1.0目的

1.1本規(guī)程規(guī)范備用金的管理程序,確保備用金借支、沖減的合理及安全。

2.0適用范圍

2.1本規(guī)程適用于公司的備用金管理工作。

3.0職責(zé)

3.1備用金借支人負(fù)責(zé)備用金的保管工作。

3.2備用金領(lǐng)用部門(mén)主管負(fù)責(zé)備用金的管理工作。

3.3出納員負(fù)責(zé)按照本規(guī)程進(jìn)行備用金借支、沖減工作。

3.4財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)備用金的核算工作。

3.5財(cái)務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)備用金管理的監(jiān)督工作。

4.0工作要點(diǎn)

4.1備用金的借支范圍

4.1.1為方便公司日常零星開(kāi)支的需要而借支的備用款項(xiàng)。

4.1.2為方便經(jīng)常出差人員必須攜帶現(xiàn)金而借支的款項(xiàng)。

4.2備用金的借支規(guī)定

4.2.1借支備用金人員應(yīng)及時(shí)沖減備用金。

4.2.2備用金借支人不得擅自挪用備用金。

4.3備用金的借支標(biāo)準(zhǔn)

4.3.1在日常零星開(kāi)支平均全額的基礎(chǔ)上上浮20%,但最高不超過(guò)2000元。

4.3.2出差人員按出差地點(diǎn)的長(zhǎng)短決定。

4.3.3采購(gòu)人員憑《采購(gòu)計(jì)劃表》上匯總金額借支。

4.4備用金的分類(lèi)

4.4.1定額備用金:是為了滿足公司有關(guān)部門(mén)日常零星開(kāi)支需要的備用金,定額備用金經(jīng)核定后,一般不得隨意增減;

4.4.2非定額備用金:是用款部門(mén)根據(jù)某次實(shí)際需要向財(cái)務(wù)部門(mén)領(lǐng)取的備用金。

4.5備用金的申請(qǐng)、支付程序

4.5.1申請(qǐng)領(lǐng)用備用金的部門(mén)或個(gè)人,應(yīng)填制《現(xiàn)金借款單》,借款單包括:借款人、借款理由、借款金額、還款期限等內(nèi)容。

4.5.2業(yè)務(wù)費(fèi)備用金憑總經(jīng)理審批后的《業(yè)務(wù)費(fèi)申請(qǐng)表》辦理借款。

4.5.3旅差費(fèi)備用金憑審批后的《出差申請(qǐng)表》辦理借款。

4.5.4申請(qǐng)人將《現(xiàn)金借款單》交其所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽名確認(rèn)后,送財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核。

4.5.5財(cái)務(wù)部經(jīng)理經(jīng)審核后認(rèn)為符合借支規(guī)定的,應(yīng)在財(cái)務(wù)審核欄內(nèi)簽署姓名及審核日期報(bào)總經(jīng)理審批(屬管理處備倉(cāng)或日常采購(gòu)的,經(jīng)管理處主任簽名即可);如經(jīng)審核不符合借支規(guī)定的,財(cái)務(wù)部經(jīng)理應(yīng)在《現(xiàn)金借款單》上簽署具體意見(jiàn)后退回借款人。

4.5.6總經(jīng)理或管理處主任審批后,借款人到財(cái)務(wù)部出納處領(lǐng)取備用金。

4.5.7出納員按照《現(xiàn)金管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的有關(guān)規(guī)定支付現(xiàn)金。

4.5.8員工非工作原因需借支備用金的,應(yīng)按照《現(xiàn)金管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

4.6備用金的沖減程序

4.6.1領(lǐng)用定額備用金的部門(mén)或個(gè)人,原則上應(yīng)在費(fèi)用發(fā)生后的五日內(nèi)按照《費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》到財(cái)務(wù)部辦理費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)手續(xù);因特殊情況無(wú)法在規(guī)定期限內(nèi)報(bào)銷(xiāo)的,須事先經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理同意后可適當(dāng)延遲,但最長(zhǎng)不超過(guò)一個(gè)月。

4.6.2借支定額備用金的報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用由出納員按照《現(xiàn)金管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》支付借支人,以便補(bǔ)足備用金定額。

4.6.3領(lǐng)用非定額備用金的部門(mén)和個(gè)人原則上應(yīng)在費(fèi)用發(fā)生后的五日內(nèi)按照《費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》到財(cái)務(wù)部辦理費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)手續(xù);如因故不能在規(guī)定期限內(nèi)報(bào)銷(xiāo)的,應(yīng)事先經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理同意后可適當(dāng)延遲,但最長(zhǎng)不超過(guò)一個(gè)月。

4.6.4財(cái)務(wù)部出納沖減備用金。

4.6.5如借支金額大于支出的報(bào)銷(xiāo)金額,借支人應(yīng)按規(guī)定交回備用余金額;如借支金額小于報(bào)銷(xiāo)金額的,出納員應(yīng)補(bǔ)回差額部分。

4.6.6非定額備用金的借支人如不能在規(guī)定的期限內(nèi)歸還,又無(wú)正當(dāng)理由的,公司財(cái)務(wù)部將在其當(dāng)月工資中扣除;情節(jié)嚴(yán)重的除追收滯納金外,還將按公司獎(jiǎng)罰制度中的相關(guān)規(guī)定處罰。

4.6.7財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人應(yīng)于每月末對(duì)備用金借支財(cái)政部進(jìn)行核查,如發(fā)現(xiàn)違反了備用金管理規(guī)定,財(cái)務(wù)部將視其情節(jié)輕重收回備用金,嚴(yán)重的還將按公司獎(jiǎng)罰制度中的有關(guān)規(guī)定予以處罰。

4.7備用金資料的保管

4.7.1每月末,財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)應(yīng)將當(dāng)月備用金憑據(jù)匯總編制記賬憑證登記賬簿,并進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。

4.7.2財(cái)務(wù)部經(jīng)理對(duì)當(dāng)月發(fā)生的備用金借支、沖減資料進(jìn)行審核無(wú)誤后,加密在財(cái)務(wù)

部長(zhǎng)期保存。

4.8本規(guī)程的執(zhí)行情況將作為財(cái)務(wù)部相關(guān)人員的考評(píng)依據(jù)之一。

5.0引用文件和記錄表格

5.1《現(xiàn)金借款單》

5.2《采購(gòu)計(jì)劃表》

5.3《業(yè)務(wù)費(fèi)申請(qǐng)表》

5.4《出差申請(qǐng)表》

篇2:工貿(mào)油品調(diào)運(yùn)分公司備用金管理辦法

工貿(mào)油品調(diào)運(yùn)分公司備用金管理辦法

第一章總則

第一條為防止zz石油(集團(tuán))工貿(mào)有限公司油品調(diào)運(yùn)分公司(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“油品調(diào)運(yùn)分公司”或“公司”)現(xiàn)金流失,加強(qiáng)資金管理工作,提高工作效率,現(xiàn)就公司備用金管理特制定本辦法。

第二條備用金的分類(lèi)及定義。

(一)備用金按性質(zhì)不同分為長(zhǎng)期備用金和臨時(shí)備用金。

(二)長(zhǎng)期備用金是指因支出頻繁等原因而需要周轉(zhuǎn)的現(xiàn)金,具有時(shí)間長(zhǎng)、比較固定的特點(diǎn)。

(三)臨時(shí)備用金是指因臨時(shí)性的需要而借支的現(xiàn)金,具有一次性、時(shí)間短的特點(diǎn)。

第三條長(zhǎng)期備用金的使用對(duì)象、用途和金額限制規(guī)定,按照附件規(guī)定執(zhí)行。定額標(biāo)準(zhǔn)由各部門(mén)經(jīng)理擬定報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn),原則上借款金額應(yīng)該小于等于借款人2個(gè)月的工資。

第四條臨時(shí)借款一般不予借給,特殊情況經(jīng)審批可借給。有借款尚未還清者,一律不準(zhǔn)再借。臨時(shí)備用金的使用范圍規(guī)定如下:

(一)因企業(yè)業(yè)務(wù)需要暫支款,包括差旅費(fèi)、臨時(shí)采購(gòu)款、行政臨時(shí)事務(wù)借支等具有工作性質(zhì)的一次性借支款。

(二)臨時(shí)性公務(wù)活動(dòng)、職工活動(dòng)借支。

(三)理賠等事故性質(zhì)的借支。

(四)押金等性質(zhì)的借支。

(五)其他經(jīng)批準(zhǔn)的暫支款。

第二章備用金的申請(qǐng)、審批與歸還

第五條備用金的借支程序如下所示:

(一)借款人填寫(xiě)《借款單》并簽名。具體為:有費(fèi)用預(yù)算申請(qǐng)業(yè)務(wù)的個(gè)人必須在費(fèi)用預(yù)算申請(qǐng)單里填寫(xiě)借款事宜和借款金額,并同時(shí)填寫(xiě)借款單,借款單必須真實(shí)、詳細(xì)的注明借支事由、金額、歸還時(shí)間。

(二)借款人所在部門(mén)負(fù)責(zé)人就借支事由的真實(shí)性、必要性進(jìn)行初審。

(三)部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)借支必要性進(jìn)行復(fù)審,并對(duì)該部門(mén)的借支款進(jìn)行總體監(jiān)督。

(四)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人對(duì)合理性負(fù)責(zé)審核,并根據(jù)前期現(xiàn)金使用作出分析,按現(xiàn)金管理制度做出是否借支判斷。

1.未轉(zhuǎn)正員工控制借支。

2.經(jīng)常性違反結(jié)算紀(jì)律的員工控制借支。

3.根據(jù)事由控制借支金額的標(biāo)準(zhǔn)。

4.其他財(cái)務(wù)制度要求控制的事由。

(五)財(cái)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字。

(六)總經(jīng)理審批簽字。

(七)會(huì)計(jì)確認(rèn)借款審批是否完善,在審批完善后進(jìn)行財(cái)務(wù)處理。

(八)出納根據(jù)財(cái)務(wù)憑證進(jìn)行付款。

第六條備用金的歸還

(一)歸還備用金時(shí),借款人以報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用沖抵,差額可歸還現(xiàn)款。

(二)出納員收到還款現(xiàn)款后,開(kāi)具收款收據(jù),寫(xiě)清還款方式,并簽字蓋章交付還款人一聯(lián)作為對(duì)賬依據(jù)。

(三)報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用沖抵借款的,由會(huì)計(jì)開(kāi)具收款收據(jù)并注明報(bào)銷(xiāo)沖賬字樣,并簽字確認(rèn)交付還款人一聯(lián)作為對(duì)賬依據(jù)。

第三章備用金的日常管理

第七條長(zhǎng)期備用金的額度需要根據(jù)支出業(yè)務(wù)變化,對(duì)使用對(duì)象和用途范圍每半年審定一次。

第八條長(zhǎng)期備用金實(shí)行專(zhuān)人借支專(zhuān)人負(fù)責(zé)的辦法,不得全部或部分借支或以臨時(shí)備用金的性質(zhì)借支他人。

第九條長(zhǎng)期備用金的借款時(shí)間最長(zhǎng)不超過(guò)半年,每半年清理一次,如需繼續(xù)借用的,重新辦理申請(qǐng)審批手續(xù)。

第十條臨時(shí)備用金要求一個(gè)事由一個(gè)專(zhuān)項(xiàng)借款和還款,不得以其他事由z借款周期。

第十一條臨時(shí)備用金的還款、報(bào)銷(xiāo)期限:

(一)對(duì)出差人員,在返回公司5天內(nèi)報(bào)銷(xiāo)差旅費(fèi);

(二)臨時(shí)采購(gòu)借款,使用后5天內(nèi)報(bào)銷(xiāo);

(三)沒(méi)有特殊原因臨時(shí)借款還款最長(zhǎng)不超過(guò)2個(gè)月。

第十二條因人員調(diào)動(dòng)或離職等原因造成備用金管理員更換的,必須辦理變更手續(xù),變更方式采用借還兩條線,即原責(zé)任人辦理還款,新責(zé)任人辦理借款。

第十三條財(cái)務(wù)資產(chǎn)部會(huì)計(jì)必須于每月月末對(duì)編制月度備用金借款情況表交付部門(mén)負(fù)責(zé)人,做好備用金借款管理。

第四章違規(guī)操作罰則

第十四條出納員在審批手續(xù)不全情況下借支備用金的,負(fù)責(zé)追回,并在績(jī)效考核中給予減分。

第十五條若借款人拒不歸還所借的備用金(超過(guò)歸還時(shí)間一個(gè)星期),由財(cái)務(wù)資產(chǎn)部提出告知后,由其所屬部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)督促還款,如部門(mén)負(fù)責(zé)人未通知,造成損失的,應(yīng)在績(jī)效考核中給予減分。

第十六條若借款人員發(fā)生人事異動(dòng)或離職,綜合辦公室未及時(shí)書(shū)面通知財(cái)務(wù)資產(chǎn)部確認(rèn)清賬,造成借款無(wú)法收回的,由綜合辦公室承擔(dān)借款損失。

第十七條財(cái)務(wù)資產(chǎn)部對(duì)于逾期還款或拒不還款的人員,嚴(yán)格控制后續(xù)借款甚至取消借款資格。對(duì)于沒(méi)有特殊事由有款未還借支款項(xiàng)的,財(cái)務(wù)資產(chǎn)部可拒付款項(xiàng)。

第五章附則

第十八條本辦法由財(cái)務(wù)資產(chǎn)部負(fù)責(zé)解釋。

第十九條本辦法未盡事宜,按照國(guó)家法規(guī)及工貿(mào)公司有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第二十條本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。

附件:油品調(diào)運(yùn)分公司長(zhǎng)期備用金使用對(duì)象及限額

使用對(duì)象用途限制金額

辦公室主任、副主任零星招待需要20000元/人

司機(jī)零星需要3000元/人

其他人員其他支出頻繁而需要定額備用金的人員5000元/人

篇3:石油銷(xiāo)售公司備用金管理辦法

石油銷(xiāo)售公司備用金管理辦法

第一章總則

第一條為了加強(qiáng)公司對(duì)有關(guān)部門(mén)備用金的管理,規(guī)范借款行為,提高資金利用效率,夯實(shí)成本費(fèi)用核算,減少資金損失,特制定本辦法。

本制度適用于公司各部門(mén)。實(shí)行備用金管理辦法有利于各部門(mén)工作人員積極靈活地開(kāi)展業(yè)務(wù),從而提高工作效率,但必須做到專(zhuān)款專(zhuān)用,不得挪用、轉(zhuǎn)借他人或用于其他用途,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),將嚴(yán)肅處理。

第二條備用金的范圍與分類(lèi)。

(1)備用金的范圍

1、采購(gòu)員零星采購(gòu)備用金;

2、個(gè)人因公出差零星開(kāi)支備用;

3、經(jīng)常性的零星開(kāi)支備用金;

4、項(xiàng)目兼任財(cái)務(wù)人員備用金;

5、其他備用金。

(2)備用金按性質(zhì)不同分為長(zhǎng)期備用金、臨時(shí)備用金和出納備用金。

長(zhǎng)期備用金是指因支出頻繁等原因而需要周轉(zhuǎn)的現(xiàn)金,具有時(shí)間長(zhǎng)、比較固定的特點(diǎn)。

臨時(shí)備用金是指因臨時(shí)性的需要而借支的現(xiàn)金,具有一次性、時(shí)間短的特點(diǎn)。

出納備用近是指因結(jié)算需要而準(zhǔn)備的庫(kù)存現(xiàn)金,具有金額交大、流轉(zhuǎn)快的特點(diǎn),一般不超過(guò)規(guī)定限額。

第三條長(zhǎng)期備用金的使用對(duì)象、用途和金額限制規(guī)定,如下表所示。定額標(biāo)準(zhǔn)由各部門(mén)經(jīng)理擬定報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn),原則上借款金額應(yīng)該小于等于借款人2個(gè)月的工資。

第四條臨時(shí)借款一般不予借給,特殊情況經(jīng)審批可借給。有借款尚未還清者,一律不準(zhǔn)再借。臨時(shí)備用金的使用范圍規(guī)定如下:

(一)因企業(yè)業(yè)務(wù)需要暫支款,包括差旅費(fèi)、臨時(shí)采購(gòu)款、行政臨時(shí)事務(wù)借支等具有工作性質(zhì)的一次性借支款。

(二)臨時(shí)性公務(wù)活動(dòng)、職工活動(dòng)借支。

(三)理賠等事故性質(zhì)的借支。

(四)押金等性質(zhì)的借支。

(五)其他經(jīng)批準(zhǔn)的暫支款。

第二章備用金的申請(qǐng)、審批與歸還

第五條備用金的借支程序如下所示:

(一)借款人填寫(xiě)《借款單》并簽名。具體為:有費(fèi)用預(yù)算申請(qǐng)業(yè)務(wù)的個(gè)人必須在費(fèi)用預(yù)算申請(qǐng)單里填寫(xiě)借款事宜和借款金額,并同時(shí)填寫(xiě)借款單,借款單必須真實(shí)、詳細(xì)的注明借支事由、金額、歸還時(shí)間。

(二)借款人所在部門(mén)負(fù)責(zé)人就借支事由的真實(shí)性、必要性進(jìn)行初審。

(三)部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)借支必要性進(jìn)行復(fù)審,并對(duì)該部門(mén)的借支款進(jìn)行總體監(jiān)督。

(四)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人對(duì)合理性負(fù)責(zé)審核,并根據(jù)前期現(xiàn)金使用作出分析,按現(xiàn)金管理制度做出是否借支判斷。

1.未轉(zhuǎn)正員工控制借支。

2.經(jīng)常性違反結(jié)算紀(jì)律的員工控制借支。

3.根據(jù)事由控制借支金額的標(biāo)準(zhǔn)。

4.其他財(cái)務(wù)制度要求控制的事由。

(五)財(cái)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字。

(六)總經(jīng)理審批簽字。

(七)會(huì)計(jì)確認(rèn)借款審批是否完善,在審批完善后進(jìn)行財(cái)務(wù)處理。

(八)出納根據(jù)財(cái)務(wù)憑證進(jìn)行付款。

第六條備用金的歸還

(一)歸還備用金時(shí),借款人以報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用沖抵,差額可歸還現(xiàn)款。

(二)出納員收到還款現(xiàn)款后,開(kāi)具收款收據(jù),寫(xiě)清還款方式,并簽字蓋章交付還款人一聯(lián)作為對(duì)賬依據(jù)。

(三)報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用沖抵借款的,由會(huì)計(jì)開(kāi)具收款收據(jù)并注明報(bào)銷(xiāo)沖賬字樣,并簽字確認(rèn)交付還款人一聯(lián)作為對(duì)賬依據(jù)。

第三章備用金的日常管理

第七條長(zhǎng)期備用金的額度需要根據(jù)支出業(yè)務(wù)變化,對(duì)使用對(duì)象和用途范圍每半年審定一次。

第八條長(zhǎng)期備用金實(shí)行專(zhuān)人借支專(zhuān)人負(fù)責(zé)的辦法,不得全部或部分借支或以臨時(shí)備用金的性質(zhì)借支他人。

第九條長(zhǎng)期備用金的借款時(shí)間最長(zhǎng)不超過(guò)半年,每半年清理一次,如需繼續(xù)借用的,重新辦理申請(qǐng)審批手續(xù)。

第十條臨時(shí)備用金要求一個(gè)事由一個(gè)專(zhuān)項(xiàng)借款和還款,不得以其他事由**借款周期。

臨時(shí)備用金的還款、報(bào)銷(xiāo)期限:

(一)對(duì)出差人員,在返回公司5天內(nèi)報(bào)銷(xiāo)差旅費(fèi);

(二)臨時(shí)采購(gòu)借款,使用后5天內(nèi)報(bào)銷(xiāo);

(三)沒(méi)有特殊原因臨時(shí)借款還款最長(zhǎng)不超過(guò)2個(gè)月。

第十一條出納備用金的管理:

(一)出納備用金的使用者只能是財(cái)務(wù)部門(mén)出納員。

(二)出納領(lǐng)取備用金要求開(kāi)具基本戶(hù)銀行支票(或網(wǎng)上銀行轉(zhuǎn)帳提現(xiàn)),不得以收坐支。

(三)出納備用金必須注意安全第一原則,有專(zhuān)用保險(xiǎn)柜存放現(xiàn)金,并且存放地點(diǎn)符合公安、公司安全管理原則。

(四)保險(xiǎn)柜隔夜存放現(xiàn)金額不得超過(guò)控制金額,特殊情況下的大額存放,必須及時(shí)向財(cái)務(wù)經(jīng)理報(bào)告,以便采取相應(yīng)的安全措施。

(五)出納備用金必須日清月結(jié),每天核對(duì)帳實(shí)數(shù)據(jù)。

(六)出納備用金的直接責(zé)任人為當(dāng)事現(xiàn)金出納員,財(cái)務(wù)部經(jīng)理及總會(huì)計(jì)師負(fù)管理責(zé)任。

第十二條因人員調(diào)動(dòng)或離職等原因造成備用金管理員更換的,必須辦理變更手續(xù),變更方式采用借還兩條線,即原責(zé)任人辦理還款,新責(zé)任人辦理借款。

第十三條財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)必須于每月月末對(duì)編制月度備用金借款情況表交付部門(mén)負(fù)責(zé)人,做好備用金借款管理。

第四章違規(guī)操作罰則

第十四條出納員在審批手續(xù)不全情況下借支備用金的,負(fù)責(zé)追回,并在績(jī)效考核中給予減分。

第十五條若借款人拒不歸還所借的備用金(超過(guò)歸還時(shí)間一個(gè)星期),由財(cái)務(wù)部提出告知后,由其所屬部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)督促還款,如部門(mén)負(fù)責(zé)人未通知,造成損失的,應(yīng)在績(jī)效考核中給予減分。

第十六條若借款人員發(fā)生人事異動(dòng)或離職,綜合辦公室未及時(shí)書(shū)面通知財(cái)務(wù)部確認(rèn)清賬,造成借款無(wú)法收回的,由綜合辦公室承擔(dān)借款損失。

第十七條財(cái)務(wù)部對(duì)于逾期還款或拒不還款的人員,嚴(yán)格控制后續(xù)借款甚至取消借款資格。對(duì)于沒(méi)有特殊事由有款未還借支款項(xiàng)的,財(cái)務(wù)部可拒付款項(xiàng)。

第五章附則

第十八條本辦法由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋、制定、修訂。

第十九條本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。