某酒店行政部運(yùn)作規(guī)范

概述:行政部是總經(jīng)理對酒店進(jìn)行經(jīng)營管理的行政部門;行政部的職能主要是服務(wù)職能,體現(xiàn)在兩個方面:一是行政職能。既完成總經(jīng)理交辦的工作;二是參謀職能,即為總經(jīng)理了解情況或作出決策提供信息等。

行政部的下屬部門有:動力工程維修部(簡稱"工程部")、保安部、行政辦公室、行政部將對這三個部門負(fù)有行政管理、工作督導(dǎo)、指導(dǎo)要求的權(quán)利,行政部自身的運(yùn)行規(guī)律和管理要求,對于酒店正常良性的經(jīng)營管理,具有積極意義。

行政部的作用與特點(diǎn)

行政部是總經(jīng)理的辦事機(jī)構(gòu),以及對行政部、工程部、保安部日常工作督導(dǎo),工作的特點(diǎn)是為酒店的經(jīng)營管理提供服務(wù),并使行政工作各部門的工作達(dá)到酒店的統(tǒng)一管理和經(jīng)營的標(biāo)準(zhǔn)。

一、行政部的地位與作用。

1、行政部在經(jīng)營管理中,處于一種協(xié)調(diào)地位,工作中與總經(jīng)理、酒店各部門及社會有關(guān)部門的關(guān)系上得到反映。

A、協(xié)調(diào)酒店內(nèi)外的關(guān)系:對內(nèi)是整個酒店,對外則是包括客源市場及有關(guān)行業(yè)管理部門在內(nèi)的整個社會,除了需要對酒店各部門發(fā)揮各自職能以外,還需提供調(diào)查,研究、協(xié)調(diào)等內(nèi)容的服務(wù)。

B、協(xié)調(diào)酒店內(nèi)部各部門的關(guān)系:酒店各部門之間的協(xié)調(diào),各部門與總經(jīng)理之間的聯(lián)系等,行政部在適當(dāng)?shù)臅r候,向有關(guān)部門下達(dá)總經(jīng)理的管理指示,并檢查落實(shí)執(zhí)情況。了解和掌握各方面的情況。

C、協(xié)調(diào)與酒店外部有關(guān)部門的關(guān)系:酒店與社會有關(guān)部門的關(guān)系,主要表現(xiàn)在接受社會有關(guān)部門的行業(yè)管理。如營業(yè)執(zhí)照的申辦和年檢、治安、消防食品衛(wèi)生、安全生產(chǎn)等許可證的辦理。又如接待上述部門來酒店對具體業(yè)務(wù)的檢查和指導(dǎo)。

2.行政部在酒店經(jīng)營管理中的作用。行政部圍繞總經(jīng)理對酒店的經(jīng)營和管理。主要有以下四個方面的作用。

A、參謀、助手作用。是指行政部為酒店高層管理人員服務(wù)的范疇。

B、統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)作用。是指行政部對酒店各部門的統(tǒng)籌的協(xié)調(diào)作用。

C、樞鈕溝通作用。對上級主管部門或行業(yè)管理部門進(jìn)行聯(lián)系,酒店與社會聯(lián)系。酒店內(nèi)部聯(lián)系,一般由行政部完成。

D、檢查督導(dǎo)作用。有檢查、有督促、才能落實(shí)總經(jīng)理作出的決策。對于重要工作,行政部將檢查,督促后的情況上報總經(jīng)理。

二、行政部運(yùn)行的特點(diǎn):

1.為總經(jīng)理經(jīng)營管理決策和酒店運(yùn)作提供服務(wù)。

總經(jīng)理經(jīng)營管理決策,依據(jù)一定的客觀條件,在一定的思考和判斷基礎(chǔ)上的,對與經(jīng)營有關(guān)的情況把握,需做調(diào)查研究,信息收集,思考及判斷等大量的工作。決策實(shí)施工作。行政部始終提供各種服務(wù)。

2.行政部的工作特點(diǎn)

A、從屬性,包括兩個方面的內(nèi)容:一是按照或體現(xiàn)總經(jīng)理的意圖、總經(jīng)理的指示,做好各項工作。二是具體工作人員所做的工作都代表著總經(jīng)理。

B、綜合性。體現(xiàn)在三個方面,一是:內(nèi)容具有綜合性。二是:手段具有綜合性。三是:工作對象是具有綜合性。

C、事務(wù)性。行政部工作可分為兩個部分,一是政務(wù)服務(wù)。二是事務(wù)服務(wù)。

行政部的工作內(nèi)容

一、公文制作。

公文包括傳達(dá)信息、交流思想、反映動態(tài)等現(xiàn)代科學(xué)管理的文字栽體。公文制作,主要負(fù)責(zé)起草酒店各種總結(jié)、報告、備忘錄、計劃、信函等。此外也包含對起草后的公文進(jìn)行打印、分發(fā)等具體制作過程。

二、文書檔案。

酒店所有的經(jīng)營管理方面的文件收發(fā)、立卷、歸案、保管都為行政部專人負(fù)責(zé)。

三、公務(wù)工作。

做好會議的準(zhǔn)備、組織和服務(wù)工作也是行政部的日常工作。

四、信訪接待。

行政部做好酒店內(nèi)外來信來訪的接待工作。重要的來信、來訪,也可安排總經(jīng)理接待。

五、調(diào)查研究。

調(diào)查研究的目的,是把飯店經(jīng)營管理需要解決的問題及相應(yīng)的材料挖掘出來,為總經(jīng)理經(jīng)營管理提供的必要材料。

六、行政事務(wù)。

行政部承擔(dān)酒店經(jīng)營管理過程中的行政事務(wù)以及確保工程、保安,等部門更好、更快的為營業(yè)部門的經(jīng)營管理服務(wù);

七、總經(jīng)理交辦的其他工作。

行政部的日常管理

行政部的日常管理包括組織、人員、業(yè)務(wù)、物品等四個方面內(nèi)容。

一、組織管理

指行政部經(jīng)理組織管理。包括制定各項規(guī)章制度,通過這種規(guī)章制度,規(guī)范行為,協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)。

二、人員管理

酒店管理,首先是人員的管理。

三、業(yè)務(wù)管理

業(yè)務(wù)管理:一是按照程序做好各項工作。二是所做工作不能偏離為總經(jīng)理決策和進(jìn)行經(jīng)營管理服務(wù)這個前提。

四、物品管理

主要為辦公用品的管理。

篇2:酒店行政部運(yùn)作程序工作流程

酒店行政部運(yùn)作程序及工作流程

程序化和規(guī)范化及科學(xué)管理的要求,行政部操作程序和工作流程主要包括:制作、檔案、會議記錄、調(diào)研報告、信訪接待。

"備忘錄"制作程序

酒店內(nèi)部文件一律采用"備忘錄"格式(對外的聯(lián)絡(luò)或報告以其他規(guī)定格式);具體程序:交擬、擬議、撰議、審核、用印和封發(fā)。

一、交擬.

由總經(jīng)理交擬撰寫"備忘錄"。撰稿人接受任務(wù)時,對撰稿中有關(guān)的問題和文項,應(yīng)主動詢問領(lǐng)導(dǎo),明確指示。

二、擬議

擬議包括事先擬定撰稿提綱,收集有關(guān)情況,事例,數(shù)據(jù)等素材,有時還需要調(diào)查、咨詢、開會、討論,最后形成撰擬提綱。

三、撰擬

"備忘錄"稿完成后,應(yīng)附上"備忘錄"初稿,填寫其中的"部門"、"致""報""事由""時間""編號"。然后送上級審核。

四、簽發(fā)

以酒店名義的"備忘錄"文稿,行政部經(jīng)理簽批后下發(fā)。部門撰擬的:部門對部門的"備忘錄"帶指令性的"備忘錄"由指令部門經(jīng)理簽批。部門對本部門內(nèi)的"備忘錄"由部門經(jīng)理簽批

五、用印與封發(fā)

酒店印章用于對酒店上級主管部門的行文;酒店內(nèi)部只用于總經(jīng)理和行政部下發(fā)的文件,發(fā)文用印,應(yīng)以總經(jīng)理簽發(fā)時簽字為依據(jù);總經(jīng)理,經(jīng)理印章可在相應(yīng)的"備忘錄"中使用。

會務(wù)組織工作程序

會議要經(jīng)過:會議預(yù)案、材料準(zhǔn)備、開會通知、會間、會后工作的程序。

一、會議預(yù)案

會議前制定會議預(yù)案包括:

會名→議題→會期→出席人員→議程→會場布置

二、材料準(zhǔn)備

會議涉及的材料要完整的收集。

三、會議通知

會議通知要具備:時間、地點(diǎn)、議題、出席人員。

四、會前檢查

會議之前做充分檢查。

五、會間服務(wù)

會議期間,主要服務(wù)工作有:發(fā)放會議有關(guān)材料,會間安排茶水等。

六、會后工作

A、會議決定。編寫會議紀(jì)要或簡報,上報或下發(fā)。

B、向未到會議的同事傳達(dá)會議概況和決定。

C、會議文件立卷歸案。

D、對會議形成的決議,還要協(xié)調(diào)有關(guān)部門落實(shí),并將執(zhí)行情況報總經(jīng)理。

文書檔案工作程序

對文件的管理,歸檔的工作程序。

將處理完畢后的公文材料隨時按類目上的條款歸入卷宗,進(jìn)行有條理的管理。做好系統(tǒng)排列并按次序編上代號,平時還包括收集文件,檢查文件,確定歸卷類目等。

正式立卷與歸檔有六個步驟:

A、檢查、調(diào)整歸檔卷宗。

B、排列好卷內(nèi)公文的順序。

B、編寫案卷標(biāo)題。

C、填寫卷內(nèi)目錄和備錄表。

D、填寫案卷封皮和裝訂。

E、案卷歸檔。