工程項目管理體系:記錄管理

1記錄控制范圍:質量管理體系、環境管理體系、職業健康安全管理體系中規定要求的記錄以及在體系運行中形成的其他記錄(包括文字資料、照片、磁帶、軟盤等)等。

2記錄流程圖

記錄的分類→記錄的編制及編號→記錄的填寫、編目→記錄的保存期及審批→記錄的收集保存及銷毀→記錄的查閱、借閱

3記錄的分類

1、程序文件中規定的記錄;

2、項目管理計劃/實施性施工組織設計中規定的記錄;

3、公司管理性文件、作業指導書中規定的記錄;

4、國家、行業、業主規定的記錄;

5、來自顧客、供應商、分包商的記錄;

6、錄音帶、錄象機、照片等記錄。

4記錄的編制及編號

1、編制要求

a、記錄表格應根據其重要性和必要性確定其內容和深度,具有操作性,以滿足使用的要求;

b、記錄應能準確反映工序過程、管理活動、體系運行的狀況;

c、記錄表格必須規定保存期,并經授權人批準其適用性。

2.記錄的編制及編號:

a、納入程序文件的記錄,使用由公司機關各職能部門編制、企管部審核后統一的編號標識;

b、施工現場采用的國家、行業及管理體系程序中未引出的記錄,按照有關規定自行控制;

c、錄音帶、錄象機、照片、等記錄由項目部自行編碼作為該記錄的編號。

5記錄的填寫

1、填寫記錄一律用鋼筆/簽字筆填寫,做到字跡清晰、整潔,易于識別,填寫內容齊全完整;

2、記錄一經填寫,原則上不允許涂改,以確保其原始性和可追溯性,如經確實與原記錄有誤,必須更正的,采用"杠改",必要時標注更正日期。

6記錄的編目

1、管理、執行和驗證人員在填寫完記錄后應對其進行有效編目,以便于檢索,方法自定,以達到易識別的目的;

2、對于收集來的記錄,應保留原編碼;如需二次編碼,可在記錄適當位置重新編碼。

7記錄的收集、保存

1、項目部記錄由各部門收集、整理、編目和保存;

2、項目部各職能部門檢查、監督相關活動的管理情況時,應填寫《管理活動檢查記錄表》;

3、記錄保管人員編制《記錄目錄清單》,定期檢查、清點,對破損和模糊不清的記錄進行及時修補和復制,記錄保管人員工作調動時,必須辦理移交手續;

4、記錄應妥善保存,便于檢索,并注意作好防火、防蟲蛀、防潮等工作,以磁帶、軟盤等載體保存的記錄要做好防壓、防磁、防曬等工作,并及時備份,保持內容完整。

8記錄的銷毀

項目部各職能部門按照《記錄保存期限一覽表》及《管理記錄清單》中的保存期限要求保存相關記錄,記錄保存期限到期后,需保留的文件標注作廢保留標識,無需保留的采取碎紙方式進行處理,并填寫《記錄處理審批單》。

9記錄的查閱、借閱

借/查閱記錄必須經記錄保管部門領導批準,借/查閱人員填寫《文件借閱登記表》后,方可借查閱。借查閱人員應保持所借查閱記錄的完整性。

篇2:質量管理體系現場填寫審核記錄要求

質量管理體系現場審核記錄填寫要求

質量管理體系現場審核記錄中應描述從4.1到8.5.3的全部條款,當組織對某一條款刪減時,在現場審核記錄中應標出條款刪減的編號并說明原因,不能漏審條款。現場審核記錄所填寫的內容包括:現場審核到的符合和不符合質量管理體系要求的客觀事實,能夠為認證機構評價組織質量體系運行的有效性提供證據,具體要求如下:

4.1質量體系總要求

簡要介紹組織按標準要求建立了文件化的質量體系,體系中所確定的過程及內審、管理評審、持續改進實施的符合性。該條款也可以在各條款審完之后綜合描述。

4.2.1文件要求總則

質量體系文件層次,質量手冊,質量程序文件數量,作業文件數量,質量記錄數量。

4.2.2質量手冊

簡要介紹質量手冊中對有關條款的刪減及其符合性,過程描述的符合性,是否引用程序文件。

4.2.3文件控制

審核到的“文件控制程序”及是否符合“標準”要求;抽查質量體系文件是否經審批,是否有受控標識(抽數量不少于3個);需要文件的部門和場所是否得到適用文件的有效版本;外來文件是否有識別標識并受到控制,是否發放到需要的部門和場所;文件更改控制的符合性;作廢文件控制的符合性。

4.2.4記錄的控制

審核到的“質量記錄控制程序”及是否符合“標準”要求;抽查到的質量記錄名稱、保存期限,以及質量記錄控制符合與不符合質量體系要求的客觀證據。

5.1管理承諾

最高管理者如何作出管理承諾,包括:顧客要求,適用的法律法規要求、國家、行業標準,方針、目標、管理評審、資源保障。

5.2以顧客為關注焦點

最高管理者如何了解到顧客的要求,如何確保滿足顧客的要求。

5.3質量方針

質量方針內容是否包括對滿足要求和持續改進的承諾;制訂的指導思想;如何貫徹實施;是否對適宜性進行定期評審。

5.4.1質量目標

質量目標是否分解,是否包括產品要求的內容,并可測量。

5.2.4質量管理體系策劃

質量體系策劃方案或質量體系建立工作計劃;質量體系變更時是否策劃,以保持質量體系的完整性。

5.5.1職責和權限

組織內各級人員的職責是否有明確規定,各級人員是否清楚這種規定。

5.5.2管理者代表

是否指定了管理者代表,管理者代表是否清楚自己的職責。

5.5.3內部溝通

為保證質量體系有效運行,組織采取哪些內部溝通方式,如:會議、簡報等。

5.6管理評審

管理評審的時間間隔是否符合要求,管理評審的時間和主持者;管理評審的內容(評審輸入);管理評審提出的問題(評審輸出);對問題的原因分析,采取、實施的改進、糾正或預防措施及有效性證實(8.5.1、8.5.2、8.5.3)。

6.1資源的提供

組織為實施、保持和持續改進質量體系確定并提供哪些資源。

6.2人力資源(能力、意識和培訓)

是否規定了從事影響產品質量工作人員的“資格、能力要求”;依據所規定的“能力要求”對人員進行了能力評定;對未滿足能力要求的人員采取、實施了哪些措施(如培訓等);采取措施有效性評價的證據;抽查了哪些人員的培訓記錄或資格證書。

6.3基礎設施

組織為保證產品符合要求,具備哪些設施、設備和支持性服務設施,并對其進行維護的客觀證據。

6.4工作環境

為保證產品質量是否確定了工作環境的要求,對工作環境符合性實施了現場審核的客觀證據。

7.1產品實現的策劃

對產品、項目或合同是否進行了策劃,策劃結果的證據。

7.2.1與產品有關的要求的確定

組織采取了哪些方式以確定顧客的要求和適用的法律、法規要求,如:市場調研、走訪顧客等。

7.2.2與產品有關的要求的評審

抽查了哪些顧客合同的評審記錄(抽樣量不少于3個,少于3個應說明原因),合同評審的日期和合同簽訂日期,參加評審者,評審內容;口頭合同執行情況;合同變更的執行情況。

7.2.3顧客溝通

組織采取了哪些與顧客溝通的方式;組織在產品提供之前、提供之中、提供之后與顧客溝通的客觀證據;將顧客反饋的質量信息為持續改進提供機會(8.5.1)。

7.3設計和開發

設計和開發策劃、設計和開發評審、設計和開發驗證、設計和開發確認、設計和開發更改的控制符合和不符合質量體系要求的客觀證據。

7.4.1采購過程

是否制定了選擇、評價和重新評價供方的準則,抽查了哪些供方的什么評價記錄(抽樣量不少于3個,少于3個應說明原因)

7.4.2采購信息

采購文件是否規定了產品的規格、型號、執行標準、質量要求等內容,組織如何保證采購文件所規定的要求是充分與適宜的。

7.4.3采購產品的驗證

采購產品驗證的執行情況。

7.5.1生產和服務提供

組織質量體系所覆蓋產品生產過程所需的控制文件和實施過程控制的證據;使用的生產設備和設備的維護情況;現場使用的測量設備;關鍵過程控制情況;放行和內、外部交付活動實施的符合性及售后服務的實施情況。對28F類和有現場安裝過程的企業審核時,審核施工(安裝)過程的記錄應清楚地描述:施工現場的過程控制符合或不符合質量體系要求的客觀證據,從審核記錄中能清楚地看出審核員審核了施工(安裝)現場。

7.5.2生產和服務提供過程的確認(特殊過程)

組織確認了哪些過程為特殊過程;特殊過程能力評定準則和進行了評價的客觀證據(包括工藝、設備和操作者資格);實施過程監控的客觀證據。

7.5.3標識和可追溯性

在生產現場和庫房審核該條款時,應記錄審核到的產品名稱、標識方法、標識內容等;以及采取了哪些可追溯性標識方法。

7.5.4顧客財產

如果組織沒有顧客提供產品時,審核記錄中在相關部門對該要素要有說明,如:“無顧客提供產品”,并在審核計劃和審核報告矩陣表中有相應的安排和標識,不能漏審條款。

7.5.5產品防護

產品搬運、包裝、貯存和交付過程中實施防護的客觀證據。

7.6監視和測量裝置

的控制

檢驗、測量和試驗設備控制符合與不符合質量體系要求的客觀證據。

8.1測量、分析和改進-總則

為保證產品和質量體系符合性及持續改進的有效性進行策劃的證實材料;采用了哪些統計技術。

8.2.1顧客滿意

顧客反饋的質量信息或顧客滿意調查表或市場調研證實材料等及對顧客滿意度分析評價的證據和分析評價的頻次和方法。利用分析結果為持續改進和采取預防措施提供機會(8.4、8.5.1、8.5.3)。

8.2.2內部審核

審核到的“內部審核控制程序”及是否符合“標準”要求;內審計劃和實施內審記錄,內審不合格報告,審核報告是否對質量體系運行的有效性進行了綜合評價;審核員的獨立性、公正性。對發現的不合格是否進行了原因分析,采取、實施了糾正和預防措施,并驗證其實施效果。(8.5.2)。

8.2.3過程的監視和測量

對關鍵過程進行控制的客觀證據,或主管(負責)部門對執行部門進行定期檢查的客觀證據,或實施工序審核的客觀證據。

8.2.4產品的監視和測量

進貨檢驗、過程檢驗、最終檢驗符合與不符合質量體系要求的客觀證據包括:檢驗規范及編制依據、檢驗記錄及對“規范”的符合性、檢驗員資格等。

8.3不合格品控制

審核到的“不合格品控制程序”及是否符合“標準”要求;不合格品控制符合與不符合要求的客觀證據。

8.4數據分析

對顧客滿意度、產品實現過程(包括進貨檢驗、產品加工、過程檢驗、最終檢驗)所產生數據進行分析的客觀證據,并利用數據分析結果為持續改進和采取預防措施提供機會(8.5.1、8.5.3)。

8.5.1持續改進

組織通過管理評審和數據分析等活動進行持續改進和有效性評價的客觀證據;是否開展了質量改進活動及實施證據。

8.5.2糾正措施

審核到的“糾正措施控制程序”及是否符合“標準”要求;組織通過對不合格進行原因分析,采取、實施糾正措施并驗證其有效行的客觀證據。

8.5.3預防措施

審核到的“預防措施控制程序”及是否符合“標準”要求;組織通過管理評審或過程監控或數據分析等活動對潛在的不合格進行原因分析,采取、實施預防措施并驗證其有效行的客觀證據。

上述現場審核記錄的填寫要點,不是審查“記錄”的唯一標準,編寫的目的僅為參加質量管理體系審核的審核員提供參考,隨著對ISO9001:2000標準的深入理解和質量管理體系總部對現場審核記錄的進一步要求,對現場審核記錄應填寫內容的要求將逐步完善。

篇3:成本管理體系記錄控制工作程序

成本管理體系記錄控制程序

1、目的

記錄是證實成本管理、成本水平和成本發生過程符合要求及成本管理體系有效運行的證據性文件,對記錄進行控制是為了更有效地開展分析、采取糾正和預防措施以及為保持和改進成本管理體系有效性提供信息。

2、范圍

本程序適用于本公司與成本管理體系的運行和成本水平、成本發生過程的控制有關的所有記錄。

3、職責

3.1成本部是記錄控制的歸口管理部門,負責全公司成本記錄的策劃、建立以及對各部門和單位記錄的檢查、監督和指導的管理與控制。

3.2各部門和單位負責本部門和本單位記錄的管理與控制。

3.3實施記錄的有關人員應按規定填寫記錄,并對記錄的真實性、準確性、及時性、充分性負責。

4、工作程序

4.1記錄一般分為:

a)與成本管理體系運行有關的記錄;

b)與成本水平和成本發生過程控制有關的記錄。

4.2記錄表格的設計

4.2.1成本部應組織有關部門和單位對本公司成本管理體系運行和成本水平以及成本發生過程的控制都需要建立哪些記錄進行識別和策劃,并提出《記錄表格清單》。

4.2.2成本部負責制定《記錄表格設計規范》以確保全公司所有記錄表格的統一性和規范性。

4.2.3各部門和單位應依據《記錄表格清單》,結合本部門或本單位、本專業和成本管理活動實際的情況,按照《記錄表格設計規范》,自行設計記錄表格。表格設計完成后,其表格的形式及內容應報成本部進行審查,經審查通過后,成本部應形成全公司的《記錄表格樣冊》,各部門和單位應按樣冊規定的表式制備記錄表格。

4.2.4記錄表格的修改應執行4.2.3條規定,并調整《記錄表格樣冊》,作廢的記錄表格應全部收回。

4.3記錄的標識

4.3.1記錄應有唯一性的準確標識,以保持可追溯性。各部門和單位應按以下編號規則正確實施記錄的編號:

例:《文件發放登記表》的編號為:××3.4.2-01其中:××――××機械制造有限公司;3.4.2――CCA2102:2005成本管理體系標準條款號;01――第1號記錄表。

4.3.2記錄的名稱應準確概括其活動內容,不得重名,各部門和單位在策劃和設計表格時應予以注意。

4.4記錄的填寫

4.4.1各部門和單位實施記錄的人員應認真填寫記錄,確保理解記錄表格中所要求的填寫內容,字跡應清晰可辨,所記錄的活動應真實、數據準確、記錄完整、全面、充分、記錄的傳遞、送達和收取應做到及時。

4.4.2記錄的填寫不得涂抹、省略。

4.4.3記錄不許修改,但可勘誤。

4.5記錄的貯存

4.5.1記錄的貯存應有適宜的貯存條件,做到專柜存放,專人管理,并建立《記錄保管臺帳》。

4.5.2記錄的貯存應有防潮、防盜、防火、防霉爛、防蟲蛀等措施。

4.6記錄的檢索

4.6.1對歸檔保存或以其他方式保存的記錄應進行編目和分類,便于檢索,查閱時應易查找,借閱時應辦理借閱手續。

4.6.2當公司外部組織(包括:政府機構、行業協會、上級主管部門、顧客等)要求提供記錄時,應在商定的期限內按時向其代表提供所要查閱的記錄。

4.7記錄的保護

各部門和單位應保護好記錄,妥善保管,確保不丟失、損壞和變質。

4.8記錄的保存限期

4.8.1上級有規定或有要求的按上級規定或要求的保存期限執行。

4.8.2供方的評價記錄應保存到與其終止合同為止。

4.8.3成本管理體系運行的記錄一般保存3-5年。

4.8.4與會計有關的記錄按會計制度執行。

4.8.5記錄具體的保存限期應由成本部根據本公司產品特點、法規要求及合同要求另行規定。

4.9記錄處置

成本部對已超過保存期限或已作廢的記錄,應及時收回并銷毀。銷毀時應辦理審批手續,做好記錄,按規定的方式和程序進行銷毀,并注意防止保密內容的泄露。

4.10國家及行業規定的記錄表格,應按其有關規定執行。

5、相關/支持性文件

5.1《記錄表格設計規范》

6、記錄

6.1《記錄保管臺帳》

6.2《記錄表格清單》

6.3《記錄借閱登記表》

6.4《記錄表格的建立和修改審批表》