CCA2102:2008《成本管理體系要求》標準解釋:記錄控制

標準條文

組織應建立并保持必要的記錄,以提供為證實成本水平、成本發生過程和成本管理體系活動滿足要求所需的證據。

組織應編制、實施和保持文件化的程序,對記錄予以控制,并確保記錄:

a)信息真實、準確、全面和及時;

b)保持清晰、易于識別和檢索;

c)標識完整和唯一;

d)有適宜的貯存環境、條件和方法;

e)得到適當的保護,防止損壞、泄露和丟失;

f)保存到規定的期限,并按規定要求進行處置。

對空白記錄表格的控制,屬文件控制范疇,應按4.3.3的要求進行控制。

目的和意圖

為了控制成本管理體系活動和成本水平的證據,證實成本管理活動的有效性和成本水平滿足要求,保持成本的可追溯性,本要素條款規定了對記錄進行管理和控制的要求。

理解要點

●記錄(CCA2101:2008標準第2.8.6條)是闡明所取得的結果或提供所完成活動的證據的文件。記錄是特殊類型的文件,是成本管理體系文件的一種,它致力于提供成本管理和成本水平符合要求以及成本管理體系有效運行的證據,其本身可以是書面的,也可以貯存在任何媒體上。記錄表格就是記錄信息的承載媒體。

注1:記錄可用于為可追溯性提供文件,并提供驗證、預防措施和糾正措施的證據。

注2:通常記錄不需要控制版本,但記錄表格需要控制版本。

●記錄主要用于為可追溯性提供文件,并提供驗證、預防措施和糾正措施的證據。成本方面的記錄通常包括:與成本管理體系有關的記錄,如評審記錄、成本放行記錄、內部審核記錄、業績評價記錄、培訓記錄、文件發放記錄等;與成本水平有關的記錄,如成本核算記錄、成本報表、分析報告、會計憑證、會計帳冊等。

●組織應建立并保持必要的記錄,以提供為證實成本水平、成本發生過程和成本管理體系活動滿足要求所需的證據,保持成本方面的可追溯性(可以追溯成本的發生過程和歷史情況)以及利用記錄開展成本分析、預測和研究。

●記錄可以是文字的也可以是多媒體的。

●對于記錄表格應該理解為依據性的文件,因為表格中各欄的填寫要求是填表的依據;表格填寫后應該理解為證據。成本管理體系所要求的記錄是指已形成(記載了活動事項和數據)的記錄,而不是空表格。

●組織應按標準的要求編制、實施和保持《記錄控制程序》,其內容可包括:記錄控制的職責和權限、記錄的分類和范圍、記錄的設計和審批、記錄的填寫和標識、記錄的收集和整理、記錄的歸檔和保存、記錄的查閱和復制、記錄的作廢和處理等。組織應按程序的要求對成本管理體系所需的記錄予以控制并確保記錄:

a)信息真實、準確、全面和及時;

――真實:記錄的信息應反映客觀事實、沒有虛假成分,記錄不得修改,但可勘誤。

――準確:數據準確、語言準確、計量單位準確、標點符號準確、欄目填寫準確。

――全面:記錄的內容應全面(包括:所記錄的時間、地點、人物和事件)。

――及時:在過程中記錄或事后及時記錄,不能靠回憶來補記錄。

b)保持清晰、易于識別和檢索;

――清晰:不能涂抹、不能弄臟、不能省略、不能修改、字跡工整、邏輯準確。

――識別:正確標識,并能正確識別。

――檢索:檢索迅速、準確、及時提供。

c)標識完整和唯一;

――記錄名稱、記錄編號、用量序號等標識應完整,不可省略。

――記錄標識應是唯一的。

d)有適宜的貯存環境、條件和方法;

――組織對已形成的成本記錄在定期收集和整理的基礎上應做到歸檔保存,并應滿足文檔和財務檔案管理的要求。

――對已保存的記錄應做到分類編目,專柜存放,專人管理。

――對記錄的貯存應有適宜的環境以及保持防火、防潮、防霉變、防蟲蛀等措施和條件。

e)得到適當的保護防止損壞、泄露和丟失;

記錄在填寫、使用和傳遞過程中應得到適當的保護,防止損壞和丟失,對有保密信息的記錄還應防止保密信息的泄露。

f)保存到規定的期限,并按規定要求進行處置。

――組織為有效提供滿足顧客、適用的法律法規和其他要求,在成本管理體系中應規定記錄的保存期限,并在保存期限內保護好記錄。

――一般情況下與成本管理體系運行有關記錄的保存期限按體系規定執行;與成本核算有關的記錄(包括財務憑證、帳冊、報表等)的保存期限按會計制度或準則執行;有法律法規要求的記錄其保存期限按法律法規要求執行;與顧客有關的記錄其保存期限按顧客要求執行;與組織改善成本水平有關的記錄(如成本動量、標準成本、預算等記錄)可能需要永久保存。

●對空白記錄表格的控制,屬文件控制范疇,應按4.3.3的要求進行控制。

●記錄和文件的區別(見下表):

記錄和文件的區別

與其他要素條款間的相互關系

成本管理體系所有要素條款的實施和運行都有可能產生記錄,以提供成本管理體系有效運行和成本水平得到有效控制的證據。因此,所有要素條款都需要按本要素條款的要求對記錄進行控制。

篇2:成本管理體系記錄控制工作程序

成本管理體系記錄控制程序

1、目的

記錄是證實成本管理、成本水平和成本發生過程符合要求及成本管理體系有效運行的證據性文件,對記錄進行控制是為了更有效地開展分析、采取糾正和預防措施以及為保持和改進成本管理體系有效性提供信息。

2、范圍

本程序適用于本公司與成本管理體系的運行和成本水平、成本發生過程的控制有關的所有記錄。

3、職責

3.1成本部是記錄控制的歸口管理部門,負責全公司成本記錄的策劃、建立以及對各部門和單位記錄的檢查、監督和指導的管理與控制。

3.2各部門和單位負責本部門和本單位記錄的管理與控制。

3.3實施記錄的有關人員應按規定填寫記錄,并對記錄的真實性、準確性、及時性、充分性負責。

4、工作程序

4.1記錄一般分為:

a)與成本管理體系運行有關的記錄;

b)與成本水平和成本發生過程控制有關的記錄。

4.2記錄表格的設計

4.2.1成本部應組織有關部門和單位對本公司成本管理體系運行和成本水平以及成本發生過程的控制都需要建立哪些記錄進行識別和策劃,并提出《記錄表格清單》。

4.2.2成本部負責制定《記錄表格設計規范》以確保全公司所有記錄表格的統一性和規范性。

4.2.3各部門和單位應依據《記錄表格清單》,結合本部門或本單位、本專業和成本管理活動實際的情況,按照《記錄表格設計規范》,自行設計記錄表格。表格設計完成后,其表格的形式及內容應報成本部進行審查,經審查通過后,成本部應形成全公司的《記錄表格樣冊》,各部門和單位應按樣冊規定的表式制備記錄表格。

4.2.4記錄表格的修改應執行4.2.3條規定,并調整《記錄表格樣冊》,作廢的記錄表格應全部收回。

4.3記錄的標識

4.3.1記錄應有唯一性的準確標識,以保持可追溯性。各部門和單位應按以下編號規則正確實施記錄的編號:

例:《文件發放登記表》的編號為:××3.4.2-01其中:××――××機械制造有限公司;3.4.2――CCA2102:2005成本管理體系標準條款號;01――第1號記錄表。

4.3.2記錄的名稱應準確概括其活動內容,不得重名,各部門和單位在策劃和設計表格時應予以注意。

4.4記錄的填寫

4.4.1各部門和單位實施記錄的人員應認真填寫記錄,確保理解記錄表格中所要求的填寫內容,字跡應清晰可辨,所記錄的活動應真實、數據準確、記錄完整、全面、充分、記錄的傳遞、送達和收取應做到及時。

4.4.2記錄的填寫不得涂抹、省略。

4.4.3記錄不許修改,但可勘誤。

4.5記錄的貯存

4.5.1記錄的貯存應有適宜的貯存條件,做到專柜存放,專人管理,并建立《記錄保管臺帳》。

4.5.2記錄的貯存應有防潮、防盜、防火、防霉爛、防蟲蛀等措施。

4.6記錄的檢索

4.6.1對歸檔保存或以其他方式保存的記錄應進行編目和分類,便于檢索,查閱時應易查找,借閱時應辦理借閱手續。

4.6.2當公司外部組織(包括:政府機構、行業協會、上級主管部門、顧客等)要求提供記錄時,應在商定的期限內按時向其代表提供所要查閱的記錄。

4.7記錄的保護

各部門和單位應保護好記錄,妥善保管,確保不丟失、損壞和變質。

4.8記錄的保存限期

4.8.1上級有規定或有要求的按上級規定或要求的保存期限執行。

4.8.2供方的評價記錄應保存到與其終止合同為止。

4.8.3成本管理體系運行的記錄一般保存3-5年。

4.8.4與會計有關的記錄按會計制度執行。

4.8.5記錄具體的保存限期應由成本部根據本公司產品特點、法規要求及合同要求另行規定。

4.9記錄處置

成本部對已超過保存期限或已作廢的記錄,應及時收回并銷毀。銷毀時應辦理審批手續,做好記錄,按規定的方式和程序進行銷毀,并注意防止保密內容的泄露。

4.10國家及行業規定的記錄表格,應按其有關規定執行。

5、相關/支持性文件

5.1《記錄表格設計規范》

6、記錄

6.1《記錄保管臺帳》

6.2《記錄表格清單》

6.3《記錄借閱登記表》

6.4《記錄表格的建立和修改審批表》