CCA2102:2008《成本管理體系要求》標(biāo)準(zhǔn)解釋:文件

4.3.1總則

標(biāo)準(zhǔn)條文

組織應(yīng)以適當(dāng)?shù)拿浇?如:紙或電子形式等)建立并保持成本管理體系文件,這些文件包括:

a)成本戰(zhàn)略和戰(zhàn)略實現(xiàn)規(guī)劃;

b)成本管理手冊;

c)本標(biāo)準(zhǔn)所要求的程序文件;

d)規(guī)定成本水平的文件;

e)為確保成本發(fā)生過程得到有效控制和保持所需的文件;

f)本標(biāo)準(zhǔn)所要求的成本記錄。

對上述這些文件的建立應(yīng)切實考慮成本控制和成本保證的必要性,文件的數(shù)量應(yīng)盡可能少。

注1:本標(biāo)準(zhǔn)出現(xiàn)“文件化的程序”之處,即要求組織建立該程序,形成文件并加以實施和保持。

注2:文件是高附加值的知識產(chǎn)權(quán),編寫成本管理體系文件是成本管理高增值的活動,體系文件作為一種軟實力,并不是提高成本因素,而是成本優(yōu)勢。

目的和意圖

成本管理體系文件是成本管理體系運行和實施的依據(jù)。本條款規(guī)定了成本管理體系文件的范圍、層次結(jié)構(gòu)和制定這些文件的要求。

理解要點

●文件(CCA2101:2008第2.8.1條)是信息及其承載媒體。文件可以是紙張、計算機磁盤、光盤或其他電子媒體,照片或標(biāo)準(zhǔn)樣品,或他們的組合。在成本管理體系中,文件是策劃的結(jié)果,是成本管理的行為準(zhǔn)則和活動的依據(jù),它能夠指導(dǎo)和促進成本管理與控制活動的健康發(fā)展,是組織有效實施成本管理的前提條件和必要手段。組織應(yīng)建立和保持成本管理體系文件,這些成本管理體系文件包括:

a)成本戰(zhàn)略和戰(zhàn)略實現(xiàn)規(guī)劃是描述成本戰(zhàn)略和實現(xiàn)成本戰(zhàn)略的文件。

b)成本管理手冊;

――成本管理手冊(CCA2101:2008第2.8.3條)是指規(guī)定組織成本管理體系的文件。

注1:為了適應(yīng)組織的規(guī)模和復(fù)雜程度,成本管理手冊在其詳略程度和編排格式方面可以不同。

注2:成本管理手冊可稱為“成本手冊”或“成本控制手冊”。

――成本管理手冊是組織依據(jù)CCA2102:2008標(biāo)準(zhǔn)的要求,并針對組織的性質(zhì)、規(guī)模、產(chǎn)品或服務(wù)的特點而編制的成本管理體系總體性描述文件,是組織實施和保持成本管理體系的依據(jù),同時也是評價組織成本管理有效性的重要依據(jù)。通過成本管理手冊可以向全社會及相關(guān)方展示組織的成本管理意圖和宗旨,證實成本管理體系的存在和運行情況。

――成本管理手冊規(guī)定了成本管理體系的基本結(jié)構(gòu)和成本管理體系過程的基本要求及其相互關(guān)系,是組織實施和保持成本管理體系的綱領(lǐng)性文件和法規(guī)性文件。

――成本管理手冊作為組織向內(nèi)部和外部提供成本管理體系整體信息的文件,可以描述和覆蓋成本管理體系活動的要點,但不能描述成本管理體系活動的細(xì)節(jié);成本管理手冊可以引用程序,但不能被程序所替代。

――成本管理手冊必須經(jīng)組織的最高管理者批準(zhǔn)發(fā)布,全體人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)、領(lǐng)會,并堅決貫徹執(zhí)行。

c)本標(biāo)準(zhǔn)所要求的程序文件;

――程序(CCA2101:2008第2.5.6條)是為進行某項活動或過程所規(guī)定的途徑。程序可以形成文件,也可以不形成文件。當(dāng)程序形成文件時稱為書面程序或形成文件的程序或文件化的程序。含有程序的文件可稱為程序文件。

――程序文件屬于成本管理體系中的第二個層次文件,是組織實施成本管理體系并規(guī)范組織成本管理行為的重要管理文件,也是成本管理手冊的支持性文件,與手冊相比,程序文件更為具體的規(guī)定了實施成本管理工作的程序、方法和要求。成本管理體系程序文件是為進行成本管理活動或過程所規(guī)定的途徑。這個途徑應(yīng)該是組織從事成本管理活動或過程的最簡潔和最有效的,任何煩瑣和復(fù)雜的程序都不是成本管理體系所期望的。

――成本管理體系程序文件的內(nèi)容一般包括:目的、范圍、職責(zé)和權(quán)限、工作或活動程序、支持性文件和形成的記錄等。

d)規(guī)定成本水平的文件;

――規(guī)定成本水平的文件通常包括:成本目標(biāo)、成本計劃和成本動量標(biāo)準(zhǔn)等。

――成本目標(biāo)一般規(guī)定在成本管理手冊中;成本計劃(CCA2101:2008第2.8.4條)是指規(guī)定計劃期內(nèi)成本水平的文件。成本動量標(biāo)準(zhǔn)(CCA2101:2008第2.8.9條)是指闡明成本動量要求的文件。

――規(guī)定成本水平的文件屬于成本管理體系中的第三個層次文件,是組織成本發(fā)生和所要達(dá)到的成本水平的依據(jù),是規(guī)范組織成本發(fā)生行為的重要管理文件,也是成本管理手冊的支持性文件。

e)為確保成本發(fā)生過程得到有效控制和保持所需的文件;

――為確保成本發(fā)生過程得到有效控制和保持所需的文件通常包括:流程和作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、成本改進方案、成本放行的準(zhǔn)則、選擇、評價和認(rèn)定供方的準(zhǔn)則等。

――為確保成本發(fā)生過程得到有效控制和保持所需的文件,屬于成本管理體系中的第三個層次文件,是組織控制成本發(fā)生過程的依據(jù),是規(guī)范組織成本發(fā)生過程和行為的重要管理文件,也是成本管理手冊的支持性文件。

f)本標(biāo)準(zhǔn)所要求的成本記錄。

――記錄(CCA2101:2008第2.8.6條)是指闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動的證據(jù)的文件。

――本標(biāo)準(zhǔn)所要求的成本記錄(見CCA指南)。

●上述這六類成本管理體系文件分為三個層次(見下圖)。即第一層為成本管理手冊,其目的是按規(guī)定的成本戰(zhàn)略方針和目標(biāo)以及適用的標(biāo)準(zhǔn)描述成本管理體系,是成本管理體系的綱領(lǐng)性文件;第二層為成本管理體系程序文件,其目的是描述為實施成本管理體系要素所需要的各職能部門的活動,是提供如何完成活動的一致信息的文件;第三層為其他操作性的成本控制文件。

成本管理體系文件層次

●在確保成本發(fā)生過程得到控制的條件下,文件的數(shù)量應(yīng)盡可能少,以防止提高管理成本。組織所建立的成本管理體系是一個文件化的成本管理體系。這個文件化的成本管理體系其文件是大量的,這就給成本管理帶來了一定的難度,特別是文件管理。為了降低管理的難度和管理的成本,所以成本管理體系要求文件必須盡可能少。

●組織在實施成本管理的過程中不是說所有的活動(問題)都用文件加以規(guī)定,如果當(dāng)沒有文件就不能控制和保證成本時,那么組織就應(yīng)考慮建立文件,并用文件進行控制;如果當(dāng)沒有文件也能控制和保證成本時或不影響成本水平時,那么組織就可以不建立這個文件。也就是說對組織的某項活動當(dāng)人員意識和能力能夠保證成本時,組織可以不建立文件。所以,組織

不應(yīng)將所有的活動(問題)都用文件來控制。

●對上述這六類成本管理體系文件應(yīng)切實考慮成本控制的必要性。

●本標(biāo)準(zhǔn)出現(xiàn)“文件化的程序”之處,即要求組織建立該程序,形成文件并加以實施和保持。本標(biāo)準(zhǔn)所要求形成的程序文件一般有:

――《文件控制程序》;

――《記錄控制程序》;

――《產(chǎn)品成本設(shè)計控制程序》;

――《成本計劃控制程序》;

――《資源預(yù)算控制程序》;

――《成本風(fēng)險控制程序》;

――《成本核算控制程序》;

――《成本管理體系審核控制程序》;

――《不合格控制程序》;

――《預(yù)防和糾正措施控制程序》;

――《提高成本因素控制程序》。

●文件是高附加值的知識產(chǎn)權(quán),編寫成本管理體系文件是成本管理高增值的活動,體系文件作為一種軟實力,并不是提高成本因素,而是成本優(yōu)勢。

●文件的作用和價值。文件的價值是傳遞信息、溝通意圖、統(tǒng)一行動。在成本管理體系中的職責(zé)控制、文件控制、記錄控制、成本動量控制、作業(yè)控制、成本風(fēng)險控制、資源預(yù)算控制、成本計劃控制、成本放行控制、成本核算控制、體系審核控制、不合格控制、糾正和預(yù)防措施控制、提高成本因素控制等方面,使用文件均具有動態(tài)的高增值的作用,適宜的文件具有以下具體用途:

――提供產(chǎn)品成本水平的依據(jù)。

――提供成本發(fā)生過程的依據(jù)。

――提供評價成本管理體系有效性和持續(xù)的適宜性的依據(jù)和/或證據(jù)。

――提供降低成本和保持成本水平的依據(jù)。

――提供保持可追溯性、糾正和預(yù)防措施的依據(jù)和/或證據(jù)。

――提供適宜的培訓(xùn)。

――滿足要求和成本持續(xù)改進。

與其他要素條款間的相互關(guān)系

成本管理體系是文件化的管理體系,所有條款都有可能與文件相關(guān)。因此,文件總則條款對所有要素條款的相關(guān)文件都具有指導(dǎo)意義。

篇2:成本管理體系文件控制工作程序

成本管理體系文件控制程序

1、目的

文件是實施并保持成本管理體系的基礎(chǔ)和依據(jù),對文件進行控制是為了讓管理者使用唯一有效版本文件,防止誤用文件,以促進成本管理體系的有效運行。

2、范圍

本程序適用于本公司成本管理體系要求有關(guān)的所有文件。

3、職責(zé)

3.1成本部是文件控制的歸口管理部門,負(fù)責(zé)公司體系文件的控制與管理。

3.2各部門和單位的管理文件由各部門和單位管理與控制。

3.3各類文件的使用人員負(fù)責(zé)正確使用和維護文件。

4、工作程序

4.1文件的分類:

成本管理體系文件包括:

a)綱領(lǐng)性文件:成本管理手冊;

b)程序性文件:各種控制程序;

c)控制成本水平和發(fā)生過程的文件:各種規(guī)章制度、各種定額或標(biāo)準(zhǔn)成本、成本預(yù)算、成本計劃、成本控制方案等。

上述三個層次文件的關(guān)系見《成本管理手冊》第3.4.1.4條。

4.2文件的編制

4.2.1文件的編制應(yīng)按規(guī)定的職責(zé)進行,成本管理體系綱領(lǐng)性文件和程序性文件由成本部組織編制,控制成本水平和發(fā)生過程的文件由相應(yīng)的職能部門和單位負(fù)責(zé)編制。

4.2.2文件的編制應(yīng)注意:

a)與成本管理體系要求的其他文件相適應(yīng),注意與其他文件的相容性,不得與其他文件相抵觸或矛盾;

b)所編制的文件內(nèi)容應(yīng)盡可能全面、系統(tǒng),該說的一定要說到;

c)所編制的文件一定要結(jié)合本公司的實際情況,注意文件的可操作性;

d)所編制的文件,不得與成本管理標(biāo)準(zhǔn)和有關(guān)法律法規(guī)相抵觸;

e)成本管理體系文件必須覆蓋和符合所依據(jù)的成本管理標(biāo)準(zhǔn);

f)文件作為成本管理活動的依據(jù),其內(nèi)容必須科學(xué)合理并確保文件的適用性。

4.3文件的評審

4.3.1文件的編寫完成后和在實施過程中必須進行評審,確保其充分性和適宜性。文件的評審應(yīng)由文件的批準(zhǔn)人或文件主管部門組織進行,并做好《文件評審記錄》。

4.3.2對文件評審的結(jié)果,可確定是否需要修改和補充或更新文件,如果需要修改文件,修改后必須再次得到批準(zhǔn)。

4.3.3文件評審的方式可采用會議評審,也可采用會簽評審。

4.4文件的批準(zhǔn)

4.4.1文件的批準(zhǔn)應(yīng)按授權(quán)范圍進行,總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)《成本管理手冊》,體系負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)批準(zhǔn)程序文件,第三層控制成本水平和發(fā)生過程的文件及其他文件應(yīng)由相應(yīng)層次的授權(quán)人批準(zhǔn)。

4.4.2未得到有關(guān)授權(quán)人批準(zhǔn)的文件屬無效文件,一律不得使用,使用文件的部門/單位和各類人員在使用文件之前應(yīng)首先確認(rèn)文件批準(zhǔn)的有效性。

4.4.3文件批準(zhǔn)的方式應(yīng)以授權(quán)人員的簽字為準(zhǔn)。

4.4.4對外來文件,相關(guān)授權(quán)人員也應(yīng)進行批準(zhǔn),批準(zhǔn)時應(yīng)主要考慮文件的適用性。

4.5文件的發(fā)放

4.5.1文件的發(fā)放由各文件管理部門進行,其發(fā)放的范圍應(yīng)得到批準(zhǔn),并嚴(yán)格按已批準(zhǔn)的發(fā)放范圍進行發(fā)放,確保使用成本管理體系文件的各場所都能及時得到文件的有效版本。

4.5.2受控文件的發(fā)放,由各部門的文件管理人員填寫《文件發(fā)放登記表》,并注明分發(fā)的受控號,文件的領(lǐng)用人應(yīng)在《文件發(fā)放登記表》中簽字領(lǐng)取,便于追溯。

4.5.3文件代收人員領(lǐng)取文件后應(yīng)及時將文件送達(dá)到有關(guān)人員,以防止因文件影響成本管理活動。

4.6文件的使用

4.6.1文件使用部門及文件持有人,在使用文件時應(yīng)全面理解,正確使用,使文件真正發(fā)揮指導(dǎo)和規(guī)范成本管理活動和成本管理行為的作用。

4.6.2文件在使用時各部門和單位及各類人員必須按《現(xiàn)行受控文件清單》中所規(guī)定的文件范圍使用文件,并識別是否是現(xiàn)行修訂狀態(tài)的有效版本,清單以外的文件不得使用。

4.6.3文件在使用過程中各部門和單位及各類人員應(yīng)保護和貯存好文件,以防止文件的損壞、丟失,當(dāng)所使用的文件損壞嚴(yán)重,影響使用時,文件持有人或文件管理員應(yīng)到文件管理部門辦理更換手續(xù),交回破損的文件,補發(fā)新文件,其分發(fā)號可繼續(xù)沿用原分發(fā)號,文件管理部門在補發(fā)新文件時仍執(zhí)行4.5.2條規(guī)定。

4.6.4文件管理部門對已收回的破損文件的處理,按4.9條規(guī)定執(zhí)行。

4.6.5當(dāng)文件使用部門/單位和使用人員不慎丟失文件后,應(yīng)按4.6.3條有關(guān)規(guī)定辦理補發(fā)手續(xù),但責(zé)任人必須做出書面檢討或說明原因。若文件管理部門在補發(fā)文件時,給出新的分發(fā)控制號,應(yīng)注明丟失文件的分發(fā)號作廢,必要時將丟失的文件通知有關(guān)部門和單位。

4.6.6文件在使用過程中,如果發(fā)現(xiàn)文件不適用或不可操作時,有關(guān)部門/單位和人員應(yīng)予以記錄,并與文件管理部門聯(lián)系更改,可按4.7條有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

4.7文件的更改

4.7.1文件的更改,應(yīng)由文件的使用部門或文件管理部門提出,并說明更改原因,報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。具體實施由文件的主管部門組織進行,并做好《文件更改記錄》。

4.7.2文件更改的批準(zhǔn),原則上應(yīng)由原批準(zhǔn)人批準(zhǔn),如原批準(zhǔn)人不在時,可由接替其職務(wù)的人員進行批準(zhǔn),但必須掌握原批準(zhǔn)依據(jù)的有關(guān)背景資料。

4.7.3文件更改后,由文件管理員進行換頁處理,并注明更改狀態(tài)標(biāo)識和生效日期。對重要更改,由文件主管部門領(lǐng)導(dǎo)召開相關(guān)部門負(fù)責(zé)人會議,闡明更改內(nèi)容和性質(zhì),并將更改后的精神層層傳達(dá)到各使用人。

4.7.4文件更改后,文件主管部門應(yīng)及時修訂《現(xiàn)行受控文件清單》中的更改狀態(tài),確保各使用場合能識別文件的現(xiàn)行修訂狀態(tài),防止誤用文件。

4.8文件的換版

4.8.1文件可多次更改(修訂狀態(tài)從0-9),當(dāng)文件需進行大幅度更改時,應(yīng)進行換版,原版次文件作廢,換發(fā)新版本文件。

4.8.2換版后的文件仍按4.7.2條規(guī)定進行審批,其發(fā)放仍按4.5.2條規(guī)定執(zhí)行。

4.8.3換版后的文件發(fā)放時,應(yīng)收回原版次的作廢文件,并按4.9條有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

4.9文件的作廢與處理

4.9.1作廢的文件應(yīng)由文件管理部門按《文件發(fā)放登記表》中的發(fā)放狀態(tài)收回,并填寫《作廢文件登記表》,確保從所有使用場所收回所有失效和/或作廢的文件,以防止失效和/或

作廢文件的非預(yù)期使用。

4.9.2對收回的失效和/或作廢的文件,文件管理部門應(yīng)統(tǒng)一銷毀,并作好《文件銷毀記錄》。

4.9.3對需要作為歷史資料保留的作廢文件,應(yīng)由文件管理部門加蓋“作廢保留文件”印章進行標(biāo)識。對作廢保留的文件只能用于資料參考或追溯歷史情況,不能用于指導(dǎo)成本管理活動和向高層領(lǐng)導(dǎo)提供決策的依據(jù)。

4.10文件的管理

4.10.1文件應(yīng)有唯一性的準(zhǔn)確標(biāo)識,以確保有效使用。各部門和單位應(yīng)按以下編號規(guī)則正確實施文件編號。

注:文件類號:SC――成本管理手冊

C*――程序文件

GZ――規(guī)章制度

YS――預(yù)算

DE――定額

JH――計劃

FA――方案

例:《文件控制程序》的編號為:××/C*-01-2006其中:××――××機械制造有限公司;C*――程序文件;01――第1號程序文件;2006――2006年版。

4.10.2文件的底稿及打印件均應(yīng)歸檔保存,文件管理員應(yīng)填寫《文件檔案登記表》。為防止電子版文件丟失,所有電子版文件均應(yīng)有備份,并進行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識。

4.10.3使用文件的人員在借閱有關(guān)文件時,應(yīng)辦理借閱手續(xù),經(jīng)有關(guān)人員批準(zhǔn)后方可借閱,并保證在規(guī)定的期限內(nèi)歸還所借閱的文件,到期未歸還的,應(yīng)由文件管理員負(fù)責(zé)收回,原版文件一律不得外借,以防止其丟失或損壞。

4.10.4為提供信任向外部(包括:政府機構(gòu)、行業(yè)協(xié)會、上級主管部門、顧客等)提供文件,以證實本公司成本管理和成本保證能力時,文件主管部門只提供《成本管理手冊》,不得提供程序性和控制成本水平及發(fā)生過程的文件,若必須提供第二層和第三層文件時,應(yīng)由體系負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。當(dāng)所提供的受控文件修改時,也應(yīng)按4.9.1條規(guī)定收回作廢文件,更換新文件。

4.10.5各部門和單位應(yīng)建立本部門/單位的《現(xiàn)行受控文件清單》,報成本部。成本部負(fù)責(zé)建立并定期公布全公司的《現(xiàn)行受控文件清單》,并在清單中標(biāo)明所有文件的現(xiàn)行修訂狀態(tài),以確保各部門和各類人員能識別文件的現(xiàn)行修訂狀態(tài),并按規(guī)定的文件范圍使用現(xiàn)行文件的有效版本。

4.10.6受控文件應(yīng)加蓋“受控文件”印章作為受控的標(biāo)識,非受控文件可不作非受控標(biāo)識,但仍然按規(guī)定進行編號。

4.10.7文件復(fù)制(包括:復(fù)印、拷貝等),必須經(jīng)本部門/單位或文件主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),并按批準(zhǔn)的份數(shù)復(fù)制。受控文件的復(fù)制必須重新加蓋“受控文件”印章,復(fù)制件的發(fā)放,也應(yīng)按4.5.2條規(guī)定執(zhí)行。

4.10.8各部門和單位使用的有效文件,應(yīng)保持清晰可辯,標(biāo)識正確,易于識別,存貯應(yīng)便于檢索,可利用文件的目錄和文件的編號進行分類,確保使用時能快速查找。

4.10.9文件主管部門和各部門/單位的文件管理員應(yīng)按規(guī)定檢查各類現(xiàn)行文件的有效性,并填寫《文件有效性檢查記錄》,發(fā)現(xiàn)問題,及時處理。

4.10.10各部門和單位對現(xiàn)行文件的使用、歸檔、保存、借閱、復(fù)制、銷毀和向外部提供等環(huán)節(jié),應(yīng)注意文件的保密性,對文件的保密內(nèi)容不得向外透漏,必要時應(yīng)在文件上進行密級標(biāo)識。

4.11外來文件的控制

文件的歸口主管部門和各類文件的管理部門及單位應(yīng)確保識別外來文件,必要時對外來文件進行標(biāo)識。直接引用的外來文件,如標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)等,應(yīng)由文件歸口管理部門的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,方可使用。對外來文件的發(fā)放、作廢、處理和管理可參照4.5條、4.9條和4.10條規(guī)定執(zhí)行。

4.12對提供信任的客觀證據(jù)文件――記錄的控制,應(yīng)按《記錄控制程序》執(zhí)行。

4.13文件是信息及其承載媒體,這種媒體可以是紙張、計算機磁盤、光盤、照片、樣件、電子媒體或他們的組合。

5、相關(guān)/支持性文件

5.1《記錄控制程序》

6、記錄

6.1《文件發(fā)放登記表》

6.2《文件評審記錄》

6.3《現(xiàn)行受控文件清單》

6.4《文件更改記錄》

6.5《文件銷毀記錄》

6.6《作廢文件登記表》

6.7《文件歸檔登記表》

6.8《文件有效性檢查記錄》

6.9《文件更改申請單》