業(yè)戶檔案資料是在業(yè)戶入伙以后逐步建立起來的,其內(nèi)容包括業(yè)戶的姓名、家庭情況、工作單位、聯(lián)系方法、管理費(fèi)收繳情況、室內(nèi)裝修管理資料及物業(yè)獨(dú)用部分使用及保養(yǎng)維修情況等。

業(yè)戶檔案的收集

××物業(yè)設(shè)立檔案室,建立相應(yīng)規(guī)章制度,對(duì)業(yè)戶檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。資料收集堅(jiān)持內(nèi)容豐富的原則。在實(shí)際工作中從需要出發(fā),擴(kuò)大資料來源,從時(shí)間上講是在業(yè)主入伙時(shí)開始收集歸檔,實(shí)行業(yè)戶一戶一檔。

業(yè)戶權(quán)籍資料管理

從業(yè)戶入伙開始,應(yīng)著手權(quán)籍資料的收集工作,權(quán)籍資料的收集、整理、歸檔,應(yīng)做到條理清晰、完整齊全,便于查閱。管理和使用好權(quán)籍資料,動(dòng)態(tài)反映業(yè)戶權(quán)籍狀況,為業(yè)戶需求提供服務(wù)。

業(yè)戶檔案的整理

各個(gè)業(yè)務(wù)范圍上收集到的信息資料,統(tǒng)一交檔案員集中整理,整理的重點(diǎn)根據(jù)資料內(nèi)容、來源進(jìn)行分類,做到條理清晰、便于查閱。

業(yè)戶檔案的歸檔

××廣場××號(hào)樓項(xiàng)目(---)管理處的業(yè)務(wù)接待將收集到的業(yè)戶資料每月五日前提交檔案中心?！痢廖飿I(yè)檔案中心員按照物業(yè)管理自身的內(nèi)在規(guī)律和聯(lián)系,將資料分類有序地保存,并輸入計(jì)算機(jī)存檔,運(yùn)用計(jì)算機(jī)的先進(jìn)手段進(jìn)行檔案資料的管理。

檔案的利用

為業(yè)戶服務(wù)工作及時(shí)提供檔案資料,直接或間接地為業(yè)戶管理服務(wù),從而有效地提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。

業(yè)戶檔案的管理

業(yè)戶檔案的使用應(yīng)有嚴(yán)格的規(guī)定,借閱必須由具備規(guī)定條件的人員經(jīng)登記后方可借出,歸還時(shí)須由專人進(jìn)行檢查,如有破損,立即修復(fù),嚴(yán)重時(shí)追究有關(guān)人員的責(zé)任。業(yè)戶檔案存放時(shí)要做好防火、防潮、防蛀工作,計(jì)算機(jī)使用時(shí)應(yīng)防止電腦病毒侵入。

篇2:別墅管理處檔案管理措施

別墅項(xiàng)目管理處檔案管理措施

1、檔案的建立

(1)建立檔案管理制度

(2)確定檔案的內(nèi)容

檔案管理具體管理內(nèi)容涉及建筑檔案、業(yè)主及物業(yè)使用人檔案、管理工作檔案、社區(qū)志史檔案、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案等。根據(jù)要求以下就建筑物檔案、管理工作檔案的管理具體說明。

a.建筑物檔案:1)建筑物原始檔案;2)建筑物維護(hù)、改造檔案;3)業(yè)主裝修、改造工程檔案

b.業(yè)主檔案:業(yè)主檔案是指物業(yè)管理單位為了正常的管理工作需要,收集掌握的有關(guān)各業(yè)主的文件材料和信息。

1)收集業(yè)主/用戶單位資料

2)業(yè)主/用戶繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付之押金

3)業(yè)主/用戶裝修工程文件

4)業(yè)主/用戶遷入時(shí)填具之資料

5)業(yè)主/用戶資料補(bǔ)充

業(yè)主/用戶聯(lián)絡(luò)資料

緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料

管理人員在日常職務(wù)常與業(yè)主/用戶人事變遷資料

6)業(yè)主/用戶與管理處往來文件

7)業(yè)主/用戶違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄

8)業(yè)主/用戶請(qǐng)修記錄

9)業(yè)主/用戶投訴記錄

10)業(yè)主/用戶單位有關(guān)的工程檔案(與二次裝修工程有關(guān)資料)

c.社區(qū)志史活動(dòng)檔案:社區(qū)志史活動(dòng)檔案是指物業(yè)管理區(qū)域作為一個(gè)區(qū)域社會(huì),在舉行或參與各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)中形成并需要?dú)w檔保存的,反映社區(qū)歷史發(fā)展、文化發(fā)展精神文明進(jìn)步的各類文件材料。

d.管理工作檔案:管理工作檔案是指管理公司在物業(yè)管理日常工作中產(chǎn)生形成和需要收集歸檔保存的文件材料。

(3)檔案的產(chǎn)生收集、接收和移交

1)工程技術(shù)部負(fù)責(zé)收集、接收竣工驗(yàn)收資料、房屋的單體竣工圖等項(xiàng)目建筑物的原始資料;

2)各組團(tuán)協(xié)調(diào)管理處負(fù)責(zé)收集用戶資料、裝修管理資料、投訴及回訪記錄等;

3)客服部負(fù)責(zé)收集文書檔案資料及社區(qū)志史活動(dòng)檔案;

4)其他檔案資料和維修、巡視、運(yùn)行及服務(wù)活動(dòng)記錄分別由各職能部門負(fù)責(zé)收集。

2、檔案的管理

(1)檔案的分類、編目及著錄

(2)檔案的整理裝訂

(3)檔案的電腦化管理

3、檔案管理的要求

(1)收集報(bào)刊應(yīng)注意收集整份,盡量不要剪裁,并要備有復(fù)印件供使用。

(2)對(duì)收集到的檔案資料,要逐件確定其保存價(jià)值,保存期限及是否需要補(bǔ)充相關(guān)資料。

a、對(duì)資料進(jìn)行整理,即進(jìn)行基本的分類、組合、排列和編目。

b、裝訂之前,要將文件上的訂書釘、回形針等鐵物全部拆除,以免銹蝕案卷。

c、檔案保管工作的中心任務(wù)是維護(hù)檔案的完整和安全。要做到:防火、防光、防潮、防霉、防塵、防蟲。

篇3:某小區(qū)管理處檔案管理措施

小區(qū)管理處檔案管理措施

一、檔案資料管理作業(yè)流程

1、檔案資料的收集

(1)設(shè)立檔案資料,采取系統(tǒng)化、電腦化的手段,設(shè)兼職檔案管理員,建立相應(yīng)的管理制度,對(duì)所有的檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格管理。

(2)資料的收集,堅(jiān)持內(nèi)容豐富的原則,根據(jù)實(shí)體資料的內(nèi)容,以實(shí)際工作需要出發(fā)。信息資料的來源渠道:規(guī)劃設(shè)計(jì)到工程竣工驗(yàn)收的全部工程技術(shù),維修資料;物業(yè)構(gòu)成的方面,到房屋主體,公共設(shè)施,小到一樹一木全有詳細(xì)的資料。

2、資料的分類整理:收集的所有住處資料,統(tǒng)一由檔案管理員集中整理、分類,整理的重點(diǎn)是去偽存真,根據(jù)資料信息的來源,內(nèi)容,表現(xiàn)形式的特點(diǎn),做到條理清晰,分類合理。

3、資料的歸檔管理

(1)資料歸檔管理采用原始檔案和電腦檔案的雙軌管理制,采用多種形式的文檔儲(chǔ)存方式,便于原始資料信息的保存,如:膠卷、照片、圖景等檔案組卷按不同的業(yè)務(wù)性質(zhì),編號(hào),造冊(cè),編輯并分柜保存,運(yùn)用計(jì)算機(jī)的先進(jìn)管理手段,盡可能把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化成為電腦儲(chǔ)存,便于查找和調(diào)用。

(2)檔案管理環(huán)境做好三防工作,即防火、防潮、防變質(zhì)。

二、檔案資料的分類

1、外來文件

■規(guī)劃檔案

■驗(yàn)收竣工檔案

■其他檔案

2、內(nèi)部檔案

■房屋維修檔案

■裝修管理檔案

■機(jī)電設(shè)備檔案

■配套設(shè)施設(shè)備維修工程檔案

■消防管理檔案

■車輛管理記錄檔案

■保安服務(wù)管理檔案

■日常服務(wù)管理檔案

■日常維修檔案

■衛(wèi)生保潔管理檔案

■綠化管理檔案

■VIP檔案

■其它檔案