物業(yè)行政工作制度:采購管理規(guī)定

9采購管理規(guī)定

9.1目的

規(guī)范物管公司各管理處物品采購,物品入倉、出倉的程序,確保采購物品符合規(guī)定要求。

9.2適用范圍

適用于物管公司各管理處有形產品采購工作,供應商管理及倉庫管理等。

9.3職責

9.3.1各管理處行政助理負責編制管理處的月資金使用計劃及采購清單,并負責倉庫管理

作及貨款報銷、采購資料存檔管理工作。

9.3.2各管理處主任負責審核本管理處的月資金使用計劃及采購清單。

9.3.3公司資源部負責收集有關供應商信息及資料,負責審核各管理處的月資金使用計劃及采購清單,并匯總編制物管公司的月資金使用計劃,報總經(jīng)理審批,負責落實供應商的評審管理工作。

9.3.4財務部負責資金審核及調撥。

9.3.5總經(jīng)理負責審批各管理處及物管公司的月資金使用計劃及采購清單。

9.3.6倉管員負責物品的驗收、領用,庫存物品的管理。

9.4采購制度要點

9.4.1維修物料的采購原則:實行補倉制,由各管理處行政助理與倉管員核準倉庫最高庫存量及最低庫存量。每月保持物品庫存量在倉庫最高庫存量及最低庫存量之間。倉存金額最高限額在10,000元內,零星或補儲備倉的采購每月的次數(shù)不超過(含)三次。

9.4.2采購行為分類

9.4.2.1固定資產類

指單位價值在1000元以上(含1000元)且使用期不少于2年的、在廣州zz物業(yè)管理有限公司及轄下各管理處內使用的資產。包括電腦網(wǎng)絡設備、辦公家具、辦公設備、車輛、工程設備、電機等物品。

9.4.2.2非固定資產物品/費用類

指單位價值在1000元以下(物品的使用期不限)的物品/費用。包括低值易耗品、工程零星耗材物料、辦公設備的維修費、辦公室綠化費、公務交通費、飲用水費、郵遞費及其它雜項品。

9.4.3采購方式

9.4.3.1長期協(xié)議范圍:

員工宿舍租賃、辦公設備的維護、保養(yǎng)(協(xié)議期限一般為一年)等。

9.4.3.2固定供應商范圍:

文具/辦公用品、工程物料、制服洗滌、對講機購置維保、電腦設備購置及維保、消防保安用品、制服制作、飲用水供應商等。

9.4.3.3一般供應商

經(jīng)市場調查,固定供應商無法供應的、或在同等條件下固定供應商的價格高時,臨時尋找的供應商,采購品單價在300元(含)以上,或總價值在1,000元(含),要求有3家或3家以上供應商來進行比較、核價。

9.4.4采購審批權限按《廣州zz物業(yè)管理有限公司財務審批權限》執(zhí)行。

9.5其他采購要求:

9.5.1盡量要求按時送貨,如需外出采購,行政助理應安排集中物品采購。

9.5.2采購物品均要求供應商提供正式的商品銷售發(fā)票。

9.5.3對于批量貨品或大宗物品,均要求供應商送貨上門。

9.6采購程序一般分請購、詢/比/議價、呈核訂購、驗收、報銷及存檔跟蹤管理六個階段。

9.6.1請購

9.6.1.1倉管員于每月月底編制好倉庫存量報表,以便審核各部門提交的請購計劃,并于每月25日前匯總本管理處下月的資金使用計劃(附請購清單),依權限逐級報批。

9.6.1.2資源部匯總審核各管理處的資金使用計劃,并交總經(jīng)理批準。

9.6.1.3急需及臨時需采購的小件物品價值在人民幣五百元以下,由申請部門填寫《請購表》交行政助理審核,經(jīng)管理處主任批準后交行政助理統(tǒng)籌采購,價值在人民幣五百元以上,一律報公司資源部及總經(jīng)理批準。

9.6.1.4大件貴重物品除按照資金使用程序報批外,仍需由使用管理處擬寫書面詳細申請報告報總經(jīng)理批準。

9.6.1.5固定資產(1000元以上)采購需填寫《固定資產采購申請表》。

9.6.2詢價、比價、議價

9.6.2.1行政助理按月資金使用計劃中的采購清單或《請購表》的緩急,參考市場行情及過去采購記錄進行詢價作業(yè),若因特殊情況(獨家制造或代理等原因)應于《請購單》上注明并填報《獨家特約委托方/供應商審批表》外,原則上應精選三家以上的供應商辦理比價,或經(jīng)分析后議價。

9.6.2.2行政助理應獲取正式書面的報價資料,內容須詳細、真實,除包括產品的必要信息外(如貨號、規(guī)格、產地、價格、貨期等),還須顯示供應商的詳細資料,必要時要有蓋章確認,并附上公司簡介、產品樣板、技術參數(shù)資料、質檢證明等。

9.6.3呈核、訂購

9.6.3.1行政助理須將經(jīng)議價后的報價資料匯總,歸納整理報價分析,并將擬選定的產品、最終價格及供應商資料填制于《請購單》上,依權限逐級報批。

9.6.3.2于議價后商定的貨品規(guī)格與采購清單上載明的有出入或屬代用品,行政助理應在《請購單》上注明并附上詳細資料,一同呈報使用部門核準后,再依權限逐級報批。

9.6.3.3采購材料較專業(yè)復雜時,行政助理需密切聯(lián)系使用部門,并先把《請購單》交使用部門確認無誤后,才依權限逐級報批。

9.6.3.4《請購單》經(jīng)核準后,如數(shù)量、金額發(fā)生變更尤其增加時,行政助理應重新依權限報批。

9.6.3.5行政助理接到核準后的《請購單》后,應密切跟進交貨事宜,并及早做好相關的收貨準備工作。

9.6.4驗收

9.6.4.1驗收原則上應有行政助理和倉管員會同使用部門人員共同檢驗,專業(yè)產品還需要專業(yè)人員陪同驗收,驗收合格后驗貨人需在《送貨單》上簽名確認收貨,如不合格,由驗貨人填寫《不合格產品驗收表》要求供貨商簽名,交人事資源部存檔備案,月底總結,如《不合格產品驗收單》超過一定數(shù)量,取消供貨資格,另換其它供貨商。

9.6.4.2倉管員須及時做好貨品的入倉進帳紀錄,對退換及分批交貨產品需及時反饋使用部門,并作出跟進。

9.6.4.3行政助理持手續(xù)完備的《請購表》、《入倉單》、相關申請報告及發(fā)票到財務部報銷。

9.6.5存檔跟蹤管理

9.6.5.1購項目應設立檔案,便于查閱,以及做好跟蹤管理工作。

9.6.5.2貨品的保修、使用說明等相關資料,須由行政助理統(tǒng)一管理。

9.6.5.3行政助理應定期整理資料,做好歸類、數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作,隨時為管理處提供準確的記錄信息

。

9.6.5.4采購記錄及規(guī)程須接受各部門、財務人員、總經(jīng)理及業(yè)主的定期稽核監(jiān)督。

9.7倉庫管理

9.7.1.物品出倉

9.7.1.1各部門出倉物品范圍:《請購單》中申購的物品;必需的辦公用品。

9.7.1.2各部門根據(jù)出倉物品范圍憑《工作任務單》向行政助理辦理材料出倉手續(xù)。

9.7.1.3行政助理將每天出倉的物品數(shù)量登記在《庫存物品盤點表》上。

9.7.2物品盤點

9.7.2.1每月25日前,人事行政助理對倉庫內物品進行逐一清點。由財務部復核。

9.7.2.2根據(jù)清點結果,填寫《庫存物品盤點表》。

9.7.2.3將庫存物品明細賬的庫存物品額和盤點表上的實物余額進行核對。

9.7.2.4在次月1日前將前月《庫存物品盤點表》、《入倉單》、《出倉單》交人事資源部主任審核。

9.7.3倉庫管理

9.7.3.1倉庫物品應擺放整齊,由大到小、由重到輕、從上到下的順序依次擺放;

9.7.3.2物品應分名別類,在物品前掛上物品標簽卡;

9.7.3.3倉庫除倉管員外,無特殊情況其他人員不準入內;

9.7.3.4倉庫應通風良好,做好防鼠、防潮等措施,定期投放鼠藥,對易腐爛、發(fā)霉的物品應定期晾曬;

9.7.3.5倉庫內的機械設備應定期保養(yǎng)上油;

9.7.3.6倉庫內應擺放足夠的滅火器;

9.7.3.7倉庫內應做好安全用電管理,不準在倉庫內進行加工、烹調等作業(yè),必須做到人走燈關;

9.7.3.8倉庫內應做好防范措施,門、窗、鎖保持完好;

9.7.3.9倉管員休息或不在崗位時,應將倉庫房間鑰匙及鑰匙箱鑰匙以封條形式交于最高當值主管,在此期間如需領用物品須有兩人同往,并做好登記記錄。

9.8物品供應商評審管理

9.8.1評審范圍

9.8.1.1長期供貨合作的供應商/委托方;

9.8.1.2成交標的大額的供應商/委托方

9.9行政助理應當對合格供應商及時建檔,包括以下內容:

9.9.1供應商/委托方的名稱、注冊地址

9.9.2營業(yè)執(zhí)照復印件

9.9.3資質等級證書

9.9.4評審結果和記錄

9.9.5其他證明材料

9.10物管公司資源部每半年至少應當對各管理處所管理的合格供應商狀況全面組織跟蹤、評審一次,并編制成一覽表報總經(jīng)理閱示。具體要求:

9.10.1掌握委托方/供應商內部管理的狀況

9.10.2委托方/供應商產品價格的變化

9.10.3社會信譽的變化

9.10.4同本管理處合作的情況跟蹤

9.10.5其他應當跟蹤管理的要素

9.11跟蹤評審結果的處置

9.11.1資源部應當依據(jù)每半年的跟蹤評審結果將委托方/供應商分為優(yōu)等、良好、合格、不合格四等。

9.11.2委托方/供應商將作為管理處對外采購的優(yōu)先合作對象,可在合作時享受付款方式、評審條件、貨品驗收方面的優(yōu)惠和方便。

9.12物品采購流程

采購流程

預算內預算外

備注:每月22日前各管理處提交下月采購物品計劃(注明到貨時間),并填寫好物品采購單。

篇2:車用物資采購管理制度

車用物資采購管理制度

1、目的和范圍

——通過加強對車用物資采購的管理,以高品質、高速度的采購來保證車輛的維修質量和維修進度,達到提高資金周轉效益,降低采購成本,為運輸服務的目的。

——本制度適用于車用物資采購管理。

2、職責

(1)綜合部是負責車用物資采購、領用、管理的歸口部門。

(2)部門主管負責采購計劃的審核及落實。

(3)總經(jīng)理負責大額采購的審批。

(4)倉庫保管員負責車用物資的入庫、發(fā)放、管理。

3、程序

(1)物資采購采取計劃采購和臨時采購相結合的原則,以計劃采購為主,對需要量少的配件,采取臨時采購方式,以減少庫存積壓。并根據(jù)車輛的更新?lián)Q代,及時調整庫存結構。汽車管理員根據(jù)汽車需用配件品種多、規(guī)格多等特點,按儲備定額規(guī)定,提出汽車配件和輔助材料的月度采購數(shù)量,由綜合部主管進行平?,擬定采購計劃。采購計劃需經(jīng)綜合管理部主管定采購金額,嚴格按計劃開支。

(2)物資采購要嚴格遵循“比質比價,擇優(yōu)進貨”的原則,減少流通環(huán)節(jié),節(jié)約采購成本。

(3)采購的配件和輔料必須保證質量,用途不明不購,質量不符合標準不購。副廠件的采購需經(jīng)部門主管同意,以免影響生產造成配件和物資積壓。

(4)批量采購物資在5000元以上,要經(jīng)主管負責人審批,對價值高的總成件或單件物品在價值2000元以上,需經(jīng)本企業(yè)主管領導批準。

(5)物資采購渠道原則上在已確定的供應渠道采購,新開拓的物資批量采購渠道要經(jīng)過部門負責人審核,向上申報經(jīng)批準后方可確定。

(6)對于需要量大的配件,應盡量選擇定點供應直達供貨的方式,選擇資信程度好、質量保證的供方。

(7)配件的質量管理

(8)配件質量好壞關系到的車輛維保的質量、企業(yè)的信譽。??件質量重點抓好三個環(huán)節(jié):A采購環(huán)節(jié);B入庫檢驗環(huán)節(jié);C裝配檢驗環(huán)節(jié)。以確保不合格配件不裝配使用。

(9)提高采購人員,倉庫人員的配件業(yè)務素質,嚴把物資采購質量關,要杜絕采購假貨和偽劣配件。

(10)對物資出現(xiàn)的質量問題,從發(fā)現(xiàn)問題的三日內采購員必須與供方進行交涉,要求退賠。

(11)采購時間的管理

(12)在衢州范圍內采購物資須在2小時內采購到位,如說明是急件的必須急事急辦。

(13)在浙江省范圍內采購物資不得超過3天,在省外采購的物資視距離而定。

(14)如有特殊原因不能按期采購的物資,必須向部門主管作出令人信服的解釋與答復,必要時以書面形式。

(15)汽車用油的采購執(zhí)行《油料管理制度》

篇3:易制毒化學品進貨采購管理制度

為提高本公司采購人員對易制毒化學品的安全意識,加強對易制毒化學品采購的安全管理,防止發(fā)生安全事故,特制定本制度。

1.采購人員必須認真學習易制毒化學品相關的法律、法規(guī)、各項制度,確保公司合法采購易制毒化學品。

2.采購依據(jù)使用量、公安部門的采購憑證、總經(jīng)理和采購部門主管簽批下發(fā)的采購計劃表進行采購。

3.熟悉采購的易制毒化學品危險特性,知會易制毒化學品的安全防護知識以及應急救援措施。

4.嚴格執(zhí)行國家有關規(guī)定,及時申領購買憑記,確保購買憑證無偽造、變造,不使用作廢的易制毒化學品購買證。

5.要仔細核對貨物的名稱、規(guī)格、批號、數(shù)量等,并應如實記錄易制毒化學品供應商的名稱、地址和供貨人員的姓名、身份證號碼及所購易制毒化學品的品名、數(shù)量、用途,做好相關的記錄。

6.發(fā)現(xiàn)貨樣不一致、易制毒化學品因包裝損壞而導致泄漏的現(xiàn)象,采購員應及時向上級報告,并與供應商取得聯(lián)系,采取適當措施進行妥善的處理。

7.不得向未取得易制毒化學品生產許可證或易制毒化學品經(jīng)營備案的單位采購易制毒化學品。