會(huì)所會(huì)議中心主管崗位職責(zé)

1.根據(jù)部門(mén)的工作目標(biāo)或經(jīng)營(yíng)指標(biāo)和市場(chǎng)環(huán)境,制定部門(mén)年度、季度、月度的工作計(jì)劃和經(jīng)營(yíng)預(yù)算并組織實(shí)施和完成;

2.制定和完善部門(mén)的各項(xiàng)規(guī)章制度,不斷改進(jìn)工作方式或服務(wù)程序,努力提高服務(wù)水平;

3.巡視、督導(dǎo)屬下各部門(mén)和區(qū)域的管理及服務(wù)狀況,確保各項(xiàng)計(jì)劃指標(biāo)、規(guī)章制度、工作程序、服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、衛(wèi)生質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等的落實(shí),發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理;

4.聽(tīng)取員工匯報(bào),審查下屬各部門(mén)每天的業(yè)務(wù)報(bào)表,督促工作進(jìn)度,解決工作中的問(wèn)題;

5.經(jīng)常聯(lián)系拜訪客戶,與客戶保持良好的合作關(guān)系,接受客戶的投訴,及時(shí)處理并做好記錄;

6.根據(jù)下屬各部門(mén)的經(jīng)營(yíng)情況和市場(chǎng)環(huán)境,聯(lián)合有關(guān)部門(mén)適時(shí)推出各種營(yíng)銷推廣和促銷活動(dòng),增加營(yíng)業(yè)收入;

7.做好與部門(mén)員工的思想交流與溝通工作,建立部門(mén)的激勵(lì)機(jī)制,發(fā)揮與提高員工的工作積極性。

8.嚴(yán)格控制好會(huì)所的經(jīng)營(yíng)成本,按時(shí)完成每月或每周的部門(mén)經(jīng)營(yíng)月報(bào)和庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)工作;物料不足時(shí)及時(shí)申請(qǐng)補(bǔ)充;

9.做好與其他相關(guān)部門(mén)的溝通協(xié)調(diào)和密切合作;

10.節(jié)約能源,做好會(huì)議中心的成本控制工作;

11.建立客戶檔案,與會(huì)議中心的客戶保持良好的業(yè)務(wù)關(guān)系;

12.積極參加各種培訓(xùn),努力鉆研業(yè)務(wù),不斷提高本崗位的業(yè)務(wù)和管理水平;

13.經(jīng)常向公司提出合理化的工作建議,完成公司交辦的其它工作任務(wù)。

篇2:酒店會(huì)議團(tuán)隊(duì)入住工作程序

部門(mén):前廳部崗位號(hào)碼:FO/SP/018生效日期:2010年7月19日批準(zhǔn):項(xiàng)目:會(huì)議團(tuán)隊(duì)入住程序總經(jīng)理1、準(zhǔn)備工作(1)接待員詳細(xì)審查訂單。(2)根據(jù)客人抵達(dá)時(shí)間的不同順序,將上午、下午、晚間入住的房間分配好封鎖。(3)提前準(zhǔn)備好客人的住房卡、鑰匙和團(tuán)隊(duì)資料。(4)為了避免團(tuán)隊(duì)、散客同時(shí)進(jìn)店發(fā)生混亂,要事先將準(zhǔn)備工作做好。(5)同一個(gè)團(tuán)隊(duì)要盡量安排在同一樓層或相對(duì)集中的樓層。2、團(tuán)隊(duì)接待入住(1)團(tuán)隊(duì)抵達(dá)時(shí),向陪同詢問(wèn)該團(tuán)的團(tuán)號(hào)、人數(shù)、房數(shù)、是否有訂餐、付款單位的名稱,然后索取該團(tuán)資料。(2)根據(jù)團(tuán)隊(duì)資料重新檢查房間鑰匙是否準(zhǔn)確,同時(shí)請(qǐng)會(huì)務(wù)組人員登記或提供人員名單。(3)同會(huì)務(wù)組弄清人數(shù)、房數(shù)是否相符,取得一致意見(jiàn)后才開(kāi)房。(4)將房號(hào)及鑰匙提供給會(huì)務(wù)組人員,便于分配房間,同時(shí)記清領(lǐng)隊(duì)的房間。(5)輸入電腦,填寫(xiě)團(tuán)隊(duì)資料,通知各相關(guān)部門(mén)。3、會(huì)議跟蹤服務(wù)(1)接待重要(大型)會(huì)議,前廳部主管根據(jù)情況委派會(huì)務(wù)員與會(huì)議接待人員取得聯(lián)系。(2)協(xié)助會(huì)議接待人員了解客房情況,幫助分配房間。(3)協(xié)助會(huì)議接待人員安排、引領(lǐng)到店進(jìn)入房間。(4)根據(jù)會(huì)議要求,變換會(huì)議室形式。(5)根據(jù)會(huì)議要求,幫助協(xié)調(diào)餐飲部、客房部等相關(guān)部門(mén)。(6)根據(jù)會(huì)議要求,安排會(huì)務(wù)人員進(jìn)行店外服務(wù)。

篇3:綜合秘書(shū)科會(huì)議工作規(guī)范制度

一、會(huì)議方案

(一)市政府全體會(huì)議、常務(wù)會(huì)議由市政府辦公室綜合秘書(shū)科負(fù)責(zé)擬制會(huì)議方案;其他會(huì)議由市政府辦公室業(yè)務(wù)科室或承辦單位擬制會(huì)議方案。建議方案主要包括:會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議內(nèi)容、主持人、參會(huì)人員、會(huì)議議程、會(huì)務(wù)分工、是否需要市委宣傳部安排宣傳報(bào)道、紀(jì)要整理及信息公開(kāi)等。

(二)各單位單項(xiàng)性工作或非全市性工作會(huì)議,應(yīng)在本單位會(huì)議室或其他地方的會(huì)議室召開(kāi)。確需以市政府名義召開(kāi)的,應(yīng)于會(huì)前3天與市政府辦公室綜合秘書(shū)科聯(lián)系,落實(shí)好會(huì)議室,并擬制會(huì)議建議方案送審。

(三)部門(mén)擬制的會(huì)議建議方案送市政府辦公室聯(lián)系的業(yè)務(wù)科室初核,經(jīng)秘書(shū)長(zhǎng)或聯(lián)系副秘書(shū)長(zhǎng)審核后,報(bào)出席會(huì)議的最高領(lǐng)導(dǎo)審定。

(四)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定后的會(huì)議方案,承辦單位打印清樣,并附領(lǐng)導(dǎo)簽審稿提前1天抄送市政府辦綜合秘書(shū)科和市政府總值班室。

二、會(huì)議通知

(一)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定后的會(huì)議方案,如通知內(nèi)容不夠清晰,承辦單位應(yīng)另起草會(huì)議通知。會(huì)議通知主要包括:會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議內(nèi)容、參會(huì)人員、相關(guān)事項(xiàng)(報(bào)名報(bào)到方式、聯(lián)系人姓名及聯(lián)系方式、會(huì)議要求)等。會(huì)議通知經(jīng)市政府辦公室綜合秘書(shū)科審核后,由市政府總值班室按要求發(fā)布并及時(shí)收集參會(huì)人員名單。

(二)國(guó)務(wù)院、省政府召開(kāi)的電視電話會(huì)議,屬綜合性會(huì)議的,由市政府辦綜合秘書(shū)科按照會(huì)議要求擬制會(huì)議通知,經(jīng)秘書(shū)長(zhǎng)同意后發(fā)布;屬業(yè)務(wù)性工作的,由業(yè)務(wù)科室按照會(huì)議要求擬制會(huì)議通知,明確是否向區(qū)市縣繼續(xù)召開(kāi)會(huì)議等,經(jīng)秘書(shū)長(zhǎng)及聯(lián)系副秘書(shū)長(zhǎng)同意后發(fā)布。

三、會(huì)前準(zhǔn)備

(一)市政府辦綜合秘書(shū)科在會(huì)前半小時(shí)負(fù)責(zé)做好市政府會(huì)議室的音響調(diào)試、燈光效果,督促物業(yè)公司在會(huì)前1小時(shí)前做好清潔衛(wèi)生,指導(dǎo)承辦單位做好會(huì)場(chǎng)布置、茶水服務(wù)、攝錄等會(huì)務(wù)工作。市政府主要領(lǐng)導(dǎo)組織召開(kāi)的會(huì)議,綜合秘書(shū)科要在會(huì)前提供請(qǐng)假人員名單或區(qū)市縣參會(huì)人員名單。

(二)聯(lián)系科室或承辦單位負(fù)責(zé)在會(huì)前提前主動(dòng)協(xié)調(diào)有關(guān)方面做好會(huì)議材料準(zhǔn)備,印制會(huì)議議程、座次表等材料,制作會(huì)標(biāo)和座牌。會(huì)標(biāo)一般為紅底白字,按規(guī)范樣式和字體制作。會(huì)議使用統(tǒng)一制式座牌。除領(lǐng)導(dǎo)特別要求,一般市長(zhǎng)、副市長(zhǎng)、秘書(shū)長(zhǎng)、副秘書(shū)長(zhǎng)用人名座牌,其他參會(huì)人員用單位名稱座牌。

(三)承辦單位要根據(jù)對(duì)參會(huì)人員的要求,提前做好會(huì)議簽到等工作,逐一核對(duì)到會(huì)人員,并將到會(huì)情況在會(huì)議召開(kāi)前報(bào)會(huì)議主持人。

(四)國(guó)務(wù)院、省政府召開(kāi)的電視電話會(huì)議,由市政府辦公室綜合秘書(shū)科聯(lián)系市委辦或中國(guó)電信分公司等單位確定會(huì)議地點(diǎn)。承辦部門(mén)具體做好會(huì)場(chǎng)布置、茶水供應(yīng)、會(huì)議簽到等會(huì)務(wù)工作。

四、會(huì)場(chǎng)服務(wù)

(一)承辦單位要明確具體工作人員,全程負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)工作。會(huì)議簽到一般應(yīng)提前1小時(shí)就位,簽到人員負(fù)責(zé)引領(lǐng)參會(huì)人員就座,茶水服務(wù)可由市政府辦公室綜合秘書(shū)科安排會(huì)務(wù)人員協(xié)助。需要使用多媒體等設(shè)備的,承辦單位應(yīng)于會(huì)議召開(kāi)前1小時(shí)調(diào)試完畢。

(二)承辦單位要提醒和督促參會(huì)人員保持會(huì)議室的清潔衛(wèi)生,愛(ài)護(hù)會(huì)議室內(nèi)的設(shè)施和公共財(cái)物,若有損壞照價(jià)賠償。

(三)會(huì)議結(jié)束后,承辦單位應(yīng)及時(shí)對(duì)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行整理,收集座牌,整理完畢后與市政府辦公室綜合秘書(shū)科及時(shí)辦好交接手續(xù)。

五、會(huì)議記錄

(一)市政府全體會(huì)議和市政府常務(wù)會(huì)議由綜合秘書(shū)科負(fù)責(zé)記錄和錄音工作,其他會(huì)議由聯(lián)系科室或承辦單位做好記錄和錄音工作。

(二)會(huì)議結(jié)束后,責(zé)任科室或承辦單位要及時(shí)起草會(huì)議紀(jì)要、通報(bào)送審。

(三)承辦單位要對(duì)會(huì)議材料、會(huì)議記錄(錄音)、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議通知、簽到表等資料進(jìn)行整理并歸檔保存。

六、信息公開(kāi)

凡需主動(dòng)公開(kāi)的會(huì)議信息材料、宣傳報(bào)道腳本,由會(huì)議承辦單位或宣傳媒體草擬,經(jīng)市政府辦公室聯(lián)系的業(yè)務(wù)科室把關(guān),送領(lǐng)導(dǎo)審定后公開(kāi)或宣傳報(bào)道。

七、會(huì)議紀(jì)律

(一)各類會(huì)議方案必須按程序送審,不得直送領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人審簽。

(二)承辦單位為會(huì)議承辦主體,會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后各環(huán)節(jié)必須落實(shí)專人負(fù)責(zé)。

(三)參會(huì)人員必須按會(huì)議通知要求參加會(huì)議,因特殊情況不能到會(huì)的,要事先向會(huì)議主持人請(qǐng)假,明確代替出席會(huì)議人員,并書(shū)面向市政府辦公室請(qǐng)假備案。已按程序履行請(qǐng)假手續(xù)的,需提前將已審批同意的報(bào)批單、請(qǐng)假條等復(fù)印至市政府辦綜合秘書(shū)科備案。

(四)參會(huì)人員應(yīng)至少提前10分鐘進(jìn)入會(huì)場(chǎng),須遵守會(huì)場(chǎng)紀(jì)律,不得遲到、早退,不得頻繁出入會(huì)場(chǎng)、打接電話、玩手機(jī)游戲、交頭接耳、打瞌睡等。

(五)凡不按程序送審會(huì)議方案、不按程序要求履行請(qǐng)假手續(xù)、不遵守會(huì)議紀(jì)律的,由相關(guān)單位寫(xiě)出書(shū)面說(shuō)明,情節(jié)嚴(yán)重的通報(bào)批評(píng)。