物業(yè)管理有限公司程序文件

--合同管理程序

1.目的

為合同的訂立、履行、保管提供指引,降低法律風(fēng)險(xiǎn),規(guī)范公司及各部門的合同管理。

2.范圍

適用于公司或公司某部門作為一方當(dāng)事人的所有合同和合同管理的各個(gè)階段。

3.職責(zé)

3.1總經(jīng)理辦公室是公司的合同管理部門。

3.2以公司名義簽訂的合同由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)管理。

3.3以部門名義簽訂的合同由本部門負(fù)責(zé)管理。

4.方法和過程控制

4.1合同的訂立

4.1.1合同的訂立應(yīng)遵循以下原則:

4.1.1.1事前簽訂原則

所有合同或協(xié)議應(yīng)在依照本程序完成訂立、審核、簽署、生效后才予以履行,不應(yīng)未簽合同即先行履行。

4.1.1.2合同審核原則

所有合同或協(xié)議需依照本程序相關(guān)條款所規(guī)定的程序報(bào)批,不得在合同內(nèi)容未經(jīng)審核的情況下即擅自簽訂或者直接報(bào)簽。采用合同標(biāo)準(zhǔn)文本或者政府有關(guān)部門制定的合同文本,且合同當(dāng)事人對(duì)合同條款沒有提出增加或者刪減的合同,可作為本原則的例外。增加補(bǔ)充條款的,視為對(duì)合同條款的增加或者刪減。

4.1.2合同內(nèi)容

4.1.2.1合同內(nèi)容一般應(yīng)包括但不限于以下條款:

A.當(dāng)事人的名稱或者姓名、住所、電話;

B.標(biāo)的;

C.數(shù)量;

D.質(zhì)量;

E.價(jià)款或者報(bào)酬;

F.履行期限、地點(diǎn)和方式:買賣合同以及其他涉及標(biāo)的轉(zhuǎn)讓(所有權(quán)、使用權(quán)或占有權(quán)轉(zhuǎn)讓)的合同,應(yīng)以公司或項(xiàng)目所在地為合同履行地;在公司為付款方時(shí),應(yīng)將付款時(shí)間與對(duì)方當(dāng)事人履行義務(wù)的時(shí)間相結(jié)合,若對(duì)方履行義務(wù)時(shí)間較長,應(yīng)盡量選擇分期付款的方式。采購、工程、勞務(wù)類合同合同期不得超過1年,以利于定期對(duì)其進(jìn)行評(píng)估。

G.違約責(zé)任:包括構(gòu)成違約的條件、不構(gòu)成違約的除外條件、承擔(dān)違約責(zé)任的方式等;

H.解決爭議的方法。

4.1.2.2根據(jù)合同性質(zhì)與客觀需要,合同內(nèi)容還可以有保修、保密、驗(yàn)收、風(fēng)險(xiǎn)、權(quán)利歸屬等條款:

A.工程合同、買賣合同等,在公司為付款方時(shí),應(yīng)有保修條款;

B.涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)(包括商業(yè)秘密)的合同,應(yīng)有保密條款和權(quán)利歸屬的條款;

C.涉及標(biāo)的轉(zhuǎn)讓(所有權(quán)、使用權(quán)或占有權(quán)轉(zhuǎn)讓)或成果移交的合同,應(yīng)有驗(yàn)收條款和風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)或轉(zhuǎn)移條款。

4.1.2.3合同內(nèi)容應(yīng)具體、確定,能明確界定各方當(dāng)事人的權(quán)利、義務(wù);客觀情況在簽約時(shí)確實(shí)無法明確規(guī)定的,應(yīng)規(guī)定能明確權(quán)利、義務(wù)的依據(jù)。

4.1.3合同的草擬

4.1.3.1合同由經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)草擬,公司已制訂并實(shí)施合同標(biāo)準(zhǔn)文本的,應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)文本。

4.1.3.2采用合同標(biāo)準(zhǔn)文本的,經(jīng)雙方協(xié)商,可以對(duì)標(biāo)準(zhǔn)條款進(jìn)行修改,也可增加補(bǔ)充條款,但必須履行合同報(bào)批手續(xù)。

4.1.3.3政府有關(guān)部門有強(qiáng)制性規(guī)定的,可采用所要求的合同文本;公司尚未制定或不宜采用合同標(biāo)準(zhǔn)文本的業(yè)務(wù),應(yīng)參照以往的合同或最相類似的合同標(biāo)準(zhǔn)文本或合同示范文本另行擬定合同。

4.1.4合同的報(bào)批

4.1.4.1合同報(bào)批前,經(jīng)辦部門須對(duì)對(duì)方的主體資格、履約能力、資信情況、恪守合同的信譽(yù)狀況及背景等進(jìn)行審查,并保存加蓋公章的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件和相關(guān)資格證明。

4.1.4.2經(jīng)辦人員應(yīng)將草擬好的合同分別報(bào)部門經(jīng)理及公司相關(guān)部門審批,各審批部門應(yīng)在各自職權(quán)范圍內(nèi)對(duì)合同提出書面修改意見,經(jīng)辦人員根據(jù)修改意見整理出最終的合同文本。

4.1.4.3不同性質(zhì)、類別和內(nèi)容的合同,審批程序可以有差異,但在合同范本有修改的情況下或公司沒有形成范本的、涉及總金額在5000元以上的合同,

必須經(jīng)過法律人員審核。并且將法律人員審核過的合同作為同類合同的范本,由總經(jīng)理辦公室存入"合同范本庫"。所有涉及款項(xiàng)收付的合同均須有財(cái)務(wù)人員審核。

4.1.4.4各管理處可以根據(jù)實(shí)際需要,對(duì)B類合同的范本動(dòng)議更改,填寫《文件更改申請(qǐng)表》由部門經(jīng)理簽署意見后報(bào)品質(zhì)部和法律人員審核,總經(jīng)理辦公室審批并備案。然后由申請(qǐng)部門在本部門范圍內(nèi)使用。

4.1.5合同的簽署

4.1.5.1物業(yè)委托管理合同、公司與其它方簽訂的保險(xiǎn)及法律合同、公司統(tǒng)一結(jié)算的A類物資及其它采購合同、電梯維護(hù)保養(yǎng)合同、小區(qū)改造施工合同、出租公司的物業(yè)或公司租賃其它物業(yè)的租賃合同、新管理處成立前管理處有關(guān)業(yè)務(wù)合同及其它由公司職能部門經(jīng)手簽訂的合同,均以公司名義簽訂,加蓋公司印章。其他合同以業(yè)務(wù)部門名義簽訂,加蓋業(yè)務(wù)部門公章。

4.1.5.2對(duì)于以公司名義簽定,對(duì)方須由法人代表或經(jīng)法人書面授權(quán)的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人親自簽約,法人授權(quán)書須與合同一同由總經(jīng)理辦公室保存。

4.1.5.3各審核部門在合同審批表上均簽字同意后,經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)辦理合同簽章手續(xù)。合同規(guī)定由雙方代表簽字并蓋章生效的,應(yīng)先由公司代表(法定代表人或者法定代表人委托的代理人)簽字,然后報(bào)公司總經(jīng)理辦公室蓋章,未明確加蓋公章的,應(yīng)盡量蓋合同專用章。

4.1.5.4公司合同專用章由公司總經(jīng)理辦公室主任負(fù)責(zé)保管,除非公司法定代表人或者總經(jīng)理簽字同意,否則不得向任何人出借。合同內(nèi)容在一頁以上的,應(yīng)在每頁加蓋騎縫章。條件允許的,每件合同應(yīng)保證公司擁有兩份原件。

4.1.5.5部門對(duì)外簽訂合同必須由部門經(jīng)理簽約,如經(jīng)理出差、假休原因應(yīng)委托分管總經(jīng)理助理簽約,不允許向下授權(quán)。

4.1.5.6體系文件中格式化協(xié)議或合同、顧客委托租賃協(xié)議,可以長期授權(quán)形式(書面授權(quán)書)指定專人負(fù)責(zé)簽約。

4.1.5.7合同一般應(yīng)由雙方同時(shí)簽字蓋章;不能同時(shí)簽字蓋章的,應(yīng)避免我方先行簽字蓋章;對(duì)方簽字蓋章應(yīng)在我方報(bào)批審核程序結(jié)束之后進(jìn)行。

4.2合同的履行

4.2.1合同訂立之后,經(jīng)辦部門與經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)對(duì)合同的履行進(jìn)行跟蹤;財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)合同的收、付款內(nèi)容進(jìn)行監(jiān)督;公司其他相關(guān)部門應(yīng)對(duì)合同的履行給予必要的協(xié)助。

4.2.2經(jīng)辦人員應(yīng)密切關(guān)注合同的履行情況,按照合同規(guī)定及時(shí)行使我方的權(quán)利,全面履行我方的義務(wù),特別是對(duì)應(yīng)收、應(yīng)付款須及時(shí)報(bào)批結(jié)算,不得擅自延期履行。

4.2.3合同訂立后,因客觀條件發(fā)生變化需變更合同內(nèi)容,或者對(duì)方提出變更要求的,經(jīng)辦人員應(yīng)及時(shí)向部門經(jīng)理請(qǐng)示,依照合同訂立的有關(guān)程序辦理報(bào)批,另行簽

訂合同或補(bǔ)充合同。

4.2.4合同訂立后,對(duì)方當(dāng)事人提出把合同的全部或者部分義務(wù)轉(zhuǎn)讓給第三人的,或者我方需要將合同的全部或者部分權(quán)利、義務(wù)轉(zhuǎn)讓給他人的,需由經(jīng)辦人員按照合同訂立的有關(guān)程序辦理報(bào)批,另行簽訂合同或補(bǔ)充合同。

4.2.5在合同當(dāng)事人發(fā)生或可能發(fā)生違約時(shí),或者發(fā)生與合同有關(guān)的爭議時(shí),經(jīng)辦人員須及時(shí)向部門經(jīng)理報(bào)告并知會(huì)公司相關(guān)部門,由公司相關(guān)部門協(xié)商并請(qǐng)示公司領(lǐng)導(dǎo)決定依法采取何種措施。

4.2.6合同的解除

4.2.6.1合同當(dāng)事人提出解除合同或因客觀條件發(fā)生變化(如不可抗力)需要解除合同的,參照合同訂立的有關(guān)程序辦理審批手續(xù),合同當(dāng)事雙方須就合同解除另行簽訂合同或補(bǔ)充合同。4.2.6.2合同一方當(dāng)事人提出合同約定的解除合同條件成就,據(jù)此要求或通知或以其他方式解除合同的,經(jīng)辦人員應(yīng)立即報(bào)部門經(jīng)理并知會(huì)公司相關(guān)部門,以決定解約條件是否成就或解約方式是否有效。

4.3合同的保管

4.3.1合同保管應(yīng)遵循下列原則

4.3.1.1及時(shí)歸檔原則;

4.3.1.2完整保存原件原則;

4.3.1.4便于查找原則。

4.3.2合同保管的范圍應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容:

4.3.2.1合同(包括附件);

4.3.2.2合同評(píng)審的相關(guān)記錄;

4.3.2.3合同訂立與履行過程中的所有書面材料。

4.3.3合同保管部門

4.3.3.1公司業(yè)務(wù)部門在職權(quán)范圍內(nèi),對(duì)以本部門名義簽訂的合同原件進(jìn)行保管。

4.3.3.2公司總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)以公司名義簽訂的合同的保管工作。因履行合同進(jìn)行款項(xiàng)結(jié)算而發(fā)生的單據(jù)由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)保管。

4.3.3.3公司各業(yè)務(wù)部門以本公司名義對(duì)外簽訂合同時(shí)應(yīng)當(dāng)一式兩份(含一式兩份)以上,公司總經(jīng)理辦公室備份一份合同原件,業(yè)務(wù)部門保留一份影印件存檔,其他由合同其他當(dāng)事人和政府部門持有(具體份數(shù)根據(jù)合同當(dāng)事人和需要報(bào)批部門數(shù)目確定)。

4.3.3.4財(cái)務(wù)部可保存有付款內(nèi)容的合同影印件;其它部門因業(yè)務(wù)需要,可經(jīng)公司總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)保存有關(guān)合同復(fù)印件。

4.3.4合同的歸檔

4.3.4.1經(jīng)辦人員對(duì)合同履行過程中的各種材料,除款項(xiàng)結(jié)算與收、付款等原因而必須提交合同其他當(dāng)事人或者公司其他部門的材料外,所有材料應(yīng)在合同履行過程中作為合同附件及時(shí)妥善歸檔;并在發(fā)生糾紛需要法律人員協(xié)助解決時(shí),按要求將有關(guān)材料提交公司總經(jīng)理辦公室。

4.3.4.2與履行合同有關(guān)的材料必須提交給其他當(dāng)事人且公司沒有備份的,經(jīng)辦人員應(yīng)保留影印件并按4.3.4.1的規(guī)定處理。

4.3.4.3各部門合同管理員負(fù)責(zé)保管應(yīng)由本部門保存的所有合同,并依照《合同登記表》進(jìn)行分類、編號(hào)、登記、存檔,保證存檔的合同內(nèi)容完整,便于管理。

4.3.4.4所有合同均應(yīng)永久保存。

4.3.5合同的使用登記

4.3.5.1合同在歸檔之后,公司各部門調(diào)閱、復(fù)印合同須向總經(jīng)理辦公室申請(qǐng),并在《借閱登記表》中進(jìn)行登記。;絕密級(jí)合同的調(diào)閱,須經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任與調(diào)閱者所在部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。

4.3.5.2歸還被調(diào)閱的合同時(shí),合同管理員應(yīng)當(dāng)場(chǎng)檢查合同是否有損壞、涂改或缺失,并予登記,由調(diào)閱者簽字確認(rèn);如合同有被損壞、涂改或缺失的情況,合同管理員應(yīng)及時(shí)登記并向總經(jīng)理辦公室主任及調(diào)閱者所在部門經(jīng)理做出書面匯報(bào)。

4.3.6合同的保管形式

4.3.6.1合同檔案保存形式為文本原件。

4.3.6.2為研究和借鑒需要,絕密級(jí)以外的合同可在保存文本原件的同時(shí),由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)以電子文檔形式存放,并設(shè)定訪問權(quán)限。

4.3.7合同的保密

4.3.7.1各部門應(yīng)根據(jù)合同的重要性,將不同性質(zhì)和內(nèi)容的合同劃分適當(dāng)?shù)拿芗?jí)。

4.3.7.2合同密級(jí)一般分為絕密、機(jī)密和保密三級(jí)。絕密級(jí)合同僅限公司高層領(lǐng)導(dǎo)和為正常經(jīng)營管理而必須知悉合同內(nèi)容的人員知悉;機(jī)密級(jí)合同僅限公司中層領(lǐng)導(dǎo)以上人員和為正常經(jīng)營管理而必須知悉合同內(nèi)容的人員知悉;其他合同為保密級(jí),除為正常開展業(yè)務(wù)所需外,不得對(duì)外傳播(集團(tuán)內(nèi)各公司之間的交流除外)。

4.3.7.3合同經(jīng)辦人員、合同管理員對(duì)合同的保密負(fù)責(zé);所有有條件知悉合同內(nèi)容的人員都應(yīng)按密級(jí)要求對(duì)合同內(nèi)容予以保密。

4.3.7.4經(jīng)辦部門須在合同扉頁上注明本合同的密級(jí)。

4.4.公司總經(jīng)理辦公室可根據(jù)公司合同管理的需要,會(huì)同相關(guān)職能部門就公司某類合同管理制定具體實(shí)施辦法。

5.質(zhì)量記錄表格

**WY7.2.2-Z02-F1《合同登記表》

**WY4.2.3-Z01-F5《借閱登記表》

篇2:H物業(yè)公司合同管理辦法

Z物業(yè)公司合同管理辦法

為加強(qiáng)合同管理,避免失誤,提高經(jīng)濟(jì)效益,根據(jù)《合同法》及其他有關(guān)法規(guī)的規(guī)定,結(jié)合公司的實(shí)際情況,制訂本辦法。

第一條公司對(duì)外簽訂的各類合同一律適用本辦法。

第二條合同管理是企業(yè)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容,搞好合同管理,對(duì)于公司經(jīng)營活動(dòng)的開展和經(jīng)濟(jì)利益的取得,都有重要的作用,公司法人委托人以及其他有關(guān)人員,都必須嚴(yán)格遵守、認(rèn)真執(zhí)行本辦法。

第三條合同談判須由總經(jīng)理、副總經(jīng)理或區(qū)域經(jīng)理與相關(guān)部門負(fù)責(zé)人共同參加,不得一個(gè)人直接與對(duì)方談判合同。

第四條簽訂合同必須遵守國家的法律、政策及有關(guān)規(guī)定。對(duì)外簽訂合同,除法定代表人外,必須是持有法人委托書的法人委托人,法人委托人必須對(duì)本企業(yè)負(fù)責(zé)。

第五條簽約人在簽訂合同之前,必須認(rèn)真了解對(duì)方當(dāng)事人的情況。

第六條簽訂合同必須貫徹“平等互利、協(xié)商一致、等價(jià)有償”的原則和“價(jià)廉物美、擇優(yōu)簽約”的原則。

第七條合同一律采用書面格式,并必須采用規(guī)范和法律認(rèn)可的統(tǒng)一合同文本。

第八條合同對(duì)各方當(dāng)事人權(quán)利、義務(wù)的規(guī)定必須明確、具體,文字表達(dá)要清楚、準(zhǔn)確。

第九條簽訂合同:除合同履行地在我方所在地外,簽約時(shí)應(yīng)力爭協(xié)議合同由我方所在市人民法院管轄。

第十條合同在正式簽訂前,必須按規(guī)定上報(bào)總經(jīng)理審查批準(zhǔn)后,方能正式簽訂。

第十一條合同審批權(quán)限如下:

一般情況下合同由董事會(huì)授權(quán)總經(jīng)理審批。

標(biāo)的超過50萬元以上(含50萬元)的合同由董事會(huì)審批,并由法人代表直接簽訂或授權(quán)總經(jīng)理簽訂合同。

第十二條合同原則上由綜合辦公室具體經(jīng)辦,擬訂初稿后經(jīng)各級(jí)主管審查并按合同審批權(quán)限審批。合同審查的要點(diǎn)是:

1、合同的合法性。包括:當(dāng)事人有無簽訂、履行該合同的權(quán)利能力和行為能力;合同內(nèi)容是否符合國家法律、政策和本制度規(guī)定。

2、合同的嚴(yán)密性。包括:合同應(yīng)具備的條款是否齊全;當(dāng)事人雙方的權(quán)利、義務(wù)是否具體、明確;文字表述是否確切無誤。

3、合同的可行性。包括:當(dāng)事人雙方特別是對(duì)方是否具備履行合同的能力、條件;預(yù)計(jì)取得的經(jīng)濟(jì)效益和可能承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn);合同非正常履行時(shí)可能受到的經(jīng)濟(jì)損失。

第十三條根據(jù)法律規(guī)定或?qū)嶋H需要,合同可以呈報(bào)上級(jí)主管機(jī)關(guān)鑒證、批準(zhǔn),或報(bào)工商行政管理部門鑒證,或請(qǐng)公證處公證。

第十四條合同依法成立,既具有法律約束力。一切與合同有關(guān)的部門、人員都必須本著“重合同、守信譽(yù)”的原則,嚴(yán)格執(zhí)行合同所規(guī)定的義務(wù),確保合同的實(shí)際履行或全面履行。

第十五條合同履行完畢的標(biāo)準(zhǔn),應(yīng)以合同條款或法律規(guī)定為準(zhǔn)。沒有合同條款或法律規(guī)定的,一般應(yīng)以物資交清,工程竣工并驗(yàn)收合格、價(jià)款結(jié)清、無遺留交涉手續(xù)為準(zhǔn)。

第十六條總經(jīng)理、副總經(jīng)理、區(qū)域經(jīng)理、財(cái)務(wù)部及有關(guān)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)隨時(shí)了解、掌握合同的履行情況,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理或匯報(bào)。否則,造成合同不能履行、不能完全履行的,要追究有關(guān)人員的責(zé)任。

第十七條在合同履行過程中,碰到困難的,首先應(yīng)盡一切努力克服困難,盡力保障合同的履行。如實(shí)際履行或適當(dāng)履行確有人力不可克服的困難而需變更,解除合同時(shí),應(yīng)在法律規(guī)定或合理期限內(nèi)與對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商。

第十八條對(duì)方當(dāng)事人提出變更、解除合同的,應(yīng)從維護(hù)本公司合法權(quán)益出發(fā),從嚴(yán)控制。

第十九條變更、解除合同,必須符合《合同法》的規(guī)定,并應(yīng)在公司內(nèi)辦理有關(guān)的手續(xù)。

第二十條變更、解除合同的手續(xù),應(yīng)按本辦法規(guī)定的審批權(quán)限和程序執(zhí)行。

第二十一條變更、解除合同,一律必須采用書面形式,口頭形式一律無效。

第二十二條變更、解除合同的協(xié)議在未達(dá)成或未批準(zhǔn)之前,原合同仍有效,仍應(yīng)履行。但特殊情況經(jīng)雙方一致同意的例外。

第二十三條因變更、解除合同而使當(dāng)事人的利益遭受損失的,除法律允許免責(zé)任的以外,均應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任,并在變更、解除合同的協(xié)議書中明確規(guī)定。

第二十四條合同在履行過程中如與對(duì)方當(dāng)事人發(fā)生糾紛的,應(yīng)按《合同法》等有關(guān)法規(guī)和本辦法規(guī)定妥善處理。

第二十五條合同糾紛應(yīng)由分管副總經(jīng)理負(fù)責(zé)處理,經(jīng)辦人對(duì)糾紛的處理必須具體負(fù)責(zé)到底。

第二十六條處理合同糾紛的原則是:

1、堅(jiān)持以事實(shí)為依據(jù)、以法律為準(zhǔn)繩,法律未作規(guī)定的,以國家相關(guān)政策或合同條款為準(zhǔn)。

2、以雙方協(xié)商解決為基本辦法。糾紛發(fā)生后,分管部門的副總經(jīng)理及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)與對(duì)方當(dāng)事人友好協(xié)商,在既維護(hù)本公司合法權(quán)益,又不侵犯對(duì)方合法權(quán)益的基礎(chǔ)上,互諒互讓,達(dá)成協(xié)議,解決糾紛。

3、因?qū)Ψ截?zé)任引起的糾紛,應(yīng)堅(jiān)持原則,保障我方合法權(quán)益不受侵犯;因我方責(zé)任引起的糾紛,應(yīng)尊重對(duì)方的合法權(quán)益,主動(dòng)承擔(dān)責(zé)任,并盡量采取補(bǔ)救措施,減少我方損失;因雙方責(zé)任引起的糾紛,應(yīng)實(shí)事求是,分清主次,合情合理解決。

第二十七條在處理糾紛時(shí),分管副總經(jīng)理及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)聯(lián)系,及時(shí)溝通,積極主動(dòng)地做好應(yīng)做的工作,不互相推諉,統(tǒng)一意見,統(tǒng)一行動(dòng)。

第二十八條合同糾紛的提出,加上由我方與當(dāng)事人協(xié)商處理糾紛的時(shí)間,應(yīng)在法律規(guī)定的時(shí)效內(nèi)進(jìn)行,并必須考慮有申請(qǐng)仲裁或起訴的足夠的時(shí)間。

第二十九條凡由法律顧問處理的合同糾紛,有關(guān)部門必須主動(dòng)提供有關(guān)證據(jù)材料。

第三十條對(duì)于合同糾紛經(jīng)雙方協(xié)商達(dá)成一致意見的,應(yīng)簽訂書面協(xié)議,由雙方代表簽字并加蓋雙方單位公章或合同專用章。

第三十一條對(duì)雙方已經(jīng)簽署的解決合同糾紛的協(xié)議書,上級(jí)主管機(jī)關(guān)或仲裁機(jī)關(guān)的調(diào)解書、仲裁書,在正式生效后,應(yīng)復(fù)印若干份,分別送與對(duì)該糾紛處理及履行有關(guān)的部門收?qǐng)?zhí),各部門應(yīng)由專人負(fù)責(zé)該文書執(zhí)行的了解或履行。

第三十二條對(duì)于當(dāng)事人在規(guī)定的期限屆滿時(shí)沒有執(zhí)行上述文書中有關(guān)規(guī)定的,承辦人應(yīng)及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

第三十三條對(duì)方當(dāng)事人逾期不履行已經(jīng)發(fā)生法律效力的調(diào)解書、仲裁決定書或判決書的,可向人民法院申請(qǐng)執(zhí)行。

第三十四條在向人民法院提交申請(qǐng)執(zhí)行書之前,有關(guān)部門應(yīng)認(rèn)真檢查對(duì)方的執(zhí)行情況,防止差錯(cuò)。執(zhí)行中若達(dá)成和解協(xié)議的,應(yīng)制作協(xié)議書并按協(xié)議書規(guī)定辦理。

第三十五條合同糾紛處理或執(zhí)行完畢的,應(yīng)及時(shí)通知有關(guān)單位,并將有關(guān)資料匯總、歸檔,以備考。

第三十六條本公司合同管理具體是:

由總經(jīng)理總負(fù)責(zé),歸口管理部門為綜合辦公室、財(cái)務(wù)部。副總經(jīng)理、總經(jīng)理助理可以根據(jù)工作需要查閱相關(guān)合同,合同借閱須

經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),并保證合同內(nèi)容不外泄。

第三十七條公司所有合同均由綜合辦公室統(tǒng)一登記編號(hào),按審批權(quán)限分別由董事長、總經(jīng)理或其他書面授權(quán)人簽署。

第三十八條綜合辦公室會(huì)同有關(guān)部門認(rèn)真做好合同管理的基礎(chǔ)工作。具體如下:

1、建立合同檔案;

2、建立合同管理臺(tái)帳;

3、填寫“合同情況月報(bào)”。

第三十九條其他

1.本辦法經(jīng)公司董事會(huì)審議通過后執(zhí)行。

2.本辦法由董事會(huì)負(fù)責(zé)解釋、修訂。

篇3:物業(yè)分公司合同管理細(xì)則

物業(yè)分公司合同管理細(xì)則

1總則

1.1各物業(yè)分公司應(yīng)嚴(yán)格遵循管理公司《經(jīng)營管理制度》的規(guī)定做好合同管理工作,規(guī)范公司經(jīng)營行為,保護(hù)公司的合法權(quán)益,建立公司良好的經(jīng)營管理秩序。

1.2各物業(yè)分公司必須按管理公司的規(guī)定要求嚴(yán)格控制各類經(jīng)濟(jì)合同的審批和簽訂,所有對(duì)外經(jīng)濟(jì)合同及相關(guān)文件必須按規(guī)定進(jìn)行分級(jí)審批管理。各級(jí)管理人員應(yīng)在其授權(quán)范圍內(nèi)開展對(duì)外談判、簽訂合同和審批合同,任何違反授權(quán)范圍的審批、簽發(fā)、簽訂的合同均是無效的,責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)由此引起的經(jīng)濟(jì)和法律責(zé)任。

2相關(guān)職責(zé)界定

2.1物業(yè)分公司負(fù)責(zé)合同的擬訂、洽談,并按規(guī)定權(quán)限發(fā)行審批手續(xù),與合作方簽訂正式合同,以及合同簽訂后的實(shí)施工作。

2.2項(xiàng)目所在公司負(fù)責(zé)審核物業(yè)服務(wù)合同,及物業(yè)分公司2萬元(含)以上的,且屬于《經(jīng)營管理制度》中規(guī)定項(xiàng)目所在公司權(quán)限內(nèi)的合同審批。

2.3管理公司物業(yè)管理部在經(jīng)營管理委員會(huì)授權(quán)下審議或批準(zhǔn)各類有關(guān)物業(yè)服務(wù)的合同文本,并負(fù)責(zé)審批物業(yè)服務(wù)委托合同、物業(yè)服務(wù)顧問(咨詢)合同。

2.4管理公司成本管理中心負(fù)責(zé)審批《經(jīng)營管理制度》中規(guī)定權(quán)限內(nèi)的合同。

3物業(yè)服務(wù)合同的審批

3.1各物業(yè)分公司的下列協(xié)議文件均應(yīng)視為與顧客之間簽訂的合同,必須按照規(guī)定程序進(jìn)行評(píng)審。

a)與項(xiàng)目所在公司或其他開發(fā)商之間簽訂的前期介入階段專項(xiàng)服務(wù)協(xié)議;

b)與項(xiàng)目所在公司或其他開發(fā)商簽訂的前期物業(yè)服務(wù)合同;

c)協(xié)助項(xiàng)目所在公司或其他開發(fā)商擬訂的業(yè)主臨時(shí)公約;

d)與業(yè)主委員會(huì)簽訂及續(xù)簽的物業(yè)服務(wù)合同;

e)協(xié)助業(yè)主委員會(huì)擬訂的業(yè)主公約。

3.2物業(yè)分公司品質(zhì)部負(fù)責(zé)件擬訂上述合同文件草案,物業(yè)分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)組織評(píng)審,各部門負(fù)責(zé)人參加。評(píng)審應(yīng)在合同簽訂之前進(jìn)行,并確保對(duì)每一份新的合同

文件均進(jìn)行評(píng)審。

3.3各類物業(yè)服務(wù)合同文件的評(píng)審應(yīng)確保滿足以下要求:

a)合同內(nèi)容符合國家相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定;

b)合同內(nèi)容完整,充分反映顧客方的需求和期望;

c)合同中各項(xiàng)要求明確、陳述清晰,并已與顧客方達(dá)成共識(shí)。任何與原招標(biāo)文件不一致的要求,或雙方存在疑慮的問題均得到澄清;

d)本公司有能力提供合同文件約定的物業(yè)服務(wù)要求;

e)合同文件能夠充分保障本公司的合法權(quán)益。

3.4合同文件評(píng)審方式可以是會(huì)議評(píng)審或文件遞審,具體由物業(yè)分公司總經(jīng)理決定。采用會(huì)議評(píng)審時(shí),由總經(jīng)理主持評(píng)審會(huì)議,品質(zhì)部協(xié)助記錄,評(píng)審會(huì)議通過后,按以下順序完成簽署手續(xù)。采用傳審方式評(píng)審時(shí),由品質(zhì)部按以下順序組織各部門完成評(píng)審和簽署手續(xù)。

a)品質(zhì)部經(jīng)理簽署;

b)各部門負(fù)責(zé)人會(huì)署;

c)法律顧問審閱、簽署;

d)物業(yè)分公司副總經(jīng)理簽署;

e)物業(yè)分公司總經(jīng)理簽署。

3.5物業(yè)分公司在完成上述規(guī)定的評(píng)審和簽署后,在與顧客方正式簽訂合同文件前,必須逐級(jí)報(bào)送項(xiàng)目所在公司總經(jīng)理審核、管理公司物業(yè)管理部批準(zhǔn)。

3.6物業(yè)分公司在與顧客方簽訂上述合同文件時(shí),均必須由總經(jīng)理作為公司代表簽訂合同。

4其它經(jīng)濟(jì)合同的審批(采購類合同評(píng)審)

4.1除上述合同文件外的其它經(jīng)濟(jì)合同,由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)擬訂合同草案,并按下述規(guī)定順序組織合同文件的審查、簽署。

a)經(jīng)辦人簽字;

b)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人簽字;

c)法律顧問審閱;

d)財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核;

e)物業(yè)分公司副總經(jīng)理審核;

f)物業(yè)分公司總經(jīng)理審核(審批)。

4.2其它經(jīng)濟(jì)合同文件的審查(評(píng)審)內(nèi)容包括(不限于):

a)合同標(biāo)的內(nèi)容是否完整,嚴(yán)禁拆分合同;

b)對(duì)方單位(法人)的資格是否真實(shí)、合法,合同項(xiàng)目是否在其營業(yè)執(zhí)照范圍內(nèi),當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所是否記錄清楚、準(zhǔn)確;

c)經(jīng)濟(jì)合同的標(biāo)的是否明確;

d)經(jīng)濟(jì)合同中的數(shù)量、質(zhì)量是否符合有關(guān)規(guī)定和公司要求;e)經(jīng)濟(jì)合同的價(jià)款或者報(bào)酬以及支付方式是否確定和準(zhǔn)確;f)經(jīng)濟(jì)合同的履行期限、地點(diǎn)和方式是否確定;

g)經(jīng)濟(jì)合同的違約責(zé)任是否明確;

h)經(jīng)濟(jì)合同中是否有發(fā)生爭議的解決方法;

i)必要時(shí),是否明確保修條款;

j)結(jié)算和付款條件是否有利;

k)計(jì)價(jià)依據(jù)是否完備等。

4.3物業(yè)分公司在完成上述規(guī)定的審查和簽署后,在與合作方正式簽訂合同文件時(shí)必須根據(jù)合同標(biāo)的額的大小履行以下報(bào)批手續(xù):

a)管理公司審批權(quán)限范圍內(nèi)的合同,按照管理公司《經(jīng)營管理制度》中ECG004

《合同審批程序與權(quán)限規(guī)定》的規(guī)定,逐級(jí)報(bào)項(xiàng)目所在公司、管理公司審批;

b)管理公司審批權(quán)限以下且標(biāo)的額在2萬元(含)以上的物業(yè)管理其它經(jīng)濟(jì)合同,報(bào)項(xiàng)目所在公司總經(jīng)理審批;

c)標(biāo)的額在2萬元以下的其它經(jīng)濟(jì)合同,物業(yè)分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批。

4.4經(jīng)審批后的其它經(jīng)濟(jì)合同由項(xiàng)目所在公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)與合作方簽訂合同。

5合同執(zhí)行及變更

5.1各物業(yè)分公司行政人事部負(fù)責(zé)合同檔案的保管,完整的合同檔案應(yīng)至少包括合同正本(一份)、合同審批表、本公司法人授權(quán)委托證明書復(fù)印件、對(duì)方單位的企業(yè)

法人營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件及法定代表人證明書、法人授權(quán)委托證明書等。

5.2合同執(zhí)行部門負(fù)責(zé)人是合同履行的主要責(zé)任人。合同履行中出現(xiàn)分歧時(shí),應(yīng)及時(shí)與對(duì)方協(xié)商處理,必要時(shí)應(yīng)邀請(qǐng)法律顧問參與,并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。需要變更或解除合同時(shí)必須采用書面形式,并進(jìn)行重新評(píng)審,具體按前述內(nèi)容執(zhí)行。合同變更或解除后經(jīng)辦人或經(jīng)辦部門應(yīng)及時(shí)傳達(dá)到受更改影響的部門,以便及時(shí)調(diào)整工作。

5.3物業(yè)分公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)建立合同臺(tái)帳,各業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理和及時(shí)提交合同執(zhí)行的相關(guān)資料。

6相關(guān)文件與記錄

6.1WDWY-FR-MM6301(前期)物業(yè)服務(wù)合同審批表

6.2WDWY-FR-MM6302物業(yè)分公司經(jīng)濟(jì)合同審批表

6.3WDWY-FR-MM6303物業(yè)分公司合同臺(tái)帳