規劃部檔案管理制度

一、文書檔案立卷歸檔制度

　　(一)總則

　　第一條為加強規劃部資料檔案管理工作，特制定本制度。

　　第二條歸檔的圖紙、文件材料必須按年度立卷，本部門內部在工作中形成的各種有保存價值的文件材料以及根據工作需要購買或收集的書籍、資料等，都要按照本制度的規定，分別立卷歸檔。

　　第三條公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時交資料員歸檔。工作變動或因故離職時應將借閱的圖紙、資料向資料員辦理歸還手續，經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

　　(二)文件材料的收集管理

　　第四條堅持部門收集、管理文件材料制度。資料員應為部門專職管理人員，負責管理本部門的文件材料，并保持相對穩定。

　　第五條凡本部門繕印發出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發文件含被轉發的原件)一律交資料員統一收集管理;圖紙及變更應由相關責任人驗收后交資料員統一管理。

　　第六條一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。

　　第七條資料員的職責：

　　1.了解本部門的工作業務，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。

　　2.認真執行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年的三月份前應將歸檔文件材料歸檔完畢，并向公司檔案室辦好交接簽收手續。

　　3.承辦人員借用圖紙、資料及其他文件材料時，應積極地提供利用，做好服務工作，并辦理臨時借用文件材料登記手續。

　　(三)歸檔范圍

　　第八條部門接收的設計文本、圖紙、變更等。

　　第九條重要的會議材料，包括會議的通知、報告、會議所用方案文本及圖紙、會議決議、總結、會議簡報、會議記錄等。

　　第十條公司下發來的與本部門有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件材料。

　　第十一條本部門對外的正式發文與有關單位來往的文書。

　　第十二條本部門的請示與上級機關的批復。

　　第十三條本部門反映主要職能活動的報告、總結(如審圖意見等)。

　　第十四條本部門的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。

　　第十五條本部門負責辦理的公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。

　　(四)平時歸卷

　　第十九條部門內要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職資料員集中統一保管。

　　第二十條部門內資料員根據本部門的業務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目“。“案卷類目“的條款必須簡明確切，并編上條款號。

　　第二十一條公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職資料員歸卷。

　　第二十二條專(兼)職資料員應及時將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目“條款，放入平時保存文件卷夾內“對號入座“，并在收發文登記薄上注明。

　　(五)立卷(案卷質量要求)

　　第二十三條為統一立卷規范，保證案卷質量，立卷工作由相關部室專(兼)值資料員在公司檔案室檔案人員指導下組卷、編目。

　　第二十四條案卷質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用。

　　第二十五條歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

　　第二十六條歸檔的圖紙、文本，應分項目、階段、專業分別歸類，圖紙按順序整理后整體歸檔，不得分拆借閱，歸還時資料員應查證圖紙的完整性。在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應合一立卷;絕密文電單獨立卷，少數普通文電如果與絕密文有密切聯系，也可隨同絕密文電立卷。

　　第二十七條不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷;沒有復文的，放在請示年立卷;跨年度的規劃放在針對的第一年立卷;跨年度的總結放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關規定執行。

　　第二十八條卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。

　　第二十九條卷內文件材料應按非列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應統一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁號。

　　第三十條永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內目錄放在卷首。

　　第三十一條有關卷內文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說明，也應將立卷入、檢查人的姓名和時期填上以示負責。備考表應置卷尾。

　　第三十二條案卷封面，應逐項按規定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

　　第三十三條案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：

　　案卷裝訂。裝訂前，卷內文件材料要去掉金屬物，對破壞的文件材料應按裱糊技術要求托裱，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷，案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。

　　第三十四條案卷各部分的排列格式：軟卷封面(含卷內文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內保存。

　　第三十五條本制度自印發之日起實施。

二、電子檔案管理辦法

　　(一)總則

　　第一條為加強本部門電子文檔的管理，特制定本辦法。

　　第二條本部門的電子檔案是指本部門工作中各種成果的電子文檔的表現形態。

　　第三條電子檔案是本公司全宗的組成部分，必須由實行集中統一管理。部門資料員是專職檔案管理人。

　　(二)電子檔案資料的收集

　　第四條收集范圍

　　1.公司各項目方案、施工圖、變更、設計任務書、建設和裝修標準、交底記錄、各種原始設計條件圖紙審查意見等所有與設計工作相關的文件的電子版本。

　　2.其它具有保存價值的電子文件資料。

　　第五條收集時間

　　1.電子檔案資料應在形成后一個月內隨立檔部門其它載體形態的檔案同時歸檔;如有特殊情況可以適當延長歸檔時間。

　　2.檔案部門應隨時收集零散的具體保存價值的電子資料。

　　第六條收集要求

　　1.圖紙、文本和文字說明要收集齊全，按時歸檔并建立歸檔控制措施。凡未按規定歸檔的，其形成費用不予報銷，以防散失;

　　2.接收原版、原件，特殊情況下可接收復制件;

　　3.電子資料的內容要完整，版本更新要及時且要求版本編號明確區分。

　　第七條電子檔案資料的征集

　　1.檔案部門有責任隨時征集重要電子資料;

　　2.在征集的電子資料中，凡涉及國家和行業重大變化，或將對公司運營發展產生重大影響的，應向公司檔案主管領導報送目錄和樣本。

　　第八條電子檔案費用的報銷

　　本部門按本辦法第四條形成電子檔案的發生費用，責任人將檔案資料按要求向檔案管理人歸檔，經檔案管理人簽字認可，部門主管領導簽字批準，財務部門應給予核報費用。

　　(三)電子檔案的整理

　　第九條電子檔案的整理，包括分類、組合、排列和編目，使其系統起來，便于保管和利用。

　　第十條電子檔案的整理由相關各專業設計師負責，資料員協助。

　　第十一條分類、編號

　　1.圖紙、文本檔案按項目、階段、專業、版次、時間分類、編號，變更加編流水號和日期。

　　2.格式：(例)**(項目)-BG(變更)-JG(專業)-000-20**/10/20

　　第十二條保管期限：應視其內容的重要程度、時間、名稱、可靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。

　　第十三條文字說明的編寫

　　1.文字說明基本內容包括事由、時間、地點、人物、背景、記錄者等。

　　2.編寫文字說明的要求：

　　(1)準確揭示檔案材料的內容，概括其反映的全部信息，標注項目正確齊全;

　　(2)按資料的自然張編寫文字說明。

　　(3)文字簡潔、語言通順;

　　(4)時間用阿拉伯數字表示。

　　(四)電子檔案的保管

　　第十四條電子檔案入庫前要進行檢查，對已被污損的，要進行必要的技術處理。

　　第十五條保管條件

　　磁盤、光盤應在室溫下存放保管，并避免存放在潮濕的環境中。磁盤庫必須避開30奧斯特以上的磁場，磁盤盒與盒的間距不小于3mm;存放磁盤最好不用鐵皮柜。磁盤及光盤應立放存放。

　　第十六條對庫存的電子檔案，要兩年檢查一次。

　　第十七條歸檔保存的電子檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改;銷毀電子檔案必須經過鑒定，須經主管領導審批，登記造冊。

　　第十八條建立健全電子檔案統計制度，做好電子檔案收進、移出、庫存數量、保管情況、提供利用及效果等項統計工作。

　　(五)電子檔案的開發利用

　　第十九條編制電子檔案目錄、卡片等檢索工具，為利用提供方便條件。

　　第二十條建立電子檔案借閱，利用制度，嚴格審批手續，根據電子檔案的機密程度，確定利用范圍。

　　第二十一條具有專利的電子檔案，外單位利用時，應按《中華人民共和國專利法》的有關規定辦理。已移交檔案館的，所得專利收益，原則上應撥給原移交單位，檔案館收取保管費。

　　第二十二條電子檔案原版一般不得借出檔案室之外。如有特殊需要，經主管領導批準后，方可限期外借。利用率高的電子檔案可將復制件外借;外單位借用或復制電子檔案，由檔案室負責辦理，并按有關規定收費，實行有償服務。如在借用中造成損壞，則由借用單位負責賠償。

　　第二十三條在不影響保密的前提下，各單位可利用電子檔案舉辦報告會、展覽會，編輯綜合性或專題性畫冊、資料片等，積極開發利用現在的電子檔案。

篇2:小學教育科研檔案管理制度

威海市碼頭小學教育科研檔案管理制度

為促進教育科研檔案工作規范化、科學化、制度化，不斷提高學校管理水平，使教育科研檔案更好地為教師服務，為提高教育質量服務，根據《中華人民共和國檔案法》和我校教育科研檔案工作實際，特制訂本制度。

一、立卷歸檔學校、區、市、省、全國級教育科研立項課題均要立卷歸檔。各級的立項課題結題二個月后由學校教科室負責人將所有材料（立項文件、課題申報表、實施方案、實驗報告或結題論文，以及調查材料等）立為一卷。

二、裝訂成冊檔案按文件內容進行分類并裝訂成冊，標題簡明確切，書寫整齊，編好明碼。

三、分類存放按明碼順序分類存放，擺放整齊，存放處有防火、防盜、防潮、防塵、防光、防霉、防鼠等設施。

四、保管期限省、國家級立項課題保管期限為永久，區、市級立項課題保管期限為長期，學校立項課題保管期限為短期。

五、借閱利用因工作需要借閱教育科研檔案，應履行借閱登記手續，用后及時歸還。查閱時不得污損、卷折，不得在卷內劃線、打圈、批注和涂改。若需要復印，請示有關領導批準后方可復印。

篇3:檔案管理制度三篇

本文目錄檔案管理制度學校安全檔案管理制度小學教育科研檔案管理制度

檔案室安全管理制度

1.檔案室是學校黨政文書資料、人事檔案、學生學籍檔案保存使用的場所

，列為學校安全管理要害部位，工作人員應特別做好安全工作。

2.檔案室是機密部位，非工作人員未經批準，不得隨便進入室內。

3.各類資料進入檔案室，必須嚴格登記制度、借還制度，機密資料、人事

檔案嚴防丟失、嚴防泄密事件的發生。

4.檔案室應通風、透氣、干燥，做好防濕、防蟲蛀的工作。

5.室內消防器材、報警設備常年完好，性能良好有效。

6.嚴禁將任何火種帶入室內，任何人不準在檔案室內吸煙。

7.門窗堅固防盜，工作人員隨手關窗鎖門，假期、節日要特別加強看護，

確保安全。

學校安全檔案管理制度檔案管理制度（2）|返回目錄

1、學校安全工作建立安全檔案，并設專人管理，由李媛媛老師負責。

2、上級主管部門關于學校安全工作下發的文件、通知、通報、講話、檢查情況記錄、整改意見、措施等必須歸檔備查。

3、學校制定的安全管理計劃各種安全管理制度，突發安全事故應急預案和組織領導機構等材料都要裝訂歸檔。

4、學校自查安全隱患、整改措施、落實情況等材料必須及時歸檔。

5、對于突發安全事故，應同步介入收集相關材料歸檔備查。

6、學校和各部門及每一個教職員工層層簽訂的責任書，學校和家長簽訂的安全責任書都要裝訂歸檔管理。

7、學校每周的安全值班記錄要裝訂好后歸檔管理。

8、學校安全工作檔案實行借還登記制度，按檔案管理條例進行管理。

9、管理人員隨時搞好安全檔案的保管，注意防盜、防火、防蛀、防潮濕、防遺火。

10、管理人員隨時注意收集整理安全管理材料并及時歸檔。若發生遺漏和失誤要追究管理者的責任。

11、管理人員有權向安全事故處理小組提供有關方面的材料依據和被認可的證明材料。

小學教育科研檔案管理制度檔案管理制度（3）|返回目錄

威海市碼頭小學教育科研檔案管理制度

為促進教育科研檔案工作規范化、科學化、制度化，不斷提高學校管理水平，使教育科研檔案更好地為教師服務，為提高教育質量服務，根據《中華人民共和國檔案法》和我校教育科研檔案工作實際，特制訂本制度。

一、立卷歸檔學校、區、市、省、全國級教育科研立項課題均要立卷歸檔。各級的立項課題結題二個月后由學校教科室負責人將所有材料（立項文件、課題申報表、實施方案、實驗報告或結題論文，以及調查材料等）立為一卷。

二、裝訂成冊檔案按文件內容進行分類并裝訂成冊，標題簡明確切，書寫整齊，編好明碼。

三、分類存放按明碼順序分類存放，擺放整齊，存放處有防火、防盜、防潮、防塵、防光、防霉、防鼠等設施。

四、保管期限省、國家級立項課題保管期限為永久，區、市級立項課題保管期限為長期，學校立項課題保管期限為短期。

五、借閱利用因工作需要借閱教育科研檔案，應履行借閱登記手續，用后及時歸還。查閱時不得污損、卷折，不得在卷內劃線、打圈、批注和涂改。若需要復印，請示有關領導批準后方可復印。

相關內容

小學檔案室安全管理制度