客運(yùn)公司文件管理辦法

第一章總則

第一條為適應(yīng)公司規(guī)范化管理,做好公司文件管理工作,使之規(guī)范化和制度化,特制定本辦法。

第二條公司文件是傳達(dá)方針、發(fā)布指示、請(qǐng)示和答復(fù)問題,指導(dǎo)和商洽工作,報(bào)告情況、交流經(jīng)驗(yàn)、申報(bào)計(jì)劃、方案的重要工具,各部室及下屬公司必須認(rèn)真做好文件管理工作。

第三條文件處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、簡便。

第四條文件管理工作必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,確保公司機(jī)密。

第二章文件主要種類

第五條公司文件種類主要有:

(一)決定、決議、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、函、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)等。

(二)公司合同、協(xié)議、采購計(jì)劃、報(bào)告、方案。

(三)其它需要領(lǐng)導(dǎo)批示的書面材料。

第三章文件格式

第六條公文格式:公文一般由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、秘密等級(jí)、緊急程度、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、發(fā)文時(shí)間、抄送機(jī)關(guān)、附注等部分組成。

(一)公文標(biāo)題,應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡要地概括文件的主要內(nèi)容,一般應(yīng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)和文件種類,除批轉(zhuǎn)規(guī)章制度外,一般不加書名號(hào)。

(二)發(fā)文字號(hào),包括機(jī)關(guān)代字、年份、順序號(hào)。

1、公司本部的發(fā)文字號(hào)

(1)公司文件,分為4種:

張環(huán)客:用于向市、區(qū)政府、有關(guān)職能部門、各股東方、董事會(huì)等請(qǐng)求指示、批準(zhǔn),報(bào)告工作,反映情況,提出意見或建議,答復(fù)詢問等事項(xiàng);

張環(huán)客發(fā):用于傳達(dá)貫徹上級(jí)單位的方針、政策、指示,部署全局性工作,發(fā)布重要決定,批轉(zhuǎn)有關(guān)部門的涉及全局、有指導(dǎo)意義的文件,以及必須以公司名義發(fā)布的事項(xiàng);

張環(huán)客人:用于涉及公司人事任免等事項(xiàng);

張環(huán)客函:用于與景區(qū)內(nèi)、外不相隸屬或者平行的單位、部門商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請(qǐng)求批準(zhǔn)等事項(xiàng)。

(2)公司安委會(huì)文件:張環(huán)客安發(fā);

(3)公司黨總支文件:張環(huán)客黨發(fā);

(4)公司團(tuán)總支文件:張環(huán)客團(tuán)發(fā);

(5)公司工會(huì)文件:張環(huán)客工發(fā);

(6)公司總經(jīng)理辦公室文件,分為2種:張環(huán)客辦發(fā)、張環(huán)客辦函。

2、下屬公司的發(fā)文字號(hào)要求

下屬公司不得使用“易程天下”字樣的發(fā)文字號(hào)。湖南易程國旅公司可用“易程國旅”字樣作為發(fā)文字號(hào),高速事業(yè)部可用“易程高速”字樣作為發(fā)文字號(hào),易程天下信息技術(shù)有限公司可用“易程信息”字樣作為發(fā)文字號(hào)。

3、年份、序號(hào)

年份應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)注全稱,用六角括號(hào);序號(hào)不編虛位,不加“第”字。

(三)文件一律加蓋印章,上報(bào)的文件應(yīng)注明簽發(fā)人。

(四)秘密文件應(yīng)分別標(biāo)明“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。

(五)緊急文件分別標(biāo)明“特急”、“急”。

(六)請(qǐng)示一般只寫一個(gè)主送部門,如需同時(shí)送其他部門,應(yīng)用抄報(bào)形式。

(七)文件如有附件,應(yīng)在正文之后注明附件名稱和順序。

(八)發(fā)文部門寫全稱或規(guī)范化簡稱,公司規(guī)范化簡稱為“環(huán)保客運(yùn)公司”。公司內(nèi)各部門的對(duì)內(nèi)規(guī)范化簡稱為“公司各部室、分部、中心,信息技術(shù)公司、國旅公司、高速客運(yùn)事業(yè)部”。

(九)會(huì)議通過的文件,應(yīng)在標(biāo)題之下,正文之前注明會(huì)議名稱和通過日期。

(十)文字從左至右橫寫,橫排。

第七條文件用紙統(tǒng)一用A4型,左側(cè)裝訂。“通告”、“通知”用紙大小,根據(jù)實(shí)際需要確定。

第八條合同、協(xié)議的起草和簽訂應(yīng)符合《合同法》的有關(guān)要求。

第九條采購計(jì)劃、報(bào)告、方案及其它需要領(lǐng)導(dǎo)批示的書面材料須按規(guī)范的格式起草,如采購計(jì)劃,必須注明事由、數(shù)量、品名、型號(hào)、單價(jià)等。

第四章文件辦理

第十條公司文件由各有關(guān)部門起草,并經(jīng)部門第一負(fù)責(zé)人核稿后送總經(jīng)理辦公室按程序上報(bào)。

第十一條凡需辦理的文件,由總經(jīng)理辦公室根據(jù)內(nèi)容和性質(zhì)統(tǒng)一送公司總經(jīng)理、其他分管領(lǐng)導(dǎo)審批,或交有關(guān)部門辦理,并提出辦理時(shí)限。其他部門或人員不得擅自傳遞公司文件,不得擅自以部門名義對(duì)外發(fā)文。

第十二條已送公司總經(jīng)理或其他分管領(lǐng)導(dǎo)批示的文件,應(yīng)在兩日內(nèi)批辦,緊急文件應(yīng)當(dāng)日批辦,交有關(guān)業(yè)務(wù)部門辦理的文件,總經(jīng)理辦公室應(yīng)根據(jù)辦理時(shí)限檢查催辦,防止漏辦和延誤。凡逾期延誤或漏辦者,由相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)責(zé)任。

第十三條公司發(fā)出的文件由總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)的其他分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā);公司安委會(huì)文件由安委會(huì)主任簽發(fā);公司黨總支文件由黨總支書記簽發(fā);公司團(tuán)總支文件由團(tuán)總支書記簽發(fā);公司工會(huì)文件由工會(huì)主席簽發(fā);總經(jīng)理辦公室發(fā)出的文件,由行政分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理辦公室主任簽發(fā)。

第十四條公司領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門審批文件要認(rèn)真負(fù)責(zé)、及時(shí),文件主批人應(yīng)簽署自己明確具體的意見、姓名和時(shí)間,不得無故壓文件。總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)對(duì)文件的會(huì)簽進(jìn)行督促。

第十五條草擬和簽批文件,應(yīng)使用碳素墨水鋼筆或毛筆。

第十七條總經(jīng)理辦公室在將文件送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前,應(yīng)認(rèn)真做好審核工作,審核的重點(diǎn)為:是否需要行文,文件內(nèi)容,文字表達(dá),文種使用,格式等是否符合國家、省、市及本辦法有關(guān)規(guī)定。然后上報(bào)公司有關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理簽批。文件的擬辦由總經(jīng)理辦公室主任或其授權(quán)的其他人員簽署,其他部門或人員不得隨意簽署擬辦意見。

第十八條秘密文件不得翻印、轉(zhuǎn)發(fā),傳遞秘密文件時(shí),必須采取相應(yīng)的保密措施,確保文件安全。

第十九條收文的處理。公司收文歸口總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理,由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)文件的擬辦、送審、督辦,總經(jīng)理辦公室要嚴(yán)格做好收文登記備查和督促辦理工作,其他各部門應(yīng)及時(shí)對(duì)所收到的文件送總經(jīng)理辦公室按程序處理。

第二十條各部室起草的對(duì)外文件,由起草文件的相關(guān)部室負(fù)責(zé)對(duì)外報(bào)送;公司內(nèi)部管理文件,由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)下發(fā)到各部室。

第五章文件立卷和銷毀

第二十一條文件辦完后,應(yīng)及時(shí)將文件正本和有關(guān)材料按照檔案管理有關(guān)規(guī)定進(jìn)行歸檔。

第二十二條公司文件歸口總經(jīng)理辦公室歸檔,其它部門原則上不得保留文件,對(duì)技術(shù)性較強(qiáng)或?yàn)榉奖闳粘９芾矶栌杀静块T臨時(shí)保管的文件,負(fù)責(zé)保管部門應(yīng)定期(兩年一次)轉(zhuǎn)交公司檔案室統(tǒng)一存檔。

第二十三條沒有存檔價(jià)值和存查必要的文件經(jīng)過鑒別并報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可定期銷毀,銷毀秘密文件要進(jìn)行登記,有專人監(jiān)督,保證不丟失、不漏銷。

第六章附則

第二十四條本辦法修改、解釋權(quán)歸公司總經(jīng)理辦公室。

第二十五條本辦法從發(fā)文之日起施行。

zz客運(yùn)有限公司

篇2:交工技術(shù)文件管理辦法

1范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了交工技術(shù)文件從策劃到填寫、檢查、簽證、整理、交接直至歸檔全過程的管理要求。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于工程項(xiàng)目交工技術(shù)文件的管理。

2總則

為明確交工技術(shù)文件形成的過程及各相關(guān)環(huán)節(jié)之間的關(guān)系,特制定本標(biāo)準(zhǔn)。

3規(guī)范性引用文件

《吉林省建筑工程施工技術(shù)資料標(biāo)準(zhǔn)》

煉油化工建設(shè)項(xiàng)目(工程)交工技術(shù)文件

《建筑安裝工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)》

《工業(yè)安裝工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)》

4術(shù)語和定義

本標(biāo)準(zhǔn)采用了下列術(shù)語:

4.1交工技術(shù)文件

交工技術(shù)文件是指從工程開始施工到工廠全部裝置預(yù)試車完成,移交給建設(shè)單位的技術(shù)文件。

4.2項(xiàng)目工程:指在一個(gè)總體設(shè)計(jì)或初步設(shè)計(jì)范圍內(nèi),由一個(gè)或若干個(gè)互相有內(nèi)在聯(lián)系的單項(xiàng)工程所組成的建設(shè)項(xiàng)目。

4.3單項(xiàng)工程:是建設(shè)項(xiàng)目的組成部分,具有獨(dú)立設(shè)計(jì)文件,建成后能夠發(fā)揮生產(chǎn)能力或效益的生產(chǎn)裝置(車間)或獨(dú)立工程,也可稱為“裝置”。

4.4單位工程:指單項(xiàng)工程中,具有獨(dú)立施工條件或獨(dú)立使用功能的工程。在石化總公司建設(shè)項(xiàng)目中,“單位工程”與“單元名稱”相對(duì)應(yīng);在化工項(xiàng)目中與“工號(hào)”相對(duì)應(yīng)。

4.5中間交接

中間交接是指單位工程按設(shè)計(jì)文件所規(guī)定的范圍完成,并經(jīng)管道系統(tǒng)和設(shè)備的內(nèi)部處理,電氣和儀表調(diào)試及單機(jī)試車合格后,與建設(shè)單位所做的交接。

4.6工程交接

工程交接是指工廠全部裝置在予試車完成后,施工單位和建設(shè)單位按規(guī)定內(nèi)容所做的交接。

5管理內(nèi)容與要求

5.1交工技術(shù)文件的管理流程(見附圖)

5.2交工技術(shù)文件的策劃

5.2.1明確交工技術(shù)文件的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。由公司市場開發(fā)部在與建設(shè)單位簽定的工程承包合同中規(guī)定。當(dāng)建設(shè)單位無明確表示時(shí),應(yīng)在合同中規(guī)定“交工技術(shù)文件按工程總承包單位的規(guī)定執(zhí)行”。

5.2.2劃分工程項(xiàng)目的單位工程,規(guī)定施工單位,統(tǒng)一編號(hào)。該項(xiàng)工作由項(xiàng)目部在確定完施工單位的基礎(chǔ)上,以文件形式下發(fā)給施工單位及有關(guān)部門,在工程開工后兩個(gè)月以內(nèi)完成。

5.2.3下達(dá)立卷分冊(cè)的要求。根據(jù)單位工程的劃分,在征得建設(shè)單位同意的基礎(chǔ)上,項(xiàng)目部負(fù)責(zé)立卷分冊(cè),正式打印下發(fā)。

5.2.4確定交工技術(shù)文件模式。根據(jù)合同規(guī)定,項(xiàng)目部從交工技術(shù)文件模式中選定本工程應(yīng)用的交工技術(shù)文件標(biāo)準(zhǔn),以文件形式下發(fā)。

5.3工程技術(shù)文件的形成和同步積累

5.3.1施工單位技術(shù)人員是交工資料形成的直接責(zé)任人,對(duì)交工基礎(chǔ)資料的形成和同步積累負(fù)直接責(zé)任。

5.3.2項(xiàng)目部工號(hào)技術(shù)負(fù)責(zé)人是交工技術(shù)文件的主要負(fù)責(zé)人員,對(duì)交工技術(shù)文件的形成和同步積累負(fù)主要責(zé)任。

5.3.3項(xiàng)目部施工經(jīng)理是交工技術(shù)文件工作的直接領(lǐng)導(dǎo)者和組織者,對(duì)交工技術(shù)文件工作負(fù)全責(zé)。

5.3.4施工單位技術(shù)人員將分項(xiàng)工程質(zhì)量自檢記錄做為技術(shù)交底的一部分下達(dá)施工班組和其它責(zé)任人員,他們按照各自的要求分別實(shí)施和簽證,完成后返回工號(hào)技術(shù)負(fù)責(zé)人。工號(hào)技術(shù)負(fù)責(zé)人進(jìn)行整理、核定和簽證,在分部工程完工后交項(xiàng)目部工號(hào)技術(shù)負(fù)責(zé)人。

5.3.5設(shè)計(jì)變更和技術(shù)簽證(技術(shù)聯(lián)系單)由資料員領(lǐng)回建帳,發(fā)放到項(xiàng)目部工號(hào)技術(shù)負(fù)責(zé)人實(shí)施并下達(dá)到施工單位執(zhí)行,同時(shí)收集作為交工技術(shù)文件。

5.3.6材料、零部件質(zhì)量證明書由材料供應(yīng)部門設(shè)專人管理,在材料進(jìn)入施工現(xiàn)場的同時(shí),向技術(shù)人員提供合格的足夠數(shù)量的證件。本工程專用的材料、零部件,合格證原件應(yīng)交項(xiàng)目部工號(hào)技術(shù)負(fù)責(zé)人放入交工技術(shù)文件正本,供應(yīng)部門留復(fù)印件。各工程共用的材料、零部件合格證原件存供應(yīng)部門,復(fù)印件交工,但復(fù)印件要標(biāo)明原件在何處,并加蓋經(jīng)手人印章和抄件專用章。

5.3.7設(shè)備和備品配件質(zhì)量證明書由設(shè)備工程師提供,合格證原件放入交工技術(shù)文件正本。

5.3.8交工技術(shù)文件隨著工程進(jìn)度逐步形成,資料必須與工程同步,各級(jí)簽證應(yīng)在施工項(xiàng)目完成后隨即進(jìn)行。工號(hào)技術(shù)負(fù)責(zé)人要注重工程隱蔽記錄和聯(lián)合簽證的及時(shí)性。

5.3.9分部分項(xiàng)工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定完成后,由工號(hào)技術(shù)負(fù)責(zé)人存查或并入交工技術(shù)文件。單位工程質(zhì)量評(píng)定經(jīng)上級(jí)主管部門核定后,由項(xiàng)目部質(zhì)檢工程師將工程質(zhì)量評(píng)定表等送交交工技術(shù)文件相關(guān)卷冊(cè)的組卷責(zé)任人整理成冊(cè)。

5.3.10竣工圖由項(xiàng)目部組織編制,必須做到齊全準(zhǔn)確。竣工圖要做到與設(shè)計(jì)資料、隱蔽工程記錄和工程實(shí)際情況“三對(duì)口”,同時(shí)填寫竣工圖編制記錄。

5.4交工技術(shù)文件的整理

5.4.1項(xiàng)目部工號(hào)技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)交工技術(shù)文件的整理工作,凡屬交工技術(shù)文件范疇的各種資料,均由各有關(guān)部門和責(zé)任人員交工號(hào)技術(shù)負(fù)責(zé)人整理。

5.4.2為使技術(shù)文件管理清晰,防止混亂和遺漏,各項(xiàng)技術(shù)文件都要分門別類整理保管,每類宜分別填寫文件目錄,每加入一份,隨時(shí)將其名稱填在目錄中。

5.4.3交工技術(shù)文件的順序由公司技術(shù)質(zhì)量部在交工技術(shù)文件的組成模式中加以規(guī)定。

5.5質(zhì)量經(jīng)理

5.5.1項(xiàng)目部質(zhì)量經(jīng)理組織本工程項(xiàng)目交工技術(shù)文件的審查工作,對(duì)交工技術(shù)文件的質(zhì)量負(fù)責(zé)。

5.5.2交工技術(shù)文件的最終審查,在收集齊項(xiàng)目的全部交工資料和完成竣工圖編制后,由項(xiàng)目經(jīng)理統(tǒng)一組織終審。

5.6交工技術(shù)文件的送審和交接簽證

5.6.1交工技術(shù)文件經(jīng)終審后,由項(xiàng)目部邀請(qǐng)建設(shè)單位和質(zhì)量監(jiān)督站進(jìn)行予審。

5.6.2予審提出的問題由項(xiàng)目部整改,整改完成后項(xiàng)目部提出整改報(bào)告給建設(shè)單位、檢查部門。

5.6.3交工技術(shù)文件審查通過后,按規(guī)定進(jìn)行正式裝訂。

5.6.4裝訂結(jié)束后,項(xiàng)目部將交工技術(shù)文件正式移交給建設(shè)單位驗(yàn)收簽證。

5.7對(duì)于外包工程,根據(jù)“誰分包,誰負(fù)責(zé)”的原則,由發(fā)包的單位全權(quán)負(fù)責(zé)交工技術(shù)文件工作。

5.8交工技術(shù)文件的歸檔

項(xiàng)目部負(fù)責(zé)交工技術(shù)文件的外部簽證工作。簽證完成后,項(xiàng)目部負(fù)責(zé)將交工技術(shù)文件副本送公司檔案室存檔。

6本標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)生的質(zhì)量記錄

a.交工技術(shù)文件;

b.存查資料;

c.交工技術(shù)文件立卷分冊(cè)目錄;

c.竣工圖編制記錄;

d.交工技術(shù)文件最終審查簽證表;

e.科技檔案移交清冊(cè)。

7附錄

a.交工技術(shù)文件立卷分冊(cè)目錄;

b.竣工圖編制記錄;

c.交工技術(shù)文件最終審查簽證表;

篇3:建筑工程質(zhì)量安全文件管理辦法

建筑工程質(zhì)量、安全文件管理辦法

工程文件包括施工合同;施工圖紙;甲方、乙方、監(jiān)理公司、設(shè)計(jì)方來往文件;工程使用材料質(zhì)量證明;施工過程中的各種質(zhì)量、安全檢驗(yàn)記錄;施工中執(zhí)行的相關(guān)的國家規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)程;上級(jí)主管部門的規(guī)定和指令;公司質(zhì)量體系文件等,這些文件是工程施工重要依據(jù)和質(zhì)量情況的真實(shí)反映。

項(xiàng)目部指定經(jīng)培訓(xùn)合格的專職工程文件管理員(資料員、安全員),及時(shí)收集、記錄、歸類、登記發(fā)放、歸檔。

一、資料員對(duì)項(xiàng)目部使用的相關(guān)的國家規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)程,上級(jí)主管部門的規(guī)定、指令和公司質(zhì)量體系文件進(jìn)行統(tǒng)一管理和保管,執(zhí)行使(借)用審批程序。

二、圖紙:在施工前應(yīng)把所的修改變更在圖紙上進(jìn)行標(biāo)明或更換新改的施工圖,圖紙使用人員在施工圖紙出現(xiàn)因使用、保管不當(dāng)造成模糊的,必須及時(shí)向資料員申請(qǐng)更新。

三、施工前的各種技術(shù)、安全交底,經(jīng)各班組簽字確認(rèn)后,由資料收集歸檔。

四、甲方、乙方、監(jiān)理公司、設(shè)計(jì)公司來往文件,資料員經(jīng)確認(rèn)后,及時(shí)轉(zhuǎn)送到相關(guān)的管理人員手中,并做好文件發(fā)放登記。

五、采購資料:每批材料進(jìn)場,資料員必須向廠家索取該產(chǎn)品的質(zhì)量證明書。向監(jiān)理公司申報(bào),辦理準(zhǔn)許使用手續(xù)。質(zhì)檢員對(duì)進(jìn)行材料進(jìn)行取樣送檢,檢驗(yàn)結(jié)果交由資料員保管。

六、施工過程中的各種檢查記錄,質(zhì)檢員嚴(yán)格按GBJ301―98《建筑工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)》如實(shí)對(duì)質(zhì)量情況進(jìn)行記錄,并交監(jiān)理公司確認(rèn)后,由資料員歸檔。

七、施工過程中安全監(jiān)督部門、公司及項(xiàng)目部的各種安全檢查記錄,應(yīng)歸時(shí)歸檔,并對(duì)存在問題的糾正和預(yù)防措施的處理進(jìn)行歸檔。安全員嚴(yán)格按JGJ59―99《建筑施工安全檢查標(biāo)準(zhǔn)》定期對(duì)施工過程中的安全情況進(jìn)行評(píng)定,并記錄歸檔。

八、工程滿足竣工要求時(shí),由項(xiàng)目經(jīng)理組織公司、項(xiàng)目部有關(guān)人員按GB50300―20**《建筑工程施工質(zhì)量驗(yàn)收統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)》對(duì)工程進(jìn)行最終評(píng)定,資料員對(duì)需歸檔的質(zhì)量、安全文件進(jìn)行整理,整理后送業(yè)主、質(zhì)監(jiān)站、監(jiān)理公司核查。保證驗(yàn)收前所有工程歸檔資料符合歸案要求,配合竣工驗(yàn)收工作。