綜合辦公室制度匯編

某廣電物業公司公文處理制度

為了確保**物業有限公司(以下稱公司)公文處理規范、辦事程序嚴格,特制定本制度。

一、上級部門下發的各類公文,公司領導參加區內外各種會議的會議材料,由綜合辦公室統一處理;其他部門收到的公文應及時交綜合辦公室,不得自行傳遞。

二、綜合辦公室對接收的各類公文認真履行登記手續,送綜合辦公室主任提出擬辦意見呈公司領導批示,并將領導批示及時轉相關部門辦理。密級文件、資料要嚴格執行傳閱范圍,妥善加以保管,防止失密泄密。

三、承辦部門收到交辦的公文后,應按照公司領導批示和辦結時限及時辦理,不得延誤、推諉。綜合辦公室認真做好公文督辦工作,緊急公文跟蹤督辦,重要公文重點督辦,一般公文定期督辦,切實提高工作效率和質量。

四、各部門傳閱公文由綜合辦公室統一傳遞,每個部門傳閱時間不得超過2天,閱后及時交綜合辦公室送其他閱文單位傳閱。

五、以公司名義制發的公文,在送公司領導簽發前須送綜合辦公室對行文規則、公文格式、文種使用、印發范圍等進行審核,未經綜合辦公室審核的文稿不得直接呈送公司領導簽

六、凡報送總臺、集團公司的請示、報告,經公司分管領導審核后由公司總經理簽發;以公司名義下發的政策性強、涉及面廣的工作部署文件,經公司分管領導審核后由總經理簽發;一般的下發文件由公司分管領導簽發。

七、公司報送集團公司的材料,一律交由綜合辦公室統一報送。

八、借閱公文須向綜合辦公室辦理借閱登記手續,妥善保管,用后及時歸還。

九、綜合辦公室做好公文的清退、立卷、歸檔工作,每日查對,每月清點,年終清查,發現缺少及時查找追回。不具備歸檔和存查價值的公文,經綜合辦公室主任批準后可以銷毀,銷毀秘密公文應進行登記并到指定場所由二人以上監銷。

篇2:A房地產公司公文處理制度

E房地產開發公司公文處理制度

1.0公司文件處理工作,有其自身的規律和程序,關鍵在于跟蹤文件的行程,監督和發揮文件本身應有的功能,起到完成行政管理的作用。

2.0公司文件處理必須經過下列程序:

2.1收文收文是指公文的收進,登記與傳閱。

2.1.1文件入門,無論是郵寄件還是送達件,都必須專人仔細清點,接收。

2.1.2對于專人遞送的機要、掛號及各種函件,要注意把住外查、驗戶、清點三關。

2.1.2.1外查,即對機要件、函件的信封信套進行外部檢查,查看與發文薄或回執單是否相符。

2.1.2.2驗戶,即核對收件封套注明的收件單位和姓名是否有誤。

2.1.2.3清點,即對投遞清單上的件數與實收件數是否一致。簽收時,一般都須注明收件的日期,分清責任。

2.2擬辦擬辦是指對來文進行閱讀后提出初步處理意見,由辦公室經理負責。

2.2.1收文登記后,要立即閱讀,弄清文件的性質、內容、密級、閱讀對象、來文份數和具體要求,并且考慮公司領導的分工,各部門的職能和其他實際情況,簡明扼要地擬出初步處理意見,簽署在文件處理單的擬辦意見欄內。

2.2.2擬辦意見應明確批閱對象、部門和閱讀范圍等。

2.2.3送閱(批)后的文件,應注意急件先處理。對特急的送批件,可提出處理時限,需送外單位的,應在信封上注明“急件”字樣,限時送達或通知來取。

2.3批辦批辦是指按照職權范圍與分工有權處理與文件相關事項的領導,在閱讀文件和擬辦意見后,對處理文件、辦理文件相關事項提出意見。

屬辦公室受理范圍的文件,可由辦公室主任批辦。批辦意見須明確、具體,要指明承辦的部門,辦法和承辦的期限。需由幾個部門共同完成的,須明確牽頭或為主者。對已有擬辦意見的呈批件,要批明是否同意擬辦意見,有何補充或修正意見。

2.4承辦承辦是指根據擬辦和批辦意見,具體辦理文件涉及的工作事項。

2.4.1承辦有兩種情況:

2.4.1.1閱知文件精神后,即行貫徹執行。

2.4.1.2須具文回復來文,或者形成文件以及指導具體工作,在接受承辦任務后,應迅速根據批辦意見,考慮執行的方案和計劃(方案和計劃需經領導批準同意的,要待批復后再辦)。

2.4.1.3凡屬幾個部門聯合承辦的事項,由牽頭部門主動做好協商工作,爭取協辦部門的積極配合,對于一段時間內的多項批辦的事項,要注意優先處理緊要文件及工作事項。

2.5傳閱傳閱是指組織有關人員閱讀一些不由他們承辦的文件,也包括閱讀單份或份數有限的文件。

2.5.1傳閱一般采用輪輻式的方式,即依次傳閱,不應“橫傳”。

2.5.2傳閱文件須建立嚴格的制度,文件上要貼附文件傳閱單,設置專用的卷宗或文件夾,屬于機密、緊急的文件應在文件夾上加以區分,以鮮明的標記提醒閱件人。

2.5.3文件傳閱過程中要進行必要的催閱,以防文件滯留。如漏閱、漏簽,應及時補辦。

2.6催辦催辦是指對文件承辦工作的督促和檢查,包括對內催辦和對外催辦兩個方面。

2.6.1催辦的文件主要有:需要辦理的收文,要求回復的發文,與外單位合辦的文件和送交領導審批的公文。

2.6.2催辦的重點應放在對內催辦和對急件、要件的催辦上。

2.6.3催辦形式可以視情況,或采用直接面詢、電話問詢、發函問詢等方法;或采取檢查、匯報、指導等辦法。

2.72.7.1公司辦事效率在很大程度上取決于辦復工作是否及時。凡投訴信件,上級或同級以及不相隸單位等需要答復的材料,承辦完畢后,都要對來文單位或個人作一一答復。

2.7.2對所需辦復的文件、信件或來訪,要件件有著落,事事有回音。凡是電復或面復的,還須注明當事人、時間、情況和答復意見,以便核查。

2.7.3辦復之后,有關文字材料即可歸卷保管。

3.0歸卷程序

3.1編制歸卷類目,包括歸卷類別和歸卷條目。

3.2進行系統的排列,并按次序在歸卷公文的箱柜或卷宗封面上編排代號。

3.3將整理好的案卷移交檔案管理員歸檔,需對案卷按照一定順序進行排列和編號,使卷與卷之間形成一定的聯系,清晰地反映出公司的工作情況。

3.4案卷排列編號后,填寫《歸檔案卷移交目錄》,雙方認真仔細清點、核對無誤后,再辦理簽收手續。

篇3:機關公文處理制度

××機關公文處理制度

××機關公文處理制度

第一章總則

第一條為使廳機關的公文處理工作規范化、制度化、科學化,提高公文處理工作的效率和公文質量,根據國家有關規定,結合廳機關實際,制定本制度。

第二條廳機關的公文處理工作應堅持實事求是的原則,嚴格按國家和本制度的規定進行,做到準確、及時、安全、保密。

第三條廳辦公室主管廳機關并負責指導下級單位的公文處理工作,主要任務是:

(一)依據國家有關規定,制定廳機關公文處理工作的各項具體規章、制度,并負責組織實施;

(二)負責廳機關的收、發文辦理及公文的管理、立卷歸檔等工作;

(三)起草、校核以廳和廳辦公室名義制發的公文;

(四)負責公文處理中的督促檢查工作;

(五)負責公文處理中的安全保密工作;

(六)對下級單位公文處理工作進行業務指導,組織業務交流和業務培訓;

(七)負責與公文處理有關的其他工作。

第四條廳辦公室負責公文處理工作的人員應具有較高的政治和業務素質,工作積極,作風嚴謹,遵守紀律,恪盡職守,刻苦鉆研,樂于奉獻。要熟悉各種辦公自動化手段,努力提高工作效率和質量。

第五條廳機關公文處理工作應當貫徹“黨政分開”的原則,行政公文不得對黨的組織作指示,不處理黨內各種事務。

第二章公文種類

第六條公文必須按國家規定的文種行文,公文的種類主要是:

(一)命令(令)

適用于依照有關法律規定發布規章;宣布施行重大強制性行政措施;獎懲有關人員;撤銷下級機關不適當的決定。

(二)決定

適用于對重要事項或者重大行動做出安排。

(三)指示

適用于對下級機關布置工作,闡明工作活動的原則。

(四)公告、通告

“公告”適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。

“通告”適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。

(五)通知

適用于批轉下級的公文,轉發上級機關秒相隸屬機關的公文;發布規章;傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執行的事項;任免和聘用干部。

(六)通報

適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者情況。

(七)報告

適用于向上級機關匯報工作,反映情況,提出意見或者建議,答復上級機關的詢問。(凡請上級機關指示或者批復的公文,不得用“報告”)

(八)請示

適用于向上級機關請求指示、批準有關事項。(“請示”就是“請示”,不得用“請示報告”)

(九)批復

適用于答復下級機關的請示事項。

(十)函

適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作,詢問和答復問題,向有關主管部門請求批復。(即使是向有關主管部門“請求”批復,也不得用“請示”)

(十一)會議記要

適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

第三章公文格式

第七條公文一般由發文機關、秘密等級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送機關、印發機關和印發時間等部份組成。

(一)發文機關應當寫全稱或者規范化簡稱;聯合行文可以用主辦機關也可以用幾家機關的名稱,主辦機關應當排列在前。(文號應編主辦機關的文號)

(二)秘密公文應當分別標明“絕密”、“機密”、“秘密”。文件的秘密等級標注在首頁的右上角,密碼電報的秘密等級標注在首頁的密級欄內。“絕密”、“機密”公文應當標明份數序號。

(三)緊急公文應當分別標明“特急”、“緊急”,標注在首頁右角上,有秘級時,收標注在其下方位置。緊急電報應當標首頁的等級欄內,標明“特急”、“加級”、“平級”。

(四)發文字號,包括機關代字、年份、序號,不般位于發文機關之下,橫格線之上正中位置。年份不能簡寫,置于中括號內。聯合行文,只標明主辦機關發文字號。

(五)上報公文,應當標明簽發人姓名,一般標注在發文字號右側。聯合上報的簽發人姓名上下排列,排列順序與發文機關一致。

(六)公文標題,應當準確簡明扼要地概括公文主要內容,一般應當標明發文機關,并準確標明公文種類,標題中除法規、規章名稱加書名號外,一般不用標點符號,批轉公文,標題應當避免使用重復用語。

(七)主送機關,應當寫機關全稱或者規范化簡稱,位于標題之下、正文之上頂格位置。不便在正文之前列出主送機關的公文,如“決定”、“會議記要”等,主送機關可以列在正文之后。

(八)公文如有附件,應當在正文以后、成文時間之前注明附件名稱,如有二個以上附件應當注明附件序號。附件應當在首頁左上角注明附件序號。附件一般應當與主件裝定在一起,如不能裝訂在一起,應當在附件首面左上角注明主件發文字號。

(九)公文會議紀要外,應當加蓋印章,印章端正蓋正成文時間中上方,上沿不壓正文,底邊在成文時間之下。聯合行文,聯合發文機關都應當加蓋印章,印章從左到右排列,排列順序與發文機關一致。蓋印章的公文一般一再標明發文機關名稱。落款需署領導人姓名的,應當冠其職務。如正文末頁無空白處蓋章,可另加標明成文時間并加蓋印章同時在印章左上方標明“(此頁無正文)”。

(十)成文時間以領導人簽發日期為準,聯合行文以最后簽發領導人的簽發時期為準;電報以發出日期為準。

(十一)文件應當標注主題詞。上報的文件,應當按照上級機關的要求標注主題詞,主題詞標注在文件末頁抄送機關之上。

(十二)公文件的抄送機關標注在主題詞之下、印發機關和印發時間之上。

第八條公文的文字從左至右橫寫、橫排。印制文件標題一般用2號宋體字,正文用3號仿宋體字,每頁19行,每行25個字。

公文用紙一般為16開型(260×184),涉外公文采用國際標準A4型(297×210)。左側裝釘。

第四章行文規則

第九條湖南省交通廳湖南省人民政府主管全省公路、水路交通行的職能部門,在職權范圍內可以獨立對外行文,

上行文:向省人民政府、省人大、省政協、國家交通部報告、請示工作。根據工作需要向中央有關部委匯報、請示工作。

平行文:向隸屬單位和地、州、市交通局布置工作,交辦任務,答復請示事項。本廳各職能處室不得對外行文,廳辦公室可以對外、對下行文,在職權范圍內向不相隸屬單位行文。

第十條各行業管理局和二級單位在職權范圍內可對行文,一般不得越級請示工作、不得越權對外行文。

第十一條本單位可以和同級黨委、軍隊機關、人民團體、行使行政職能的事業單位聯合行文。

第十二條“請示”應當一文一事;一般只寫一個主送機關,除領導交辦事項外,“請示”不得直接送領導個人。

第十三條報告中不得夾帶請示事項。

第五章收文辦理

第十四條收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序。

第十五條收文應當有專人負責登記。標明秘密等級的公文、上級機關的公文、報送本機關的公文以及代廳擬文稿、會簽文稿、重要的抄送公文,均應編號登記。

第十六條文件分發應當根據文件確定的發送單位、秘密等級、緊急程度、有無附件等情況,查對清楚,編號登記、封發,機密件和絕密件的封口應當加蓋密封章或貼密封箋,交機要交通部門投送。

第十七條需要辦理的公文,文秘部門應當及時提出擬辦意見送領導人批示,或交有關部門辦理。緊急公文應當提出辦理時限。

第十八條承辦單位應當抓緊公文辦理,不得延誤、推諉。對不屬于本單位職權范圍或者說不宜本單位辦理的,應當迅速退回交辦單位的文秘部門并說明情況。

第十九條擬草公文應當做到:

(一)符合國家的法律、法規和方針、政策及有關規定。如提出新的政策規定,要切實可行,并加以說明。

(二)情況確實,觀點明確,條理清楚,文字精煉,書寫工整,標點符號準確,編幅力求簡短。

(三)人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題后引發文字號。日期應當寫具體年月日。

(四)轉發公文應當轉發文件的責任者和公文標題。

(五)結構層次序數,第一層為“一”,第二層為“(一)”,第三層為“1”,第四層為“(1)”。公文結構層次不宜過多。

(六)必須使用國家法定計量單位。

(七)用詞用字準確、規范。文內使用簡稱,一般應當先用全稱,并注明簡稱。

(八)二級單位代廳擬稿,應當按公文格式打印或者用方格紙謄正,經領導人簽署上報。(并附報文稿磁盤)

第二十條公文中的數字,除成文時間、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外,應當使用阿拉伯數碼。

第二十一條公文本機關領導人簽發。重要的或者涉及面廣的,必須由正職或主持的副職簽發;經授權,有的公文可以由辦公室主任簽發。

第二十二條審批公文,主批人應當明確簽署意見,并寫上姓名和審批時間。其他審批人圈閱,應當視為同意。圈閱要注明時間。

第二十三條草擬、修改和簽批公文,應當使用鋼筆、毛筆或專用簽字筆。不得在裝訂線外書寫。

第二十四條公文送領導人簽發之前,應當由辦公室進行審核。審核的重點是:是否需要行文,是否符合國家法律、法規和方針、政策及有關規定,是否和有關部門協商、會簽,文字表述、文字使用、公文格式等是否符合《國家行政機關公文處理辦法》和有關規定。

第二十五條上級行政機關的秘密公文,除絕密和注明不準翻印外,經廳領導人或辦公室主任批準,可以翻印、復印,翻印、復印件按機要文件進行管理,密碼電報不得翻印、復印。不得密電明復,明電密電混用。

第二十六條傳遞秘密公文,必須采取保密措施,確保安全。利用計算機、傳真機等傳輸秘密公文,必須采用加密裝置。絕密級公文不得利用計算機傳輸。

第二十七條凡主送我廳和雖未明確主送我廳但需我廳辦理的公文,廳收發室應將公文標題、密級、發文字號、發文機關、成文日期、主送機關、份數、收文日期一一登記妥善,保證定期移交檔案室歸檔。同時將公文全文掃描,錄入微機,發送至廳辦公室,處室辦理公文所列事項需要該公文時,收發室應提供復制件。如轉發公文,應將該公文送至辦文處室,并注明公文去向。

第二十八條廳辦公室應當根據來文內容和輕重緩急,及時提出擬辦意見送廳領導批示,或者發送有關處室、部門辦理。緊急公文應當提出辦理時限。

除特殊情況外,廳領導不受理未經辦公室登記、注批的公文。

第二十九條對需送幾位廳領導傳閱或傳批的公文,由廳辦公室按一定的順序送有關領導閱知或批示。辦理公文傳閱、傳批應隨時掌握公文去向并作記錄,避免漏傳、誤傳或延誤。除廳領導另有指示外,不應將公文在廳領導之間自行傳遞。

第三十條經廳領導批示的公文,或辦公室注請各處室、部門閱處的公文,由收發室或辦公室秘書送達,各承辦處室、部門要簽收、登記。

第三十一條各承辦處室、部門應當抓緊公文的辦理,不得延誤、推諉。對不屬于本處室、部門職權范圍或者不適宜本單位辦理的,應當迅速退回廳辦公室并說明理由。

第三十二條送廳領導批示或者有關處室、部門辦理的公文,廳辦公室要負責催辦、查辦,做到緊急公文跟蹤催辦、查辦,重要公文重點催辦、查辦,一般公文定期催辦、查辦。

第三十三條公文辦理后要注意保存,每半年清理一次,交檔案室歸檔。廳機關會議資料和外面開會帶回的資料,須在會議結束后一個月內交檔案室歸檔。

第六章發文處理

第三十四條凡以本廳名義和廳辦公室名義制發的公文筆調,首頁均應用《湖南省交通廳發文稿紙》。文稿制作后,由主辦單位負責人簽字后經有關處室會簽,再送辦公室核稿。未經辦公室核稿的公文文稿不得直接送廳領導審批簽發。

第三十五條行文應確有必要,注重實效,控制數量,力求簡短。已開會作了布置和可用電話或當面議定的事項,不行文;會議文件、會議紀要和廳領導在會上的報告、講話,一般不再行文;貫徹上級文件精神,不再制發具體措施的表態性或照抄照搬的公文。

第三十六條送核文稿應做到符合政策,觀點明確,條理清晰,內容充實,結構嚴謹,表述準確,文風端正,同時要力求文字精煉,用語規范,格式正確,杜絕形式主義和繁瑣哲學。

第三十七條廳辦公室應確定專人負責文稿校核工作。文稿校核的基本任務是協助廳領導保證公文質量。文稿校核的內容是:

(一)報批程序是否符合規定;

(二)是否確需行文;

(三)內容是否符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規及上級機關的指示精神,是否完整、準確地體現行文意圖,并同現行有關公文相銜接;

(四)涉及有關部門業務的事項是否經過協商并取得一致意見,履行了會簽手續;

(五)所提措施和辦法是否切實可行;

(六)人名、地名、時間、數字、引文、密級、印發傳達范圍、主題詞、抄送單位和文字表述是否準確、恰當,漢字、標點符號、計量單位、數字的用法及文種、公文格式是否符合有關規定。

核稿人員應樹立高度的政治責任感和工作責任感,認真學習黨的路線、方針、政策,熟悉本廳業務,熟練掌握文秘常識,一絲不茍,嚴格把關,防止失誤和疏漏。

第三十八條對確無必要行文的公文文稿,應提出不予行文的建議并說明情況,報分管廳領導審定。經領導批準不予行文的,應終止核稿。

第三十九條文稿如需作較大修改,應與起草單位協商或請其修改。

第四十條文稿由辦公室核稿后,應送分管廳領導審閱并簽發,最后送機要室編寫文號。

轉發文件和一般會議通知、事項通知由廳辦公室主任簽發,各處室、部門以處室、部門名義向本省本系統對口業務部門發函,一般由處室、部門負責人簽發,重要的經主管廳領導同意后簽發。

第四十一條凡與外單位聯合行文的,應由其他單位簽發后,再到我廳會簽。會簽時,先由相關處室(部門)提出意見,再由辦公室核稿,然后送分管廳領導審定。文件內容以我廳業務為主的,編我廳文號;業務以其他單位為主的,由其他單位編文號。

第四十二條文稿印發后,應將原稿和正稿一式五份送機要室,由機要室交檔案室存檔。

第四十三條凡本廳產生的公文,印制裝訂蓋章后,由辦文處室(部門)到文印室取回并負責分裝主、抄送和其他送閱單位后交收發室(送)寄。廳機關及附近單位的公文一般直接送達(不通過郵局)。郵寄一般一天一次,急件隨時送寄。

文印事務

第四十四條廳辦公室打字室、復印室負責廳機關文印事務,原則上不承印私人和外單位文件、材料。廳機關各處室、部門的業務性材料、簡報等,應由各處室、部門自行打印好后,交打字室印制。特殊情況下私人和外單位需在打字室、復印室印制文件、材料,須經廳辦公室負責人同意。

第四十五條打字室、復印室一般不直接承接各處室、部門的送印任務,需印件應先送廳辦公室,由廳辦公室核定印制數量,統籌安排后,交打字室、復印室印制。催印或發現印制數量、質量上的問題,各處室、部門亦應告知辦公室處理,一般不直接同打字室、復印室聯系。

第四十六條打字室、復印室應熱情為機關服務,準確熟練地掌握和使用公文排印標準,努力提高文印效率和質量。在保證質量的前提下,對緊急或重要公文應在規定的時間內打印完畢。送印件集中時,應按照輕重緩急,抓緊處理。

第四十七條復印室應堅持定時開機復印。非急件,每天上午11:00―12:00,下午4:30―5:30,急件經辦公室負責人同意,隨到隨印。

第四十八條厲行節約。廳機關各處室、部門應盡量減少文件、材料,打字室、復印室應杜絕浪費,熟練掌握速印、復印技巧,嚴格按核定數量印制公文。

第四十九條廳機關機要工作制度、檔案工作制度另行制定。