【說(shuō)明書(shū)】:前臺(tái)文員

崗位名稱(chēng):前臺(tái)文員

崗位編號(hào):jg-hr-004

所屬部門(mén):行政人事部

崗位定員:1人

直接上級(jí):行政人事經(jīng)理

所轄人員:

直接下級(jí):

【本職概述】負(fù)責(zé)來(lái)訪人員接待、電話接聽(tīng),信息文件及辦公后勤管理,協(xié)助上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)完成部門(mén):各項(xiàng)工作。

【職責(zé)與工作任務(wù)】

職責(zé)一

職責(zé)表述:前臺(tái)接待工作

工作任務(wù)

1、負(fù)責(zé)公司總機(jī)電話的接聽(tīng),篩選廣告信息,有用信息及時(shí)通知相關(guān)人員:2、接待來(lái)訪人員(包括讓座、倒水、咨詢來(lái)訪意圖、登記等),通知相關(guān)人員:3、更新員工通訊電話和其他聯(lián)系方式,并及時(shí)公布

職責(zé)二

職責(zé)表述:考勤機(jī)及信息文件管理

工作任務(wù)

1、監(jiān)督公司員工的考勤打卡情況,負(fù)責(zé)每月統(tǒng)計(jì)在職職員的考勤情況

2、負(fù)責(zé)公司郵箱的日常管理及合作人才網(wǎng)站的更新

3、各項(xiàng)文件制度的管理、發(fā)放;外來(lái)文件、信件、郵件、包裹的收發(fā)工作,文件記錄的保存、歸檔

4、各種文件的收發(fā)、修改、作廢文件的管理、裝訂、歸檔、保管工作

職責(zé)三

職責(zé)表述:辦公后勤用品管理

工作任務(wù)

1、公司各區(qū)域鑰匙的保管與領(lǐng)用登記,以及空調(diào)、水電的管理

2、后勤用品的管理,低耗品的申購(gòu)、發(fā)放、使用登記

職責(zé)四

職責(zé)表述:衛(wèi)生監(jiān)督管理

工作任務(wù)

1、監(jiān)督公司環(huán)境衛(wèi)生管理制度的執(zhí)行情況

2、檢查環(huán)境衛(wèi)生情況,向保潔人員提出衛(wèi)生整改意見(jiàn)

職責(zé)五

職責(zé)表述:辦公設(shè)施設(shè)備的維護(hù)與管理

工作任務(wù)

1、負(fù)責(zé)安排辦公設(shè)備的維修、保養(yǎng)

2、負(fù)責(zé)監(jiān)督公司員工變更時(shí)的設(shè)備交接手續(xù)辦理

職責(zé)六

職責(zé)表述:協(xié)助部門(mén)主管完成部門(mén)的事務(wù)

權(quán)限范圍:

1、對(duì)前臺(tái)信息管理工作的建議權(quán)

2、對(duì)前臺(tái)接待工作禮儀的指導(dǎo)權(quán)和執(zhí)行的監(jiān)督權(quán)

3、對(duì)前臺(tái)接待和信息管理工作違規(guī)的糾正和處罰建議權(quán)

4、有向各部門(mén):收集與工作相關(guān)的文件和資料的權(quán)力

【工作協(xié)作關(guān)系】

內(nèi)部協(xié)調(diào)關(guān)系

公司內(nèi)所有部門(mén)及員工

外部協(xié)調(diào)關(guān)系

來(lái)訪人員

【任職資格】

教育背景

學(xué)歷:

高中及以上學(xué)歷:

專(zhuān)業(yè):

行政管理、文秘、中文等相關(guān)專(zhuān)業(yè):

培訓(xùn)

經(jīng)歷

禮儀方面培訓(xùn)及其他

經(jīng)驗(yàn)與專(zhuān)業(yè)資格

經(jīng)驗(yàn)

1年以上文員工作經(jīng)驗(yàn)

專(zhuān)業(yè):資格

【能力與素質(zhì)要求】

1、良好的服務(wù)意識(shí)和親和力

2、熟練使用office辦公軟件

3、普通話標(biāo)準(zhǔn)

4、良好的人際溝通及語(yǔ)言表達(dá)能力

5、熱情、積極、細(xì)心、耐心,有很強(qiáng)的責(zé)任心

【工作條件】

辦公設(shè)備

計(jì)算機(jī)、一般辦公設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)

工作環(huán)境

辦公室

職業(yè)安全

基本無(wú)危險(xiǎn),無(wú)職業(yè)病危險(xiǎn)

時(shí)間特征

正常工作時(shí)間,根據(jù)工作情況加班

篇2:公司前臺(tái)文員崗位職責(zé)（7）

公司前臺(tái)文員崗位職責(zé)(七)

前臺(tái)文員是公司的一面鏡子,接待好客戶,注意好良好的禮儀與接待環(huán)節(jié)等都是前臺(tái)文員崗位職責(zé)。

1、客戶接待及信息管理

*公司來(lái)訪客戶的日常接待流程:客戶上門(mén)――引導(dǎo)接待入座(詢問(wèn)來(lái)源)――倒水――聯(lián)系相關(guān)人員接待――客流詳情登記;

*市場(chǎng)部的客戶意向登記流程:家裝顧問(wèn)報(bào)意向(每日10:00前、16:30分后)――錄入《市場(chǎng)部意向客戶登記表》――簽字確認(rèn)該客戶錄入完畢;

*客戶回訪流程:后門(mén)當(dāng)班前臺(tái)文員回訪前一天上門(mén)客流――錄入客戶檔案――如有異常來(lái)源客流轉(zhuǎn)存《異常上門(mén)客戶登記表》――交至行政主管回訪審核。

2、辦公用品管理流程

*申報(bào)流程:前廳文員發(fā)放《辦公用品申請(qǐng)表》――申請(qǐng)部門(mén)經(jīng)理簽字同意采購(gòu)――前臺(tái)文員回收整理――行政主管審核――總經(jīng)辦簽字批準(zhǔn);

*采購(gòu)流程:總經(jīng)辦簽字批準(zhǔn)――前臺(tái)文員電話通知供貨商――檢收采購(gòu)的物品質(zhì)量是否復(fù)合要求――發(fā)放并簽字確認(rèn);

*電話充值:持卡人至前臺(tái)充值――詳情登記――持卡人簽字確認(rèn)。

備注:沖值額度:總經(jīng)理100/月;部門(mén)經(jīng)理20元/月;財(cái)務(wù)部100元/月;人事部50/月售后服務(wù)部200元/月;集成部450/月;工程部300/月;設(shè)計(jì)部20/人;市場(chǎng)部30元/月

3、門(mén)禁管理

*鑰匙管理:每日晨會(huì)后除材料區(qū)鐵門(mén)外其他工作通道門(mén)正常開(kāi)啟,公司鑰匙在經(jīng)行政主管與相關(guān)部門(mén)同意的情況下方可以書(shū)面轉(zhuǎn)借他人;

*加班鑰匙管理:前臺(tái)文員負(fù)責(zé)鎖閉所有通道門(mén)(除洽談區(qū)左通道門(mén)),確保各通道門(mén)已正確上鎖,加班鑰匙必須落實(shí)到個(gè)人并完整填寫(xiě)《鑰匙領(lǐng)用登記表》。

4、物資管理

*公司郵件、包裹的收發(fā):因工作需要所寄出的郵件由前臺(tái)文員聯(lián)系相關(guān)快遞公司與之洽談,員工包裹必須由本人或直接委托人簽收并簽字確認(rèn);

*倉(cāng)庫(kù)管理:倉(cāng)庫(kù)實(shí)行臺(tái)帳管理,帳目日清日高,每月對(duì)倉(cāng)庫(kù)物資進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)登錄臺(tái)帳并將物品盤(pán)點(diǎn)表報(bào)行政主管;

*工作區(qū)域的衛(wèi)生清潔:兩名前臺(tái)文員自行安排輪換值日,營(yíng)業(yè)期間各負(fù)其責(zé);

*名片定購(gòu):各部門(mén)名片由前臺(tái)文員統(tǒng)一使用QQ或郵件聯(lián)系指定廠家訂做,并在兩個(gè)工作日內(nèi)送貨,收取貨品時(shí)由責(zé)任人核對(duì)內(nèi)容并簽字確認(rèn);

*花木管理:前臺(tái)文員負(fù)責(zé)與供應(yīng)商聯(lián)系花木的后期服務(wù)(更換、澆水)和花木的數(shù)量管理,月底清點(diǎn)數(shù)量并造表交行政主管;

*水電照明的檢查:后門(mén)當(dāng)班前臺(tái)文員負(fù)責(zé)協(xié)助行政主管檢查公司除辦公區(qū)域以外的所有區(qū)域的水電照明設(shè)備,發(fā)現(xiàn)損壞或異常情況立即內(nèi)上報(bào);本著開(kāi)源節(jié)流的原則督促改進(jìn)用水用電浪費(fèi)現(xiàn)象,由前門(mén)當(dāng)班文員負(fù)責(zé)洽談區(qū)域的燈光正常照明,每相隔半小時(shí)后門(mén)當(dāng)班前臺(tái)巡查樓層區(qū)域內(nèi)所有照明(家具、主材區(qū)域),如非客流高峰,保證正常照明,大功率照明關(guān)閉;下班后,除辦公區(qū)所需照明,其他區(qū)域照明電源關(guān)閉。

篇3:前臺(tái)文員服務(wù)職責(zé)規(guī)范

前臺(tái)文員服務(wù)規(guī)范

程序標(biāo)準(zhǔn)

前臺(tái)造訪:

1.客戶或來(lái)訪者進(jìn)門(mén),前臺(tái)馬上起身接待,并致以問(wèn)候或歡迎辭。如站著則先于客人問(wèn)話而致以問(wèn)候或歡迎辭。

單個(gè)人問(wèn)候標(biāo)準(zhǔn)語(yǔ)如下:

“先生,您好!”或“先生,早上好!”

“小姐,您好!”或“小姐,早上好!”

“您好!歡迎來(lái)到z科技有限公司。”

來(lái)者是二人,標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)候語(yǔ)則為:

“二位先生好!”

“二位小姐好”

“先生、小姐,你們好!”

來(lái)者為三人以上,標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)候語(yǔ)則為:

“各位好!”或“各位早上好!”“各位下午好”

“大家好!”或“大家早上好!”“大家下午好!”

對(duì)已知道客戶或來(lái)訪者姓名的,標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)候語(yǔ)如下:

“*先生好!”

“*小姐好!”

對(duì)已是第二次或二次以上來(lái)公司的客戶、來(lái)訪者,在沿用“單個(gè)人問(wèn)候標(biāo)準(zhǔn)語(yǔ)”并看到客戶點(diǎn)頭或聽(tīng)到客戶跟說(shuō)“你好”之后,還可選用如下標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)候語(yǔ):

“先生,我記得您前不久(以前)來(lái)過(guò)我們公司,今天光臨,再次表示歡迎!”

a)引導(dǎo)客戶或來(lái)訪者到咨詢廳就座,遞上茶水,送上公司營(yíng)銷(xiāo)宣傳資料;

b)當(dāng)場(chǎng)解答或電話通知相關(guān)業(yè)務(wù)接待人員出現(xiàn),介紹時(shí)先介紹主人,后介紹客人;

c)引領(lǐng)客戶或來(lái)訪者接觸相關(guān)人員,行走時(shí)走在客戶或來(lái)訪者側(cè)前位置,并隨時(shí)用手示意。途中與同事相遇,點(diǎn)頭行禮,表示致意;

d)進(jìn)入房間,要先輕輕敲門(mén),聽(tīng)到回應(yīng)再進(jìn)。進(jìn)入后,回手關(guān)門(mén);

e)介紹雙方,退出。如相關(guān)人員抽不開(kāi)身回應(yīng),則安撫客戶或來(lái)訪者稍等,

退出。

7.當(dāng)值前臺(tái)為女性,著職業(yè)套裝,化淡妝。男性,則著西裝,打領(lǐng)帶。

禁忌:頭發(fā)臟且蓬亂;穿拖鞋或穿皮鞋而不穿襪;口腔不衛(wèi)生。

電話:

1.聽(tīng)到鈴響,至少在第三聲鈴響前拿起話筒;

2.聽(tīng)話時(shí)先問(wèn)候,并自報(bào)公司、部門(mén)。標(biāo)準(zhǔn)語(yǔ)如下:

“您好,這里是z科技有限公司!”

對(duì)方講述時(shí)留心聽(tīng)并記下要點(diǎn),未聽(tīng)清時(shí),及時(shí)告訴對(duì)方。隨后根據(jù)對(duì)方的初次問(wèn)話,迅速判斷出他有何需求作出標(biāo)準(zhǔn)回話。

咨詢家裝業(yè)務(wù):先生(小姐),關(guān)于這方面情況(家裝咨詢),讓我們公司客戶顧問(wèn)*先生為您服務(wù)吧,他可以全面、專(zhuān)業(yè)地解釋您所想了解的問(wèn)題,我把電話轉(zhuǎn)過(guò)去,請(qǐng)稍等。

聯(lián)系業(yè)務(wù):與本公司關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)則轉(zhuǎn)接相關(guān)部門(mén)相關(guān)人員;無(wú)關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù),則直接回答:先生(小姐),我們公司現(xiàn)在沒(méi)有這方面需要,請(qǐng)您聯(lián)系其他公司吧,謝謝!

找人:先生(小姐),您找的*先生(小姐)名字叫什么您跟他(她)預(yù)約了嗎請(qǐng)您稍等。(然后接通本公司*先生的電話,詢問(wèn)轉(zhuǎn)接與否。)

不指明的電話,判斷自己不能處理時(shí),可坦白告訴對(duì)方,并馬上把電話轉(zhuǎn)給能處理的人,在轉(zhuǎn)交前,應(yīng)先把對(duì)方所談內(nèi)容簡(jiǎn)明扼要地告訴接話人;

通話簡(jiǎn)明扼要,不應(yīng)長(zhǎng)時(shí)間占線。

結(jié)束時(shí)應(yīng)說(shuō)“謝謝!”,禮貌道別,待對(duì)方切斷電話,再放下。