為保證公司正常的辦公秩序,提工作效率,在公司逐步建立起規(guī)范的行文程序,現(xiàn)對(duì)有關(guān)公文的程序和格式作如下統(tǒng)一要求,望各部門認(rèn)真參照?qǐng)?zhí)行。

一、公文規(guī)則

(二)一般不得越級(jí)行文,必須越級(jí)行文時(shí),應(yīng)抄報(bào)越過(guò)的主管領(lǐng)導(dǎo)或部門。

(三)呈報(bào)的公文應(yīng)一文一事。

(四)公司對(duì)外統(tǒng)一名稱:

公司名稱:北京DL溫泉房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)有限公司

項(xiàng)目名稱:北京____

(五)正式對(duì)外公文、簽署合同一律應(yīng)用公司全稱。

二、公文格式與要求

(一)公文格式

凡正式對(duì)內(nèi)、外公文,一律統(tǒng)一格式、統(tǒng)一編號(hào)。后附發(fā)文格式。

凡對(duì)外公文編號(hào)統(tǒng)一為:

永安興業(yè)[20**]×××號(hào)

凡對(duì)內(nèi)公文編號(hào)統(tǒng)一為:

辦公室永安興業(yè)[20**]辦字××號(hào)

財(cái)務(wù)部永安興業(yè)[20**]財(cái)字××號(hào)

工程部永安興業(yè)[20**]工字××號(hào)

開(kāi)發(fā)部永安興業(yè)[20**]開(kāi)字××號(hào)

銷售部永安興業(yè)[20**]銷字××號(hào)

(二)公文要求

公文標(biāo)題:簡(jiǎn)明扼要,注明文件種類(請(qǐng)示、報(bào)告、信函等)。

文字內(nèi)容:應(yīng)簡(jiǎn)練準(zhǔn)確,不能用大概、可能及不準(zhǔn)確的數(shù)字反映真實(shí)事件。

公文落款:應(yīng)署名承辦部門及部門經(jīng)理的簽字,注明呈文年月日及是否急件。

書寫要求:字跡工整,書面干凈,不得用鉛筆書寫,不得將帶有涂改的文字搞或未定稿件呈報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。

三、公文程序

(一)凡以公司名義外發(fā)的公文,由擬稿人按發(fā)文格式撰寫后,交本部門經(jīng)理及相關(guān)部門核對(duì)簽字,公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),辦公室負(fù)責(zé)::統(tǒng)一編號(hào)。

(二)凡屬對(duì)內(nèi)的報(bào)告、請(qǐng)示等,以部門名義擬文,經(jīng)部門經(jīng)理簽署意見(jiàn)后送交辦公室進(jìn)行登記和送交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)審批后的呈報(bào)原件存檔辦公室,復(fù)印件退回呈報(bào)部門存檔,呈報(bào)部門根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)及時(shí)做出處理。

(三)呈報(bào)公文的部門要主動(dòng)詢問(wèn)報(bào)批情況。一般呈文應(yīng)于兩日內(nèi)查詢,急件應(yīng)在當(dāng)日查詢。

(四)凡借閱、調(diào)用、復(fù)印公司文件,須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),部門文件須經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn),并辦理登記手續(xù)。

四、收文程序

(一)凡各部委、北京市有關(guān)部門的文件、函電、批復(fù)、指示等,一律由辦公室簽收、登記。

(二)凡送交公司的函電,由辦公室拆封、登記,并送公司領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門閱辦。

(三)總經(jīng)理批閱的函電,一般由辦公室轉(zhuǎn)交承辦人或存檔。

(四)凡辦公室存收的文件,要分類保管,以便隨時(shí)提供查詢,年終立卷、歸檔。

五、發(fā)文程序

(一)以公司名義發(fā)出的函電,由辦公室登記、編號(hào)和存檔。

(二)以部門名義發(fā)出的內(nèi)部公文,由本部門指定專人登記、編號(hào)和存檔。

(三)凡發(fā)往國(guó)內(nèi)外的傳真文件均應(yīng)填寫統(tǒng)一的格式,屬于本部門業(yè)務(wù)范圍的有部門經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)出,屬于公司名義的公文由公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后發(fā)出。

(四)無(wú)論是收到還是發(fā)出的傳真文件辦公室均要復(fù)印留底,同時(shí)登記,以便有案可查。

對(duì)外公文格式:(略)

篇2:置業(yè)公司公文管理規(guī)定

置業(yè)公司公文管理規(guī)定

一、本文所指的公文是指:

1、以公司名義向公司內(nèi)部人員發(fā)出的正式文件,如規(guī)章制度、通知通報(bào)、人事任免等;

2、以公司名義向公司以外的單位、團(tuán)體、部門發(fā)出的正式文件;

3、以各部門名義發(fā)出的文件;

二、公文種類

1、請(qǐng)示:請(qǐng)上級(jí)指示和批準(zhǔn),用"請(qǐng)示"。

2、報(bào)告:向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,反映情況,用"報(bào)告"。

3、通告:在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事件,用"通告"。

4、批復(fù):答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng),用"批復(fù)"。

5、通知:傳達(dá)上級(jí)的指示,要求下級(jí)辦理或者需要知道的事項(xiàng),批轉(zhuǎn)下級(jí)的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、同級(jí)和不相隸屬單位的公文,用"通知"。

6、通報(bào):表?yè)P(yáng)好人好事,批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要情況以及需要所屬各單位知道的事項(xiàng),用"通報(bào)"。

7、決定、決議:對(duì)某些問(wèn)題或者重大行動(dòng)作出安排,用"決定".經(jīng)過(guò)會(huì)議討論通過(guò),要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng),用"決議"。

8、函:平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作,向有關(guān)主管部門請(qǐng)示批準(zhǔn)等詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題,用"函"。

9、會(huì)議紀(jì)要:傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神,要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的,用"會(huì)議紀(jì)要"。

10、其它資料:包括公司內(nèi)部各種專業(yè)計(jì)劃、方案、報(bào)表、報(bào)告等資料,適用于公司內(nèi)部的經(jīng)營(yíng)和管理。

11、外來(lái)公文:包括獲自于或來(lái)自于本公司以外的各類文件、資料、批復(fù)、傳真、信函等公文。

三、公文格式

公文一般由公司文頭、公文字號(hào)、秘級(jí)、簽發(fā)人、簽發(fā)時(shí)間、標(biāo)題、正文、落款、成文時(shí)間、公文用印、主題詞、主送單位、抄報(bào)抄送單位、辦文事項(xiàng)、附件等部分組成。

1、公司文頭:一律事先在電腦上制作好。外行編號(hào)文首頁(yè)一律用彩色打印;內(nèi)行編號(hào)文首頁(yè)一律用黑白打印;部門行文不得使用公司正式紅頭文式。

2、公文字號(hào):按上述規(guī)范執(zhí)行。發(fā)文號(hào)統(tǒng)一由行政部編排。

3、公文秘級(jí):分為"絕密"、"機(jī)密"和"秘密"。

絕密是最重要的公司秘密,泄露會(huì)使公司的權(quán)益和利益遭受特別嚴(yán)重的損害;機(jī)密是重要的公司秘密,泄露會(huì)使公司權(quán)益和利益遭受到嚴(yán)重的損害;秘密是一般的公司秘密,泄露會(huì)使公司的權(quán)力和利益遭受損害。

文件機(jī)密級(jí)數(shù),由發(fā)文單位的主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容確定。絕密文件只能印一份,由起草人送有閱文資格的人員傳閱,機(jī)密文件按審閱人數(shù)打印,閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥善保管。

4、簽發(fā)人/時(shí)間:按內(nèi)容性質(zhì)由公司總經(jīng)理(或其授權(quán)人)在定稿上審簽。正式公文上打印。

5、公文標(biāo)題:應(yīng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括文件的主要內(nèi)容;標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào);標(biāo)題用2號(hào)簡(jiǎn)體宋體字。

6、公文正文:正文用小4號(hào)字;正文中的一極小標(biāo)題,用4號(hào)黑體字;其余字體一律使用宋體字;行距22。

7、落款/成文時(shí)間/公文用印:除會(huì)議紀(jì)要外,正式編號(hào)公文應(yīng)在落款和成文時(shí)間上加蓋印章。

8、主題詞:一般為標(biāo)題的關(guān)鍵詞。

9、主送/抄送單位:由審稿人確定。

10、辦文事項(xiàng):如實(shí)記載擬稿人、審核人、打印人、校對(duì)人的姓名,以及實(shí)際印發(fā)、存檔的份數(shù)。

11、公文附件:單獨(dú)排版、裝訂在正文之后;成文時(shí)間之前注明附件順序和名稱。

12、附樣式:

文頭

(公文字號(hào))

簽發(fā)人:秘級(jí)簽發(fā)時(shí)間:

標(biāo)題

主送單位:

(正文)

(落款、成文時(shí)間、用印)

(附件序號(hào)、名稱)

主題詞:

報(bào)送:

發(fā)送:存檔()

擬稿:審核:打印:校對(duì):共印份

本公司公文行文一律使用下列公文字號(hào),并對(duì)應(yīng)適用范圍使用:

“發(fā)”字號(hào)

“函”字號(hào)

“紀(jì)”字號(hào)

國(guó)地公司

國(guó)地發(fā)[]號(hào)

國(guó)地函[]號(hào)

國(guó)地紀(jì)[]號(hào)

適

用

公

文

范

圍

內(nèi)行/下行文

決定、決議、制度、規(guī)定、辦法、通告、通知、通報(bào)、

/

會(huì)議紀(jì)要

內(nèi)行/上行文

/

請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、

會(huì)議紀(jì)要

外行/上行文

/

公函

/

四、公文辦理

(一)、收文處理

1、程序:凡送交公司或公司收到的外來(lái)公文,均按:"簽收-登記-分送-處理-復(fù)文-立卷存檔"程序辦理。

2、要求:

1)當(dāng)公文送達(dá)或收到公文時(shí),均由總經(jīng)辦文書收。根據(jù)公文內(nèi)容和要求,用傳閱夾并附上批閱單后,將其及時(shí)分送公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)傳閱和批示;待領(lǐng)導(dǎo)傳閱批示后,再轉(zhuǎn)送相關(guān)部門辦理公文涉及和領(lǐng)導(dǎo)批閱涉及的有關(guān)事項(xiàng)。辦理過(guò)程中,辦文部門、人員應(yīng)根據(jù)要求,及時(shí)了解辦理情況并向公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反饋辦理信息。如需就公文辦理事項(xiàng)向來(lái)文單位作出答復(fù),則由公文辦理相關(guān)部門按下述內(nèi)部公文辦理程序向來(lái)文單位復(fù)文。辦理完結(jié),總經(jīng)辦或相關(guān)部門及時(shí)將公文收回并存檔。

2)上級(jí)發(fā)來(lái)的文件及注有密級(jí)的簡(jiǎn)報(bào)、電傳、資料和平級(jí)發(fā)來(lái)的文件,均由總經(jīng)辦統(tǒng)一簽收、開(kāi)拆、登記、呈閱、分發(fā)并按不同類別進(jìn)行分類處理。其中內(nèi)容重要的急件,及時(shí)呈送領(lǐng)導(dǎo)閱批。

各部門收到急件時(shí),應(yīng)在3天內(nèi)答復(fù),一般要辦理的文件,一周內(nèi)應(yīng)辦理。需要研究而不能馬上處理的,要先書面或口頭簡(jiǎn)要回復(fù)。

3)加強(qiáng)公文檢查催辦工作。總經(jīng)辦對(duì)有領(lǐng)導(dǎo)批示的公文及本公司發(fā)出的文件,要認(rèn)真督促、催辦,以防積壓或漏辦。各部門對(duì)上級(jí)發(fā)出的文件,需要匯報(bào)貫徹執(zhí)行情況的,要及時(shí)檢查反饋。

4)領(lǐng)導(dǎo)參加重要會(huì)議帶回的文件,在匯報(bào)和傳達(dá)后,應(yīng)將會(huì)議文件交總經(jīng)辦檔案管理員立卷歸檔。

(二)發(fā)文處理。

一般包括擬稿、審稿、簽發(fā)、繕印、校對(duì)、用印、封發(fā)等程序。

1、草擬公文的要求:

1)要符合公司制度、政策和上級(jí)的有關(guān)規(guī)定。

2)情況要確實(shí),觀點(diǎn)要明確,文字要精練,條理要清楚,層次要分明,標(biāo)點(diǎn)符號(hào)要正確,篇幅要力求簡(jiǎn)短。

3)引用的公文要寫明發(fā)文機(jī)關(guān)、公文編號(hào)、標(biāo)題和發(fā)文時(shí)間。

4)草擬公文必須使用A4的公文稿紙,文面應(yīng)保持整潔,凡是文面凌亂不清的,要重新清稿。

5)數(shù)字的寫法。正式文件中,除文件編號(hào)、統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號(hào)、專用術(shù)語(yǔ)和百分比必須用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫外,其他用漢字書寫。章節(jié)序數(shù)的寫法。一般應(yīng)按下列順序排列:第一層為:"一",第二層為"(一)",第三層為"1",第四為"(1)"。

6)不要濫用簡(jiǎn)稱。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等,一般不要簡(jiǎn)稱。

2、公文審核。

公司的文稿在送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前,應(yīng)由起草文件部門負(fù)責(zé)人審核后呈送。

1)審核的重點(diǎn):

2)是否需要行文。

3)是否符合公司制度、政策;與本單位發(fā)過(guò)的公文是否銜接。

4)提出的要求和措施是否明確具體、切實(shí)可行。

5)處理程序是否完備,行文關(guān)系、公文格式是否符合規(guī)定。

6)文字?jǐn)⑹鍪欠穹衔姆ê瓦壿?標(biāo)點(diǎn)符號(hào)是否正確。

7)審核時(shí)如發(fā)現(xiàn)不妥之處,必須進(jìn)行修改,屬于重要的原則性的問(wèn)題,應(yīng)退回原承辦部門修改,改動(dòng)過(guò)大的,要重新擬正。

3、公文簽發(fā)。

1)公司行政文件,由總經(jīng)理簽發(fā)。業(yè)務(wù)文件,由分管副總簽署意見(jiàn)后,由總經(jīng)理簽發(fā)。

2)簽發(fā)后的公文不得再作任何修改。若確需修改,必須重新送簽。

3)公文辦理完畢后,要及時(shí)送交檔案管理人員整理立卷,個(gè)人不得私自保存應(yīng)存檔的文件。

4)印制:

①公文印制一般應(yīng)使用A4紙張打印一套,其余復(fù)印;

②各公司、各部門的打印件,應(yīng)提供已制作、命名、U盤,或提供已撰寫的手稿給總經(jīng)辦打印加工;

③各部門行文不得使用公司正式紅頭文式。

5)存盤拷貝:原則上,凡經(jīng)電腦處理、經(jīng)公司打印機(jī)打印的正式公文、資料,均需在公司檔案機(jī)要室電腦上及時(shí)存盤和按規(guī)定分類,不得遺漏。

6)用印/裝訂/分送/登記/存檔:公文印制完成后,由總經(jīng)辦統(tǒng)一辦理公文的用印和裝訂;在公司內(nèi)部分送時(shí),由總經(jīng)辦在發(fā)文簿上登記和領(lǐng)件簽字;凡編排了發(fā)文字號(hào)的文件公文和有保存價(jià)值的非文件公文,均需將印制稿交公司檔案管理人員存檔。

(三)其它內(nèi)部公文的辦理:

1、程序:凡其它非編號(hào)的內(nèi)部公文,均按擬稿-審稿、校對(duì)-印制-存盤拷貝-分送-處理-復(fù)文-存檔程序辦理。

2、要求:

(1)需辦理的公文,應(yīng)及時(shí)送公司領(lǐng)導(dǎo)批示或交有關(guān)部門辦理。

(2)根據(jù)閱批范圍送公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門處理。批閱公文,主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見(jiàn),并寫上姓名和審批時(shí)間。其他人圈閱,應(yīng)當(dāng)視為同意。

(3)為縮短傳閱時(shí)間,提高傳閱速度和避免丟失,文件送到后,公司各領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門經(jīng)理要及時(shí)閱看,閱簽后退公司文書。公文不得自行傳遞,也不允許帶離公司,以免丟失和延時(shí)誤事。

(4)傳遞秘密公文須采取保密措施。密級(jí)公文不得利用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)傳輸。

篇3:房地產(chǎn)企業(yè)公文管理制度

房地產(chǎn)企業(yè)公文管理制度

公文是公司在管理過(guò)程中形成的具有法律效率,規(guī)范體式的文書,公文管理是加強(qiáng)公司管理的重要內(nèi)容。為使公司公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化,提高文件使用效率,促進(jìn)公司各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理的運(yùn)轉(zhuǎn),特制定本辦法。

1、公司辦公室是公司公文處理的職能部門,負(fù)責(zé)公文的辦理、管理、歸檔等工作。公文處理要遵循實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則,做到及時(shí)準(zhǔn)確、安全。同時(shí)必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定,確保國(guó)家、公司秘密的安全。

2、公文的種類

(1)、決定:適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排,獎(jiǎng)懲有關(guān)部門和人員。

(2)、通知:傳達(dá)公司的決定和需要有關(guān)部門周知或者執(zhí)行的事項(xiàng),任免人員。

(3)、通報(bào):適用于表彰先進(jìn),批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要精神或情況。

(4)、報(bào)告:適用于向上級(jí)匯報(bào)工作,反映情況,答復(fù)上級(jí)的詢問(wèn)。

(5)、請(qǐng)示:適用于向上級(jí)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。

(6)、批復(fù):適用于答復(fù)下級(jí)的請(qǐng)示事項(xiàng)。

(7)、意見(jiàn):適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。

(8)、函:適用于不相隸屬單位之間商洽工作,詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題,請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。

(9)、會(huì)議紀(jì)要:適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況及會(huì)議議定事項(xiàng)。

3、公文格式

公文一般由秘密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位等部分組成。具體處理方式是:

(1)、涉及公司秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明秘密等級(jí)和保密期限。

(2)、發(fā)文單位標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。

(3)、發(fā)文字號(hào)應(yīng)當(dāng)包括單位代字、年份、序號(hào)。

(4)、給上級(jí)單位的行文要注明簽發(fā)人、會(huì)簽人姓名。"請(qǐng)示"應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人姓名和電話。

(5)、公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并表明公文種類。

(6)、主送單位應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。

(7)、公文如有附件,應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。

(8)、公文除"會(huì)議紀(jì)要"或以電報(bào)形式發(fā)出的以外,應(yīng)當(dāng)加蓋印章。

(9)、成文日期以簽發(fā)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。

4、行文規(guī)則

(1)、符合國(guó)家法律、法規(guī)及方針、政策有關(guān)規(guī)定。

(2)、行文應(yīng)當(dāng)確有必要,注重效用。

(3)、行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定,一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。

(3)、公文要用國(guó)家法定計(jì)量單位。

(4)、公司對(duì)外正式行文,由公司相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門起草,部門經(jīng)理審核,主管副理審查,公司總經(jīng)理批準(zhǔn),辦公室最后核定蓋章。

5、公文辦理

(1)、發(fā)文辦理程序:擬稿、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀。

(2)、收文辦理程序:簽收、登記、傳遞、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀。

6、公文的歸檔和管理

(1)、歸檔:公文辦理完畢后,要根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等整理歸檔,歸檔公文要保證公文的齊全、完整,便于保管和使用。

(2)、管理:公文由辦公室統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。同時(shí)對(duì)公文的貫徹落實(shí)情況進(jìn)行督促檢查。