物業(yè)公司質(zhì)量體系文件管理工作程序
物業(yè)公司質(zhì)量體系文件管理程序
1.0目的
對(duì)質(zhì)量管理體系文件予以控制,確保在使用時(shí)可獲得有關(guān)版本的適用體系文
件。
2.0適用范圍
適用于公司質(zhì)量管理體系文件的控制。
3.0職責(zé)
3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)公司質(zhì)量管理體系文件的評(píng)審和批準(zhǔn)。
3.2管理者代表負(fù)責(zé)對(duì)公司質(zhì)量管理體系文件的總體控制。
3.3辦公室負(fù)責(zé)組織質(zhì)量管理體系文件的建立、整理、發(fā)放、使用、保管以及更改控制。
3.4各部門負(fù)責(zé)管理本部門持有的質(zhì)量管理體系文件,并確保體系文件的有效使用。
4.0過程識(shí)別
5.0行為準(zhǔn)則
a)文件應(yīng)清晰,便于識(shí)別,發(fā)布前得到批準(zhǔn);
b)外來文件應(yīng)識(shí)別并控制其發(fā)放;
c)使用文件場(chǎng)所都應(yīng)得到相關(guān)文件的有效版本;
d)對(duì)作廢文件做出標(biāo)識(shí)或隔離,防止非預(yù)期使用;
e)手冊(cè)(含程序)發(fā)布或換版時(shí)應(yīng)先評(píng)審、批準(zhǔn)后發(fā)布;
f)文件現(xiàn)行及更改狀態(tài)確保可識(shí)別.
6.0程序
6.1文件分類
6.1.1質(zhì)量管理體系文件包含手冊(cè)、管理制度、技術(shù)文件、質(zhì)量記錄表式等由辦公室負(fù)責(zé)組織編寫、修改和管理;
6.1.2行政管理文件包括外來文件和本公司文件由辦公室報(bào)批并控制分發(fā).
6.2文件編目及標(biāo)識(shí)
6.2.1為確保文件的唯一性,公司做出規(guī)定:
a)質(zhì)量手冊(cè):鄭州-Y*-20**表示:××市××公司質(zhì)量手冊(cè)20**年版.每頁(yè)A-0表示A版第0次修改.
b)質(zhì)量記錄:JL-8.3-01表示質(zhì)量手冊(cè)中第8.3不合格的控制要素中第一個(gè)記錄.
6.3文件控制
-編制文件應(yīng)收集企業(yè)背景資料并按ISO9000系列標(biāo)準(zhǔn)要求編審;
-所有支持體系過程的文件發(fā)布前得到批準(zhǔn),確保適應(yīng)性;
-文件發(fā)放由主管部門登記編號(hào)并用分發(fā)/回收記錄控制發(fā)放;
-文件印制或復(fù)印應(yīng)確保清晰、易于辨別,并注明其版本或修訂狀態(tài);
-手冊(cè)管理執(zhí)行質(zhì)量手冊(cè)管理規(guī)定;
-主管部門擬列文件總清單,便于檢索和控制文件有效性;
-文件發(fā)放時(shí)在可能情況下及時(shí)收回作廢/失效文件,包括圖紙,確保使用場(chǎng)所持有文件的唯一性和有效性;
-用于參改的作廢文件或備用文件做出標(biāo)識(shí)或單獨(dú)存放.
6.4文件更改
6.4.1質(zhì)量手冊(cè)程序修改,由主管部門填寫《文件更改申請(qǐng)單》任管理者代表審核后報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn),手冊(cè)修改量大可采取換頁(yè)、修改頁(yè)數(shù)超過三分之一應(yīng)重新?lián)Q版印發(fā).換版應(yīng)評(píng)審后由總經(jīng)理批準(zhǔn).
6.4.2技術(shù)文件、管理文件更改和換文由管理者代表或主管副總經(jīng)理批準(zhǔn),如需改換文件修改部門,該部門應(yīng)獲得文件編制的原背景資料.
6.5文件使用與保管
1)文件領(lǐng)用時(shí),領(lǐng)用人應(yīng)在分發(fā)記錄上簽字;
2)文件分發(fā)范圍由主管領(lǐng)導(dǎo)審批;
3)文件使用中不得損壞、亂涂或私自修改,保證文件清晰易于識(shí)別;
4)妥善保管文件,放在通風(fēng)、干燥、安全的地方;
5)文件可以是書面,如有條件也可使用電子媒體,但注意留有備份;
6)文件作廢銷毀應(yīng)有管理者代表批準(zhǔn).
7.0相關(guān)文件
7.1記錄控制程序
7.2管理策劃控制程序
7.3產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)策劃(施工組織設(shè)計(jì))管理程序
8.0記錄
8.1文件發(fā)放回收記錄
8.2部門要控文件清單
8.3文件更修改申請(qǐng)單
篇2:公司質(zhì)量體系文件和資料控制工作程序
公司質(zhì)量體系文件和資料控制程序
⒈目的:
對(duì)質(zhì)量體系文件和資料進(jìn)行控制,確保使用的文件和資料為有效版本。
⒉范圍:
適用于質(zhì)量體系運(yùn)行中所有質(zhì)量文件和資料的控制。
⒊職責(zé):
3.1管理者代表組織"手冊(cè)"和"程序文件"的編制、修訂、管理工作,并對(duì)質(zhì)量體系文件的內(nèi)容進(jìn)行必要的協(xié)調(diào)與控制。
3.2"手冊(cè)"和"程序文件"由總經(jīng)理批準(zhǔn)。
3.3各相關(guān)部門負(fù)責(zé)各部門的質(zhì)量體系文件和資料的管理。
3.4資料員負(fù)責(zé)質(zhì)量體系文件資料的分發(fā)、控制、保管、歸檔工作。
⒋工作程序:
4.1文件及資料的分類與編號(hào)
4.1.1文件和資料分為以下幾類:
①質(zhì)量手冊(cè);
②程序文件;
③外來文件;
④其他質(zhì)量文件。
4.1.2文件和資料分為受控文件和非受控文件:
①公司內(nèi)發(fā)放的質(zhì)量手冊(cè)為受控文件,由管理者代表批準(zhǔn)發(fā)放到公司外部的為非受控文件;
②程序文件為受控文件;
③受控文件用紅色"受控"及"歸口部門代號(hào)"印章標(biāo)記。
4.2文件的編寫
4.2.1管理者代表負(fù)責(zé)編寫《質(zhì)量手冊(cè)》各個(gè)章節(jié),手冊(cè)內(nèi)容應(yīng)相互協(xié)調(diào),避免重復(fù)與漏寫。
4.2.2管理者代表組織有關(guān)部門人員根據(jù)《質(zhì)量手冊(cè)》的要求編寫程序文件。
4.2.3其他質(zhì)量文件按各職能部門的實(shí)際情況編寫。
4.3文件的審批
4.3.1質(zhì)量手冊(cè)由管理者代表審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.3.2程序文件由主管相應(yīng)要素的部門負(fù)責(zé)人審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.3.3審批主要內(nèi)容:
①內(nèi)容是否符合QS-9000標(biāo)準(zhǔn),職責(zé)是否明確、合理;
②各文件之間是否協(xié)調(diào);
③與上級(jí)政策法規(guī)是否一致。
4.3.4部門業(yè)務(wù)范圍的作業(yè)文件和第四層次質(zhì)量文件由各部門負(fù)責(zé)人會(huì)簽,管理者代表負(fù)責(zé)審批和控制。
4.4文件的發(fā)放
4.4.1質(zhì)量手冊(cè)與程序文件由總經(jīng)理批準(zhǔn)后的五天內(nèi)發(fā)放,使用人在文件領(lǐng)用登記表上簽字,受控文件必須加蓋紅色"受控"及"歸口部門代號(hào)"印章。
4.4.2質(zhì)量手冊(cè)和程序文件發(fā)放范圍:
①總經(jīng)理、管理者代表、副總經(jīng)理;
②各部門負(fù)責(zé)人。
4.4.3外來文件(包括顧客的圖紙、軟件)由文件接收部門根據(jù)文件內(nèi)容發(fā)放至相關(guān)部門,文件原稿由資料員保管,文件作廢后由資料員收回并填寫銷毀清單,報(bào)管理者代表批準(zhǔn)后銷毀。
4.4.4其他質(zhì)量文件由文件制訂部門根據(jù)文件內(nèi)容發(fā)放給相關(guān)部門,領(lǐng)用人在文件領(lǐng)用登記表上簽字。
4.4.5資料員編制和匯總公司質(zhì)量體系文件和資料的有效版本清單,各部門編制本部門的質(zhì)量體系文件和資料的有效版本清單。
4.4.6如文件發(fā)生破損,由文件執(zhí)行部門提出書面申請(qǐng),由管理者代表批準(zhǔn)后由資料員發(fā)放、收回破損的文件,并在備注欄中注明"更換"字樣。
4.5文件的復(fù)審與更改
4.5.1質(zhì)量手冊(cè)與程序文件結(jié)合內(nèi)部質(zhì)量審核、管理評(píng)審,每年復(fù)審一次。對(duì)不合適的文件應(yīng)重新修訂,對(duì)適用的文件在文件首頁(yè)右上方"文件編號(hào)"處加蓋紅色"****年確認(rèn)"印章。年份用公元紀(jì)年表示。
4.5.2文件如在條文上需要更改,由原編制人員或管理者代表指定人員填寫更改通知單,經(jīng)原審批人員或經(jīng)授權(quán)人員審批實(shí)施更改,并在手冊(cè)/程序文件修改記錄表(見附錄A)上登記。
4.6文件的更換與作廢
4.6.1文件如不適合公司發(fā)展的需要應(yīng)重新修訂或更換,管理者代表在新文件發(fā)布后5天內(nèi)通知有關(guān)部門換用新文件。
4.6.2新版文件實(shí)施后,原文件自行作廢,由資料員按原文件收/發(fā)登記表統(tǒng)一收回,并填寫文件銷毀清單,原版文件及一份復(fù)印件封存?zhèn)洳?并加蓋紅色"保留"印章。
4.7文件的管理
4.7.1文件經(jīng)審核批準(zhǔn)后,原版文件由資料員統(tǒng)一歸檔保存,并填寫文件歸檔登記表。
4.7.2文件應(yīng)妥善保管,防霉、防蛀,保管文件每年由管理者代表到文件持有部門檢查一次并將檢查結(jié)果紀(jì)錄在《文件保管檢查表》上,防止文件損壞。若有損壞應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)。
4.7.3文件原件一律不準(zhǔn)外借,非本公司人員需借閱,由管理者代表審批后可借閱復(fù)制件,若需復(fù)制,應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),并填寫文件收/發(fā)登記表。任何部門未經(jīng)批準(zhǔn),不準(zhǔn)擅自復(fù)制受控文件。
⒌相關(guān)文件:
無。
⒍相關(guān)表單:
見清單。
篇3:質(zhì)量體系技術(shù)文件資料控制程序
質(zhì)量體系技術(shù)文件和資料控制程序
⒈目的:
對(duì)與質(zhì)量體系有關(guān)的技術(shù)文件和資料進(jìn)行控制,確保現(xiàn)場(chǎng)使用文件為現(xiàn)行有效。
⒉范圍:
適用于質(zhì)量體系運(yùn)行中所有技術(shù)文件和資料的控制。
⒊職責(zé):
3.1技術(shù)部負(fù)責(zé)技術(shù)文件和資料的編制、發(fā)放、更改和歸口管理。
3.2各有關(guān)部門負(fù)責(zé)本部門專用技術(shù)文件及資料的實(shí)施與管理。
⒋工作程序:
4.1技術(shù)文件及資料(以下簡(jiǎn)稱文件和資料)的分類及編號(hào)
4.1.1文件和資料的分類
4.1.1.1文件分為內(nèi)部文件和外部文件:
①內(nèi)部文件包括企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品圖樣、工裝、工藝圖樣等;
②外部文件包括上級(jí)標(biāo)準(zhǔn)、客戶來圖、技術(shù)會(huì)議文件和資料等。
4.1.2文件和資料的編號(hào):
文件和資料的編號(hào)由技術(shù)部統(tǒng)一規(guī)定,編號(hào)應(yīng)層次分明,條理清楚,做到一物一號(hào),既不重復(fù)又不漏編。外部文件編號(hào)可以按原文件。
4.1.3文件和資料分為受控和非受控兩種,產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)(包括國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn))、產(chǎn)品圖樣、工藝文件、工裝圖樣、技術(shù)文件更改通知單等為受控文件;其余文件和資料為非受控文件。受控文件加蓋紅色"受控"及"歸口部門代號(hào)"和"使用部門"印章。
4.2文件的編號(hào)及審批
4.2.1為提高產(chǎn)品質(zhì)量,增加競(jìng)爭(zhēng)能力,企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)可高于國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)由總經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.2.2產(chǎn)品圖樣、工藝文件、工裝圖樣、技術(shù)文件更改通知單等技術(shù)文件由技術(shù)部有相應(yīng)技術(shù)資格的人員進(jìn)行編制、校對(duì)、審查,技術(shù)部經(jīng)理審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)。審查內(nèi)容為產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、尺寸、編號(hào)方法等。
4.3文件的發(fā)放與接收
4.3.1資料員在文件批準(zhǔn)后3天內(nèi),按技術(shù)文件發(fā)放范圍發(fā)放,不得多發(fā)或漏發(fā),文件領(lǐng)用人在文件收/發(fā)登記表上簽名,受控文件加蓋紅色"受控"及"歸口部門代號(hào)"和"使用部門"印章。
4.3.2當(dāng)文件嚴(yán)重破損影響使用時(shí),應(yīng)到技術(shù)部辦理更換手續(xù),交回破損文件,并填寫文件收/發(fā)登記表,在備注欄注明"更換"字樣,由技術(shù)部經(jīng)理審批后,換發(fā)新文件。當(dāng)使用部門將文件丟失時(shí),由使用部門向技術(shù)部提出書面申請(qǐng),并填寫文件收/發(fā)登記表,在備注欄注明"重發(fā)"字樣,經(jīng)技術(shù)部經(jīng)理審批后補(bǔ)發(fā)丟失的文件,在文件上注明"重發(fā)"字樣,并在"重發(fā)"字樣上加蓋紅色"受控"及"歸口部門代號(hào)"印章和"使用部門"印章。若原文件重新找到,應(yīng)將原文件送回技術(shù)部,統(tǒng)一銷毀,以防誤用。
4.3.3技術(shù)部列出技術(shù)文件清單,接收部門收到文件后,在技術(shù)文件清單上做好記錄。
4.4文件的更改
4.4.1文件需要更改時(shí),由技術(shù)部有關(guān)人員填寫文件更改通知單,經(jīng)審批后,按文件收/發(fā)登記表到有關(guān)部門更改文件,更改完成后,由使用部門有關(guān)人員在更改通知單上簽名。
4.4.2若技術(shù)文件更改內(nèi)容較多,不便在原文件上更改時(shí),可按更改要求重新編制新的技術(shù)文件,由資料管理員按原文件收/發(fā)登記表發(fā)放,并填寫文件收/發(fā)登記表,原登記表備注欄中注明"更換收回"字樣,同時(shí)收回舊文件。原文件及一份復(fù)印件加蓋紅色"保留"印章后存檔備查,其余統(tǒng)一銷毀。
4.4.3技術(shù)文件更改時(shí),涉及到在制品原有工裝時(shí),應(yīng)提出相應(yīng)的處理意見。
4.4.4技術(shù)文件更改時(shí),與此相關(guān)的其他技術(shù)文件也應(yīng)同時(shí)更改,以保證文件正確、統(tǒng)一。
4.4.5由于技改、生產(chǎn)試驗(yàn)驗(yàn)證或新產(chǎn)品試制而引起的臨時(shí)性更改或一次性更改的項(xiàng)目,可先不更改技術(shù)文件,而以《工藝單》的形式作為臨時(shí)更改或一次性更改依據(jù),《工藝單》經(jīng)技術(shù)部經(jīng)理審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后生效實(shí)施。
4.4.6技術(shù)文件更改方法
4.4.6.1將需要更改的內(nèi)容用細(xì)實(shí)線劃掉,被劃掉部分應(yīng)仍能清楚地看出未更改前的情況,在適宜部分填寫更改后的內(nèi)容,在靠近更改部位寫上更改標(biāo)記,其標(biāo)記符號(hào)用加圓圈的小寫英文字母或阿拉伯?dāng)?shù)字表示,如abcd……或①②③……
4.4.6.2在文件更改欄中填寫本次更改的標(biāo)記、更改處數(shù)、日期和更改人簽名。
4.4.7文件更改通知單應(yīng)裝訂成冊(cè),并保存五年,涉及安全性的更改文件應(yīng)保留15年,以便備查。
4.5文件的管理
4.5.1文件和資料由資料員統(tǒng)一保管,收發(fā)文件填寫收/發(fā)登記表,歸檔文件填寫歸檔登記表。
4.5.2技術(shù)文件和資料應(yīng)進(jìn)行分類編號(hào)、建立總目錄(或臺(tái)帳)及分目錄清單,便于檢索查詢。
4.5.3文件原件一律不準(zhǔn)外借,任何部門未經(jīng)批準(zhǔn),不準(zhǔn)擅自復(fù)制受控文件。若要查閱,經(jīng)技術(shù)部經(jīng)理同意后,查閱復(fù)制件。公司外需復(fù)制,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,填寫文件收/發(fā)登記表,文件加蓋紅色"更改不通知"印章。
4.5.4外協(xié)件技術(shù)文件由采購(gòu)部發(fā)放并填寫文件收/發(fā)登記表,文件加蓋紅色"外協(xié)"印章。
4.5.5進(jìn)行計(jì)算機(jī)輔助產(chǎn)品設(shè)計(jì)時(shí),應(yīng)把相應(yīng)文件應(yīng)在服務(wù)器上備份,備份文件名應(yīng)較易辨認(rèn)。
4.5.6外部文件應(yīng)填寫收/發(fā)登記表,需歸檔的填寫歸檔登記表。
4.5.7文件應(yīng)妥善保管,防霉、防蛀。如發(fā)現(xiàn)破損應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)。資料員每年對(duì)保管的文件檢查一次。
4.5.8技術(shù)部每三年對(duì)公司技術(shù)文件及企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)復(fù)審一次,對(duì)不適用的文件進(jìn)行修訂,對(duì)適用的在文件右上角加蓋紅色"****年確認(rèn)"印章。
4.5.9技術(shù)部應(yīng)及時(shí)收集上級(jí)的文件資料及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),確保公司使用最新的有效版本。每年根據(jù)上級(jí)年度《標(biāo)準(zhǔn)目錄》,對(duì)公司所有標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行復(fù)查,及時(shí)更換和作廢過期標(biāo)準(zhǔn)。若新版標(biāo)準(zhǔn)與舊版標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容相同,只是標(biāo)準(zhǔn)號(hào)有所變動(dòng)的,可把舊版本標(biāo)準(zhǔn)號(hào)改為新版本標(biāo)準(zhǔn)號(hào),同時(shí)加蓋紅色"****年確認(rèn)"印章。
⒌相關(guān)文件:
無
⒍相關(guān)表單:
見清單。