集團公司規范化辦公管理程序

一、文書處理程序:

目的:為進一步加強和健全企業綜合檔案管理工作,規范文件的收集、整理、立卷、歸檔程序,以保持企業的檔案材料完整齊全,能更好的維護企業利益,反映企業的歷史面貌,記錄企業的業績,為企業開拓經營提供服務。

參考文件:總公司《檔案管理辦法》、《經濟檔案管理辦法》(××字[20**]第111號)

附件:《檔案庫房管理制度》

《檔案補充修改制度》

《檔案借閱及檔案材料復印制度》

《檔案鑒定與銷毀制度》

《檔案的統計制度》

《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》

《工程經濟檔案內容及責任分工》

(一)收文:

1、上級機關下發的文件資料,應由綜合辦及時分類、簽收、登記、編號。各部室直接收到和帶回的文件,應及時送到綜合辦統一登記處理,各部室和個人不得自拆、自收、自辦,綜合辦及時督促催收。

2、綜合辦收到文件后,應按照ISO14001及OHSAS18001的有關程序及時辦理收文手續和文件承辦單,確保做平件不隔日,急件立即辦,不得積壓。

3、文件由公司領導批辦后,按有關批示及時轉交承辦部門簽收辦理,并將承辦結果及時反饋到綜合辦,通過綜合辦反饋到有關領導。綜合辦做好督辦事項的登記。

4、文件傳閱要嚴格登記手續,加速公文運轉,每份文件在傳閱者手中一般不超過一天。閱文者應在《文件承辦單》上簽字,并及時送還綜合辦。

5、涉及幾個部門合辦(合閱)的文件,要按公司領導的批示意見交由主辦部門組織辦理,并負責在辦完后立卷歸檔。

6、嚴格保密制度,按照文件的密級加強管理,按照文件規定的范圍傳閱,任何部門和個人不得丟失文件和外傳泄密,若丟失文件發生,應立即逐級上報,嚴肅處理。

(二)發文:

1、鋼結構工程分公司公文文號主要有“××字”、“××黨字”、“××工字”、“××團字”。

2、行文辦理程序包括擬稿、會簽、核稿、簽發、編印、校核、用印、登記、分發等,均要有相應人員簽字。

3、凡以公司名義上報的各項請示報告文件以及對外發出的正式文件,均按業務性質歸口,由主管部室的主辦人員起草擬稿,經本部室負責人核稿報呈公司領導簽發。如需其他部室會簽的文件,由主管部室會同相關部室會簽,會簽后再報公司領導簽發。

4、擬稿需按照公司統一要求的格式,使用統一規定的發文稿紙,書寫清楚,并連同手稿、附件,經公司領導簽發后,由主管部室送綜合辦編發公文文號并打印分發。

5、文件、資料、報表的打印,要嚴格按有關規定辦理,主管部室負責校對,公文應在最后打印打字員、校對員的姓名。

6、發文后,原稿連同附件交還主管部室,由專人負責保存、催辦、立卷和歸檔。

(三)歸檔:

1、公司設立檔案室,配備專職檔案管理員,其它各部室設立兼職檔案人員(各部室資料員、內業),檔案室歸口綜合辦。

2、歸檔程序包括收集、整理、鑒定、排列、裝訂、編號、編目等程序,專、兼職檔案員均應按以下步驟歸檔。

(1)收集:對經核對已齊全的收發文件由檔案室協助立卷部門確定立卷范圍,刪除不需歸檔文件。

(2)整理:遵循文件材料自然形成規律,保持文件之間的有機聯系。檔案室協助各部室對應歸檔文件進行分類,公司全部檔案共分為十一類,即:綜合類、黨群工作類、行政管理類、財務管理類、審計類、生產經營類、建筑工程類、設備儀器類、科學技術類、建筑設計類、人事檔案類。

(3)檔案價值鑒定:對各部室分類后的文件,根據檔案保管期限規定及其各類文件內容的重要程度進行鑒定,確定其保存價值,分為永(Y)、長(C)、短(D)三種歸檔文件。

(4)排列:部室同一保管期限、同一類文件按發文時間順序排列。歸檔文件以“件”為單位,請示與批復可為一件。排列順序為:批復在前,請示在后;轉發文在前原件在后;正文在前附件在后;文字材料在前,圖紙、照片在后。專題會議、案件處理等材料分別集中排列。

(5)裝訂:文件按“件”裝訂,永久、長期保存的文件要去掉金屬物,用檔案局指定的裝訂材料裝訂,不得壓字。

(6)編號:歸檔文件按文件編號,在文件首頁上端空白處加蓋歸檔章,填寫年度、室編件號、機構、保管期限等,以固定文件位置。

(7)編目:歸檔文件以同一部室同一保管期限同一類文件按室編件號順序裝盒,并逐件編制歸檔文件目錄和盒內備考表,經部門經理審核簽字后,檔案室檢查驗收,辦理檔案移交手續。

3、歸檔范圍內的公文材料(詳見附件《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》)應保證其全面性、有序性和保密性,且文件材料必須準確地反映出公文的形成過程和公司在經營管理等各項活動中的真實內容和歷史過程。

4、由綜合辦負責對公司日常經濟管理工作中形成、辦理完畢并具有查考保存價值的公文、材料、領導批示(包括各種圖、文、影像資料)等整理(立卷)、歸檔并負責妥善保管證件及文件。

5、重要會議形成的公文,包括錄音帶、錄像帶、照片等有關材料,由綜合辦負責收集并整理、歸檔。

6、公司在各經營管理工作中形成的重要文件資料由各職能部門按其業務范圍(責任分工詳見附件《工程經濟檔案內容及責任分工》),由各部室兼職檔案人員按有關規定負責收集、整理、核對,并于每年度3月底前將上年度內形成的應歸檔的文件材料分類立卷,由部門經理審核簽字后向檔案室移交,歸檔備查。

7、當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由財務部保管一年。保管期滿后,由財務部編織會計檔案移交清冊,經部門經理審核簽字后,歸檔備查。

8、工程項目檔案應與竣工驗收同步完成立卷,由技質部負責組織鑒定歸檔工作。

9、設備儀器檔案在開箱驗收后,由主管部室審定,隨即歸檔。

10、人事檔案中工資審定、職稱評

審、入黨入團等材料須經上級批復后,10~20天內由有關部室編制人事檔案零散材料移交單后,隨時歸檔。

11、凡可利用現代化辦公手段進行計算機存檔的文件(如:工程設計圖紙、財務軟件數據備份、會議資料影音文件等),各部室應按季度上報綜合辦,由綜合辦統一刻錄光盤備份存檔。

12、涉及多部室聯合辦理的公文,原件由主辦部室整理歸檔,其他部室保存復印件或其他形式的公文副本。

(四)利用:歸檔后的文件應編制檔案總目錄和檔案分類目錄等其他檢索工具,以備借閱(有關規定詳見附件《檔案借閱及檔案材料復印制度》)。

(五)統計:詳見附件《檔案的統計制度》。

(六)保管:做好“七防”工作和檔案材料的保密工作。

(七)銷毀:詳見附件《檔案鑒定與銷毀制度》。

二、印信管理程序:

1、分公司印鑒、介紹信及營業執照由綜合辦保管和使用,一切用印、開具介紹信、使用營業執照原件及復印件都要通過綜合辦。

2、綜合辦要確保印信工作的正常開展,防止濫用和出現漏洞,加強對印鑒、介紹信及營業執照的管理。

3、印信工作要根據情況、內容、范圍并且經過相應的批準手續及用印登記,方能辦理。

4、分公司法人章由財務部保管,除與財務工作有關的用印外,其他用印需到綜合辦辦理有關用印手續。

5、需使用營業執照原件或復印件的部室,應向綜合辦辦理有關審批及登記手續。營業執照原件借出原則上不得復印,并應及時歸還。復印件應加蓋公司公章并注明“僅限于……使用”字樣。

6、介紹信開出,內容要明確具體,要填寫有效期限、介紹信編號及持有人姓名,介紹信正文與存根應一致,如介紹信開出后未用,應交回綜合辦,附于存根備查。

7、介紹信持有人將介紹信遺失應及時報告,涉及重要事項,還應通知前往辦事的單位,以防事故。

8、須嚴格遵守紀律不得開假證明和空白介紹信,如確因特殊情況需持空白介紹信外出辦事,須經公司主管領導批準。

9、各部室印鑒(包括合同專用章、財務專用章、采購專用章等),應由各部室專人保管,部門經理監督,加蓋印章亦應履行相應審批及登記手續。

10、如工作業務需要加蓋總承包公司印鑒時,需由部門經理填寫《用印審批表》,報公司主管領導簽字后,方可到總承包公司辦公室辦理有關用印手續。

11、印鑒不準出室,不得借給他人使用,各印鑒保管部室要及時清洗保養,以確保蓋印清晰。

12、公司印鑒、介紹信及各部室印鑒均要牢固加鎖,不能隨意放置。如因管理不善,造成事故,要視情況追究責任。

三、公函郵寄程序:

1、公司公函(包括財務匯票、工程檔案、合同文本等)需使用EMS(郵政特快專遞)郵寄的,由綜合辦統一辦理。

2、一般公函(對時間及安全系數要求不高的),本著降低成本減少辦公費用的原則,由各部室按平信自行郵寄。

3、公函辦理EMS郵寄時,經手人要嚴格登記手續,綜合辦應及時處理,保證當日遞送,不得拖延。

4、公函郵寄只限各部室因工作需要而對外發出的各種信函,因私郵寄不予辦理。

四、辦公設備及用品使用程序:

范圍:公司的辦公設備是指辦公使用的計算機及其外設、復印機、傳真機、掃描儀等為固定資產管理的設備。辦公用品是指辦公用復印紙、水筆、筆記本、信箋等低值易耗品。

目的:為了節約開支杜絕浪費,確保公司辦公設備及辦公用品的合理使用。

參考文件:總公司《行政辦公設備管理規定》(××字[20**]第125號)

1、辦公設備由綜合辦根據需要,經主管領導批準后統一購置。

2、辦公設備由綜合辦會同采購部統一編號、建帳管理,各使用部門負責日常維護和保養。

3、辦公設備損壞由綜合辦查明原因,聯系維修,并建立相應的維修臺帳。

4、辦公設備報廢需由綜合辦會同財務部共同確認,殘體由綜合辦處置。

5、辦公設備使用要嚴格按照操作規程嚴禁自行拆卸部件。

6、辦公用品由綜合辦統一購置管理。

7、辦公用品要根據實際工作需要,于每周的周二上午按照部門所需,由專人一次性集中辦理領用手續。

8、特殊需要的辦公用品要提前在綜合辦登記,經領導批準后統一購置。

9、綜合辦根據領導審批后的采購清單進行辦公用品的購置,并將采購物品分類進帳。

五、圖書購置、借閱程序:

1、圖書資料由各部室經理編制購書計劃,報公司主管領導批準,由各部室自行購置。

2、購置圖書后,購置人應持圖書及發票到綜合辦辦理圖書入庫及借閱手續,由綜合辦在發票聯簽字后方可到財務部辦理有關報銷手續。

3、圖書資料應由綜合辦加蓋公司公章、編寫圖書書號及進行圖書資料的登記。

4、綜合辦應按照ISO14001及OHSAS18001的有關程序,在相關圖書資料上加蓋“有效版本”章。

5、借閱人員應愛護圖書,因個人原因損壞、丟失圖書資料的要照價賠償。

六、信息傳遞程序:

1、公司上下級、各部室之間的情況交流,信息溝通,在企業經濟運行中起著重要意義。

2、對于總公司下行的信息(包括Fa*、E-mail、電話通知、信函等)由綜合辦統一查收,并做好記錄,報呈公司領導后下發相關部室承辦。

3、各部室要認真對待與上級、同級、下級以及有關單位之間的聯系,接到有關信息后,應立即作好記錄,將記錄內容及時傳達到有關部門和人員,并及時處理有關事項。

4、各部室間的信息溝通可通過會議、簡報、個別交流等多種形式進行。

5、公司建立健全呈閱件制度,各部室可采用呈閱件的形式向公司領導匯報工作,提出建議。綜合辦應加強呈閱件的管理,做到件件有落實,事事有回音。

收貨部制度

篇2:小區停車場管理程序

小區停車場管理程序

1.0目的

通過對停車場進行有效管理,確保小區內車輛(汽車、摩托車、單車)停放安全有序。

2.0范圍

本程序適用于物業公司管理區域內車輛停放管理。

3.0職責

3.1客戶服務部客服助理負責登記車主資料,財務部收費員收取月停放車輛、私家車位的車位使用費或管理費。

3.2車場秩序維護員負責發放停車場臨時停放卡,收取臨時停放車輛的車位使用費;負責日常車輛的進出、停放、登記等管理。

3.3秩序維護部負責人負責對車輛的進出、停放、登記等工作進行檢查、監督。

4.0工作內容

4.1車輛管理服務登記

4.1.1機動車輛需要辦理車輛車位月停放使用卡時,由秩序維護員通知車主到客戶服務中心以月、季為單位交納汽車車輛車位月停放使用費,領取車輛月停放卡。秩序維護部負責人根據繳費情況填寫《停車卡發放登記表》。

4.2車輛停放管理

4.2.1汽車停放管理

4.2.1.1為方便汽車停放,轄區內設置車庫,臨時停車地點。

4.2.1.2秩序部執勤人員管理車輛的進入及停放,月卡車輛由秩序維護部執勤人員及車場秩序維護員按《停車場管理工作標準》執行。

4.2.2摩托車、電動車、自行車停放管理

4.2.2.1園區車場設置車輛的停放區,秩序維護部執勤人員負責摩托車、電動車、自行車管理,摩托車、電動車停放時憑車輛IC卡停放。

4.3車輛駛出小區停放區的管理

4.3.1汽車駛出

汽車駛出時,私家車位與月停放車位的車輛,憑卡出入。臨時停放車輛由車場秩序維護員收回車輛進出卡,并按照進出時間收取費用,并做好登記,填寫《車輛臨時停放收費一覽表》。

4.3.2業戶摩托車、電動需憑卡進出。

篇3:購物中心裝修申請程序

購物中心裝修申請程序

1.進行裝修及整改工程

租戶如需對其租用范圍進行增加/改動/及修建工程,必須事先以書面形式向商場營運部提出申請。若該等整改工程涉及樓宇結構(結構改動須由有相關資質設計院提供改動設計計算后,自行到政府主管部門辦理審批手續),租戶必須獲相關政府部門批準及呈交該批準文件予商場營運部并得到書面認可后并繳付裝修保證金及相關費用后方可進場施工。租戶若違反此規定,須承擔一切后果及責任。

2.索取商場的平面圖及設備分布圖

租戶在裝修前可向商場營運部索取本商場的平面圖及設備分布圖各一份,請于施工前到租用范圍現場實地測量及確認其準確性,商場營運部僅提供與租用區域相關的圖紙和技術數據。

平面圖及設備分布圖包括:

a.商鋪平面圖

b.天花平面圖

c.空調通風設備平面圖(僅在商鋪的周邊位置的鮮風及冷凍水管)

d.電氣平面圖(顯示電纜線槽及電表房位置)

e.供水及排水平面圖

f.消防設備平面圖

g.弱電設備平面圖

h.配電回路示意圖

3.裝修時間

商場正常營業時間期間不得進行任何施工

開業期間裝修工作需在每天晚上22時30分至次日上午9時進行,其它時間或法定假期施工時間須由商場營運部同意后方可施工。

4.裝修設計

租戶必須委托三級資質或以上的室內設計院及專業顧問等為商鋪進行設計。所有裝修設計圖則必須一式四份送往商場營運部審批,為維護整體的利益,商場營運部有權在已審批圖則后,再要求租戶更改裝修設計及停止任何未經批準的工程。租戶亦要在設計及布置商鋪店面玻璃、櫥窗及內部裝修及于上述位置展出之貨品時,不可影響商場的整體的風格為前提進行。

5.委托授權辦理裝修手續

如租戶需授權/委托代表或裝修公司辦理有關裝修的一切手續及相關事宜,須出示書面授權書/委托書委托授權,否則商場營運部有權不受理相關業務。

6.申請裝修流程

6.1組織裝修工程協調會議

租戶在索取商場之相關資料及圖紙后,請盡快組織及安排與商場營運部人員進行初次裝修協調會,以便加深對商場的樓宇結構、設施、進行施工裝修的要求、現場程序及施工的范圍。租戶、其設計師或其授權代表須出席該會議,以便雙方能在工程施工前互相作技術交流。

6.2提交裝修圖紙及相關資料

為加快審批流程速度,建議租戶親自送交一式四份裝修圖紙及相關技術規格數據給予商場營運部,并附上一份光盤,內載有相關數據及圖紙。

6.3裝修物料樣板

租戶必須提交裝修物料樣板予商場營運部審批,裝修用料包括但不只限于家具、屏、臺、裝飾物、地磚、假天花、窗柜及貨架等材料,而裝修物料樣板亦必須附列建筑細則、材料規格、安裝位置及裝置方式等數據供商場營運部細閱。

6.4裝修工程審批

當租戶提交相關裝修圖紙及資料后,商場營運部將對圖紙和資料進行審核。若商場營運部需租戶提供更詳細資料,租戶則需在更改后把修改資料再度送交商場營運部;若設計中涉及結構改動等特殊工程,租戶須自行找具有相關資質的設計院或公司審批圖紙,再將審圖意見提交商場營運部。

一般情況下,商場營運部會在收到合格圖紙后三個工作天內發出具體的書面審圖意見。若租戶的設計圖紙仍須修改,租戶應盡快把修正的圖紙再次提交商場營運部(一式4份裝修圖紙及1套光盤),直至裝修設計圖紙符合商場營運部的要求為止。圖紙審批合格后租戶須負責把裝修資料及圖紙送交相關政府部門審批,如赤坎區消防局及赤坎區建筑工程質量監督部門,此項審批工作一般需時廿一天,一切相關費用由租戶承擔。

租戶在獲相關政府部門批準施工后,須憑相關的審批合格文件到商場營運部辦理相關工程的進場施工手續。

注意事項:

a.商場營運部的審批,并不代表對租戶裝修方案中技術參數的認可,同時也不保證該裝修方案中所選設備、材料的規格、性能及效果。倘若設備與材料發生問題而引致任何后果,一概由租戶自行負責。

b.租戶在提交裝修圖例報批時,需向商場營運部支付裝修的相關費用。具體參見《*購物中心各項服務收費一覽表》。

c.如有需要,商場營運部有權要求租戶對已審批及已完成的工程作出改動,租戶在接到書面通知后七天內須完成商場營運部要求的改動。

6.5商鋪接收日

租戶可按商鋪租賃合同中"約定的商鋪交付日"與商場營運部辦理商鋪收鋪手續,租戶須事前與商場營運部確定移交時間。

屆時須帶備以下資料:

a.收鋪通知書

b.物業管理服務合同復印件

c.公司營業執照復印件

d.簽約人及法定人的身份證原件、復印件,或委托收鋪人委托書及其身份證

e.租賃保證金收據復印件

所有上述的文件資料都必須蓋上租戶公司公章/租戶簽名,該公章/租戶簽名須與租賃合同一致。

6.6提交裝修工程進度表

租戶進場裝修前亦必須提交工程進度表予商場營運部,工程進度表須說明計劃施工的方案,開始施工日期及竣工日期等。

6.7進場裝修

租戶在順利通過6.4項的審批手續,商場營運部會以書面回復租戶通知有關審批結果。租戶須先根據《*購物中心各項服務收費一覽表》中列明的要求,繳交有關的費用及保證金,待一切繳款及申請工作證手續完成后,租戶及其裝修承辦商方可進場開展裝修工程,在進場施工前必須按要求完成圍蔽及成品保護。

6.8竣工圖紙

租戶裝修完畢后,須填寫《裝修竣工驗收表》向商場營運部提出驗收申請,并提裝修竣工圖紙及消防部門簽發的竣工合格證明復印件給商場營運部作為日后查詢租戶裝修施工的跟蹤數據。

租戶須注意以下事項:

a.所有裝修圖紙及相關數據必須書寫清楚及詳細說明施工內容。

b.租戶嚴禁在未接獲商場營運部書面批準施工前進場裝修,商場營運部有權停止任何未經批準的裝修施工。

c.隱蔽工程必須在隱蔽施工期間進行驗收。如未驗收,商場營運部有權安排拆除再行驗收,由此造成的損失須由租戶自行承擔。

d.任何因裝修圖紙或資料未符合商場營運部的裝修規定而導致工期延誤,將不會令"租賃期限開始日"推遲或給予額外免租期等安排。

e.租戶所聘用的設計師或承辦商應確保其設計符合有關政府部門及其它公共事業公司的所有法規。即使圖紙或相關工程獲業主或商場營運部批準,也不保證或代表有關政府部門及其它公共事業單位會發出許可證。

f.租戶的裝修設計如與當時法規有所抵觸或不符合商場要求,業主及商場營運部保留權利取消其批準。

g.租戶的裝修設計,應避免與商場在出租單位內所提供樓宇裝修設施的位置及間隔有所抵觸。如需進行移位元或改裝工程,租戶必須先與商場營運部磋商及確認后方可進行,而所有費用一概亦由租戶支付。

6.9其它要求

a.施工單位資質要求:三級資質或以上;

b.裝修工程必須購買保險;

c.未獲得消防部門及質監站批準,不得進場裝修;

d.正式用電/水申請需提前一個星期以書面形式提交商場營運部;

e.竣工后請提前通知商場營運部,以便安排竣工驗收;

f.獲得消防部門驗收合格后方可申請正式開業。