物業項目鑰匙管理操作規程

1.0目的

加強鑰匙管理,消除安全隱患。

2.0適用范圍

適用于公司及各管理處。

3.0職責

3.1各鑰匙管理部門負責人應指定專人負責鑰匙的接收、標識、保管、領用和配制。

3.2綜合管理部負責公司各類辦公區域鑰匙和辦公區域各類文件柜鑰匙的管理(副總和財務部辦公室除外)。

3.3管理處客服中心負責空置房、空關房、客戶臨時委托保管鑰匙的管理;管理處內勤

負責除業主鑰匙(空置房、空關房客戶臨時委托保管)之外的所有管理處備用鑰匙的管理。

鑰匙使用人負責領用鑰匙的管理。

4.0程序

4.1定義:

4.1.1公司鑰匙:辦公區域各類文件柜鑰匙、辦公區域的各類房間鑰匙。

4.1.2管理處的鑰匙主要包括四個層面:

4.1.2.1屬于業主的鑰匙:家政等服務需要客戶臨時委托代保管的鑰匙、空置房鑰匙。

4.1.2.2共用部位鑰匙:消防通道、單元門禁卡、電梯機坑、管道井、設備箱柜等鑰匙。

4.1.2.3物業管理用房鑰匙:管理用房(辦公室、庫房、休息室、工作間等)、設備房等。

4.1.2.4屬于可能開啟的個人持有辦公室活動柜與員工更衣柜的鑰匙。

4.2鑰匙的接管:

4.2.1公司和管理處內勤、客戶服務人員(專人,客用鑰匙)為鑰匙的專職管理員,負責鑰匙的接管、分配、借用、發放、配置等管理工作。

4.2.2在房屋移交驗收時,管理處主任安排鑰匙管理員接受所有的鑰匙,并分類在《鑰匙清單》上登記。

4.2.3鑰匙管理員負責將所有鑰匙分類加以標識,并確保標識的清晰及持久性。

4.2.4除保證工作順利進行分配到各鑰匙持有人外,其余鑰匙全部作為備用鑰匙進入鑰匙管理員的專庫進行管理。

4.3鑰匙的分配:

4.3.1鑰匙接管后,按4.3.3的標準進行鑰匙分配。

4.3.2鑰匙管理人應在《**鑰匙清單》上登記。

4.3.3鑰匙分配標準:

4.3.3.1由客服前臺持有一套,每日移交。文件柜鑰匙由內勤持有一套。

4.3.3.2設備房鑰匙由設備管理人持有一把,隨班次交接進行移交。

4.3.3.3庫房鑰匙由內勤持有一把,隨工作調動進行移交。

4.3.3.4維修、保潔、綠化的休息室、工具間、工作間鑰匙由當值員工或當日值班人持有一套,隨班次交接進行移交。

4.3.3.5設備箱柜、管道井等鑰匙由維修人員持有一套,隨班次交接進行移交。

4.3.3.6消防通道等鑰匙由監控室人員持有一套,封閉入庫,隨班次交接進行移交。

4.3.3.7單元門禁管理卡由該區域巡邏人員持有一張,隨班次交接進行移交。

4.3.3.8空置房和空關房鑰匙、客戶臨時委托代保管的鑰匙由客服中心在鑰匙庫中進行保管,隨班次交接進行移交。

4.3.3.9員工辦公室活動柜和更衣柜鑰匙由本人持有一把,隨調動或離職移交。

4.4鑰匙的保管:

4.4.1其他人員因工作需要而借用鑰匙,須由部門主管授權在鑰匙持有人或備用鑰匙管理員處嚴格履行領用手續并填寫《鑰匙使用登記表》,不論當日工作是否完畢,所有鑰匙應于工作完成時或當日下班時歸還鑰匙,于第二日重新借用,當日鑰匙使用人發現鑰匙未歸還,應進行追索;監控中心保管的鑰匙歸還時應在班長監督下,由監控室人員進行封存保管。

4.4.2鑰匙領用后必須隨身攜帶,不可將鑰匙隨意離身放置或轉借給他人,更不能讓他人代還鑰匙,嚴禁將鑰匙帶離小區,嚴禁未經部門負責人許可私配鑰匙。

4.4.3內勤請假外出時需把庫房和文件柜鑰匙交給部門負責人指定的人員,并在《鑰匙使用登記表》上簽名確認。

4.4.4空置房和空關房鑰匙在整改過程中,不能直接交給承建單位,應由客服中心在確認整改事實并辦理手續(押證)后,指定管理處人員為承建單位開啟房門,并確認戶內的設施設備狀況;整改完畢,承建單位關閉房門前,通知客服中心安排專人查驗整改和設施設備狀況后,辦理退證手續。整改過程中發生的設施設備損壞應由承建單位賠償。

4.4.5交接班時,應在交接班記錄上對鑰匙數量、借出人予以交接,有不明去向的鑰匙,接班人應不予接班并立即報告部門主管,同時在《鑰匙使用登記表》上進行登記。對外借的鑰匙接班人員要在當日追索回庫。

4.4.6返回的鑰匙如果發現異常,應立即核實鑰匙的真偽、變形等情況,不能使用或不慎遺失,必須即刻報告部門負責人或鑰匙管理員,由部門負責人做出處理意見,鑰匙管理員《鑰匙清單》上予以登記備案。

4.4.7因工作需要必須開啟或公司清查屬于個人管理的文件柜和更衣柜時,應由所屬部門主管在《鑰匙使用登記表》上登記后,由鑰匙管理人陪同共同開啟、關閉、封存。

4.4.8如果員工調動、離職,鑰匙管理員負責收回其持有或借用鑰匙,并將變更情況在《鑰匙清單》上予以記錄。屬共同持有的,應由部門主管清理鑰匙是否齊全并簽署意見。

4.4.9鑰匙管理人應每月25--30日,對備用鑰匙庫中的鑰匙進行清理、盤點,并報告部門負責人,獲準同意后,對鑰匙予以更換、配置、報廢。

4.5鑰匙的更換、配制、報廢:

4.5.1鑰匙使用人或借用人,因工作需要或遺失需配制時,須由鑰匙管理員填寫《鑰匙管理表》,報部門負責人同意后方可配制。

4.5.2門鎖的鑰匙損壞或全部丟失需更換鎖芯時,應填寫《鑰匙管理表》報部門負責人審批后予以更換,重點部位門鎖應在24小時之內更換完成(節假日時可口頭報部門負責人同意),所更換的鑰匙交鑰匙管理員在《鑰匙清單》上予以登記。

4.5.3因鎖芯更換等原因導致原鑰匙已無使用和保留價值,鑰匙管理員應填寫《鑰匙管理表》報部門負責人審批后予以報廢處理。

4.5.4因鑰匙使用人和管理人造成的重要鑰匙遺失,如:空置房和空關房、通小區和客戶的消防通道鑰匙。應在遺失后4小時內更換完成,更換鎖芯的費用由遺失人支付。

4.6客戶臨時委托鑰匙的管理

4.6.1如有客戶因返修、維修、家政、房屋出租等原因要求臨時委托代保管鑰匙,鑰

匙管理員應委婉提醒其風險發生的可能,如客戶仍堅持或有其他特殊原因需要代管鑰匙的,須經部門負責人或其授權人同意后方可接收。

4.6.2鑰匙管理員受理客戶臨時委托鑰匙時,應要求客戶在《客戶委托代管物品登記表》上進行簽字登記。

4.6.3鑰匙管理員負責將客戶委托鑰匙加以標識,并確保標識的清晰及持久性。

4.6.4相關工作人員領、借用客戶臨時委托鑰匙時,須經部門主管同意,并嚴格填寫《鑰匙使用登記表》。如需過夜借用客戶的鑰匙,必須經過部門負責人同意后方可借用,并由鑰匙管理員負責追回,否則將追究鑰匙管理員責任;

4.6.5任何人不得復制客戶委托管理的鑰匙。

4.6.6客戶領回委托管理的鑰匙時,鑰匙管理員應要求客戶在《客戶委托代管物品登記表》上簽字確認,及時銷帳。

4.6.7如客戶委托管理的鑰匙發生丟失或損壞,鑰匙管理員應即時報告部門負責人,并向客戶及時通報相關情況,妥善地對客戶進行安撫、溝通解釋,積極協商解決辦法。

5.0相關記錄

《鑰匙借用登記表》

《鑰匙配置報廢表》

篇2:房屋租賃平臺鑰匙管理工作制度

資產管理部工作手冊文件

――房屋租賃平臺鑰匙管理工作制度

一、目的:

提高在管樓宇的公共及分戶鑰匙管理工作的質量,確保鑰匙的完整安全、標識清楚、分類保管、記錄齊全。

二、適用范圍:

適用于*資產管理區域內服務站各類鑰匙的管理工作。

三、職責:

1.片區經理負責在管樓宇各類鑰匙的移交與接收工作;

2.客服專員負責在管樓宇各類鑰匙的分類、標識更新、整理、借用與回收相關工作;

四、工作程序:

1.鑰匙接管、移交:

交接房屋時,片區經理驗收、核對、確認租戶入戶門、公共設施、設備等所有鑰匙,確認鑰匙的房號、編號、數量,并做好相應標識管理;

2.鑰匙整理與保管:

客服專員按樓號、房號來區分鑰匙管理,標清鑰匙樓號、房號等編碼并整齊有序地放置在相應鑰匙柜中,并在鑰匙柜貼上標簽,加以注明;

3.鑰匙的移交及盤點均需填寫《鑰匙盤點移交登記表》,由鑰匙移交人、接收人或盤點人簽名確認。

4.客服專員應對鑰匙柜內的標簽和鑰匙編號進行不定期檢查,如發現標簽、編號脫落或模糊不清時應及時更新。

5.鑰匙借用與歸還:

1)當其他部門因工作需要借用鑰匙時,客服專員應進行身份核實,然后指引其詳細填寫《鑰匙借用登記表》,并簽名確認;

2)鑰匙不允許向公司之外的其他單位或人員借用,如公司之外的其它單位或人員因工作確需使用鑰匙的,客服專員向相關部門核實情況后,由片區經理詳細填寫《鑰匙借用登記表》后簽名借用和歸還,片區經理在使用鑰匙過程中嚴禁將借用的鑰匙交與公司之外的其他單位或人員;

3)在辦理鑰匙歸還手續時,客服專員應認真核對鑰匙數量及匹配性,在對應的登記表中標注鑰匙退還日期,并在"接收人"一欄簽名確認,然后,按鑰匙棟號編碼整齊有序地放置在相應鑰匙柜的相應位置上;

6.已入住住戶在自愿情況下簽訂《住戶應急鑰匙托管聲明》后,可托管鑰匙用于緊急情況處理;已入住房屋的鑰匙非緊急情況或非入住客戶要求的情況下不允許外借;

7.片區經理借用于招租帶看的空置房屋鑰匙原則上當天借用當天歸還,最遲歸還時間不能超過次日;

8.配置部借用于翻新配置的空置房鑰匙最長借用時間不能超過七天,超過七天的需重新辦理續借手續;

9.其它借用的鑰匙必須當天借用當天歸還,如鑰匙借用人未如期歸還,客服專員必須及時向借用人催還鑰匙;對于催告后仍未按時歸還鑰匙的及時向相關部門負責人或上級領導匯報;

10.客服專員每天17:30-18:00認真核對《鑰匙借用登記表》相關記錄,檢查鑰匙的借還情況。發現借匙超時借用鑰匙的應及時致電借匙人或借匙部門要求其將鑰匙歸還,并做好相應記錄;

11.所有鑰匙一經借用,必須詳細填寫樓號、房號、數量、用途、借用人、聯系方式、借用日期于《鑰匙借用登記表》上,嚴禁缺項或漏填;

12.服務站所有鑰匙箱管理責任人為客服專員,日常必須保持上鎖狀態,除客服專員外任何人不得擅自從鑰匙箱內拿取鑰匙;客服專員每月月底前進行一次鑰匙盤點工作,確保《鑰匙盤點移交登記表》上鑰匙清單與鑰匙實際情況一致,確保鑰匙的完整和齊全;

13.服務站任何鑰匙一旦發生遺失,應及時向上級領導匯報,所丟失鑰匙的鎖具須填進行調換或換新處理,調換或換新處理的相關費用由鑰匙丟失的責任人承擔,公司視情節另行給予處罰處理;

14.資產管理部每周對鑰匙管理情況進行抽查,保證鑰匙齊全、完好,記錄齊全。鑰匙保管人員須做好鑰匙交接與盤點工作后才允許調動、離職。

五、相關記錄(表單):

1.ZC-QR-032《鑰匙盤點移交登記表》

2.ZC-QR-033《鑰匙借用登記表》

3.ZC-QR-034《住戶應急鑰匙托管聲明》

六、支持文件

無

篇3:酒店康樂中心鑰匙管理制度

酒店康樂中心鑰匙管理制度

1、早、中、晚班在交接班時,做好鑰匙交接工作。

2、一樓各部位鑰匙,早、中班下班后,要將鑰匙裝袋封好后交于二樓夜班處,并做好記錄。

3、發生鑰匙丟失,要主動報告,并追究當事人責任。鑰匙丟失后,要及時報告保衛部,經部門經理簽字同意后,送保衛部批準后配制。

4、保衛部負責酒店鑰匙管理的監督與指導,各部門應自覺接受監督和檢查。