某酒店日常采購管理制度

第一章總則

第一條為保證酒店采購工作的計劃性和統(tǒng)籌性,合理控制成本,促進(jìn)內(nèi)部協(xié)調(diào),加強內(nèi)部控制,提高工作效率,特制定日常采購管理制度(以下簡稱《制度》)。

第二條本《制度》適用酒店經(jīng)營管理日常采購工作。

第三條本《制度》由總則、組織機構(gòu)及職責(zé)、采購工作內(nèi)容、采購程序、采購業(yè)務(wù)實施規(guī)范、責(zé)任與獎罰和附則七個部分組成。

第二章組織機構(gòu)及職責(zé)

第四條組織機構(gòu)

酒店庫房部負(fù)責(zé)庫存物資管理,根據(jù)庫存物資消耗情況提報庫存物資的補庫計劃。庫房部對因庫存盤點把關(guān)不嚴(yán)造成超額或短缺采購,導(dǎo)致酒店受損或無法正常運轉(zhuǎn)負(fù)責(zé)。

使用部門負(fù)責(zé)根據(jù)日常經(jīng)營和管理的消耗進(jìn)行科學(xué)合理預(yù)測,提報月度采購計劃需求。

酒店設(shè)立專職采購部,牽頭組織編制定期采購計劃,并全面負(fù)責(zé)酒店物資采購的具體實施工作。采購部隸屬酒店財務(wù)部系統(tǒng),業(yè)務(wù)上同時接受管理公司采購部業(yè)務(wù)監(jiān)督與考核。

酒店成立定價評審小組:由采購部經(jīng)理、使用部門負(fù)責(zé)人(食品原材料定價須由廚師長和餐飲部負(fù)責(zé)人同時參加)、財務(wù)負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理組成,酒店總經(jīng)理任組長。各酒店食品原材料固定周期內(nèi)的定價由評審小組評定后執(zhí)行。

第五條酒店采購部組織架構(gòu)

第六條采購部經(jīng)理工作職責(zé)

1、負(fù)責(zé)持續(xù)完善酒店采購制度,細(xì)化采購流程,規(guī)范臺賬管理,確保采購質(zhì)量,控制采購成本,提高采購效率,保證物資采購管理體系的完整與科學(xué)。

2、根據(jù)公司招標(biāo)管理相關(guān)規(guī)定,牽頭組織實施酒店權(quán)限內(nèi)的招標(biāo)采購。

3、掌握物資使用情況和庫存物資動態(tài),牽頭組織有關(guān)部門根據(jù)實際經(jīng)營情況,合理、科學(xué)地編制并審核年度、季度、月度采購計劃。配合成控部門做好物資平衡工作,及時處理呆滯物資,加速物資周轉(zhuǎn)。

4、組織實施酒店日常物資采購供應(yīng)工作,審核所有《采購申請單》、訂貨單,按程序上報經(jīng)審批后實施采購。

5、建立和維護(hù)價格管理體系,定期了解市場行情和價格信息,堅持貨比三家的原則,落實詢、比、定價,控制物資采購成本。

6、開辟和維護(hù)優(yōu)質(zhì)供貨渠道,落實"1+2+n"的供應(yīng)商管理方式,保證供貨的及時性和質(zhì)優(yōu)價廉。

7、按公司規(guī)定加強合同的管理,嚴(yán)格把關(guān)合同條款,保證合同的正常履約,防止經(jīng)營風(fēng)險。

8、負(fù)責(zé)下屬的業(yè)務(wù)知識和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。

9、完成領(lǐng)導(dǎo)及上級業(yè)務(wù)部門交辦的其他工作。

相關(guān)權(quán)限:

1、部門備用金的支配權(quán)。

2、對采購程序執(zhí)行情況的獎懲建議權(quán)。

3、下屬考核權(quán)與獎懲權(quán)。

4、部門日常行政工作的安排。

第七條雜品類采購工作職責(zé)

1、熟悉酒店各部門對雜品的需求以及倉庫存貨情況,掌握物品市場的供應(yīng)情況以及各類物品的價格行情和信息。并對搜集回來的資料進(jìn)行歸類整理。

2、以采購計劃為依據(jù),負(fù)責(zé)審核各部門的采購申請單,與倉庫密切溝通,避免出現(xiàn)庫存積壓現(xiàn)象,確保不出現(xiàn)重復(fù)采購。

3、堅持貨比三家的原則,對各部門申購單和申購計劃做好詢比定價,并報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。

4、采購?fù)戤?要配合倉庫做好物品入庫的驗收工作。采購的物品要確保價格合理、質(zhì)量可靠,對不符合采購要求的物品負(fù)責(zé)辦理退貨或調(diào)換工作。

5、嚴(yán)格執(zhí)行公司各項制度,辦理各類付款的簽批手續(xù)。

6、負(fù)責(zé)供應(yīng)商信息庫的不斷更新及合同臺賬維護(hù)工作。

7、根據(jù)酒店的實際經(jīng)營情況,積極拓展供應(yīng)渠道,主動發(fā)現(xiàn)市場新產(chǎn)品,調(diào)整新貨源并及時上報,為酒店節(jié)省采購成本。

8、保質(zhì)保量完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

第八條食品類采購工作職責(zé)

1、全面負(fù)責(zé)店內(nèi)所有煙、酒、食品類物品的采購工作,保證營運部門工作的連續(xù)性、時效性。

2、熟悉酒店各部門對食品的需用要求以及倉庫存貨情況,掌握食品市場的供應(yīng)情況以及各類物品的價格行情和信息。并對搜集回來的資料進(jìn)行歸類整理。

3、堅持貨比三家的原則,做好食品原材料的詢比定價工作。并報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。

4、確保所購食品來源的合法性、安全性,保證各類食品證件的齊全。

5、采購?fù)戤?要配合倉庫做好物品入庫的驗收工作。采購的物品要確保價格合理、質(zhì)量可靠,對不符合采購要求的食品負(fù)責(zé)辦理退貨或調(diào)換工作。

6、嚴(yán)格執(zhí)行公司各項制度,辦理各類付款的簽批手續(xù)。

7、根據(jù)酒店的實際經(jīng)營情況,積極拓展供應(yīng)渠道,主動發(fā)現(xiàn)市場新產(chǎn)品,調(diào)整新貨源并及時上報,為酒店節(jié)省采購成本。

8、負(fù)責(zé)供應(yīng)商信息庫的不斷更新及合同臺賬維護(hù)工作。

9、保質(zhì)保量完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

第三章采購工作內(nèi)容

第九條采購方案制定

采購物資要滿足使用部門對質(zhì)量、數(shù)量和時限性的要求,同時避免過量采購帶來的壓庫風(fēng)險,且價格要符合市場行情,達(dá)到控制成本的目的。合理的采購方案制定要考慮以下幾個方面:

1、數(shù)量:申購數(shù)量由使用部門提報(建議訂貨量,以及申報理由),倉庫校核(考慮合理庫存量和實際庫存量),采購部門依據(jù)上述條件對實際采購數(shù)量進(jìn)一步核算。在滿足經(jīng)營的前提下,壓低控制庫存量,減少資金占壓。對于日常消耗量大且波動價值較低物資,可適當(dāng)增大安全庫存。

2、質(zhì)量和價格:須采取供應(yīng)商實物封樣或者照片封樣的方式保證驗貨標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一,質(zhì)量必須經(jīng)使用部門確認(rèn)。嚴(yán)格按照詢比定價的原則執(zhí)行價格結(jié)算,采購單上須標(biāo)明三家以上可比供應(yīng)商的報價及聯(lián)系方式,堅持同等質(zhì)量比價格。

3、進(jìn)貨地點:按照在比價的前提下就近購買的原則,確保供貨及時性。

4、供應(yīng)時間:以綜合考慮最低庫存量及消耗速度和實際使用量為依據(jù),在供應(yīng)商協(xié)議上明確約定供應(yīng)時間,以防缺貨影響經(jīng)營管理。

5、供應(yīng)商:建立可靠穩(wěn)定信譽好的供應(yīng)商檔案,確保擁有"1+2+n"的供應(yīng)商資源,以公平的競爭機制實現(xiàn)優(yōu)質(zhì)、優(yōu)價、及時的物資供應(yīng),除非特別采購請示,日常采購應(yīng)由合格供應(yīng)商供應(yīng)。

第十條采購計劃制定

采購計劃包含計劃內(nèi)申購(月度采購計劃)和計劃外申購(采購申請單)。

1、審批后的采購計劃最終匯總采購部組織實施,必須明確所需物品的名稱、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量及到貨時間要求,到貨時間須滿足采購周期的一般要求。

2、因采購計劃編制不當(dāng)而造成浪費和損失,按照所負(fù)

責(zé)的節(jié)點分別由申報部門、庫房、采購負(fù)責(zé)。對因庫存盤點把關(guān)不嚴(yán)造成超額或短缺采購,其損失由庫房負(fù)責(zé);對于日常消耗估測嚴(yán)重不準(zhǔn)造成的超額或短缺,其損失由使用部門負(fù)責(zé);對于計劃審核測算錯誤或供貨不及時造成的損失由采購部負(fù)責(zé)。

第十一條申購

申購的分類:計劃內(nèi)申購和計劃外申購

1、計劃內(nèi)申購是指由倉庫按酒店批準(zhǔn)的常備物品采購計劃按供貨周期分批進(jìn)行的申購。

2、計劃外申購是指確屬日常需要,但是在計劃中沒有涵蓋,臨時提出的采購,各部門填寫《采購申請單》(見附件一:《采購申請單》)經(jīng)庫房校核、采購部核算后逐級上報審批。

第十二條采購實施

1、對于大宗物資(指全年大批量、單件價值高或單項品種達(dá)到一定規(guī)模的物資)采取招標(biāo)的辦法進(jìn)行采購。具體工作事項可參照《酒店管理公司招標(biāo)采購管理制度》。

2、采購部根據(jù)分工,按照審批后的采購計劃或者采購申請單,向供應(yīng)商發(fā)出供貨通知,并過程督進(jìn),保證及時性。

3、定價小組根據(jù)所提供的供應(yīng)商資料,經(jīng)多輪報價,多輪談判確定最低價格或者性價比最高的供應(yīng)商。

4、鮮活食品每15天進(jìn)行一次定價,每類物品供應(yīng)商應(yīng)先報價。采購部、財務(wù)部、餐飲部三方派人對市場調(diào)研,提供書面價格資料,經(jīng)過報價-詢價-核價-多輪談判-最后由定價小組簽批后執(zhí)行。

5、非鮮活類日常物資采購要堅持貨比三家的工作原則,詢價階段要有使用部門人員共同參加,定價小組經(jīng)多輪比價、議價后定價,最終選定的物品和價格要經(jīng)使用部門確認(rèn)。

6、對于新品種除按正常的采購申報外,還須提供樣品、試驗報告,經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)后(重要物質(zhì)還需酒店總經(jīng)理確認(rèn))方可購買。

7、辦公用品歸口管理部門為辦公室,庫房申請辦公用品補庫需經(jīng)辦公室審核,然后轉(zhuǎn)采購部執(zhí)行。工程維保材料的申購歸口部門為工程部,電腦耗材的申購部門為酒店電腦部。

8、非采購人員通知供應(yīng)商下達(dá)的采購指令,一律無效。除專職采購人員,其他任何部門、任何人都不得干預(yù)采購工作。

第十三條付款

采購物品經(jīng)庫房驗收入庫并經(jīng)使用部門出具物品合格驗收單后方可按照合同或協(xié)議規(guī)定付款(按合同執(zhí)行的預(yù)付款除外)。月結(jié)類固定供應(yīng)商付款時應(yīng)注意以下幾點:

1、考慮到員工餐廳廚房食品原材料與餐飲部廚房食品原材料有可能出現(xiàn)同種物品價格會有所區(qū)別,可以分開上報。

2、經(jīng)營中的常規(guī)付款都應(yīng)制定計劃,各單店于每月10日前上報本月的付款計劃(見附件二:《本月付款計劃》),經(jīng)管理公司財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理及董事長批準(zhǔn)后執(zhí)行。計劃內(nèi)付款各單店可直接支付。

3、對于日常付款過程中出現(xiàn)以下情況之一的付款,各單店須上報管理公司審批(見附件三:《付款申請單》):

(1)對于實際需要付款的額度超出審批計劃;

(2)對于計劃外的緊急采購付款超過5千元(含5千);

(3)日常零星支出中,計劃內(nèi)單一事項額度超過2萬元(含2萬);

(4)日常零星支出如總額超出計劃,計劃外支出。

第十四條物資進(jìn)店管理

1、所有進(jìn)店支持的談判必須要有財務(wù)負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理共同參加進(jìn)行。

2、進(jìn)店支持要在保證公司利益、維護(hù)酒店聲譽的前提下進(jìn)行,禁止供應(yīng)商返利與商品加價后進(jìn)店。

3、進(jìn)店費用最佳方案為現(xiàn)金且一次性支付。

第四章采購程序

第十五條計劃內(nèi)采購程序(月度采購計劃)

計劃內(nèi)采購程序的制定是為了加強各部門計劃性有序管理,將零散采購變?yōu)榧胁少彙Ｋ械牟少徯袨槎家_賬等基礎(chǔ)工作的補充進(jìn)行。具體執(zhí)行順序如下:

使用部門負(fù)責(zé)人→庫房主管→成本會計→財務(wù)負(fù)責(zé)人→總經(jīng)理→采購部

1、各部門負(fù)責(zé)人需根據(jù)部門日常消耗測算出下月月度采購計劃,于每月20日報庫房校核。

2、庫房將各部門月度采購計劃匯總,結(jié)合庫存物資合理儲備量編制庫存物資常備物品采購計劃并上報(可參照中軟庫存系統(tǒng))。

3、成本會計審核各部門月度采購計劃和庫房常備物資采購計劃儲備量設(shè)置是否合理。

4、財務(wù)負(fù)責(zé)人審核各部門月度采購計劃和庫房常備物資采購計劃是否超出部門本年度預(yù)算,并對設(shè)置原則進(jìn)一步分析合理性。

5、酒店總經(jīng)理對月度采購計劃擁有最終的審批權(quán)。

6、采購部依據(jù)審批后的采購計劃執(zhí)行購買,有合格供應(yīng)商的通知供應(yīng)商送貨,沒有合格供應(yīng)商的連同使用部門共同調(diào)研篩選后上報審批,確保次月10日前到貨。

第十六條計劃外采購程序

具體執(zhí)行程序如下:

使用部門負(fù)責(zé)人→庫房主管→采購部→財務(wù)部負(fù)責(zé)人→總經(jīng)理→采購部購買→收貨

"采購申請單"應(yīng)一式四份(見附件一:《采購申請單》)

第一聯(lián)、采購部存檔

第二聯(lián)、申請部門留存

第三聯(lián)、財務(wù)全面把控

第四聯(lián)、倉庫部門使用

各流程負(fù)責(zé)人職責(zé)如下:

1、申請部門負(fù)責(zé)人:應(yīng)根據(jù)自身部門消耗與儲備情況酌量填寫,并注明所需物品的詳細(xì)名稱、規(guī)格、質(zhì)量、所需數(shù)量、用途、申報原因等,確實有必要購買,方可簽字確認(rèn)。

2、庫房主管:應(yīng)仔細(xì)審核部門所填寫的物品采購單,若庫房有存貨或有替代品應(yīng)及時通知使用部門讓其領(lǐng)貨。避免浪費,然后簽字確認(rèn)。

3、采購部:對部門提供的采購單要迅速組織相關(guān)負(fù)責(zé)人調(diào)研,價格與質(zhì)量要經(jīng)使用部門確認(rèn)后上報。采購單上要明確寫明三家的報價及聯(lián)系人、聯(lián)系方式,然后部門經(jīng)理簽字向上一級傳遞。

4、財務(wù)負(fù)責(zé)人:對采購部送來的采購單進(jìn)一步分析,看是否超出本年度采購預(yù)算,簽字確認(rèn)送至總經(jīng)理審批。

5、總經(jīng)理:對采購單有最終審批權(quán)。

6、采購部:根據(jù)最終審批下來的采購單組織購買。

7、庫房部:庫房部依據(jù)審批下來的采購單與使用部門、采購部三方共同驗收貨物。對于供應(yīng)商送交庫房物品,庫房部應(yīng)予詳細(xì)核對,對不符合要求的物品。絕不允許收貨。

第十七條緊急采購程序

原則上酒店不允許緊急采購,除非極為特殊的情況。但緊急采購必須嚴(yán)格遵守相關(guān)制度與程序,具體程序如下:

1、緊急采購適用范圍:重要接待、工程搶修、突發(fā)事件等不可預(yù)見性事件或總經(jīng)理認(rèn)為緊急采購的物品。

2、有關(guān)緊急采購必須先通知財務(wù)負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理,若總經(jīng)理不在時須報知值班經(jīng)理,并獲得簽字同意。

3、在采購部當(dāng)班期間,緊急采購原則

上交由采購部執(zhí)行。使用部門填寫采購單(標(biāo)注緊急采購事由)后交采購部。接到緊急采購任務(wù)后,根據(jù)采購分工,由采購經(jīng)理安排采購事宜。

(1)對于庫存商品,有固定供應(yīng)商送貨的,馬上通知供應(yīng)商送貨。

(2)需要外出購買的,直接拿備用金購買。如金額較大,使用部門填寫借款單,交財務(wù)負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理簽批后采購部取現(xiàn)金購買。物品買回后補填采購單交庫房填寫價格,報賬時附上。

4、在采購部非工作時間內(nèi),緊急采購可由使用部門實行,但必須嚴(yán)格遵守相關(guān)制度和程序。

5、使用部門在收到貨物時需記錄注明收貨名稱、數(shù)量、規(guī)格及收貨時間,并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后盡快轉(zhuǎn)給庫房。若庫管員當(dāng)班,應(yīng)通知庫管員驗貨。

6、緊急采購的《采購申請單》需事后12小時內(nèi)及時送交部門負(fù)責(zé)人、采購經(jīng)理、財務(wù)負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理補簽。

7、所有緊急采購相關(guān)的財務(wù)程序必須在3個工作日內(nèi)上報并審批完畢,借款人應(yīng)確保緊急采購發(fā)生的款項在5個工作日內(nèi)償還,否則財務(wù)部將會按相關(guān)制度執(zhí)行處罰。

第十八條食品原材料采購程序

蔬菜、水果、肉類、水產(chǎn)等鮮貨類執(zhí)行直撥物資采購申報程序

1、廚房報單員每天根據(jù)營業(yè)情況及庫存物資情況確定次日所需物資品種及數(shù)量,詳細(xì)填制"每日市場采購單"(見附件四:《每日市場采購單》)并交廚師長、餐飲部負(fù)責(zé)人簽字(若廚師長不在時,需指定授權(quán)人)。

2、廚房報單員在下午4:30點前應(yīng)將簽批后的《每日市場采購單》交采購部,逾期未將《每日市場采購單》送至采購部,采購部將不予訂貨。若要補充當(dāng)日晚餐所需部分物資時,需將補充申請單于當(dāng)日下午1點前報采購部。

3、"每日市場采購單"具體執(zhí)行流程如下:

使用廚房提單員→廚師長→餐飲部負(fù)責(zé)人→采購部→通知供貨商直接供貨

"每日市場采購單"應(yīng)一式叁聯(lián),第一聯(lián)采購部存檔,第二聯(lián)收貨部使用,第三聯(lián)使用廚房留用。

4、各流程負(fù)責(zé)人職責(zé)如下:

(1)廚師長:仔細(xì)檢查各個冷庫、菜庫,根據(jù)存量在采購單上明確所需食品的名稱、數(shù)量、規(guī)格,避免浪費或者不足。若特殊食品要寫明具體品牌,在采購單上簽字確認(rèn)。

(2)餐飲部負(fù)責(zé)人:應(yīng)根據(jù)實際消費傾向情況審核食品原材料訂貨量,避免食品儲備不足或超量儲備,然后簽字確認(rèn)。

(3)采購部:先審核餐飲部送來的采購單,看是否有特殊商品需單獨購買,然后及時通知供貨商明早送貨。

(4)供貨商:接聽到采購部的訂單電話后及時備貨,確保食品質(zhì)量,保證及時供貨。

第十九條食品原材料類詢、比、定價程序

1、詢價地點:

各單體酒店所在地及周邊一級批發(fā)市場。

2、詢價、定價人員:

采購部牽頭,協(xié)調(diào)財務(wù)部、廚房或員工食堂各指定專人負(fù)責(zé)參與詢價工作。制定價格時,由參與詢價人員共同談判制定。務(wù)求準(zhǔn)確、公正以維護(hù)酒店利益。具體流程如下:供應(yīng)商報價→詢價→核價→議價→定價→執(zhí)行。

3、基本報價:

每月1日、每月16日為供應(yīng)商報價日,要求供應(yīng)商對其負(fù)責(zé)的項目進(jìn)行報價,并對部分遺漏單品進(jìn)行補充。

4、詢價:

每月2日、每月17日為市場詢價日,財務(wù)成本會計、餐飲部廚師、食品采購員到酒店及周邊一級批發(fā)市場進(jìn)行調(diào)查及詢價,并要有詢價記錄。

5、核價和議價:

根據(jù)市場調(diào)查后的情況,由采購部經(jīng)理、財務(wù)負(fù)責(zé)人、餐飲部負(fù)責(zé)人共同與供應(yīng)商再次進(jìn)行核價、議價。

6、定價:

(1)定價原則:酒店采購定價不高于市場批發(fā)價格。

(2)每月3日、18日召開定價會議,確定采購定價。

(3)確定最后價格后,由廚房廚師長、采購部經(jīng)理、餐飲部負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn),財務(wù)部負(fù)責(zé)人審核,總經(jīng)理審定。

7、執(zhí)行:

將最終審核后的價格交財務(wù)部執(zhí)行,財務(wù)部、采購部、餐飲部、庫房各留一份價格清單進(jìn)行存檔。

8、核價周期:

(1)干貨、調(diào)料、凍品、糧油、酒水:

定價周期為一個月一次,每月17日為詢價執(zhí)行日。經(jīng)單店總經(jīng)理簽字確認(rèn)后于每月20日早8點前將定價單上報管理公司采購部,定價周期為本月20日至下月19日。

(2)蔬菜、水果、禽類、肉類、海鮮類:

定價周期為一個月兩次,每月2日、17日為調(diào)研日。經(jīng)單店總經(jīng)理簽字確認(rèn)后每月5日、20日早8點前將定價單上報管理公司采購部,定價周期分別為本月5日至本月19日、本月20日至下月4日。

第二十條固定資產(chǎn)采購程序

各酒店在編制年度財務(wù)預(yù)算時確定下年度固定資產(chǎn)購置計劃,報管理公司及地產(chǎn)總公司批準(zhǔn)后,按照計劃購置固定資產(chǎn)。預(yù)算范圍內(nèi)的固定資產(chǎn)購置,由擬購部門申請固定資產(chǎn)購置,財務(wù)部門審核,酒店總經(jīng)理、管理公司審批后,由采購部統(tǒng)一購置。

不可預(yù)見的計劃外購置固定資產(chǎn),可以追加購置計劃,經(jīng)酒店、管理公司及地產(chǎn)總公司批準(zhǔn)后采購。嚴(yán)禁未經(jīng)批準(zhǔn)的預(yù)算外資產(chǎn)購置行為。

1、固定資產(chǎn)購買

采購部在購買固定資產(chǎn)前應(yīng)進(jìn)行多輪詢價、議價,提供固定資產(chǎn)詢價單,詢價單列明至少三家同類同規(guī)格產(chǎn)品價格信息,堅持同等質(zhì)量比價格,同等價格比質(zhì)量的原則。詢價單要附經(jīng)使用部門確認(rèn)的多輪報價、談判記錄。經(jīng)財務(wù)核實后交使用部門確定所需資產(chǎn),采購部按使用部門要求辦理采購業(yè)務(wù)。

2、固定資產(chǎn)驗收

購置的固定資產(chǎn)由資產(chǎn)使用部門和財務(wù)部負(fù)責(zé)實物驗收,驗收合格的固定資產(chǎn)驗收單由經(jīng)辦人、驗收人、主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后,連同固定資產(chǎn)購置申請、購置發(fā)票交財務(wù)部門辦理報賬事宜。

酒店財務(wù)部根據(jù)驗收單登記固定資產(chǎn)明細(xì)表,表上記載資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號、單價、購入日期、保管部門和存放位置等(見附件五:《固定資產(chǎn)明細(xì)臺賬》)。此表作為備查賬,方便酒店年度固定資產(chǎn)盤點和資產(chǎn)調(diào)撥、報廢等工作。

第二十條印刷品、宣傳類物品采購程序

1、定樣

(1)需求發(fā)起部門要確定印刷品的內(nèi)容。酒店所有印刷品的式樣、格式需經(jīng)營銷部美工制定稿樣。

(2)美工的印刷稿樣需交需求發(fā)起部門負(fù)責(zé)人簽字認(rèn)可。

(3)有關(guān)酒店經(jīng)營事項的重要稿樣,還需經(jīng)酒店總經(jīng)理在稿樣上簽字審批,并報批酒店管理公司。

2、申購

(1)需求發(fā)起部門填寫采購申請單,申請單要求附美工稿樣、品質(zhì)要求。

(2)采購部經(jīng)理根據(jù)附有美工稿樣的申購單簽字審批,并按程序辦理審批手續(xù)。

3、下單

根據(jù)已審批的印刷品申購單,采購部聯(lián)系印刷商并提供稿樣給印刷商。采購部應(yīng)協(xié)調(diào)過程中溝通和打樣,經(jīng)美工認(rèn)可并在樣品上簽字,方可通知印刷商印刷,保證印刷商按期交付。

4、收貨

(1)美工、申購部門、采購部根椐印刷品申購單以及相關(guān)部門簽字審批后的樣品予以驗貨。

(2)對于供應(yīng)商送交庫房的印刷品,收貨部應(yīng)予詳細(xì)核對,對不符合要求的印刷品,絕不允許收貨。

5、對于過程中品質(zhì)把關(guān)不嚴(yán),造成低質(zhì)物品進(jìn)店,由各個環(huán)節(jié)相關(guān)人員承擔(dān)責(zé)任與損失。

第五章其他相關(guān)工作規(guī)范

第二十一條采購業(yè)務(wù)的相關(guān)工作

當(dāng)訂單發(fā)出后,采購部需要跟催整個過程直至收貨入庫。過程中出現(xiàn)以下問題應(yīng)規(guī)范操作。

1、采購訂單取消。分為以下兩種情況:

(1)酒店取消訂單:

如因某種原因,酒店根據(jù)需要取消己發(fā)出之訂單,采購部應(yīng)規(guī)避供應(yīng)商可能提出的賠償,制定預(yù)案并及時談判,爭取雙方均不造成損失。

(2)供應(yīng)商取消訂單:

如因某種原因,供應(yīng)商取消了酒店已發(fā)出的訂單,采購部一方面要第一時間補充其他供應(yīng)商并立即通知需求部門,保障酒店利益。另一方面在供應(yīng)商評價中給予降級等處罰,根據(jù)規(guī)定相應(yīng)降低該供應(yīng)商的送貨比例。

2、違約管理:在合同應(yīng)寫明詳細(xì)的違約責(zé)任,若供應(yīng)商違約要嚴(yán)格按合同相關(guān)違約條款執(zhí)行,保證酒店利益。

3、基礎(chǔ)資料管理:

所有供應(yīng)商名片、報價單、合同等資料須分類歸檔備查,并連同采購人員自購物品價格信息每天須錄入至采購物資信息庫。(見附件六:《采購物資信息庫》)

第六章責(zé)任與獎罰

第二十二條采購責(zé)任與義務(wù)

采購人員的責(zé)任與義務(wù)包括但不僅限于:

1、貫徹落實采購申請、審批、訂貨、簽約、采購、記賬等各項管理制度,無違規(guī)、違紀(jì)現(xiàn)象發(fā)生。

2、定期執(zhí)行貨源報價。集體定價、價格審批程序合規(guī)。每次采購堅持貨比三家,貨比三家價格合理,無虛報現(xiàn)象發(fā)生。

3、每次原材料、物品采購能堅持做到品種對應(yīng)、質(zhì)量優(yōu)良、價格合理、數(shù)量適當(dāng)、到貨準(zhǔn)時,無人為原因影響經(jīng)營正常進(jìn)行。

4、堅守廉政條約,無串標(biāo)、圍標(biāo)、收取回扣、營私舞弊等造成酒店經(jīng)濟(jì)損失的行為發(fā)生。

5、開展市場調(diào)查研究,不斷開發(fā)貨源渠道,保證常規(guī)用品的供應(yīng)達(dá)到"1+2+n"的供應(yīng)商積累和動態(tài)管理。更新提供市場信息,不斷提出降低成本的合理化建議并付諸實施。

第二十三條相關(guān)獎懲

1、采購人員有以下情形之一,給酒店帶來可實現(xiàn)或已實現(xiàn)的利益,酒店將給予相關(guān)責(zé)任人通報表揚、月度考核加分、評先創(chuàng)優(yōu),以及100-2000元的獎勵。

(1)完善"1+2+n"的合格供應(yīng)商資源,并有效展開競爭管理;

(2)開辟新的供應(yīng)渠道,帶來更優(yōu)性價比的物資來源;

(3)價格獲得同區(qū)域優(yōu)勢,并規(guī)范管理信用,獲得供應(yīng)商的額外支持;

(4)價格預(yù)測超前準(zhǔn)確,并進(jìn)行補庫計劃的合理建議,實施效果良好。

(5)其他公司認(rèn)定的情形。

2、采購人員有下列情形之一,給酒店造成經(jīng)濟(jì)或名譽損失的。根據(jù)情節(jié)輕重,酒店將分別給予相關(guān)責(zé)任人記過、免職、辭退等行政處罰,100-2000元經(jīng)濟(jì)處罰。給酒店造成重大損失的,酒店將依法追究法律責(zé)任:

(1)私自接受供方帶有娛樂性宴請或私自參加其它非正常活動的。

(2)私自接收或向供方索取財、物的。

(3)接收財、物后未主動上繳公司的。

(4)未遵守保密制度,出現(xiàn)任何有意或無意的泄密行為的。

(5)違反制度或違規(guī)操作,給公司帶來事實或潛在的風(fēng)險與損失的。

第七章附則

第二十四條本制度由公司采購部負(fù)責(zé)解釋、修訂和補充。

第二十五條本制度由公司采購部監(jiān)督各級采購部門實施。

第二十六條各酒店可依據(jù)本制度結(jié)合實際情況補充制度細(xì)則,但不得以任何形式規(guī)避本《制度》規(guī)定。

第二十七條本制度自簽發(fā)之日起開始試行,試行期為半年。

篇2:建筑工程原材料采購檢驗工作制度

建筑工程原材料采購檢驗制度

建筑材料是建筑工程的物質(zhì)基礎(chǔ),合理使用材料是保證建筑工程質(zhì)量優(yōu)質(zhì)的重要環(huán)節(jié),我們必須把好工程質(zhì)量第一關(guān),杜絕不合格的材料進(jìn)入工地,為嚴(yán)把此關(guān),特制定如下措施:

(一)原材料檢驗制度

1、原材料質(zhì)量保證由提供者直接負(fù)責(zé),凡達(dá)不到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)者一律不得采購與投入使用。

2、所有投入使用的材料或半成品、成品的構(gòu)件必須有質(zhì)量合格證明,并由監(jiān)理現(xiàn)場取樣送檢,確認(rèn)合格并將有關(guān)資料報監(jiān)理簽發(fā)認(rèn)可,方可投入施工,末經(jīng)檢檢或復(fù)檢不合格的材料不得投入工程使用。

3、所有應(yīng)檢檢的材料均須按甲方指定單位送檢,不得弄虛作假。

4、嚴(yán)格執(zhí)行材料見證取樣制度。

(二)檢驗范圍

1、本工程中采用的各類建筑材料如磚、粗細(xì)骨料(砂、石)、水泥、摻合物(外加劑)、鋼筋、焊劑、焊條及防水等材料必須進(jìn)行取樣試驗,嚴(yán)禁不合格材料進(jìn)場使用。

2、按照工程規(guī)范的規(guī)定對現(xiàn)場攪拌的混凝土等進(jìn)行取樣試驗。鋼筋焊接及機械連接接頭必須檢驗合格后才能運輸?shù)浆F(xiàn)場綁扎。

3、回填土檢驗。

4、其它材料。

進(jìn)貨檢驗、試驗程序流程圖:

否

合格否

是

合格否否

是

(三)檢驗結(jié)構(gòu)及方式

1、有見證送檢

進(jìn)場后,我公司將遞交原材料檢驗計劃報送監(jiān)理工程師,并指派專人負(fù)責(zé)該工程的材料及半成品、成品的檢驗工作。材料的取樣在地現(xiàn)場建設(shè)單位或監(jiān)理方的見證下進(jìn)行,見證人須是經(jīng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)合格并持證后方可上崗。實驗報告上蓋上"有見證送檢"印章,可作為工程交工驗收時提交的有效質(zhì)保資料。