裝飾公司檔案管理制度

第1條檔案的管理:

(一)辦公室是檔案的執行管理部門,并由專人負責檔案管理;

(二)凡是能準確反映公司各項業務活動的文件、材料、聲像、報表,都必須及時歸檔;

(三)檔案管理人員堅持文書隨時立卷歸檔,并分門別類,做好收集、整理、立卷、歸檔工作,檔案內容包括從成立之日起每年在經營管理工作中形成或公司制發的應歸檔的文件材料;

(四)檔案管理使用專用電腦,建立電子檔案和索引目錄以備科學查檔;未經辦公室同意,其它員工一律不得擅自使用。

第2條檔案歸檔范圍:

(一)公司設立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料;

(二)政府、項目批文、合同,公司董事會形成的文件材料;

(三)反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等);

(四)資金借貸、業務往來方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯系函件等);

(五)公司制度體系、會議紀要、內部發文(工作流程、公司決定等),發展規劃、工作總結等;

(六)工程進度計劃控制文件(含業務單位往來函件等)、工程初設、修改、竣工圖紙,工程部門留用復印件備份等;

(七)公司各部門年度工作計劃(財務資金計劃由財務部歸檔);

(八)公司有效證照、證件;

(九)具有法律效力及保存價值的文件;

(十)公司重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等;

(十一)員工電腦中與公司有關的電子版資料、文件等;

(十二)公司獲得的各種社會榮譽資料;

(十三)會計統計、年度計劃、統計報表、財務會計預算報表及其說明,各種季度報表、月報表,政府主管部門下發的有關財務類文件材料(此類檔案由公司財務部自行保管存查);

(十四)組織人事教育培訓、員工變動表、花名冊、教育培訓;

(十五)其他需要歸檔管理的資料,包括聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料,上級領導、名人、友人、協作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。

第3條檔案立卷要求:

(一)辦公室應及時做好檔案歸檔分類保管工作;財務和物業應自行及時的將需歸檔的文件、報表等材料整理立卷以便存查;

(二)公司各部門應及時向辦公室移交發生的檔案材料,如材料還需使用,也應向交辦公室立卷歸檔后再辦理借閱手續;各部門必須嚴格遵守歸檔制度,不得無故延期或不交歸檔的文件材料;

(三)各部門向辦公室提交檔案時,要嚴格履行移交手續;檔案管理人員按文件材料分類造冊,并在存檔資料表上注明移交人、存檔人、存檔時間;

(四)檔案立卷要求遵循公司檔案的形成規律和特點,保持檔案質檢的有機聯系,區別不同的價值,便于保管和利用;

(五)卷內檔案材料應按材料排序,依次編寫頁號;

(六)有關卷內材料的情況說明,都應逐填寫在目錄備注內;

(七)案卷封面,應逐項按規定用鋼筆或簽字筆書寫,字跡要工整、清晰。

第4條檔案歸檔時間:

(一)公司每半年進行一次集中清理歸檔工作并作出歸檔結論;

(二)財務部門需按時間要求將檔案歸檔清整結論情況以書面形式報總經理批示后交辦公室存查;

(三)物業公司檔案按公司工作要求清整情況及結論報辦公室存查;根據公司要求獨立建立清查歸檔并將結果書面報辦公室存查。

第5條檔案的借閱:

(一)借閱檔案需按規定辦理借閱手續,在規定的范圍內查閱。不得在檔案上涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散、調換、撕毀等損壞檔案行為,并應及時歸還。

(二)各部門因工作需要,借閱本部門的業務檔案需經本部門領導批準,然后到檔案管理員處填寫檔案調閱登記簿,方可借閱;

(三)公司各部門借閱非本部門的業務檔案須經檔案所屬部門負責人批準,否則不予借閱;

(四)借閱檔案必須嚴格履行登記手續,歸還的檔案要進行檢查、清點,并在登記薄上注銷;

(五)借閱檔案的人員,不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時,須經公司總經理批準;

(六)借閱的檔案用完后,應及時歸還,借用時間一般不得超過10天;檔案管理責任人需追述借閱歸還并做好記錄;

(七)借閱人對檔案要妥善保管,不得遺失;

(八)凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印,如工作需要,應按公司有關保密規定辦理;

(九)會計檔案一律不準外借。內部調閱應經財務同意并報總經理批準。外單位因特殊需要,查閱有關會計檔案時,應持正式公文,并經總經理同意。查閱會計檔案時不得將檔案帶出公司;如需摘抄、復印,應經總經理同意方可辦理。

第6條檔案保密級別:

(一)檔案分一般檔案和密級檔案兩類。檔案的密級由公司總經理核定簽注;

(二)有密級的檔案需經公司總經理或授權辦公室主任同意翻閱和復印使用;

(三)有密級檔案只限檔案管理員管理;

(四)一般檔案管理,屬業務工作使用范疇,對內予以及時提供利用;對外按借閱手續經辦公室主任批準辦理。

第7條檔案的銷毀:公司定期對檔案進行鑒定,制定銷毀清單,對失去保存價值的檔案,登記造冊,經辦公室負責人審核,報公司總經理批準后方可銷毀,銷毀時需有兩人以上參加,并在銷毀清冊上簽字。

篇2:工貿油品調運分公司會計檔案管理制度

工貿油品調運分公司會計檔案管理制度

第一章總則

第一條為加強zz石油(集團)工貿有限公司油品調運分公司(以下簡稱“油品調運分公司”或“公司”)會計資料檔案的科學管理,保證會計資料的完整安全,更好地服務于公司的各項經營活動,根據《會計法》、《中華人民共和國檔案法》和《zz石油(集團)工貿有限公司會計檔案管理辦法》,并結合公司實際,特制定本制度。

第二條本制度所指的會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四部分。

第三條本制度適用于公司財務資產部、LNG站、永平站、榆煉站。

第二章組織機構及職責

第四條公司財務資產部門負責會計檔案的日常管理及保管工作。

第五條公司機關綜合辦公室為公司所有會計檔案的最終歸檔部門。

第三章會計檔案管理范圍

第六條會計檔案一般包括會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四部分。

(一)會計憑證包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證(收款憑證、付款憑證、轉賬憑證三種)、記賬憑證匯總表、銀行存款(借款)對賬單、銀行存款余額調節表等。

(二)會計賬簿包括按會計科目設置的總分類賬、明細分類賬、現金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。

(三)會計報表主要有財務指標快報及月、季、年度會計報表(包括資產負債表、損益表、財務情況說明書等)。

(四)經濟合同、財務數據統計資料、財務清查匯總資料、核定資金定額的數據資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等、實行會計電算化單位存貯在磁性介質上的會計數據、程序文件及其他會計核算資料等由財務資產部門進行保管。

第四章會計檔案的整理立卷

第七條每月的會計資料,在次月15日前整理立卷或裝訂成冊。

第八條會計年度終了后,應采用“三統一”的辦法對會計資料進行整理立卷。

(一)分類標準統一:一般將財務會計資料分成一類賬簿,二類憑證,三類報表,四類文字資料及其他;

(二)檔案形成統一:案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統一;

(三)管理要求統一:建立財務會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄;會計憑證裝訂成冊,報表和文字資料分類立卷,其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。

第九條會計憑證的立卷

(一)按月立卷:次月將裝訂成冊的憑證,統一登記至會計檔案保管清冊。

(二)憑證裝訂

1.會計憑證裝訂前的準備工作:

(1)分類整理,按順序排列,檢查日數、編號是否齊全;

(2)摘除憑證內的金屬物(如訂書針、大頭針、回形針),對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小,且要避開裝訂線,以便翻閱保持數字完整;

(3)整理檢查憑證順序號,如有顛倒要重新排列,發現缺號要查明原因,再檢查附件有否漏缺,領料單、入庫單、工資和獎金發放單是否隨附齊全;

(4)記賬憑證上有關人員(如復核、記賬、制單等)的簽字和印章是否齊全;

(5)按憑證號碼的順序歸集(如按上、中、下旬匯總歸集),根據集團裝訂標準確定裝訂成冊的本數。

2.會計憑證裝訂時的要求:

(1)用“三針引線法”裝訂,裝訂憑證應使用棉線,在左上角部位打上三個針眼,實行三眼一線打結,結扣應是活的,并放在憑證封皮的里面,裝訂時盡可能縮小所占部位,使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面,以便于事后查閱;

(2)憑證外面要加封面,封面紙用牛皮紙印制,封面規格略大于所附記賬憑證;

(3)裝訂憑證厚度一般1.5厘米,以保證裝訂牢固,美觀大方。

3.會計憑證裝訂后的注意事項:

(1)每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數、會計主管人員和裝訂人員簽章;

(2)在封面上編好卷號,按編號順序入柜,并要在顯露處標明憑證種類編號,以便于調閱;一般每月裝訂一次,裝訂好的憑證按年度分月妥善保管歸檔;

(3)裝訂封面的所有內容要填寫齊全,包括:單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。

第十條會計賬簿的立卷

各種會計賬簿辦理完年度結賬后,除跨年使用的賬簿外,其它賬簿應按年整理立卷。基本要求是:

(一)會計賬簿在辦理完年度結賬后,只在下一行的摘要欄填寫“結轉下年”字樣,不填其它內容;

(二)賬簿裝訂前,首先按賬簿啟用表的使用頁數核對各個賬戶是否相符,賬頁數是否齊全,序號排列是否連續;

(三)會計賬簿的裝訂順序:會計賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數順序裝訂賬頁→會計賬簿裝訂封底;

(四)保留已使用過的賬頁,將賬頁數填寫齊全,去除空白頁和撤掉賬夾,用牛皮紙做封面、封底,裝訂成冊;

(五)多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數量金額式活頁賬等不得混裝,應按同類業務、同類賬頁裝訂在一起;

(六)會計賬簿應牢固、平整,不得有折角、缺角、錯頁、掉頁、加空白紙的現象;

(七)賬簿裝訂的封口處,應加蓋裝訂人印章;

(八)裝訂后,會計賬簿的脊背應平整,并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。

第十一條會計報表的裝訂

會計報表編制完成并按時報送后,留存報表均應按月裝訂成冊,年度終了統一立卷保管。

會計報表裝訂要求:

(一)會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全,整理報表頁數,上邊和左邊對齊壓平,防止折角;如有損壞部位,應對其修補后,完整無缺地裝訂;

(二)會計報表裝訂順序為:會計報表封面、會計報表編制說明、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封底。

第十二條其他會計核算資料的立卷

會計核算其他會計核算資料應按時整理立卷,要求如下:

(一)分類整理,按順序排列,檢查資料是否齊全;

(二)整理檢查資料順序號,如有顛倒要重新排列,發現缺失要查明原因。

第五章會計檔案的歸檔

第十三條當年的會計檔案在會計年度終了后,由財務資產部門保管一年,期滿后于次年1月10號前移交公司綜合辦公室統一歸檔。移交過程中,需財務資產部門會計檔案管理人員與綜合辦公室檔案管理人員進行移交,由財務資產部門負責人、綜合辦公室主任負責監督移交。移交過程中需填寫《會計檔案移交單》(一式兩份),一份交予財務資產部門會計檔案管理人員保管,、一份交予綜合辦公室檔案管理人員保管。

第十四條會計檔案的保管

會計檔案必須進行科學管理,要做好防潮、防霉、防蟲蛀、防盜、防火、防磁等工作,確保會計檔案的安全。

第十五條機構變動或檔案管理人員調動時,應辦理交接手續,由原檔案管理人員編制會計檔案移交清單,將全部案卷逐一移交,接管人員逐一接收。

第六章會計檔案的借閱使用

第十六條財務資產部門應建立會計檔案清單和借閱登記冊。

第十七條檔案在財務資產部門保管期間,凡需借閱會計檔案人員,須經總會計師批準后,方可辦理借閱手續;借閱人員不得在案卷中標畫,不得拆散原卷冊,不得抽換,不得將會計檔案攜帶外出,如遇特殊情況,須經總會計師批準。

第十八條會計檔案移交辦公室后,凡需借閱會計檔案人員需辦理檔案借閱手續,具體參見檔案管理相關規定。

第七章會計檔案的保管期限

第十九條會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、15年、25年、永久5類,具體見附件一。

第二十條會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。

第二十一條會計檔案的具體名稱如有同本制度附表一所列檔案名稱不相符的,可以比照類似的保管期限辦理。

第八章會計檔案的銷毀

第二十二條保管期滿的會計檔案,除本制度規定不得銷毀的情形外,可以按照以下程序銷毀:

(一)由綜合辦公室會同財務資產部門提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

(二)會計檔案銷毀清冊需經總會計師、經理審批。

(三)銷毀會計檔案時,綜合辦公室和財務資產部門共同派專人監銷。

(四)監銷人在銷毀會計檔案前,應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后,應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章,并將監銷情況報告總會計師、經理。

第二十三條保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷毀,應當單獨抽出立卷,保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案,應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

第九章附則

第二十四條本制度由財務資產部負責解釋。

第二十五條本制度未盡事宜,按國家相關法律法規和工貿公司相關規定執行。

第二十六條本制度自頒發之日起施行

附件一:

工貿有限公司油品調運分公司會計檔案保管期限表

序號檔案名稱保管期限備注

一、會計憑證類

1原始憑證、記賬憑證和匯總憑證15年

二、會計賬簿類

2日記賬15年

其中:現金和銀行存款日記賬25年

3明細賬15年

4總賬15年包括日記總賬

5固定資產卡片固定資產報廢清理后保持5年

6輔助賬簿15年

三、財務報告類包括各級主管部門的匯總會計報表

7主要財務指標快報3年包括文字分析

8月、季度財務報告3年包括文字分析

9年度財務報告永久包括文字分析

四、其他類

10會計移交清冊15年

11會計檔案保管清冊永久

12會計檔案銷毀清冊永久

13銀行余額調節表5年

14銀行對賬單5年

15月度現金盤點表5年

篇3:駕駛員安全行車檔案管理制度

為規范駕駛員行車安全,進一步完善駕駛員行車安全檔案管理,結合實際,特制訂本管理制度。

一、駕駛員檔案的設置

駕駛員檔案設置一人一檔(內含駕駛員檔案本一本、檔案袋一個),檔案管理人員要嚴格按照公司車輛駕駛員檔案管理要求,及時、正確、認真、如實填寫檔案資料,不得虛報、瞞報、錯誤填寫。

二、駕駛員檔案的使用目的

建立車輛駕駛員檔案的目的在于取得駕駛員的招聘、培訓、管理、使用的主動權,正確真實的掌握駕駛員日常動態及操作技能,合理運用科學管理手段,確保生產安全。同時,也是考核基層駕駛員管理工作的依據。

三、駕駛員檔案的使用說明

1、駕駛員檔案是由系統的記錄駕駛員自報名、應聘、培訓及投入使用起,至駕駛員離開本公司(不含內部調動)為止的整個過程。

2、結合本公司的實際情況,有針對性地填寫駕駛員檔案資料,公司安全員必須要認真、如實地做好駕駛員資料的填寫工作;公司在做好駕駛員基礎檔案資料建設的同時,也要掌握駕駛員日常安全生產的第一手資料,對不符合公司要求的駕駛員,要及時予以辭退。

3、駕駛員求職審批表是記錄駕駛員的相關資料(如駕駛員的基本特征、家庭背景、工作簡歷等),為公司招聘、培訓、使用、管理上提供科學、準確地依據。

4、駕駛員招聘、培訓考試表是記錄駕駛員從招聘、培訓至上崗的全過程,通過基礎操作的考核,準確地反映駕駛員的基本技能、特點、駕駛作風等情況。

5、安全行車責任書是在駕駛員上崗前簽訂的,目的是是廣大駕駛員明確自己的崗位職責。

6、安全行車記錄表主要記錄駕駛員在日常工作中的安全行駛里程、累計里程等,目的在于考核駕駛員的工作積極性、安全駕駛情況等。

7、表揚、獎勵情況記錄表及違章、投訴記錄表是記錄駕駛員在日常工作中工作表現的差異而獲得的表揚、獎勵或批評、處罰等情況,目的在于準確地掌握駕駛員的工作作風、駕駛技能,為安全生產管理提供準確地依據。

8、交通事故記錄表是記錄駕駛員在職期間發生交通事故的資料,目的在于考核駕駛員的駕駛技術水平及駕駛作風,杜絕事故苗頭,確保安全行車。

9、駕駛證、從業資格證在年審結束后要及時復印存檔,保證駕駛員證件的合法性、有效性。

10、駕駛員檔案資料的保存期為駕駛員在職期間的整個過程,即以駕駛員招聘、培訓、錄用至離開本公司為止。

二公司

12-12-28