對外付款審批責任規(guī)范

適用范圍:公司所有對外付款的審批

規(guī)范目的:界定相關部門或相關環(huán)節(jié)在付款審批中的責任,明確分工,各負其責,提高審批效率

規(guī)范內容:

第一條:經(jīng)辦人是辦理付款手續(xù)的源頭,須在充分掌握情況、認真對照合同的情況下辦理付款申請手續(xù),其責任如下:

1.按合同要求和公司規(guī)定,備齊相關附件,完成相關手續(xù);

2.認真填制付款申請單,事先確定付款方式、受款單位的開戶銀行及帳號;

3.有合同的付款,在填單時應在"備注"欄注明辦公室確定的公司統(tǒng)一的合同編號;

4.提交單據(jù)給本部門第一負責人審批,并及時跟蹤審批情況;

5.收款單位為施工單位時,應向財務部提交施工單位開具的真實發(fā)票;

6.由于手續(xù)準備不齊、不符合合同規(guī)定或其他因經(jīng)辦人原因造成財務退單或款項延遲支付,經(jīng)辦人有責任及時將該情況反映給部門領導和專業(yè)總監(jiān);

7.建立備查帳,跟蹤記錄所經(jīng)手合同或工程項目的實際付款情況,并定期同財務核對。

第二條:經(jīng)辦部門第一負責人的責任:

1.督促經(jīng)辦人辦理付款手續(xù);

2.審查經(jīng)辦人所申請款項,及時作出批準或不批準處理;

3.掌握了解經(jīng)辦人辦理款項申請的情況,對屢次出現(xiàn)退單或手續(xù)不全者負有督導責任;

4.對經(jīng)辦人在付款方面出現(xiàn)的問題承擔直接領導責任。

第三條:財務部責任表現(xiàn)在兩個方面,即審核和辦理付款,具體如下:

1.審核手續(xù)是否完備、真實,是否符合合同規(guī)定及公司規(guī)定;

2.審核水電費、電話費等代墊款項以及預付款是否扣回;

3.按時完成審核和支付手續(xù),即實行限時辦理,規(guī)定如下表:

項目

財務審核(自收單之時)

出納辦理付款(自收到財務總監(jiān)或總經(jīng)理批出單據(jù)時)

預付款、報建費、設備款

1小時內

u5萬元以下,即時通知,辦理支付;

u5萬元以上:(1)0.5個工作日送達結算中心;(2)緊急情況,辦理實時支付。

工程進度款、保修款、材料款及其他

0.5工作日內

結算余款

1個工作日內

備注:當日下午5:00以后收單,均視同次日(逢節(jié)假日順延)上午收單處理。

4.主動與付款申請部門溝通,及時澄清疑問,如付款申請不符合付款條件,應及時通知經(jīng)辦人及其領導;

5.將已辦理付款的情況及時知會經(jīng)辦部門;

6.遇特殊情況,決定是否應由專業(yè)部門參與審批。

第四條:財務總監(jiān)和總經(jīng)理的付款審批責任:根據(jù)項目總體情況和公司資金狀況,最終決定款項的支付與否。