職責描述:

1.負責協(xié)助策劃、安排并適時參與CEO參加的各項會議、接待等商務活動;

2.負責根據(jù)CE0的日程安排要求,起草準備相關(guān)文件資料;

3.負責需呈報CE0批復的文件的接收、登記、轉(zhuǎn)呈和分發(fā);

4.負責CE0的日常辦公服務工作;

5.建立并維護公司接待事務管理體系,并負責具體接待事務的保障與實施;

6.協(xié)助公司級會議的籌備、材料準備、會議通知、會議記錄及督辦等相關(guān)會務工作;

7.參與公司級活動籌辦、企業(yè)宣傳策劃與推廣、企業(yè)文化建設等行政相關(guān)工作;

8.完成CEO及部門主管交辦的其他日常工作。

任職要求:

1、大學本科及以上學歷。

2、1年以上相關(guān)崗位(行政、接待、商務、秘書)經(jīng)驗。

3、形象氣質(zhì)佳,性格外向,親和力強,溝通表達能力強,責任心強,處理臨時性問題的能力強。

篇2:全面入住階段商務秘書管家式服務規(guī)范

全面入住階段商務秘書管家式服務

商務秘書管家式服務:服務提供目錄服務流程

一、傳真發(fā)送

1、業(yè)主走近,管家主動向業(yè)主問候。(1)看到業(yè)主走近,面帶微笑,主動向業(yè)主問候:“先生,您好,請問有什么可以幫您”。(2)表示對業(yè)主的關(guān)注和重視,體現(xiàn)我們的服務品質(zhì)和員工的素質(zhì)。

2、當業(yè)主表示需要傳真服務后,需要確認業(yè)主是發(fā)傳真還是收傳真。(1)禮貌地詢問業(yè)主所需要的服務:“先生,您是發(fā)送傳真呢,還是收傳真呢”(2)確認業(yè)主所需的服務,不易出錯

3、確認知道業(yè)主要發(fā)送傳真后,與業(yè)主確認費用,接過業(yè)主發(fā)送傳真的紙張。(1)確認費用是很關(guān)鍵的,避免出現(xiàn)業(yè)主不滿引起的投訴。(2)如果業(yè)主發(fā)送的傳真,有好幾份發(fā)往不同的地時,應念出內(nèi)容的標題讓業(yè)主確認一下,不同內(nèi)容的發(fā)送地區(qū)是否都正確(3)把紙張反面朝上放在傳真機旁,準備發(fā)送。

4、傳真發(fā)送之前須確認傳真號碼、國家地區(qū)代碼,以保證發(fā)送正確。(1)在發(fā)送傳真之前,將傳真的號碼、國家地區(qū)代碼朗讀出來,可以避免傳真發(fā)錯對象。(2)將傳真紙內(nèi)容朝下按程序發(fā)送。

5、傳送完畢,管家助理須立即開具“服務收費單”,寫明所需費用、時間、傳真號碼,并請業(yè)主簽名、付費。(1)等待報告打出,將它與傳真原稿釘在一起,雙手遞給業(yè)主,并請業(yè)主簽名確認。(2)請業(yè)主親自確認傳真是否已正確地發(fā)送完畢,對業(yè)主的一種尊重(3)填寫“服務收費單”憑證包括傳真號碼、發(fā)送時間、以及所需費用。(4)按規(guī)定收取相關(guān)費用。

6、如傳送失敗,必須再請示業(yè)主。(1)如果傳真失敗,傳真機會發(fā)出刺耳的聲音,在報告上有顯示。(2)將這份報告出示給業(yè)主,征求他的意見,是繼續(xù)發(fā)送還是停止,或者換其它的號碼發(fā)送。(3)讓業(yè)主明白發(fā)送傳真失敗的原因,以便于他可以合理地處理自己的傳真。

7、傳真發(fā)送完畢,目送業(yè)主離開。(1)禮貌地與業(yè)主道別,目送業(yè)主離開。(2)表示對業(yè)主的尊重。

8、所有傳真服務必須做好登記,以備參考。(1)在服務登記本中,按要求登記內(nèi)容、發(fā)送人姓名、住址、發(fā)送號碼、發(fā)送地、時間、費用、經(jīng)辦人

(2)做好記錄,以便于何存查找,減少不必要的麻煩

二、傳真接收

1、收到傳真及時將傳真件從機器上取下。(1)及時地將傳真從傳真機上取下,一般聽到機器發(fā)出接收完畢信號后,就要注意傳真。(2)保證傳真到達業(yè)主及其他各部門的及時性,是為業(yè)主及其他部門提供優(yōu)質(zhì)服務的保證。

2、認真閱讀傳真所涉及的業(yè)主姓名及住址等。(1)要認真仔細,準確地把業(yè)主姓名及住址記下,保證傳真?zhèn)鬟f的準確性。

3、核查所傳內(nèi)容是否完整,頁數(shù)是否正確。(1)傳真接收完畢后,仔細核查右下角的頁號,以及各頁傳真是否有統(tǒng)一的流水號,若流水號不統(tǒng)一,再核查其內(nèi)容是否連貫(2)保證給業(yè)主的傳真內(nèi)容完整,給業(yè)主帶來良好的印象,是高品質(zhì)服務的表現(xiàn)。

4、查閱電腦,核實收件業(yè)主的姓名和住址。(1)核實業(yè)主的姓名或住址,為了及時地傳遞,必須確認清楚。

5、準備好信封,注明業(yè)主的姓名和住址。(1)將傳真疊好,放入信封,在封面上注明:住址及業(yè)主的姓名(2)確保傳真紙的干凈整潔,及傳真內(nèi)容的保密,方便傳真的分發(fā)

6、登記在“服務登記本”上,注明收到的日期業(yè)主姓名,住址,頁數(shù)及收到時間。(1)在登記簿上詳細無誤地登記傳真收到的日期、時間、流水號、姓名、住址、頁數(shù)及經(jīng)辦人。(2)可供查閱及方便其他人員工作。

7、電話通知業(yè)主有傳真并預約時間送上門,須在登記簿上注明電話通知時間。(1)電話聯(lián)系業(yè)主,告訴他“服務中心有傳真,若方便的話我們什么時候可以派人送去?！?2)業(yè)主同意后在登記簿的“備注”一欄中填寫電話通知的時間,凡事有記錄,方便核查。(3)安排人員分送傳真件。分送人應該在拿走傳真時在登記簿上簽名,以便于核查傳真下落,使服務程序化,嚴謹化。

8、當業(yè)主領取傳真時,必須請業(yè)主簽字認可。(1)當業(yè)主拿走傳真時,請業(yè)主在“服務收費單”上簽字,并收取相關(guān)費用。(2)可證明業(yè)主已拿走傳真。

9、管家必須把在下班前仍未前來領取的傳真做好登記,交接清楚。(1)做好詳細的登記與交接,以便于交接清楚。

三、復印服務

1、主動問候業(yè)主并提供幫助。(1)看到業(yè)主走上,停下手中的工作,面帶微笑,主動向業(yè)主問候:“先生,您好,請問有什么可以幫您”(2)表示對業(yè)主的尊重和重視,體現(xiàn)我們的服務標準和員工的素質(zhì)。2、詢問并確認業(yè)主所需的服務項目。(1)面帶微笑、語氣柔和地詢問業(yè)主的服務項目:“您是需要復印嗎”。3、向業(yè)主主動確認復印張數(shù)、規(guī)格大小。(1)詢問業(yè)主的復印的張數(shù),紙張類型,是否要裝訂,是需要雙面復印或是加濃等等。(2)做好確認工作可以避免差錯,節(jié)約時間,提高工作效率。體現(xiàn)認真的工作態(tài)度。4、開啟復印機并按業(yè)主要求復印。(1)開啟復印機,根據(jù)業(yè)主要求復印,只有嚴格地按照業(yè)主的要求去做才會使業(yè)主滿意。(2)查看所復印的文件是否符合業(yè)主要求。

5、復印完畢,交給業(yè)主所有復印件和原始文件。(1)按業(yè)主的要求復印完以后,檢查一下復印的頁數(shù),濃淡程度,規(guī)格等是否達到業(yè)主要求。以免發(fā)生差錯。(2)檢查復印機里否有業(yè)主的原稿,防止遺留業(yè)主原稿。

6、準備收費單,并寫明所需費用。請業(yè)主在“服務收費單”上簽名認可。(1)拿出相應的收費單,寫明服務項目、內(nèi)容、紙張大小、頁數(shù)及所需金額。(2)拿出開好的“服務收費單”適時請業(yè)主核對并簽名,并收取相關(guān)費用。(3)在業(yè)主簽好名后應熱情地道謝,讓業(yè)主始終都有被人尊重的感覺。

7、目送業(yè)主離開。(1)禮貌地與業(yè)主道別,目送業(yè)主離開,以表示對業(yè)主的尊重。

8、在登記單上登記復印費用。(1)拿出營業(yè)日報表,在表格上按照要求的項目填寫。寫清費用、項目等相關(guān)信息。(2)便于統(tǒng)計一天的營業(yè)額,留底的憑證以便于核查。

9、注意事項:絕對不允許員工私自使用服務中心復印機,因工作需要需向部門主管請示后使用。(1)不允許員工復印,或復印私人的東西。(2)嚴格按照規(guī)定操作,保護公司利益不受損害。

四、翻譯服務

1、服務中心將為有需要的業(yè)主提供文字翻譯服務。(1)要向業(yè)主說明服務中心有這項為業(yè)主提供的服務。(2)園區(qū)作為高檔公寓很多業(yè)主因為生活或工作上的原因可能需要這種翻譯服務。

2、服務中心將與有關(guān)外語文字翻譯服務公司建立密切的工作關(guān)系。(1)全面地記載、整理,翻譯服務公司的服務項目、資料并與之聯(lián)系簽訂服務合同。

3、若有業(yè)主要求某種語言的翻譯服務,管家必問清業(yè)主的各種要求。(1)禮貌地問候業(yè)主,問清業(yè)主所需的語種、所需日期、時間等相關(guān)要求。(2)準確

地記錄,為了確保與翻譯公司聯(lián)系時不出差錯,提高工作正確性,也體現(xiàn)了員工工作認真負責。

4、業(yè)主有外語翻譯的服務需求,立即聯(lián)系外語翻譯服務公司,確認該項翻譯能否受理。(1)禮貌地讓業(yè)主稍候,用電話方式與服務公司聯(lián)系,告之所需服務的語種情況。(2)問清所能完成的最短的時間期限及所需的費用,并讓對方發(fā)件委托書給我們。(3)立刻處理業(yè)主所需的服務,熱情地幫他聯(lián)系,顯現(xiàn)了賓客至上的服務。