公司辦公自動(dòng)化管理規(guī)定
1目的
為強(qiáng)化公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理，確保系統(tǒng)各功能有效運(yùn)行，信息及時(shí)處理和反饋。對(duì)電子公文準(zhǔn)確、規(guī)范、安全、及時(shí)地進(jìn)行處理，提高工作效率。
2適用范圍
本規(guī)定適用公司內(nèi)部各單位、解放經(jīng)銷商、服務(wù)站辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理。
3術(shù)語(yǔ)和定義
電子公文：電子公文是指在企業(yè)管理過(guò)程中所形成的具有行政效力和規(guī)范體式，能被計(jì)算機(jī)處理、拷貝、存儲(chǔ)和現(xiàn)代數(shù)據(jù)通信技術(shù)傳遞的公務(wù)文書(shū)如：（決定、決議、指示、請(qǐng)示、批復(fù)、通知、通告、通報(bào)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、專題會(huì)議紀(jì)要、公函等）。文秘部落
4職責(zé)
4.1公司辦公室是公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理部門(mén)，對(duì)公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理負(fù)責(zé)，定期檢查、指導(dǎo)、評(píng)價(jià)、考核公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的使用、運(yùn)轉(zhuǎn)、保密情況。
4.2公司電算室是保證公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)正常運(yùn)行的系統(tǒng)維護(hù)部門(mén)，對(duì)公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能否正常運(yùn)行負(fù)責(zé)，并負(fù)責(zé)對(duì)永久保留的信息備份工作。
4.3人力資源開(kāi)發(fā)室負(fù)責(zé)人員流動(dòng)、用戶變更信息的及時(shí)提供。
4.4網(wǎng)絡(luò)室是解放經(jīng)銷商辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理部門(mén)，對(duì)解放經(jīng)銷商辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理負(fù)責(zé)，定期檢查、指導(dǎo)、評(píng)價(jià)、考核解放經(jīng)銷商辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的使用、運(yùn)轉(zhuǎn)、保密情況。
4.5服務(wù)管理部是解放服務(wù)站辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理部門(mén)，對(duì)解放服務(wù)站辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理負(fù)責(zé)，定期檢查、指導(dǎo)、評(píng)價(jià)、考核解放服務(wù)站辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的使用、運(yùn)轉(zhuǎn)、保密情況。
5管理要求
5.1電子公文管理規(guī)定。
5.1.1電子公文與紙質(zhì)公文關(guān)系。
5.1.1.1各部門(mén)須指定專人負(fù)責(zé)辦公系統(tǒng)管理，按紙質(zhì)公文辦理程序處理電子公文。
5.1.1.2電子公文行文關(guān)系，與紙質(zhì)公文的行文關(guān)系相同。
5.1.1.3除特殊注明外，電子公文與紙質(zhì)公文具有同等的行政效力。電子公文不加印鑒。
5.1.1.4電子公文的公文要素與紙質(zhì)公文基本一致，包括：公文版頭、秘密等級(jí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、成文日期、主題詞、抄報(bào)抄送機(jī)關(guān)、附件等。
5.1.1.4電子公文的辦理分為收文和發(fā)文辦理，其工作流程與紙質(zhì)公文工作流程基本相同。
5.1.2上機(jī)操作人員必須熟記本人的用戶代碼和口令，并保守秘密，在系統(tǒng)中不得從事與工作無(wú)關(guān)的活動(dòng)，系統(tǒng)用畢應(yīng)及時(shí)退出該系統(tǒng)。上機(jī)人員調(diào)離工作崗位應(yīng)及時(shí)通知辦公室和電算調(diào)整業(yè)務(wù)流程、更改用戶設(shè)置。非辦公系統(tǒng)中注冊(cè)的人員不得上機(jī)操作或?yàn)g覽。
5.1.3對(duì)機(jī)密級(jí)以上（含機(jī)密級(jí)）的文件和篇幅較長(zhǎng)的轉(zhuǎn)發(fā)附件，仍以紙質(zhì)方式發(fā)送，但要形成簡(jiǎn)要說(shuō)明，進(jìn)入業(yè)務(wù)流程，批復(fù)工作仍在辦公系統(tǒng)中進(jìn)行。
5.1.4使用人員要在每個(gè)工作日8:00-8:30和16:00-16:30期間察看"待辦事宜"，并簽署意見(jiàn)。
5.1.5國(guó)家秘密級(jí)以上（含秘密級(jí)）和集團(tuán)公司機(jī)密級(jí)秘密公文不得以電子公文形式在網(wǎng)上傳遞。
5.1.6各部門(mén)在收到電子公文后，有必要復(fù)制成一份（經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)可復(fù)制成多份）紙質(zhì)公文，應(yīng)需在所復(fù)制成的紙質(zhì)公文右上角加蓋復(fù)制專用章（電子公文復(fù)制專用章圖樣附后）注明復(fù)制單位、日期、份數(shù)，然后繼續(xù)辦理的其他程序。所收到的相同紙質(zhì)公文應(yīng)作為備份存檔。
5.1.7電子公文處理和存儲(chǔ)，必須采用專用的計(jì)算機(jī)和存儲(chǔ)設(shè)備，由收到電子公文的人員負(fù)責(zé)管理，確保有關(guān)設(shè)備的安全。
5.1.8電子公文介質(zhì)[硬（軟）磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)等]應(yīng)按下列要求管理：
5.1.8.1電子公文介質(zhì)的使用和保存，等同紙質(zhì)公文的使用和保存。
5.1.8.2電子公文介質(zhì)的維護(hù)和維修，由公司電算室負(fù)責(zé)。
5.1.8.3電子公文介質(zhì)的銷毀，等同紙質(zhì)公文的銷毀，須進(jìn)行登記并由兩人監(jiān)銷，確保不漏銷、不丟失。
5.1.9用戶認(rèn)證管理。
5.1.9.1用戶密碼方式：用戶首次登陸時(shí)系統(tǒng)強(qiáng)制更改密碼，日常要求每隔1個(gè)月修改用戶密碼。
5.1.9.2建議系統(tǒng)采用電子身份認(rèn)證卡確保系統(tǒng)的安全。
5.1.10用戶管理。
5.1.10.1用戶重新審核：將現(xiàn)有的OA用戶按部門(mén)列表由用戶所在部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。
5.1.10.2新用戶申請(qǐng)程序：新增用戶由本人填寫(xiě)新增(變更)用戶表（附后），本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字后，到人力資源開(kāi)發(fā)室蓋章確認(rèn)，由電算室創(chuàng)建用戶。
5.1.10.3用戶權(quán)限變更：當(dāng)對(duì)用戶權(quán)限有特殊需要時(shí)，請(qǐng)?zhí)顚?xiě)用戶權(quán)限變更表（附后）。
5.1.10.4用戶變更：人員流動(dòng)時(shí)，由人力資源開(kāi)發(fā)室填寫(xiě)用戶新增（變更）表（附后）提供給電算室，由電算室對(duì)這些用戶
變更所屬部門(mén)。
5.1.10.5用戶注銷：人員調(diào)離，退休、退養(yǎng)、離職時(shí)，由人力資源開(kāi)發(fā)室填寫(xiě)用戶注銷表（附后）提供給電算室，由電算室注銷用戶。
5.1.11用戶組管理。
5.1.11.1用戶群組重新審核：將群組名稱及群組成員列出后，由各主管部門(mén)重新審核。
5.1.11.2新用戶組申請(qǐng)程序：由使用部門(mén)填寫(xiě)用戶新增（變更）表（附后），與電算室協(xié)商創(chuàng)建。
5.1.11.3用戶組的日常管理：用戶組由電算室進(jìn)行日常維護(hù)。
5.1.11.4用戶組信息的發(fā)布：為方便查詢各用戶組包含的成員，電算室將每隔一個(gè)月在通知公告中發(fā)布用戶組信息。
5.1.12功能模塊的管理。各模塊的主管單位指定專人對(duì)模塊中的文檔進(jìn)行維護(hù)。
5.1.13系統(tǒng)操作要求。
5.1.13.1要求每天早8：00打開(kāi)OA辦公系統(tǒng)，下班時(shí)觸發(fā)按鈕，形成的信息由各部門(mén)專人管理并與考勤掛勾。
5.1.13.2上班期間每隔一個(gè)小時(shí)查看一次最新信息。
5.1.13.3各模塊的主管理單位負(fù)責(zé)及時(shí)更新信息。
5.1.14信息管理要求。
5.1.14.1電子郵件系統(tǒng)：要求經(jīng)常清理，保證郵件占用空間小于100M。
5.1.14.2通知公告、留言板：文檔保留一個(gè)月時(shí)間，超期后由電算室對(duì)文檔進(jìn)行刪除。
5.1.14.3公文管理、黨委工作、食堂管理：由辦公室對(duì)文檔進(jìn)行維護(hù)。
5.1.14.4政策法規(guī)、經(jīng)濟(jì)責(zé)任制：由企管辦對(duì)文檔進(jìn)行定期維護(hù)。
5.1.14.5信息發(fā)布、信息收集：由指定部門(mén)的專人負(fù)責(zé)維護(hù)。
5.1.14.6對(duì)于永久保留的信息由電算室負(fù)責(zé)備份。
5.1.14.7重要信息主管理部門(mén)要自已備份
5.2經(jīng)銷商電子公文管理規(guī)定。
5.2.1每家經(jīng)銷商一個(gè)用戶名，由專人管理與使用，用戶名和密碼要有兩人知曉，避免人員調(diào)動(dòng)，其他人不能登錄。
5.2.2上機(jī)人員調(diào)離工作崗位，新的操作人員應(yīng)及時(shí)更改用戶設(shè)置。
5.2.3上機(jī)操作人員必須熟記用戶名和密碼，并保守秘密。
5.2.4上機(jī)操作人員在系統(tǒng)中不得從事與工作無(wú)關(guān)的活動(dòng)，系統(tǒng)用畢應(yīng)及時(shí)退出該系統(tǒng)。
5.2.5不許將IE瀏覽器設(shè)置成“表單自動(dòng)提示密碼”。
5.2.6上機(jī)人員不得在郵件系統(tǒng)中向所有用戶群發(fā)郵件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，作為劣跡記入經(jīng)銷商綜合考評(píng)。
5.2.7使用人員要每日登錄系統(tǒng)，至少保證早、晚各一次，并及時(shí)將一汽貿(mào)易總公司的有關(guān)信息通知到相關(guān)人員。
5.3服務(wù)商電子公文管理規(guī)定。
5.3.1外來(lái)公文進(jìn)行登記、處理，在收文流程中處理，例如：一汽網(wǎng)上公文、服務(wù)通報(bào)、月報(bào)審核通知及其它形式的文件等。由服務(wù)站資料員負(fù)責(zé)管理流程。
5.3.2服務(wù)站內(nèi)部制定的公文，需按流程辦理且歸檔，在發(fā)文流程中辦理。由服務(wù)站資料員負(fù)責(zé)管理流程。
5.3.3信息采編用來(lái)從各種媒體采集各種相關(guān)信息，經(jīng)篩選整理編輯后形成各種主題刊物，進(jìn)行發(fā)布。例如：質(zhì)量信息反饋、重大質(zhì)量問(wèn)題匯報(bào)、用戶信息、索賠申請(qǐng)、市場(chǎng)信息等。主要由持有一汽貿(mào)易公司頒發(fā)的培訓(xùn)上崗證的服務(wù)經(jīng)理、鑒定員、資料員負(fù)責(zé)。
5.3.4公共服務(wù)為各服務(wù)站提供資料和服務(wù)，資料內(nèi)容由服務(wù)管理部整理更新后供查詢、使用。
5.3.4.1服務(wù)系統(tǒng)通訊錄，供服務(wù)站使用，主要由貿(mào)易公司電算室負(fù)責(zé)。
5.3.4.2服務(wù)信息通報(bào)、月報(bào)審核信息每月由服務(wù)管理部進(jìn)行編寫(xiě)，以供服務(wù)站查看。
5.3.4.3資料管理是涉及日常工作需共享的各方面資料，例如：新車型信息、產(chǎn)品改進(jìn)信息、零部件信息、故障編碼、保用標(biāo)準(zhǔn)等。主要由服務(wù)管理部負(fù)責(zé)。
5.3.4.4電子公告板用于發(fā)布各類公共信息和通知等，各服務(wù)站均可發(fā)布。
5.3.5直接發(fā)送電子郵件主要是用于小范圍內(nèi)的信息溝通。
5.3.6關(guān)于磁盤(pán)上機(jī)使用的規(guī)定。
5.3.6.1凡從外單位帶回、拷回或購(gòu)回的磁盤(pán)，必須由有關(guān)服務(wù)站站長(zhǎng)同意并經(jīng)服務(wù)站計(jì)算機(jī)管理人員作病毒檢查后，方可上機(jī)使用。
5.3.6.2外單位人員來(lái)服務(wù)站上機(jī)時(shí)，所帶磁盤(pán)必須由服務(wù)站站長(zhǎng)同意，經(jīng)作病毒檢查確認(rèn)無(wú)病毒后，方可上機(jī)使用。
5.3.6.3發(fā)現(xiàn)病毒時(shí)，操作者不得擅自處理，須經(jīng)服務(wù)站計(jì)算機(jī)管理負(fù)責(zé)人查明原因后，責(zé)成專人處理。
6相關(guān)文件
（無(wú)）
7相關(guān)記錄及保存期
7.1新增(變更)用戶表保存期限五年
7.2用戶權(quán)限變更表保存期限五年
7.3用戶注銷表&nb
sp;保存期限五年
篇2:房地產(chǎn)集團(tuán)公司辦公自動(dòng)化設(shè)備使用維護(hù)管理辦法
房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司辦公自動(dòng)化設(shè)備使用維護(hù)管理辦法
第一章總則
第一條隨著科技的發(fā)展和辦公節(jié)奏的加快,辦公自動(dòng)化設(shè)備(下稱OA設(shè)備)的使用越來(lái)越普及。為規(guī)范*城房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司(以下簡(jiǎn)稱公司)OA設(shè)備的使用維護(hù)管理,減少設(shè)備故障率,充分發(fā)揮使用效能,提高工作效率,特制定本辦法。
第二條OA設(shè)備使用維護(hù)管理主要包括:機(jī)房使用維護(hù)、設(shè)備使用維護(hù)、通信線路使用維護(hù)等方面的管理。
第三條本辦法適用于公司本部,控股項(xiàng)目公司、專業(yè)公司遵照?qǐng)?zhí)行,參股項(xiàng)目公司、專業(yè)公司參照?qǐng)?zhí)行。
第二章管理職責(zé)
第四條綜合管理部為公司OA設(shè)備的職能管理部門(mén),負(fù)責(zé)設(shè)備的購(gòu)置、調(diào)配、實(shí)物臺(tái)
帳管理、維修管理和辦理報(bào)廢手續(xù)等。OA設(shè)備的購(gòu)置、報(bào)廢按照公司《固定資產(chǎn)管理規(guī)定》執(zhí)行。
第五條OA設(shè)備的操作使用人負(fù)責(zé)設(shè)備的保管、日常保養(yǎng),為OA設(shè)備的直接責(zé)任人;所有員工不得利用OA設(shè)備玩電子游戲或進(jìn)行與本職工作無(wú)關(guān)的操作。
第六條OA設(shè)備維護(hù)管理員負(fù)責(zé)公司信息網(wǎng)絡(luò)中心及各終端電腦應(yīng)用程序的維護(hù)管理、系統(tǒng)故障排除和“病毒”侵害的預(yù)防和消除;
負(fù)責(zé)局域網(wǎng)初始密碼、信箱的分配和設(shè)備的配置;指導(dǎo)電腦使用人員正確使用操作;為廣域網(wǎng)上的信息發(fā)布提供技術(shù)和安全管理服務(wù);
負(fù)責(zé)公司OA設(shè)備的維護(hù)、修理、調(diào)試;負(fù)責(zé)公司電話線路和網(wǎng)絡(luò)線的維護(hù)管理,負(fù)責(zé)與電信部門(mén)等單位的聯(lián)系。
第三章機(jī)房使用維護(hù)管理
第七條機(jī)房包括:信息網(wǎng)絡(luò)中心機(jī)房、文印機(jī)房等。
第八條機(jī)房應(yīng)保持環(huán)境清潔,機(jī)房人員應(yīng)每日清潔臺(tái)面地面,不得帶食物入內(nèi)和在
室內(nèi)吸煙、堆雜物;應(yīng)避免潮濕和高溫,制定防震、防電磁場(chǎng)、防火措施。
第九條機(jī)房實(shí)行專人管理,無(wú)關(guān)人員未經(jīng)許可不得擅入機(jī)房,不得隨意動(dòng)用機(jī)器設(shè)備。
第十條嚴(yán)禁在機(jī)房設(shè)備中使用未經(jīng)批準(zhǔn)和病毒測(cè)試的軟件盤(pán),嚴(yán)防計(jì)算機(jī)病毒破壞應(yīng)用軟件系統(tǒng)。
第十一條計(jì)算機(jī)房人員不得私自修改系統(tǒng)設(shè)置、拷貝系統(tǒng)使用軟件及文檔。
第四章設(shè)備使用維護(hù)管理
第十二條公司OA設(shè)備主要有計(jì)算機(jī)及相關(guān)外部設(shè)備、電話機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、油印機(jī)和其他輔助設(shè)施。
第十三條OA設(shè)備使用人應(yīng)嚴(yán)格履行操作規(guī)程,使用前仔細(xì)閱讀設(shè)備說(shuō)明書(shū),了解日常維護(hù)保養(yǎng)常識(shí)及一般故障的排除方法。
第十四條OA設(shè)備周圍應(yīng)避免電磁場(chǎng)和高溫設(shè)備,安裝時(shí)應(yīng)按規(guī)范要求接地良好;使用時(shí)要注意防塵、保養(yǎng)。
第十五條綜合管理部統(tǒng)一負(fù)責(zé)OA設(shè)備說(shuō)明維修資料的保管,使用人查閱時(shí)須辦理借閱手續(xù)。
第十六條綜合管理部應(yīng)加強(qiáng)對(duì)文印紙、傳真紙的質(zhì)量控制,文印人員使用前應(yīng)進(jìn)行去潮處理,復(fù)印前要將紙張打松后整齊地裝入機(jī)器紙盒內(nèi)。
第十七條OA設(shè)備使用不得自行拆卸、修理設(shè)備,發(fā)生故障應(yīng)及時(shí)通知OA設(shè)備維護(hù)管理員,由管理員修理或安排修理;如需更換零件,則需填具《OA設(shè)備報(bào)修申請(qǐng)單》(見(jiàn)附件),交綜合管理部負(fù)責(zé)人,按有關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。
第十八條對(duì)復(fù)印機(jī)、打印機(jī)應(yīng)采取保護(hù)性措施,一次連續(xù)印制較多的,中間應(yīng)挺印休息,對(duì)一式50份以上的文印,盡可能采用油印方式,若必須復(fù)印或打印,則須經(jīng)綜合管理部經(jīng)理批準(zhǔn)。
第十九條辦公用電腦實(shí)行誰(shuí)使用、誰(shuí)負(fù)責(zé)的管理原則,使用人員應(yīng)設(shè)置必要的驅(qū)動(dòng)開(kāi)機(jī)密碼,對(duì)軟盤(pán)應(yīng)標(biāo)號(hào)、登記,借用時(shí)應(yīng)履行相關(guān)手續(xù)。
第二十條電腦軟盤(pán)使用時(shí)應(yīng)注意:
(一)不觸摸軟盤(pán)的磁頭孔,防止油污弄臟磁介質(zhì)表面;
(二)用完應(yīng)妥善保管,以免落上灰塵摩擦磁盤(pán)表面和劃傷磁道;
(三)不應(yīng)重壓,不要過(guò)度彎曲軟盤(pán)表面;
(四)不應(yīng)把軟盤(pán)放在錄音機(jī)或顯示屏等強(qiáng)磁場(chǎng)的地方;以免破壞磁介質(zhì)上的信息;
(五)避免日光曝曬,減緩塑料和磁介質(zhì)老化;
(六)對(duì)使用的軟盤(pán)應(yīng)先格式化。
(七)對(duì)于存有重要信息的軟盤(pán),為防止信息丟失,應(yīng)采取寫(xiě)保護(hù)措施。
第二十一條電腦使用人應(yīng)定期清理硬盤(pán)上的失效文件,釋放存儲(chǔ)空間,以提高程序運(yùn)行速度。
第二十二條電腦使用人應(yīng)嚴(yán)格按開(kāi)機(jī)、關(guān)機(jī)程序操作,設(shè)置突然斷電和突然加電時(shí)的保護(hù)措施。
第二十三條電腦使用人發(fā)現(xiàn)病毒時(shí),應(yīng)立即采取措施,或與OA設(shè)備維護(hù)管理員會(huì)同相關(guān)單位、部門(mén)進(jìn)行。
第二十四條OA設(shè)備的檢修應(yīng)選擇節(jié)假日進(jìn)行,由OA設(shè)備維護(hù)管理員會(huì)同相關(guān)單位、部門(mén)進(jìn)行。
第二十五條未提足折舊的OA設(shè)備,發(fā)生故障盡可能修理,不輕易報(bào)廢。
第四章通信線路使用維護(hù)管理
第二十六條通信線路應(yīng)用范圍包括:電話、傳真、計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)、遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)通信系統(tǒng)。
第二十七條公司OA設(shè)備維護(hù)管理員負(fù)責(zé)管理通信線路,負(fù)責(zé)與電信等有關(guān)部門(mén)的協(xié)調(diào);負(fù)責(zé)定期檢測(cè)線路,保證通信線路的通暢。
第二十八條外部通信線路發(fā)生故障時(shí),管理員應(yīng)立即與電信部門(mén)聯(lián)系,并協(xié)助電信部門(mén)盡快排除故障,保證線路暢通。
第二十九條辦公場(chǎng)所禁止擅自接線拉線和其他妨礙通信線路暢通的行為。
第五章附則
第三十條本辦法由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋和修訂。
第三十一條本辦法自印發(fā)之日起施行。
篇3:某公司辦公自動(dòng)化管理規(guī)定
公司辦公自動(dòng)化管理規(guī)定
1目的
為強(qiáng)化公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理,確保系統(tǒng)各功能有效運(yùn)行,信息及時(shí)處理和反饋。對(duì)電子公文準(zhǔn)確、規(guī)范、安全、及時(shí)地進(jìn)行處理,提高工作效率。
2適用范圍
本規(guī)定適用公司內(nèi)部各單位、解放經(jīng)銷商、服務(wù)站辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理。
3術(shù)語(yǔ)和定義
電子公文:電子公文是指在企業(yè)管理過(guò)程中所形成的具有行政效力和規(guī)范體式,能被計(jì)算機(jī)處理、拷貝、存儲(chǔ)和現(xiàn)代數(shù)據(jù)通信技術(shù)傳遞的公務(wù)文書(shū)如:(決定、決議、指示、請(qǐng)示、批復(fù)、通知、通告、通報(bào)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、專題會(huì)議紀(jì)要、公函等)。文秘資源網(wǎng)
4職責(zé)
4.1公司辦公室是公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理部門(mén),對(duì)公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理負(fù)責(zé),定期檢查、指導(dǎo)、評(píng)價(jià)、考核公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的使用、運(yùn)轉(zhuǎn)、保密情況。
4.2公司電算室是保證公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)正常運(yùn)行的系統(tǒng)維護(hù)部門(mén),對(duì)公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能否正常運(yùn)行負(fù)責(zé),并負(fù)責(zé)對(duì)永久保留的信息備份工作。
4.3人力資源開(kāi)發(fā)室負(fù)責(zé)人員流動(dòng)、用戶變更信息的及時(shí)提供。
4.4網(wǎng)絡(luò)室是解放經(jīng)銷商辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理部門(mén),對(duì)解放經(jīng)銷商辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理負(fù)責(zé),定期檢查、指導(dǎo)、評(píng)價(jià)、考核解放經(jīng)銷商辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的使用、運(yùn)轉(zhuǎn)、保密情況。
4.5服務(wù)管理部是解放服務(wù)站辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理部門(mén),對(duì)解放服務(wù)站辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理負(fù)責(zé),定期檢查、指導(dǎo)、評(píng)價(jià)、考核解放服務(wù)站辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的使用、運(yùn)轉(zhuǎn)、保密情況。
5管理要求
5.1電子公文管理規(guī)定。
5.1.1電子公文與紙質(zhì)公文關(guān)系。
5.1.1.1各部門(mén)須指定專人負(fù)責(zé)辦公系統(tǒng)管理,按紙質(zhì)公文辦理程序處理電子公文。
5.1.1.2電子公文行文關(guān)系,與紙質(zhì)公文的行文關(guān)系相同。
5.1.1.3除特殊注明外,電子公文與紙質(zhì)公文具有同等的行政效力。電子公文不加印鑒。
5.1.1.4電子公文的公文要素與紙質(zhì)公文基本一致,包括:公文版頭、秘密等級(jí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、成文日期、主題詞、抄報(bào)抄送機(jī)關(guān)、附件等。
5.1.1.4電子公文的辦理分為收文和發(fā)文辦理,其工作流程與紙質(zhì)公文工作流程基本相同。
5.1.2上機(jī)操作人員必須熟記本人的用戶代碼和口令,并保守秘密,在系統(tǒng)中不得從事與工作無(wú)關(guān)的活動(dòng),系統(tǒng)用畢應(yīng)及時(shí)退出該系統(tǒng)。上機(jī)人員調(diào)離工作崗位應(yīng)及時(shí)通知辦公室和電算調(diào)整業(yè)務(wù)流程、更改用戶設(shè)置。非辦公系統(tǒng)中注冊(cè)的人員不得上機(jī)操作或?yàn)g覽。
5.1.3對(duì)機(jī)密級(jí)以上(含機(jī)密級(jí))的文件和篇幅較長(zhǎng)的轉(zhuǎn)發(fā)附件,仍以紙質(zhì)方式發(fā)送,但要形成簡(jiǎn)要說(shuō)明,進(jìn)入業(yè)務(wù)流程,批復(fù)工作仍在辦公系統(tǒng)中進(jìn)行。
5.1.4使用人員要在每個(gè)工作日8:00-8:30和16:00-16:30期間察看"待辦事宜",并簽署意見(jiàn)。
5.1.5國(guó)家秘密級(jí)以上(含秘密級(jí))和集團(tuán)公司機(jī)密級(jí)秘密公文不得以電子公文形式在網(wǎng)上傳遞。
5.1.6各部門(mén)在收到電子公文后,有必要復(fù)制成一份(經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)可復(fù)制成多份)紙質(zhì)公文,應(yīng)需在所復(fù)制成的紙質(zhì)公文右上角加蓋復(fù)制專用章(電子公文復(fù)制專用章圖樣附后)注明復(fù)制單位、日期、份數(shù),然后繼續(xù)辦理的其他程序。所收到的相同紙質(zhì)公文應(yīng)作為備份存檔。
5.1.7電子公文處理和存儲(chǔ),必須采用專用的計(jì)算機(jī)和存儲(chǔ)設(shè)備,由收到電子公文的人員負(fù)責(zé)管理,確保有關(guān)設(shè)備的安全。
5.1.8電子公文介質(zhì)[硬(軟)磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)等]應(yīng)按下列要求管理:
5.1.8.1電子公文介質(zhì)的使用和保存,等同紙質(zhì)公文的使用和保存。
5.1.8.2電子公文介質(zhì)的維護(hù)和維修,由公司電算室負(fù)責(zé)。
5.1.8.3電子公文介質(zhì)的銷毀,等同紙質(zhì)公文的銷毀,須進(jìn)行登記并由兩人監(jiān)銷,確保不漏銷、不丟失。
5.1.9用戶認(rèn)證管理。
5.1.9.1用戶密碼方式:用戶首次登陸時(shí)系統(tǒng)強(qiáng)制更改密碼,日常要求每隔1個(gè)月修改用戶密碼。
5.1.9.2建議系統(tǒng)采用電子身份認(rèn)證卡確保系統(tǒng)的安全。
5.1.10用戶管理。
5.1.10.1用戶重新審核:將現(xiàn)有的OA用戶按部門(mén)列表由用戶所在部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。
5.1.10.2新用戶申請(qǐng)程序:新增用戶由本人填寫(xiě)新增(變更)用戶表(附后),本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字后,到人力資源開(kāi)發(fā)室蓋章確認(rèn),由電算室創(chuàng)建用戶。
5.1.10.3用戶權(quán)限變更:當(dāng)對(duì)用戶權(quán)限有特殊需要時(shí),請(qǐng)?zhí)顚?xiě)用戶權(quán)限變更表(附后)。
5.1.10.4用戶變更:人員流動(dòng)時(shí),由人力資源開(kāi)發(fā)室填寫(xiě)用戶新增(變更)表(附后)提供給電算室,由電算室對(duì)這些用戶變更所屬部門(mén)。
5.1.10.5用戶注銷:人員調(diào)離,退休、退養(yǎng)、離職時(shí),由人力資源開(kāi)發(fā)室填寫(xiě)用戶注銷表(附后)提供給電算室,由電算室注銷用戶。
5.1.11用戶組管理。
5.1.11.1用戶群組重新審核:將群組名稱及群組成員列出后,由各主管部門(mén)重新審核。
5.1.11.2新用戶組申請(qǐng)程序:由使用部門(mén)填寫(xiě)用戶新增(變更)表(附后),與電算室協(xié)商創(chuàng)建。
5.1.11.3用戶組的日常管理:用戶組由電算室進(jìn)行日常維護(hù)。
5.1.11.4用戶組信息的發(fā)布:為方便查詢各用戶組包含的成員,電算室將每隔一個(gè)月在通知公告中發(fā)布用戶組信息。
5.1.12功能模塊的管理。各模塊的主管單位指定專人對(duì)模塊中的文檔進(jìn)行維護(hù)。
5.1.13系統(tǒng)操作要求。
5.1.13.1要求每天早8:00打開(kāi)OA辦公系統(tǒng),下班時(shí)觸發(fā)按鈕,形成的信息由各部門(mén)專人管理并與考勤掛勾。
5.1.13.2上班期間每隔一個(gè)小時(shí)查看一次最新信息。
5.1.13.3各模塊的主管理單位負(fù)責(zé)及時(shí)更新信息。
5.1.14信息管理要求。
5.1.14.1電子郵件系統(tǒng):要求經(jīng)常清理,保證郵件占用空間小于100M。
5.1.14.2通知公告、留言板:文檔保留一個(gè)月時(shí)間,超期后由電算室對(duì)文檔進(jìn)行刪除。
5.1.14.3公文管理、黨委工作、食堂管理:由辦公室對(duì)文檔進(jìn)行維護(hù)。
5.1.14.4政策法規(guī)、經(jīng)濟(jì)責(zé)任制:由企管辦對(duì)文檔進(jìn)行定期維護(hù)。
5.1.14.5信息發(fā)布、信息收集:由指定部門(mén)的專人負(fù)責(zé)維護(hù)。
5.1.14.6對(duì)于永久保留的信息由電算室負(fù)責(zé)備份。
5.1.14.7重要信息主管理部門(mén)要自已備份
5.2經(jīng)銷商電子公文管理規(guī)定。
5.2.1每家經(jīng)銷商一個(gè)用戶名,由專人管理與使用,用戶名和密碼要有兩人知曉,避免人員調(diào)動(dòng),其他人不能登錄。
5.2.2上機(jī)人員調(diào)離工作崗位,新的操作人員應(yīng)及時(shí)更改用戶設(shè)置。
5.2.3上機(jī)操作人員必須熟記用戶名和密碼,并保守秘密。
5.2.4上機(jī)操作人員在系統(tǒng)中不得從事與工作無(wú)關(guān)的活動(dòng),系統(tǒng)用畢應(yīng)及時(shí)退出該系統(tǒng)。
5.2.5不許將IE瀏覽器設(shè)置成“表單自動(dòng)提示密碼”。
5.2.6上機(jī)人員不得在郵件系統(tǒng)中向所有用戶群發(fā)郵件,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),作為劣跡記入經(jīng)銷商綜合考評(píng)。
5.2.7使用人員要每日登錄系統(tǒng),至少保證早、晚各一次,并及時(shí)將一汽貿(mào)易總公司的有關(guān)信息通知到相關(guān)人員。
5.3服務(wù)商電子公文管理規(guī)定。
5.3.1外來(lái)公文進(jìn)行登記、處理,在收文流程中處理,例如:一汽網(wǎng)上公文、服務(wù)通報(bào)、月報(bào)審核通知及其它形式的文件等。由服務(wù)站資料員負(fù)責(zé)管理流程。
5.3.2服務(wù)站內(nèi)部制定的公文,需按流程辦理且歸檔,在發(fā)文流程中辦理。由服務(wù)站資料員負(fù)責(zé)管理流程。
5.3.3信息采編用來(lái)從各種媒體采集各種相關(guān)信息,經(jīng)篩選整理編輯后形成各種主題刊物,進(jìn)行發(fā)布。例如:質(zhì)量信息反饋、重大質(zhì)量問(wèn)題匯報(bào)、用戶信息、索賠申請(qǐng)、市場(chǎng)信息等。主要由持有一汽貿(mào)易公司頒發(fā)的培訓(xùn)上崗證的服務(wù)經(jīng)理、鑒定員、資料員負(fù)責(zé)。
5.3.4公共服務(wù)為各服務(wù)站提供資料和服務(wù),資料內(nèi)容由服務(wù)管理部整理更新后供查詢、使用。
5.3.4.1服務(wù)系統(tǒng)通訊錄,供服務(wù)站使用,主要由貿(mào)易公司電算室負(fù)責(zé)。
5.3.4.2服務(wù)信息通報(bào)、月報(bào)審核信息每月由服務(wù)管理部進(jìn)行編寫(xiě),以供服務(wù)站查看。
5.3.4.3資料管理是涉及日常工作需共享的各方面資料,例如:新車型信息、產(chǎn)品改進(jìn)信息、零部件信息、故障編碼、保用標(biāo)準(zhǔn)等。主要由服務(wù)管理部負(fù)責(zé)。
5.3.4.4電子公告板用于發(fā)布各類公共信息和通知等,各服務(wù)站均可發(fā)布。
5.3.5直接發(fā)送電子郵件主要是用于小范圍內(nèi)的信息溝通。
5.3.6關(guān)于磁盤(pán)上機(jī)使用的規(guī)定。
5.3.6.1凡從外單位帶回、拷回或購(gòu)回的磁盤(pán),必須由有關(guān)服務(wù)站站長(zhǎng)同意并經(jīng)服務(wù)站計(jì)算機(jī)管理人員作病毒檢查后,方可上機(jī)使用。
5.3.6.2外單位人員來(lái)服務(wù)站上機(jī)時(shí),所帶磁盤(pán)必須由服務(wù)站站長(zhǎng)同意,經(jīng)作病毒檢查確認(rèn)無(wú)病毒后,方可上機(jī)使用。
5.3.6.3發(fā)現(xiàn)病毒時(shí),操作者不得擅自處理,須經(jīng)服務(wù)站計(jì)算機(jī)管理負(fù)責(zé)人查明原因后,責(zé)成專人處理。
6相關(guān)文件
(無(wú))
7相關(guān)記錄及保存期
7.1新增(變更)用戶表保存期限五年
7.2用戶權(quán)限變更表保存期限五年
7.3用戶注銷表保存期限五年