購物中心公司代購材料管理規定
購物中心物業公司代購材料管理規定
1、目的:為了加強代購材料的采購、倉儲、領用等管理,特制定本規定。
2、適用范圍:適用于各中心維修材料的采購。
3、名詞解釋:本規定中"代購材料"是指為商場進行日常維修、保潔等所耗用的直接材料,該材料由物業公司代為采購、倉儲、領用等,由商場審核付款、監督使用,包括五金、電器、水暖、保潔材料等,不包括物業公司提供服務所使用的工具、勞保用品等。
4、具體要求:
4.1、采購管理
4.1.1、物業公司應會同商場對供應商進行評審,每類材料應確定2-3家合格供方,合格供方應能提供增值稅發票(如提供普通發票的價格低于增值稅發票的不含稅單價,則可考慮接受普通發票)。物業公司采購員應關注市場行情和變化,如發現更好的合格供方應及時提出調整合格供方建議,經與商場共同評審合格后再進行調整。
4.1.2、每月22日前,物業公司根據日常維修消耗經驗用量制定下月代購材料采購計劃,報至物業公司采購員處(電子版),計劃中應詳細注明編制依據。物業公司采購員應立即對所有合格供方進行詢價、比價,并于每月26日編制完成材料月采購計劃審批單(應分材料類別編制)報至商場總務部,經商場內部審批流程審批后,復印一份交物業公司采購員安排采購。
4.1.3、對用量較大的日常消耗性材料,原則上按2-10天用量安排采購,即庫存量低于2天用量時采購補庫,最大庫存量以10天用量為限。對用量較小的日常材料,可一次性按月計劃購入。對偶發性的非日常材料,商場管理處應提前兩天通知采購員安排采購。
4.1.4、對于超計劃或計劃外的材料,商場管理處應編報材料臨時采購審批單,經采購員詢價、比價后,報至商場總務部,經商場內部審批流程審批后安排采購。對于突發緊急維修,則可根據靈活性原則,先采購維修,再補辦相關審批手續。
4.1.5、對于部分容易損壞,但又無法確定何時會損壞的五金等部件(如:掛鎖),可確定最低庫存數,以滿足維修的及時性。發生領用時,商場管理處再以臨時采購審批單的形式經審批后補充最低庫存。
4.1.6、采購員采購時應嚴格進行比價,在同樣的質量要求下,選擇性能價格比最佳的單位簽訂供貨協議,嚴禁不調查、不比價、盲目采購。比價時不同質量的材料無可比性。
4.1.7、大宗材料的采購,物業公司應組織以招標形式進行采購,同時應通知購物中心指派相關人員參與。
4.2、倉儲管理
4.2.1、入庫驗收
材料入庫時,由采購員和商場管理處相關主管對材料的質量進行驗收,必要時,可請工程部相關主管協同驗收;倉庫保管員對材料的數量進行驗收。驗收合格后采購員應填寫入庫單。入庫單上應標明供貨單位名稱、材料編號、品名、規格型號、計量單位、數量、不含稅單價、不含稅金額等要素,入庫單上必須有采購員、保管員、及驗收人簽字。《入庫單》一式三聯,一聯倉庫用于記帳,一聯總務用于對帳,一聯隨發票用于付款。未經點驗的材料,倉庫管理員不得辦理入庫手續。驗收不合格的材料,采購員應立即辦理退貨或換貨。
4.2.2、單獨保管
代購材料收驗入庫后,應存放在代購材料專用貨架上,不得與自購材料混放。代購材料在倉儲管理的要求上應與自購材料同樣嚴格,要分類存放,堆放整齊。倉庫內嚴禁煙火,要配備必要的消防器材;有特殊保管要求的材料應按要求單獨存放,防止腐爛變質。倉庫材料的安全完整由倉庫保管員實行責任管理。
4.2.3、建卡建賬
代購材料應單獨建卡建帳,帳簿采用數量金額式,收發應序時登記,定期盤點。
4.3、領用管理
4.3.1、材料領用時,由領用人填寫領料單,經管理處經理審核簽字后,據以到倉庫領料。領料單上應標明領用單位、用途、材料編號、品名、規格型號、計量單位、請領數量等要素,領料單一式三聯,一聯倉庫用于記帳、一聯總務用于對帳、一聯管理處留存。倉庫保管員必須憑單發貨,禁止用白條領用。倉庫保管員發貨后,應在領料單上填寫實發數量、不含稅單價和不含稅金額并簽名。一次領用數量按以下原則掌握:
4.3.1.1、領用日常消耗性材料,可以在每天上午九點以前按當天的
4.3.1.2、估計用量一次性領用,周五可按三天的估計用量領用。當天未用完的材料應于第二天上午領料前辦理假退庫手續。對存放在管理處臨時倉庫的材料,管理處應按照庫存材料管理的要求加強該材料的實物管理。
4.3.1.3、領用偶發性的非日常材料,應隨用隨領。
4.3.1.4、對于節假日時急用的維修材料,按應急程序由保安主管辦理臨時發料手續。
4.4、財務結算
4.4.1、對代購材料原則上應采取按月一次性結算,結算時由采購員將發票、入庫單、材料月采購計劃審批單交商場總務部辦理請款,商場付款審批手續完畢后,由商場總務部將支票交給物業公司采購員,采購員再轉交供貨單位辦理清帳手續。支票交接時應辦理交接手續。
4.4.2、需帶款提貨的,由采購員將材料月采購計劃審批單(注明現款現貨)交商場總務部辦理請款,商場付款審批手續完畢后,由商場總務部將支票交給物業公司采購員辦理采購提貨并索取發票,貨到驗收入庫后,再將發票和入庫單交商場總務部。支票和發票交接時應辦理交接手續。
4.4.3、當月按計劃采購的材料應當月辦理財務結算。
4.5、月末處理
4.5.1、盤點并編制收發存報表
每月25日,倉庫保管員應對庫存材料進行盤點,將入庫單、領料單分類整理,編制《材料收、發、存月報》一式兩份,一份于每月26日隨材料月采購計劃審批單一起報購物中心總務部(附入庫單和領料單的總務記帳聯)、一份倉庫留存。《材料收、發、存月報》應包含材料編碼、品名、規格型號、計量單位、期初數量、期初金額、本期入庫數量、本期入庫金額、本期領用數量、本期領用金額、期末結存數量、期末結存金額。《材料收、發、存月報》應與材料帳核對一致,做到帳、表、物相符。
4.5.2、維修單匯總
商場管理處應將每份維修單所耗用材料的數量、單價、金額在維修單上詳細列出,并每月進行匯總,于每月26日隨《材料收、發、存月報》一起報購物中心總務部審核。
4.5.3、材料采購匯總分析表
每月25日,采購員應編制《材料采購匯總分析表》一式兩份,一份于每月26日隨材料月采購計劃審批單一起報購物中心總務部,一份倉庫留存。《材料采購匯總分析表》應包含材料編碼、品名、規格型號、計量單位、計劃采購數、計劃單價、計劃金額、實際采購數、實際單價、實際金額、差異原因等,單價差異由采購員負責解析原因,數量差異由商場管理處負責解析原因。當
月計劃中未采購的材料,其相關審批簽字不再具有效力,如又需購買,則應另報采購計劃辦理審批并作相關說明。
篇2:購物中心公司代購材料管理規定
購物中心物業公司代購材料管理規定
1、目的:為了加強代購材料的采購、倉儲、領用等管理,特制定本規定。
2、適用范圍:適用于各中心維修材料的采購。
3、名詞解釋:本規定中"代購材料"是指為商場進行日常維修、保潔等所耗用的直接材料,該材料由物業公司代為采購、倉儲、領用等,由商場審核付款、監督使用,包括五金、電器、水暖、保潔材料等,不包括物業公司提供服務所使用的工具、勞保用品等。
4、具體要求:
4.1、采購管理
4.1.1、物業公司應會同商場對供應商進行評審,每類材料應確定2-3家合格供方,合格供方應能提供增值稅發票(如提供普通發票的價格低于增值稅發票的不含稅單價,則可考慮接受普通發票)。物業公司采購員應關注市場行情和變化,如發現更好的合格供方應及時提出調整合格供方建議,經與商場共同評審合格后再進行調整。
4.1.2、每月22日前,物業公司根據日常維修消耗經驗用量制定下月代購材料采購計劃,報至物業公司采購員處(電子版),計劃中應詳細注明編制依據。物業公司采購員應立即對所有合格供方進行詢價、比價,并于每月26日編制完成材料月采購計劃審批單(應分材料類別編制)報至商場總務部,經商場內部審批流程審批后,復印一份交物業公司采購員安排采購。
4.1.3、對用量較大的日常消耗性材料,原則上按2-10天用量安排采購,即庫存量低于2天用量時采購補庫,最大庫存量以10天用量為限。對用量較小的日常材料,可一次性按月計劃購入。對偶發性的非日常材料,商場管理處應提前兩天通知采購員安排采購。
4.1.4、對于超計劃或計劃外的材料,商場管理處應編報材料臨時采購審批單,經采購員詢價、比價后,報至商場總務部,經商場內部審批流程審批后安排采購。對于突發緊急維修,則可根據靈活性原則,先采購維修,再補辦相關審批手續。
4.1.5、對于部分容易損壞,但又無法確定何時會損壞的五金等部件(如:掛鎖),可確定最低庫存數,以滿足維修的及時性。發生領用時,商場管理處再以臨時采購審批單的形式經審批后補充最低庫存。
4.1.6、采購員采購時應嚴格進行比價,在同樣的質量要求下,選擇性能價格比最佳的單位簽訂供貨協議,嚴禁不調查、不比價、盲目采購。比價時不同質量的材料無可比性。
4.1.7、大宗材料的采購,物業公司應組織以招標形式進行采購,同時應通知購物中心指派相關人員參與。
4.2、倉儲管理
4.2.1、入庫驗收
材料入庫時,由采購員和商場管理處相關主管對材料的質量進行驗收,必要時,可請工程部相關主管協同驗收;倉庫保管員對材料的數量進行驗收。驗收合格后采購員應填寫入庫單。入庫單上應標明供貨單位名稱、材料編號、品名、規格型號、計量單位、數量、不含稅單價、不含稅金額等要素,入庫單上必須有采購員、保管員、及驗收人簽字。《入庫單》一式三聯,一聯倉庫用于記帳,一聯總務用于對帳,一聯隨發票用于付款。未經點驗的材料,倉庫管理員不得辦理入庫手續。驗收不合格的材料,采購員應立即辦理退貨或換貨。
4.2.2、單獨保管
代購材料收驗入庫后,應存放在代購材料專用貨架上,不得與自購材料混放。代購材料在倉儲管理的要求上應與自購材料同樣嚴格,要分類存放,堆放整齊。倉庫內嚴禁煙火,要配備必要的消防器材;有特殊保管要求的材料應按要求單獨存放,防止腐爛變質。倉庫材料的安全完整由倉庫保管員實行責任管理。
4.2.3、建卡建賬
代購材料應單獨建卡建帳,帳簿采用數量金額式,收發應序時登記,定期盤點。
4.3、領用管理
4.3.1、材料領用時,由領用人填寫領料單,經管理處經理審核簽字后,據以到倉庫領料。領料單上應標明領用單位、用途、材料編號、品名、規格型號、計量單位、請領數量等要素,領料單一式三聯,一聯倉庫用于記帳、一聯總務用于對帳、一聯管理處留存。倉庫保管員必須憑單發貨,禁止用白條領用。倉庫保管員發貨后,應在領料單上填寫實發數量、不含稅單價和不含稅金額并簽名。一次領用數量按以下原則掌握:
4.3.1.1、領用日常消耗性材料,可以在每天上午九點以前按當天的
4.3.1.2、估計用量一次性領用,周五可按三天的估計用量領用。當天未用完的材料應于第二天上午領料前辦理假退庫手續。對存放在管理處臨時倉庫的材料,管理處應按照庫存材料管理的要求加強該材料的實物管理。
4.3.1.3、領用偶發性的非日常材料,應隨用隨領。
4.3.1.4、對于節假日時急用的維修材料,按應急程序由保安主管辦理臨時發料手續。
4.4、財務結算
4.4.1、對代購材料原則上應采取按月一次性結算,結算時由采購員將發票、入庫單、材料月采購計劃審批單交商場總務部辦理請款,商場付款審批手續完畢后,由商場總務部將支票交給物業公司采購員,采購員再轉交供貨單位辦理清帳手續。支票交接時應辦理交接手續。
4.4.2、需帶款提貨的,由采購員將材料月采購計劃審批單(注明現款現貨)交商場總務部辦理請款,商場付款審批手續完畢后,由商場總務部將支票交給物業公司采購員辦理采購提貨并索取發票,貨到驗收入庫后,再將發票和入庫單交商場總務部。支票和發票交接時應辦理交接手續。
4.4.3、當月按計劃采購的材料應當月辦理財務結算。
4.5、月末處理
4.5.1、盤點并編制收發存報表
每月25日,倉庫保管員應對庫存材料進行盤點,將入庫單、領料單分類整理,編制《材料收、發、存月報》一式兩份,一份于每月26日隨材料月采購計劃審批單一起報購物中心總務部(附入庫單和領料單的總務記帳聯)、一份倉庫留存。《材料收、發、存月報》應包含材料編碼、品名、規格型號、計量單位、期初數量、期初金額、本期入庫數量、本期入庫金額、本期領用數量、本期領用金額、期末結存數量、期末結存金額。《材料收、發、存月報》應與材料帳核對一致,做到帳、表、物相符。
4.5.2、維修單匯總
商場管理處應將每份維修單所耗用材料的數量、單價、金額在維修單上詳細列出,并每月進行匯總,于每月26日隨《材料收、發、存月報》一起報購物中心總務部審核。
4.5.3、材料采購匯總分析表
每月25日,采購員應編制《材料采購匯總分析表》一式兩份,一份于每月26日隨材料月采購計劃審批單一起報購物中心總務部,一份倉庫留存。《材料采購匯總分析表》應包含材料編碼、品名、規格型號、計量單位、計劃采購數、計劃單價、計劃金額、實際采購數、實際單價、實際金額、差異原因等,單價差異由采購員負責解析原因,數量差異由商場管理處負責解析原因。當
月計劃中未采購的材料,其相關審批簽字不再具有效力,如又需購買,則應另報采購計劃辦理審批并作相關說明。
篇3:裝飾材料購銷合同
裝飾材料購銷合同
甲方：
乙方：
甲乙雙方本著平等互助，誠實首信的原則，根據中華人民共和國合同法，經營法，經雙方協商，簽訂以下合同，以資共同遵守。
一. 合同內容
1.貨物的品名，規格型號，數量及單價
二.質量要求(乙方需提供的產品符合下列質量要求)
1. 乙方必須提供全新的貨物，表面無劃痕，無碰撞痕跡。
2. 貨物必須符合或優于國家規定的“裝飾裝修材料有害物質限量”的環境保護標準以及國家和行業規定的其他質量要求，技術指標與出廠標準，做到外觀整潔，標識清楚。
三.交貨時間與地點
1. 乙方負責將貨物運送至約定地點，承擔相應運輸、保管、裝卸的費用。并在貨物交付給甲方前承擔風險責任，甲方在交貨地點對數量、外觀檢查后驗收，對產品質量不符合或規格不符的，有違合同原則的產品甲方有權拒收，并由乙方承擔因此而產生的經濟費用和一切損失。
2. 交貨時間：
交貨地點：
四.付款方式
1. 甲方 在具收據。
2. 甲方在物送至甲方指定地點后余款在年日支付結算。
五.雙方違約責任
甲方責任：
1. 甲方如中途變更產品品種、規格、型號、質量或包裝，應提前通知乙方，經乙方同意后，可以簽訂書面合同副本。
2. 甲方如中途退貨應事先爭得乙方的同意，乙方同意退貨的，應由甲方支付乙方由此造成的相應損失或賠償相應貨物總值 %的違約金，乙方不同意退貨的甲方仍需按合同規定收貨，產品質量不符合國家標準行業規定及合同約定的情形除外。
3. 甲方如未按合同約定的日期向乙方付款的每延期一天，應按延期付款總額的萬分之計算支付給乙方，或按銀行同期利率支付，作為延期付款違約金。
乙方責任
1. 產品品種、規格、質量不符合本合同約定時，乙方應在24小時內負責包修、包退、包換并承擔因此給甲方造成的全部損失。如果乙方逾期不予包修、包換、包退或該產品在包修、包退、包換一次后仍然出現質量問題，則甲方有權解除合同，同時由乙方向甲方支付總貨款的10%(比例)的違約金。
2. 乙方應在合同約定的交貨時間及地點交貨，如果乙方逾期交貨，應爭得甲方同意，然則每逾期一日，乙方應按總貨款的10%(比例)計算，向甲方賠償逾期違約金，如因乙方原因貨物逾期天數過多給甲方造成不可估量損失的乙方應賠償因此產生的一切損失及相關費用。
3. 乙方未按本合同規定的產品數量交貨時，少交部分，甲方如需要，應照數補齊，甲方如不需要，可以退貨，由退貨所造成的損失，由乙方自行承擔，如甲方需要而乙方不能交貨，則乙方應該給甲方不能交貨部分貨款總值的20%的違約金，甲方另行采購。
六.合同爭議解決方式
本合同一式兩份，在執行本合同中如發生爭議或糾紛，甲乙雙方應協商解決，也可以由合同鑒定地的工商行政管理部門調解協商，調解不成的可由當地人民法院或當地仲裁機構仲裁解決。
七.合同生效
本合同一式二份，甲乙雙方各持一份，雙方簽字蓋章之日起生效，本合同在執行期間，如有未盡事宜，可由甲乙雙方協議解決，并簽訂補充協議，且有同等效力。
甲方：
乙方：
地址：
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電話：
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授權代表簽字蓋章：
授權代表簽字蓋章：
年月日
年月日