物業管理有限公司程序文件

--服務項目外包控制程序

1.目的

保證公司各部門選擇服務項目供方符合質量要求。

2.范圍

適用于公司所有服務項目的外包。

3.職責

3.1品質管理部負責對所有服務項目供方的資信、設計規劃方案情況進行審核。

3.2財務管理部負責對所有服務項目外包合同價格、付款方式進行審核、審算。

3.3總經理辦公室負責對合同條款進行審核。

3.3部門經理負責服務項目外包服務過程的監控。

4.定義

服務項目外包:是指公司各部門發生的所有關于設備、設施新(改)建、工程、維修養護以及勞務(服務)交予外部機構來提供服務的行為。

5.方法和過程控制

5.1權限

5.1.1合同期限在6個月(含6個月)以內按以下權限審批

5.1.1.1合同總金額在2000元以下由部門負責對服務項目供方進行評估,部門經理負責審批。

5.1.1.2合同總金額在5000元以下,報公司職能部門予以審批,并抄送分管總經理助理。

5.1.1.3合同總金額在10000元以下的,經公司相關職能部門審核后,報分管總經理助理審批。

5.1.1.4合同總金額在10000元以上的,經公司相關職能部門審核后,經分管總經理助理簽署意見,報公司總經理審批。

5.1.2合同期限在6個月以上報公司審批執行。

服務項目外包權限一覽表

合同期限權限

合同總金額本部門經理品質部財務部分管總助總經理

6個月以內2000元以下審批////

2000-5000元申請審批審批抄送/

5000-10000元以下申請審核審核/算審批/

10000元以上申請審核審核/算審核審批

6個月以上5000元以下申請審批審批抄送/

5000-10000元以下申請審核審核/算審批/

10000元以上申請審核審核/算審核審批

5.2對擬選定的服務項目供方的評估

5.2.1如果市場上專門機構在同等條件下,其技術能力、服務條件或專業服務有更好的優勢,或公司無相應的技術條件和能力,部門可選擇合格的專業機構提供專業服務,但必須確保服務質量,滿足顧客要求。

5.2.2由擬外包服務項目的部門經理組織相關人員選擇三家以上的資料進行調查評估(特殊情況可選一家資料,并附說明)。

5.2.3對服務項目供方的評估應包括以下內容;

5.2.3.1資信。

5.2.3.2技術能力。

5.2.3.3品質保障能力。

5.2.3.4合同草案(雙方的權利及義務、價格、付款方式、違約責任等)。

5.2.4擬定外包部門負責收集提供上述資料,填寫《服務項目供方評估表》,并將合同草案及有關資料一并按權限承送審批部門,批準后方可簽訂合同。

5.2.5《合格服務項目供方一覽表》指定的合格服務項目供方各部門無須進行評估,只附三家以上報價(若無可注明原因)填《服務項目供方評估表》按權限審批。

5.2.6對外墻清洗等高空作業服務項目,由公司品質管理部選擇三家合格服務供方,列入《合格服務項目供方一覽表》,部門須在指定供方中選擇。

5.3對服務供方的效果評估

5.3.1合同期間對外包服務效果的評估

5.3.1.1對電梯等設備保養維修的服務項目供方,每季度由管理處對其保養效果進行評估,填寫《電梯服務供方服務效果評估表》,并報品質管理部備案。每半年由機電專業委員會會同管理處,對服務項目外包的保養工作進行綜合評估。較大或普遍存在的問題由品質管理部書面知會服務項目外包單位,提出改進意見。

5.3.1.2對清潔、綠化、消殺的服務項目供方,每月由管理處對其服務效果進行評估,

填寫《服務供方工作評估報告》,并報品質管理部備案。每季度由清潔綠化專業委員會會同管理處,對服務項目供方服務工作進行綜合評估。

5.3.1.3對工程修建、其它設備或網絡維護等的服務項目外包合同期限超過一個季度的,由部門在施工或維護期間至少一次對其服務效果進行評估,填寫《服務供方服務效果評估表》,記錄由本部門負責保存。

5.4合同到期時對外包服務效果的評估

5.4.1不續簽合同時對外包服務效果的評估

對服務項目超過一個季度且合同到期不再續簽的合同,在合同到期時,由部門對其進行一次全面的效果評估,記錄在《服務供方服務效果評估表》上,發送品質管理部備案。

5.4.2續簽合同時對外包服務效果的評估

5.4.2.1續簽合同包括:電梯、清潔、消殺、水處理等服務項目外包合同。

5.4.2.2對這類合同,在合同期滿前兩個月,由部門負責對該項服務進行的統計和分析,并填寫《服務項目供方評估表》發送品質管理部審批后續簽合同。

5.4.3如部門需重新選擇服務項目供方進行服務時,須按5.2程序進行。

5.5所有對服務供方的效果評估報告均需發送品質管理部備案。

5.6品質管理部每年對《合格服務項目供方一覽表》中的服務項目供方資信情況進行一次評估,并記錄在《服務項目供方評估表》。

5.7清潔服務外包過程的控制

5.7.1由于清潔業務外包涉及到服務的時間較長,對服務質量有重大影響,應慎重選擇有資格、資信好的專業公司服務,以保證服務質量。

5.7.2由部門經理組織相關人員優選三家以上參與報價的專業公司進行調查了解,對已經作為公司服務項目供方的專業公司資料,部門可直接引用。

5.7.3部門經理負責準備以下資料:

序號資料內容責任部門協助部門協助部門責任

1日常清潔服務成本數據統計(含人員配置、日常清潔用品、清潔工具費用等)本部門財務管理部

人力資源部

品質管理部

2清潔外包后的成本預算本部門財務管理部負責相關財務統計數據、合同報價等簽署意見。

3服務項目供方資信、技術能力證明以及品質保證能力本部門品質管理部審核服務項目供

方資信、品質保證能力、相關合同內容、控制程序并簽署意見。

4合同草案包括:雙方的責權、合同金額、付款方式、違約責任及清潔范圍、人員配置、清潔材料、用具配置,每月耗材計劃、作業計劃,對服務項目供方清潔的核查辦法等條款。本部門總經理辦公室負責合同樣本的審核,及簽訂前合同內容的確認并加蓋公章。

5清潔外包后保留的人員配置及原保潔人員分流計劃本部門人事管理部負責審核人員安排、配置及相關計劃,并簽署意見。

5.7.4部門負責提供上述資料,填寫《服務項目供方評估表》報公司相關職能部門履行會簽手續。

5.7.5相關職能部門審核無異議后,報分管總經理助理批準。部門根據總經理助理批準意見與擬定的服務項目供方確定清潔外包合同樣本。

5.7.6為方便操作,合同蓋章前宜以郵件發送。

5.8如將綠化、消殺、家政等周期長、頻次密、合同金額高的項目外包,參照5.7評估。

5.9對新接物業的服務項目外包,由品質管理部負責組織,參照5.7進行評估。

5.10在超過2000元以上的服務項目外包評估前部門需制訂相關要求和標準。

6.質量記錄表格

VKWY7.4-Z02-F1《服務項目供方評估表》

VKWY7.4-Z02-F2《服務供方服務效果評估表》

VKWY7.4-Z02-F3《合格服務項目供方一覽表》

VKWY7.2.2-Z02-F1《合同登記表》

VKWY7.5.1-S01-06-F2《電梯服務供方服務效果評估表》

VKWY8.2.3-H01-01-F2《服務供方工作評估報告》

篇2:外包過程控制工作程序

外包過程控制程序

1.目的

對公司的外包方進行選擇,評價與管理控制,確保外包過程具有滿足本公司規定要求的能力。

2.適用范圍

適用于公司所有外包過程。

3.職責

3.1采購部:收集,搜尋,提供潛在的合格外包方信息,主導外包商的評價與審核過程。

3.2質檢科:參與外包商的審核,主導外包商的品質保障評價,外包產品質量的檢驗與驗證。

3.3技術部:參與外包商的審核,主導外包商的技術能力與設備的評價。必要時,提供技術支持給外包商。

3.4生產部:參與外包商的審核,主導外包商的生產能力評價,包括物料管理,生產管理評定等。

3.5管理者代表:協調與策劃外包商的評價,匯總評價結果,匯報至總經理。

4.術語與定義

候選外包方:欲向本公司提供服務,本企業尚未使用的供方。

合格外包方:經本公司調查、評價和選擇,具有向本企業提供滿意服務能力的外包方。

5.程序

5.1外包方的評價和選擇

5.1.1外包方的選擇原則

(a)具有使用滿意的歷史業績。充足的生產能力與工藝要求。

(b)良好的企業信用等級。包括質量管理能力、服務、資源配備,或相關的體系認證等。

(c)對比類似服務的歷史情況或對比其他使用者的使用經歷。

5.1.2現有外包商定期評價和確認

(a)原則上,每年應進行至少一次對現有外包商的整體評價。

(b)采購部負責對外包商的服務業績及配合度進行評價,并根據其到料準時,價格因素等方面填寫【供方業績評定表】。

(c)質檢部根據外包商的質量業績及市場反饋,整改回復進行評價。

(d)對于存在問題超過3次者,警告該外包商,并提出整改要求。整改無效者,停止與該外包商合作。

(e)評價完成后,將【供方業績評定表】傳至采購部或管理者代表提出審批意見。采購部應保存該文檔,以便追溯。

5.1.3候選外包商評價和納入

(a)由采購部負責進行書面問卷調查或組織現場考查,對該候選外包商作概略性的了解,完成【供方評定記錄表】或【供應商現場考察表】。

(b)質檢部對候選外包商首次加工進行樣件確認,以確保產品質量符合公司要求。

(C)必要時,與其簽訂質量保證協議,協議一般可以包括以下內容:

(1)對外包商質量體系提出要求。

(2)對外包商加工產品質量和檢驗標準提出要求。

(3)質量信息交換處理和爭端處理辦法

5.2外協加工控制

5.2.1技術部制訂外包加工所需的技術文件,如產品標準、技術要求等

5.2.2外包商應能提供符合質量保證體系要求的證據,必要時不定期至外包工廠現場進行檢查,以確認外包過程是在協議規定的條件下進行。

5.3外協加工驗證

5.3.1由檢驗員按照《進貨檢驗規定》、對照相應檢驗標準對外協加工產品進行檢驗或對產品的附屬檢驗報告進行驗證;

5.3.2當需要對某些產品在供方處驗證時,須采購合同中對驗證活動(標準和方法)明確;但顧客驗證不免除本企業向顧客提供合格產品的責任。

6.相關文件

《進貨檢驗規定》

7.相關記錄

【供方評定記錄表】

【合格供方名錄】

【供方業績評定表】

篇3:奇隆大廈外包服務控制程序

賽迪大廈外包服務控制程序

1.目的

確保選擇的分包方所提供的服務,符合公司對用戶提供服務的質量標準。

2.范圍

適用于項目執行部對外包服務項目的管理和控制。

3.職責

3.1公司質量保證部負責對外包服務項目及分承包方的選擇的控制。

3.2項目執行部所屬責任部門負責編制外包服務項目的計劃、報批及施工過程的監理和竣工驗收。

3.3項目執行部所屬工程部負責房屋修繕、設備設施維修的分供方確定及質量監理和驗收。

3.4項目執行部所屬物業部負責綠化租擺、建筑物外墻清洗的分供方確定及質量監理和驗收。

3.5項目執行部總經理負責審批外包項目,超出公司授權范圍的項目需上報公司總經理/物業管委會審批。

4.程序

4.1外包服務項目包括:

4.1.1房屋修繕

4.1.2電梯維保

4.1.3設備大修、改造

4.1.4樓體外墻清洗

4.2公司質量保證部負責按本程序規定和公司接管物業服務管理規定,對外包服務項目及合格分承包方的評價和選擇進行控制。

4.3項目執行部所屬外包服務項目的分管部門,負責編制外包服務項目計劃,其內容:

4.3.1外包服務的具體項目、規模、質量標準、工期和資金預算。

4.3.2外包服務項目實施過程的控制管理和竣工驗收標準。

4.4責任部門根據外包服務項目計劃及質量要求評價選擇出合格的分包方,重大外包項目要由項目執行總經理參加評價,評價內容:

4.4.1分包方資質。

4.4.2分包方的技術能力。

4.4.3分包方的服務能力是否符合公司對用戶提供服務所承諾的標準。

4.5責任部門保存分包方評價記錄和《合格分包方名錄》并建立檔案。

4.6外包服務項目實施過程的檢驗和驗證。

4.6.1外包服務項目在實施過程中項目執行部責任部門要委派專人進行檢查。

4.6.2外包服務完成后,要組織專業人員按合同所規定的質量標準進行現場驗收。

4.7認真做好檢查記錄和驗收記錄,并存檔。

4.8已承擔服務項目分包方的定期評價。

4.8.1責任部門負責每半年組織一次對其相應服務項目分包方的評價活動,填寫《分包方評價表》。

4.8.2服務項目分包提請部門和相關人員參與其服務項目分包方的評價。

4.8.3評價辦法:

對所有分包方提供的證實材料及分包方的經濟能力、技術水平、服務質量、以及相關責任部門提供的質量報告予以評價和驗證。

4.9各外包服務的責任部門需嚴格按照各自《部門工作手冊》中的相關作業文件規定執行。

5.監督執行

項目執行部總經理監督執行。

6.支持性和相關性文件

JC/GZA04-1998(1)《物業部工作手冊》

JC/GZA06-1998(1)《工程部工作手冊》