為了控制公司文件發(fā)放的適當(dāng)范圍、作廢文件的及時(shí)回收,確保各部門(mén)、車(chē)間所使用的公司文件的有效性,特制定公司文件管理辦法,請(qǐng)閱讀企業(yè)管理網(wǎng)整理的下文。

1.文件的發(fā)放:

(1)財(cái)務(wù)部、生產(chǎn)部、營(yíng)銷(xiāo)部辦公室以本部門(mén)名義形成且在本部門(mén)管轄范圍內(nèi)發(fā)放的文件,各自安排發(fā)放和回收。需要在公司各橫向關(guān)聯(lián)部門(mén)之間發(fā)放實(shí)施的文件,由辦公室安排專(zhuān)人統(tǒng)一發(fā)放和回收。

(2)各部門(mén)需辦公室安排發(fā)放文件時(shí),必須將文件打印并復(fù)印好,由部經(jīng)理書(shū)面寫(xiě)明發(fā)放范圍、發(fā)放時(shí)間并簽名后送綜合管理部,由辦公室主任安排文件發(fā)放人予以發(fā)放。

(3)任何文件,發(fā)放人須建立“文件發(fā)放回收登記表”。發(fā)放到各部門(mén)的所有文件,由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字接收。如部門(mén)負(fù)責(zé)人不在,由部門(mén)在場(chǎng)人員簽名代收。代收人必須負(fù)責(zé)及時(shí)將文件轉(zhuǎn)給部門(mén)負(fù)責(zé)人。需個(gè)人接收的文件由部門(mén)內(nèi)部建立“文件發(fā)放回收登記表”,并由個(gè)人親自簽字接收。

(4)需發(fā)放到正科長(zhǎng)以下管理、輔助人員和職工的文件(包括學(xué)習(xí)材料等),發(fā)放人只需發(fā)放到相關(guān)正科長(zhǎng)級(jí)管理人員,再由正科長(zhǎng)級(jí)管理人員安排發(fā)放到相關(guān)個(gè)人。

2.文件的更改:

(1)任何原因造成文件的個(gè)別字句需要更改,且更改后不影響整個(gè)文件版面的整潔美觀,由原編制形成的部門(mén)負(fù)責(zé)人書(shū)面寫(xiě)明更改位置和如何更改(數(shù)據(jù)性或原則性的須報(bào)直屬部經(jīng)理簽字認(rèn)可),連同編制形成部門(mén)負(fù)責(zé)人的私章送原發(fā)放人,由原發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍及存檔予以更改。

(2)文件發(fā)放人根據(jù)更改字?jǐn)?shù)多少和繁簡(jiǎn)情況,可到現(xiàn)場(chǎng)為原件人更改,也可以收回后予以更改,再返還給原收件人。但在更改時(shí)必須用雙線劃掉原字句,在劃掉的字句對(duì)應(yīng)上方行距空間寫(xiě)上新字句,并在更改處蓋上原編制形成部門(mén)負(fù)責(zé)人的私章。

3.文件的換頁(yè):

(1)任何原因造成文件單頁(yè)大面積修改,需換頁(yè)的,由原編制形成將需修改頁(yè)面進(jìn)行修改并打印、復(fù)印好,由其部門(mén)負(fù)責(zé)人書(shū)面寫(xiě)明換頁(yè)情況(屬數(shù)據(jù)性、原則性修改須部經(jīng)理簽字認(rèn)可)送原文件發(fā)放人,由原文件發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍予以換頁(yè)。

(2)所有需換頁(yè)的文件,由文件發(fā)放人統(tǒng)一換頁(yè)并注明執(zhí)行時(shí)間,將原頁(yè)銷(xiāo)毀。

4.文件的回收、作廢:

(1)因公司制度匯總、部門(mén)調(diào)整、規(guī)劃變化等原因,造成原文件內(nèi)容與新文件內(nèi)容重復(fù)、沖突而失效的,由匯總部門(mén)或新文件編制形成部門(mén)負(fù)責(zé)人,安排原發(fā)放人予以回收。

(2)文件發(fā)放人在回收文件時(shí),必須持“文件發(fā)放回收登記表”由原接收人在登記表相關(guān)欄內(nèi)簽名后回交。

(3)每年12月下旬,由辦公室通知各部門(mén),對(duì)本年度平時(shí)未統(tǒng)一回收的文件、報(bào)表等無(wú)效材料清理回收一次。

(4)所有回收的文件均于回收當(dāng)日送辦公室,由辦公室主任統(tǒng)一安排銷(xiāo)毀。

5.其它規(guī)定:

(1)任何部門(mén)以公司名義形成的文件討論稿或正式稿,必須發(fā)放到董事長(zhǎng)兼總經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、生產(chǎn)部經(jīng)理、營(yíng)銷(xiāo)部經(jīng)理、公司各職能部門(mén)負(fù)責(zé)人及其他相關(guān)聯(lián)人員,以便了解公司政策方向,根據(jù)公司各方面情況系統(tǒng)地進(jìn)行修改,確保接口部門(mén)的相互配合。

(2)無(wú)論部門(mén)或公司發(fā)放的文件在發(fā)放前都必須在檔案室存檔備案。

(3)任何文件相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人接收后必須領(lǐng)學(xué)或傳達(dá)應(yīng)執(zhí)行的員工,認(rèn)為有必要復(fù)印下發(fā)到相關(guān)員工時(shí),須向原發(fā)放部門(mén)提出申請(qǐng),由原發(fā)放部門(mén)復(fù)印按發(fā)放程序予以發(fā)放。不得私自復(fù)印下發(fā),避免文件使用范圍失控,造成有效和無(wú)效版本的混淆。

(4)所有換頁(yè)或作廢文件屬存檔的或相關(guān)部門(mén)需留存?zhèn)洳樽C明的,發(fā)放人只需蓋上作廢章即可,不予收回,但檔案管理員必須在“作廢文件”檔案欄目登記注明,妥善保管,以便備查。

(5)發(fā)放文件屬討論稿的,討論人組織討論結(jié)束后須按時(shí)交文件編制形成部門(mén)。

(6)文件發(fā)放人必須將已使用的“文件發(fā)放回收登記表”按季度裝訂成冊(cè),妥善保管,以便備查或回收時(shí)使用。保存期限為三年。

6.任何人未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),不得將公司文件私自提供給公司以外人員。則除承擔(dān)50元罰款外,對(duì)由此造成的一切后果負(fù)責(zé)。

7.本規(guī)定各條款如有違犯,對(duì)責(zé)任人每次罰款50元,由其直接領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)通用罰款單收繳。

辦法公司財(cái)務(wù)管理制度條款

篇2:交工技術(shù)文件管理辦法

1范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了交工技術(shù)文件從策劃到填寫(xiě)、檢查、簽證、整理、交接直至歸檔全過(guò)程的管理要求。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于工程項(xiàng)目交工技術(shù)文件的管理。

2總則

為明確交工技術(shù)文件形成的過(guò)程及各相關(guān)環(huán)節(jié)之間的關(guān)系,特制定本標(biāo)準(zhǔn)。

3規(guī)范性引用文件

《吉林省建筑工程施工技術(shù)資料標(biāo)準(zhǔn)》

煉油化工建設(shè)項(xiàng)目(工程)交工技術(shù)文件

《建筑安裝工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)》

《工業(yè)安裝工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)》

4術(shù)語(yǔ)和定義

本標(biāo)準(zhǔn)采用了下列術(shù)語(yǔ):

4.1交工技術(shù)文件

交工技術(shù)文件是指從工程開(kāi)始施工到工廠全部裝置預(yù)試車(chē)完成,移交給建設(shè)單位的技術(shù)文件。

4.2項(xiàng)目工程:指在一個(gè)總體設(shè)計(jì)或初步設(shè)計(jì)范圍內(nèi),由一個(gè)或若干個(gè)互相有內(nèi)在聯(lián)系的單項(xiàng)工程所組成的建設(shè)項(xiàng)目。

4.3單項(xiàng)工程:是建設(shè)項(xiàng)目的組成部分,具有獨(dú)立設(shè)計(jì)文件,建成后能夠發(fā)揮生產(chǎn)能力或效益的生產(chǎn)裝置(車(chē)間)或獨(dú)立工程,也可稱(chēng)為“裝置”。

4.4單位工程:指單項(xiàng)工程中,具有獨(dú)立施工條件或獨(dú)立使用功能的工程。在石化總公司建設(shè)項(xiàng)目中,“單位工程”與“單元名稱(chēng)”相對(duì)應(yīng);在化工項(xiàng)目中與“工號(hào)”相對(duì)應(yīng)。

4.5中間交接

中間交接是指單位工程按設(shè)計(jì)文件所規(guī)定的范圍完成,并經(jīng)管道系統(tǒng)和設(shè)備的內(nèi)部處理,電氣和儀表調(diào)試及單機(jī)試車(chē)合格后,與建設(shè)單位所做的交接。

4.6工程交接

工程交接是指工廠全部裝置在予試車(chē)完成后,施工單位和建設(shè)單位按規(guī)定內(nèi)容所做的交接。

5管理內(nèi)容與要求

5.1交工技術(shù)文件的管理流程(見(jiàn)附圖)

5.2交工技術(shù)文件的策劃

5.2.1明確交工技術(shù)文件的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。由公司市場(chǎng)開(kāi)發(fā)部在與建設(shè)單位簽定的工程承包合同中規(guī)定。當(dāng)建設(shè)單位無(wú)明確表示時(shí),應(yīng)在合同中規(guī)定“交工技術(shù)文件按工程總承包單位的規(guī)定執(zhí)行”。

5.2.2劃分工程項(xiàng)目的單位工程,規(guī)定施工單位,統(tǒng)一編號(hào)。該項(xiàng)工作由項(xiàng)目部在確定完施工單位的基礎(chǔ)上,以文件形式下發(fā)給施工單位及有關(guān)部門(mén),在工程開(kāi)工后兩個(gè)月以內(nèi)完成。

5.2.3下達(dá)立卷分冊(cè)的要求。根據(jù)單位工程的劃分,在征得建設(shè)單位同意的基礎(chǔ)上,項(xiàng)目部負(fù)責(zé)立卷分冊(cè),正式打印下發(fā)。

5.2.4確定交工技術(shù)文件模式。根據(jù)合同規(guī)定,項(xiàng)目部從交工技術(shù)文件模式中選定本工程應(yīng)用的交工技術(shù)文件標(biāo)準(zhǔn),以文件形式下發(fā)。

5.3工程技術(shù)文件的形成和同步積累

5.3.1施工單位技術(shù)人員是交工資料形成的直接責(zé)任人,對(duì)交工基礎(chǔ)資料的形成和同步積累負(fù)直接責(zé)任。

5.3.2項(xiàng)目部工號(hào)技術(shù)負(fù)責(zé)人是交工技術(shù)文件的主要負(fù)責(zé)人員,對(duì)交工技術(shù)文件的形成和同步積累負(fù)主要責(zé)任。

5.3.3項(xiàng)目部施工經(jīng)理是交工技術(shù)文件工作的直接領(lǐng)導(dǎo)者和組織者,對(duì)交工技術(shù)文件工作負(fù)全責(zé)。

5.3.4施工單位技術(shù)人員將分項(xiàng)工程質(zhì)量自檢記錄做為技術(shù)交底的一部分下達(dá)施工班組和其它責(zé)任人員,他們按照各自的要求分別實(shí)施和簽證,完成后返回工號(hào)技術(shù)負(fù)責(zé)人。工號(hào)技術(shù)負(fù)責(zé)人進(jìn)行整理、核定和簽證,在分部工程完工后交項(xiàng)目部工號(hào)技術(shù)負(fù)責(zé)人。

5.3.5設(shè)計(jì)變更和技術(shù)簽證(技術(shù)聯(lián)系單)由資料員領(lǐng)回建帳,發(fā)放到項(xiàng)目部工號(hào)技術(shù)負(fù)責(zé)人實(shí)施并下達(dá)到施工單位執(zhí)行,同時(shí)收集作為交工技術(shù)文件。

5.3.6材料、零部件質(zhì)量證明書(shū)由材料供應(yīng)部門(mén)設(shè)專(zhuān)人管理,在材料進(jìn)入施工現(xiàn)場(chǎng)的同時(shí),向技術(shù)人員提供合格的足夠數(shù)量的證件。本工程專(zhuān)用的材料、零部件,合格證原件應(yīng)交項(xiàng)目部工號(hào)技術(shù)負(fù)責(zé)人放入交工技術(shù)文件正本,供應(yīng)部門(mén)留復(fù)印件。各工程共用的材料、零部件合格證原件存供應(yīng)部門(mén),復(fù)印件交工,但復(fù)印件要標(biāo)明原件在何處,并加蓋經(jīng)手人印章和抄件專(zhuān)用章。

5.3.7設(shè)備和備品配件質(zhì)量證明書(shū)由設(shè)備工程師提供,合格證原件放入交工技術(shù)文件正本。

5.3.8交工技術(shù)文件隨著工程進(jìn)度逐步形成,資料必須與工程同步,各級(jí)簽證應(yīng)在施工項(xiàng)目完成后隨即進(jìn)行。工號(hào)技術(shù)負(fù)責(zé)人要注重工程隱蔽記錄和聯(lián)合簽證的及時(shí)性。

5.3.9分部分項(xiàng)工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定完成后,由工號(hào)技術(shù)負(fù)責(zé)人存查或并入交工技術(shù)文件。單位工程質(zhì)量評(píng)定經(jīng)上級(jí)主管部門(mén)核定后,由項(xiàng)目部質(zhì)檢工程師將工程質(zhì)量評(píng)定表等送交交工技術(shù)文件相關(guān)卷冊(cè)的組卷責(zé)任人整理成冊(cè)。

5.3.10竣工圖由項(xiàng)目部組織編制,必須做到齊全準(zhǔn)確。竣工圖要做到與設(shè)計(jì)資料、隱蔽工程記錄和工程實(shí)際情況“三對(duì)口”,同時(shí)填寫(xiě)竣工圖編制記錄。

5.4交工技術(shù)文件的整理

5.4.1項(xiàng)目部工號(hào)技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)交工技術(shù)文件的整理工作,凡屬交工技術(shù)文件范疇的各種資料,均由各有關(guān)部門(mén)和責(zé)任人員交工號(hào)技術(shù)負(fù)責(zé)人整理。

5.4.2為使技術(shù)文件管理清晰,防止混亂和遺漏,各項(xiàng)技術(shù)文件都要分門(mén)別類(lèi)整理保管,每類(lèi)宜分別填寫(xiě)文件目錄,每加入一份,隨時(shí)將其名稱(chēng)填在目錄中。

5.4.3交工技術(shù)文件的順序由公司技術(shù)質(zhì)量部在交工技術(shù)文件的組成模式中加以規(guī)定。

5.5質(zhì)量經(jīng)理

5.5.1項(xiàng)目部質(zhì)量經(jīng)理組織本工程項(xiàng)目交工技術(shù)文件的審查工作,對(duì)交工技術(shù)文件的質(zhì)量負(fù)責(zé)。

5.5.2交工技術(shù)文件的最終審查,在收集齊項(xiàng)目的全部交工資料和完成竣工圖編制后,由項(xiàng)目經(jīng)理統(tǒng)一組織終審。

5.6交工技術(shù)文件的送審和交接簽證

5.6.1交工技術(shù)文件經(jīng)終審后,由項(xiàng)目部邀請(qǐng)建設(shè)單位和質(zhì)量監(jiān)督站進(jìn)行予審。

5.6.2予審提出的問(wèn)題由項(xiàng)目部整改,整改完成后項(xiàng)目部提出整改報(bào)告給建設(shè)單位、檢查部門(mén)。

5.6.3交工技術(shù)文件審查通過(guò)后,按規(guī)定進(jìn)行正式裝訂。

5.6.4裝訂結(jié)束后,項(xiàng)目部將交工技術(shù)文件正式移交給建設(shè)單位驗(yàn)收簽證。

5.7對(duì)于外包工程,根據(jù)“誰(shuí)分包,誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則,由發(fā)包的單位全權(quán)負(fù)責(zé)交工技術(shù)文件工作。

5.8交工技術(shù)文件的歸檔

項(xiàng)目部負(fù)責(zé)交工技術(shù)文件的外部簽證工作。簽證完成后,項(xiàng)目部負(fù)責(zé)將交工技術(shù)文件副本送公司檔案室存檔。

6本標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)生的質(zhì)量記錄

a.交工技術(shù)文件;

b.存查資料;

c.交工技術(shù)文件立卷分冊(cè)目錄;

c.竣工圖編制記錄;

d.交工技術(shù)文件最終審查簽證表;

e.科技檔案移交清冊(cè)。

7附錄

a.交工技術(shù)文件立卷分冊(cè)目錄;

b.竣工圖編制記錄;

c.交工技術(shù)文件最終審查簽證表;

篇3:監(jiān)理文件資料管理辦法

1?范圍

本文件規(guī)定了項(xiàng)目部工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件資料管理方法和基本要求。

本文件適用于項(xiàng)目部工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件資料管理工作。

2?引用文件和術(shù)語(yǔ)

Q/04-206.305-2006?工程檔案管理規(guī)定

3?職責(zé)

3.1?總監(jiān)理工程師

3.1.1?組織編寫(xiě)工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件管理規(guī)定,指定信息管理員。

3.1.2?明確監(jiān)理信息流程。

3.1.3?組織整理工程項(xiàng)目的監(jiān)理資料。

3.2?專(zhuān)業(yè)監(jiān)理工程師

負(fù)責(zé)本專(zhuān)業(yè)監(jiān)理資料的收集、匯總及整理,積極配合信息管理員做好本專(zhuān)業(yè)文件資料的管理工作。

3.3?信息管理員

根據(jù)工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件資料管理規(guī)定,實(shí)施文件資料的具體操作管理。

4?控制程序

4.1?明確監(jiān)理信息流程

根據(jù)工程特點(diǎn),結(jié)合監(jiān)理現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況,與業(yè)主協(xié)商確定監(jiān)理信息流程,并通知工程項(xiàng)目建設(shè)參建單位。

4.2?建立監(jiān)理信息編碼規(guī)定

工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件的編號(hào)規(guī)則應(yīng)參照《文件控制程序》中相關(guān)規(guī)定,結(jié)合監(jiān)理現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際予以制訂。

4.3?工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件資料的登錄和分類(lèi)存放

在工程建設(shè)全過(guò)程中形成的有關(guān)文件資料,都應(yīng)統(tǒng)一進(jìn)行整理分類(lèi)后傳遞給信息管理人員,進(jìn)行集中收發(fā)和管理。

4.3.1?監(jiān)理信息管理員在獲得各種文件資料之后,首先要對(duì)這些資料進(jìn)行登記,建立監(jiān)理文件資料的完整記錄。工程監(jiān)理項(xiàng)目部對(duì)往來(lái)文件要建立記錄臺(tái)帳,臺(tái)帳應(yīng)有“往來(lái)文件名稱(chēng)、文件編號(hào)、接收人姓名、接收日期、是否需要對(duì)方反饋及反饋時(shí)間”等內(nèi)容。

4.3.2?工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件資料主要包括工程項(xiàng)目服務(wù)過(guò)程文件、實(shí)施過(guò)程所要求的文件和來(lái)自于工程監(jiān)理項(xiàng)目部外部的文件是工程監(jiān)理項(xiàng)目部服務(wù)過(guò)程中的工作依據(jù)和工作成果。主要包括:

a)?監(jiān)理合同;

b)?監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則;

c)?監(jiān)理指令;

d)?監(jiān)理工作日志;

e)?監(jiān)理周(月)報(bào);

f)?會(huì)議紀(jì)要;

g)?審核簽認(rèn)文件;

h)?工程質(zhì)量認(rèn)證文件;

i)?危險(xiǎn)源、環(huán)境因素調(diào)查資料;

j)?工程款支付證明;

k)?工程驗(yàn)收記錄;

l)?質(zhì)量事故調(diào)查及處理報(bào)告;

m)?各種監(jiān)理內(nèi)部臺(tái)賬;

n)?工程施工文件資料;

o)?工程收函;

p)?勘察、設(shè)計(jì)文件;

q)?適用的法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程、規(guī)定等;

r)?顧客提供的(包括設(shè)計(jì)圖紙)資料等;

s)?涉及本工程項(xiàng)目的上級(jí)文件、批復(fù)文件、審查意見(jiàn)、組織間來(lái)往文件等。

4.3.3?工程監(jiān)理項(xiàng)目部信息管理員應(yīng)及時(shí)將文件資料分類(lèi)存放,并建立目錄。同時(shí)建立定期盤(pán)點(diǎn)機(jī)制,定期檢查文件的關(guān)閉情況,對(duì)未關(guān)閉文件及時(shí)進(jìn)行跟蹤關(guān)閉。

4.4?建立工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件資料借閱臺(tái)帳記錄,工程監(jiān)理項(xiàng)目部以外人員借閱資料應(yīng)首先獲得總監(jiān)理工程師同意。

4.5?工程監(jiān)理項(xiàng)目部發(fā)出文件應(yīng)主題明確、用詞準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn);編、審、批簽字齊全,標(biāo)識(shí)明確。對(duì)于工程監(jiān)理項(xiàng)目部負(fù)責(zé)組織的圖紙會(huì)審及設(shè)計(jì)交底和工程協(xié)調(diào)及安全工作等會(huì)議,由工程監(jiān)理項(xiàng)目部組織整理會(huì)議紀(jì)要,紀(jì)要內(nèi)容要做到真實(shí)、規(guī)范、參與各方簽字確認(rèn)后按程序分發(fā)。工程監(jiān)理項(xiàng)目部對(duì)外發(fā)出的文件一般應(yīng)采用計(jì)算機(jī)打印。有條件的監(jiān)理項(xiàng)目部應(yīng)連接因特網(wǎng),建立計(jì)算機(jī)信息網(wǎng),以實(shí)現(xiàn)文件資料的管理規(guī)范化、快捷化。

4.6對(duì)于顧客提供的設(shè)計(jì)圖紙等資料,由工程監(jiān)理項(xiàng)目部信息管理員按專(zhuān)業(yè)分類(lèi)管理登記,由專(zhuān)業(yè)監(jiān)理人員驗(yàn)證其有效性后,填寫(xiě)“顧客財(cái)產(chǎn)登記表”。

4.7對(duì)監(jiān)理現(xiàn)場(chǎng)使用的規(guī)程、規(guī)范等資料要認(rèn)真審查,確保其處于有效期內(nèi);嚴(yán)禁使用無(wú)效版本和未加蓋“有效”章的規(guī)程、規(guī)范。