員工檔案管理辦法B/0LW-0051目的規定員工人事檔案管理的內容與要求,保證員工檔案及時準確、真實有用。2適用范圍適用于公司專職員工的公司內檔案管理,不適用于臨時工、計時工、顧問及實習人員的檔案管理,也不適用于人事檔案的委托管理。3職責人力資源部負責建立人事檔案,機要室負責員工檔案保管。4員工檔案收錄內容(有下劃線為應錄資料,無下劃線為可錄資料)1)應聘人員資料表2)身份證復印件3)學歷證明復印件4)資格證明復印件5)健康證明、體檢結果表6)勞動合同、(試)用工協議7)下崗證、計劃生育證、勞務證復印件8)個人簡歷、資歷證明材料9)黨、社、團成員證明或其復印件10)推薦材料11)有關獎勵、榮譽證明復印件12)用以證明員工能力的作品或其復印件13)內部培訓考核成績14)外部培訓結業證明(自費存檔復印件、公費存檔原件)15)獎罰記錄16)晉升、降級記錄17)公司內工作調動記錄18)其它5收錄與利用5.1建檔:員工試用期間,人力資源部負責收錄第5條第1)~6款資料,員工試用期滿后,將員工檔案移交機要室保存。5.2編號:員工檔案按員工姓氏拼單排序、按工號編號。5.3續錄:員工在公司工作期間的應續錄的的檔案內容,即本制度第5條第13)~17)款資料,由人事主管根據公司人事文件登記在員工檔案《員工任期履歷表》中,每年年底向機要室移交。5.4補錄:員工聘用后,按國家法規應補錄的內容,如本制度第5條第7)~12)款資料,由人力資源部通知員工個人提供相關資料,收集后,移交到機要室。5.5查閱:人力資源部因工作,可隨時查閱人事檔案,各總監、部門經理經行政總監批準可查閱管轄范圍內的員工檔案;董事會成員、集團公司領導、總經理、行政人事總監可查閱全公司員工人事檔案,其它人員查閱人事檔案應經行政人事總監批準。擬制羅明亮審核蔡力鋼批準人事檔案管理辦法B/0LW-0055.6調檔:公司人員、集團公司人員將員工檔案借出機要室,應經行政人事總監批準,其它人員將員工檔案借出機要室,應經董事長批準。6閱檔紀律6.1查閱和調檔,應按檔案管理制度履行手續。6.2檔案材料未經同意不得復制或摘抄。6.3對所借的檔案要妥善保管,不得交無關人員翻閱,不得轉借。6.4要愛護檔案材料,嚴禁拆、涂、畫圈、加批、抽換等破壞行為。6.5檔案使用后應在規定的時間內歸還。7檔案材料的傳遞7.1市內各單位之間,由人力資源部直接傳遞。7.2市外單位間,由人力資源部通過郵政機要部門傳遞。7.3檔案必須嚴封,以掛號、專遞郵寄,不得交檔案者本人自帶。7.4不必傳遞的離職人員人事檔案,全部歸入離職檔案。8保存期限8.1檔案保存至員工離職后10年。8.2超過保存期限的人事檔案,由機要室填寫《文件銷毀清單》,交人力資源部審核,經行政人事總監批準后,由指定人員監銷。擬制羅明亮審核蔡力鋼批準

篇2:某酒店員工檔案管理工作程序

酒店員工檔案管理工作程序

員工檔案一般可以由員工的人事檔案、工作檔案和培訓檔案等3個主要內容組織合一個獨立的檔案宗卷。這種分類歸檔的方法,能夠將員工的歷史材料、員工在酒店服務期間的工作經歷與表現記錄、員工接受酒店人資質檢部或所在業務部門訓練記錄等3方面資料分類保存,使于檔案材料的查考利用。

(一)員工的人事檔案管理

員工的人事檔案,是由反映員工個人及有關方面歷史情況的人事材料所構成。人資質檢部轉遞而來的個人檔案宗卷為基礎發展建立的檔案材料。

員工的人事檔案主要包括:

(1)記載和敘述員工本人經歷、基本情況、成長歷史及思想發展變化過程的履歷、自傳材料;

(2)員工以往工作或學習單位對員工本人優缺點進行鑒別和評價,對其學歷、專長業務及有關能力的評定與考核材料;

(3)對員工的政治歷史問題進行審查、甄別與復查的人事材料;

(4)記錄關于員工在所工作或學習單位內加入黨派組織材料;

(5)記載員工違*派組織紀律或獨犯國家法律而受到的處分及受到各級各類表彰、獎勵的人事材料。

人資質檢部對接收員工原單位轉遞而來的人事檔案材料內容,一概不得加以刪除或銷毀,并且必須嚴格保密,不得擅自向外擴散。

員工入店后,由員工本人填寫的《錄用通知書》是員工人事檔案的新頁,它包括員工姓名(曾用名)、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面貌、文化程度、婚姻狀況、家庭住址、聯系電話、家庭情況、個人興趣愛好、學歷、工作經歷、特長及專業技能、獎懲記錄等項目。人資質檢部尖要求員工在上述個人資料內容有所變更時,例如,婚姻、子女、住址、聯系電話、個人學歷等變化時,及時填寫《員工個人資料變更通知》向人資質檢部報告,以便使員工個人檔案內有關記錄得以相應更正,確保人資質檢部及時掌握正確無誤的資料。

(二)員工的工作檔案管理

員工的工作檔案是記載員工進入酒店工作的全過程中各方面的工作表現的綜合材料,是酒店人事或業務主管部門考察員工,對員工提職加薪、選派進修、人事調動等使用中,必不可缺的重要憑據。

員工的工作檔案內容,主要有以下幾個部分:

(1)文件材料:包括員工人事調動表、勞動合同書、員工身份證、專業文憑及證書的復印件等,其中勞動合同書是員工檔案中重要內容,萬一發生勞動爭議或合同糾紛時,員工勞動合同書就成為人資質檢部進行解釋的原始依據。

(2)考評記錄:以《員工工作表現評估表》為主要材料的員工考評記錄是員工工作檔案的主體部分,員工考評表是員工在酒店服務期間的工作形象縮影,比較全面地反映出員工的工作概況,具有重要的查考作用。

(3)出勤記錄。

(三)員工的培訓檔案管理

對員工的培訓檔案進行分類管理是酒店人資質檢部重視員工培訓工作的具體表現,有昨于發掘與調配人才。

員工檔案管理工作的程序:

(1)員工檔案材料的收集;

(2)員工檔案材料的鑒別:要按照一定的原則和規定,對收集的員工檔案資料進行審查、判斷和取舍,注意維護員工檔案內容的真實性與完整性。

(3)員工檔案材料的整理:在員工檔案資料的歸檔過程,要做到內容條理清楚,目錄明細、裝訂有序,便于檢索。

(4)員工檔案材料的保管:要求人資質檢部對員工檔案卷宗要妥善地存放,防止受到各種損毀。同時,有關人員有責任對員工檔案的保密、完整和安全作絕對的保證。

(5)員工檔案材料的利用:是員工檔案工作的最終目的。在利用員工檔案中必須堅持既要滿足查考員工表現的人事管理工作需要,又要確保員工檔案的安全的原則。利用員工檔案必須遵守有關范圍、方式和手續的規定,嚴格保守機密,防止出現員工檔案受損的各種事故。

篇3:科技公司員工檔案管理規定

科技公司員工檔案管理規定

為規范z科技有限公司員工檔案的管理,特制定以下管理規定。公司所有合同制員工的檔案管理,均應按照此規定執行。

1員工檔案的調入

1.1公司試用期滿并轉正的合同制員工,需在轉正后一個月內,將本人檔案調入公司在中國國際人才開發中心開設的集體存檔戶中。

1.2公司合同制員工在辦理檔案轉移手續時,由公司出具介紹信,員工本人向北京市海淀區人才服務中心提供原單位出具的《同意調出函》,再由中國國際人才開發中心開出《商調函》,員工持《商調函》回原單位辦理檔案轉移手續。

1.3員工在辦理檔案轉移手續時,需同時將社會養老保險等材料轉到公司人力資源部。

1.4根據北京市勞動局的有關規定,公司合同制員工,爭取能在試用期滿后一個月內,將檔案調入公司在中國國際人才開發中心開設的集體存檔戶中。

2員工檔案的調出

員工無論因何種原因,以何種方式離職(辭職、、勞動合同期滿等),均需從最后工作日之日起,60天內將檔案調離公司在中國國際人才開發中心開設的集體存檔戶。

2.1員工無論因何種原因,以何種方式離職,從最后工作日之日起,未在兩個月內辦清離職手續的,公司依法將員工檔案自動轉出集體戶頭,或退回員工本人所在街道勞動科,由此引起的一切爭議由員工本人負責。

2.2員工在辦理完離職手續后,到人力資源部開具《同意調出函》,員工所在部門出具員工個人工作鑒定。員工持本人身份證、存檔卡片、存檔協議、集體存檔人員解除勞動合同證明信等,到中國國際人才開發中心辦理轉檔手續,同時辦理《社會養老保險》的轉移手續。

3.外埠員工檔案及用工管理

3.1根據北京市勞動局和人事局有關規定,公司人力資源部負責為符合條件的外埠員工辦理相關《聘用證》、《寄住證》、《暫住證》、檔案、保險、北京市戶籍等相關手續。

3.2除《暫住證》外,其它各項證件、證明或手續的原件統一由人力資源部保存。辦理各種證件(《聘用證》、《寄住證》、《暫住證》)的費用由員工本人負擔。

3.3員工無論何種原因離職,各種證件統一由公司按照國家及北京市相關規定予以處理。

3.4不符合北京市勞動局和人事局有關規定的外埠員工,公司不予辦理上述各項手續(含各項保險),公司也不予任何形式的補償。

4本規定解釋權屬公司人力資源部。