公司技術檔案管理制度(六)

總則:

1.1為建立、健全公司技術檔案工作,完整地保存和科學地管理公司的技術檔案,充分發揮技術檔案在公司建設和發展中的作用,更好地為公司各生產技術部門服務。特制訂本管理制度。

1.2本公司技術檔案是指各技術部門(包括車間)在生產技術、科研成果、質量、設備、基建等技術活動中形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、照片等技術資料以及外來、外購的圖紙、資料、圖書等。

1.3公司技術職能部門、車間要把技術檔案工作納入本單位的技術業務管理工作中,保證其技術文件材料的積累,達到收集齊全、整理系統,并按制度及時歸檔。以保證全公司技術檔案工作的順利開展。

1.4按照集中統一管理技術檔案的基本原則,公司技術部設立綜合檔案室,并配備專職人員管理。綜合檔案室在技術主管的直接領導下,集中統一管理全公司的生產、開發、質量、設備、基建等技術檔案。建立、健全技術檔案工作,達到全公司技術檔案的完整、準確、系統、安全和有效利用。

2技術文件資料的歸檔:

2.1每一個技術項目完成或告一段落后,都要有完整、準確、系統的技術文件資料,并按公司形成技術文件資料的歸檔范圍和要求,將所形成的技術文件資料加以系統的整理,組成保管單位(卷、代、冊、盒),由技術主管審查后及時向公司綜合檔案室移交歸檔。

2.2各部門或技術人員在移交技術檔案或技術文件資料時,交接雙方應按規定辦理交接手續(參見PD423《文件控制程序》表碼PD423-02),簽字歸檔備查。凡不符合組卷要求或技術文件資料不全的,管理人員有權拒絕接收。

2.3凡需歸檔的技術文件資料,應盡量符合國標、部標和企業標準的規定。做到書寫材料優良,字跡工整,圖紙按規格繪制,圖樣清晰。嚴禁用鉛筆、圓珠筆和復寫紙打印。

2.4凡各部門形成的圖紙類文件,應描制底圖一份,并經技術責任簽字后,向檔案室移交歸檔。

2.5凡外來、外購回公司的圖紙資料,隨儀器、設備入廠的圖紙、使用說明書、電氣線路圖等在開封前,有關單位必須通知資料管理人員參加清點,如數歸檔。在未辦理借閱使用手續前任何人不得據為私有或拿走。

3綜合檔案室的任務和管理人員的職責:

3.1綜合檔案室的任務:

3.1.1集中、統一、科學地管理好技術檔案,維護技術檔案的完整、系統、準確和安全,并及時、準確地提供利用。因工作嚴重失職,造成技術檔案原件遺失、缺漏、污損破壞至無法使用、借出無法收回等,管理人員應負主要責任,嚴重者調離崗位。

3.1.2協助各部門和有關技術人員做好技術文件資料的形成積累和正確地整理、立卷歸檔工作。

3.1.3承擔技術文件資料的接收、復制、借閱、發放和建檔,提供技術資料為全公司有關單位和技術人員服務。

3.2技術檔案管理人員的職責:

3.2.1認真貫徹公司技術檔案工作的方針政策。鉆研業務,提高管理水平,保證技術檔案工作任務的完成。積極主動地為生產、開發提供技術資料。

3.2.2科學地管理全公司技術檔案,承辦技術資料和技術檔案的接收、分類、編目、登記、保管、復制、借閱、發放、鑒定、統計以及繪制檢索工具等工作。

3.2.3遵守公司保密制度,做好安全保衛工作。

3.2.4嚴格執行技術檔案的保管、借閱、發放制度。

3.2.5保持檔案室內整潔、衛生,對破損或變質的檔案,要及時修補和提出復制。

4技術檔案的鑒定和銷毀:

4.1認真做好技術檔案的內容、保管期限的鑒定工作。因破損或變質的檔案,復制后,原檔案保管期限為半年。因修改內容而更換的檔案,原檔案報廢,保管期限為一年。

4.2凡要銷毀的技術檔案,必須造具清冊,經主管領導審批后,在指定監銷人監督下進行銷毀,防止失密。有關鑒定報告和銷毀清冊必須及時歸檔。

5技術檔案的保管和借閱:

5.1對接收來的技術檔案進行分類、編目、登記、統計和必要的加工管理,編制《檔案查閱目錄》,做到定位存放,妥善保管,方便利用。

5.2認真執行技術檔案的保管檢查制度,每年年底全面檢查、清理一次,做到帳檔一致。并于12月30日以前整理出檢查報告,交技術主管審查。技術主管根據檢查報告的結果,對出現的問題勒令檔案管理員進行整改,并對檢查報告的真實性進行復查。

5.3做好技術檔案的安全、保密工作,并履行批準和借閱手續。經常保持室內清潔通風,注意防塵、防火、防水、防潮、防曬和防盜。防止檔案被蟲蛀、鼠咬、霉爛等。如有破損或變質的檔案,管理人員要及時修補和提出復制。

5.4技術檔案的保密制度:

5.4.1全公司職工必須嚴守機密,維護技術檔案的安全。凡借閱重要的檔案(包括外來、外購的資料,隨儀器、設備回公司的文件資料,原始底圖等),要由技術主管批準后方可借閱。借閱者必須妥善保管,不得遺失。

5.4.2技術檔案如有丟失、被盜、泄密等情況,應立即上報并采取措施作妥善處理。

5.4.3非工作人員未經允許,不得隨意翻閱技術檔案。

5.5技術檔案的借閱:

5.5.1凡本公司技術人員、工作人員,因生產需要都可借閱技術檔案。由管理人員填寫《文件借閱登記表》,借閱人員簽字后,方可使用。用后按期歸還,經管理人員檢查后,方可辦理注銷手續。

5.5.2技術檔案和各種設備說明書等,均在公司內控制使用,檔案原件不得借出檔案室,僅供在室內查閱。若需借出室,應辦理手續,借出副本。如無副本時,需經技術主管批準方能借出。

5.5.3經同意借出之檔案,每次最長時間為三天。如工作需要,到期后需繼續使用的,應辦理續借手續。如遇假期,必須將所借技術檔案退回。到期未歸還或未辦理續借手續者,由檔案管理員負責催收,并要求其限期歸還。到期還未歸還,由檔案管理員根據所借資料的實際價值(各類書籍按標價、資料按制作價格)報技術主管審查,總經理批準后,送公司財務部,對檔案借閱人進行處罰。事后借閱者如能歸還所借檔案,根據其時間的長短,可按處罰金額的1/2至全額返回。

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5.5.4借閱者應保持檔案的完整、安全、整潔,不得轉借、拆散、涂改、抽換和丟失。借、還雙方應共同清點份數、頁數,并檢查完整情況,做到認真負責。如發現問題或有損壞者,及時向主管領導匯報。并根據其完整或損壞的程度及檔案的重要性進行處罰,由檔案管理員報技術主管審查,總經理批準后,送公司財務部,對檔案借閱人

進行處罰。

6技術檔案的復制和技術資料的發放:

6.1凡歸檔的技術文件資料,一般應存檔一份。重要的和使用頻繁的應復制備份一份,供日常借閱或發放使用,備份文件發放后,應及時復制補充完整。

6.2需加工制作的工裝類圖紙文件,應曬制三套。一套用于技術員作工藝后發放采購部備料,以及轉交質量部進行木模、坯料檢查,其中裝配圖發放于模具保管,供工裝的管理使用;一套發放生產部或采購部,用于加工訂貨;一套用于檔案室存檔,供日常借閱使用。

6.3用于指導生產及作為驗收依據的鑄件圖、加工圖等應曬制四份,發放生產車間、質量部、分管技術員及檔案室存檔。經會簽后的鑄件圖還應至少發放一份至顧客處,其中,重油廠需發放三份。

6.4用于指導生產及作為驗收依據的泥芯圖,應曬制四份,發放外協辦、生產車間、質量部、及檔案室存檔。

6.5用作指導生產的工藝卡片、工序卡片、生產作業指導書等,應曬制三份,發放生產車間、分管技術員及檔案室存檔。

6.6作為驗收依據的檢驗卡片,應曬制三份,發放質量部、分管技術員及檔案室存檔。

6.7因工作原因,需要發放各使用場所的技術資料,應在技術檔案交接后次日內發放至各使用場所。未規定發放場所的文件應編制《文件發放清單》(參見PD423《文件控制程序》表碼PD423-01),發放清單由文件編制部門填寫,部門主管批準后交檔案室。檔案室按清單的要求發放至各使用場所,發放時注明發放場所、發放號、發放日期、是否受控等,并有接收人員簽字。其它需要文件的單位或個人,應提出申請,填寫《文件領用申請單》(參見PD423《文件控制程序》表碼PD423-06),經主管領導審查、文件編制部門主管批準后,可簽名領取。

6.8發放各使用場所的文件資料,使用者應妥善保管,不得損壞或丟失。因受條件限制,破壞或污損至無法使用時,可到檔案室換取新文件,原破壞或污損文件資料由檔案室回收后報廢處理。凡使用者無法提供原文件資料,而要求檔案室重新發放時,文件使用者應承擔重復發放文件的資料費用,其金額按復(曬)制資料的實際價格核算,由檔案管理員報技術主管審查,總經理批準后,送交公司財務部。

7技術檔案和受控技術文件的更改:

7.1當文件編制部門需對技術檔案實施更改或補充時,應有更改通知單。對用戶提供的文件資料進行更改時,還應有用戶同意更改的書面證明,并存檔備查。更改人員根據通知單的內容對技術檔案實施更改。修改時統一做好修改標記,堅持技術責任簽字,標明日期。同時修改清單中的更改級別,并將修改通知保留備查。

7.2技術檔案更改后,資料管理人員應及時將更改通知單發放各相應的文件受控場所,以保證文件的使用得到有效控制。

7.3為防止各使用場所的受控文件失控,各類受控技術文件自發放之日起,其使用期限為一年,過期自動作廢。需重復使用時,經文件歸口管理部門審查后,蓋上“確認”印章,審查人員簽字認可后方可再次使用。

篇2:工貿油品調運分公司會計檔案管理制度

工貿油品調運分公司會計檔案管理制度

第一章總則

第一條為加強zz石油(集團)工貿有限公司油品調運分公司(以下簡稱“油品調運分公司”或“公司”)會計資料檔案的科學管理,保證會計資料的完整安全,更好地服務于公司的各項經營活動,根據《會計法》、《中華人民共和國檔案法》和《zz石油(集團)工貿有限公司會計檔案管理辦法》,并結合公司實際,特制定本制度。

第二條本制度所指的會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四部分。

第三條本制度適用于公司財務資產部、LNG站、永平站、榆煉站。

第二章組織機構及職責

第四條公司財務資產部門負責會計檔案的日常管理及保管工作。

第五條公司機關綜合辦公室為公司所有會計檔案的最終歸檔部門。

第三章會計檔案管理范圍

第六條會計檔案一般包括會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四部分。

(一)會計憑證包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證(收款憑證、付款憑證、轉賬憑證三種)、記賬憑證匯總表、銀行存款(借款)對賬單、銀行存款余額調節表等。

(二)會計賬簿包括按會計科目設置的總分類賬、明細分類賬、現金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。

(三)會計報表主要有財務指標快報及月、季、年度會計報表(包括資產負債表、損益表、財務情況說明書等)。

(四)經濟合同、財務數據統計資料、財務清查匯總資料、核定資金定額的數據資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等、實行會計電算化單位存貯在磁性介質上的會計數據、程序文件及其他會計核算資料等由財務資產部門進行保管。

第四章會計檔案的整理立卷

第七條每月的會計資料,在次月15日前整理立卷或裝訂成冊。

第八條會計年度終了后,應采用“三統一”的辦法對會計資料進行整理立卷。

(一)分類標準統一:一般將財務會計資料分成一類賬簿,二類憑證,三類報表,四類文字資料及其他;

(二)檔案形成統一:案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統一;

(三)管理要求統一:建立財務會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄;會計憑證裝訂成冊,報表和文字資料分類立卷,其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。

第九條會計憑證的立卷

(一)按月立卷:次月將裝訂成冊的憑證,統一登記至會計檔案保管清冊。

(二)憑證裝訂

1.會計憑證裝訂前的準備工作:

(1)分類整理,按順序排列,檢查日數、編號是否齊全;

(2)摘除憑證內的金屬物(如訂書針、大頭針、回形針),對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小,且要避開裝訂線,以便翻閱保持數字完整;

(3)整理檢查憑證順序號,如有顛倒要重新排列,發現缺號要查明原因,再檢查附件有否漏缺,領料單、入庫單、工資和獎金發放單是否隨附齊全;

(4)記賬憑證上有關人員(如復核、記賬、制單等)的簽字和印章是否齊全;

(5)按憑證號碼的順序歸集(如按上、中、下旬匯總歸集),根據集團裝訂標準確定裝訂成冊的本數。

2.會計憑證裝訂時的要求:

(1)用“三針引線法”裝訂,裝訂憑證應使用棉線,在左上角部位打上三個針眼,實行三眼一線打結,結扣應是活的,并放在憑證封皮的里面,裝訂時盡可能縮小所占部位,使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面,以便于事后查閱;

(2)憑證外面要加封面,封面紙用牛皮紙印制,封面規格略大于所附記賬憑證;

(3)裝訂憑證厚度一般1.5厘米,以保證裝訂牢固,美觀大方。

3.會計憑證裝訂后的注意事項:

(1)每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數、會計主管人員和裝訂人員簽章;

(2)在封面上編好卷號,按編號順序入柜,并要在顯露處標明憑證種類編號,以便于調閱;一般每月裝訂一次,裝訂好的憑證按年度分月妥善保管歸檔;

(3)裝訂封面的所有內容要填寫齊全,包括:單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。

第十條會計賬簿的立卷

各種會計賬簿辦理完年度結賬后,除跨年使用的賬簿外,其它賬簿應按年整理立卷。基本要求是:

(一)會計賬簿在辦理完年度結賬后,只在下一行的摘要欄填寫“結轉下年”字樣,不填其它內容;

(二)賬簿裝訂前,首先按賬簿啟用表的使用頁數核對各個賬戶是否相符,賬頁數是否齊全,序號排列是否連續;

(三)會計賬簿的裝訂順序:會計賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數順序裝訂賬頁→會計賬簿裝訂封底;

(四)保留已使用過的賬頁,將賬頁數填寫齊全,去除空白頁和撤掉賬夾,用牛皮紙做封面、封底,裝訂成冊;

(五)多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數量金額式活頁賬等不得混裝,應按同類業務、同類賬頁裝訂在一起;

(六)會計賬簿應牢固、平整,不得有折角、缺角、錯頁、掉頁、加空白紙的現象;

(七)賬簿裝訂的封口處,應加蓋裝訂人印章;

(八)裝訂后,會計賬簿的脊背應平整,并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。

第十一條會計報表的裝訂

會計報表編制完成并按時報送后,留存報表均應按月裝訂成冊,年度終了統一立卷保管。

會計報表裝訂要求:

(一)會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全,整理報表頁數,上邊和左邊對齊壓平,防止折角;如有損壞部位,應對其修補后,完整無缺地裝訂;

(二)會計報表裝訂順序為:會計報表封面、會計報表編制說明、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封底。

第十二條其他會計核算資料的立卷

會計核算其他會計核算資料應按時整理立卷,要求如下:

(一)分類整理,按順序排列,檢查資料是否齊全;

(二)整理檢查資料順序號,如有顛倒要重新排列,發現缺失要查明原因。

第五章會計檔案的歸檔

第十三條當年的會計檔案在會計年度終了后,由財務資產部門保管一年,期滿后于次年1月10號前移交公司綜合辦公室統一歸檔。移交過程中,需財務資產部門會計檔案管理人員與綜合辦公室檔案管理人員進行移交,由財務資產部門負責人、綜合辦公室主任負責監督移交。移交過程中需填寫《會計檔案移交單》(一式兩份),一份交予財務資產部門會計檔案管理人員保管,、一份交予綜合辦公室檔案管理人員保管。

第十四條會計檔案的保管

會計檔案必須進行科學管理,要做好防潮、防霉、防蟲蛀、防盜、防火、防磁等工作,確保會計檔案的安全。

第十五條機構變動或檔案管理人員調動時,應辦理交接手續,由原檔案管理人員編制會計檔案移交清單,將全部案卷逐一移交,接管人員逐一接收。

第六章會計檔案的借閱使用

第十六條財務資產部門應建立會計檔案清單和借閱登記冊。

第十七條檔案在財務資產部門保管期間,凡需借閱會計檔案人員,須經總會計師批準后,方可辦理借閱手續;借閱人員不得在案卷中標畫,不得拆散原卷冊,不得抽換,不得將會計檔案攜帶外出,如遇特殊情況,須經總會計師批準。

第十八條會計檔案移交辦公室后,凡需借閱會計檔案人員需辦理檔案借閱手續,具體參見檔案管理相關規定。

第七章會計檔案的保管期限

第十九條會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、15年、25年、永久5類,具體見附件一。

第二十條會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。

第二十一條會計檔案的具體名稱如有同本制度附表一所列檔案名稱不相符的,可以比照類似的保管期限辦理。

第八章會計檔案的銷毀

第二十二條保管期滿的會計檔案,除本制度規定不得銷毀的情形外,可以按照以下程序銷毀:

(一)由綜合辦公室會同財務資產部門提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

(二)會計檔案銷毀清冊需經總會計師、經理審批。

(三)銷毀會計檔案時,綜合辦公室和財務資產部門共同派專人監銷。

(四)監銷人在銷毀會計檔案前,應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后,應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章,并將監銷情況報告總會計師、經理。

第二十三條保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷毀,應當單獨抽出立卷,保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案,應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

第九章附則

第二十四條本制度由財務資產部負責解釋。

第二十五條本制度未盡事宜,按國家相關法律法規和工貿公司相關規定執行。

第二十六條本制度自頒發之日起施行

附件一:

工貿有限公司油品調運分公司會計檔案保管期限表

序號檔案名稱保管期限備注

一、會計憑證類

1原始憑證、記賬憑證和匯總憑證15年

二、會計賬簿類

2日記賬15年

其中:現金和銀行存款日記賬25年

3明細賬15年

4總賬15年包括日記總賬

5固定資產卡片固定資產報廢清理后保持5年

6輔助賬簿15年

三、財務報告類包括各級主管部門的匯總會計報表

7主要財務指標快報3年包括文字分析

8月、季度財務報告3年包括文字分析

9年度財務報告永久包括文字分析

四、其他類

10會計移交清冊15年

11會計檔案保管清冊永久

12會計檔案銷毀清冊永久

13銀行余額調節表5年

14銀行對賬單5年

15月度現金盤點表5年

篇3:駕駛員安全行車檔案管理制度

為規范駕駛員行車安全,進一步完善駕駛員行車安全檔案管理,結合實際,特制訂本管理制度。

一、駕駛員檔案的設置

駕駛員檔案設置一人一檔(內含駕駛員檔案本一本、檔案袋一個),檔案管理人員要嚴格按照公司車輛駕駛員檔案管理要求,及時、正確、認真、如實填寫檔案資料,不得虛報、瞞報、錯誤填寫。

二、駕駛員檔案的使用目的

建立車輛駕駛員檔案的目的在于取得駕駛員的招聘、培訓、管理、使用的主動權,正確真實的掌握駕駛員日常動態及操作技能,合理運用科學管理手段,確保生產安全。同時,也是考核基層駕駛員管理工作的依據。

三、駕駛員檔案的使用說明

1、駕駛員檔案是由系統的記錄駕駛員自報名、應聘、培訓及投入使用起,至駕駛員離開本公司(不含內部調動)為止的整個過程。

2、結合本公司的實際情況,有針對性地填寫駕駛員檔案資料,公司安全員必須要認真、如實地做好駕駛員資料的填寫工作;公司在做好駕駛員基礎檔案資料建設的同時,也要掌握駕駛員日常安全生產的第一手資料,對不符合公司要求的駕駛員,要及時予以辭退。

3、駕駛員求職審批表是記錄駕駛員的相關資料(如駕駛員的基本特征、家庭背景、工作簡歷等),為公司招聘、培訓、使用、管理上提供科學、準確地依據。

4、駕駛員招聘、培訓考試表是記錄駕駛員從招聘、培訓至上崗的全過程,通過基礎操作的考核,準確地反映駕駛員的基本技能、特點、駕駛作風等情況。

5、安全行車責任書是在駕駛員上崗前簽訂的,目的是是廣大駕駛員明確自己的崗位職責。

6、安全行車記錄表主要記錄駕駛員在日常工作中的安全行駛里程、累計里程等,目的在于考核駕駛員的工作積極性、安全駕駛情況等。

7、表揚、獎勵情況記錄表及違章、投訴記錄表是記錄駕駛員在日常工作中工作表現的差異而獲得的表揚、獎勵或批評、處罰等情況,目的在于準確地掌握駕駛員的工作作風、駕駛技能,為安全生產管理提供準確地依據。

8、交通事故記錄表是記錄駕駛員在職期間發生交通事故的資料,目的在于考核駕駛員的駕駛技術水平及駕駛作風,杜絕事故苗頭,確保安全行車。

9、駕駛證、從業資格證在年審結束后要及時復印存檔,保證駕駛員證件的合法性、有效性。

10、駕駛員檔案資料的保存期為駕駛員在職期間的整個過程,即以駕駛員招聘、培訓、錄用至離開本公司為止。

二公司

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