某控股公司員工手冊:行政管理

1.辦公例會制度

1.1例會目的

通過辦公例會明確下一階段工作目標和要求,溝通部門之間項目運作的進展、管理情況,協調解決存在問題,監督公司質量體系有效運行,確保公司在經濟活動中做出正確決策。

1.2例會職責

1.2.1公司行政部負責經理辦公例會的準備、會議記錄及擬制會議紀要;

1.2.2總經理(或副總經理)負責主持經理辦公例會,并對會議議題做出決策;

1.2.3各部門經理參加辦公例會,并負責提供會議所需的本部門資料和《工作進度周報》;

1.2.4各部門經理負責執行會議決定,行政部負責跟蹤會議決定的執行情況。

1.3例會類型

公司辦公會議分為周例會、月度例會,一般周例會在每周五上午召開,月度例會在每月最后一周召開,最后一周的周例會與月度例會合并召開。

1.3.1.每周例會的主要例會議程包括,但不限于:

--上周工作回顧、檢查;

--項目實施過程中需協調的事項研究、決定;

--公司運作中需研究決定的一般事項;

--下周工作安排。

1.3.2.月例會的主要例會議程包括,但不限于:

-各項業務運作過程及效果的溝通、交流;

--開發項目的質量、進度、投資回顧和檢查;

--銷售工作及效果;

--與相關方(監理、施工、服務分包方、主管部門及上級公司)的溝通;

--市場(顧客)反饋情況;

--本月工作總結和下月工作安排。

1.4例會程序

1.4.1周例會

1.4.1.1公司周例會參加人員為:總經理、副總經理、部門經理及骨干員工;

1.4.1.2周例會由公司總經理主持召開?？偨浝聿辉跁r,由總經理委托公司常務副總經理主持召開;

1.4.1.3每周五下午2:00召開周例會,不做專門通知。如時間有變化,由行政部通知各部門。情況特殊時,如不能召開周例會,可以順延或取消,但不能連續取消三次周例會:

(1)部門經理因特殊情況不能參加周例會,可指定代表參加,但須經會議主持人同意。

(2)周例會提出的要求和形成的決定,由各部門經理自行記錄。會議結束后,行政部負責整理形成《經理辦公例會會議紀要》,并下發各部門。各部門依據例會決定,按時如實填寫《工作進度周報》,以便下次例會時對照檢查。

1.4.2月度例會

1.4.2.1月度例會召開的具體時間、地點、參加人員及主持人與周例會相同,如有特殊原因由行政部負責提前通知參會人員;

1.4.2.2總經理因故不能參加月度例會,常務副總經理及管理者代表必須參加月度例會,部門經理不能同時有二名以上缺席:

(1)月度例會可以順延或取消,但不得連續取消二次月度例會。

(2)月度例會召開前,各部門經理負責對本部門的工作進行小結,并對以下內容進行匯報:

--各項業務工作現狀;

--業務運作程序的執行情況;

--已出現或可能出現的問題;

--需提請會議討論決定的其它問題。

1.4.2.3月度會議討論的問題及形成的決議,由行政部負責整理成《經理辦公例會(月)會議紀要》,并下發各部門。

2.合同管理制度

2.1.合同的定義:

本合同指公司各責任部門在與各設計、工程、采購、策劃、制作及廣告等單位合作時簽訂的所有協議和補充協議。按合同的內容不同分為工程類合同和管理類合同。

2.2合同的編制

2.2.1合同文本:由預算部組織各專業部門就合作事宜及合同條款與合作單位進行協商、洽談,并負責合同文本中預算部分和商務部分內容的編制,專業合作內容由相關專業部門具體經辦人起草編制;

2.2.2合同編號:

工程類合同編號規則:公司名稱+部門名稱+項目名稱+年份+3位數序號

管理類合同編號規則:公司名稱+部門名稱+內容分類+年份+3位數序號

(1)所有名稱均用拼音簡寫:如"辦公"--BG

(2)公司名稱統一使用"武漢順馳"--WHSUNCO

(3)部門名稱統一定為:研發部--YF

營銷部--Y*

工程部--GC

預算部--YS

開發部--KF

行政部--*Z

財務部--CW

(4)內容分類為:管理類、辦公類

例如:研發部簽定的"百善項目規劃概念咨詢合同"編號應為:

BJSUNCO-YF-BS-20**-004

行政部簽定的"釣魚臺山莊租房租賃合同"編號應為:

BJSUNCO-*Z-GL-20**-001

2.3合同審核

合同文本編制后,由專業部門經理在《合同審核單》(見附表)上簽字確認后,再由預算部審閱簽字,然后報主管副總經理審核簽字,最后報總經理批準。對重要合同的審核,必要時要征求法律顧問意見。

2.4合同保存

經總經理批準后的合同文本,由財務部保存合同副本一份和《合同審核單》,預算部留存合同副本一份,執行部門留合同副本或合同復印件負責實施,合同正本留行政部存檔。

2.5合同的歸檔

合同的歸檔工作由行政部安排專人按專業檔案管理要求負責整理、分類、歸檔和管理。

3.辦公設備的管理

3.1固定資產的購置

3.1.1本規定所指的固定資產是指包括計算機、打印機、攝像機、投影儀、照相機等單位價值在2000元以上的辦公設備和儀器。如各部門因工作需要需購置固定資產,須先填寫《固定資產申購單》(見附表),由本部門經理及主管副總經理簽字后,交由行政部統一安排采購,購買時應根據市場因素和部門實際需要,在征詢需求部門和主管副總經理意見的基礎上,選擇滿足辦公需求的設備;

3.1.2購置的固定資產,由行政部統一編號登記,同時將設備的保修憑證、說明書及暫且不用的配件等統一交由行政部保管,以備維修維護時使用;

3.1.3固定資產報廢時,由使用部門填制《固定資產報廢清單》(見附表),行政部填寫固定資產

報廢意見,報總經理審批后,報財務部進行帳務處理;

3.1.4部門需要申購的計算機軟件,由行政部統一購買并保存。各部門使用相關軟件時應到行政部登記申領,軟件使用完畢后,及時交還行政部。

3.2辦公設備的使用

3.2.1行政部根據各部門的工作需要,對計算機、打印機等進行統一調配;

3.2.2各部門應保持本部門計算機、打印機等設備日常清潔和維護,以保證正常工作需要;

3.2.3對本部門上網的計算機,應確保所安裝程序的軟件無計算機病毒,以避免相互感染;

3.2.4每天工作結束后,各部門的計算機應退出系統并關機。公司所有計算機不得安裝游戲軟件和進行聯網游戲。

3.2.5公司各部門復印可到公司復印室,要規范使用復印機,并保證復印室的清潔;

3.2.6公司其他辦公設備如投影儀、攝像機等,由行政部統一保管;各部門使用時應向行政部登記,使用完畢及時交回行政部,由行政部進行檢查,確保設備的正常使用;

3.2.7申請領用設備的員工,辭職或由于其他原因離職時,須到行政部辦理設備歸還手續,取得行政部主管簽字后,方可辦理離職手續;

3.2.8辦公設備在使用過程中,如因保管不善而損壞或丟失,則由領用人負責賠償或者修理,費用由領用人負擔。

3.3辦公設備的保養與維修

3.3.1公司行政部每月上旬為各部門聯網電腦做殺毒軟件升級;

3.3.2公司各部門計算機的使用、清潔和保養工作,由各部門指定專人負責,要求各部門采取必要的措施,確保本部門的計算機始終處于清潔、良好的運行狀態;

3.3.3公司原則上要求除專業維修人員外,員工不得隨意拆卸本部門的計算機及其他相關設備。對關鍵的計算機設備應配備必要的斷電繼電保護措施;

3.3.4公司各部門辦公設備出現問題,應及時通知行政部,由行政部統一聯系專業維修公司進行修理;

3.3.5公司局域網的服務器,任何部門和個人均不得自行打開更改,必須由公司行政部聯系專業公司進行維修維護。

4.辦公用品及消耗品的使用管理

4.1辦公用品分類

4.1.1消耗品:筆記本、曲別針、膠帶、便簽、訂書針等;

4.1.2管制消耗品:簽字筆、文件夾、涂改液、電池、白板筆等;

4.1.3管制品:剪刀、美工刀、訂書機、日期章、計算器、印臺等。

4.2辦公用品領用

4.2.1分為個人領用與部門領用兩種,"個人領用"系個人使用保管用品,如簽字筆、文件夾、多用文具盒……等;"部門領用"系本部門共同使用保管的用品,如裝訂機、白板筆、電池等;

4.2.2消耗品可依據經驗法則和歷史紀錄設定領用管理基準(如:按估計消耗時間,圓珠筆每月每人發放一只),還可以隨部門或人員的工作狀況調整發放時間;

4.2.3管理消耗品應限定人員使用,自第三次發放起,必須以舊品替換新品,單純消耗品不在此限。

4.3辦公用品的管理

4.3.1管理性辦公用品的保管應列入移交,如有故障和損壞,應以舊品換新品,如遺失應由個人或部門賠償或自購;

4.3.2辦公用品的申領應于每月一日前由各部門提交《辦公用品計劃匯總表》,由行政部統一購買后發放。但管理性文件的領用不受上述時間的限制。特殊辦公用品行政部無法采購時,可以經行政部統一授權由相關部門自行采購;

4.3.3行政部為每人每個部門設立《辦公用品領用記錄單》并統一保管,領用辦公用品時分別登錄,并用以控制文具領用狀況;

4.3.4新進人員到職時由所在部門提出辦公用品申請,向行政部請領辦公用品并列入領用卡;人員離職時,應將剩余文具及列管用品一并交行政部。

5.車輛管理

5.1車輛使用規定

5.1.1公司副總以上領導專用車由本人使用。若領導不便駕駛車輛,由專職司機負責駕駛,并負責車輛的保養、維護,保證車輛的安全性能和技術性能;

5.1.2公司各部門日常辦公用車或急需安排因公接送事宜,須事先通知行政部,由行政部根據事情的輕重緩急進行協調安排,填寫派車單;

5.1.3為保證辦公用車正常使用,司機在未接到派車單之前,一律不準為任何部門、任何人私下服務;

5.1.4個人因私用車,需事先征得領導同意,隨后通知行政部安排,嚴禁因私駕車辦事影響正常工作。

5.2車輛的保養維修管理規定

5.2.1駕駛員要熟知公司車輛的技術性能、使用規定、操作要領,管好、用好、維護好、保養好公司車輛,做到會使用、會檢查、會保養、會排除故障;

5.2.2嚴格執行出車前、行車中、收車后的檢查規定,認真填寫日檢紀錄,發現問題及時處理,決不允許帶病車出行;

5.2.3根據行車公里數,定期做好車輛保養,延長車輛使用壽命,建立車輛保養維護檔案;

5.2.4嚴禁駕駛員酒后駕車,否則出現的一切后果由駕駛員全部承擔;

5.2.5駕駛員需要維修車輛必須提前通知行政部主管,行政部根據行車里程、車輛異常情況和嚴重程度,盡量安排在工余時間維修車輛;

5.2.6在修車過程中,決不允許駕駛員和任何人借修車理由向廠方索要物品,一次發現嚴重警告,二次發現開除公職;

5.2.7嚴格控制費用開支,根據行車里程記錄,領用油票或登記報銷。

6.專業圖書資料的購置和管理

為加強公司員工對專業知識的學習和應用,各部門可以根據實際工作需要購置專業書籍和資料。同時按規定手續借閱,又能使資源得到最大限度的利用,控制公司辦公成本,實現資源共享。

6.1圖書、資料的購置

6.1.1各部門根據工作需要可隨時申購專業書籍。根據圖書的專業性、知識性、信息涵蓋的廣度和深度及購買的迫切性等原則,對申購書目應多方比較,篩選出最佳書目;

6.1.2申購部門須先填寫《購書申請單》,由部門經理審核簽字后,報主管副總批準后方可購買;

6.1.3原則上,全年購書費用總額控制在每人每年100元標準內,但特殊部門特殊需要時可酌情增加。

6.2圖書的登記和保管

6.2.1各部門購置的工具書籍應由行政部對書名、作者、出版社名、購買日期、價格及其他相關資料進行逐一登記,并加蓋"受控"章后,方可傳閱。各部門傳閱時,必須先在行政部辦理借閱登記手續;

6.2.2行政部資料保管員及時做出公司工具書目錄清單并隨時更

新,并在網上形成共享文件,供各部門查閱。

6.3圖書借閱和歸還

6.3.1員工向行政部借閱相關工具書籍時,由行政部在《圖書資料借閱登記》上詳細登記。借閱時間最長不得超過一個月;

6.3.2員工不得在借閱的圖書上批改、圈點、畫線、折角或涂寫,圖書如有破損或遺失等情況,一律照原圖書版本購賠或照原價賠償;

6.3.3員工借書期限屆滿或公務上需參考應及時歸還,如經通知仍不還書者,將停止借書權,直至歸還所借圖書。

6.4雜志的管理辦法(同本規定)。

附表:《工具書目錄清單》和《圖書申購登記表》

7.檔案的管理

7.1檔案管理要求

7.1.1公司設立資料室,由專業資料員負責進行資料日常管理、歸檔、借閱等工作;

7.1.2資料員應隨時隨地深入部門,收集檔案資料,使檔案不散失在部門和個人手中。公司各部門(財務部除外)工作中、工作后形成或辦理的檔案資料,應及時送交資料室歸檔保存。所送資料應附帶報送電子文件,以便資料室建立電子文件檔案;

7.1.3外部審批后形成的文件檔案資料,資料員應掃描進電腦;

7.1.4移交部門移交人辦理交接手續,填寫"檔案移交單",并詳細注明移交部門、移交人、接收部門、接收人、接收時間、接收內容、接收件數等;

7.1.5所有資料在電腦中與資料柜中同樣分類保存,使用統一編號,以方便各科室在局域網上查詢;

7.1.6需要使用資料復印件,統一由資料員復印并辦理領取手續。

7.2工程檔案立檔要求:

7.2.1公司內部工程檔案按項目進行分類收集、整理,立卷:

(1)每個項目按前期、配套、工程、驗收資料、合同協議五部分進行整理立卷;

(2)對每個部分分別編寫目錄、打制頁號;

(3)整理后的資料應達到用檢索工具能夠準確地找到所需檔案資料的標準。

7.2.2報送武漢市城市建設檔案館檔案的收集、整理、立卷:

(1)按工程前期文件和竣工驗收文件、工程室外管線竣工圖、竣工工程質量評定資料(建筑、結構、水、暖、電)、竣工工程質量保證資料(建筑、結構、水、暖、電)、竣工圖紙(建筑、結構、水、暖、電)分別立卷;

(2)根據城建檔案館要求,整理資料;

(3)通過城建檔案館驗收方可存檔。

7.3檔案借閱規定

7.3.1需要借閱檔案的員工必須嚴格履行檔案借閱、調閱制度;

7.3.2資料員應嚴格履行工作職責,按照各項規定辦事,做好檔案的保密、利用等工作。要認真做好檔案借閱登記,并收集檔案借閱效果,及時向領導反饋利用情況;

7.3.3特殊情況和需要原始資料的,須在《檔案查閱登記簿》上登明借用時間、借用理由、歸還時間;

7.3.4借閱本部門檔案時,填寫"查閱檔案審批單",經本部門經理簽字批準后,方可借閱;跨部門借閱檔案時,填寫"查閱檔案審批單",經主管總經理簽字批準后,方可借閱;

7.3.5借閱檔案人員,嚴禁在檔案資料上涂改、勾劃、撕頁和抽取文件;

7.3.6借閱檔案人員,應及時無誤將檔案歸還檔案室;

7.3.7檔案管理人員收回借閱檔案時,要嚴格檢查檔案資料的完好、完整情況,確認無誤后方可收回。如有損失,應詳細記錄,并要求借閱人員立即修補或限時修補。如損失較大或遺失,應報告行政部領導按有關規定處理;

7.3.8執行本規定時,如遇到難以處理的問題,請示行政部經理和總經理協調解決;

7.3.9檔案室內不得吸煙,同時應做好防火、防潮工作,資料員離開時,應關好電源、門窗。

8.公司對外收發文制度

8.1公司對外收發文由行政部統一管理。

8.2公司收文由行政部接收,并通知相關責任人。

8.3公司發文由各科室起草,并填報《公司對外發文審批表》,由經理審批,行政部蓋章,并由行政部發給受文單位,受文單位接收人應在我公司發文本上簽字。

8.4行政部應對各科室發文給出統一分類編號。

8.5行政部應保存好《發文登記本》及《公司對外發文審批表》。

篇2:行政管理專員工作崗位職責

作為一名行政事務管理專員,其崗位職責是怎樣的以下有一則行政管理專員崗位職責范本,僅供各位制度職責大全行政專員參考。

安排落實上級要求的各項任務,提供相關服務和后勤保障;

參與擬訂和完善公司后勤管理(制度職責大全后勤管理)規范,并監督執行,確保行政后勤管理的順利進行;

負責公司辦公家具、設備、用品的選購與使用管理;

負責公司各類設備、設施維護,水、電、氣、熱等能源后勤保障工作;

進行宣傳與安全檢查,代表公司與物業部門交涉,管理公司用水、用電情況;

辦理公司購車、車輛年檢的相關手續,安排活動用車,并統計人員用車的費用;

對公司人員申領辦公用品進行記錄、發放、管理及流程優化;

辦理上級臨時交辦的其他工作。