電子公文管理規(guī)定

1.1電子公文與紙質(zhì)公文關(guān)系。

　　1.1.1各部門須指定專人負(fù)責(zé)辦公系統(tǒng)管理，按紙質(zhì)公文辦理程序處理電子公文。

　　1.1.2電子公文行文關(guān)系，與紙質(zhì)公文的行文關(guān)系相同。

　　1.1.3除特殊注明外，電子公文與紙質(zhì)公文具有同等的行政效力。電子公文不加印鑒。

　　1.1.4電子公文的公文要素與紙質(zhì)公文基本一致，包括：公文版頭、秘密等級、發(fā)文字號、簽發(fā)人、公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、主題詞、抄報(bào)抄送機(jī)關(guān)、附件等。

　　1.1.4電子公文的辦理分為收文和發(fā)文辦理，其工作流程與紙質(zhì)公文工作流程基本相同。

　　1.2上機(jī)操作人員必須熟記本人的用戶代碼和口令，并保守秘密，在系統(tǒng)中不得從事與工作無關(guān)的活動(dòng)，系統(tǒng)用畢應(yīng)及時(shí)退出該系統(tǒng)。上機(jī)人員調(diào)離工作崗位應(yīng)及時(shí)通知辦公室和電算調(diào)整業(yè)務(wù)流程、更改用戶設(shè)置。非辦公系統(tǒng)中注冊的人員不得上機(jī)操作或?yàn)g覽。

　　1.3對機(jī)密級以上(含機(jī)密級)的文件和篇幅較長的轉(zhuǎn)發(fā)附件，仍以紙質(zhì)方式發(fā)送，但要形成簡要說明，進(jìn)入業(yè)務(wù)流程，批復(fù)工作仍在辦公系統(tǒng)中進(jìn)行。

　　1.4使用人員要在每個(gè)工作日8:00-8:30和16:00-16:30期間察看"待辦事宜"，并簽署意見。

　　1.5國家秘密級以上(含秘密級)和集團(tuán)公司機(jī)密級秘密公文不得以電子公文形式在網(wǎng)上傳遞。

　　1.6各部門在收到電子公文后，有必要復(fù)制成一份(經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)可復(fù)制成多份)紙質(zhì)公文，應(yīng)需在所復(fù)制成的紙質(zhì)公文右上角加蓋復(fù)制專用章(電子公文復(fù)制專用章圖樣附后)注明復(fù)制單位、日期、份數(shù)，然后繼續(xù)辦理的其他程序。所收到的相同紙質(zhì)公文應(yīng)作為備份存檔。

　　1.7電子公文處理和存儲，必須采用專用的計(jì)算機(jī)和存儲設(shè)備，由收到電子公文的人員負(fù)責(zé)管理，確保有關(guān)設(shè)備的安全。

　　1.8電子公文介質(zhì)[硬(軟)磁盤、磁帶、光盤等]應(yīng)按下列要求管理：

　　1.8.1電子公文介質(zhì)的使用和保存，等同紙質(zhì)公文的使用和保存。

　　1.8.2電子公文介質(zhì)的維護(hù)和維修，由公司電算室負(fù)責(zé)。

　　1.8.3電子公文介質(zhì)的銷毀，等同紙質(zhì)公文的銷毀，須進(jìn)行登記并由兩人監(jiān)銷，確保不漏銷、不丟失。

　　1.9用戶認(rèn)證管理。

　　1.9.1用戶密碼方式：用戶首次登陸時(shí)系統(tǒng)強(qiáng)制更改密碼，日常要求每隔1個(gè)月修改用戶密碼。

　　1.9.2建議系統(tǒng)采用電子身份認(rèn)證卡確保系統(tǒng)的安全。

　　1.10用戶管理。

　　1.10.1用戶重新審核：將現(xiàn)有的oa用戶按部門列表由用戶所在部門領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。

　　1.10.2新用戶申請程序：新增用戶由本人填寫新增(變更)用戶表(附后)，本部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后，到人力資源開發(fā)室蓋章確認(rèn)，由電算室創(chuàng)建用戶。

　　1.10.3用戶權(quán)限變更：當(dāng)對用戶權(quán)限有特殊需要時(shí)，請?zhí)顚懹脩魴?quán)限變更表(附后)。

　　1.10.4用戶變更：人員流動(dòng)時(shí)，由人力資源開發(fā)室填寫用戶新增(變更)表(附后)提供給電算室，由電算室對這些用戶變更所屬部門。

　　1.10.5用戶注銷：人員調(diào)離，退休、退養(yǎng)、離職時(shí)，由人力資源開發(fā)室填寫用戶注銷表(附后)提供給電算室，由電算室注銷用戶。

　　1.11用戶組管理。

　　1.11.1用戶群組重新審核：將群組名稱及群組成員列出后，由各主管部門重新審核。

　　1.11.2新用戶組申請程序：由使用部門填寫用戶新增(變更)表(附后)，與電算室協(xié)商創(chuàng)建。

　　1.11.3用戶組的日常管理：用戶組由電算室進(jìn)行日常維護(hù)。

　　1.11.4用戶組信息的發(fā)布：為方便查詢各用戶組包含的成員，電算室將每隔一個(gè)月在通知公告中發(fā)布用戶組信息。

　　1.12功能模塊的管理。各模塊的主管單位指定專人對模塊中的文檔進(jìn)行維護(hù)。

　　1.13系統(tǒng)操作要求。

　　1.13.1要求每天早8：00打開oa辦公系統(tǒng)，下班時(shí)觸發(fā)按鈕，形成的信息由各部門專人管理并與考勤掛勾。

　　1.13.2上班期間每隔一個(gè)小時(shí)查看一次最新信息。

　　1.13.3各模塊的主管理單位負(fù)責(zé)及時(shí)更新信息。

　　1.14信息管理要求。

　　1.14.1電子郵件系統(tǒng)：要求經(jīng)常清理，保證郵件占用空間小于100m。

　　1.14.2通知公告、留言板：文檔保留一個(gè)月時(shí)間，超期后由電算室對文檔進(jìn)行刪除。

　　1.14.3公文管理、黨委工作、食堂管理：由辦公室對文檔進(jìn)行維護(hù)。

　　1.14.4政策法規(guī)、經(jīng)濟(jì)責(zé)任制：由企管辦對文檔進(jìn)行定期維護(hù)。

　　1.14.5信息發(fā)布、信息收集：由指定部門的專人負(fù)責(zé)維護(hù)。

　　1.14.6對于永久保留的信息由電算室負(fù)責(zé)備份。

　　1.14.7重要信息主管理部門要自已備份。

2經(jīng)銷商電子公文管理規(guī)定。

　　2.1每家經(jīng)銷商一個(gè)用戶名，由專人管理與使用，用戶名和密碼要有兩人知曉，避免人員調(diào)動(dòng)，其他人不能登錄。

　　2.2上機(jī)人員調(diào)離工作崗位，新的操作人員應(yīng)及時(shí)更改用戶設(shè)置。

　　2.3上機(jī)操作人員必須熟記用戶名和密碼，并保守秘密。

　　2.4上機(jī)操作人員在系統(tǒng)中不得從事與工作無關(guān)的活動(dòng)，系統(tǒng)用畢應(yīng)及時(shí)退出該系統(tǒng)。

　　2.5不許將ie瀏覽器設(shè)置成“表單自動(dòng)提示密碼”。

　　2.6上機(jī)人員不得在郵件系統(tǒng)中向所有用戶群發(fā)郵件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，作為劣跡記入經(jīng)銷商綜合考評。

　　2.7使用人員要每日登錄系統(tǒng)，至少保證早、晚各一次，并及時(shí)將一汽貿(mào)易總公司的有關(guān)信息通知到相關(guān)人員。

3服務(wù)商電子公文管理規(guī)定。

　　3.1外來公文進(jìn)行登記、處理，在收文流程中處理，例如：一汽網(wǎng)上公文、服務(wù)通報(bào)、月報(bào)審核通知及其它形式的文件等。由服務(wù)站資料員負(fù)責(zé)管理流程。

　　3.2服務(wù)站內(nèi)部制定的公文，需按流程辦理且歸檔，在發(fā)文流程中辦理。由服務(wù)站資料員負(fù)責(zé)管理流程。

　　3.3信息采編用來從各種媒體采集各種相關(guān)信息，經(jīng)篩選整理編輯后形成各種主題刊物，進(jìn)行發(fā)布。例如：質(zhì)量信息反饋、重大質(zhì)量問題匯報(bào)、用戶信息、索賠申請、市場信息等。主要由持有一汽貿(mào)易公司頒發(fā)的培訓(xùn)上崗證的服務(wù)經(jīng)理、鑒定員、資料員負(fù)責(zé)。

　　3.4公共服務(wù)為各服務(wù)站提供資料和服務(wù)，資料內(nèi)容由服務(wù)管理部整理更新后供查詢、使用。

　　3.4.1服務(wù)系統(tǒng)通訊錄，供服務(wù)站使用，主要由貿(mào)易公司電算室負(fù)責(zé)。

　　3.4.2服務(wù)信息通報(bào)、月報(bào)審核信息每月由服務(wù)管理部進(jìn)行編寫，以供服務(wù)站查看。

　　3.4.3資料管理是涉及日常工作需共享的各方面資料，例如：新車型信息、產(chǎn)品改進(jìn)信息、零部件信息、故障編碼、保用標(biāo)準(zhǔn)等。主要由服務(wù)管理部負(fù)責(zé)。

　　3.4.4電子公告板用于發(fā)布各類公共信息和通知等，各服務(wù)站均可發(fā)布。

　　3.5直接發(fā)送電子郵件主要是用于小范圍內(nèi)的信息溝通。

　　3.6關(guān)于磁盤上機(jī)使用的規(guī)定。

　　3.6.1凡從外單位帶回、拷回或購回的磁盤，必須由有關(guān)服務(wù)站站長同意并經(jīng)服務(wù)站計(jì)算機(jī)管理人員作病毒檢查后，方可上機(jī)使用。

　　3.6.2外單位人員來服務(wù)站上機(jī)時(shí)，所帶磁盤必須由服務(wù)站站長同意，經(jīng)作病毒檢查確認(rèn)無病毒后，方可上機(jī)使用。

　　3.6.3發(fā)現(xiàn)病毒時(shí)，操作者不得擅自處理，須經(jīng)服務(wù)站計(jì)算機(jī)管理負(fù)責(zé)人查明原因后，責(zé)成專人處理。

篇2:電子公文處理軟件推廣使用工作方案

為了加快辦理公文的速度，改善辦理公文的質(zhì)量，轉(zhuǎn)變機(jī)關(guān)工作作風(fēng)，提高行政效率，自治區(qū)地方稅務(wù)局從*年開始大力推廣使用中國計(jì)算機(jī)軟件與技術(shù)服務(wù)總公司和國家稅務(wù)總局聯(lián)合研制的電子公文處理軟件，即《公文處理系統(tǒng)》(officialdocumentsprocesssystem)軟件(以下簡稱oa軟件)，使全區(qū)地稅系統(tǒng)的辦公自動(dòng)化建設(shè)步伐邁向新的臺階。但是,到目前為止，各級地稅機(jī)關(guān)在推廣使用oa軟件的過程中，還存在許多不容忽視的問題，使oa軟件未能充分發(fā)揮應(yīng)有的作用，亟待解決。

一、oa軟件推廣使用過程中存在的問題

oa軟件在推廣使用過程中遇到的問題分為兩個(gè)方面，一方面是oa軟件本身存在的問題;另一方面是使用oa軟件的外部環(huán)境存在的問題。

(一)oa軟件本身存在的問題

1.oa軟件兼容性較差。隨著oa軟件的推廣使用，目前oa軟件已成為地稅系統(tǒng)內(nèi)部縱向發(fā)送、接收電子公文，橫向分送、閱處電子公文的主要工具，從而大大地減少了紙質(zhì)公文的使用量，提高了辦理公文的效率和質(zhì)量。但是，由于oa軟件開發(fā)時(shí)間比較早，目前在用的oa軟件的最新版本仍是*年定型的4.0.1版，這個(gè)版本的oa軟件能夠正確識別并處理的電子文檔只有擴(kuò)展名為doc的word文檔、擴(kuò)展名為txt的文本文檔和擴(kuò)展名為bmp的位圖文檔，而對外來的其他格式的電子文檔的兼容性較差，表現(xiàn)為以下幾種情況。一是不能兼容、不能正確識別外來電子文檔。例如，目前政府oa(即辦公自動(dòng)化)系統(tǒng)開始啟用的電子公文的格式為不可修改的pdf文檔，oa軟件不能直接接收、識別這種格式的公文，需要通過人工操作，利用第三方軟件經(jīng)過多個(gè)步驟的轉(zhuǎn)換后才能逐頁拷入oa軟件進(jìn)行處理，工作量大，速度緩慢，與手工處理紙質(zhì)公文無異，甚至比手工處理紙質(zhì)公文還慢，而且轉(zhuǎn)換的效果并不理想，主要是文件版面和字體縮小，清晰度下降，閱讀比較困難。就連國人使用比較多的有名的國產(chǎn)文字處理軟件--金山軟件編輯的wps文檔，oa軟件也不能直接拷入并正確識別。二是接收外來電子公文后改變原公文的面貌。根據(jù)《廣西壯族自治區(qū)國家行政機(jī)關(guān)電子公文處理暫行辦法》(以下簡稱《電子公文處理辦法》，*年12月9日印發(fā))第十一條規(guī)定：“電子公文的顯現(xiàn)格式和還原成紙質(zhì)公文的格式，應(yīng)當(dāng)符合《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》、……的要求。”《國家行政機(jī)關(guān)公文公格式》明確規(guī)定，國家行政機(jī)關(guān)的公文從發(fā)文標(biāo)識到版記要區(qū)分不同的部位使用不同型號的黑體、小標(biāo)宋體、仿宋體、楷體等字體，但是，oa軟件在接收自治區(qū)政府、市政府的電子公文時(shí)，有些公文在電腦上顯示的文字雖然顏色、型號不變，但是大部分甚至是全部的字體都變成了不符合規(guī)定的其它字體。

根據(jù)國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略和我國電子政務(wù)建設(shè)的總體目標(biāo)，以后地稅部門與其他政府部門甚至是社會公眾之間的工作聯(lián)系應(yīng)該最大限度地利用信息技術(shù)通過網(wǎng)絡(luò)來完成。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和辦公自動(dòng)化技術(shù)在各行各業(yè)的普及推廣，用于編輯制作電子公文的新軟件、新技術(shù)將不斷增多，各級各部門根據(jù)自身的工作特點(diǎn)和要求可以選擇不同的軟件、技術(shù)制作電子公文，因此，地稅部門與外部之間工作聯(lián)系涉及到的電子公文的格式和種類將進(jìn)一步增加，例如企業(yè)辦理申請享受稅收優(yōu)惠待遇手續(xù)時(shí)附送的財(cái)務(wù)會計(jì)資料、產(chǎn)品技術(shù)說明資料等的電子文檔的文件格式就比較多。由此可見，oa軟件的兼容性問題已成為其進(jìn)一步擴(kuò)大和深入推廣應(yīng)用的最大障礙。

2.輔助功能缺乏。隨著各級地稅部門辦公局域網(wǎng)的建立和擴(kuò)大，地稅部門內(nèi)部的很多與辦文事務(wù)息息相關(guān)的工作如及時(shí)通訊聯(lián)絡(luò)、資料傳遞等都可以通過網(wǎng)絡(luò)來完成，但oa軟件只能處理正式的公文、發(fā)布正式的通告，缺乏必要的輔助功能，影響辦文速度和質(zhì)量。為了解決這一問題，一些市地稅局就在辦公局域網(wǎng)內(nèi)加裝諸如騰迅通等這方面的軟件來彌補(bǔ)oa軟件的不足，但使用時(shí)與oa軟件脫節(jié)，仍不夠方便及時(shí)。

3.oa軟件缺少自我完善機(jī)制。計(jì)算機(jī)軟件的特點(diǎn)和開發(fā)目的決定了任何計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件既不可能一蹴而就，也不可能一成不變，而是要在開發(fā)、應(yīng)用過程中根據(jù)使用環(huán)境的變化和用戶的需求不斷更新完善。這就要求應(yīng)用軟件的開發(fā)商要有了解使用環(huán)境變化和用戶需求變化的渠道，要么通過應(yīng)用軟件本身自動(dòng)收集反饋使用過程中的有關(guān)資料，要么通過使用軟件的人群反饋訴求，以便及時(shí)了解有關(guān)情況，并加以修改補(bǔ)充完善。而oa軟件恰恰缺少這種及時(shí)了解使用情況并加以解決的機(jī)制，這一點(diǎn)，從oa軟件的4.0.1版于*年定型投入使用至今多年，雖然早就發(fā)現(xiàn)有許多不足之處，但至今也沒有得到改進(jìn)和提高，就可以得到證明。這是軟件開發(fā)商售后跟蹤服務(wù)不到位造成的。

此外，oa軟件還會出現(xiàn)一些不知緣由的錯(cuò)誤，例如，有時(shí)收文方接收到的文件與發(fā)文方發(fā)出的文件不一致，主要是附件收不到;有時(shí)擬稿人擬的文稿附有多份表格形式的附件，而簽發(fā)人簽發(fā)的文稿少一兩個(gè)表格附件;有時(shí)發(fā)文方遠(yuǎn)程封發(fā)文件后，通過查詢功能查詢發(fā)文情況顯示已送達(dá)，但一直未見收文方接收等等。

(二)oa軟件應(yīng)用環(huán)境存在的問題

1.oa軟件的法律地位問題。由于國家還沒有制定統(tǒng)一的電子公文處理辦法的法規(guī)，根據(jù)自治區(qū)人民政府辦公廳印發(fā)的《電子公文處理辦法》第七條規(guī)定：“通過認(rèn)定的電子公文處理系統(tǒng)生成、存儲及傳輸?shù)碾娮庸模c相同內(nèi)容的紙質(zhì)公文具有同等效力。”第二十四條規(guī)定：“各級國家行政機(jī)關(guān)建設(shè)的電子公文處理系統(tǒng)，經(jīng)自治區(qū)有關(guān)部門組成的專家審核組審核，并經(jīng)自治區(qū)人民政府批準(zhǔn)認(rèn)定后，方具法定效力”。目前oa軟件還沒有通過自治區(qū)有關(guān)部門的審核認(rèn)定，因此，oa軟件制發(fā)的電子公文，根據(jù)《全國稅務(wù)機(jī)關(guān)公文處理實(shí)施辦法》(國稅法〔*〕132號)的規(guī)定，在稅務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部具有行政效力，可以作為本系統(tǒng)、本機(jī)關(guān)內(nèi)部處理公務(wù)的依據(jù)。但是，對系統(tǒng)外是沒有法律效力的。

2.對oa軟件的認(rèn)識比較片面、膚淺。很多領(lǐng)導(dǎo)和干部職工都簡單地把oa軟件看作是將在紙質(zhì)上起草、審核、簽發(fā)公文的過程改為在電腦上完成的一種補(bǔ)助工具，對oa軟件在改變公文處理方式方法上的重要作用及其產(chǎn)生的深遠(yuǎn)影響的認(rèn)識不深，沒有根據(jù)信息化、網(wǎng)絡(luò)化的特點(diǎn)去改進(jìn)、創(chuàng)新處理電子公文的方式方法，例如，辦理公文還是習(xí)慣于分人分步進(jìn)行，不會利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)協(xié)同進(jìn)行;只習(xí)慣于發(fā)現(xiàn)、處理辦公桌上看得見的等待處理的紙質(zhì)公文，而不善于發(fā)現(xiàn)、處理辦公桌上看不見而是在電腦的oa軟件里急著等待處理的電子公文，常常造成超時(shí)辦理公文。

3.推廣應(yīng)用工作發(fā)展不平衡。電子信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)高效、便捷作用的發(fā)揮要求有通達(dá)的網(wǎng)絡(luò)、運(yùn)轉(zhuǎn)正常的設(shè)備和熟練的操作人員。但是，目前整個(gè)廣西地稅系統(tǒng)在網(wǎng)絡(luò)覆蓋面、設(shè)備的數(shù)量和質(zhì)量以及工作人員操作技能水平方面存在發(fā)展不平衡的情況，特別是同一個(gè)市內(nèi)的縣與縣之間和縣內(nèi)的單位與單位之間的發(fā)展不平衡對oa軟件的推廣應(yīng)用影響最大;在工作人員操作計(jì)算機(jī)技能水平方面，各地的差別也比較大，由于工作人員操作技術(shù)水平差，人為造成網(wǎng)絡(luò)末端的梗滯、降低了整個(gè)網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行速度的情況也時(shí)有發(fā)生。這種發(fā)展不平衡對0軟件的不利影響很容易被忽視，一時(shí)間也很難消除，應(yīng)引起高度重視。以百色市地稅系統(tǒng)為例，根據(jù)*年底統(tǒng)計(jì)，百色市城區(qū)和縣城以外的鄉(xiāng)鎮(zhèn)地稅機(jī)構(gòu)(分局或稅所)共有48個(gè)，已聯(lián)網(wǎng)運(yùn)行oa軟件的23個(gè)，還有25個(gè)因常住工作人員少而未聯(lián)網(wǎng)運(yùn)行oa軟件，占鄉(xiāng)鎮(zhèn)地稅機(jī)構(gòu)總個(gè)數(shù)的52.06%，造成這些人員不能及時(shí)閱讀了解電子公文，成為oa軟件應(yīng)用的盲點(diǎn)。

4.公文安全隱患大。oa軟件的公文安全隱患主要來自兩方面。一是計(jì)算機(jī)病毒。由于干部職工計(jì)算機(jī)信息安全意識差，不按規(guī)定認(rèn)真防范計(jì)算機(jī)病毒，使得計(jì)算機(jī)病毒經(jīng)常破壞服務(wù)器和工作站的計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)及其應(yīng)用軟件，不但降低了辦文的速度和效率，還嚴(yán)重威脅了oa軟件里面的公文的安全。二是操作不規(guī)范，主要是不按規(guī)定備份數(shù)據(jù)，如某縣地稅局*年9月公文處理服務(wù)器操作系統(tǒng)發(fā)生嚴(yán)重故障后不得不重新安裝操作系統(tǒng)，但由于事前沒有按規(guī)定定期備份數(shù)據(jù)，至使服務(wù)器重裝操作系統(tǒng)后某一時(shí)段的電子公文的數(shù)據(jù)資料無法恢復(fù)。

5.管理制度不健全。*年9月區(qū)局印發(fā)了《廣西壯族自治區(qū)地方稅務(wù)局計(jì)算機(jī)公文處理規(guī)則(暫行)》，對計(jì)算機(jī)公文處理工作做了一些比較原則性的規(guī)定，但是，還缺乏剛性的具體的對利用計(jì)算機(jī)處理公文結(jié)果的績效考評制度和責(zé)任追究制度，導(dǎo)致一些計(jì)算機(jī)處理公文的工作制度執(zhí)行不到位。例如，為保障公文處理網(wǎng)絡(luò)的安全而采取的內(nèi)部辦公網(wǎng)與外部互聯(lián)網(wǎng)物理隔離后，許多工作人員在公文網(wǎng)上階段性地處理完電子公文后就轉(zhuǎn)到外部互聯(lián)網(wǎng)，不按規(guī)定時(shí)間和次數(shù)轉(zhuǎn)回內(nèi)部辦公網(wǎng)查收、處理電子公文，經(jīng)常出現(xiàn)超時(shí)辦文。

6.濫用oa軟件發(fā)送公文。公文是具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，公文具嚴(yán)密的程式性、撰擬的專任性和嚴(yán)格的時(shí)間性等特點(diǎn)，因此制發(fā)公文應(yīng)當(dāng)嚴(yán)謹(jǐn)，《全國稅務(wù)機(jī)關(guān)公文處理實(shí)施辦法》(國稅發(fā)〔*〕132號)第四十四條規(guī)定：“行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。對于可發(fā)可不發(fā)的公文，即無實(shí)質(zhì)內(nèi)容、無具體措施、無針對性、無指導(dǎo)性、缺乏可操作性的公文，堅(jiān)決不發(fā)。對必須印發(fā)的公文嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量與發(fā)文范圍，杜絕亂發(fā)濫送，避免重復(fù)行文。”第一一六條規(guī)定：“各級稅務(wù)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)通過稅務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部建立的公文處理計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)，按照本實(shí)施辦法和有關(guān)規(guī)定進(jìn)行電子公文的辦理、管理、整理和歸檔。《自治區(qū)地方稅務(wù)局辦公室關(guān)于明確公文處理有關(guān)問題的通知》(桂地稅辦發(fā)〔*〕118號)規(guī)定：“轉(zhuǎn)發(fā)公文確無具體要求和實(shí)際性貫徹意見的，承辦單位在收文承辦環(huán)節(jié)提出直接轉(zhuǎn)發(fā)意見，報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)批示，如局領(lǐng)導(dǎo)同意直接轉(zhuǎn)發(fā)，則原文直接轉(zhuǎn)發(fā)(在公文處理系統(tǒng)中采取遠(yuǎn)程轉(zhuǎn)發(fā)方式)，不再另行擬文轉(zhuǎn)發(fā)。”可見，利用oa軟件制發(fā)公文也應(yīng)當(dāng)遵循嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑瓌t。而目前的情況是，由于oa軟件方便、快捷的特點(diǎn)加上公文的嚴(yán)肅性，使得很多工作人員產(chǎn)生了依賴性，把一些無需以公文形式傳遞的事務(wù)性電子文檔也被當(dāng)作電子公文用oa軟件制發(fā)。這助長了文山會海和文牘主義，既增加了領(lǐng)導(dǎo)、文秘人員及其它工作人員閱處毫無實(shí)際意義的公文的數(shù)量，降低工作效率，又占用公文處理服務(wù)器的存儲容量，浪費(fèi)設(shè)備資源。另外，使用oa軟件處理機(jī)密文件也是不妥當(dāng)?shù)摹?/p>

二、解決存在問題的對策分析

(一)解決oa軟件自身存在問題的設(shè)想

oa軟件兼容性差的問題，已經(jīng)成為制約各級地稅部門與政府專網(wǎng)之間快速傳遞、處理電子公文的嚴(yán)重問題，必須引起高度重視，應(yīng)盡快加以解決，方法有兩種。

一種方法是完全摒棄oa軟件，重新開發(fā)基于政府電子公文處理規(guī)范的電子公文處理軟件投入使用。但是，這會遇到很多問題，首先是需要投入大量的研發(fā)資金。其次是開發(fā)、試用時(shí)間較長。第三是應(yīng)用培訓(xùn)工作量大。第四是政府電子公文處理規(guī)范也只是一個(gè)大致的原則性要求，并沒有具體明確的標(biāo)準(zhǔn)，而且這些規(guī)范還會隨著社會政治經(jīng)濟(jì)形式和信息科技的發(fā)展而變化，即便重新開發(fā)新的電子公文處理軟件也不能保證始終完全適應(yīng)政府電子公文處理規(guī)范。第五是oa軟件在全區(qū)各級地稅部門推廣使用，長的已有6年，短的也有了3了，經(jīng)過其處理并保存下來的公文也是一個(gè)不小的數(shù)目，以百色市地稅局為例，從*年底至今，經(jīng)過oa軟件處理并保存下來的公文，收文部分有12053份，發(fā)文部分有3047份，如果重新開發(fā)應(yīng)用新的電子公文處理軟件，如何銜接、兼容此前用oa軟件處理過并保存下來的大量的電子公文也是一個(gè)必須解決的難題。

另一種方法就是改造升級oa軟件，這即可節(jié)約資金投入，又可保證oa軟件處理電子公文方式方法的前后連貫性，而且工作人員使用舊版oa軟件的時(shí)間較長，比較了解oa軟件的特點(diǎn)和操作要領(lǐng)，學(xué)習(xí)使用新版oa軟件自然更容易接受，避免全部從頭開始學(xué)習(xí)培訓(xùn)，縮短開發(fā)試用的時(shí)間和學(xué)習(xí)使用的磨合時(shí)間，提高效率，這是比較可行的辦法。因此，建議區(qū)局向國家稅務(wù)總局反映，請求國家稅務(wù)總局和軟件開發(fā)商盡快改造升級oa軟件。區(qū)局也可以組織技術(shù)力量，結(jié)合廣西實(shí)際情況改造升級oa軟件。

改造升級oa軟件應(yīng)注意解決以下幾個(gè)問題：首先，是擴(kuò)大oa軟件的兼容范圍，實(shí)現(xiàn)與政府專網(wǎng)的高效對接。其次，是整合系統(tǒng)功能，如把通告欄的功能直接并入公文處理模塊，使新的通告和新文件一樣，只要登錄公文處理模塊就會自動(dòng)顯示或提示。第三，是要增加輔助功能。如，顯示所有在線人員的功能，點(diǎn)對點(diǎn)、點(diǎn)對群組的實(shí)時(shí)通訊功能，普通電子文檔的傳遞功能等等，以方便地稅部門內(nèi)部工作人員之間的各種工作聯(lián)系。第四，要根據(jù)《電子公文處理辦法》結(jié)合實(shí)際工作需要增加和完善人性化的功能：增加服務(wù)器端oa軟件定時(shí)自動(dòng)備份數(shù)據(jù)的功能，每天定時(shí)自動(dòng)備份兩次，并定期存檔，建立遠(yuǎn)程的災(zāi)難備份中心統(tǒng)一保管備份的數(shù)據(jù)，確保文件資料的安全;增加工作站端oa軟件自動(dòng)記錄、保存登錄oa軟件的時(shí)間、次數(shù)的功能，以便開展績效考評和責(zé)任追究;增加計(jì)算機(jī)開機(jī)時(shí)oa軟件自動(dòng)運(yùn)行登錄的功能，減少因疏忽而忘記登錄oa軟件閱處文件的現(xiàn)象發(fā)生;改進(jìn)信箱欄目新文件到達(dá)的提醒功能和已閱文件的標(biāo)識功能。這些功能都是很有必要的，如，目前使用的o軟件的信箱欄目有新文件到達(dá)時(shí)只在軟件屏幕下方狀態(tài)欄左側(cè)有面一小小的紅旗豎起，既不起眼，又悄無聲息，很難以引起使用者的注意。對尚未閱讀過的文件，文件信息列表左端的已閱欄為空，若是已閱讀過的文件，已閱欄則標(biāo)有“√”，這在個(gè)人信箱還容易辨認(rèn)文件是否已閱處，但在部門信箱，只要同部門有人閱讀過的文件，不管自己是否已閱讀，都會在已閱欄上標(biāo)有“√”，這樣有時(shí)候等待閱處的文件多了，部門信箱的管理人員就會分不清哪些文件已閱讀，哪些文件未閱讀。這些都是容易造成文件超時(shí)辦理的原因，應(yīng)當(dāng)使用既醒目又悅耳方法的提醒有新文件到達(dá)，使用實(shí)名標(biāo)識已閱的文件。通過增加和完善o軟件的功能，充分利用機(jī)器設(shè)備和應(yīng)用軟件的機(jī)械性能彌補(bǔ)人類健忘的缺點(diǎn)，減少人為造成的失誤，確保能夠按時(shí)辦理公文。

社會政治經(jīng)濟(jì)在不斷發(fā)展變化，電子計(jì)算機(jī)及其信息技術(shù)的發(fā)展更是日新月異，造成了電子公文處理軟件的應(yīng)用環(huán)境和用戶的需求也在不斷發(fā)展變化之中。因此，無論是重新開發(fā)新的電子公文處理軟件還是改造升級o軟件，都必須建立有效的軟件應(yīng)用情況跟蹤服務(wù)體系，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決軟件應(yīng)用過程中遇到的問題，不斷改進(jìn)和提高軟件的性能，以滿足實(shí)際工作的需要。

(二)改善oa軟件應(yīng)用環(huán)境的建議

1.盡快解決oa軟件的法律地位問題。隨著我國電子政務(wù)的發(fā)展，地稅部門與其它政府部門和社會組織的電子公文往來日益頻繁，以沒有合法身份的軟件接收外來的電子公文和制作電子公文對外傳輸都是不合法的，應(yīng)當(dāng)按照《電子公文處理辦法》規(guī)定盡快為oa軟件申辦合法的身份。

2.提高思想認(rèn)識，更新觀念。信息化是當(dāng)今世界發(fā)展的大趨勢,是推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會變革的重要力量。地稅部門推廣使用oa軟件處理電子公文，是地稅部門信息化建設(shè)的重要步驟，是地稅部門實(shí)現(xiàn)與政府其它部門間的信息共建共享的前提和基礎(chǔ)，是地稅部門建設(shè)電子政務(wù)的具體表現(xiàn)。因此，必須從國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略的高度來看待地稅部門推廣使用oa軟件，從我國電子政務(wù)建設(shè)的總體目標(biāo)和要求來解決地稅部門推廣使用oa軟件存在的各種問題，用信息化、網(wǎng)絡(luò)化的理念對地稅部門公文處理工作進(jìn)行組織結(jié)構(gòu)的重組和業(yè)務(wù)流程的再造，以適應(yīng)我國電子政務(wù)發(fā)展形勢的需要。

3.切實(shí)防范計(jì)算機(jī)病毒。計(jì)算機(jī)病毒是oa軟件和辦公網(wǎng)絡(luò)安全的最大的威脅者，而且這種威脅是長期存在的，因此，防范計(jì)算機(jī)病毒的任務(wù)是長期的也是非常艱巨的，防范措施主要包括：一是嚴(yán)格執(zhí)行內(nèi)、外網(wǎng)物理隔離措施，不允許擅自變換內(nèi)、外網(wǎng)的接口，筆記本電腦在內(nèi)、外網(wǎng)上交替使用;二是及時(shí)升級計(jì)算機(jī)上的殺毒軟件，經(jīng)常查殺計(jì)算機(jī)內(nèi)的病毒;三是使用外來存儲介質(zhì)如光盤、優(yōu)盤前需經(jīng)嚴(yán)格病毒查殺。

4.加大資金投入力度，改善使用oa軟件的硬件環(huán)境。當(dāng)今世界，信息科技飛速發(fā)展，日新月異，技術(shù)和設(shè)備的更新?lián)Q代都很快，為了適應(yīng)信息化發(fā)展形勢的需要，必須加大投入，增添設(shè)備，擴(kuò)大網(wǎng)絡(luò)的覆蓋面，爭取做到工作人員人手一臺計(jì)算機(jī)，消滅網(wǎng)絡(luò)死角。適時(shí)更新落后設(shè)備，消除設(shè)備形成的網(wǎng)絡(luò)瓶頸，提高網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的速度和運(yùn)行質(zhì)量。

5、加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)。要全面加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)的基本知識和操作技能。要有針對性地加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)oa軟件的操作技能，開發(fā)oa軟件應(yīng)用教程多媒體軟件，增強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)的感性認(rèn)識，分崗位進(jìn)行專題學(xué)習(xí)培訓(xùn)，引入oa軟件上崗操作許可證的管理制度，確保學(xué)習(xí)培訓(xùn)效果，以消除人為造成的網(wǎng)絡(luò)阻滯現(xiàn)象，切實(shí)提高辦文速度和質(zhì)量。

6、進(jìn)一步完善目標(biāo)管理制度和責(zé)任追究制度，加大督促檢查力度。要修訂、完善、統(tǒng)一全區(qū)地稅系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)公文處理規(guī)則，嚴(yán)格規(guī)范使用oa軟件的對象和范圍，要建立健全針對計(jì)算機(jī)處理公文工作的績效考評制度和責(zé)任追究制度，定期按制度進(jìn)行督促檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正并追究有關(guān)人員責(zé)任，確保oa軟件充分發(fā)揮作用，進(jìn)一步提高地稅系統(tǒng)的行政效率。