物業(yè)管理公司辦公區(qū)管理標準作業(yè)規(guī)程(五)

1.0目的

規(guī)范辦公區(qū)的管理工作。

2.0適用范圍

適用于物業(yè)管理公司及下屬各管理處及各部門辦公區(qū)的日常管理工作。

3.0職責(zé)

3.1行政部主管負責(zé)公司辦公區(qū)的日常管理監(jiān)督工作。

3.2管理處經(jīng)理負責(zé)管理處辦公區(qū)的日常管理監(jiān)督工作。

3.3管理部負責(zé)管理處辦公區(qū)公共區(qū)域的日常管理工作。

3.4各部門主管負責(zé)本部門辦公區(qū)域的日常管理工作。

3.5辦公區(qū)各崗位工作人員負責(zé)本崗位的日常管理工作。

4.0程序要點

4.1物品擺放。

4.1.1辦公區(qū)的桌、臺、椅、凳均須按規(guī)定位置放置,不得隨意調(diào)整。

4.1.2各崗位員工上班前需檢查所屬物品是否丟失及損壞,發(fā)現(xiàn)丟失或損壞的應(yīng)及時向部門負責(zé)人報告,并采取相應(yīng)的補救措施。須申領(lǐng)或修理的,按《辦公用品管理標準作業(yè)規(guī)程》或《報修管理標準作業(yè)規(guī)程》辦理。

4.1.3上班時應(yīng)保持桌面整潔、有序,不允許擺放與工作無關(guān)的其他用品。

4.1.4下班前應(yīng)將桌面清理干凈,辦公椅放在辦公桌的恰當(dāng)位置。

4.1.5遇到雨天,管理處部客戶服務(wù)中心管理員應(yīng)當(dāng)在辦公區(qū)門前顯眼位置放置公益?zhèn)恪⒎阑O(shè)施及標識。

4.1.6辦公區(qū)嚴禁高聲喧嘩。

4.2常用辦公設(shè)備的使用。

常用辦公設(shè)備包括:電腦、打印機、復(fù)印機、傳真機、碎紙機、電話及其他設(shè)備。

4.2.1電腦。

a)經(jīng)公司電腦培訓(xùn)合格或具有電腦操作證的員工方可單獨使用電腦,否則須在電腦管理員陪同下使用。

b)啟動與關(guān)閉的一般程序:

--啟動電源插座開關(guān);

--啟動穩(wěn)壓器開關(guān);

--啟動電腦主機開關(guān);

--啟動顯示器開關(guān)(電腦開始正常操作);

--關(guān)閉電腦程序:首先在"開始"欄選擇"關(guān)閉計算機"對話框,用鼠標點擊'關(guān)閉計算機",然后按開啟程序的反方向操作。

c)電腦應(yīng)避免頻繁的開關(guān)程序,暫時不用時,可將電腦轉(zhuǎn)換為休眠狀態(tài)。

d)正確使用電腦的詳細程序按有關(guān)電腦操作工具書的指導(dǎo)進行操作。

e)財務(wù)、行政人事等專用電腦,電腦管理員須設(shè)置密碼。

4.2.2打印機。

a)聯(lián)機。一般情況下,打印機與電腦連通之后,無須再進行聯(lián)機。

b)打印機啟動與關(guān)閉的一般程序、

--啟動打印機開關(guān);

--放好所需打印的紙張;

--在電腦對話框進行打印操作;

--關(guān)閉程序按啟動程序的反方向操作。

c)打印機應(yīng)避免頻繁的開關(guān)機操作。

d)正確使用打印機的詳細程序按有關(guān)打印機操作說明書的指導(dǎo)進行操作。

e)打印文稿須經(jīng)部門負責(zé)人、行政人事部主管或分管人員批準,在文稿上簽字后方可予以打印。

f)打印出的文稿應(yīng)進行校對。一般情況下由發(fā)稿部門/人校對,然后將校對好的文稿經(jīng)電腦修改后,再進行打印。

g)為節(jié)約紙張,文稿未進行校對之前,打印時應(yīng)使用可以使用的舊紙張或舊文稿的背面打印。

4.2.3復(fù)印機。

a)管理人員應(yīng)在開始上班時接通復(fù)印機插座電源:

--開啟復(fù)印機開關(guān),復(fù)印機需自動預(yù)熱;

--檢查復(fù)印紙是否放好(可以開始工作);

--復(fù)印機管理人員下午下班時關(guān)閉復(fù)印機開關(guān);

--關(guān)閉復(fù)印機電源插座;

--正確使用復(fù)印機的程序按復(fù)印機有關(guān)操作說明書進行操作。

b)復(fù)印程序:

--所有需復(fù)印的文件、資料必須先在《復(fù)印記錄本》上登記,然后再復(fù)印;

--復(fù)印頁數(shù)在五份(含)以上或10頁以上的,須部門負責(zé)人在《打印復(fù)印審批表》上批準簽字后,方可復(fù)印;

--復(fù)印人員做好登記以后,調(diào)定復(fù)印紙規(guī)格及復(fù)印的深淺度后,選定復(fù)印份數(shù)按"開始"鍵復(fù)印;

--復(fù)印機管理員檢查復(fù)印數(shù)量及登記記錄是否屬實,屬實的,在《復(fù)印記錄本》上簽名確認;

--如果復(fù)印機出錯,應(yīng)將報廢紙張數(shù)量予以登記。

c)復(fù)印機一般情況下每天開機、關(guān)機各一次,盡量避免頻繁開關(guān)。

d)為節(jié)約紙張,不重要的復(fù)印件應(yīng)使用可以復(fù)印的廢紙張背面復(fù)印。

4.2.4傳真機:傳真機一般情況下保持24小時開機。正確使用傳真機的程序按傳真機有關(guān)操作說明書進行操作。

a)接收傳真:

--傳真機管理員應(yīng)注意檢查傳真紙是否用完及傳真機信號是否穩(wěn)定;

--收到傳真件后,由文員及時將傳真件取下,并將傳真的有關(guān)內(nèi)容(發(fā)送單位、發(fā)送人、傳真題目、傳真時間、接收部門、接收人等)登記在《傳真登記表》內(nèi);

--10分鐘以內(nèi)通知接收部門/人領(lǐng)取傳真件,并要求在《傳真登記表》中簽收,并注明簽收時間。

b)發(fā)送傳真實行一級審批制度:部門傳真件由部門負責(zé)人審批;公司/管理處的傳真件由公司行政人事部/管理處經(jīng)理審批,內(nèi)容包括:

--傳真機管理員依據(jù)傳真審批單的內(nèi)容在《發(fā)送傳真記錄本》上登記,內(nèi)容包括:發(fā)送部門、發(fā)送人、傳真內(nèi)容題目、接收單位、接收人、傳真號碼、要求完成時間等;

--文員放好傳真件并撥通對方傳真號碼將傳真件發(fā)送過去;

--文員應(yīng)在3分鐘之內(nèi)致電對方確認是否收到傳真件,直至對方收到為止,然后將實際發(fā)送的時間登記在《發(fā)送傳真記錄表》內(nèi)。

--傳真機的正確使用程序按傳真機有關(guān)操作說明書進行操作。

4.2.5碎紙機:

a)碎紙機是對公司部分絕密、機密文件及草稿進行銷毀的工具,普通文稿無須利用碎紙機進行銷毀;

b)碎紙前應(yīng)將文稿中的金屬物或粘性物(書釘或膠紙等)取出,以免損壞機器;

c)按照碎紙機要求,一次不得超過最大放入量,一般情況下,不得超過三張復(fù)印紙的厚度;

d)操作人員按以上要求,打開碎紙機電源,將須切碎的紙張放人切紙口,讓碎紙機自動切碎紙張;

e)當(dāng)碎紙機箱內(nèi)的碎紙裝滿后,操作人員須將碎紙清理出來后方能繼續(xù)操作;

f)正確使用碎紙機的程序按碎紙

機有關(guān)操作說明書進行操作。

4.2.6電話:正確使用電話機的程序按電話機有關(guān)操作說明書進行操作。

a)為有效控制電話費,一般情況下,電話應(yīng)設(shè)定限制呼出功能。

b)除經(jīng)理批準的電話外,其他電話均須取消長途直撥功能,須打長途電話的部門/人均需辦理審批手續(xù),并在行政部接待處登記后,方可操作。

c)公司所有電話均應(yīng)取消聲訊電話功能。

d)上班時間原則上禁止打私人長途電話,特殊情況須經(jīng)部門主管審批,到行政部登記后,方可操作,電話費從工資中扣除。

e)個別部門因業(yè)務(wù)需要經(jīng)經(jīng)理特批后,可開通長途直撥功能,部門主管需指定人員做好登記記錄,次月I日報行政人事部備案。

f)行政部每季度至少進行一次電話費查詢。

--到電信局打印電話費清單。

--逐項核對登記記錄。

--將未登記的長途電話登記在《長途電話登記表》內(nèi),報行政人事部主管審核,內(nèi)容包括:日期、部門、姓名、所撥號碼、打電話時間、通話時間、通話費用、備注等;偷打長途電話的,除雙倍扣罰電話費外,還將給予警告處分。

--每月電話費用控制情況作為考核各部門工作的指標之一。

g)電話接打技巧詳見《公司員工服務(wù)管理標準作業(yè)規(guī)程》。

4.2.7常用辦公設(shè)備的維護保養(yǎng)與維修:

a)常用辦公設(shè)備應(yīng)進行以下日常維護,維護辦法參照各設(shè)備有關(guān)維護操作說明書:

--防塵;

--防曬;

--防潮;

--防腐蝕;

--其他需要預(yù)防的事項。

b)保養(yǎng)與維修:常用辦公設(shè)備應(yīng)定期保養(yǎng)。

--評審、選擇保養(yǎng)與維修單位;

--簽署保養(yǎng)與維修協(xié)議書;

--按協(xié)議要求實施保養(yǎng)與維修。

4.3環(huán)境管理。

4.3.1衛(wèi)生:辦公區(qū)衛(wèi)生由保潔組負責(zé)清潔。發(fā)現(xiàn)問題,應(yīng)由行政部主管處理,詳見《室內(nèi)保潔標準作業(yè)規(guī)程》。

a)行政部應(yīng)于每天上班時檢查辦公區(qū)公共區(qū)域的衛(wèi)生狀況,要求墻壁無灰塵、污跡,地面無垃圾、煙頭和痰跡,窗明幾凈,空氣無異味;

b)各崗位員工應(yīng)于每天上班時檢查本崗位轄區(qū)桌面清潔狀況,辦公用品是否擺放整齊,文件資料是否排列有序。

4.3.2綠化:辦公區(qū)綠化由保潔組負責(zé),各崗位人員監(jiān)督管理。發(fā)現(xiàn)問題,應(yīng)由行政人事部處理,詳見《室內(nèi)綠化保養(yǎng)標準作業(yè)規(guī)程》。

4.3.2.1行政部應(yīng)于每天上班時檢查辦公區(qū)公共區(qū)域的綠化狀況,檢查時花及蔭生植物擺放位置是否恰當(dāng)、是否缺水、有無病、枯現(xiàn)象;

4.4安全管理。

4.4.1工程維修部應(yīng)檢查辦公區(qū)的水、電設(shè)施設(shè)備運轉(zhuǎn)是否正常。

4.4.2保安部應(yīng)檢查辦公區(qū)消防設(shè)施是否保管妥當(dāng),滅火器材擺放是否規(guī)范,有無損壞、丟失現(xiàn)象。

4.4.3各崗位員工應(yīng)加強安全防患意識,下班時應(yīng)將重要資料放人安全地點,鎖好抽屜,關(guān)好電源及門窗。

4.4.4客戶服務(wù)中心實行24小時服務(wù)制度,值晚班時應(yīng)與保安部配合注意防火、防盜工作。

4.4.5公司辦公區(qū)晚間的安全管理由保安部負責(zé),值班保安人員應(yīng)定時巡查以下重要部位,并做好相應(yīng)的記錄,詳見《治安巡邏標準作業(yè)規(guī)程》:

a)消防設(shè)施、配電房;

b)領(lǐng)導(dǎo)辦公室、電腦室、檔案室、財務(wù)室;

c)水源、空調(diào)的關(guān)閉情況;

d)加班情況。

5.0記錄

5.1《打印/復(fù)印審批表》。

5.2《復(fù)印記錄表》。

5.3《接收傳真登記表》。

5.4《發(fā)送傳真登記表》。

5.5《長途電話登記表》。

6.0相關(guān)支持文件

6.1《治安巡邏標準作業(yè)規(guī)程》。

6.2《室內(nèi)清潔標準作業(yè)規(guī)程》。

6.3《文書處理標準作業(yè)規(guī)程》。

6.4《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》。

6.5《公司員工服務(wù)管理標準作業(yè)規(guī)程》。

6.6《物業(yè)管理處員工服務(wù)管理標準作業(yè)規(guī)程》。

篇2:倉庫辦公區(qū)域施工住宿安全管理辦法

第一節(jié)說明

1、為確保公司施工、維護及辦公所用器材、財務(wù)和人身安全,保障公司辦公、通信施工和維護工作的順利進行,根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)并結(jié)合我公司實際情況,特制訂本管理辦法。

2、本管理辦法適用于我公司內(nèi)的倉庫、辦公區(qū)域和施工住宿的管理。

3、本管理辦法自頒布之日起施行,各部門、分公司制定的有關(guān)規(guī)定與本管理辦法有抵觸的,以本管理辦法為準。

4、本管理辦法由公司安全質(zhì)量部負責(zé)解釋。

第二節(jié)倉庫安全

1、倉庫安全管理,必須設(shè)置專門的倉庫管理員,認真貫徹“預(yù)防為主”,實行“誰主管誰負責(zé)”的原則。

2、必須對倉庫存放的器材、工具、儀器儀表等物資進行分類登記,設(shè)置帳本、存卡,登記每筆業(yè)務(wù)的進出數(shù)量,確保數(shù)據(jù)連續(xù)、準確。做到帳(包括電腦帳及帳本)物卡相符,及時反映庫存情況。

3、對倉庫存放的器材、工具、儀器儀表等物資應(yīng)按規(guī)定放置,并分類標識管理、分規(guī)格存放,有計劃、有秩序的安排物資進倉、出倉及存放地點。

4、存放物品的庫房應(yīng)保持整潔通風(fēng),防潮濕,碼放整齊;嚴禁存放易爆易燃物品;嚴禁在倉庫內(nèi)吸煙。

5、對倉庫存放的器材、工具、儀器儀表等物資應(yīng)嚴格按照公司的規(guī)定或程序執(zhí)行。防止其在搬運和存放過程中被損壞或降低質(zhì)量。

6、為做好倉庫防火安全,必須配備倉庫專用消防器材,建立健全各項防火規(guī)章制度。

7、組建專職、義務(wù)消防隊,定期進行業(yè)務(wù)培訓(xùn),制定滅火應(yīng)急方案,開展自防自救工作。

8、為做好倉庫防盜安全,必須配備各種監(jiān)控設(shè)備以保證庫區(qū)安全。

9、倉庫應(yīng)當(dāng)單獨安裝電源開關(guān)箱,保管人員離庫時,必須拉閘斷電。

10、庫房內(nèi)不準使用電爐、電烙鐵、電燙斗等電熱器具和電視機、電冰箱等家用電器。

11、裝卸作業(yè)結(jié)束后,應(yīng)當(dāng)對庫區(qū)、庫房進行檢查,確認安全后,方可離人。

第三節(jié)辦公區(qū)域安全

1、做好辦公場所的防盜措施,門窗要牢固;財務(wù)室、機要室、檔案室、保密室等重要辦公室要安裝防盜門和設(shè)置技防設(shè)施。

2、離開辦公室時要將秘密文件、資料鎖進文件柜或抽屜內(nèi),不得放在桌面上,并隨手關(guān)門,防止乘隙行竊的案件發(fā)生。

3、下班時,應(yīng)關(guān)閉照明,切斷所有電器電源、水源,熄滅火種;關(guān)好鎖好門窗,凡使用安全鎖和防盜門的辦公室要用鑰匙反鎖到位;有技防措施的辦公室布防后方可離開,技防設(shè)置的密碼要嚴格保密。

4、辦公場所嚴禁存放易燃、易爆等危險品。

5、辦公場所必須配備消防器材,相關(guān)人員要熟悉本室周圍消防器材放置地點及使用方法。

6、辦公室嚴禁存放現(xiàn)金、有價證券和其它貴重物品。

7、嚴格執(zhí)行節(jié)假日值班制度,并做好巡查、值班記錄,發(fā)現(xiàn)問題及時解決。、

8、辦公區(qū)域一旦發(fā)生安全事故,要保護好現(xiàn)場,并立即逐級上報。

第四節(jié)施工住宿安全

1、施工人員外出施工應(yīng)乘坐正規(guī)運輸公司交通工具或公司的施工車輛出行,隨身攜帶能證明自己身份的證件,選擇正規(guī)賓館住宿并索要住宿發(fā)票。

2、入住賓館后首先應(yīng)查看、熟悉消防通道、消防器材和周圍環(huán)境等,做好出現(xiàn)突發(fā)事件的應(yīng)急準備工作。盡可能別和陌生人同住一個房間。

3、施工人員應(yīng)妥善保管好隨身財務(wù)和貴重物品,如儀器儀表、筆記本電腦等。

4、集體出差應(yīng)由工地負責(zé)人統(tǒng)一安排集中住宿,不要以工作方便或其他原因為由單獨住宿,以便于集中管理和統(tǒng)一行動。

5、下班期間特別是晚上,未經(jīng)工地負責(zé)人同意,禁止單獨外出活動和私自進入網(wǎng)吧,更不允許夜不歸宿。有事必須向工地負責(zé)人請假。

6、在外就餐時,應(yīng)盡量到衛(wèi)生條件比較好的餐館就餐,嚴禁酗酒;嚴禁和別人發(fā)生爭執(zhí)或打架斗毆。

7、根據(jù)工程實際情況,如需租用當(dāng)?shù)胤课菥幼?應(yīng)與對方簽訂租住協(xié)議,相關(guān)事宜一定在協(xié)議中做出詳細說明,以避免發(fā)生不必要的糾紛。

篇3:某辦公區(qū)消防安全管理制度

第一章總則

第一條為加強河北豐寧抽水蓄能有限公司(以下稱:公司)辦公區(qū)消防安全工作,防患于未然,切實保護公司財產(chǎn)安全,健全消防安全目標管理責(zé)任制,實現(xiàn)消防安全管理規(guī)范化,根據(jù)消防法規(guī)和公安消防部門消防安全管理的具體要求,結(jié)合公司辦公區(qū)自身的實際情況,特制定本管理制度。

第二章管理內(nèi)容

第二條消防組織

設(shè)立三級防火組織,任命三級防火負責(zé)人。

一級防火責(zé)任人:李志華

二級防火責(zé)任人:王國華韓冰

三級防火責(zé)任人:郭大敦陸平劉鋼

第三條職責(zé)

(一)一級防火責(zé)任人

全面領(lǐng)導(dǎo)消防工作,按照消防法規(guī)的要求,行使消防管理權(quán),將消防管理納入日常管理的大系統(tǒng)中。

(二)二級防火責(zé)任人

1、認真執(zhí)行消防法規(guī),領(lǐng)導(dǎo)各部門的消防安全工作。

2、組織制定公司辦公區(qū)的消防規(guī)章制度、滅火預(yù)案和安全操作規(guī)程并指定專人負責(zé)建立健全及管理防火檔案。

3、組織實施防火責(zé)任制和崗位責(zé)任制。

4、定時、定點、定人地對干部、職工進行防火安全教育,進行消防演練。

5、組織開展檢查,整改火災(zāi)隱患,糾正違反消防安全規(guī)定的行為。

6、布置、檢查、總結(jié)消防工作,定期向公安消防部門匯報消防工作情況。

(三)三級防火責(zé)任人

1、各部門主要領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)本部門區(qū)域的防火工作,并指定專人具體抓,建立健全消防管理制度。公共場所及防火重點部位的防火工作由辦公室負責(zé)。

2、及時發(fā)現(xiàn)、清除火險隱患,預(yù)防火災(zāi)事故的發(fā)生。

3、管理和維護消防設(shè)施、設(shè)備、器材。

4、組織撲救初起火災(zāi)和指導(dǎo)安全疏散。

5、承辦公安消防監(jiān)督機構(gòu)和一、二級防火責(zé)任人交辦的其他消防安全工作。

6、對在消防工作中做出成績的單位和個人,提出表揚、獎勵的建議。

7、做好經(jīng)常性的防火宣傳工作。

第四條重點部位的防火措施

(一)辦公區(qū)防火重點部位為:領(lǐng)導(dǎo)辦公室、資料室、車庫、會議室、部門辦公室等。

(二)干部職工在工作中必須嚴格按消防規(guī)程操作。

(三)上崗人員必須經(jīng)過消防培訓(xùn),會使用各種消防器材。

(四)三級防火責(zé)任人、值班人員在上班前應(yīng)對本部門的防火重點部門進行檢查,并做好交接班工作,確保當(dāng)班防火安全。

(五)干部、職工必須明確自身工作場所消防器材的擺放位置及掌握操作使用方法。

(六)內(nèi)部裝修必須經(jīng)過阻燃處理。

(七)電氣線路須穿套管。

(八)嚴禁攜帶易燃易爆物品進入場所。

(九)重點部位的動火動電須上報公司辦公室。

第五條教育培訓(xùn)

(一)積極參加公安消防部門組織的各種培訓(xùn)。

(二)公司內(nèi)部定期、定員進行教育培訓(xùn)。

(三)采用知識競賽、消防標語、消防宣傳畫廊、火災(zāi)案例宣傳、消防專業(yè)培訓(xùn)教育等方式。

(四)教育培訓(xùn)內(nèi)容。

1、國家有關(guān)消防工作方針、政策法規(guī)、技術(shù)規(guī)范。

2、消防器材使用常識。

3、自防自救知識。

第三章附則

第六條本管理制度經(jīng)總經(jīng)理辦公會討論通過后實施。

第七條本管理辦法由辦公室負責(zé)解釋。