公文寫作培訓(xùn)心得體會(huì)

近日，我有幸參加了中國(guó)秘書工作研究會(huì)舉辦的20**年度浙江省公文知識(shí)培訓(xùn)。作為學(xué)理工科的我來說，對(duì)公文寫作的要求不甚了了。我曾經(jīng)的做法是模仿，每次寫這些東西時(shí)，總是查閱相關(guān)的制度及已有的類似文件材料，照貓畫虎，“描摹”而成。所以對(duì)我來說，這是一次難得可貴的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，既反映出我以往在公文寫作方面的不足，也為我以后的工作和學(xué)習(xí)指明了方向。經(jīng)過培訓(xùn)，讓我對(duì)如何提高公文寫作有以下幾點(diǎn)感受。

一、公文寫作能力提高的“五個(gè)多”

(一)多學(xué)公文處理法規(guī)。

公文的格式政府部門有明確的規(guī)定，因此，我們公文寫作時(shí)往往不能亂來，必須遵守《黨政機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》及《黨政機(jī)關(guān)公文格式》，新工作條例確定的公文種類有十五類，明辨區(qū)分相近易混淆的文種，弄清其各自的功能和適用范圍，在實(shí)際工作中學(xué)用結(jié)合，銘記心中從而使我們不斷得以提高。

(二)多看規(guī)范化程度較高的文件。

為了積累素材，掌握大量的第一手資料，不斷充實(shí)“信息庫”，學(xué)習(xí)的渠道很多，除讀書、看報(bào)、上網(wǎng)外，要特別注重研讀范本，例如市人民政府公報(bào)，里面有大量的規(guī)范化程度比較高的文件，厚積薄發(fā)，先模仿，再趕上，后超越。正所謂“事事留心皆學(xué)問，生活無處不文章”。

(三)多學(xué)古代散文，尤其是古代公文名篇。

公文寫作是一種古老的文化,迄今為止，實(shí)際上我們?cè)谌龂?guó)以后，文件就出現(xiàn)公文的痕跡，再往后，清末、明國(guó)初年那時(shí)候，我們就有文件。我國(guó)古代卓越的公文作者，為我們樹立了典范。諸葛亮在《出師表》中說的“鞠躬盡瘁，死而后已”的名言，魏征在《諫太宗十思疏》中提煉的“居安思危”和“載舟覆舟”的警句，李密在他的《陳情表》中所描述“日薄西山，氣息奄奄，人命危淺，朝不慮夕”的字句，李斯《津逐客書》中的“泰山不讓土壤，故能成其大。河海不擇溪流，故能就其深”的語言，到了爐火純青的地步。在現(xiàn)代，*、周恩來、*x等老一輩無產(chǎn)階級(jí)革命家起草的公文，繼承和發(fā)揚(yáng)了我國(guó)古代公文的語言藝術(shù)，為我們樹立了光輝的典范。

(四)多從各類文件中挑毛病。

做到眼勤，多讀多看各類文件，發(fā)現(xiàn)問題，才能更好的解決問題，要寫出高質(zhì)量的綜合性材料，必須積累大量素材，不斷拓寬自己的視野，為寫出高質(zhì)量的材料打好鋪墊。

(五)多向文秘高手請(qǐng)教，注重實(shí)踐。

做到耳勤，就是要多傾聽文秘高手各方面的意見和建議。準(zhǔn)備寫一篇大的綜合性材料時(shí)，要傾聽領(lǐng)導(dǎo)、同事的指導(dǎo)和建議，材料寫完之后，還要認(rèn)真聽取領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門的意見，進(jìn)行修改和完善，在不斷的意見交換中提高自己的寫作技能和水平。

二、公文寫作時(shí)的“非我”心態(tài)

一般文體的寫作往往是站在“自我”的角度，表達(dá)自己，或者抒發(fā)自己的感想心緒，或者闡述自己的觀點(diǎn)，或者按照自己的理解去說明。公文寫作一般是要站在某一群體、某一組織、某一集團(tuán)的位置上，它所傳達(dá)的是被代表的單位的發(fā)出的信息，接受者也往往是集團(tuán)性質(zhì)的或者眾多個(gè)體的。所以在寫作時(shí)不要總想著自己，而要多考慮文中所代表的單位的立場(chǎng)，因?yàn)楸磉_(dá)的是“非我”，而非“自我”。

比如：給領(lǐng)導(dǎo)草擬文件，一定弄清楚他的意圖，不然急急忙忙去寫，接著恐怕要經(jīng)歷多次“返工”的痛苦經(jīng)歷。因?yàn)槟闶墙o領(lǐng)導(dǎo)寫的，領(lǐng)導(dǎo)又是從單位和自己的行政思想出發(fā)來共同完成這份文件。

再比如寫請(qǐng)示、函、報(bào)告等，一定要弄清楚本單位與所發(fā)的單位之間的關(guān)系，如隸屬關(guān)系、行政級(jí)別關(guān)系、業(yè)務(wù)工作關(guān)系等等，據(jù)此才能采取合適的文體，在文中使用相應(yīng)的語氣和措辭，這樣才能作到文如其事、恰如其分。例如領(lǐng)導(dǎo)說提交一個(gè)報(bào)告給上級(jí)，需要上級(jí)批復(fù)，此時(shí)要注意的就是這種情況必須用請(qǐng)示而非報(bào)告，而此時(shí)我們就不可直接理解成報(bào)告的字面意思了，否則可能一個(gè)細(xì)小的疏忽，可能會(huì)釀成大錯(cuò)。

在課上祝老師舉了很多例子，正說明了這一點(diǎn)，公文寫作所站的角度的重要性。

三、公文寫作時(shí)的樸實(shí)之風(fēng)

還原“真實(shí)”文風(fēng)。公文寫作要直來直往，不能給人一種“像霧像雨又像風(fēng)”的假象，公文并不是要追求華美、韻味，它只是一種應(yīng)用文體，文風(fēng)相對(duì)來說要樸實(shí)一些，反映和表達(dá)的內(nèi)容是與人們的生活緊密結(jié)合，是為實(shí)際工作、實(shí)際生活而使用，是傳遞交流信息的一種工具，并弄清楚各種公文的格式，避免張冠李戴現(xiàn)象，使公文寫作規(guī)范化。

“學(xué)而后知不足”，短暫的培訓(xùn)學(xué)習(xí)雖已結(jié)束，但要做到“坐下能寫，站起能講、遇事能辦、問策能對(duì)”，還是一個(gè)長(zhǎng)期積累的過程。我將在今后的工作中努力把所學(xué)到的理論知識(shí)與公文寫作實(shí)踐相結(jié)合，在工作中，邊干邊學(xué)，不斷提高自己的公文寫作水平，更好地履行工作的職責(zé)，為本單位的工作作出更大貢獻(xiàn)。

篇2:辦公室公文管理培訓(xùn)試卷(答案)

辦公室公文管理培訓(xùn)試卷(含答案)

一、單項(xiàng)選擇題

1.在公文語言表達(dá)方式的運(yùn)用上,報(bào)告、請(qǐng)示、通報(bào)等文種側(cè)重于()。

A.說明B.議論C.敘述D.描寫

2.在正常情況下,下級(jí)機(jī)關(guān)一般都應(yīng)當(dāng)采用()的方式向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示和報(bào)告工作,以保證正常的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系和業(yè)務(wù)工作關(guān)系。

A.逐級(jí)上行文B.上行文C.多級(jí)上行文D.越級(jí)上行文

3.在1993年國(guó)務(wù)院辦公廳修訂發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中,被取消的文種是()。

A.通告B.布告C.公告D.通知

4.必須和法律、法規(guī)相配合的文種是()。

A.條例B.實(shí)施細(xì)則C.章程D.守則

5.在公文擬稿中,如要引用某份公文應(yīng)當(dāng)()。

A.引用公文標(biāo)題B.引用發(fā)文字號(hào)C.先引發(fā)文字號(hào),后引標(biāo)題D.先引標(biāo)題,后引發(fā)文字號(hào)

6.在以下的文件材料中,不屬于公文立卷范圍的有()。

A.上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料B.本機(jī)關(guān)向外發(fā)出的文件材料C.重份文件D.下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示、報(bào)告等文件材料

7.機(jī)關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門在年終或第二年上半年對(duì)歸卷的文件材料進(jìn)行整理等工作,稱為()。

A.平時(shí)歸卷B.組合案卷C.案卷編目D.案卷排列

二、多項(xiàng)選擇題

1.公文寫作有其鮮明的特點(diǎn),這些特點(diǎn)是(ABCDE)

A.遵命性B.針對(duì)性C.群體性D.政策性E.時(shí)限性

2.公文寫作所運(yùn)用的表達(dá)方式主要有(ADE)

A.敘述B.描寫C.抒情D.議論E.說明

3.存本和副本都是從正本而來,存本所具有的特點(diǎn)是(ACDE)。

A.不對(duì)外發(fā)出B.代替正本供傳閱參考C.一般不加蓋印章D.作為正本的樣本留存?zhèn)洳镋.當(dāng)發(fā)生疑問時(shí)可作為與定稿核對(duì)的依據(jù)

4、“報(bào)告”的主要特點(diǎn)是(BC)

A.重論述B.重陳述C.有主見D.不自我評(píng)估E.多提意見

5、在以下的規(guī)章類文書中,屬于法定公文文種的有(AD)

A.條例B.章程C.規(guī)則D.規(guī)定E.守則

6、記錄類文書的主要特點(diǎn)是(BCD)

A.表述的生動(dòng)性B.內(nèi)容的紀(jì)實(shí)性C.材料的直接性D.語言的實(shí)錄性E.主題的鮮明性

7、公文處理工作的時(shí)限性要求是非常嚴(yán)格的,(ABCE)

A.一般都要及時(shí)迅速地處理,不能延誤B.有明確時(shí)限標(biāo)記的公文,要按規(guī)定的時(shí)限辦理C.有的公文的處理要講究適時(shí)D.所有公文的處理都是越快越好E.公文處理的各個(gè)環(huán)節(jié)要注意時(shí)間上的銜接

8、立項(xiàng)是查辦工作的開始,也是必須經(jīng)過的法定程序,查辦立項(xiàng)的主要內(nèi)容有(ABCE)

A.確定查辦的事由B.明確辦理要求及完成時(shí)限C.指明承辦單位或承辦人D.進(jìn)行調(diào)查并核實(shí)情況E.提出辦結(jié)后的反饋要求

9.在進(jìn)行卷內(nèi)文件排列時(shí),可以按照時(shí)間的先后順序排列的有(AC)。

A.會(huì)議記錄年B.上級(jí)重要來文C.接待外賓的文件材料D.下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示、報(bào)告E.人民來信

三、判斷

1.公文的法定作用是由公文形成者的發(fā)文目的決定的。()

2.辦公自動(dòng)化是以公文處理的標(biāo)準(zhǔn)化為條件的,而明確受文對(duì)象的文件是公文處理標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)。()

3.在公文寫作中,兼用敘述、說明和議論三種表達(dá)方式,這是公文文體的主要特點(diǎn)。()

4.各級(jí)黨政機(jī)關(guān)的辦公廳(室)向下直接行文,必須把握好隸屬關(guān)系和授權(quán)范圍。()

5.“決議”是經(jīng)會(huì)議討論表決之后產(chǎn)生的。()

6.簡(jiǎn)報(bào)類文書是用以匯報(bào)工作、反映問題、交流經(jīng)驗(yàn)、協(xié)調(diào)事項(xiàng)、推動(dòng)工作開展的一種簡(jiǎn)短摘要的信息載體。()

7.從廣義上說,公文處理工作就是運(yùn)用科學(xué)的原則、程序和方法對(duì)機(jī)關(guān)公文的擬制、辦理、管理以及檔案管理所進(jìn)行的一系列銜接有序的工作。()

8.幾個(gè)機(jī)關(guān)或部門的聯(lián)合發(fā)文,一般應(yīng)由主辦該公文的單位負(fù)責(zé),送請(qǐng)有關(guān)聯(lián)署機(jī)關(guān)或部門的承辦人會(huì)簽。()

9.卷內(nèi)文件目錄放在每一卷文件的最前面,就像一本書的前言一樣,以便查找和利用。()

10.任何一個(gè)機(jī)關(guān)組織都可以制作和發(fā)布公文。()

11.所有的機(jī)關(guān)單位之間都可以根據(jù)工作需要聯(lián)合行文。()

12.公告、通告一樣,都具有發(fā)布的公開性的特點(diǎn)。()

13.公文的承辦主要是對(duì)工作的具體執(zhí)行和處理。()

14.在立卷工作中,應(yīng)當(dāng)適當(dāng)照顧文件的保存

價(jià)值,劃分保管期限。()

四、簡(jiǎn)答題為什么講話稿要有情感性

答案:一、CABBD,CB。

二、ABCDE、ADE、ACDE、BC、AD;BCD、ABCE、ABCE、AC。

三、×√√××,√××√√,√√√√

情感激勵(lì)性強(qiáng)。有些領(lǐng)導(dǎo)的講話之所以能產(chǎn)生巨大的宣傳鼓動(dòng)作用,就在于它是用聲、情、意、理來影響和感染聽眾的。其中的“情”,主要是指愛憎分明的感情,平等坦誠(chéng)的熱情,蓄勢(shì)而發(fā)的激情。這種富有真情實(shí)感的講話,肯定能產(chǎn)生活躍氣氛、溝通思想、激勵(lì)人心的效果。正如列寧所說:“一個(gè)鼓動(dòng)家就是善于對(duì)群眾講話,善于用自己的熱情之火去激動(dòng)群眾。”要寫出這樣的講話稿,要求起草者心中一定要有聽眾,筆下一定要帶感情,并能把說理和抒情結(jié)合起來,用樸實(shí)生動(dòng)的語言,把抽象的道理具體化,把概念的東西形象化。

篇3:物業(yè)禮儀培訓(xùn)公文禮儀

物業(yè)禮儀培訓(xùn):公文禮儀

公文,即相對(duì)私人文書而言的公務(wù)文書的簡(jiǎn)稱。各級(jí)行政機(jī)關(guān)的公文,就是各級(jí)公務(wù)員在公務(wù)活動(dòng)中所使用的書面文字材料。廣義的公文還包括圖表、錄像、錄音、物證等各種適應(yīng)實(shí)際需求的內(nèi)容。

公文是傳達(dá)、貫徹黨和國(guó)家的方針政策,發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章,施行行政措施,請(qǐng)示和答復(fù)問題,指示和商議工作,以及報(bào)告情況,交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。公文具有嚴(yán)肅的政治性、規(guī)范的程式性、絕對(duì)的權(quán)威性、直接的實(shí)用性和明確的工具性等鮮明的特點(diǎn)。

根據(jù)1993年11月21日由國(guó)務(wù)院辦公廳重新頒布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》,我國(guó)將現(xiàn)行行政公文分為如下12類13種,并對(duì)每一類每一種公文的具體內(nèi)容、適用范圍、適用對(duì)象都作了具體的規(guī)定。

命令適用于依照有關(guān)法規(guī)發(fā)布重要行政法規(guī)和規(guī)章,采取重大強(qiáng)制性行政措施,獎(jiǎng)懲有關(guān)人員,撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適應(yīng)的決定等。

議案適用于各級(jí)人民政府按法定程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。

決定適用于對(duì)重大活動(dòng)或事項(xiàng)作出安排。

指示適用于對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作,闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則。

公告和通告向國(guó)內(nèi)外宣告法定事項(xiàng)或其他重要事項(xiàng)用“公告”;在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)則用“通告”。

通知適用于發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章,批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文,轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)的公文,傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)和有關(guān)單位需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng),任免和聘用干部。

通報(bào)適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要情況。

報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見或建議,答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。

請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。

批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。

函適用于互不隸屬的機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題,向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等。

會(huì)議紀(jì)要適用于傳達(dá)會(huì)議情況和會(huì)議精神。

各級(jí)行政機(jī)關(guān)的公文在公務(wù)活動(dòng)中發(fā)揮著極其重要的作用。

第一,公文具有法規(guī)和準(zhǔn)繩的作用。有的公文本身就屬于法規(guī)文件,有的公文則是法規(guī)的具體化。它們對(duì)所涉及的對(duì)象都具有強(qiáng)制的約束力和規(guī)范作用,是個(gè)人和單位行動(dòng)的準(zhǔn)繩。

第二,公文具有領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)的作用。通過互行公文,上級(jí)機(jī)關(guān)可傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意圖,下級(jí)機(jī)關(guān)則可遵照?qǐng)?zhí)行、貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖。

第三,公文具有教育和宣傳的作用。國(guó)家行政機(jī)關(guān)可通過公文進(jìn)行自上而下的宣傳,以達(dá)到教育、啟示、動(dòng)員、釋疑解惑、說明的作用。

第四,公文具有聯(lián)系和知照的作用。通過互行公文,各級(jí)行政機(jī)關(guān)可互相交流、溝通信息、了解情況、掌握實(shí)情,從而提高辦事效率和領(lǐng)導(dǎo)水平。

第五,公文具有依據(jù)和證明的作用。公文是發(fā)文單位開展公務(wù)活動(dòng)的記載,也是收文單位聯(lián)系、開展工作的書面憑據(jù),起著公認(rèn)的“立此存照”的作用。

正是因?yàn)楣脑趪?guó)家行政工作中扮演著如此重要的角色,使得遵行公文禮儀成為基層公務(wù)員的一項(xiàng)基本職責(zé)。

公文禮儀,即基層公務(wù)員在撰制和辦理公文時(shí)應(yīng)當(dāng)遵守的規(guī)范和慣例。我國(guó)公文禮儀的基礎(chǔ),即國(guó)務(wù)院辦公廳重新頒布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》。本節(jié)將從公文的撰制、公文的行文、公文的辦理這三個(gè)方面對(duì)公文禮儀進(jìn)行具體闡述一、公文的撰制

公文是國(guó)家行政機(jī)關(guān)的喉舌,也是聯(lián)系政府與群眾和各級(jí)行政機(jī)關(guān)的重要紐帶。因此基層公務(wù)員撰制公文時(shí)必須嚴(yán)格遵守有關(guān)規(guī)定和要求,任何疏漏都有可能耽誤公務(wù)的執(zhí)行。

(一)內(nèi)容要求

任何類型的公文,不論其發(fā)文機(jī)關(guān)和發(fā)文目的是什么,都應(yīng)當(dāng)在內(nèi)容上遵循如下兩條基本指導(dǎo)原則。

1.嚴(yán)守法規(guī)。公文的觀點(diǎn)和內(nèi)容必須符合國(guó)家的法律法規(guī),必須符合黨和政府的方針政策。如果發(fā)現(xiàn)公文所需貫徹的領(lǐng)導(dǎo)意圖與黨和國(guó)家的有關(guān)政策法規(guī)相抵觸,應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提出,并予以糾正。如果要提出新的政策規(guī)定,則應(yīng)加以具體說明,切勿使之前后矛盾。

2.真實(shí)準(zhǔn)確。公文所反映的情況必須真實(shí)、準(zhǔn)確。不僅基本的事實(shí)材料要真實(shí),而且具體的細(xì)節(jié)、背景、數(shù)據(jù)也要準(zhǔn)確無誤。這就要求基層公務(wù)員深入實(shí)際、密切聯(lián)系群眾、實(shí)事求是,要克服官僚主義、形式主義和文牘主義,更不可弄虛作假、敷衍了事。

(二)格式要求

公文是一種規(guī)范性極強(qiáng)的應(yīng)用文體,因此基層公務(wù)員在撰制公文時(shí)務(wù)必要遵守具體的格式要求。

1.選擇恰當(dāng)文種。國(guó)務(wù)院規(guī)定的12類13種公文形式,每一種都有近似但卻有所區(qū)別的格式要求。因此,選擇恰當(dāng)文種是遵守公文格式的基礎(chǔ)。

正如南朝劉勰在《文心雕龍?章表》中所說:“章以謝恩,奏以按劾,表以陳情,議以執(zhí)異”。各種公文體現(xiàn)的是不同的發(fā)文機(jī)關(guān)權(quán)限范圍和行文機(jī)關(guān)之間的不同關(guān)系,反映了不同的發(fā)文目的。因此基層公務(wù)員在撰制公文時(shí)務(wù)必要根據(jù)本機(jī)關(guān)的職權(quán)地位和發(fā)文目的選擇恰當(dāng)文種,采取相應(yīng)格式。

2.遵守具體格式。公文講究格式,是公文管理標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化的必然要求,也是公文合法性的保障。概括地說,公文格式可分為文頭、正文、文尾和標(biāo)記這四部分內(nèi)容。

其一,文頭。文頭包括文件名稱與發(fā)文字號(hào)。文件名稱,由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加“文件”兩字組成,如“*中央文件”。文件名稱往往用套紅大字印刷,被稱為“紅頭文件”。發(fā)文字號(hào),由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年號(hào)、文件順序號(hào)三者組成。若是幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文,一般只注明主發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。年號(hào)應(yīng)由“〔〕”括注,而不能使用“()”。

其二,正文。正文包括以下七部分內(nèi)容。

一是公文標(biāo)題。由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種三部分組成,應(yīng)簡(jiǎn)要準(zhǔn)確地概括公文的主要內(nèi)容,體現(xiàn)發(fā)文主旨。例如“公安部關(guān)于在全國(guó)公安機(jī)關(guān)開展向濟(jì)南交警支隊(duì)學(xué)習(xí)活動(dòng)的決定”。如果公文版頭已注有發(fā)文機(jī)關(guān),或已在文尾注明了發(fā)文機(jī)關(guān),公文標(biāo)題即可省略發(fā)文機(jī)關(guān);如果難以用少量文字概括所發(fā)公文的內(nèi)容,或公文內(nèi)容較為簡(jiǎn)單,可省略發(fā)文事由。公文標(biāo)題除法規(guī)、規(guī)章名稱需加書名號(hào)外,一般不加其他標(biāo)點(diǎn)符號(hào),而以空格代之;標(biāo)題字?jǐn)?shù)太多,分行書寫時(shí),注意不得將固定詞語拆開分寫。

二是主送機(jī)關(guān)。即負(fù)責(zé)受理或答復(fù)該公文的機(jī)關(guān)。上行文只有一個(gè)主送機(jī)關(guān),即文件責(zé)任的直接承擔(dān)者;下行文可有多個(gè)主送機(jī)關(guān),書寫于左首頂格處,按級(jí)別高低順序排列。

三是正文。是公文的主體,表述公文具體內(nèi)容的部分,寫在主送機(jī)關(guān)名稱之后。

四是附件。即附屬于正文的材料,用于對(duì)公文的補(bǔ)充或參考。附件名稱要在正文之后注明,附件本身既可單獨(dú)成件,也可與文件主體裝訂一起投送。

五是發(fā)文機(jī)關(guān)。即公文的法定作者名稱,應(yīng)采用機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱,寫于正文或附件

名稱之后一定距離的右下方。如需以機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人名義行文,則應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)人姓名前冠以職務(wù)。聯(lián)合行文時(shí),應(yīng)將主發(fā)機(jī)關(guān)排列在前。

六是發(fā)文日期。用以表明公文的生效時(shí)間,寫于發(fā)文機(jī)關(guān)下方,使用年月日全稱。

七是印章。即發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)公文的效力負(fù)責(zé)的憑證,蓋于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和發(fā)文日期的字面上。

其三,文尾。文尾包括如下三個(gè)部分。

一是主題詞。用以標(biāo)示公文的核心內(nèi)容,便于公文的計(jì)算機(jī)檢索與管理。主題詞不同于公文標(biāo)題,其確定應(yīng)從公文內(nèi)容范疇、主題內(nèi)容、特征和文種這四個(gè)方面入手,而不能簡(jiǎn)單地從公文標(biāo)題中提取。國(guó)務(wù)院辦公廳秘書局于1994年4月修訂出版的《國(guó)務(wù)院公文主題詞表》和*中央辦公廳秘書局于1998年8月修訂發(fā)布的《公文主題詞表》是目前標(biāo)引主題詞的重要依據(jù)。主題詞一般不超過七個(gè),每個(gè)主題詞之間要空一格,寫于發(fā)文日期之后,用黑體字印刷。

二是抄送抄報(bào)機(jī)關(guān)。即除主送機(jī)關(guān)外還應(yīng)了解公文內(nèi)容的有關(guān)機(jī)關(guān)。上行文為抄報(bào),平行文或下行文為抄送。

三是制發(fā)機(jī)構(gòu)和制發(fā)時(shí)間。即公文的印制單位和時(shí)間,書寫于同一行。單位居左,頂格;時(shí)間居右,頂格。

其四,標(biāo)記。標(biāo)記包括四個(gè)部分的內(nèi)容。

一是秘密等級(jí)。按公文的機(jī)密性質(zhì),公文可分為內(nèi)部文件、公開文件和保密文件三類,其中保密文件又可分為秘密文件、機(jī)密文件和絕密文件三等。秘密等級(jí)標(biāo)在左上角,以醒目的黑體字印刷。

二是緊急程度。公文有緊急公文和非緊急公文兩類,緊急公文又可分為急公文和特急公文兩等。緊急程度應(yīng)以黑體字標(biāo)在密級(jí)上方。

三是閱讀范圍。即以工作需要和保密范圍為依據(jù)所確定的公文的行文范圍和閱讀對(duì)象,寫于發(fā)文日期之后,主題詞之前。

四是印刷份數(shù)。指該公文的實(shí)際印制數(shù)量,用括號(hào)標(biāo)注在文件左下方。

另外,公文紙一般采用16開型(260mm×185mm)于公文左側(cè)裝訂。按慣例,開頭應(yīng)為35mm,地腳應(yīng)為25mm,訂口應(yīng)為22mm,翻口應(yīng)為25mm,版心內(nèi)正文應(yīng)有25行20列。特殊公文,如“布告”、“通告”等用紙大小可視實(shí)際需求而定。公文書寫應(yīng)自上而下、自左至右(見例一)。

例一格式規(guī)范的公文樣式

(三)語言要求

公文的語言雖然只是一個(gè)形式的問題,但卻能影響公文的內(nèi)容,對(duì)公文整體起到舉足輕重的作用。哪怕是一個(gè)小小的文字或標(biāo)點(diǎn)錯(cuò)誤,都有可能影響對(duì)公文的理解和執(zhí)行。因此基層公務(wù)員務(wù)必要注意公文撰制過程中的語言問題。一般而言,要做到準(zhǔn)確、樸實(shí)、簡(jiǎn)明。

1.準(zhǔn)確。公文的語言要求準(zhǔn)確,是指公文的用字用詞要恰當(dāng),語句段落要通順,數(shù)字標(biāo)點(diǎn)要規(guī)范。例如,根據(jù)新頒布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》,公文中的數(shù)字寫法就應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守我國(guó)1987年2月1日頒布的《關(guān)于出版物上數(shù)字用法的試行規(guī)定》的要求。只有準(zhǔn)確用語,才能如實(shí)反映客觀事物,如實(shí)傳達(dá)發(fā)文意圖,使公文得以更好地理解和執(zhí)行。

2.樸實(shí)。公文具有政治性和嚴(yán)肅性的特點(diǎn),因此公文的語言應(yīng)當(dāng)力求質(zhì)樸無華,少用描寫和抒情的手法。要直話直說,不可拐彎抹角或以含蓄的筆法委婉地表達(dá)意思。

3.簡(jiǎn)要。公文語言的簡(jiǎn)要,是快速高效地傳遞信息的需要。冗長(zhǎng)的公文不僅會(huì)讓人望而生厭,而且不利于主旨的突出和重點(diǎn)的把握。簡(jiǎn)明扼要是公文寫作的一項(xiàng)基本要求。要使公文語言簡(jiǎn)要,就須開門見山,盡快道出主題,緊扣主題,摒棄套話,并學(xué)會(huì)熟練使用一套常用的事務(wù)性詞匯,簡(jiǎn)要對(duì)事物進(jìn)行表達(dá)。