業戶檔案資料是在業戶入伙以后逐步建立起來的,其內容包括業戶的姓名、家庭情況、工作單位、聯系方法、管理費收繳情況、室內裝修管理資料及物業獨用部分使用及保養維修情況等。

業戶檔案的收集

××物業設立檔案室,建立相應規章制度,對業戶檔案進行嚴格管理。資料收集堅持內容豐富的原則。在實際工作中從需要出發,擴大資料來源,從時間上講是在業主入伙時開始收集歸檔,實行業戶一戶一檔。

業戶權籍資料管理

從業戶入伙開始,應著手權籍資料的收集工作,權籍資料的收集、整理、歸檔,應做到條理清晰、完整齊全,便于查閱。管理和使用好權籍資料,動態反映業戶權籍狀況,為業戶需求提供服務。

業戶檔案的整理

各個業務范圍上收集到的信息資料,統一交檔案員集中整理,整理的重點根據資料內容、來源進行分類,做到條理清晰、便于查閱。

業戶檔案的歸檔

××廣場××號樓項目(---)管理處的業務接待將收集到的業戶資料每月五日前提交檔案中心。××物業檔案中心員按照物業管理自身的內在規律和聯系,將資料分類有序地保存,并輸入計算機存檔,運用計算機的先進手段進行檔案資料的管理。

檔案的利用

為業戶服務工作及時提供檔案資料,直接或間接地為業戶管理服務,從而有效地提高服務質量和服務水平。

業戶檔案的管理

業戶檔案的使用應有嚴格的規定,借閱必須由具備規定條件的人員經登記后方可借出,歸還時須由專人進行檢查,如有破損,立即修復,嚴重時追究有關人員的責任。業戶檔案存放時要做好防火、防潮、防蛀工作,計算機使用時應防止電腦病毒侵入。

篇2:別墅管理處檔案管理措施

別墅項目管理處檔案管理措施

1、檔案的建立

(1)建立檔案管理制度

(2)確定檔案的內容

檔案管理具體管理內容涉及建筑檔案、業主及物業使用人檔案、管理工作檔案、社區志史檔案、財務會計檔案等。根據要求以下就建筑物檔案、管理工作檔案的管理具體說明。

a.建筑物檔案:1)建筑物原始檔案;2)建筑物維護、改造檔案;3)業主裝修、改造工程檔案

b.業主檔案:業主檔案是指物業管理單位為了正常的管理工作需要,收集掌握的有關各業主的文件材料和信息。

1)收集業主/用戶單位資料

2)業主/用戶繳費記錄包括各樣應付之押金

3)業主/用戶裝修工程文件

4)業主/用戶遷入時填具之資料

5)業主/用戶資料補充

業主/用戶聯絡資料

緊急事故聯絡人的資料

管理人員在日常職務常與業主/用戶人事變遷資料

6)業主/用戶與管理處往來文件

7)業主/用戶違規事項與欠費記錄

8)業主/用戶請修記錄

9)業主/用戶投訴記錄

10)業主/用戶單位有關的工程檔案(與二次裝修工程有關資料)

c.社區志史活動檔案:社區志史活動檔案是指物業管理區域作為一個區域社會,在舉行或參與各項社會活動中形成并需要歸檔保存的,反映社區歷史發展、文化發展精神文明進步的各類文件材料。

d.管理工作檔案:管理工作檔案是指管理公司在物業管理日常工作中產生形成和需要收集歸檔保存的文件材料。

(3)檔案的產生收集、接收和移交

1)工程技術部負責收集、接收竣工驗收資料、房屋的單體竣工圖等項目建筑物的原始資料;

2)各組團協調管理處負責收集用戶資料、裝修管理資料、投訴及回訪記錄等;

3)客服部負責收集文書檔案資料及社區志史活動檔案;

4)其他檔案資料和維修、巡視、運行及服務活動記錄分別由各職能部門負責收集。

2、檔案的管理

(1)檔案的分類、編目及著錄

(2)檔案的整理裝訂

(3)檔案的電腦化管理

3、檔案管理的要求

(1)收集報刊應注意收集整份,盡量不要剪裁,并要備有復印件供使用。

(2)對收集到的檔案資料,要逐件確定其保存價值,保存期限及是否需要補充相關資料。

a、對資料進行整理,即進行基本的分類、組合、排列和編目。

b、裝訂之前,要將文件上的訂書釘、回形針等鐵物全部拆除,以免銹蝕案卷。

c、檔案保管工作的中心任務是維護檔案的完整和安全。要做到:防火、防光、防潮、防霉、防塵、防蟲。

篇3:某小區管理處檔案管理措施

小區管理處檔案管理措施

一、檔案資料管理作業流程

1、檔案資料的收集

(1)設立檔案資料,采取系統化、電腦化的手段,設兼職檔案管理員,建立相應的管理制度,對所有的檔案資料進行嚴格管理。

(2)資料的收集,堅持內容豐富的原則,根據實體資料的內容,以實際工作需要出發。信息資料的來源渠道:規劃設計到工程竣工驗收的全部工程技術,維修資料;物業構成的方面,到房屋主體,公共設施,小到一樹一木全有詳細的資料。

2、資料的分類整理:收集的所有住處資料,統一由檔案管理員集中整理、分類,整理的重點是去偽存真,根據資料信息的來源,內容,表現形式的特點,做到條理清晰,分類合理。

3、資料的歸檔管理

(1)資料歸檔管理采用原始檔案和電腦檔案的雙軌管理制,采用多種形式的文檔儲存方式,便于原始資料信息的保存,如:膠卷、照片、圖景等檔案組卷按不同的業務性質,編號,造冊,編輯并分柜保存,運用計算機的先進管理手段,盡可能把其他形式的檔案資料轉化成為電腦儲存,便于查找和調用。

(2)檔案管理環境做好三防工作,即防火、防潮、防變質。

二、檔案資料的分類

1、外來文件

■規劃檔案

■驗收竣工檔案

■其他檔案

2、內部檔案

■房屋維修檔案

■裝修管理檔案

■機電設備檔案

■配套設施設備維修工程檔案

■消防管理檔案

■車輛管理記錄檔案

■保安服務管理檔案

■日常服務管理檔案

■日常維修檔案

■衛生保潔管理檔案

■綠化管理檔案

■VIP檔案

■其它檔案