物業管理有限公司程序文件

--采購管理程序

1.目的

對各部門采購物資過程進行控制,確保采購物資符合質量要求及物資采購價格的合理。

2.范圍

適用于公司各部門。

3.職責

3.1品質管理部負責對A類物資采購供方/品牌的選擇和評估。

3.2財務管理部負責對采購物資的價格的審核及采購行為的監控。

3.3各部門負責對采購物資的驗收和使用過程的跟蹤。

4.物資的分類:

A類:是指對服務質量影響較大、采購批量較大或須在指定供方或品牌中采購的物資。

B類:除A類物資外單價在人民幣2000元以上,必須經過評估方能采購的物資。

C類:A、B類以外物資。

5.物資采購的審批權限

5.1業務部門經理:單宗(一次性,下同)采購金額2000元以下的物資。

5.2職能部門經理:單宗采購金額2000元以上(含2000元)5000元以下的物資。

5.3分管總經理助理:單宗采購金額5000元以上(含5000元)10000元以下的物資。

5.4總經理:所有固定資產及單宗采購金額10000元及以上的物資。

6.方法和控制過程

6.1供方或品牌的選擇和評估

6.1.1評估必備資料

6.1.1.1供方的營業執照復印件(需加蓋供方的公章)。

6.1.1.2特種產品的經營許可證(如:安防器材)。

6.1.1.3采購物資的報價(單)。

6.1.1.4采購物資的合同/協議樣本。

6.1.2評估內容主要包括

6.1.2.1采購供方的資信。

6.1.2.2采購物資的質量。

6.1.2.3采購物資的價格。

6.1.2.4采購供方服務的及時性。

6.1.2.5采購物資品質保證系統

6.1.2.6采購物資的合同樣本。

6.1.3評估的權限

6.1.3.1A類物資供方/品牌由品質管理部負責選擇和評估。A類物資中CI產品的物資供方由總經理辦公室負責選擇和評估,并發送品質管理部審核。

6.1.3.2B類和需評估的C類物資,由各部門負責選擇和評估,并發送相關職能部門和公司領導審核。對已經過某個部門評估合格的,在半年內,該部門或其他部門可不經過評估,直接按采購程序向該供方/品牌采購。

6.1.3.3所有物資的采購價格由財務管理部負責審核,必要時須經審算和公開招標。

6.2采購資料的準備

6.2.1部門經理有審批權限的物資,各部門根據月工作計劃,結合倉庫庫存情況,由倉管員填寫《物資申請單》,按程序報經批準后方可安排采購。

6.2.2統一結算的A類物資,由使用部門倉管員每月五日前單獨填寫《物資申請單》,經部門經理審批后,在指定供方或品牌中采購,并于每月25日前直接與供方索取正式發票,核對無誤后按財務制度進行報銷。

6.2.3CI產品采購資料的準備按《標識管理程序》進行。

6.2.4對B類物資的采購,須取得三家以上的相關資料,并將有關供方情況記錄在《物資申請報告》中,按權限進行審批。對于某種特殊物資(如兒童娛樂設施、健身器材等),無法取得三家同類型產品的資料時,須在表中評估結論中注明。

6.2.5本部門無審批權限的物資采購(CI產品除外)均須填寫《物資申請報告》進行報批。

6.2.6采購人員在采購前,應檢查采購物資的審批資料是否完善,當審批資料不完善時應向部門經理報告,并按公司規定的審批權限補齊相關的審批手續后,再行采購或簽訂采購合同。

6.3物資的采購

6.3.1A類物資的采購。

必須在指定的供方或指定的品牌中采購,無法在指定的供方或品牌中選購的情況,必須在《物資申請報告》"備注"注明,經品質管理部經理同意后方可采購。

6.3.2資產的采購。

6.3.2.1購買資產的審批權限按照"5.物資采購的審批權限"執行。

6.3.2.2檢測儀表的采購必須報品質管理部審核,其他資產采購超過審批權限的,必須先報以下相關部門審核:

A.家私、家電、服裝、車輛及配件報房產后勤管理部;

B.電腦及配件報總經理辦公室;

C.保安器材、工具報品質管理部;

6.3.3CI產品及宣傳品的采購

6.3.3.1CI產品的采購參見《標識管理程序》執行。

6.3.3.2各部門宣傳品如需委托外界設計、制作,必須由總經理辦公室統一安排制作,并在報銷的發票上簽字確認后,方可辦理報銷手續。

6.3.4代客購物

顧客需要代購物品時,部門須填寫《居家服務情況記錄表》,分別注明材料費及服務費,材料費超過400元時,應直接向顧客收取現金,采購后將材料費發票交顧客,管理處只收取服務費。

6.4物資的驗收

6.4.1物資采購完成后,采購員應及時通知各物資的專項檢驗員、倉管員檢驗、入庫,填寫《進倉單》。

6.4.2對2000元以上的資產,由房產后勤管理部或委派人員到現場檢驗核實,并在《資產情況審核單》上簽字確認后,方可到財務管理部辦理報銷手續。

6.4.3對于不屬于資產的電腦配件、零件、備件等直接安裝使用的物品,由使用部門管理人員在《電腦軟、硬件故障維護記錄表》上簽字確認,可不填《進倉單》,未使用的須填寫《進倉單》。

6.4.4專項檢驗員驗收時,發現無標識、有受潮、水跡、油污、破損等異樣,必須打開包裝進行驗收;倉管員按照《物資申請單》對物資的數量進行驗收入庫。

6.4.5檢驗出現不合格物資時,由檢驗者填寫《不合格物資處理單》,報部門經理,不合格物資的處理按公司相關規定執行。

6.4.6采購完成后,有關文件記錄由使用部門經理指定專人收集、保管、存檔。

6.4.7如顧客有要求時,應在采購合同中增加條款,以明確顧客或其代表可到供方現場對采購物資或服務進行驗證。

6.5物資供方/品牌的增加及變更

6.5.1因公司服務質量要求,需要增加A類物資供方/品牌時,由使用部門根據該物資對服

務質量的影響程度進行評價,填寫《A類物資供方或品牌變更申請表》,報品質管理部審批。

6.5.2對A類物資供方無法滿足公司服務質量要求,破產倒閉或搬遷、更名時,采購員負責填寫《A類物資供方或品牌變更申請表》,報品質管理部審批后,可以更改或取消該項物資供方資格。

6.5.3在指定品牌、供方處采購物資時,如購到偽劣商品,檢驗員需在一周內上報品質管理部,如一個月在某一供方處采購兩次以上偽劣商品或半年內出現四次偽劣商品,品質管理部將取消合格供方資格,在三天內通知到各部門,并會同有關部門選擇新的合格供方。

6.5.4各部門確定以定期結算方式的物資供方時,須由部門填寫《物資申請報告》進行評估,并簽定物資采購合同或協議,在結帳時需以市場平均價或合同協議價為標準,認真核對物資價格,無誤后方可結帳。合同期滿前需重新評估,填寫《物資申請報告》報相關職能部門審批,

6.5.5所有采購合同/協議必須包括以下條款:

"甲方嚴禁自己的任何員工接受乙方的禮品、娛樂性招待、金錢或其它形式的饋贈。乙方不得有任何饋贈或賄賂甲方人員行為,否則,甲方視為乙方違約,并將立即取消供方資格。"

6.5.6品質管理部應即時更新已評估的物資供方或品牌,以便各部門直接與供方進行聯系。

6.6物資供方/品牌的回訪

6.6.1財務管理部負責對各類物資指定供方進行抽查回訪,具體回訪方法按《采購行為回訪程序》進行,以了解采購人員的職務行為及各類物資價格的浮動情況,每季度公布一次常用物資參考價格。

6.6.2品質管理部負責每半年向各部門進行一次A類物資供方的調查。并將調查情況進行統計分析,提交管理評審。根據年底調查的統計分析情況來決定與

A類物資供方續簽合同,對調查情況普遍反映差的供方,不再續簽,由品質管理部負責進行市場了解選擇合格的A類物資供方。

6.7采購合同的簽訂

6.7.1簽訂所有物資采購合同均須按《合同管理程序》執行。

6.7.2以下幾種情況的物資采購必須簽訂合同:

A.采購的物資對服務質量影響較大,且該物資沒有獨立的保修單(卡),必須以合同/協議形式進行保修條款的約定。

B.采購金額在兩萬元以上的物資,無論其是否有獨立的保修單(卡),都必須簽訂合同/協議進行付款方式的約定。

7.支持性文件

**WY7.4-Z01-01《采購行為回訪辦法》

**WY7.5.3-Z01《標識管理程序》

**WY7.2.2-Z02《合同管理程序》

8.質量記錄表格

**WY7.4-Z01-F1《物資申請單》

**WY7.4-Z01-F2《物資申請報告》

**WY7.4-Z01-F3《不合格物資處理單》

**WY7.4-Z01-F4《A類物資指定供方或品牌一覽表》

**WY7.4-Z01-F5《A類物資供方或品牌變更申請表》

**WY7.4-Z01-01-F1《采購物資供方回訪表》

**WY7.5.3-Z01-F1《CI產品制作申請表》

**WY7.5.5-Z01-F1《進倉單》

**WY7.2.2-Z02-F1《合同登記表》

篇2:化工公司采購管理程序

化工公司采購管理程序

1目的

為保證對供應商評估、考核有據可依,確保本公司采購的物品符合采購要求,更好地完善和規范日常的采購工作,從而提高工作效率,最終滿足客戶需求,特制定本程序。

2適用范圍

本公司采購所采購的物品。

3職責

3.1采購:對供應商評估、考核;制定采購計劃、評估請購單及日常的采購工作,并負責采購物品的到位跟蹤。

3.2物流部倉庫:收集采購需求申請,制定請購單。

4定義(無)

5作業內容

5.1采購作業流程(參見附件一)

5.2采購作業內容

5.2.1倉庫根據需要填寫物品填寫"請購單"交主管審批后交業務運作部采購。

5.2.2采購人員接到經核準的物品"請購單",于"合格供應商名錄"中選擇合適的供應商,編制"采購單",經業務運作部主管核準后進行采購。

5.2.5經核準后的采購單傳真給供應商,供應商接到傳真后進行電話或簽字后回傳確認。

5.2.6部分少量物品采購,可電話通知供應商,由供應商記錄后傳真我司采購部確認。

5.3采購物品跟蹤

5.3.1采購部負責對采購的物品進行跟蹤,必要時填寫"采購物品跟蹤表"。

5.4供應商評估及考核

5.4.1凡和公司有業務往來之供應商,采購部需向其發出"供應商評估表",對其公司之合法性、質量管理體系有無建立、公司概況及其經營規模等進行評估。

5.4.2通過本公司評估的供應商,經總經理核準后,列入"合格供應商名錄"中,以便采購人員采購物品時從中選擇供應商。

5.4.3新開發的供應商,與公司來往2個月后,對其交期、品質、服務及配合性等進行考核。

5.4.4在公司推行質量管理體系以前有來往之供應商,于公司推行質量管理體系2個月左右對其交期、品質、服務及配合性等進行考核。

5.4.5供應商之考核結果記錄于"供應商考核表"。

5.4.6根據考核結果劃分不同的等級,通過本公司考核的供應商,列入"合格供應商名錄"中,采購時根據其等級的不同作出優先選擇。

5.4.7公司將每隔6個月對本公司的所有供應商進行一次考核,并及時更新"合格供應商名錄"

5.5"采購物品跟蹤表""請購單""采購單"由采購部保存1年

6附件

6.1附件一采購作業流程

6.2附件二請購單

6.3附件三采購物品跟蹤表

6.4附件四供應商評估表

6.5附件五供應商考核表

6.5附件六合格供應商名錄

7參考文件

7.1文件管理程序

7.2質量記錄管理程序

附件一:采購作業流程

附件二:請購單

篇3:建筑公司采購管理控制工作程序

建筑公司采購管理控制程序

1目的

為確保對影響采購質量的關鍵環節實施控制,保證采購產品的質量、性能、交付和服務等各方面,符合顧客、法律法規、職業健康安全和環境的要求,并滿足公司工程建設和管理的需要,特制定本程序。

2適用范圍

適用于公司在工程建設和生產準備過程中的所有產品或服務的采購控制。

3職責

3.1采購管理實行業務管理原則和法律歸口管理的原則。

3.2總經理負責領導公司的采購管理,副總經理協助總經理負責領導公司的采購管理。

3.3物資部、綜合管理部以及計劃部是采購管理主要部門。

4管理內容與要求

4.1.1物資部負責與設備、材料等有關的采購管理工作,包括:

--設備、原輔材料;

--生產性低值易耗品;

--非標設備加工承攬;

--貨物倉儲保管;

--貨物運輸;

--貨物保險;

--行政管理所涉及的形成固定資產的低值易耗品。

4.1.2綜合管理部負責與行政管理、基礎設施建設有關的采購管理工作,包括:

--人員聘用;

--培訓;

--法律咨詢;

--審計事務;

--廣告、宣傳;

--后勤管理;

--綠化維護;

--行政管理涉及的不形成固定資產的非生產性低值易耗品。

4.1.3計劃部負責與工程建設有關的勞務采購的采購管理工作,包括:

--建設工程(包括勘測設計、建筑安裝工程等);

--工程監理;

--技術引進;

--工程設備安裝調試;

--技術咨詢、評估監測及科學試驗;

--財產保險;

--財產租賃;

--其他與工程建設有關的采購。

4.2采購的申請

4.2.1工程項目(勞務)采購的申請

由工程項目涉及業務管理部門填寫《工程項目(勞務)采購申請表》提出申請,部門主管提出初審意見,提交計劃部,計劃部提出審核意見,報公司領導批準后備案并進行采購管理工作。

4.2.2物資采購申請

4.2.2.1工程用物資的采購申請

由物資使用部門填寫《物資采購申請表》提出申請,各專業(包括汽機、鍋爐、發電機、熱工以及土建專業)負責人對申請審核后,由物資使用部門主管提出初審意見,計劃部根據經批準采購申請的工程實際需要提出審核意見,報公司領導批準后備案并提交物資部,物資部將已批準的采購申請的物資納入采購計劃,并進行物資采購管理工作。

4.2.2.2生產性低值易耗品的采購申請

由物資使用部門填寫《物資采購申請表》提出申請,部門主管提出初審意見,計劃部根據工程預算以及年度預算提出審核意見,報公司領導批準后備案并提交物資部,物資部將已批準的采購申請的物資納入采購計劃,并進行物資采購管理工作。

4.2.2.3行政管理涉及的貨物采購申請

由使用部門填寫《物資采購申請表》提出申請,部門主管提出初審意見,提交綜合管理部,綜合管理部提出審核意見并備案,報公司領導批準后由物資部或綜合管理部進行貨物采購管理工作。物資部負責形成公司固定資產低值易耗品以及生產性低值易耗品的采購;綜合管理部負責不形成固定資產非生產性低值易耗品的采購。

4.2.3培訓采購申請

由需求部門提出填寫《培訓申請表》提出申請,部門主管提出初審意見,提交綜合管理部,綜合管理部提出審核意見并備案,報公司領導批準后,由綜合管理部組織采購。

4.2.4其他采購申請

由需求部門填寫《簽報》提出申請,部門主管提出初審意見,提交相關采購主要管理部門,主要管理部門提出審核意見并會簽后報公司領導批準,由采購主要管理部門組織采購。

4.3潛在合格供方的選擇以及合格供方名錄的建立

4.3.1各管理部門應建立各職能范圍內的合格供方名錄,潛在的合格供方的選擇應根據以下信息確定:

--供方提供的產品已在公司使用的,使用部門反饋的信息;

--供方提供產品在同容量電廠的使用情況;

--供方資質證明、質量、安全、環保業績以及遵循法律法規要求的符合情況;

--公司專業技術人員的推薦;

--承辦部門在市場上了解、收資的信息。

4.3.2確定潛在的合格供方后,由各管理部門負責組織各職能范圍內的潛在合格供方進行調查,進行資質審查。

4.3.3潛在合格供方的資質審查內容應包括:

--主體資格:具有經年檢的企業法人營業執照或營業執照;

--經營范圍:欲簽合同標的應復核當事人經營范圍,設計專營許可的,應具有相應的許可、等級及資質證書等;

--代理權限:由代理人代簽合同的,應出具真實、有效的法定代表人(主管)身份證明、授權委托書、代理人身份證明等;

--履約能力:具有支付能力、生產能力、運輸能力、技術能力。必要時應要求其出具資產負債表、資金證明、注冊會計師簽署的驗資報告等相關文件;

--履約信用:重合同、守信用,無違約事實,現時未涉及重大經濟糾紛或重大犯罪案件。

4.3.4潛在合格供方的資質審查經相關部門會簽后,并報分管副總經理批準后,納入合格供方名錄。

4.3.5相關職能部門應每年定期對合格供方名錄進行復評。

4.4勞務、物資及服務的采購管理

4.4.1申請經公司領導批準后,物資部、綜合管理部及計劃部負責各自職能范圍內的采購管理。

4.4.2采購的標的金額按以下管理內容進行管理:

4.4.3預算金額在人民幣伍拾萬元以下的采購,管理部門應在合格供方名錄中選擇3家以上合格供方,報公司領導或授權人確定供方后實施采購。

4.4.4預算金額在人民幣伍拾萬元以上(含伍拾萬元)的采購,管理部門應選擇3家以上合格供方,作為潛在投標方,報招標領導小組確定投標方,在招標領導小組的領導下,由招標工作小組按《招標管理實施細則》進行招標,確定供方后實施采購。

4.5招標管理

4.5.1公司依法成立公司招標領導小組、招標工作小組。

4.5.2公司招標領導小組是公司招標的最高決策機構,決定公司招標的方針、政策、重大工程及物資的招標方案。

4.5.3招標工作小組由物資、工程兩個招標工作小組組成,負責招標的各項具體組織工作。

4.5.4招標管理工作具體按《招標管理實施細則》執行。

4.6合同管理

4.6.1確定供方后,金額在1萬元以內的,由采購管理部門自行采購;金額在1萬元(含1萬元)以上的,由采購管理部門起草合同,按合同管理流程進行合同管理,具體按《合同管理辦法》執行。

4.7采購產品的驗證

4.7.1勞務采購的驗證

產品交付前,按《工程驗收管理規定》進行驗收,并根據相關供方的施工工期、施工能力、安全、環境和服務進行勞務和服務采購的驗證,驗證結果可作為合格供方復評的輸入。

4.7.2物資采購的驗證

產品交付時,物資部按《設備、物資材料質檢管理辦法》進行驗證,產品交付并投入使用一定時期后,由物資部可向產品使用部門發問卷調查,進行產品驗證,問卷調查可作為合格供方復評的輸入。

4.7.3服務采購的驗證

綜合管理部根據服務采購的協議或合同要求,對提供服務相關供方的服務態度、工作績效及需求部門反饋的信息,實施驗證,驗證結果可作為合格供方復評的輸入。

4.8對供方采購勞務、服務及物資的管理

4.8.1公司對相關供方擬選擇的設備、材料供應商有否決權。相關供方所采購的材料、設備及特種材料,必須由公司審定。相關供方應提供所有物資供應分供方名錄以及相應的資質資料報物資部備案

4.8.2公司對勞務供方擬選擇的勞務分供方有否決權,重大分包合同招標應邀請公司參加,勞務供方應提供所有勞務分供方名錄以及相應的資質資料報計劃部備案。

5相關文件

《培訓控制程序》

《合同管理辦法》

《工程招標管理實施細則》

《物資招標管理實施細則》

《設備、物資材料質檢管理辦法》

《工程驗收管理規定》

6相關記錄

《工程項目(勞務)采購申請表》

《物資采購申請表》

7附錄

附錄A流程圖

附錄B《工程項目(勞務)采購申請表》

附錄C《物資采購申請表》

附錄A

(資料性附錄)

流程圖

A.1合格供方名錄建立流程圖

A.2

使用部門采購申請

采購管理控制流程圖

附錄B

(規范性附錄)

工程項目(勞務)采購申請表

附錄C

(規范性附錄)

物資采購申請表