湖北省歸檔文件整理實施細則
湖北省歸檔文件整理實施細則最新版
第一條為了進一步規范歸檔文件整理工作，更好地適應信息化條件下機關檔案管理工作的需要，根據《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》(國家檔案局第8號令)和《歸檔文件整理規則》(DA/T22-20*)的規定，結合湖北省實際，制定本實施細則。
第二條本細則適用于全省各級各類機關、人民團體、事業單位(以下簡稱“機關”)。企業可參照執行。
第三條本細則所稱歸檔文件指機關在履行職能和各項管理工作中形成的應當作為文書檔案保存的紙質文件材料。
第四條歸檔文件的整理原則是：遵循形成規律、保持有機聯系、區分保管期限、便于保管利用。
第五條歸檔文件質量要求
一、屬于歸檔范圍的文件材料收集齊全完整。
二、文件的紙張和書寫材料宜于長期保存。
三、破損的文件進行了修復。
第六條歸檔文件按照分件、裝訂、分類、劃分保管期限、排列、編號、編目、裝盒的步驟進行整理。
第七條辦理完畢的歸檔文件，以“件”為單位集中。一般一份文件為一件;在事由上有密切聯系的相關文件可一組為一件。
單份文件的正本與定稿為一件，正文與附件為一件;字跡模糊或褪變的文件應進行復制，原件與復制件為一件;報表、名冊、圖冊、會議指南、介紹信存根、書刊等一冊(本)為一件;簡報一期為一件;會議記錄一份或一本為一件。
辦理同一事由工作形成的有密切聯系的文件，如請示與批復、轉發文與被轉發文等，一組為一件;開展專項活動形成的系列文件，可根據文件之間的聯系和數量組成一件或若干件。
“件”內文件一般按照形成時間排序，有結論(果)的，應將結論(果)前置。同一份文件的正本在前，定稿在后;正文在前，附件在后;轉發文在前，被轉發文在后;復文(結論)在前，來文(或去文)在后。
多種語言分別書寫的文件，無特殊規定的，中文(漢字)在前，其它語言在后。文件處理簽隨文件一并歸檔，發文處理簽排在正本之后，定稿之前;收文處理簽排在收文之前。
第八條歸檔文件在進行數字化處理前可采用梯形無酸牛皮紙套封裝，完成數字化處理后可采用扎線裝訂;向國家檔案館移交的檔案，應當采用扎線裝訂。扎線不得使用化學線。裝訂前應當去除文件上的裝訂釘、大頭針、回形針、金屬夾等金屬物。書刊等印刷出版物可保持原裝訂。
第九條裝訂后的歸檔文件，應當以件為單位，用鉛筆在每頁文件正面的右上角和背面的左上角編制連續頁號。文件中有信息的頁面應編頁號，空白頁不編號。
編有文件頁碼的單份文件為一件的，可不再編制頁號。頁數為文件處理簽、文件正本與定稿頁數之和。
第十條歸檔文件一般采用“年度―機構(問題)―保管期限”三級分類。檔案數量少的機關可采用“年度―保管期限”兩級分類。同一立檔單位的分類方法應保持穩定。
歸檔文件按照文件辦結年劃歸年度。當年辦結的文件歸入文件形成年;跨年度辦結的文件，如請示與批復、轉發文與被轉發文等，歸入辦結年;開展專項活動形成的系列文件，可按活動階段歸入辦結年;跨年度的會議文件，歸入閉幕年;沒有批復的請示，歸入形成年。
采用內設機構分類的機關，兩個機構共同辦理的文件，分入主辦機構。臨時工作領導小組形成的文件，分入領導小組辦公室掛靠機構。
第十一條歸檔文件按照經檔案行政管理部門或上級主管機關審核批準的《機關檔案分類方案、歸檔范圍和保管期限表》劃分保管期限。保管期限分為永久和定期兩種，定期又分為30年和20*年兩種。
第十二條歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由(問題)結合時間(辦結時間)排列。相同保管期限的會議文件、統計報表等成套形成的文件應排列在一起。
第十三條完成分類排列的歸檔文件，以件為單位，在文件首頁上方空白處加蓋歸檔章，編制檔號。
歸檔章的項目包括：全宗號、年度、機構(問題)、保管期限、室編件號、館編件號6項。其中，年度、保管期限、室編件號必須填寫;全宗號、機構(問題)名稱及館編件號根據立檔單位的實際，有則填寫，無則空缺。歸檔章格式見附件圖示1。歸檔章各項目的填寫方法如下：
全宗號：填寫同級國家綜合檔案館給立檔單位編制的全宗代號。
年度：填寫文件材料的分類年度，以四位阿拉伯數字標注公元紀年。如“20*”。
保管期限：標注歸檔文件保管期限的全稱或代號。使用代號時，可用“Y”代表永久，“30”代表30年，“10”代表20*年。
室編件號：由檔案室填寫歸檔文件在同年度、同機構(問題)、同一保管期限內的排列順序號。各年度的歸檔文件在最低一級類目內，從“1”開始逐件編流水號。
館編件號：在檔案移交進館時，按進館要求填寫。
機構(問題)：按組織機構分類的，填寫機構的全稱或規范簡稱;按問題分類的，填寫問題(職能)的分類名稱。
第十四條歸檔文件應分年度、分保管期限編制歸檔文件目錄。目錄式樣見附件圖示2。目錄填寫項目有件號、責任者、文號、題名、日期、頁數和備注7項。填寫方法如下：
件號：逐件填寫室編件號。
責任者：填寫文件的署名者或發文機關的全稱或規范簡稱。組合件填寫本件第一份文件的責任者。
文號：填寫文件制發機關的發文字號，包括機關代字、年度和順序號。組合件填寫本件第一份文件的文號。
題名：填寫文件標題。文件沒有標題或標題不規范(無檢索意義)的，應根據文件的內容和形式特征自擬題名，補齊責任者、問題和文種等相關內容，使其具有檢索意義。“責任者”應著錄發文機關的全稱或規范簡稱;“問題”應揭示文件的主題;“文種”應著錄規范名稱。組合件填寫本件第一份文件的題名。自擬題名兩端應加方括號“”。如：“[湖北省××局關于召開市、州、直管市、神農架林區××局局長會議的]通知”。
日期：填寫文件的形成時間。組合件填寫本件第一份文件的日期。以8位阿拉伯數字標注年月日，如“20*0616”。一行寫不下時，可分兩行書寫。
頁數：填寫每一件歸檔文件(包括來文、復文、發文定稿和文件處理簽等)的總頁數。
備注：填寫對歸檔文件的簡短說明文字，如與其它相關檔案的參見號、文件缺損情況等。備注欄寫不下時，可注明“見備考表”，并在備考表中說明。
歸檔文件目錄應裝訂成冊，一年一本。歸檔文件目錄封面設置全宗名稱、年度、保管期限、機構(問題)等項目。目錄封面格式見附件圖示3。
第十五條編目完畢的文件按室編件號順序裝入檔案盒。不同保管期限的歸檔文件不得裝入同一檔案盒中。檔案盒應
篇2:湖北省歸檔文件整理實施細則
湖北省歸檔文件整理實施細則最新版
第一條為了進一步規范歸檔文件整理工作，更好地適應信息化條件下機關檔案管理工作的需要，根據《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》(國家檔案局第8號令)和《歸檔文件整理規則》(DA/T22-20*)的規定，結合湖北省實際，制定本實施細則。
第二條本細則適用于全省各級各類機關、人民團體、事業單位(以下簡稱“機關”)。企業可參照執行。
第三條本細則所稱歸檔文件指機關在履行職能和各項管理工作中形成的應當作為文書檔案保存的紙質文件材料。
第四條歸檔文件的整理原則是：遵循形成規律、保持有機聯系、區分保管期限、便于保管利用。
第五條歸檔文件質量要求
一、屬于歸檔范圍的文件材料收集齊全完整。
二、文件的紙張和書寫材料宜于長期保存。
三、破損的文件進行了修復。
第六條歸檔文件按照分件、裝訂、分類、劃分保管期限、排列、編號、編目、裝盒的步驟進行整理。
第七條辦理完畢的歸檔文件，以“件”為單位集中。一般一份文件為一件;在事由上有密切聯系的相關文件可一組為一件。
單份文件的正本與定稿為一件，正文與附件為一件;字跡模糊或褪變的文件應進行復制，原件與復制件為一件;報表、名冊、圖冊、會議指南、介紹信存根、書刊等一冊(本)為一件;簡報一期為一件;會議記錄一份或一本為一件。
辦理同一事由工作形成的有密切聯系的文件，如請示與批復、轉發文與被轉發文等，一組為一件;開展專項活動形成的系列文件，可根據文件之間的聯系和數量組成一件或若干件。
“件”內文件一般按照形成時間排序，有結論(果)的，應將結論(果)前置。同一份文件的正本在前，定稿在后;正文在前，附件在后;轉發文在前，被轉發文在后;復文(結論)在前，來文(或去文)在后。
多種語言分別書寫的文件，無特殊規定的，中文(漢字)在前，其它語言在后。文件處理簽隨文件一并歸檔，發文處理簽排在正本之后，定稿之前;收文處理簽排在收文之前。
第八條歸檔文件在進行數字化處理前可采用梯形無酸牛皮紙套封裝，完成數字化處理后可采用扎線裝訂;向國家檔案館移交的檔案，應當采用扎線裝訂。扎線不得使用化學線。裝訂前應當去除文件上的裝訂釘、大頭針、回形針、金屬夾等金屬物。書刊等印刷出版物可保持原裝訂。
第九條裝訂后的歸檔文件，應當以件為單位，用鉛筆在每頁文件正面的右上角和背面的左上角編制連續頁號。文件中有信息的頁面應編頁號，空白頁不編號。
編有文件頁碼的單份文件為一件的，可不再編制頁號。頁數為文件處理簽、文件正本與定稿頁數之和。
第十條歸檔文件一般采用“年度―機構(問題)―保管期限”三級分類。檔案數量少的機關可采用“年度―保管期限”兩級分類。同一立檔單位的分類方法應保持穩定。
歸檔文件按照文件辦結年劃歸年度。當年辦結的文件歸入文件形成年;跨年度辦結的文件，如請示與批復、轉發文與被轉發文等，歸入辦結年;開展專項活動形成的系列文件，可按活動階段歸入辦結年;跨年度的會議文件，歸入閉幕年;沒有批復的請示，歸入形成年。
采用內設機構分類的機關，兩個機構共同辦理的文件，分入主辦機構。臨時工作領導小組形成的文件，分入領導小組辦公室掛靠機構。
第十一條歸檔文件按照經檔案行政管理部門或上級主管機關審核批準的《機關檔案分類方案、歸檔范圍和保管期限表》劃分保管期限。保管期限分為永久和定期兩種，定期又分為30年和20*年兩種。
第十二條歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由(問題)結合時間(辦結時間)排列。相同保管期限的會議文件、統計報表等成套形成的文件應排列在一起。
第十三條完成分類排列的歸檔文件，以件為單位，在文件首頁上方空白處加蓋歸檔章，編制檔號。
歸檔章的項目包括：全宗號、年度、機構(問題)、保管期限、室編件號、館編件號6項。其中，年度、保管期限、室編件號必須填寫;全宗號、機構(問題)名稱及館編件號根據立檔單位的實際，有則填寫，無則空缺。歸檔章格式見附件圖示1。歸檔章各項目的填寫方法如下：
全宗號：填寫同級國家綜合檔案館給立檔單位編制的全宗代號。
年度：填寫文件材料的分類年度，以四位阿拉伯數字標注公元紀年。如“20*”。
保管期限：標注歸檔文件保管期限的全稱或代號。使用代號時，可用“Y”代表永久，“30”代表30年，“10”代表20*年。
室編件號：由檔案室填寫歸檔文件在同年度、同機構(問題)、同一保管期限內的排列順序號。各年度的歸檔文件在最低一級類目內，從“1”開始逐件編流水號。
館編件號：在檔案移交進館時，按進館要求填寫。
機構(問題)：按組織機構分類的，填寫機構的全稱或規范簡稱;按問題分類的，填寫問題(職能)的分類名稱。
第十四條歸檔文件應分年度、分保管期限編制歸檔文件目錄。目錄式樣見附件圖示2。目錄填寫項目有件號、責任者、文號、題名、日期、頁數和備注7項。填寫方法如下：
件號：逐件填寫室編件號。
責任者：填寫文件的署名者或發文機關的全稱或規范簡稱。組合件填寫本件第一份文件的責任者。
文號：填寫文件制發機關的發文字號，包括機關代字、年度和順序號。組合件填寫本件第一份文件的文號。
題名：填寫文件標題。文件沒有標題或標題不規范(無檢索意義)的，應根據文件的內容和形式特征自擬題名，補齊責任者、問題和文種等相關內容，使其具有檢索意義。“責任者”應著錄發文機關的全稱或規范簡稱;“問題”應揭示文件的主題;“文種”應著錄規范名稱。組合件填寫本件第一份文件的題名。自擬題名兩端應加方括號“”。如：“[湖北省××局關于召開市、州、直管市、神農架林區××局局長會議的]通知”。
日期：填寫文件的形成時間。組合件填寫本件第一份文件的日期。以8位阿拉伯數字標注年月日，如“20*0616”。一行寫不下時，可分兩行書寫。
頁數：填寫每一件歸檔文件(包括來文、復文、發文定稿和文件處理簽等)的總頁數。
備注：填寫對歸檔文件的簡短說明文字，如與其它相關檔案的參見號、文件缺損情況等。備注欄寫不下時，可注明“見備考表”，并在備考表中說明。
歸檔文件目錄應裝訂成冊，一年一本。歸檔文件目錄封面設置全宗名稱、年度、保管期限、機構(問題)等項目。目錄封面格式見附件圖示3。
第十五條編目完畢的文件按室編件號順序裝入檔案盒。不同保管期限的歸檔文件不得裝入同一檔案盒中。檔案盒應
篇3:大學生班級會議制度和歸檔制度
會議制度
班會
一、由日常班會、主題班會和臨時班會組成。
二、常班會每兩周舉行一次，會議內容包括：
(一)由班長和團支部書記分別對上一階段的工作情況向學生作匯報。
(二)班級管理機構組成人員分別做出各職能部門的工作匯報并對下階段工作進行安排。
(三)學生向班級管理機構提出意見和建議。
(四)其他需要由班會討論并解決的問題。
班委會會議
一、班委會議由班長負責主持召開，每周召開一次;遇到特殊情況，應當及時召開主題班會。
二、會議內容：
(一)總結上周工作情況。
(二)安排本周工作任務。
(三)班委會成員交流工作經驗，提出問題，解決問題。
(四)其他需要由班委會會議討論并解決的問題。
歸檔制度
一、所討論和決議之內容由會議記錄人錄入班級日志，交班長保管。
二、班級日常事務由有關班委及時記入班級日志，班長每周四上午將近期工作報至班主任。
三、級活動應由活動負責人及時做好計劃和總結，按時歸入班級檔案，班級檔案由班長保管。
四、委會的的會議內容由會議記錄人記入會議記錄。