管理處工作交辦單及工作聯(lián)系單使用流程

為保障整個管理處工作的正常運行,管理處內(nèi)部各部門的聯(lián)系與溝通極為重要。只有在各部門尋系保證暢通的前提下,各項工才能順利進行,具體流程如下:

一.工交辦單(詳見附表1):

1.包括工程維修、清潔服務(wù)及其它服務(wù)均需填寫工交辦單。

2.交辦單共分四聯(lián):第一聯(lián),為住戶在服務(wù)完成后,由住戶簽名保留;第二聯(lián),交由服務(wù)部門存檔(如工程,清潔);第三聯(lián),由客戶服務(wù)部保存并存檔(一般保留二年以上,以便復(fù)查);第四聯(lián)(記帳聯(lián))交由務(wù)記帳,便于統(tǒng)計有償服務(wù)之應(yīng)收費用。

3.填寫工交辦單時,應(yīng)詳細填寫各欄之內(nèi)容,特別是服務(wù)項目一欄內(nèi),必須詳細記錄服務(wù)之內(nèi)容、地點、時間等一系列要素,以便其他部門查詢。

4.工交辦單需安排專人跟進、存檔(詳見第七章,工程維修跟進回訪流程)。

二.工聯(lián)系單

1.如遇重要或特別事項,可填寫工聯(lián)系單(詳見附表2)。

2.工聯(lián)系單必須詳細注明收發(fā)文部門、收發(fā)人姓名、聯(lián)系方式。

3.將所需其他部門配合之事項詳細羅列于“請求事項”一欄內(nèi)。

4.填寫完成后,交由部門主管簽名,呈送總經(jīng)辦。

5.經(jīng)總經(jīng)辦審核后,抄送至收文部門。

6.收文部門主管查閱后,交部門工作人員跟進處理。

7.服務(wù)完成或需重新回復(fù)發(fā)文部門時,請將完成情況及最新反饋信息填寫于“收文部門答復(fù)或完成情況”一欄內(nèi),呈送總經(jīng)辦審閱(流程同上)。

8.為保障能及時跟進,在填寫工聯(lián)系單后,應(yīng)以電話形式通知收文部門,以便能及時為住戶提供服務(wù)。

9.服務(wù)項目完成后,工聯(lián)系單應(yīng)由收發(fā)文部門同時保存,以備復(fù)查。

E.5分鐘內(nèi)致電南門確認是否完成,如完成則在記錄本中登記完成時間,如未完成,則需詢問原因并致電住戶釋,告知住戶大致等待時間。

5.訪客電話確認:

A.詳細詢問大門致電保安人員,來訪者身份、姓名、事由、被訪者房號。

B.致電被訪者,詳細告訴住戶來訪人員情況、姓名、事由、身份等。

C.確認后,致電大門保安放行。

D.如無人接聽也需致電大門保安,說明住戶不在家中。

E.如占線應(yīng)在3分鐘內(nèi)再次確認。

6.前臺電話值班記錄表需填寫日期、當(dāng)值人員姓名,以及填表人員,并由主任每日查閱簽字,每周所有部門經(jīng)理抽查簽字,每月送總經(jīng)辦抽查。

7.所有有關(guān)住戶的電話均要求詳細記錄于前臺電話值班記錄表上,并由當(dāng)天夜班輸入電腦存檔。(另:為加強管理,管理處安裝了電話錄系統(tǒng),以備日后所需之時復(fù)查。)(附表2-前臺電話值班記錄表)

篇2:N項目管理處工作例會制度

項目管理處工作例會制度

一、目的

保證管理處各類會議能有序、高效地舉行,保持各類信息的暢通與透明,及時發(fā)現(xiàn)、協(xié)調(diào)并解決工作中的疑難問題。

二、適用范圍

適用于**物業(yè)管理處。

三、職責(zé)

3.1管理處經(jīng)理負責(zé)主持晨會、周工作例會及每季度全員大會,協(xié)調(diào)各班組的工作并進行決策,提出管理處的工作重點和發(fā)展方向。

3.2各主管/主辦負責(zé)主持班組工作例會,傳達公司及管理處的重要精神,安排工作重點,明確工作標準,并收集各類反饋意見。

3.3行政主辦負責(zé)臨時會議的協(xié)調(diào)及組織,監(jiān)督并考核與會人員出勤情況。

3.4信息員負責(zé)周工作例會和每季度全員大會會議內(nèi)容的記錄,在會議召開次日內(nèi)將會議紀要報部門經(jīng)理審批并掛網(wǎng)(每月一次),在規(guī)定時間內(nèi)對會議的決議落實情況進行驗證后掛網(wǎng)。

3.5客服主辦負責(zé)對管理處會議形成的決議和措施進行跟進,并監(jiān)督落實情況。

四、方法與過程控制

4.1晨會制度

4.1.1每周三、五上午8:50開始召開晨會,地點為管理處會議室。

4.1.2參加人員:管理處主辦及以上人員。

4.1.3確定當(dāng)期工作重點及提出當(dāng)日需其他班組協(xié)調(diào)的事項。

4.2每周工作例會

4.2.1每周一16:30召開一次,地點為管理處培訓(xùn)室,特殊情況另行通知。

4.2.2參加人員:管理處班長及以上人員。

4.2.3管理處經(jīng)理傳達公司有關(guān)精神,確定本周工作重點和工作計劃,協(xié)調(diào)解決班組間工作配合問題,明確相關(guān)責(zé)任人;各班組主管/主辦匯報上周工作完成情況,就管理處存在的問題進行商討、解決。

4.3每季度全員大會

4.3.1每季度最后一周的周一下午15:00召開,地點為管理處培訓(xùn)室,特殊情況另行通知。

4.3.2參加人員:管理處經(jīng)理、管理處全體不當(dāng)班人員。

4.3.3管理處經(jīng)理傳達公司及管理處有關(guān)精神,總結(jié)上季度工作情況并確定下季度工作重點和工作計劃,明確相關(guān)責(zé)任人;各班組相關(guān)人員匯報上季度工作完成情況,提出相關(guān)工作中的疑難點。

4.4班組工作例會制度

4.4.1時間、地點由各主管/主辦選定,保證每兩周至少召開一次。

4.4.2參加人員為:各班組相關(guān)人員、管理處經(jīng)理或人事管理員。

4.4.3各主管/主辦傳達管理處會議精神,確定工作重點和工作計劃;各班組人員匯報工作完成情況;對于各班組需協(xié)調(diào)配合的問題進行決策,并明確責(zé)任人;就班組當(dāng)前存在的問題進行商討、解決。

4.5會議紀要

4.5.1信息員負責(zé)在每周工作例會和每季度全員大會會議后次日內(nèi)整理會議紀要,并列出會議的討論結(jié)果及相關(guān)事項責(zé)任人,發(fā)送管理處經(jīng)理審批。

4.6會議紀律

4.6.1準時到會,不得無故缺席;如有特殊情況,提前十五分鐘向經(jīng)理或主管/主辦請假,并安排相關(guān)人員參加會議,否則按缺席處理;會議期間手機、尋呼機關(guān)機或打到震動檔;中途不得無故離開。

4.6.2會議遲到五分鐘以內(nèi)者,考核扣貳分;遲到五分鐘以上者,考核扣伍分;無故缺席者,考核扣拾分,由行政主辦開具《獎懲通知單》,并在當(dāng)月工資中予以扣除。

五、質(zhì)量記錄表格

《培訓(xùn)(會議)簽到表》

《獎懲通知單》

篇3:學(xué)校衛(wèi)生室工作職責(zé)

一、負責(zé)制訂衛(wèi)生預(yù)防工作計劃,組織全校學(xué)生每學(xué)年進行一次體格檢查。

二、負責(zé)學(xué)生健康卡片和其它資料的整理,實現(xiàn)電子化檔案管理,保證衛(wèi)生保健工作的完整性。

三、負責(zé)藥品、器械的購置和管理。

四、每學(xué)年對學(xué)生的視力、形態(tài)、機能等進行一次統(tǒng)計分析,并向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)提供有關(guān)數(shù)據(jù)。

五、負責(zé)教學(xué)衛(wèi)生、飲食衛(wèi)生等醫(yī)務(wù)監(jiān)督工作。

六、組織好衛(wèi)生講座和防保宣傳工作。

七、配合工會做好教職工的體檢、獻血等工作。制度職責(zé)大全

八、搞好醫(yī)務(wù)室值班工作及日常事務(wù)工作。

九、及時妥善處理好校園突發(fā)傷害事故并做好備案。

十、關(guān)注學(xué)生心理健康,做好學(xué)生心理問題的防治和疏導(dǎo)。