寫字樓接管工作程序

隨著物業管理招投標制度的深入實施,許多物業管理公司面臨著接管一個全新的物業項目。這時,項目經理稍有不慎,就可能陷入工作扎堆、首尾不顧的境地,因此一個科學有效的接管流程至關重要。筆者在一個4萬平方米寫字樓從接管到全面管理的過程中,摸索出一套四段式工作程序:

(一)管理方案策劃階段;

(二)前期介入與準備;

(三)物業管理啟動與試運行階段;

(四)正式全面運作階段。策劃階段不超過1個半月;

前期介入從正式介入開始至交樓結束;物業管理啟動時間以大廈接管驗收完成為標志;試運行時間為6個月。

一、管理方案策劃階段

本階段分為大廈管理目標策劃以及策劃機構設置兩個部分。根據該寫字樓的建筑檔次、特點、是否商住兩用等實際情況,結合寫字樓市場形勢進行綜合分析,確定對該大廈的管理檔次,提出管理目標、管理標準、管理項目和管理方式。本階段是確立對該大廈管理的總綱,為此建議請開發商共同參與,并綜合相關專家的意見,確定管理方案。

確定了管理標準和方式后,要根據需要對未來機構設置及管理人員編制進行策劃,并確定主要管理人員。

二、前期介入與準備

實踐證明,前期介入對以后的物業管理起著至關重要的作用。本流程中此階段分為兩部分:管理前期準備和工程前期介入。

管理的前期準備:成功的前期準備可為后期物業管理的實際運作打下良好的基礎,避免隨意性,最大限度地規避管理風險,本方案的前期準備工作有:制訂物業管理前期的成本預算;制訂物業管理具體開展方案;編制物業管理所需的各種文件,包括《管理公約》、《用戶手冊》、《入住合同》、《租賃合同》、《裝修指南》、《車場制度》、《消防預案》、《大廈管理規定》等。物業管理的前期準備階段一般在物業竣工前半年開始,需要熟悉物業管理相關制度和相關文件的人員參與,如果那些已經通過了ISO9001質量管理體系認證的公司想把新項目納入這個體系中,則需要更多的準備和文件。

工程的前期介入:工程前期介入的目的是從物業管理的角度對該寫字樓的功能、使用、施工、設備提出意見和建議,為今后投入使用創造條件,最大化地節約資金,為物業管理打下基礎。目前物業管理中常常出現這種情況,物業管理公司介入大廈管理時,大廈已經接近竣工,即使發現了設計上的問題,也沒機會做太大的修改了。我們在該寫字樓工程前期介入時就把工作重點放在熟悉大廈結構和發現大廈缺陷上,以期能夠先行一步,對問題及早發現,為后來接管工作做好準備。現代寫字樓的自動化程度很高,物業管理前期介入對參與人員的專業要求,要有豐富的經驗和專業的知識,能夠準確閱讀圖紙并發現問題。物業管理公司應注意積極儲備這樣的人才。

三、管理啟動與試運行階段

物業管理的接管驗收不同于開發商和施工單位的竣工驗收,它要更詳細一些。接管驗收時,要軟硬件一起抓:軟件是指相關圖紙資料,包括竣工圖紙、用地和建樓批文、工程竣工驗收合格證、設備買賣合同、設備說明書、用電許可證、消防合格證、電梯準運證等。交接時仔細清查,缺一不可,齊全的圖紙資料將給今后的管理工作帶來方便;硬件是指房屋及設備設施,硬件的接管要從嚴從細,對于各系統和設備,如供水、供電、消防、電梯、應急發電機等,均須試運行一段時間,由工程人員仔細觀察運行情況,紀錄運行參數,嚴格檢測是否符合技術規范要求,發現問題及時報相關方維修整改;房屋驗收時要注意發現一些細小問題,如窗把手、門鎖等是否損壞,對衛生間、窗臺等要作防水檢驗,發現問題及時報開發商或施工單位,要求在客戶入住前修好。這些問題若在接管后才發現,將難以及時解決,會影響物業管理公司的服務質量,甚至帶來不必要的麻煩。

接管結束后,按照前期的策劃方案正式開始物業管理服務,辦理客戶入住手續、建立物業的檔案資料、客戶資料、執行日常管理工作等,在6個月的試運行當中,要嚴格按照計劃執行,及時發現問題,及時更改。同時要注意加強與業主之間溝通,宣傳物業管理公司的管理方式和管理制度,并根據業主的意見反饋及時調整計劃,使管理方案盡快成熟起來,更加符合實際需要。

四、全面運作階段

按照改進后的工作方案對寫字樓進行正常管理,內容包括設備維護維修、環境綠化、安全管理、有償服務等,這個階段強調的是不斷追求客戶滿意度和持續改進服務水平,以達到效益最大化。

本文的流程是以接管寫字樓為例,接管居住小區或公寓樓等物業往往需要更加靈活和更加復雜的流程,在此就不一一敘述。總之,有序的工作流程在任何一個項目中都是必須的,項目經理如果能夠隨時控制每一個流程,他所負責的項目就已經成功了一大半。

篇2:A寫字樓接管驗收的工作程序

寫字樓接管驗收的工作程序

(1)寫字樓接管驗收具備的條件。

新建寫字樓的接管驗收應具備以下條件:

1).建設工程已施工完畢并已竣工驗收合格;

2).供電、給排水、供暖、衛生、道路等寫字樓的附屬設備能夠正常使用;

3).寫字樓的名稱應有地名管理部門審核的批準書,以及經公安部審批編制的正式門牌號碼。

(2)寫字樓的預驗收。

接到開發商接管驗收的通知后,驗收小組對所接收的資料,具備條件的,應在15天內簽發驗收復函并約定驗收時間。屆時,驗收小組根據驗收計劃、標準(依據建設部《房屋接管驗收標準》),按專業分工進行預驗收。

1).驗收小組對設計圖紙、設計變更、竣工圖、設備清單進行預驗收,對寫字樓的主體結構、外墻、樓地面、裝修及電氣、水、衛生、消防、供氣、電梯、附屬工程進行質量與使用功能的檢驗。同時,還要重點驗收設備和主材的規格型號、容量、制造廠并清點數量、安裝位置等。

2).在預驗收中檢查出不符合標準的項目,提出書面的《物業驗收整改通知書》,返回給移交單位,并在規定時間內由移交單位或工程施工單位進行整改。

3).對驗收中的單獨設備進行試運轉驗收。主要驗收設備的安裝質量和運轉中設備的主要技術指標,對不符合指標的,及時提出書面意見,要求移交單位組織設備制造廠或施工單位重新凋試,要達到規定的要求。

4).預驗收后形成一份預驗收報告,交公司總經理審查。

(3)寫字樓的正式驗收

預驗收中提出的項目落實后,驗收小組要進行檢查、驗證,如整改合格,則進行正式的寫字樓驗收。

1).寫字樓的實物驗收:一是圖紙與設備規格型號、數量符合;二是工程的主要設備的實際安裝位置與設計安裝位置符合;三是設備包括設備連接的整個系統的技術性能,應與設計的功能符合。驗收結果記錄在《驗收交接記錄表》中。

2).對寫字樓的其他公共配套設施進行驗收,重點放在預驗時已記錄在案的問題方面,其結果也記錄在《驗收交接記錄表》中。

3).各專業人員根據驗收后的情況,寫出單項工程驗收報告。驗收小組根據單項驗收報告,作出綜合性驗收評定及意見書,并將驗收報告送公司總經理審批。

4).公司總經理代表寫字樓的接收單位,同寫字樓的交接單位進行正式移交。物業管理公司會同開發單位、施工單位、施工監理單位簽字生效,并將全部資料收歸存檔。

篇3:A寫字樓接管驗收前工作程序

寫字樓接管驗收前工作程序

(1)成立物業管理機構

成立物業管理公司或設置管理處,設立各級管理機構及各崗位,草擬各級管理員工崗位職責,招聘所需員工及進行崗前培訓,建立一支優良的專業物業管理隊伍。管理機構一般應在寫字樓管前3個月建立,各級管理人員和員工應該到位。

(2)草擬各種規章制度。

物業管理的規章制度分為物業管理公司內部的規章制度和公司對外(業主、租戶)的規章制度兩類:

1).物業管理公司內部的規章制度。建立一套科學的、健全的、嚴格的規章制度,使人人有章可循,事事有法可依。物業管理公司內部的規章制度主要有公司的守旨,紀律、經營方針、工作程序、崗位職責等。如保安員守則、工具的使用及保管規定、制服管理規定、考勤規定等等。公司也可以將各種規章制度合成一本《員工手冊》,方便員工全面了解和遵守公司的規章制度。

2).物業管理公司對外的規章制度。包括公司向業主、租戶解釋公司的宗旨、權利和義務,以及公司管理服務范圍、管理服務方式,還有要求業主和租戶共同遵守的行為準則等方面的文件。如業主公約、用戶手冊等等。

(3)組成寫字樓驗收小組。

由物業部,工程部及公司有關人員組成寫字樓驗收小組,驗收小組還應在驗收前完成以下工作:

1).提前派出部分工程技術人員進駐現場,與開發單位和承建單位的工作人員一起參與寫字樓竣工收尾監理工作,主要參與機電設備的安裝調試,了解整個寫字樓內裝配的設備設施,熟悉各類設備的構造、性能;熟悉水、電等線路的鋪設位置及走向,為入住后的管理、維修養護打下良好的基礎。

2).主動與開發單位、承建單位聯系,協商寫字樓交接問題(如交接日期及注意事項)和制定驗收方案,統一驗收標準。

3).準備接管驗收的各種表格,如接管驗收表、接管驗收遺漏統計表等。

(4)財務方面準備。

籌措物業管理維修基金;制定財務預算方案,提交開發單位審批;井建立完善的財務制度,有效控制管理費及基金收支;制定第一年的管理收支預算,擬定收費標準,包括管理按金及其他管理款項的建議。

(5)協助開發單位購買所需用具及設備,保質保量,以保證寫字樓管理順利進行。

(6)編制寫字樓驗收計劃。

驗收小組依據開發單位、承建單位提供的竣工圖、設備清單等文件,按設計及施工要求編制驗收計劃。驗收計劃應包括項目概況、接管原則、驗收標準、職責分工、日期安排及工作內容。驗收要求等。