物業管理有限公司程序文件

--鑰匙管理程序

1.目的

加強鑰匙管理,消除安全隱患。

2.范圍

適用于公司各管理處。

3.職責

由部門經理指定人員負責鑰匙的接收、領用、保管和配制。

4.定義

本程序鑰匙指1、公用部位鑰匙,如管理用房、設備房、消防通道門、空置房鑰匙;2、顧客鑰匙,如驗收移交或因維修家政等服務需要由顧客委托代保管的鑰匙。

5.方法和過程控制

5.1公用部位鑰匙的更換、配制:

5.1.1部門經理應指定專人負責公用部位鑰匙的配制、更換、保管工作。

5.1.2任何人未經部門經理許可不得私自配制鑰匙,若因工作需要配制時,須由鑰匙管理員填寫《鑰匙配制申請表》,報部門經理同意后方可配制。

5.1.3門鎖損壞或鑰匙丟失(包括一套鑰匙中丟失任何一把)需更換時,應填寫《鑰匙配制申請表》,報部門經理審批后予以更換,同時應查明原因,如屬人為原因,應追究責任。

5.1.4重點部位門鎖的更換應在24小時之內完成(節假日時可口頭報部門經理同意),所更換的鑰匙交鑰匙管理員在《鑰匙清單》上予以登記。無論何種原因,如果存在外部人員、離職人員等無關人員可以用鑰匙進出這些部位的情況,必須對門鎖、鑰匙進行更換,特別是重點部位,以確保這些部位的安全。

5.2公用部位鑰匙的保管

5.2.1在房屋移交驗收時,部門經理指定專人接收所有公共設施鑰匙,按如管理用房鑰匙、設備房鑰匙等進行分類,在《鑰匙清單》上登記。

5.2.2鑰匙管理員負責將所有鑰匙分類加以標識,并確保標識的清晰及持久性。

5.2.3公用部位鑰匙應統一放在部門辦公室或控制中心的鑰匙柜內,除員工因工作需要而由其本人保管的公用部位鑰匙外,所有鑰匙必須進行分類保管。

5.2.4由鑰匙管理員或當值人員負責對鑰匙的領用、歸還情況進行記錄。鑰匙管理員或當值人員每天下班前應清點鑰匙數量,發現鑰匙未歸還的現象應及時追回,如有異常,應在《鑰匙使用登記表》的"備注"欄中予以記錄。

5.2.5倉管員請假外出時需把倉庫鑰匙交給部門經理指定的人員,并在《鑰匙使用登記表》上簽名確認。

5.3公用部位鑰匙的使用

5.3.1因工作需要而借用鑰匙,須嚴格履行領用手續填寫《鑰匙使用登記表》,同時使用完畢應當即交還,不得拖延。

5.3.2鑰匙領用后必須隨身攜帶,不可將鑰匙隨意離身放置或轉借給他人,更不能讓他人代還鑰匙,下班前須交還鑰匙管理員或當值人員。

5.3.3鑰匙不慎遺失,必須即刻報告部門經理或鑰匙管理員,由部門經理做出處理意見,鑰匙管理員在《鑰匙清單》上予以登記備案。

5.3.4如果部門人員調動、離職,鑰匙管理員負責收回其持有或借用鑰匙,并將變更情況在《鑰匙清單》上予以記錄。

5.4顧客鑰匙的管理

5.4.1在房屋移交驗收時,部門經理指定專人接收所有房屋鑰匙,并在《顧客鑰匙清單》中單獨登記。在入伙時,由顧客簽字領取,《顧客鑰匙清單》交部門資料管理員永久保存。

5.4.2如因返修、維修等原因需為顧客代保管鑰匙的,須指定專人負責所有鑰匙的領、借、還等手續,由顧客在《顧客委托鑰匙登記表》中簽字確認后。

由鑰匙管理員對領、借用顧客的鑰匙,須嚴格填寫《顧客委托鑰匙登記表》,對過夜借用顧客的鑰匙必須經過部門經理同意后,方可借用,并負責追回,否則將追究鑰匙管理員責任。

5.4.3如有顧客委托管理處鐘點工服務、房屋出租并要求代管鑰匙的,管理處應委婉提醒其誤會、風險發生的可能;如顧客仍堅持或有其他特殊原因需要代管鑰匙的,經部門經理同意后方可接收,并由部門經理指定專人保管該鑰匙,并在《顧客委托鑰匙登記表》登記確認,由保管人負責跟進鑰匙使用情況及追回鑰匙。

5.4.4顧客將鑰匙收回時,鑰匙管理員或當值人員應讓顧客在相應記錄中簽字確認。

5.4.5顧客的鑰匙任何人員不得配置,如須更換顧客鑰匙必須有充分理由并由部門經理與顧客溝通,獲得顧客簽名同意。

5.4.6無論何種原因,如果存在外部人員、離職人員等無關人員可以用鑰匙進出顧客房間的情況,必須立即與顧客取得聯系,采取措施妥善處理。

5.4.7無論何種原因,顧客鑰匙遺失或向管理處反映需要非正常進入時,必須經部門經理同意,在充分考慮法律風險后再行處理,如聯系專業人員開鎖或強制性開鎖,但事后必須提醒顧客及時更換鎖匙。

6.質量記錄表格

**WY7.5.1-Z02-F1《鑰匙配制申請表》

**WY7.5.1-Z02-F2《顧客鑰匙清單》

**WY7.5.1-Z02-F3《顧客委托鑰匙登記表》

**WY7.5.1-Z02-F4《鑰匙清單》

**WY7.5.1-Z02-F5《鑰匙使用登記表》

篇2:房屋租賃平臺鑰匙管理工作制度

資產管理部工作手冊文件

――房屋租賃平臺鑰匙管理工作制度

一、目的:

提高在管樓宇的公共及分戶鑰匙管理工作的質量,確保鑰匙的完整安全、標識清楚、分類保管、記錄齊全。

二、適用范圍:

適用于*資產管理區域內服務站各類鑰匙的管理工作。

三、職責:

1.片區經理負責在管樓宇各類鑰匙的移交與接收工作;

2.客服專員負責在管樓宇各類鑰匙的分類、標識更新、整理、借用與回收相關工作;

四、工作程序:

1.鑰匙接管、移交:

交接房屋時,片區經理驗收、核對、確認租戶入戶門、公共設施、設備等所有鑰匙,確認鑰匙的房號、編號、數量,并做好相應標識管理;

2.鑰匙整理與保管:

客服專員按樓號、房號來區分鑰匙管理,標清鑰匙樓號、房號等編碼并整齊有序地放置在相應鑰匙柜中,并在鑰匙柜貼上標簽,加以注明;

3.鑰匙的移交及盤點均需填寫《鑰匙盤點移交登記表》,由鑰匙移交人、接收人或盤點人簽名確認。

4.客服專員應對鑰匙柜內的標簽和鑰匙編號進行不定期檢查,如發現標簽、編號脫落或模糊不清時應及時更新。

5.鑰匙借用與歸還:

1)當其他部門因工作需要借用鑰匙時,客服專員應進行身份核實,然后指引其詳細填寫《鑰匙借用登記表》,并簽名確認;

2)鑰匙不允許向公司之外的其他單位或人員借用,如公司之外的其它單位或人員因工作確需使用鑰匙的,客服專員向相關部門核實情況后,由片區經理詳細填寫《鑰匙借用登記表》后簽名借用和歸還,片區經理在使用鑰匙過程中嚴禁將借用的鑰匙交與公司之外的其他單位或人員;

3)在辦理鑰匙歸還手續時,客服專員應認真核對鑰匙數量及匹配性,在對應的登記表中標注鑰匙退還日期,并在"接收人"一欄簽名確認,然后,按鑰匙棟號編碼整齊有序地放置在相應鑰匙柜的相應位置上;

6.已入住住戶在自愿情況下簽訂《住戶應急鑰匙托管聲明》后,可托管鑰匙用于緊急情況處理;已入住房屋的鑰匙非緊急情況或非入住客戶要求的情況下不允許外借;

7.片區經理借用于招租帶看的空置房屋鑰匙原則上當天借用當天歸還,最遲歸還時間不能超過次日;

8.配置部借用于翻新配置的空置房鑰匙最長借用時間不能超過七天,超過七天的需重新辦理續借手續;

9.其它借用的鑰匙必須當天借用當天歸還,如鑰匙借用人未如期歸還,客服專員必須及時向借用人催還鑰匙;對于催告后仍未按時歸還鑰匙的及時向相關部門負責人或上級領導匯報;

10.客服專員每天17:30-18:00認真核對《鑰匙借用登記表》相關記錄,檢查鑰匙的借還情況。發現借匙超時借用鑰匙的應及時致電借匙人或借匙部門要求其將鑰匙歸還,并做好相應記錄;

11.所有鑰匙一經借用,必須詳細填寫樓號、房號、數量、用途、借用人、聯系方式、借用日期于《鑰匙借用登記表》上,嚴禁缺項或漏填;

12.服務站所有鑰匙箱管理責任人為客服專員,日常必須保持上鎖狀態,除客服專員外任何人不得擅自從鑰匙箱內拿取鑰匙;客服專員每月月底前進行一次鑰匙盤點工作,確保《鑰匙盤點移交登記表》上鑰匙清單與鑰匙實際情況一致,確保鑰匙的完整和齊全;

13.服務站任何鑰匙一旦發生遺失,應及時向上級領導匯報,所丟失鑰匙的鎖具須填進行調換或換新處理,調換或換新處理的相關費用由鑰匙丟失的責任人承擔,公司視情節另行給予處罰處理;

14.資產管理部每周對鑰匙管理情況進行抽查,保證鑰匙齊全、完好,記錄齊全。鑰匙保管人員須做好鑰匙交接與盤點工作后才允許調動、離職。

五、相關記錄(表單):

1.ZC-QR-032《鑰匙盤點移交登記表》

2.ZC-QR-033《鑰匙借用登記表》

3.ZC-QR-034《住戶應急鑰匙托管聲明》

六、支持文件

無

篇3:酒店康樂中心鑰匙管理制度

酒店康樂中心鑰匙管理制度

1、早、中、晚班在交接班時,做好鑰匙交接工作。

2、一樓各部位鑰匙,早、中班下班后,要將鑰匙裝袋封好后交于二樓夜班處,并做好記錄。

3、發生鑰匙丟失,要主動報告,并追究當事人責任。鑰匙丟失后,要及時報告保衛部,經部門經理簽字同意后,送保衛部批準后配制。

4、保衛部負責酒店鑰匙管理的監督與指導,各部門應自覺接受監督和檢查。