總公司檔案管理辦法

總公司檔案管理暫行規定

第一章總則

第一條為加強公司檔案管理,提高檔案利用效率,根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《企業檔案管理規定》,結合企業實際,制定本規定。

第二章檔案管理

第二條公司檔案實行集中與分級管理相結合的原則,檔案室在總經理辦公室領導下,負責全公司主體檔案的管理,并對部門及所屬單位檔案管理工作進行指導、監督和檢查。

第三條檔案室履行下列職責:

(一)貫徹執行《檔案法》等有關法律、法規和方針政策,制定本企業文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規章制度;

(二)統籌規劃并負責本企業檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作;

(三)指導各部門和所屬單位文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作;

(四)監督、指導本企業所屬機構的檔案工作。

第四條各部門確定人員負責歸檔文件材料的收集和整理,按各種檔案歸檔時間定期交檔案室集中管理。

第五條檔案工作人員應當忠于職守,遵紀守法,具有相應的檔案專業知識和業務能力。

第三章檔案的歸檔

第六條歸檔的范圍是公司在籌備、成立、經營、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料。

一、本企業內部形成的文件材料;

二、本企業所屬單位和派出機構(包括境外機構)應報本企業的文件材料;

三、本企業引進項目、外購設備等帶來的文件材料;

四、本企業投資的全資、控股、參股企業應向本企業提交的文件材料;

五、本企業參與的合作項目,合作單位按要求應向本企業提交的文件材料;

六、本單位執行、辦理的外來文件材料。

第七條歸檔的時間:

一、管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。

二、工業企業產品、非工業企業業務項目、科研課題、基建項目文件材料在其項目鑒定、竣工后或財務決算后三個月內歸檔,周期長的可分階段、單項歸檔。

三、外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記,安裝調試后歸檔。

四、企業職工外出參加公務活動形成的文件材料應在活動結束后及時歸檔。

五、會計文件材料在會計年度終了后由會計部門整理歸檔,保管一年后向檔案部門移交。

六、電子文件邏輯歸檔實時進行,物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。

七、磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結束后及時歸檔。

第八條下列文件材料應隨時歸檔:

一、變更、修改、補充的文件材料;

二、企業內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料;

三、企業產權變動過程中形成的文件材料;

四、其他臨時活動中形成的文件材料。

第四章檔案的鑒定

第九條每年應對檔案進行一次清理,從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面鑒別,確定各類檔案的保管期限(文書、財務、科技檔案見具體辦法附表)。

公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的,保管期限從長。

第五章檔案的銷毀

第十條檔案銷毀的具體工作由檔案室管理室承辦,對已失效的檔案,認真鑒定,編制銷毀清冊,立卷歸檔,永久保存。

第十一條送交檔案形成部門(分公司)對擬銷毀案卷的清冊進行初審,經處(分公司)級負責人簽字同意后,連同銷毀檔案的書面報告送總經理簽字批準。

第十二條銷毀時要有檔案人員二人以上,并由主管部門派人監銷,共同在銷毀清冊上簽字。

第六章檔案的保密安全

第十三條檔案管理人員和借閱檔案人員必須嚴格遵守國家保密法及公司各項保密制度,認真做好保密工作。

檔案管理人員,必須嚴格執行檔案查閱借閱制度;履行借閱登記手續,認真審查審批權限是否符合規定的要求。

第十四條借出的檔案材料務必定期歸還。借出使用期間,不許轉借他人,不許帶入公共場所。

第十五條任何人不許將檔案內容泄露給無關人員,如有泄露和公布檔案內容者,應視情節輕重,按《檔案法》要求嚴肅處理。

第十六條檔案管理人員向借閱檔案者提供、出具有關證明時,一定要以檔案材料原始記載為依據,不得弄虛作假出假證;涉及企業機密的檔案材料,必須經總經理同意后再作決定,嚴防泄密。

第十七條檔案室禁止吸煙,嚴禁將易燃易爆物品和私人物品帶入庫房,明顯處要有安全防火設備。

第十八條非檔案管理人員,未經批準不準進入。

第十九條檔案人員下班必須對檔案室進行檢查,鎖好門窗、檔案柜,切斷電源后方可離開。

第七章檔案的利用

第二十條凡需利用檔案者,均須填寫文件查閱單,依據調閱權限和檔案密級,經各級領導簽批后方能憑單閱檔。

第二十一條案卷一般僅供在檔案室閱看,利用檔案人員必須愛護檔案,不得涂改、損壞、私自抄錄、復印、圈點、批注等。

第二十二條查閱文書、人事、財務、科技檔案,分別由總經理辦公室、人事、黨委、財務、技術、設計等主管部門負責人簽批。抄摘檔案內容,須主管部門同意才能帶出檔案室。如需復印檔案資料,應有主管部門批準并在查閱單中注明復印內容,由總經理辦公室安排。

第二十三條本單位借閱檔案應由本部門負責人簽字,外單位借閱檔案,應持有單位介紹信,主管部門簽署意見后,經總公司主管領導或總經理、黨委書記批準。

第二十四條借閱期限不得超過15天,到期歸還;如需再借,應辦理續借手續。

第二十五條借閱檔案應嚴格履行手續,辦理借閱登記,當面點交清楚。歸還時嚴格檢查,并在借用登記予以注銷。借閱者要愛護檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時,須當面查看清楚,如發現遺失或損壞,應及時報告主管領導。

第二十六條檔案管理人員對查閱借閱檔案及歸還檔案,均應在檔案查閱登記薄上進行登記;對重大或重要項目的查閱,要做好利用效果的反饋工作。

第八章附則

第二十七條總公司制定的其他專項檔案管理辦法及保管期限,為本規定的補充。

第二十八條本規定從印發

篇2:設備檔案管理辦法

1.設備檔案是管好設備的基本條件和依據,公司所有使用設備的資料應由檔案室集中管理,并進行分類編目,便于有關人員查閱。

2.設備檔案的基本內容包括:

2.1設備購置申批表;

2.2設備開箱驗收的裝箱單及開箱驗收清單,出廠合格證及隨機文件等;

2.3設備需經過安裝、試開、驗收等相關操作規程,并需具備安裝基礎圖、電器接線圖、地下管道圖、設備試開記錄、驗收合格證等資料;

2.4設備維修保養、操作規程;

2.5運行設備事故報告單、設備大修理記錄等;

2.6設備改進、改造以及報廢文件等;

2.7設備各項統計月報表。

3.設備檔案對外單位人員查閱須持單位介紹信,并經檔案室領導批準后方可查閱,原則上不外借。

4.查閱利用檔案者應愛護檔案資料不得涂改、勾劃、拆裝等,使用完后歸還檔案室。

5.使用部門的設備管理員應及時將本部門設備的各種技術資料移交安全部,安全部加以整理定期歸檔,檔案室負責做好設備檔案的編纂、借閱、查詢等工作。

篇3:石油銷售公司會計檔案管理辦法

石油銷售公司會計檔案管理辦法

第一章總則

第一條為加強石油銷售公司(以下簡稱"HB公司"或"公司")會計資料檔案的科學管理,保證會計資料的完整安全,更好地服務于公司的各項經營活動。根據《會計法》和《中華人民共和國檔案法》及《陜西**石油(集團)有限責任公司會計檔案管理辦法》,并結合公司實際,特制定本辦法。

第二條本辦法所稱會計檔案是指公司在進行會計核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經濟業務事項的,具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料,包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。

第三條本辦法適用于HB公司。

第二章組織機構及職責

第四條公司財務部和綜合辦公室共同負責會計檔案的管理工作。

第三章會計檔案管理范圍

第五條會計檔案一般包括以下內容:

(一)會計憑證,包括原始憑證、記賬憑證;

(二)會計賬簿,包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿;

(三)財務會計報告,包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告;

(四)其他會計資料,包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

第四章會計檔案的整理立卷

第六條每月的會計資料,在次月15日前整理立卷或裝訂成冊。

第七條會計年度終了后,應采用"三統一"的辦法對會計資料進行整理立卷。

(一)分類標準統一:一般將財務會計資料分成一類賬簿,二類憑證,三類報表,四類文字資料及其他;

(二)檔案形成統一:案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統一;

(三)管理要求統一:建立財務會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄;會計憑證裝訂成冊,報表和文字資料分類立卷,其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。

第八條會計憑證的立卷

(一)按月立卷:次月將裝訂成冊的憑證,統一登記至會計檔案保管清冊。

(二)憑證裝訂

1.會計憑證裝訂前的準備工作:

(1)分類整理,按順序排列,檢查日數、編號是否齊全;

(2)摘除憑證內的金屬物(如訂書針、大頭針、回形針),對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小,且要避開裝訂線,以便翻閱保持數字完整;

(3)整理檢查憑證順序號,如有顛倒要重新排列,發現缺號要查明原因,再檢查附件有否漏缺,領料單、入庫單、工資和獎金發放單是否隨附齊全;

(4)記賬憑證上有關人員(如復核、記賬、制單等)的簽字和印章是否齊全;

(5)按憑證號碼的順序歸集(如按上、中、下旬匯總歸集),根據集團裝訂標準確定裝訂成冊的本數。

2.會計憑證裝訂時的要求:

(1)用"三針引線法"裝訂,裝訂憑證應使用棉線,在左上角部位打上三個針眼,實行三眼一線打結,結扣應是活的,并放在憑證封皮的里面,裝訂時盡可能縮小所占部位,使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面,以便于事后查閱;

(2)憑證外面要加封面,封面紙用牛皮紙印制,封面規格略大于所附記賬憑證;

(3)裝訂憑證厚度一般1.5厘米,以保證裝訂牢固,美觀大方。

3.會計憑證裝訂后的注意事項:

(1)每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數、會計主管人員和裝訂人員簽章;

(2)在封面上編好卷號,按編號順序入柜,并要在顯露處標明憑證種類編號,以便于調閱;一般每月裝訂一次,裝訂好的憑證按年度分月妥善保管歸檔;

(3)裝訂封面的所有內容要填寫齊全,包括:單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。

第九條會計賬簿的立卷

各種會計賬簿辦理完年度結賬后,除跨年使用的賬簿外,其它賬簿應按年整理立卷。基本要求是:

(一)賬簿裝訂前,首先按賬簿啟用表的使用頁數核對各個賬戶是否相符,賬頁數是否齊全,序號排列是否連續;然后按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂;

(二)會計賬簿的裝訂順序:會計賬簿裝訂封面→賬戶目錄→按本賬簿頁數順序裝訂賬頁→會計賬簿裝訂封底;

(三)保留已使用過的賬頁,將賬頁數填寫齊全,去除空白頁和撤掉賬夾,用牛皮紙做封面、封底,裝訂成冊;

(四)多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數量金額式活頁賬等不得混裝,應按同類業務、同類賬頁裝訂在一起;

(五)會計賬簿應牢固、平整,不得有折角、缺角、錯頁、掉頁、加空白紙的現象;

(六)賬簿裝訂的封口處,應加蓋裝訂人印章;

(七)裝訂后,會計賬簿的脊背應平整,并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。

第十條會計報表的裝訂

會計報表編制完成并按時報送后,留存報表均應按月裝訂成冊,年度終了統一立卷保管。會計報表編制要求:

(一)會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全,整理報表頁數,上邊和左邊對齊壓平,防止折角;如有損壞部位,應對其修補后,完整無缺地裝訂;

(二)會計報表裝訂順序為:會計報表封面、會計報表編制說明、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封底。

第十一條其他會計核算資料的立卷

會計核算其他會計核算資料應按時整理立卷,要求如下:

(一)分類整理,按順序排列,檢查資料是否齊全;

(二)整理檢查資料順序號,如有顛倒要重新排列,發現缺失要查明原因。

第十二條同時滿足下列條件的,公司內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存,形成電子會計檔案:

(一)形成的電子會計資料來源真實有效,由計算機等電子設備形成和傳輸;

(二)使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料,能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料,設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序;

(三)使用的電子檔案管理系統能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案,符合電子檔案的長期保管要求,并建立了電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關系;

(四)采取有效措施,防止電子會計檔案被篡改;

(五)建立電子會計檔案備份制度,能夠有效防范自然災害、意

外事故和人為破壞的影響;

(六)形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。

第十三條滿足本辦法第十二條規定條件,公司及所屬各單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規定的電子簽名的,可僅以電子形式歸檔保存,形成電子會計檔案。

第五章會計檔案的歸檔

第十四條當年的會計檔案在會計年度終了后,由財務部保管一年,期滿后于次年1月10號前移交綜合辦公室歸檔。移交過程中,需財務部會計檔案管理人員與綜合辦公室檔案管理人員進行移交,由財務部經理、綜合辦公室經理負責監督移交。移交過程中需填寫《會計檔案移交單》(一式兩份),一份交予財務部會計檔案管理人員保管、一份交予綜合辦公室檔案管理人員保管。

第十五條紙質會計檔案移交時應當保持原卷的封裝。電子會計檔案移交時應當將電子會計檔案及其元數據一并移交,且文件格式應當符合檔案管理的有關規定。特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。

綜合辦公室接收電子會計檔案時,應當對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測,符合要求的才能接收。

第十六條機構變動或檔案管理人員調動時,應辦理交接手續,由原檔案管理人員編制會計檔案移交清單,將全部案卷逐一移交,接管人員逐一接受。

第六章會計檔案的借閱使用

第十七條檔案在財務部保管期間,財務部應建立會計檔案清單和借閱登記冊。凡需借閱會計檔案人員,須經總會計師批準后,方可辦理借閱手續;借閱人員不得在案卷中標畫,不得拆散原卷冊,不得抽換,不得將會計檔案攜帶外出,如遇特殊情況,須經財務總監或總會計師批準。

第十八條會計檔案移交綜合辦公室后,凡需借閱會計檔案人員需辦理檔案借閱手續,具體參見《檔案管理辦法》。

第七章會計檔案的保管期限

第十九條會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為10年和30年,具體見附件一。

第二十條會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。

第八章會計檔案的銷毀

第二十一條公司應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定,并形成會計檔案鑒定意見書。經鑒定,仍需繼續保存的會計檔案,應當重新劃定保管期限;對保管期滿,確無保存價值的會計檔案,可以銷毀。

會計檔案鑒定工作應當由公司綜合辦公室牽頭,組織會計、審計、紀檢監察人員共同進行。

第二十二條經鑒定可以銷毀的會計檔案,應當按照以下程序銷毀:

(一)公司綜合辦公室會同財務部編制會計檔案銷毀清冊,列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內容。

(二)單位負責人、總會計師或財務總監、綜合辦公室負責人、財務部負責人、綜合辦公室經辦人、財務部經辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

(三)公司綜合辦公室負責組織會計檔案銷毀工作,并與財務部共同派員監銷。監銷人在會計檔案銷毀前,應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對;在會計檔案銷毀后,應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。

(四)電子會計檔案的銷毀應當符合國家有關電子檔案的規定,并由辦公室、財務部和信息管理部共同派員監銷。

第二十三條保管期滿但未結清的債權債務會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀,紙質會計檔案應當單獨抽出立卷,電子會計檔案單獨轉存,保管到未了事項完結時為止。

單獨抽出立卷或轉存的會計檔案,應當在會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

第九章附則

第二十四條本辦法由公司財務部負責解釋和修訂。

第二十五條所屬各單位應制定本單位的會計檔案管理辦法,并報公司財務部備案。

第二十六條本辦法未盡事宜,按國家相關法律法規和集團公司相關規定執行。

第二十七條本辦法自下發之日起施行。

附件:會計檔案保管期限表