作業(yè)文件的編寫

組織現(xiàn)行的各種組織制度、規(guī)定、辦法等文件,很多具有作業(yè)文件相同的功能,但也有其不足之處,應(yīng)該以O(shè)HS管理體系有效運(yùn)行為前提,以作業(yè)文件的要求為尺度,對這些文件再進(jìn)行一次清理和分析,摘其有用、刪除無關(guān),按作業(yè)文件內(nèi)容及格式要求進(jìn)行改寫。

根據(jù)OHS管理體系總體設(shè)計(jì)方案,按體系要素逐級展開,制定作業(yè)文件明細(xì)表,明確部門的職責(zé),對照已有的各種文件,確定需新編、改造和完善的作業(yè)文件。由于各組織的規(guī)模、機(jī)構(gòu)設(shè)置和生產(chǎn)實(shí)際不盡相同,則運(yùn)行控制程序的多少,內(nèi)容也不相同,即使程序相同,但由于其詳略程序不同,其作業(yè)文件的多少也不盡相同。

作業(yè)文件的作用和要求

作業(yè)文件是程序文件的支持性文件。為了使各項(xiàng)活動具有可操作性,一個程序文件可分解成幾個作業(yè)文件,能在程序文件中交代清楚的活動,就不要再編制作業(yè)文件。作業(yè)文件必須與采用要素的程序相對應(yīng),是對程序文件中整個程序或某些條款進(jìn)行補(bǔ)充、細(xì)化,不能脫離程序另搞一套作業(yè)文件。國家、行業(yè)、組織的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范不作為作業(yè)文件,單獨(dú)在“在用標(biāo)準(zhǔn)目錄”中體現(xiàn)。在作業(yè)文件中通常包括活動的目的和范圍,做什么和誰來做,何時、何地以及如何做,應(yīng)采用什么方法、設(shè)備和文件,如何對活動進(jìn)行控制和記錄,即5W1H原則。作業(yè)文件的內(nèi)容是描述為實(shí)施程序文件所涉及到的各職能部門的具體活動。

篇2:OHS管理體系文件編寫原則基本要求

編寫OHS管理體系文件的原則和基本要求

編寫體系文件的原則是寫你要做的,做你所寫的,記你所做的。即:標(biāo)準(zhǔn)要求的要寫到,文件寫到的要做到,做到的要有效(文件寫完后一定要下發(fā)討論和修改,達(dá)到所寫即所做)。體系文件要做到:

1.系統(tǒng)性

―組織應(yīng)對其OHS管理體系中采用的全部要素、要求和規(guī)定,系統(tǒng)有條理地制訂各項(xiàng)程序;

―所有文件應(yīng)按統(tǒng)一規(guī)定的方法編輯成冊;

―各層次文件應(yīng)做到接口明確、結(jié)構(gòu)合理、協(xié)調(diào)有序;

―各層次文件應(yīng)涉及OHS管理體系一個邏輯上獨(dú)立的部分。

2.法規(guī)性

―體系文件應(yīng)在總體上遵循OHSMS標(biāo)準(zhǔn),以及國家或主管部門的有關(guān)法規(guī)要求;

―文件一旦批準(zhǔn)實(shí)施,就必須認(rèn)真執(zhí)行;

―文件修改只能按規(guī)定的程序進(jìn)行。

3.協(xié)調(diào)性

―體系文件的所有規(guī)定應(yīng)與組織的其他管理規(guī)定相協(xié)調(diào);

―體系文件之間應(yīng)相互協(xié)調(diào);

―體系文件應(yīng)與有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相互協(xié)調(diào);

―處理好各種接口,避免不協(xié)調(diào)或職責(zé)不清。

4.見證性

―體系文件作為客觀證據(jù)(適用性證據(jù)和有效性證據(jù))向管理者、相關(guān)方、第三方審核機(jī)構(gòu)證實(shí)本組織OHS管理體系的運(yùn)行情況;

―對于審核來講,OHS管理體系文件可作為下列方面的客觀證據(jù):

危險(xiǎn)因素已被辯識、評價(jià)并得到控制;

有關(guān)活動的程序已被確定并得到批準(zhǔn)和實(shí)施;

有關(guān)活動處于全面的監(jiān)督檢查之中;

職業(yè)安全健康績效和持續(xù)改進(jìn)等。

5.唯一性

―對一個組織,其OHS管理體系文件是唯一的;

―通過清楚、準(zhǔn)確、全面、簡單扼要的表達(dá)方式,實(shí)現(xiàn)唯一的理解;

―決不允許針對同一事項(xiàng)的相互矛盾的不同文件同時使用;

不同組織的文件可具有不同的風(fēng)格。

6.適用性

―體系文件應(yīng)根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的要求、組織規(guī)模、生產(chǎn)活動的具體性質(zhì)采取不同的形式;

―體系文件的詳略程度應(yīng)與人員的素質(zhì)、技能和培訓(xùn)等因素相適應(yīng);

―所有文件規(guī)定都應(yīng)在實(shí)際工作中能得到有效的貫徹。

篇3:OHS體系文件編寫步驟技巧

OHS體系文件編寫的步驟與技巧

一.文件編寫步驟

1.編寫OHS初始評審報(bào)告

2.編寫OHSMS標(biāo)準(zhǔn)要求建立的12個要素的程序

(1)危害辨識,危險(xiǎn)評價(jià)與危險(xiǎn)控制程序;

(2)法律、法規(guī)及其他要求獲取、更新程序;

(3)管理方案定期評審程序;

(4)教育培訓(xùn)程序;

(5)協(xié)商與交流管理程序;

(6)文件和資料管理程序;

(7)運(yùn)行控制管理程序;

(8)應(yīng)急預(yù)案與響應(yīng)控制程序;

(9)績效測量和監(jiān)測控制程序;

(10)事故、事件、不符合、糾正與預(yù)防措施管理程序;

(11)OHS記錄管理控制程序;

(12)內(nèi)部審核程序。

3.如果組織規(guī)模較大,可以編寫OHSMS標(biāo)準(zhǔn)中幾個未明確要求的程序,如:

(1)管理評審程序;

(2)目標(biāo)、指標(biāo)確定更新程序

4.按照危害辨識,風(fēng)險(xiǎn)評價(jià)與風(fēng)險(xiǎn)控制程序去執(zhí)行,評價(jià)出重大危險(xiǎn)源,并進(jìn)行分級,制訂清單。

5.根據(jù)重大危險(xiǎn)因素來編制或修訂OHS方針。

6.根據(jù)OHS方針和重大危險(xiǎn)因素及技術(shù)經(jīng)濟(jì)可行性,確定目標(biāo)、指標(biāo)和管理方案。

7.根據(jù)上述4、5、6的結(jié)果策劃運(yùn)行控制程序和作業(yè)指導(dǎo)書。策劃時應(yīng)注意:

(1)為使重大危險(xiǎn)因素受到控制,減少工傷事故和職業(yè)病,應(yīng)建立每一個重大危險(xiǎn)因素相應(yīng)的管理方案和運(yùn)行控制程序;

(2)對同一個重大危險(xiǎn)因素,可以既有管理方案又可有運(yùn)行控制程序,當(dāng)然也可以只有其一;

(3)同一個目標(biāo)可以分解成多個指標(biāo),相應(yīng)地,同一個目標(biāo)也就可以由多個管理方案或多個運(yùn)行控制程序來實(shí)現(xiàn);

8.通過上述各程序提出各部門的職責(zé),補(bǔ)充完善之,將其提煉到管理手冊相應(yīng)的條款中。

9.將上述各程序中的主要內(nèi)容,提綱摯領(lǐng)地提煉到手冊對應(yīng)的要素中。

10.最后再寫沒有程序支持的手冊中的要素,此部分應(yīng)寫詳細(xì)一些。

二.文件編寫技巧

OHS管理體系文件的編寫建議按以下五條主線分頭編寫,一條線一個組或一個人,每一條線中的手冊、程序和記錄格式乃至作業(yè)指導(dǎo)書都包含在內(nèi),這樣寫可以避免前后重復(fù)和矛盾。

1.第一條線:

危險(xiǎn)辨識,危險(xiǎn)評價(jià)與危險(xiǎn)控制;

法律、法規(guī)及其他要求;

方針、目標(biāo)、指標(biāo);

管理方案。

2.第二條線:

培訓(xùn)、意識和能力;

文件管理(控制);

記錄和記錄管理。

3.第三條線:

運(yùn)行控制;

應(yīng)急準(zhǔn)備與響應(yīng)。

4.第四條線:

績效測量與監(jiān)測;

事故、事件、不符合、糾正與預(yù)防措施;

內(nèi)部審核;

管理評審。

5、第五條線:

其他及附錄。

也可采取如下的編寫方式:

(1)自上而下依此展開方式

按方針、管理手冊、程序文件、作業(yè)文件、OHSMS記錄的順序編寫,這有利于上一層次文件與下一層次文件的銜接,但對文件編寫人員的素質(zhì)要求較高,文件編寫所需時間較長,且必然伴隨著反復(fù)修改。

(2)自下而上的編寫方式

按基礎(chǔ)性文件、程序文件、管理手冊的順序編寫,這適用于管理基礎(chǔ)較好的組織,但如無總體設(shè)計(jì)方案指導(dǎo)易出現(xiàn)混亂。

(3)從程序文件開始,向兩邊擴(kuò)展的編寫方式

先編寫程序文件,再開始手冊和基礎(chǔ)性文件的編寫,實(shí)際是從分析活動,確定活動程序開始,將OHSMS標(biāo)準(zhǔn)的要求與組織實(shí)際緊密結(jié)合,可縮短文件編寫時間。