實施日期:

1、目的:為保證公司內外通訊信息暢通,對來訪人員進行友好接待,塑造企業良好形象。

2、范圍:公司前臺工作人員。

3、內容:

3.1服飾要求:

前臺人員直接代表著公司形象,故應著裝得體、整潔大方、舉止文雅、化淡妝。

3.2電話接轉

3.2.1電話鈴聲響兩下,前臺人員應迅速接聽,接聽電話時應音調柔和,語氣平穩,使用規范用語“您好,大眾聯合”或“大眾聯合,您好”等。

3.2.2對待來電者禮貌、熱情,首先弄清來電者身份、意圖,可應用以下話語詢問來電者:“請問你貴姓?”,“請問您哪里找?”,“請問你找哪位?”,“請問有什么可以幫到你?”等。

3.2.3明白來電者意愿后,在征得被訪問者同意的情況下迅速將電話轉給被訪者接聽,當被訪者正忙無法接聽或因特殊原因拒絕接入來電,前臺人員應代被訪者表示歉意,并婉言相告,同時記錄來電者之聯系電話及聯絡人,必要時獲悉來電者的留言,然后將所記錄信息轉達給被訪者。

3.2.4待來電者結束談話先掛斷,使用禮貌道別語:“謝謝,再見”等,道別后將電話輕輕放下,并將必要內容作記錄。

3.2.5前臺人員不得利用工作之便,在上班時間私自或幫人接打私人電話。

3.3訪客接持

3.3.1當客人來訪時,前臺人員應禮貌大方,積極主動熱情予以接待,不以貌取人,不分貴賤,平等相待,征詢對方需訪對象后遞送茶水,并通知被訪人員;會客、洽談原則上在會議室,未征得人力資源部同意,不得帶入辦公室內;對于來訪公司高層領導之客人應先問清楚是否事先有約,并主動通知被訪領導,征得領導同意后帶至其辦公地點,并作記錄。

3.3.2客人走后,應及時收拾茶具,以保持良好辦公環境。

3.3.3嚴守公司秘密,不得同客人過多寒暄。

3.3.4對于個別不受歡迎之客人,應馬上向公司報備。

擬文審核核準

篇2:崗位責任制:前臺領班

前臺領班崗位責任制

1、負責安排日常工作,監督本崗位服務員的服務程序和服務標準,維持前廳工作秩序和清潔衛生。

2、掌握重點賓客和團隊的到離時間,做好迎送接待服務,及時與相關部門互通信息。

3、協助大堂副理進行客房狀態統計控制、結轉帳工作;負責前臺所需之耗用品的控制。

4、負責前臺人事、考勤管理檢查,負責規章制度、儀表儀容及服務質量的檢查管理。

5、與相關部門和崗位保持密切聯系,隨時溝通各種信息。

6、管理好前臺物品、備用金及各種帳目,做好各種原始資料和帳單的保存工作。

7、熟記集團各領導的情況和資料,提供相應服務;及時征詢、記錄客人意見,隨時改進服務。

8、隨時完成領導安排的各種工作。

篇3:建設集團前臺文書崗位說明書

建設集團公司前臺文書崗位說明書

崗位

標識崗位名稱定員上級主管崗位編號

前臺文書1人部門經理

任職

條件學歷專業工作年限年齡技術職稱

專科以上管理類1年以上30歲以下

工作

職責協助行政人事部經理做好人事管理、行政管理和后勤管理工作。

工作內容(管理流程)

職責1:電話禮儀:負責公司總機轉接,普通話、英語標準。

職責2:接待工作:

?對于賓客(包括政府官員、重要客戶等)來訪,需提前準備好會議室或接待室,保證衛生整潔。

?落實接待場所、接待人員及其他接待用品(如車輛、鮮花、水果、茶水、投影設備等)。

職責3:訂餐訂房訂票安排:

?按客戶等級安排就餐,與公司就近酒店保持良好協作關系。

?定期與酒店、賓館簽訂優惠協議,根據客戶及接待要求安排賓館,并落實好賓館費用結算和房間布置的事宜。

?與旅行社、票務中心保持長期合作關系,爭取以優惠的價格訂票。

職責4:文字處理、傳真件、快遞、郵件收發及辦公用品采購:

?公司業務函件、文件等文字處理:辦公室日常文件處理,填制每月電話費明細表格、日常統計、快遞費業務明細,印制名片報告。

?傳真件的收、發登記及管理:收發傳真做好相應登記工作,及時轉給收件人。對于合同、報價及重要的傳真件需登記編號,重要傳真收發需備份。國際傳真需部門負責人簽字后才可發送。

?快遞的收寄管理工作:負責公司日常快遞收寄工作,寄件時監督寄件人登記,簽收后及時寄出。若反饋對方沒收到,應及時查件。快遞一般分為市內快遞、國內快遞、國際快遞等,要根據郵件內容和要求選擇合適的郵寄方式。國際快遞和重要的銀票、發票郵寄,必須分管領導簽字后方可寄出。收到快遞及時登記,收件人簽收領取,快遞費按月結方式計算。

?辦公用品采購:選擇兩家以上的大型辦公用品供應公司,采購辦公用品需進行比價,選擇質優價廉采購。一般以購買日常辦公用品為主,費用以月結方式計算。每次購買應做好登記工作,使用人簽字領用。采購辦公耗材必須做好耗材使用情況登記。

職責5:辦公費用管理。

?做好日常各項費用結算。如公司物業管理費、水電費、維修費、電話費、餐費、綠化費、伙食費等費用結算。

職責6:后勤服務管理。

?做好辦公環境的保潔檢查和監督工作,保持環境整潔、優美。

?辦公設備的日常維修的聯絡及辦理。

職責7:其他日常工作

?日常考勤管理,安排并考核公司各部門值班、加班、調休工作。

?負責檢查員工每日儀表儀態。

?負責公司與電信局、移動公司事務辦理。

執行主

要制度?公司企業管理制度

.公司企業管理程序

.總裁各項指令

崗位

考核

要素?前臺電話轉接和客戶接待工作;

?日常辦公室費用結算和相關費用登記;

?月度辦公用品計劃申報和領用發放;

?郵件收發和傳真的收發和轉發;

.年中崗位考核和年終績效考核、總結;

?每日考勤記錄和衛生值日、員工儀態檢查。

崗位

標準知識要求技能要求

具備企業管理、行政事務管理、公共關系等相關知識能力具有一定行政工作經驗和相當的語言表達能力,熟悉辦公室工作,能獨立處理對外聯絡、對外接待和其他行政事務。具備認真、樸實的工作作風,堅決執行領導意見,能很好的完成上級領導安排的工作任務。