物業資料與業主檔案管理方案

為了確保物業服務部及本單位物業管理所使用的常規服務文件的有效性,規范業主檔案的保管與跟蹤工作,特制訂本管理方案。

一、資料或檔案的收集與保存

首先,在物業接管移交時,要力爭全面、準確地收集到本單位與開發商及設計單位、施工單位在合作方面的工程建設及工程技術等原始資料。其次,業主入住、進行房間調配階段,業主資料以及在日常管理中的房屋維修檔案、設備運行檔案、投訴回訪記錄等相關資料,都需要工作人員將其全面收集起來并妥善保管。

二、資料或檔案的整理與分類

所有原始資料應當統一由檔案管理員集中整理。剔除作廢的和無效的記錄后,按類別進行裝訂并整理成冊,做到整齊清晰、分類合理、便于查找。按照檔案資料的不同,管理內容可以分類為以下幾類。

1.工程技術資料:包括住宅區規劃圖紙、項目批文、用地批文、建筑許可證、投資許可證、開工許可證、拆遷安置資料、紅線圖、竣工總平面圖、地質勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告等。

2.業主及各辦公部門檔案:包括業主及各辦公機構詳細資料登記表,進出小區人員登記表,業主、各辦公機構房間的維修檔案等。其中,業主檔案內容具體包括有經業主簽署后的業主公約、經業主簽署后的消防安全責任書、業主家庭情況登記表、鑰匙領用登記表、業主證領用登記表、業主入住驗房表以及業主的有關證件復印件等。

3.裝修檔案:包括二次裝修申請審批表、相關圖紙及裝修施工隊資料、裝修責任書、施工企業資質證明、裝修人員登記表、室內設計平面圖、裝修竣工圖等。

4.維修資料:包括維修申請記錄、回訪記錄、維修派工單以及設備、設施巡檢記錄等。

5.業主反饋信息:包括服務質量回訪記錄、業主意見和調查統計記錄、業主投訴及處理記錄、業主來訪紀錄等。

6.本部門員工管理資料:包括員工個人資料、聘用記錄、員工業績考核及獎罰記錄、員工培訓計劃、培訓檔案、考核記錄、員工晉升記錄、員工薪金變動記錄及內務管理記錄等。

7.行政文件資料:包括相關值班及檢查記錄、有關財務記錄、主管部門文件、公司文件、內部管理規章制度、通知、通報文件等。

三、資料或檔案的歸檔

對于所有分類整理好的信息資料,工作人員必須進行歸檔保存。

1.檔案管理實行原始資料和計算機檔案雙軌制,使儲存方式多元化,盡可能確保資料轉化為計算機磁盤儲存,便于查找。同時,還要運用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、表格、圖片等多種形式保存,使抽象的檔案資料具體化、形象化。

2.對本單位利益影響較大的檔案應加密保存,使此類檔案在計算機中按級別檢索,對保存在檔案室的原始資料應嚴格控制借閱。

3.檔案應編制統一的檔案分類順序進行組卷、逐一編號、登記造冊、編制目錄、分柜保存。

4.根據檔案盒規格準備相應的檔案標貼紙,在檔案標貼紙上打印出標準黑體一號字體的檔案類別名稱,制作好的檔案標志貼應當貼在檔案盒左側上方,并將檔案盒整齊排列在檔案柜中。

5.各業主的檔案資料應按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒內。按檔案盒內各檔案的排列順序將檔案有關內容登記在業主檔案目錄內,詳細、清晰地注明序號、檔案編號、業主姓名、入住時間、檔案頁數、備注等內容。

6.檔案室應配備相應的文件柜、文件盒以及消防器材等,并隨時保持干燥、通風、清潔,確保儲存地點符合防火、防蟲防鼠、防潮等要求并定期巡查。檔案室鑰匙交由檔案管理員專門保管,檔案室應避免無關人員任意進出,以保證檔案的安全和完善。

7.所有檔案盒資料都應妥善保存,注意保持整潔,不得擅自涂改、外借,未經授權,任何人不得私自復印或打印保密資料或文件。

四、資料或檔案的運用

工作或服務的過程中應當充分發揮檔案資料的作用,內部員工可通過管理中心內部局域網,查閱文件檔案授權范圍。由于業主檔案屬絕密檔案,借閱原始資料的使用者,應該按檔案的不同密級經相關負責人批準方可借閱,特殊情況如需查閱須報管理處。

五、業主檔案的跟蹤

當業主聯絡方式發生變化或業主發生更替時,服務中心應將變化情況記錄在業主檔案中。本部門應當由專職主管負責每季度進行一次家庭情況的普查,對拖欠管理費、水電費和其他服務費一個月以上的業主,管理員應至少每隔兩周跟蹤一次。

六、過期資料或檔案的銷毀

對于作廢或失效文件,相關人員應在失效文件上標注作廢標記,防止繼續使用。根據文檔的保存期限和性質,管理人員應該定期對過期和作廢的文檔進行剔除和銷毀,防止檔案的堆積和混淆。對于已過保存期的檔案經主管領導批準后可進行銷毀,但銷毀的同時必須建立已銷毀文檔的清單,便于備查。

篇2:Z建設集團公司審計檔案管理辦法

Z建設集團公司審計檔案管理辦法

第一章總則

第一條為了加強集團公司審計檔案管理工作,規范審計檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、統計及銷毀等,以利于嚴守集團機密。根據《中華人民共和國檔案法》、《審計署關于內部審計工作的規定》、《中國內部審計準則》及《甘肅第五建設集團公司內部審計工作規定》,結合工作實際,制定本辦法。

第二條審計檔案是內部審計機構在進行審計活動中直接形成的、具有保存價值的、各種形式的歷史記錄。

第二章收集整理

第三條審計檔案應當按照層次進行分類收集。審計檔案層次分類主要有:

(一)審計計劃和結果管理類資料;

(二)審計工作底稿、基礎歸納、匯總論述類資料;

(三)審計原始摘錄、內外部證明類資料;

(四)被審計單位提供原始類及復制類資料。

第四條審計工作底稿資料應記錄審計程序實施過程、審計事項核實、復核意見、審計初步評價意見等,審計底稿還應注明審計項目相關信息、審計外勤內勤時間等基本審計信息。

第五條審計檔案整理應當及時、規范有序,建立索引編碼;明確專人負責審計檔案的管理。

第三章復查審核

第六條審計工作底稿等資料都應經過審核,應保持謹慎性。

第七條審計工作底稿等資料審查應由內審機構負責人全面負責,也可授權有關人員審查。

第八條審計檔案應有記錄及復核人員簽署。

第九條審計檔案應保持完整性,層次分明。

第十條健全審計工作檔案復核制度,提高審計工作質量。

第四章立卷歸檔

第十一條審計工作結束后,應當立卷歸檔,建立審計項目檔案,由審計人員按審計項目進行整理組卷,封面項目填寫齊全,書寫工整、裝訂牢固、四邊整齊。

第十二條審計檔案資料包括,但不限于:

(一)審計報告、審計結果溝通書及管理聲明書;

(二)審計決定書、審計處理處罰書及審計建議書;

(三)被審計單位整改報告及附件資料;

(四)審計組相關說明及被審計單位執行審計決定情況;

(五)審計實施方案及審計通知;

(六)審計調查、復查或后續審計資料;

(七)內外部審計證據和工作底稿分項資料;

(八)被審計單位提供的原始或復制資料;

(九)審計過程形成筆錄、信函、紀要及舉報等相關資料。

第十三條審計檔案應當進行登記造冊,檔案管理人員發生變動時,應按照審計工作規定辦理移交手續。

第五章保管使用

第十四條審計檔案的保管期限分為永久、定期兩類,凡涉及集團重大投資、重要審計發現和由董事會下達的重大審計項目形成的審計檔案應作永久保存。

第十五條審計檔案由內審機構負責保存管理,審計人員應恪守保密原則。

審計檔案一般不對外調閱,任何調用行為,都要經過內審機構負責人批準,報經集團公司董事會同意。

第十六條在工作需要時,依照調用程序并得到集團公司董事會批準及征求法律顧問意見后,提供給外部審計或司法部門。

第十七條審計檔案管理應嚴格依法依規進行。

第六章附則

第十八條本辦法可根據具體情況適時修訂完善。

第十九條本辦法自2011年11月1日起施行。本辦法是對2007年10月1日制定印發的審計檔案管理辦法,經過研究修訂形成,原辦法同時廢止。

第二十條本辦法由集團公司審計機構負責解釋。

篇3:工程施工技術檔案管理制度（十五）

工程施工技術檔案管理制度(十五)

1、認真貫徹執行**市城建檔案歸檔制度,建立工程施工技術檔案。

2、配備專職工程檔案資料員,負責工程施工檔案資料的編制、填寫、收集、整理、裝訂與保管和竣工資料的復印裝訂與移交工作。

3、工程施工檔案資料,隨工程進度同步收集與整理,并做到及時齊全與完善,按類別裝訂存放保管。

4、原始資料的記錄做到準確齊全,任何人不得隨意涂改工程檔案資料和弄虛作假。

5、所有投入使用的材料或半成品、成品的構件均必須有檢驗合格證明,并存入工程檔案備查。

6、所有資料的交接、借出均辦理手續和進行登記簽證。

7、竣工圖嚴格按檔案館有關規定繪制。

8、工程檔案資料在保管過程中將做好防潮和防腐工作,以免紙張變色和發霉。

9、在工程施工過程中,對重點部位、難點工藝,要用攝像機和照相機拍攝施工過程,留下攝影資料。

10、所有技術資料采用符合規定的統一格式填寫,會簽蓋章及時齊全。