×局辦公自動化管理辦法

為加快我局辦公自動化建設的深入開展,各部門要充分運用高科技手段,為科研、行政及后勤管理服務,提高辦公效率,優化辦公質量。現對我局辦公自動化管理作如下規定(試行):

一、總則

辦公自動化是以電腦為核心的復雜的“人與機”信息處理系統,它集管理、控制、服務等功能于一體,是一門受時代科技支持的綜合性的應用技術學科,加強和加快辦公自動化建設,是促進辦公業務迅速向前發展的物質基礎。加大辦公自動化建設的力度,擴大其應用的覆蓋面和應用能力,是提高辦公效率,優化服務質量的有效措施。

加快全局辦公自動化建設是當前的一件大事,是十分重要和非常必要的。加快辦公自動化建設,首先要進行管理思想的變革,特別是領導干部更要轉變觀念,力求達到管理的科學性和有效性。

各級領導要高度重視,加強領導,將此項工作列入工作日程,立足于現代化辦公管理,從自身做起,從身邊做起,發揮局內網功能,實現辦公自動化、標準化管理。

各部門主要領導負總責,針對辦公自動化管理人員技能、素質欠缺的實際,配合局信息中心采取多種形式,加強對辦公自動化管理人才的培養、提高,使他們掌握辦公自動化的基本知識和技能,成為本部門辦公自動化建設的技術骨干,并帶動全部門人員掌握辦公自動化技術,努力促進全局辦公自動化人才培養的現代化,使辦公自動化系統應有的效率得到高效發揮。

二、辦公自動化范圍

㈠、日常辦公

1、能迅速處理各種文書、資料,包括輸入、翻譯、編輯、拍板、修改、打印、儲存等功能的文字信息處理;

2、能收集、生成報表統計、賬目計算、日常事務管理的數據信息處理;

3、能高效率、大容量地登記、分類、儲存、檢索各種信息資料的信息查詢;

4、能在網上下載資料、發布信息、傳遞文件,運用電子信箱進行網絡通信等處理。實現公文、檔案、秘書、信息宣傳、辦公等日常工作全程網絡化、無紙化。

㈡、環境管理、科研

1、制作多媒體(CAI)課件及數據庫的開發與利用;

2、合理使用局內網作為寬帶高速的網絡平臺,開發和利用具有辦公自動化功能的應用軟件,將辦公自動化系統引入機關領導及有關行政、科研、管理部門的辦公桌面;

3、充分利用信息技術和發揮局內網的作用,實現全局的資源共享,為全局辦公自動化系統服務;

4、通過Tnterent實現局內網與各個部門、上級部門的互連,實現政務信息和科研成果資源共享。

三、安全保密要求

安全是辦公自動化正常運行的基本要求,它既是一個技術目標,又是管理目標。保密是電訊、文字儲存、傳輸系統必須保證的工作前提,作為辦公自動化主體技術的計算機技術本身包含著不安全因素,這些不安全既有系統自身的,也有人為地,因此全局在辦公自動化建設過程中,必須做到:

1、堅持安全保密原則,建立辦公自動化系統安全保密原則,建立辦公自動化系統安全保密工作的科學管理體系。

2、局成立計算機安全保密工作領導小組,加強對計算機、磁盤秘密載體的規范管理,杜絕設備技術故障,消除環境不安全因素。

3、完善保密配套設備和保密工作督察制度,改變傳統辦公方式,實現標準化、規范化管理,建立起新的科學的工作秩序。

要以加快辦公自動化建設為契機,帶動全局信息化建設,在工作中,做到運行―提高―再運行―再提高,使各項系統發揮實效,根據局機關管理系統設置、信息流量、人員素質、工作環境等方面的條件,堅持實事求是,科學規范,合理簡化,分工協作,職責落實,使之能夠方便地利用交互式多媒體系統,及時了解第一手資料,完成有關辦公事務和程序,并為局領導做出科學決策提供依據的辦公自動化系統,從根本上推進全局管理思想和管理方法的科學化,提高管理水平和工作效率。

篇2:房地產集團公司辦公自動化設備使用維護管理辦法

房地產集團有限公司辦公自動化設備使用維護管理辦法

第一章總則

第一條隨著科技的發展和辦公節奏的加快,辦公自動化設備(下稱OA設備)的使用越來越普及。為規范*城房地產集團有限公司(以下簡稱公司)OA設備的使用維護管理,減少設備故障率,充分發揮使用效能,提高工作效率,特制定本辦法。

第二條OA設備使用維護管理主要包括:機房使用維護、設備使用維護、通信線路使用維護等方面的管理。

第三條本辦法適用于公司本部,控股項目公司、專業公司遵照執行,參股項目公司、專業公司參照執行。

第二章管理職責

第四條綜合管理部為公司OA設備的職能管理部門,負責設備的購置、調配、實物臺

帳管理、維修管理和辦理報廢手續等。OA設備的購置、報廢按照公司《固定資產管理規定》執行。

第五條OA設備的操作使用人負責設備的保管、日常保養,為OA設備的直接責任人;所有員工不得利用OA設備玩電子游戲或進行與本職工作無關的操作。

第六條OA設備維護管理員負責公司信息網絡中心及各終端電腦應用程序的維護管理、系統故障排除和“病毒”侵害的預防和消除;

負責局域網初始密碼、信箱的分配和設備的配置;指導電腦使用人員正確使用操作;為廣域網上的信息發布提供技術和安全管理服務;

負責公司OA設備的維護、修理、調試;負責公司電話線路和網絡線的維護管理,負責與電信部門等單位的聯系。

第三章機房使用維護管理

第七條機房包括:信息網絡中心機房、文印機房等。

第八條機房應保持環境清潔,機房人員應每日清潔臺面地面,不得帶食物入內和在

室內吸煙、堆雜物;應避免潮濕和高溫,制定防震、防電磁場、防火措施。

第九條機房實行專人管理,無關人員未經許可不得擅入機房,不得隨意動用機器設備。

第十條嚴禁在機房設備中使用未經批準和病毒測試的軟件盤,嚴防計算機病毒破壞應用軟件系統。

第十一條計算機房人員不得私自修改系統設置、拷貝系統使用軟件及文檔。

第四章設備使用維護管理

第十二條公司OA設備主要有計算機及相關外部設備、電話機、傳真機、復印機、油印機和其他輔助設施。

第十三條OA設備使用人應嚴格履行操作規程,使用前仔細閱讀設備說明書,了解日常維護保養常識及一般故障的排除方法。

第十四條OA設備周圍應避免電磁場和高溫設備,安裝時應按規范要求接地良好;使用時要注意防塵、保養。

第十五條綜合管理部統一負責OA設備說明維修資料的保管,使用人查閱時須辦理借閱手續。

第十六條綜合管理部應加強對文印紙、傳真紙的質量控制,文印人員使用前應進行去潮處理,復印前要將紙張打松后整齊地裝入機器紙盒內。

第十七條OA設備使用不得自行拆卸、修理設備,發生故障應及時通知OA設備維護管理員,由管理員修理或安排修理;如需更換零件,則需填具《OA設備報修申請單》(見附件),交綜合管理部負責人,按有關規定辦理手續。

第十八條對復印機、打印機應采取保護性措施,一次連續印制較多的,中間應挺印休息,對一式50份以上的文印,盡可能采用油印方式,若必須復印或打印,則須經綜合管理部經理批準。

第十九條辦公用電腦實行誰使用、誰負責的管理原則,使用人員應設置必要的驅動開機密碼,對軟盤應標號、登記,借用時應履行相關手續。

第二十條電腦軟盤使用時應注意:

(一)不觸摸軟盤的磁頭孔,防止油污弄臟磁介質表面;

(二)用完應妥善保管,以免落上灰塵摩擦磁盤表面和劃傷磁道;

(三)不應重壓,不要過度彎曲軟盤表面;

(四)不應把軟盤放在錄音機或顯示屏等強磁場的地方;以免破壞磁介質上的信息;

(五)避免日光曝曬,減緩塑料和磁介質老化;

(六)對使用的軟盤應先格式化。

(七)對于存有重要信息的軟盤,為防止信息丟失,應采取寫保護措施。

第二十一條電腦使用人應定期清理硬盤上的失效文件,釋放存儲空間,以提高程序運行速度。

第二十二條電腦使用人應嚴格按開機、關機程序操作,設置突然斷電和突然加電時的保護措施。

第二十三條電腦使用人發現病毒時,應立即采取措施,或與OA設備維護管理員會同相關單位、部門進行。

第二十四條OA設備的檢修應選擇節假日進行,由OA設備維護管理員會同相關單位、部門進行。

第二十五條未提足折舊的OA設備,發生故障盡可能修理,不輕易報廢。

第四章通信線路使用維護管理

第二十六條通信線路應用范圍包括:電話、傳真、計算機局域網、遠程網絡通信系統。

第二十七條公司OA設備維護管理員負責管理通信線路,負責與電信等有關部門的協調;負責定期檢測線路,保證通信線路的通暢。

第二十八條外部通信線路發生故障時,管理員應立即與電信部門聯系,并協助電信部門盡快排除故障,保證線路暢通。

第二十九條辦公場所禁止擅自接線拉線和其他妨礙通信線路暢通的行為。

第五章附則

第三十條本辦法由綜合管理部負責解釋和修訂。

第三十一條本辦法自印發之日起施行。

篇3:某公司辦公自動化管理規定

公司辦公自動化管理規定

1目的

為強化公司辦公自動化系統的管理,確保系統各功能有效運行,信息及時處理和反饋。對電子公文準確、規范、安全、及時地進行處理,提高工作效率。

2適用范圍

本規定適用公司內部各單位、解放經銷商、服務站辦公自動化系統的管理。

3術語和定義

電子公文:電子公文是指在企業管理過程中所形成的具有行政效力和規范體式,能被計算機處理、拷貝、存儲和現代數據通信技術傳遞的公務文書如:(決定、決議、指示、請示、批復、通知、通告、通報、報告、會議紀要、專題會議紀要、公函等)。文秘資源網

4職責

4.1公司辦公室是公司辦公自動化系統的管理部門,對公司辦公自動化系統的管理負責,定期檢查、指導、評價、考核公司辦公自動化系統的使用、運轉、保密情況。

4.2公司電算室是保證公司辦公自動化系統正常運行的系統維護部門,對公司辦公自動化系統能否正常運行負責,并負責對永久保留的信息備份工作。

4.3人力資源開發室負責人員流動、用戶變更信息的及時提供。

4.4網絡室是解放經銷商辦公自動化系統的管理部門,對解放經銷商辦公自動化系統的管理負責,定期檢查、指導、評價、考核解放經銷商辦公自動化系統的使用、運轉、保密情況。

4.5服務管理部是解放服務站辦公自動化系統的管理部門,對解放服務站辦公自動化系統的管理負責,定期檢查、指導、評價、考核解放服務站辦公自動化系統的使用、運轉、保密情況。

5管理要求

5.1電子公文管理規定。

5.1.1電子公文與紙質公文關系。

5.1.1.1各部門須指定專人負責辦公系統管理,按紙質公文辦理程序處理電子公文。

5.1.1.2電子公文行文關系,與紙質公文的行文關系相同。

5.1.1.3除特殊注明外,電子公文與紙質公文具有同等的行政效力。電子公文不加印鑒。

5.1.1.4電子公文的公文要素與紙質公文基本一致,包括:公文版頭、秘密等級、發文字號、簽發人、公文標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、主題詞、抄報抄送機關、附件等。

5.1.1.4電子公文的辦理分為收文和發文辦理,其工作流程與紙質公文工作流程基本相同。

5.1.2上機操作人員必須熟記本人的用戶代碼和口令,并保守秘密,在系統中不得從事與工作無關的活動,系統用畢應及時退出該系統。上機人員調離工作崗位應及時通知辦公室和電算調整業務流程、更改用戶設置。非辦公系統中注冊的人員不得上機操作或瀏覽。

5.1.3對機密級以上(含機密級)的文件和篇幅較長的轉發附件,仍以紙質方式發送,但要形成簡要說明,進入業務流程,批復工作仍在辦公系統中進行。

5.1.4使用人員要在每個工作日8:00-8:30和16:00-16:30期間察看"待辦事宜",并簽署意見。

5.1.5國家秘密級以上(含秘密級)和集團公司機密級秘密公文不得以電子公文形式在網上傳遞。

5.1.6各部門在收到電子公文后,有必要復制成一份(經發文機關批準可復制成多份)紙質公文,應需在所復制成的紙質公文右上角加蓋復制專用章(電子公文復制專用章圖樣附后)注明復制單位、日期、份數,然后繼續辦理的其他程序。所收到的相同紙質公文應作為備份存檔。

5.1.7電子公文處理和存儲,必須采用專用的計算機和存儲設備,由收到電子公文的人員負責管理,確保有關設備的安全。

5.1.8電子公文介質[硬(軟)磁盤、磁帶、光盤等]應按下列要求管理:

5.1.8.1電子公文介質的使用和保存,等同紙質公文的使用和保存。

5.1.8.2電子公文介質的維護和維修,由公司電算室負責。

5.1.8.3電子公文介質的銷毀,等同紙質公文的銷毀,須進行登記并由兩人監銷,確保不漏銷、不丟失。

5.1.9用戶認證管理。

5.1.9.1用戶密碼方式:用戶首次登陸時系統強制更改密碼,日常要求每隔1個月修改用戶密碼。

5.1.9.2建議系統采用電子身份認證卡確保系統的安全。

5.1.10用戶管理。

5.1.10.1用戶重新審核:將現有的OA用戶按部門列表由用戶所在部門領導簽字確認。

5.1.10.2新用戶申請程序:新增用戶由本人填寫新增(變更)用戶表(附后),本部門領導簽字后,到人力資源開發室蓋章確認,由電算室創建用戶。

5.1.10.3用戶權限變更:當對用戶權限有特殊需要時,請填寫用戶權限變更表(附后)。

5.1.10.4用戶變更:人員流動時,由人力資源開發室填寫用戶新增(變更)表(附后)提供給電算室,由電算室對這些用戶變更所屬部門。

5.1.10.5用戶注銷:人員調離,退休、退養、離職時,由人力資源開發室填寫用戶注銷表(附后)提供給電算室,由電算室注銷用戶。

5.1.11用戶組管理。

5.1.11.1用戶群組重新審核:將群組名稱及群組成員列出后,由各主管部門重新審核。

5.1.11.2新用戶組申請程序:由使用部門填寫用戶新增(變更)表(附后),與電算室協商創建。

5.1.11.3用戶組的日常管理:用戶組由電算室進行日常維護。

5.1.11.4用戶組信息的發布:為方便查詢各用戶組包含的成員,電算室將每隔一個月在通知公告中發布用戶組信息。

5.1.12功能模塊的管理。各模塊的主管單位指定專人對模塊中的文檔進行維護。

5.1.13系統操作要求。

5.1.13.1要求每天早8:00打開OA辦公系統,下班時觸發按鈕,形成的信息由各部門專人管理并與考勤掛勾。

5.1.13.2上班期間每隔一個小時查看一次最新信息。

5.1.13.3各模塊的主管理單位負責及時更新信息。

5.1.14信息管理要求。

5.1.14.1電子郵件系統:要求經常清理,保證郵件占用空間小于100M。

5.1.14.2通知公告、留言板:文檔保留一個月時間,超期后由電算室對文檔進行刪除。

5.1.14.3公文管理、黨委工作、食堂管理:由辦公室對文檔進行維護。

5.1.14.4政策法規、經濟責任制:由企管辦對文檔進行定期維護。

5.1.14.5信息發布、信息收集:由指定部門的專人負責維護。

5.1.14.6對于永久保留的信息由電算室負責備份。

5.1.14.7重要信息主管理部門要自已備份

5.2經銷商電子公文管理規定。

5.2.1每家經銷商一個用戶名,由專人管理與使用,用戶名和密碼要有兩人知曉,避免人員調動,其他人不能登錄。

5.2.2上機人員調離工作崗位,新的操作人員應及時更改用戶設置。

5.2.3上機操作人員必須熟記用戶名和密碼,并保守秘密。

5.2.4上機操作人員在系統中不得從事與工作無關的活動,系統用畢應及時退出該系統。

5.2.5不許將IE瀏覽器設置成“表單自動提示密碼”。

5.2.6上機人員不得在郵件系統中向所有用戶群發郵件,一經發現,作為劣跡記入經銷商綜合考評。

5.2.7使用人員要每日登錄系統,至少保證早、晚各一次,并及時將一汽貿易總公司的有關信息通知到相關人員。

5.3服務商電子公文管理規定。

5.3.1外來公文進行登記、處理,在收文流程中處理,例如:一汽網上公文、服務通報、月報審核通知及其它形式的文件等。由服務站資料員負責管理流程。

5.3.2服務站內部制定的公文,需按流程辦理且歸檔,在發文流程中辦理。由服務站資料員負責管理流程。

5.3.3信息采編用來從各種媒體采集各種相關信息,經篩選整理編輯后形成各種主題刊物,進行發布。例如:質量信息反饋、重大質量問題匯報、用戶信息、索賠申請、市場信息等。主要由持有一汽貿易公司頒發的培訓上崗證的服務經理、鑒定員、資料員負責。

5.3.4公共服務為各服務站提供資料和服務,資料內容由服務管理部整理更新后供查詢、使用。

5.3.4.1服務系統通訊錄,供服務站使用,主要由貿易公司電算室負責。

5.3.4.2服務信息通報、月報審核信息每月由服務管理部進行編寫,以供服務站查看。

5.3.4.3資料管理是涉及日常工作需共享的各方面資料,例如:新車型信息、產品改進信息、零部件信息、故障編碼、保用標準等。主要由服務管理部負責。

5.3.4.4電子公告板用于發布各類公共信息和通知等,各服務站均可發布。

5.3.5直接發送電子郵件主要是用于小范圍內的信息溝通。

5.3.6關于磁盤上機使用的規定。

5.3.6.1凡從外單位帶回、拷回或購回的磁盤,必須由有關服務站站長同意并經服務站計算機管理人員作病毒檢查后,方可上機使用。

5.3.6.2外單位人員來服務站上機時,所帶磁盤必須由服務站站長同意,經作病毒檢查確認無病毒后,方可上機使用。

5.3.6.3發現病毒時,操作者不得擅自處理,須經服務站計算機管理負責人查明原因后,責成專人處理。

6相關文件

(無)

7相關記錄及保存期

7.1新增(變更)用戶表保存期限五年

7.2用戶權限變更表保存期限五年

7.3用戶注銷表保存期限五年