物業公司檔案管理方案

1、管理內容:

(1)工程檔案;

(2)租戶檔案;

(3)工作檔案;

(4)財務檔案;

(5)文件檔案。

2、管理措施:

(1)制定檔案管理制度,并嚴格執行;

(2)按照檔案管理要求,分門別類,編目造冊,方便查閱,利于管理;

(3)專人管理,責任到人,存放有序,管理規范;

(4)配置專門的檔案管理用房和必要的設施設備,以滿足檔案管理要求;

(5)根據檔案資料的形式、性質,采用不同的管理手段,科學管理,確保檔案資料完整、安全;

(6)實現電腦化管理,提高管理水平。

篇2:物業資料業主檔案管理方案

物業資料與業主檔案管理方案

為了確保物業服務部及本單位物業管理所使用的常規服務文件的有效性,規范業主檔案的保管與跟蹤工作,特制訂本管理方案。

一、資料或檔案的收集與保存

首先,在物業接管移交時,要力爭全面、準確地收集到本單位與開發商及設計單位、施工單位在合作方面的工程建設及工程技術等原始資料。其次,業主入住、進行房間調配階段,業主資料以及在日常管理中的房屋維修檔案、設備運行檔案、投訴回訪記錄等相關資料,都需要工作人員將其全面收集起來并妥善保管。

二、資料或檔案的整理與分類

所有原始資料應當統一由檔案管理員集中整理。剔除作廢的和無效的記錄后,按類別進行裝訂并整理成冊,做到整齊清晰、分類合理、便于查找。按照檔案資料的不同,管理內容可以分類為以下幾類。

1.工程技術資料:包括住宅區規劃圖紙、項目批文、用地批文、建筑許可證、投資許可證、開工許可證、拆遷安置資料、紅線圖、竣工總平面圖、地質勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告等。

2.業主及各辦公部門檔案:包括業主及各辦公機構詳細資料登記表,進出小區人員登記表,業主、各辦公機構房間的維修檔案等。其中,業主檔案內容具體包括有經業主簽署后的業主公約、經業主簽署后的消防安全責任書、業主家庭情況登記表、鑰匙領用登記表、業主證領用登記表、業主入住驗房表以及業主的有關證件復印件等。

3.裝修檔案:包括二次裝修申請審批表、相關圖紙及裝修施工隊資料、裝修責任書、施工企業資質證明、裝修人員登記表、室內設計平面圖、裝修竣工圖等。

4.維修資料:包括維修申請記錄、回訪記錄、維修派工單以及設備、設施巡檢記錄等。

5.業主反饋信息:包括服務質量回訪記錄、業主意見和調查統計記錄、業主投訴及處理記錄、業主來訪紀錄等。

6.本部門員工管理資料:包括員工個人資料、聘用記錄、員工業績考核及獎罰記錄、員工培訓計劃、培訓檔案、考核記錄、員工晉升記錄、員工薪金變動記錄及內務管理記錄等。

7.行政文件資料:包括相關值班及檢查記錄、有關財務記錄、主管部門文件、公司文件、內部管理規章制度、通知、通報文件等。

三、資料或檔案的歸檔

對于所有分類整理好的信息資料,工作人員必須進行歸檔保存。

1.檔案管理實行原始資料和計算機檔案雙軌制,使儲存方式多元化,盡可能確保資料轉化為計算機磁盤儲存,便于查找。同時,還要運用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、表格、圖片等多種形式保存,使抽象的檔案資料具體化、形象化。

2.對本單位利益影響較大的檔案應加密保存,使此類檔案在計算機中按級別檢索,對保存在檔案室的原始資料應嚴格控制借閱。

3.檔案應編制統一的檔案分類順序進行組卷、逐一編號、登記造冊、編制目錄、分柜保存。

4.根據檔案盒規格準備相應的檔案標貼紙,在檔案標貼紙上打印出標準黑體一號字體的檔案類別名稱,制作好的檔案標志貼應當貼在檔案盒左側上方,并將檔案盒整齊排列在檔案柜中。

5.各業主的檔案資料應按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒內。按檔案盒內各檔案的排列順序將檔案有關內容登記在業主檔案目錄內,詳細、清晰地注明序號、檔案編號、業主姓名、入住時間、檔案頁數、備注等內容。

6.檔案室應配備相應的文件柜、文件盒以及消防器材等,并隨時保持干燥、通風、清潔,確保儲存地點符合防火、防蟲防鼠、防潮等要求并定期巡查。檔案室鑰匙交由檔案管理員專門保管,檔案室應避免無關人員任意進出,以保證檔案的安全和完善。

7.所有檔案盒資料都應妥善保存,注意保持整潔,不得擅自涂改、外借,未經授權,任何人不得私自復印或打印保密資料或文件。

四、資料或檔案的運用

工作或服務的過程中應當充分發揮檔案資料的作用,內部員工可通過管理中心內部局域網,查閱文件檔案授權范圍。由于業主檔案屬絕密檔案,借閱原始資料的使用者,應該按檔案的不同密級經相關負責人批準方可借閱,特殊情況如需查閱須報管理處。

五、業主檔案的跟蹤

當業主聯絡方式發生變化或業主發生更替時,服務中心應將變化情況記錄在業主檔案中。本部門應當由專職主管負責每季度進行一次家庭情況的普查,對拖欠管理費、水電費和其他服務費一個月以上的業主,管理員應至少每隔兩周跟蹤一次。

六、過期資料或檔案的銷毀

對于作廢或失效文件,相關人員應在失效文件上標注作廢標記,防止繼續使用。根據文檔的保存期限和性質,管理人員應該定期對過期和作廢的文檔進行剔除和銷毀,防止檔案的堆積和混淆。對于已過保存期的檔案經主管領導批準后可進行銷毀,但銷毀的同時必須建立已銷毀文檔的清單,便于備查。

篇3:物業公司合同檔案管理方案

　　一、背景介紹

　　合同是物業公司與業主、供應商等相關方之間確立權利義務的重要法律文件，對于物業公司的經營和管理具有重要意義。然而，由于物業公司業務繁雜，承接的合同眾多，合同檔案繁雜、易丟失等問題嚴重影響了公司的運營效率和管理水平。因此，建立一套可行的物業公司合同檔案管理方案是十分必要的。

　　二、管理目標

　　合理、高效地管理物業公司的合同檔案，確保其真實、完整、安全。

　　三、管理原則

　　1. 法律合規原則：嚴格按照法律法規要求進行合同檔案管理，確保合同合法、合規。

　　2. 政策導向原則：根據國家政策和相關文件的要求制定合同檔案管理制度，及時進行更新。

　　3. 統一管理原則：盡量減少行政部門、項目部門之間的合同檔案管理分散現象，實現檔案管理的一體化。

　　4. 系統建設原則：建立合同檔案管理系統，通過電子化、數字化手段優化合同管理流程，提高管理效率。

　　5. 安全保密原則：對涉及公司業務機密的合同檔案進行加密存儲，確保檔案安全。

　　四、管理內容

　　1. 合同登記

　　(1)制定詳細的合同登記表，包括合同編號、合同名稱、合同類型、甲方、乙方、簽訂日期、履行期限、合同金額等要素，確保合同登記信息詳實、準確。

　　(2)合同登記表應分為紙質版和電子版，便于實施合同檔案的電子化管理。

　　(3)明確合同登記責任人，負責各合同的登記、更新和管理工作。

　　2. 合同存檔

　　(1)建立合同存檔制度，將紙質合同檔案進行分類整理、編目，并制定合適的存儲要求，包括溫濕度、防火環境等。

　　(2)合同存檔應按照合同編號順序排列，每個合同都應有明確的存檔位置。

　　(3)合同存檔應具備進出庫登記制度，對借閱合同進行登記備案，加強對合同檔案的監管。

　　3. 合同電子化管理

　　(1)建立合同電子化管理系統，將合同紙質檔案進行掃描、數字化處理，并通過系統進行管理。

　　(2)電子化管理系統應具備合同檢索、更新、備份、歸檔等功能，方便合同的查找和管理。

　　(3)電子化檔案應采取合適的加密措施，確保合同信息的安全性和保密性。

　　4. 合同過期提醒

　　(1)建立合同過期提醒機制，提前設置提醒時間，及時通知相關部門進行續簽或處理。

　　(2)合同過期提醒可以通過系統自動發送提醒郵件或短信等方式進行，提高合同管理的及時性。

　　5. 合同審批流程

　　(1)制定合同審批流程，規定合同的審批權限和流程，包括合同起草、內部審核、主管審批等環節。

　　(2)通過電子化審批系統對合同流程進行管理，提高審批效率，減少人為錯誤和漏審情況的發生。

　　6. 合同風險評估

　　(1)建立合同風險評估制度，對涉及較大金額或風險較高的合同進行風險評估和備案。

　　(2)風險評估應從法律、經濟、技術等多個角度進行綜合考慮，確定合同的風險等級，并采取相應措施進行管理。

　　7. 合同變更管理

　　(1)建立合同變更管理制度，規范合同變更的流程和程序，包括變更申請、評估、審批和執行等環節。

　　(2)合同變更應明確變更的原因、內容、時限等要素，并經相關部門和主管領導的批準后方可進行變更。

　　(3)合同變更信息應及時更新到合同登記表和電子化管理系統中。

　　五、監督與評估

　　1. 建立相應的監督機制，定期對合同檔案管理方案進行監督檢查，確保各項制度的執行和運行效果。

　　2. 定期進行合同檔案管理的績效評估，總結經驗，優化管理流程，提高管理水平。

　　六、總結與展望

　　通過建立合理、高效的物業公司合同檔案管理方案，可以提高合同管理的效率和安全性，有效降低公司合同管理風險，提升公司的管理水平和競爭力。相信在方案的實施過程中，將會取得顯著的成效。