際慣例,不得向他人發(fā)送惡意的、挑釁的郵件,不得隨意向不認(rèn)識(shí)的企業(yè)或機(jī)構(gòu)的信箱發(fā)送商業(yè)廣告。

5.7.7不得利用INTERNET從事私人工作,辦公室電腦人員將定期對(duì)各部門電腦使用情況進(jìn)行監(jiān)控、檢查。

5.8單據(jù)、合同的傳遞與督促

5.8.1單據(jù)、文件、合同的傳遞

各類單據(jù)、文件、合同,經(jīng)總經(jīng)理批復(fù)后,將批復(fù)件轉(zhuǎn)交指定人員取回。

5.8.2審批時(shí)限

審批人自接收后不超過2個(gè)工作日(物業(yè)公司范圍內(nèi)),完成審批。

5.8.3如審批人外出,可通過電話方式授權(quán)其他人員代簽意見,待審批人員外出歸來后補(bǔ)簽。

5.9關(guān)于公司內(nèi)部網(wǎng)平臺(tái)

5.9.1公司內(nèi)部網(wǎng)各部門信息由各部門/管理處信息管理員負(fù)責(zé)維護(hù)更新,整體維護(hù)由辦公室電腦管理員負(fù)責(zé)。

5.9.2內(nèi)部網(wǎng)建立了正常的溝通渠道,即內(nèi)部網(wǎng)論壇.不得利用公司網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行人身攻擊,否則后果自負(fù)。

5.9.3內(nèi)部網(wǎng)各部門/管理處的信息需由各部門/管理讓經(jīng)理確認(rèn)后方可上傳發(fā)布。

5.10內(nèi)部溝通辦法

5.10.1公司各項(xiàng)政策、制度、措施一般通過會(huì)議或文件的形式進(jìn)行傳達(dá),一般情況每二周召開經(jīng)營管理業(yè)務(wù)會(huì),每年年初召開年度工作會(huì)議,以及召開一些臨時(shí)會(huì)議。

5.10.2每月第一個(gè)整周的周六為總經(jīng)理接待日,所反映問題由總經(jīng)理落實(shí)有關(guān)部門妥善處理。

5.10.3各部門可采取例會(huì)、座談等方式進(jìn)行內(nèi)部溝通,傳達(dá)公司和部門政策,聽取各組意見。

5.10.4溝通時(shí)應(yīng)耐心、禮貌傾聽員工意見,對(duì)員工的意見及困難予以重視并做好回復(fù)工作。

5.10.5減少浪費(fèi)、節(jié)約成本。開源與節(jié)流,是公司在經(jīng)營管理中并行不悖的兩種手段,公司歡迎員工提出增產(chǎn)節(jié)約的方法和節(jié)約費(fèi)用開支的建議。

5.10.6通過公司內(nèi)部網(wǎng)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)信息共享與內(nèi)部溝通,總經(jīng)理ONLINE板塊實(shí)現(xiàn)了員工與領(lǐng)導(dǎo)層的直接對(duì)話.暢所欲言板塊體現(xiàn)了溝通無極限.

5.10.7溝通的信息及內(nèi)容:

a)正常信息,如工作情況、方針、目標(biāo)、檢驗(yàn)、檢測結(jié)果、顧客對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量投訴、內(nèi)部審核與管理評(píng)審報(bào)告及體系運(yùn)行的其他記錄;

b)不符合信息;

c)其他內(nèi)部信息,如員工對(duì)于產(chǎn)品質(zhì)量工作的建議等。

6支持性文件

無

7質(zhì)量記錄表格

TJzzWY5.5.3-Z02-F1《物業(yè)信息收集一覽表》

篇2:物業(yè)文件報(bào)批信息傳遞程序管理規(guī)定

物業(yè)文件報(bào)批和信息傳遞程序管理規(guī)定

1、目的:

為規(guī)范文件報(bào)批和信息傳遞流程,減少管理失誤,提高效率。

2、適用范圍:

****(顧問項(xiàng)目)管理處

3、職責(zé):

信息資料員負(fù)責(zé)管理處的信息收集、匯總工作。

4、方法和過程控制:

4.1文件報(bào)批流程

4.1.1關(guān)于報(bào)批部門

4.1.1.1各種重要信息的報(bào)送部門、電腦采購的審批部門為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。

4.1.1.2人事、行政類文件、員工活動(dòng)的報(bào)批部門為綜合管理部;

4.1.1.3經(jīng)營管理類文件的報(bào)批部門為管理處經(jīng)理;

4.1.1.4財(cái)務(wù)管理類文件及各種收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的報(bào)批部門為財(cái)務(wù)部。

4.1.2報(bào)批程序

4.1.2.1由單一部門審批的文件,由報(bào)批部門直接報(bào)相應(yīng)審批部門審批;

4.1.2.2需由多個(gè)部門審批或業(yè)務(wù)部門不能確定由哪一部門審批的文件報(bào)經(jīng)理審批,由經(jīng)理綜合協(xié)調(diào)負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)部門(人員)和跟蹤。

4.1.2.3報(bào)批文件只能使用單一收件人(可抄送相關(guān)人員)。

4.1.2.4發(fā)件人以收件人為跟蹤對(duì)象,收件人負(fù)責(zé)文件的審批跟蹤。

4.1.2.5文件須有簽署人。

4.1.3各部門在執(zhí)行過程中可將意見及時(shí)反饋給經(jīng)理。

4.2信息傳遞管理制度

4.2.1各部門人員應(yīng)保持開放心態(tài),及時(shí)、準(zhǔn)確地將信息在內(nèi)部發(fā)布或傳遞給相應(yīng)部門。

4.2.2各部門主管是本部門信息工作的第一責(zé)任人,全權(quán)負(fù)責(zé)本部門的信息管理工作。

4.2.3各部門之間及部門內(nèi)部以正常的信息傳遞方式傳遞真實(shí)、完整的信息,不得傳播未經(jīng)證實(shí)的加入個(gè)人主觀臆測的信息,對(duì)以非正常方式傳播對(duì)公司造成不良影響的信息者將追究其相應(yīng)責(zé)任,嚴(yán)重者將移交司法機(jī)關(guān)處理。

4.2.4員工應(yīng)樹立高度的保密意識(shí),嚴(yán)格控制信息傳遞的范圍,不得將受控的信息向無關(guān)人員泄露。

4.2.5各部門須在每月月末最后一天下班前(遇節(jié)假日向前順延)將本部門《月度工作計(jì)劃表》和《月度工作完成情況表》上交經(jīng)理審核、顧問審批及打印張貼;各部門須在每周五前將本部門的《周信息報(bào)》上交經(jīng)理審核、顧問審批及打印張貼;如入伙、裝修、各類公司定義的專項(xiàng)工作負(fù)責(zé)人需每天填報(bào)《專項(xiàng)工作日?qǐng)?bào)》,并于每日下班前提交經(jīng)理審核、顧問審批后交信息管理員收檔;各部門應(yīng)及時(shí)將本部門各類管理信息、突發(fā)事件、顧客投訴、重要會(huì)議或活動(dòng)信息,按規(guī)定要求發(fā)送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或總公司相關(guān)部門,其中重大、突發(fā)事件,在事發(fā)生后1小時(shí)內(nèi)上報(bào)經(jīng)理或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo),所采取措施應(yīng)在三天之內(nèi)上報(bào)。

4.2.6各部門人員向其他部門發(fā)送郵件或文件必需抄送本部門主管,否則將視為重大的違反公司規(guī)定處理。

4.2.7各部門對(duì)上網(wǎng)帳號(hào)及密碼要嚴(yán)格管理,部門及職員的上網(wǎng)密碼應(yīng)每月更換一次,如本部門有人員離職,應(yīng)立即更換其在職期間所掌握的所有密碼,以確保信息安全。

4.2.8不得利用INTERNET及E-mail信箱從事危害國家安全,泄露國家秘密等犯罪活動(dòng)。

4.2.9不得利用互聯(lián)網(wǎng)泄露公司機(jī)密,查閱、復(fù)制和傳播非法言論、淫穢黃色信息,對(duì)違反此規(guī)定的行為,公司將做嚴(yán)肅處理。

4.2.10操作時(shí),應(yīng)遵守INTERNET國際慣例,不得向他人發(fā)送惡意的、挑釁的郵件,不得隨意向不認(rèn)識(shí)的企業(yè)或機(jī)構(gòu)的信箱發(fā)送商業(yè)廣告。

4.2.11不得利用INTERNET從事私人工作,綜合管理部將定期對(duì)各帳號(hào)使用情況進(jìn)行監(jiān)控、檢查。

篇3:酒店各部門文件備忘錄采購單傳遞程序

酒店各部門文件、備忘錄、采購單的傳遞程序

現(xiàn)各部門為文件的傳遞而影響了工作,鑒于此情況,為了提高文件和單據(jù)的傳遞效率,特規(guī)定以下程序:

備忘錄的傳遞:

各部門起草的備忘錄需按照要求的格式和字體打印出來,并有起草備忘錄的部門經(jīng)理的簽字,交總經(jīng)辦審核,如有修改,請(qǐng)各部門修改后再遞交總經(jīng)辦,由總經(jīng)辦遞交總經(jīng)理批閱后,總經(jīng)辦負(fù)責(zé)向各部門下發(fā)、專遞,如有修改,總經(jīng)辦應(yīng)及時(shí)通知其超備忘錄的部門,按照總經(jīng)理的意見修改后,再次按照以上程序遞交。

采購單的傳遞:

各部門的采購單先遞交采購部庫管,如沒有庫存,此單由采購部負(fù)責(zé)向財(cái)務(wù)部傳遞,財(cái)務(wù)部審批后送總經(jīng)理審批,審批后的采購單由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)傳采購部。

文件的傳遞:

各部門外出開會(huì)和接到得上級(jí)或職能部門的文件,應(yīng)先送交辦公室,由辦公室做文件處理簽后交總經(jīng)理批閱,辦公室按照總經(jīng)理批閱的內(nèi)容進(jìn)行落實(shí),相關(guān)部門落實(shí)完畢后,在文件上注明完成的時(shí)間和內(nèi)容交辦公室,由辦公室向總經(jīng)理匯報(bào)并保存。

周會(huì)紀(jì)要的傳遞:

每周的周會(huì)紀(jì)要,由總經(jīng)辦整理打印后,按以下部門經(jīng)理簽閱后自行向下一個(gè)部門傳遞,不得在部門滯留,部門經(jīng)理請(qǐng)假的可以由部門代班人員代簽。傳遞順序:人事部、財(cái)務(wù)部、采購部、工程部、安全部、銷售部、餐飲部、客房部、康樂部、娛樂部返回總經(jīng)辦。

EOD檢查整改:

每天的EOD檢查記錄,由總經(jīng)辦分類電話通知相關(guān)部門,各部門能夠整改的,整改后電話通知總經(jīng)辦整改結(jié)果,總經(jīng)辦要認(rèn)真記錄部門的反饋;如果當(dāng)時(shí)不能整改或需要其他部門協(xié)助的,必須書面反饋總經(jīng)辦,并且在第二天的早回上匯報(bào)和協(xié)調(diào);

緊急文件和單據(jù)的傳遞:

當(dāng)有緊急的文件、備忘錄、采購單等,可以不按此程序,但必須電話通知總經(jīng)理,按照總經(jīng)理的意見處理。

自行傳遞的內(nèi)容:

各部門的單據(jù)需要傳遞3/F總公司的和需要說明的,由各部門自行傳遞。