酒店工程部其他部門的協調制度

1.與前廳部的協調

前廳部應向工程部提供:

(1)一周客情預報;

(2)當天住客人數;

(3)團隊及會議;

(4)主要賓客(VIP)通知;

(5)當天酒店的重要活動及時間、地點、人數等;

(6)客人需使用什么設備;

(7)客人投訴和意見書等。

2、與人資質檢部的協作

(1)在員工的內部變動,部際調整;

(2)獎懲、晉升、免職、事故或糾紛處理;

(3)考勤、考績及技術考核、職稱評定;

(4)培訓計劃等方面,人資質檢部都要與工程部加強合作溝通。

3、與客房部的協調

洗衣設備及清掃設備,通常是客房部使用,而工程部負責維修。這中間容易產生矛盾。

4、與餐飲部的協調

各餐廳的使用情況,有何重要的宴請活動,重要活動的布置,譬如圣誕節有何特別安排,廚房設備存在的問題,水、電、氣的供應,排油煙機的情況,下水道的疏通,都要兩個部門加強聯系。

5、與財務部的協調

維修費用的預算。

能源費用的支付。

物品、備品、材料的采購計劃、流動資金及外匯使用。

6、與保安部的協調

酒店消防的主力,應該是保安部和工程部這兩個部門,部門要加強合作,消防演習的協調和組織,消防器材的維護與保養,治安電視消防中心維護,這些都要部門之間很好的合作。

保持良好關系的原則

1、履行部門職責的原則

工程部要配合各部門做好服務工作,從整體考慮,把工作放在第一位,這是搞好部門關系的前提。

2、執行規章制度的原則

3、加強計劃性的原則

4、建立各部門的平等地位

5、充分認識工程部主管的個人作用

篇2:酒店財務部與酒店外有關部門協調規定

財務部與酒店外有關部門的協調

一、與稅務部門的協調

(1)、酒店與稅務之間的關系是繳款的關系,

(2)、財務部應按國家規定的稅收政策認真計算應繳納的各種稅金,并按時繳納。

(3)邀請稅務部門分管人員經常來店指導稅務工作。

(4)酒店在稅務上需要解決的問題請稅務部門或者分管人員幫助解決。

(5)及時上交有關財務會計報表。

(6)其他需要協調的事項。

二、與銀行的協調

(1)酒店與銀行之間的財務關系,即為存款、貸款、結算的關系。

(2)酒店應按銀行結算制度的規定,認真做好各種結算工作。

(3)邀請銀行負責人或分管人員經常來店指導結算工作,財務部向銀行匯報酒店資金籌集及分配使用情況。

(4)酒店如遇資金短缺,請銀行幫助代款解決,以解決燃眉之急。

(5)酒店在存款、貸款、結算上需要解決問題,請銀行負責人或分管人員幫助解決。

(6)其他需要協調的事項。

三、與保險部門的協調

(1)財務部按保險公司有關規定,對酒店有關財產、人身進行投保。

(2)當發生意外事故而造成損失或傷亡,及時與保險公司取得聯系并提供必要的證據。

(3)及時與保險公司結算有關款項。

(4)邀請保險公司負責人或分管人員來店指導保險工作。

(5)其他需要協調的事項。

四、與工商行政、衛生檢疫、商品檢驗及文化管理部門的協調

(1)按工商行政、衛生檢疫、商品檢驗、文化管理部門的有關規定,辦妥有關手續。

(2)邀請上述有關部門負責人和分管人員來店指導工作。

(3)酒店需解決上述部門分管的問題,請上述有關部門幫助解決。

(4)其他需要協調的事項。

五、與資金往來單位的協調

(1)對"應收帳款"的付款單位應經常催收,及時收回帳款。

(2)對"應付帳款"的收款單位,在信用期限(即付款期限內)將款項付給收款單位。如一時資金短缺,應取得該單位寬容和諒解,延遲付款。

(3)酒店急需資金時,同有關單位商量,能借入款項以解決暫時的資金短缺。

(4)與資金往來單位保持相互的信任關系。

(5)其他需要協調的事項。

篇3:酒店財務部與其他部門協調規定

酒店財務部與其他部門的協調

財務部與酒店內各部門的協調

一、與銷售公關部的協調

(1)銷售公關部的銷售員對前來酒店的消費團體、公司、長住客等應簽訂"掛帳申請表"并交財務部,財務部對申請單位進行審核,如有問題及時通知銷售公關部。

(2)銷售公關部與旅行社、公司、個人簽訂的合同及收款有關文件均需送交財務部一份,如有修改或調整應立即通知財務部。

(3)財務部對各類合同,按客戶的類別分別歸檔。

(4)財務部對入住本店的團體、散客等資料,分別編號并登記在分類檔案內,如年、月、日、團號或姓名、人數、間夜房數、餐次、費用及聯系人,以便對各旅行社、公司等客戶催帳及核對。

(5)財務部與銷售公關部負有共同催收應收款的責任。銷售公關部也可在推銷的同時實施催款。

(6)銷售公關部應將各類有關價格的規定或文件及時轉交財務部。財務部將本店的銀行帳號告訴銷售公關部,如有帳號變更應及時通知銷售公關部。

(7)每年、月度將銷售公關部財務預算送交財務部。經財務部綜合平衡并由總經理批準后即通知銷售公關部執行。

(8)計劃外用款經總經理批準后,財務部方能支付。

(9)發薪之日,銷售公關部指定人員在上午或下午到財務部領取工資單及工資,發給部門員工。

(10)互通信息及工作情況。

二、與前廳部的協調

(一)與前廳接待處的協調

(1)前廳接待員應將已開出的客人分戶帳單及時交前臺收銀處。

(2)向客人預收房金,前廳接待員應在客人分房帳單上填明預收金額,若客人使用信用卡,則驗核(查注銷名單)和壓印信用卡的簽購單(四聯),然后將預收款、簽購單、鑰匙、房卡(即歡迎卡)聯同客人分戶帳單一起交前臺收銀員。

(3)若客人享受折扣的,由前廳接待員填制"折扣單",按不同權限,經確認簽字后,交前臺收銀處。

(4)對團隊客人,前廳接待員應將團隊的"團隊名單"表、團隊簽證和團隊訂房的有關憑證一起交前臺結帳處。

(5)客人住店期間,若發生換房現象,前廳接待員應填寫換房單,并交前臺結帳處。

(6)客人住店期間,發生房價調整,需給予信用回扣的,應由前廳接待員辦理手續后通知前臺結帳處。

(7)客人結帳時,前臺結帳員通知前廳接待員,請其檢查有無給客人的信件、留言、包裹等,如有則送前臺結帳處。

(8)客人結帳付款后,前臺結帳員負責收回客人的鑰匙。

(9)前臺結帳員在每天12:30和14:00將該結帳離店而未結帳離店的客人名單交前廳接待處。

(10)與前廳接待處、房務部共同查明不結帳而離店的逃帳客人。

(11)前廳預訂處要在每日中班下班前,將當日預計應該到店但實際未到店的客人通知前臺結帳處。

(12)前廳接待員在每日22:00將當天預計離店,但尚未離店的客人通知前臺結帳處,以便夜審計。

(13)前臺結帳員負責向電腦輸入團體客人的情況和房價。夜間編制"營業日報表"時,夜審員須向前廳接待處提供有關房租收入方面的信息。

(14)互通情況。

(二)與行李處的協調

(1)前臺結帳員發現團隊客人未交鑰匙,應立即通知行李處,并告訴房號及客人姓名負責收回。

(2)客人住店期間,因各種原因需要客人到前臺結帳而客人不在房間的,由結帳員通知行李員,由行李員將"付款通知單"放入該客人的房間。

(3)團隊結帳時,團隊成員中有個別人賒欠消費(一般應為現收的),還未結帳,此時團隊尚未離店,由前臺結帳員通知行李員,并告訴客人的房號、姓名,請行李員通知客人來結帳。

(三)與大堂經理的協調

(1)晚上,當財務部經理、主任不在時,前臺結帳處有關問題,由大堂經理會同值班經理處理解決。

(2)其他需協助解決的問題。

(四)與電話房的協調

(1)電話房將客人的長途電話帳單,由行李員及時送交前臺轉帳處。前臺結帳員填寫"帳單簽收記錄"。

(2)當客人結帳后,由前臺結帳員作鎖鍵處理,關掉該房間的IDD和DDD長途電話線。

(3)電話房每日應將內部用的電話數量按部門統計交財務部。

(4)其他協調事項。

(五)其他協調

(1)每年、月度將前廳部財務預算送交財務部,財務部綜合平衡,由總經理批準后即通知前廳部執行。

(2)計劃外用款經總經理批準后,財務部方能支付。

(3)發薪之日,前廳部秘書(或指定人員)在上午或下午到財務部領取工資單及工資,發給部門員工。

(4)互通信息及工作情況。

三、與商務中心的協調

(1)商務中心服務員應將寓客簽字帳單及附件及時送前臺結帳處。

(2)商務中心服務員在當天最后一班下班時,將商務中心"收入控制表"及"收入日報表"送交財務部。

(3)商務中心的營業收入由商務部開出交款單交前廳收銀處簽收。

(4)商務中心每月末最后一天對營業消耗物品盤點,填"財產盤點表"于第二天上午交財務部。

(5)每年、月度將商務中心的財務預算送交財務部,財務部綜合平衡,由總經理批準后即通知商務中心執行。

(6)計劃外用款經總經理批準后,財務部方能支付。

(7)發薪之日,商務中心指定人員在上午或下午到財務部領取工資單及工資,發給部門員工。

(8)其他協調的事項。

四、與客房部的協調

(1)布件房每月定期將各部門洗滌的布件、制服的統計表送交財務部。

(2)布件房每月填制的"財產盤點表"、"財產報廢單"報財務部審批。

(3)客房部每月底將庫存及樓面庫存賓客用品填制"財產盤點表"交財務部。

(4)客房部每月填制"賓客用品收發存報表"交財務部。

(5)客房部如設洗衣房,應將寓客簽字帳單及時送前臺結帳處。

(6)若客人損壞或拿取客房內物品的,客房部應填制"賠償通知單"并請客人簽字認帳后送前臺結帳處。

(7)當客人結帳時,前臺結帳處應及時打電話給客房部,通知他們幾號房的客人正在結帳,請他們立即查房檢查有無設備損壞或遺失,若客人有洗衣帳單、電話費等則立即電話報給結帳處。

(8)每年、月度將客

房部的財務預算送交財務部,財務部綜合平衡,由總經理批準后即通知客房部執行。

(9)計劃外用款經總經理批準后,財務部方能支付。

(10)發薪之日,客房部指定人員在上午或下午到財務部領取工資單及工資,發給部門員工。

(11)其他協調的事項。

五、與餐飲部的協調

(1)當餐廳服務員送來的點菜時,收銀員應核定菜單內容是否完整、字跡是否清楚,并在點菜單的廚房聯上蓋上收銀員印章,交給服務員送廚房配菜。

(2)有的客人用膳期間需加菜或飲料,服務開出多用單交收銀員。客人用膳完畢結帳時,收銀員應立即計算出客人的應付款項,將一式兩聯的帳單交給服務員,由服務員將帳單呈交客人,若客人付現金,服務員把帳單的客人聯交給客人,收下現金,將現金及帳單的財務聯一并交給收銀員;若住店客人,則由服務員請客人在帳單上簽上房間號碼及姓名,然后將帳單交給收銀員,收銀員將此帳單(客人聯及財務聯)迅速送前臺結帳處,由前臺結帳處收銀員記入客人分戶帳內。

(3)餐飲廚房每天將點菜單匯總后交財務部成本控制組。

(4)購進直撥廚房食品原材料經驗收后,必須填制鮮貨直撥單交財務部食品倉庫記帳。

(5)凡餐飲部從倉庫領用的食品原材料及飲料必須填制"領料單"向食品倉庫領取。

(6)餐飲部廚房、酒吧應每月底對未用完的食品原材料及飲料、未售成品、半成品實施實地盤點,并編制"廚房、酒吧盤存表"交餐飲成本控制組,并轉財務部。

(7)餐飲部必須建立餐具、廚具的實物數量帳,每月底進物盤點并將結存情況通過"在用物品盤點表"送交財務部。

(8)餐飲部每日編制"餐廳營業收入日報表"交財務部。

(9)餐廳對收入的現金、支票等填制"交款單"一起送交財務部。

(10)對已批準掛帳(轉帳結算)的公司(單位),客人就餐后,帳單由客人簽字后交財務部,以便財務部與客戶結算。

(11)進房收取微型酒吧帳單,如發現客人使用微型酒吧以后沒有簽名應請客人補簽名,然后補充新的Minibar飲料及帳單。客人簽過名的帳單送交客房部。客房部及時送前臺結帳處。

(12)財務部成本控制組每日編制"食品成本控制表"交財務部。

(13)餐飲部將本店出售的菜肴、飲料、酒水制作價格(成本)標準單交財務部成本控制組,由財務部審核后交總經理批準后,方可作為對外的正式售價。

(14)餐飲部的在用財產報廢需填制財產報廢單,由所屬有關部門主管簽字后送財務部。

(15)餐飲部如有食品原材料及飲料轉移到其他部門,應由調出部門填制"食品原材料及飲料內部調撥單(轉移單)"交成本控制組。

(16)餐飲部急需和短缺食品原材料及飲料應及時上報財務部采購組,以便及時采購。

(17)每年、月度將餐飲部的財務預算送交財務部,財務部綜合平衡,由總經理批準后即通知餐飲部執行。

(18)計劃外用款經總經理(或餐飲部經理、廚師長)批準后,財務部方能支付。

(19)發薪之日,餐飲部指定人員在上午或下午到財務部領取工資單及工資,發給部門員工。

(20)其他需要協調的事項。

六、與商場部的協調

(1)商場部采用數量金額售價核算方法,原則是"售價金額核算,實物負責制"。商場部管理以實物負責小組(原則以營業柜組)為單位,商品進銷存每一環節都應有專人負責。

(2)商場部按商品類別設置庫存商品明細分類帳,列明品種、數量及金額。

(3)商品購進,商品經驗收完畢,由驗收人員(實物負責人)填制"商品驗收入庫單",聯同發票一起送財務部。

(4)商品在驗收過程中發現的任何商品質量、數量問題,拒收或查明原因后補收。

(5)財務部對商場部商品實存數進行不定期的抽查外,并要求商場部實物負責人(即營業柜組)每月盤點,填制"商品盤點表"交財務部。

(6)商場部實物負責人對盤點的溢、缺情況及時填制"商品盤點短缺或溢余報告單"并作原因分析與"商品盤點表"一起交財務部。

(7)商場部沒有接到物價部門及財務部的通知,不得擅自變動國家規定的商品價格,如遇商品價格調整,必須嚴守機密,在規定調價日期的前一天營業終了時由財務部會同實物負責人對調價商品進行盤點,椐實際庫存數量調整售價,更換商品價格,由有關實物負責人填制"零售商品調價通知單"。

(8)商場部發生每筆交易,不論自銷還是代銷都須順號開具"商品(場)部帳單",不得跳號,并于營業終了據此編制"零售商品日報表"交財務部(代銷商品帳單加蓋"代銷"戳記)。

(9)商場部每日編制"商品進銷存日報表"交財務部。

(10)對于酒店內部部門調用商場部商品,調出方的實物負責人需填制"商品內部調撥單"(轉移單),一聯交調入方,一聯交財務部。

(11)商場部如經營代銷商品,應與委托單位簽訂代銷合同(協議),列明代銷商品名稱、數量、價格、手續費標準及貨款結算方式等,財務部方能對此代銷業務核算。

(12)每月26日前商場部編制"受托代銷商品結算通知單"交財務部,以便財務部審核后結算。

(13)每天營業終了,商場部應將"商場部帳單即銷貨發票"所記銷貨金額與收銀員的收貨款進行核對,并填制"交款單"隨同發票(帳單)一起交財務部審核記帳。

(14)每日編制"商品(場)部營業收入日報表"交財務部。

(15)每日收銀員編制"收款日報表"交財務部。

(16)對于作為禮品贈送的商品,商場部應明確規定權限與手續,并以書面報告給財務部。

(17)商場部內部調撥給餐飲部用作銷售的香煙,作為餐飲部的營業收入進行核算。毛利分配由雙方議定。(也可以作為商場部營業收入核算,由雙方商議而定)

(18)每年、月度將商場部的財務預算送交財務部,財務部綜合平衡,由總經理批準后即通知商場部執行。

(19)計劃外用款經總經理批準后,財務部方能支付。

(20)發薪之日,商場部秘書(或指定人員)在上午或下午到財務部領取工資單及工資,發給部門員工。

(21)其他需要協調的事項。

七、與人事培訓部的協調

(1)每月30日,由人事培訓部將當月員工缺勤匯總表交財務部,作為扣發工資的依據(或由人事培訓部員工將缺勤情況填入工資單)。

(2)每月發生的員工違紀扣款單和員工晉升工資變更表在每月30日,由人事培訓部送交財務部。

(3)員工更衣柜銷

匙遺失,人事培訓部發"更衣柜鑰匙遺失申報單"給員工填寫。人事培訓部簽署意見后,員工持單到財務部付賠償費。

(4)人事培訓部每月定期將新進員工支付培訓保證金名單送交財務部,每月初核對上月新進員工支付保證金情況。對未按時到財務部支付保證金的員工,由人事培訓部開出"催收單"給他們。

(5)每月30日前人事培訓部將"聘用人員、臨時工"病事假等情況匯總成表交財務部。

(6)每月30日人事培訓部將當月員工就餐匯總情況交財務部。

(7)凡新進人員、辭退人員的名單、薪金、待遇等情況,人事培訓部在當月30日之前以書面形式報財務部。

(8)凡罰款、賠償款由人事培訓部在30日之前通知(書面)財務部。

(9)人事培訓部每年、月度財務預算送財務部,財務部綜合平衡,由總經理批準后即通知人事培訓部執行。

(10)發薪之日,人事培訓部指定人員在上午或下午到財務部領取工資單及工資,發給部門員工。

(11)計劃外用款經總經理批準后,財務部方能支付。

(12)其他需要協調的事項。

八、與其他各部的協調

(1)各部門年度、月度財務預算送財務部,經財務部綜合平?,由總經理批準后即通知各部門執行。

(2)計劃外用款經總經理批準后,財務部方能支付。

(3)各部門每月度、年度進行財產清查,并填制"財產盤點表"交財務部。

(4)發薪之日,各部門派指定人員到財務部領取工資單和工資,發給部門員工。

(5)其他需要協調的事項。