物業管理有限公司程序文件

--合同管理程序

1.目的

為合同的訂立、履行、保管提供指引,降低法律風險,規范公司及各部門的合同管理。

2.范圍

適用于公司或公司某部門作為一方當事人的所有合同和合同管理的各個階段。

3.職責

3.1總經理辦公室是公司的合同管理部門。

3.2以公司名義簽訂的合同由總經理辦公室負責管理。

3.3以部門名義簽訂的合同由本部門負責管理。

4.方法和過程控制

4.1合同的訂立

4.1.1合同的訂立應遵循以下原則:

4.1.1.1事前簽訂原則

所有合同或協議應在依照本程序完成訂立、審核、簽署、生效后才予以履行,不應未簽合同即先行履行。

4.1.1.2合同審核原則

所有合同或協議需依照本程序相關條款所規定的程序報批,不得在合同內容未經審核的情況下即擅自簽訂或者直接報簽。采用合同標準文本或者政府有關部門制定的合同文本,且合同當事人對合同條款沒有提出增加或者刪減的合同,可作為本原則的例外。增加補充條款的,視為對合同條款的增加或者刪減。

4.1.2合同內容

4.1.2.1合同內容一般應包括但不限于以下條款:

A.當事人的名稱或者姓名、住所、電話;

B.標的;

C.數量;

D.質量;

E.價款或者報酬;

F.履行期限、地點和方式:買賣合同以及其他涉及標的轉讓(所有權、使用權或占有權轉讓)的合同,應以公司或項目所在地為合同履行地;在公司為付款方時,應將付款時間與對方當事人履行義務的時間相結合,若對方履行義務時間較長,應盡量選擇分期付款的方式。采購、工程、勞務類合同合同期不得超過1年,以利于定期對其進行評估。

G.違約責任:包括構成違約的條件、不構成違約的除外條件、承擔違約責任的方式等;

H.解決爭議的方法。

4.1.2.2根據合同性質與客觀需要,合同內容還可以有保修、保密、驗收、風險、權利歸屬等條款:

A.工程合同、買賣合同等,在公司為付款方時,應有保修條款;

B.涉及知識產權(包括商業秘密)的合同,應有保密條款和權利歸屬的條款;

C.涉及標的轉讓(所有權、使用權或占有權轉讓)或成果移交的合同,應有驗收條款和風險承擔或轉移條款。

4.1.2.3合同內容應具體、確定,能明確界定各方當事人的權利、義務;客觀情況在簽約時確實無法明確規定的,應規定能明確權利、義務的依據。

4.1.3合同的草擬

4.1.3.1合同由經辦人員負責草擬,公司已制訂并實施合同標準文本的,應采用標準文本。

4.1.3.2采用合同標準文本的,經雙方協商,可以對標準條款進行修改,也可增加補充條款,但必須履行合同報批手續。

4.1.3.3政府有關部門有強制性規定的,可采用所要求的合同文本;公司尚未制定或不宜采用合同標準文本的業務,應參照以往的合同或最相類似的合同標準文本或合同示范文本另行擬定合同。

4.1.4合同的報批

4.1.4.1合同報批前,經辦部門須對對方的主體資格、履約能力、資信情況、恪守合同的信譽狀況及背景等進行審查,并保存加蓋公章的營業執照復印件和相關資格證明。

4.1.4.2經辦人員應將草擬好的合同分別報部門經理及公司相關部門審批,各審批部門應在各自職權范圍內對合同提出書面修改意見,經辦人員根據修改意見整理出最終的合同文本。

4.1.4.3不同性質、類別和內容的合同,審批程序可以有差異,但在合同范本有修改的情況下或公司沒有形成范本的、涉及總金額在5000元以上的合同,

必須經過法律人員審核。并且將法律人員審核過的合同作為同類合同的范本,由總經理辦公室存入"合同范本庫"。所有涉及款項收付的合同均須有財務人員審核。

4.1.4.4各管理處可以根據實際需要,對B類合同的范本動議更改,填寫《文件更改申請表》由部門經理簽署意見后報品質部和法律人員審核,總經理辦公室審批并備案。然后由申請部門在本部門范圍內使用。

4.1.5合同的簽署

4.1.5.1物業委托管理合同、公司與其它方簽訂的保險及法律合同、公司統一結算的A類物資及其它采購合同、電梯維護保養合同、小區改造施工合同、出租公司的物業或公司租賃其它物業的租賃合同、新管理處成立前管理處有關業務合同及其它由公司職能部門經手簽訂的合同,均以公司名義簽訂,加蓋公司印章。其他合同以業務部門名義簽訂,加蓋業務部門公章。

4.1.5.2對于以公司名義簽定,對方須由法人代表或經法人書面授權的業務負責人親自簽約,法人授權書須與合同一同由總經理辦公室保存。

4.1.5.3各審核部門在合同審批表上均簽字同意后,經辦人員負責辦理合同簽章手續。合同規定由雙方代表簽字并蓋章生效的,應先由公司代表(法定代表人或者法定代表人委托的代理人)簽字,然后報公司總經理辦公室蓋章,未明確加蓋公章的,應盡量蓋合同專用章。

4.1.5.4公司合同專用章由公司總經理辦公室主任負責保管,除非公司法定代表人或者總經理簽字同意,否則不得向任何人出借。合同內容在一頁以上的,應在每頁加蓋騎縫章。條件允許的,每件合同應保證公司擁有兩份原件。

4.1.5.5部門對外簽訂合同必須由部門經理簽約,如經理出差、假休原因應委托分管總經理助理簽約,不允許向下授權。

4.1.5.6體系文件中格式化協議或合同、顧客委托租賃協議,可以長期授權形式(書面授權書)指定專人負責簽約。

4.1.5.7合同一般應由雙方同時簽字蓋章;不能同時簽字蓋章的,應避免我方先行簽字蓋章;對方簽字蓋章應在我方報批審核程序結束之后進行。

4.2合同的履行

4.2.1合同訂立之后,經辦部門與經辦人員負責對合同的履行進行跟蹤;財務部負責對合同的收、付款內容進行監督;公司其他相關部門應對合同的履行給予必要的協助。

4.2.2經辦人員應密切關注合同的履行情況,按照合同規定及時行使我方的權利,全面履行我方的義務,特別是對應收、應付款須及時報批結算,不得擅自延期履行。

4.2.3合同訂立后,因客觀條件發生變化需變更合同內容,或者對方提出變更要求的,經辦人員應及時向部門經理請示,依照合同訂立的有關程序辦理報批,另行簽

訂合同或補充合同。

4.2.4合同訂立后,對方當事人提出把合同的全部或者部分義務轉讓給第三人的,或者我方需要將合同的全部或者部分權利、義務轉讓給他人的,需由經辦人員按照合同訂立的有關程序辦理報批,另行簽訂合同或補充合同。

4.2.5在合同當事人發生或可能發生違約時,或者發生與合同有關的爭議時,經辦人員須及時向部門經理報告并知會公司相關部門,由公司相關部門協商并請示公司領導決定依法采取何種措施。

4.2.6合同的解除

4.2.6.1合同當事人提出解除合同或因客觀條件發生變化(如不可抗力)需要解除合同的,參照合同訂立的有關程序辦理審批手續,合同當事雙方須就合同解除另行簽訂合同或補充合同。4.2.6.2合同一方當事人提出合同約定的解除合同條件成就,據此要求或通知或以其他方式解除合同的,經辦人員應立即報部門經理并知會公司相關部門,以決定解約條件是否成就或解約方式是否有效。

4.3合同的保管

4.3.1合同保管應遵循下列原則

4.3.1.1及時歸檔原則;

4.3.1.2完整保存原件原則;

4.3.1.4便于查找原則。

4.3.2合同保管的范圍應包括但不限于以下內容:

4.3.2.1合同(包括附件);

4.3.2.2合同評審的相關記錄;

4.3.2.3合同訂立與履行過程中的所有書面材料。

4.3.3合同保管部門

4.3.3.1公司業務部門在職權范圍內,對以本部門名義簽訂的合同原件進行保管。

4.3.3.2公司總經理辦公室負責以公司名義簽訂的合同的保管工作。因履行合同進行款項結算而發生的單據由公司財務部負責保管。

4.3.3.3公司各業務部門以本公司名義對外簽訂合同時應當一式兩份(含一式兩份)以上,公司總經理辦公室備份一份合同原件,業務部門保留一份影印件存檔,其他由合同其他當事人和政府部門持有(具體份數根據合同當事人和需要報批部門數目確定)。

4.3.3.4財務部可保存有付款內容的合同影印件;其它部門因業務需要,可經公司總經理辦公室主任批準保存有關合同復印件。

4.3.4合同的歸檔

4.3.4.1經辦人員對合同履行過程中的各種材料,除款項結算與收、付款等原因而必須提交合同其他當事人或者公司其他部門的材料外,所有材料應在合同履行過程中作為合同附件及時妥善歸檔;并在發生糾紛需要法律人員協助解決時,按要求將有關材料提交公司總經理辦公室。

4.3.4.2與履行合同有關的材料必須提交給其他當事人且公司沒有備份的,經辦人員應保留影印件并按4.3.4.1的規定處理。

4.3.4.3各部門合同管理員負責保管應由本部門保存的所有合同,并依照《合同登記表》進行分類、編號、登記、存檔,保證存檔的合同內容完整,便于管理。

4.3.4.4所有合同均應永久保存。

4.3.5合同的使用登記

4.3.5.1合同在歸檔之后,公司各部門調閱、復印合同須向總經理辦公室申請,并在《借閱登記表》中進行登記。;絕密級合同的調閱,須經總經理辦公室主任與調閱者所在部門經理簽字批準。

4.3.5.2歸還被調閱的合同時,合同管理員應當場檢查合同是否有損壞、涂改或缺失,并予登記,由調閱者簽字確認;如合同有被損壞、涂改或缺失的情況,合同管理員應及時登記并向總經理辦公室主任及調閱者所在部門經理做出書面匯報。

4.3.6合同的保管形式

4.3.6.1合同檔案保存形式為文本原件。

4.3.6.2為研究和借鑒需要,絕密級以外的合同可在保存文本原件的同時,由總經理辦公室負責以電子文檔形式存放,并設定訪問權限。

4.3.7合同的保密

4.3.7.1各部門應根據合同的重要性,將不同性質和內容的合同劃分適當的密級。

4.3.7.2合同密級一般分為絕密、機密和保密三級。絕密級合同僅限公司高層領導和為正常經營管理而必須知悉合同內容的人員知悉;機密級合同僅限公司中層領導以上人員和為正常經營管理而必須知悉合同內容的人員知悉;其他合同為保密級,除為正常開展業務所需外,不得對外傳播(集團內各公司之間的交流除外)。

4.3.7.3合同經辦人員、合同管理員對合同的保密負責;所有有條件知悉合同內容的人員都應按密級要求對合同內容予以保密。

4.3.7.4經辦部門須在合同扉頁上注明本合同的密級。

4.4.公司總經理辦公室可根據公司合同管理的需要,會同相關職能部門就公司某類合同管理制定具體實施辦法。

5.質量記錄表格

**WY7.2.2-Z02-F1《合同登記表》

**WY4.2.3-Z01-F5《借閱登記表》

篇2:H物業公司合同管理辦法

Z物業公司合同管理辦法

為加強合同管理,避免失誤,提高經濟效益,根據《合同法》及其他有關法規的規定,結合公司的實際情況,制訂本辦法。

第一條公司對外簽訂的各類合同一律適用本辦法。

第二條合同管理是企業管理的一項重要內容,搞好合同管理,對于公司經營活動的開展和經濟利益的取得,都有重要的作用,公司法人委托人以及其他有關人員,都必須嚴格遵守、認真執行本辦法。

第三條合同談判須由總經理、副總經理或區域經理與相關部門負責人共同參加,不得一個人直接與對方談判合同。

第四條簽訂合同必須遵守國家的法律、政策及有關規定。對外簽訂合同,除法定代表人外,必須是持有法人委托書的法人委托人,法人委托人必須對本企業負責。

第五條簽約人在簽訂合同之前,必須認真了解對方當事人的情況。

第六條簽訂合同必須貫徹“平等互利、協商一致、等價有償”的原則和“價廉物美、擇優簽約”的原則。

第七條合同一律采用書面格式,并必須采用規范和法律認可的統一合同文本。

第八條合同對各方當事人權利、義務的規定必須明確、具體,文字表達要清楚、準確。

第九條簽訂合同:除合同履行地在我方所在地外,簽約時應力爭協議合同由我方所在市人民法院管轄。

第十條合同在正式簽訂前,必須按規定上報總經理審查批準后,方能正式簽訂。

第十一條合同審批權限如下:

一般情況下合同由董事會授權總經理審批。

標的超過50萬元以上(含50萬元)的合同由董事會審批,并由法人代表直接簽訂或授權總經理簽訂合同。

第十二條合同原則上由綜合辦公室具體經辦,擬訂初稿后經各級主管審查并按合同審批權限審批。合同審查的要點是:

1、合同的合法性。包括:當事人有無簽訂、履行該合同的權利能力和行為能力;合同內容是否符合國家法律、政策和本制度規定。

2、合同的嚴密性。包括:合同應具備的條款是否齊全;當事人雙方的權利、義務是否具體、明確;文字表述是否確切無誤。

3、合同的可行性。包括:當事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件;預計取得的經濟效益和可能承擔的風險;合同非正常履行時可能受到的經濟損失。

第十三條根據法律規定或實際需要,合同可以呈報上級主管機關鑒證、批準,或報工商行政管理部門鑒證,或請公證處公證。

第十四條合同依法成立,既具有法律約束力。一切與合同有關的部門、人員都必須本著“重合同、守信譽”的原則,嚴格執行合同所規定的義務,確保合同的實際履行或全面履行。

第十五條合同履行完畢的標準,應以合同條款或法律規定為準。沒有合同條款或法律規定的,一般應以物資交清,工程竣工并驗收合格、價款結清、無遺留交涉手續為準。

第十六條總經理、副總經理、區域經理、財務部及有關部門負責人應隨時了解、掌握合同的履行情況,發現問題及時處理或匯報。否則,造成合同不能履行、不能完全履行的,要追究有關人員的責任。

第十七條在合同履行過程中,碰到困難的,首先應盡一切努力克服困難,盡力保障合同的履行。如實際履行或適當履行確有人力不可克服的困難而需變更,解除合同時,應在法律規定或合理期限內與對方當事人進行協商。

第十八條對方當事人提出變更、解除合同的,應從維護本公司合法權益出發,從嚴控制。

第十九條變更、解除合同,必須符合《合同法》的規定,并應在公司內辦理有關的手續。

第二十條變更、解除合同的手續,應按本辦法規定的審批權限和程序執行。

第二十一條變更、解除合同,一律必須采用書面形式,口頭形式一律無效。

第二十二條變更、解除合同的協議在未達成或未批準之前,原合同仍有效,仍應履行。但特殊情況經雙方一致同意的例外。

第二十三條因變更、解除合同而使當事人的利益遭受損失的,除法律允許免責任的以外,均應承擔相應的責任,并在變更、解除合同的協議書中明確規定。

第二十四條合同在履行過程中如與對方當事人發生糾紛的,應按《合同法》等有關法規和本辦法規定妥善處理。

第二十五條合同糾紛應由分管副總經理負責處理,經辦人對糾紛的處理必須具體負責到底。

第二十六條處理合同糾紛的原則是:

1、堅持以事實為依據、以法律為準繩,法律未作規定的,以國家相關政策或合同條款為準。

2、以雙方協商解決為基本辦法。糾紛發生后,分管部門的副總經理及相關部門負責人應及時與對方當事人友好協商,在既維護本公司合法權益,又不侵犯對方合法權益的基礎上,互諒互讓,達成協議,解決糾紛。

3、因對方責任引起的糾紛,應堅持原則,保障我方合法權益不受侵犯;因我方責任引起的糾紛,應尊重對方的合法權益,主動承擔責任,并盡量采取補救措施,減少我方損失;因雙方責任引起的糾紛,應實事求是,分清主次,合情合理解決。

第二十七條在處理糾紛時,分管副總經理及相關部門負責人應加強聯系,及時溝通,積極主動地做好應做的工作,不互相推諉,統一意見,統一行動。

第二十八條合同糾紛的提出,加上由我方與當事人協商處理糾紛的時間,應在法律規定的時效內進行,并必須考慮有申請仲裁或起訴的足夠的時間。

第二十九條凡由法律顧問處理的合同糾紛,有關部門必須主動提供有關證據材料。

第三十條對于合同糾紛經雙方協商達成一致意見的,應簽訂書面協議,由雙方代表簽字并加蓋雙方單位公章或合同專用章。

第三十一條對雙方已經簽署的解決合同糾紛的協議書,上級主管機關或仲裁機關的調解書、仲裁書,在正式生效后,應復印若干份,分別送與對該糾紛處理及履行有關的部門收執,各部門應由專人負責該文書執行的了解或履行。

第三十二條對于當事人在規定的期限屆滿時沒有執行上述文書中有關規定的,承辦人應及時向主管領導匯報。

第三十三條對方當事人逾期不履行已經發生法律效力的調解書、仲裁決定書或判決書的,可向人民法院申請執行。

第三十四條在向人民法院提交申請執行書之前,有關部門應認真檢查對方的執行情況,防止差錯。執行中若達成和解協議的,應制作協議書并按協議書規定辦理。

第三十五條合同糾紛處理或執行完畢的,應及時通知有關單位,并將有關資料匯總、歸檔,以備考。

第三十六條本公司合同管理具體是:

由總經理總負責,歸口管理部門為綜合辦公室、財務部。副總經理、總經理助理可以根據工作需要查閱相關合同,合同借閱須

經總經理批準,并保證合同內容不外泄。

第三十七條公司所有合同均由綜合辦公室統一登記編號,按審批權限分別由董事長、總經理或其他書面授權人簽署。

第三十八條綜合辦公室會同有關部門認真做好合同管理的基礎工作。具體如下:

1、建立合同檔案;

2、建立合同管理臺帳;

3、填寫“合同情況月報”。

第三十九條其他

1.本辦法經公司董事會審議通過后執行。

2.本辦法由董事會負責解釋、修訂。

篇3:物業分公司合同管理細則

物業分公司合同管理細則

1總則

1.1各物業分公司應嚴格遵循管理公司《經營管理制度》的規定做好合同管理工作,規范公司經營行為,保護公司的合法權益,建立公司良好的經營管理秩序。

1.2各物業分公司必須按管理公司的規定要求嚴格控制各類經濟合同的審批和簽訂,所有對外經濟合同及相關文件必須按規定進行分級審批管理。各級管理人員應在其授權范圍內開展對外談判、簽訂合同和審批合同,任何違反授權范圍的審批、簽發、簽訂的合同均是無效的,責任人應承擔由此引起的經濟和法律責任。

2相關職責界定

2.1物業分公司負責合同的擬訂、洽談,并按規定權限發行審批手續,與合作方簽訂正式合同,以及合同簽訂后的實施工作。

2.2項目所在公司負責審核物業服務合同,及物業分公司2萬元(含)以上的,且屬于《經營管理制度》中規定項目所在公司權限內的合同審批。

2.3管理公司物業管理部在經營管理委員會授權下審議或批準各類有關物業服務的合同文本,并負責審批物業服務委托合同、物業服務顧問(咨詢)合同。

2.4管理公司成本管理中心負責審批《經營管理制度》中規定權限內的合同。

3物業服務合同的審批

3.1各物業分公司的下列協議文件均應視為與顧客之間簽訂的合同,必須按照規定程序進行評審。

a)與項目所在公司或其他開發商之間簽訂的前期介入階段專項服務協議;

b)與項目所在公司或其他開發商簽訂的前期物業服務合同;

c)協助項目所在公司或其他開發商擬訂的業主臨時公約;

d)與業主委員會簽訂及續簽的物業服務合同;

e)協助業主委員會擬訂的業主公約。

3.2物業分公司品質部負責件擬訂上述合同文件草案,物業分公司總經理負責組織評審,各部門負責人參加。評審應在合同簽訂之前進行,并確保對每一份新的合同

文件均進行評審。

3.3各類物業服務合同文件的評審應確保滿足以下要求:

a)合同內容符合國家相關法律法規的規定;

b)合同內容完整,充分反映顧客方的需求和期望;

c)合同中各項要求明確、陳述清晰,并已與顧客方達成共識。任何與原招標文件不一致的要求,或雙方存在疑慮的問題均得到澄清;

d)本公司有能力提供合同文件約定的物業服務要求;

e)合同文件能夠充分保障本公司的合法權益。

3.4合同文件評審方式可以是會議評審或文件遞審,具體由物業分公司總經理決定。采用會議評審時,由總經理主持評審會議,品質部協助記錄,評審會議通過后,按以下順序完成簽署手續。采用傳審方式評審時,由品質部按以下順序組織各部門完成評審和簽署手續。

a)品質部經理簽署;

b)各部門負責人會署;

c)法律顧問審閱、簽署;

d)物業分公司副總經理簽署;

e)物業分公司總經理簽署。

3.5物業分公司在完成上述規定的評審和簽署后,在與顧客方正式簽訂合同文件前,必須逐級報送項目所在公司總經理審核、管理公司物業管理部批準。

3.6物業分公司在與顧客方簽訂上述合同文件時,均必須由總經理作為公司代表簽訂合同。

4其它經濟合同的審批(采購類合同評審)

4.1除上述合同文件外的其它經濟合同,由業務經辦部門負責擬訂合同草案,并按下述規定順序組織合同文件的審查、簽署。

a)經辦人簽字;

b)經辦部門負責人簽字;

c)法律顧問審閱;

d)財務部經理審核;

e)物業分公司副總經理審核;

f)物業分公司總經理審核(審批)。

4.2其它經濟合同文件的審查(評審)內容包括(不限于):

a)合同標的內容是否完整,嚴禁拆分合同;

b)對方單位(法人)的資格是否真實、合法,合同項目是否在其營業執照范圍內,當事人的名稱或者姓名和住所是否記錄清楚、準確;

c)經濟合同的標的是否明確;

d)經濟合同中的數量、質量是否符合有關規定和公司要求;e)經濟合同的價款或者報酬以及支付方式是否確定和準確;f)經濟合同的履行期限、地點和方式是否確定;

g)經濟合同的違約責任是否明確;

h)經濟合同中是否有發生爭議的解決方法;

i)必要時,是否明確保修條款;

j)結算和付款條件是否有利;

k)計價依據是否完備等。

4.3物業分公司在完成上述規定的審查和簽署后,在與合作方正式簽訂合同文件時必須根據合同標的額的大小履行以下報批手續:

a)管理公司審批權限范圍內的合同,按照管理公司《經營管理制度》中ECG004

《合同審批程序與權限規定》的規定,逐級報項目所在公司、管理公司審批;

b)管理公司審批權限以下且標的額在2萬元(含)以上的物業管理其它經濟合同,報項目所在公司總經理審批;

c)標的額在2萬元以下的其它經濟合同,物業分公司總經理負責審批。

4.4經審批后的其它經濟合同由項目所在公司總經理負責與合作方簽訂合同。

5合同執行及變更

5.1各物業分公司行政人事部負責合同檔案的保管,完整的合同檔案應至少包括合同正本(一份)、合同審批表、本公司法人授權委托證明書復印件、對方單位的企業

法人營業執照復印件及法定代表人證明書、法人授權委托證明書等。

5.2合同執行部門負責人是合同履行的主要責任人。合同履行中出現分歧時,應及時與對方協商處理,必要時應邀請法律顧問參與,并向公司領導匯報。需要變更或解除合同時必須采用書面形式,并進行重新評審,具體按前述內容執行。合同變更或解除后經辦人或經辦部門應及時傳達到受更改影響的部門,以便及時調整工作。

5.3物業分公司財務部負責建立合同臺帳,各業務經辦部門應負責收集、整理和及時提交合同執行的相關資料。

6相關文件與記錄

6.1WDWY-FR-MM6301(前期)物業服務合同審批表

6.2WDWY-FR-MM6302物業分公司經濟合同審批表

6.3WDWY-FR-MM6303物業分公司合同臺帳