公司發貨管理控制程序(二)

一、目的:服務公司客戶的產品銷售,滿足客戶的發貨要求,保證發貨的及時性、準確性和有效實施款到發貨的原則,防止管理不善和失誤而給公司造成經濟損失行為的發生,確保公司發貨流程的順暢,提高公司和客戶的經濟效益。

二、適用范圍:公司產品發貨及專賣店貨架、噴繪發貨及公司所有涉及發貨的工作。

三、職責與權限:

3.1經營部負責人負責監督和控制公司產品、專賣店貨架、噴繪及其它的發貨過程,負責對超額欠款客戶發貨的監督審查。

3.2片區負責人負責實施產品發貨工作,對客戶要求的發貨《客戶配貨單》的審核并監督倉庫發貨過程,確保嚴格按客戶要求及時發貨。

3.3專賣店貨架、噴繪負責人負責所有客戶要求的貨架、噴繪的發貨工作;負責下單,安排控制所有貨架、噴繪合格供方質量和包裝,確保發貨的及時性,安全性,準確性。

3.4倉庫主管負責安排倉庫人員根據《客戶配貨單》配貨裝箱,確保嚴格按客戶要求按質按量地配貨。

3.5倉庫管理員負責《客戶配貨單》的配貨、裝箱、打包工作并根據《成品倉庫管理程序》中的發貨程序具體實施。

3.6駕駛員負責客戶貨物的運輸、發送工作并嚴格按客戶或公司指定的貨運站及運輸方式及時發送。

3.7電腦室負責收集和登記客戶的傳真配貨單,并及時交收件人簽收。

3.8營銷統計員負責電腦統計《匯總發貨單》。

3.9財務部主管負責匯總經營部發貨單據,監督和控制客戶欠款額度。

四、控制程序:

4.1客戶的發貨單傳真,必須由電腦室負責統一收集登記。營銷部文員應根據傳真貨單及時交予該片區負責人并簽收確認。

4.2各片區負責人收到客戶交予或傳真的要求發貨的《配貨單》后,認真統計該貨單的發貨金額并評審該客戶的貨款余額,如在規定的欠款額度內應在《配貨單》上簽字確認并及時交予倉庫發貨;如超過公司規定的欠款額度,應交經營部負責人審核同意后方可執行發貨。片區負責人應嚴格按規定的權限內簽名批準發貨,如發現違反本控制程序規定的將嚴格按獎懲辦法(5.2)執行。

4.3對簽名確認后或經經理審批后的發貨單,片區負責人應及時交予倉庫配發貨,嚴禁無故拖延影響發貨時間而給客戶和公司造成損失。所有《客戶配貨單》各片區負責人及倉庫必須保存原單,作為發貨和發生問題溯源的依據。

4.4經營部負責人必須隨時對公司各客戶發貨情況進行查詢和監督,嚴格按規定的權限審批《客戶配貨單》;對發貨過程中發現的問題應及時予以解決;疑難及重大問題應及時匯報上級領導,取得充分授權和批準后方可最后確定。

4.5倉庫主管收到經營部(經相關人員評審簽名確認后)下達的《客戶配貨單》后應按倉庫發貨程序安排倉庫人員及時配貨,倉庫人員應保證嚴格按配貨單上的客戶要求配貨;倉庫主管負責嚴格監督配貨速度和質量,防止配錯、漏配、短貨和貨單不相符的現象的發生。

4.6如倉庫不能配齊或暫時短缺配貨單上的產品,倉庫人員應認真做好記錄,列表存檔以作為該品種向生技部下達生產任務的依據并及時通知該單的營銷負責人反饋客戶,以便客戶做相應的變更。

4.7公司新產品或緊俏品種入庫后,倉庫人員應及時地通知營銷片區負責人安排發樣或通知客戶看樣發貨;營銷人員應保證公司每個新樣都有發到公司各個客戶手中,以確保公司每個客戶系列產品上貨齊全。

4.8對客戶要求公司提供專賣店貨架配件、噴繪等,專賣店形象負責人應按《采購控制程序》及時下單制做并負責監督和控制制作商的制做質量和速度,制作完畢后,應及時按客戶要求配貨;配貨時應特別應注意包裝的牢固性并認真清點配件、品種和件數,確保貨架發貨的準確性,防止錯配、漏配、短貨現象的發生。

4.9產品發出后,營銷統計負責及時統計《匯總發貨單》的數量和金額,錄入電腦并確保財務賬目的準確性。

4.10《匯總發貨單》統計完畢后,營銷文員負責及時審核《匯總發貨單》并予第二天上午12:00前把《匯總發貨單》傳真給各客戶,以便客戶及時了解發貨情況。

4.11駕駛員應隨時了解倉庫配貨情況按時將貨物發出,不得無故拖延并嚴格按客戶和公司指定的貨運站和運輸方式發貨。

4.12財務部主管按公司制定的欠款標準隨時檢查經營部發貨及財務網絡記錄運行情況,監督和審核各客戶的欠款額度,發現問題及時匯報上級領導并對違反本控制程序規定的行為嚴格按獎懲辦法(5.2)執行。

五、獎懲辦法:

為確保本控制程序的有效實施,提高各相關執行人員的工作積極性,考核發貨過程中各執行人員的工作業績,特訂本獎罰辦法:

5.1客戶交予的或傳真的《配貨單》如因各相關執行人員玩忽職守,粗心大意,無故拖延嚴重失職而造成不能按時給客戶發貨的,給予各相關執行人員50-100元的罰款。

5.2倉庫主管、片區負責人、經營部負責人超越權限,未按公司規定的允許欠款額度控制執行,任意批準發貨超過公司規定的欠款額度的客戶,經公司領導及相關部門評定分析,確屬失職或有意的根據超越欠款額度和性質分別予以50-200元罰款。情節特別嚴重的,將按《公司法》追究其責任。

5.3在配貨過程中,如因倉庫人員玩忽職守,粗心大意,造成配錯貨、串號、漏貨、少貨或多貨,根據失職程度,每次給予5-20元的罰款。

5.4新產品入庫后,相關執行人員粗心大意,沒有根據市場銷售管理人員的安排及時給客戶發樣而影響產品銷售的,處以相關倉庫人員5-10元的罰款。

5.5客戶要求發貨架、噴繪的,如因專賣店形象負責人以及相關人員玩忽職守,粗心大意,在足夠的時間內因不能按時給客戶發貨或配錯貨架和配件及漏配少貨的而影響專賣店(專廳)開業或營業的,根據影響程序和性質,每次分別處于相關人員50-100元的罰款。

5.6營銷統計員和營銷文員未按時統計和傳真給客戶的,根據實際情況每次予以5-20元罰款。

5.7駕駛員未能按時發貨或不按公司或客戶指定的貨運站和運輸方式發貨,給公司和客戶因發貨失誤造成經濟損失的,根據實際情況,每次予以5-20元的罰款。

5.8在發貨過程中,各相關人員忠于職守,認真負責,一視同仁,一切以公司和客戶利益為重者,發貨工作成績顯著者、所負責的片區銷售業績明顯提高者,公司將根據實際情況,組織相關部門評定,每月給予頒發人民幣100-300元的獎金。

篇2:貨柜裝柜安全控制程序

目的設立本程序以規范運輸過程,防止貨物丟失或非準許進入,滿足GSV防恐要求。2.范圍本程序適用于所有從事運輸的貨倉人員和司機以及其他相關工作人員。3.職責由貨倉主管策劃和安排貨場倉工作貨物運輸,具體運輸工作由海關人員和司機人員負責。4.程序4.1貨物運輸4.1.1有成品外運時,貨倉人員必檢驗司機的運輸通知并與船務部發出的指示精神核實后,方能裝載貨物。4.1.2一般物料,半成品對外運輸時需憑采購部或船務部出具的通知進行裝載。4.1.3所有貨車集裝箱在裝載貨物前后必須接受例行貨柜車七點檢查并清潔干凈。如發現車門不嚴或車箱破爛,應向貨倉負責人提出拒絕給該類車箱裝載貨物。4.1.4在裝載區域裝載貨物時,需由安全經理或制定安全人員進行監控,未經許可的人員或車輛不得進入該區域內。4.1.5貨物在裝載完畢就即時上鎖或使用一次性封條,于運輸單上填寫封條號碼,收貨方對運輸車輛進行檢驗是否在運輸的過程中被篡改過,如有異常應即時向廠部和客戶報告,商討有效的處理方案。4.1.6所有車輛由貨倉統一管理。客、貨車必須分區停泊,對貨車停車區域實施監控,禁止準許人員進入。貨倉內所有的物料的儲存環境必須由同一門口進出的唯一途徑,窗口需要有玻璃關閉緊密,不能讓外界進入任何物件4.1.7設立獨立的成品儲存倉,成品儲存倉有專人負責管理,任何人未經許不得隨時便進入,如有客人或品質檢查員進行檢查的必須要有主管級以上人員陪同。4.1.8成品、貨物的裝載有獨立的區域,裝載區域內不準未經允許可人員及車輛進入,裝載人員接受貨倉主管的管理,并需要接受安全知識培訓。裝載車輛司機在將車輛停泊好后應即進入司機休息的地方等待。4.1.9貨物裝載過程需要有貨倉負責人監督,防止未經許可人員,車輛的進入及異常事情的發生,當發現有不尋常事情或不允許人員進入裝載區域時,貨倉負責人應即時加以阻止,

并對此進行相應的記錄保存。4.1.10貨物被裝好后應即時由貨倉管理人員將車門封好/上鎖,防止在運輸過程中出現被開鎖,一般不可以讓司機接觸車門鎖匙。外運出口貨物應由貨倉負責人貼上廠封條紙,待海關檢查后再插上海關發給的封匙

篇3:貨柜封條安全控制程序

1.目的加強對貨柜封條的安全控制,避免運輸途中貨物的丟失,調包,或被不法分子,恐怖組織利用制造恐怖事件,確保貨物及時運到,安全結關。

2.適用范圍適用于貨柜封條的安全控制。

3.工作職責海關人員或相關指定代表負責貨柜封條安全管理。

4.工作程序

4.1所有貨車須在指定貨,在未得到安全經理許可的情況下,不得在非裝卸區域裝卸貨物.

4.2裝貨前由落貨員檢查貨柜內壁的編號是否一致.記錄下號碼于《落貨單》.檢查貨柜外表的號碼是否一致.如果不一致,應作退柜處理.如果號碼有更改過或重新噴上去的痕跡,應記錄在報告上.

4.3落貨員應檢查貨柜是否有損壞,如柜壁有穿孔,則作退柜處理.并檢查貨柜內是否有異物或異味.如果有,應作清潔處理。

4.4落貨員要檢查柜門是否可以關嚴,手把及門扣是否完好。

4.5落貨員作清單核準,核對箱嘜并開箱檢查(至少5箱)箱內貨物是否與清單一致。

4.6確認無誤后,由指定的裝卸員負責裝卸.未經許可,不可由他人代替或幫手。

4.7所有貨物需在指定保安員人員監控下裝車及卸貨。在此過程中,必須嚴格控制,不得有任何非準許人員或物料的接近或進入。

4.8裝卸員應小心輕放貨物,如有“此方向上”標致的,應按要求方向擺放。

4.9落貨員統計所有裝箱數.并記錄于《落貨單》。

4.10裝卸完畢,經安全經理或安全代表進一步檢查確認后,對貨物進行拍照,照片中需明顯地看到箱嘜跟紙箱日期印,即對運貨車進行鉛封或貼上封條,對貨柜車之集裝箱上鎖。

4.11集裝箱封條由報關員統一保存和控制,所有封條采取流水號方式編號,在裝貨完成后,由安全經理檢查確認后,通知報關員,報關員發出封條,對貨柜進行貼封。封條號碼需記錄于《落貨單》上,以便在有需要時追溯。

4.12貼好封條好,拍照,存檔,備查。