酒店員工檔案管理工作程序

員工檔案一般可以由員工的人事檔案、工作檔案和培訓(xùn)檔案等3個(gè)主要內(nèi)容組織合一個(gè)獨(dú)立的檔案宗卷。這種分類歸檔的方法,能夠?qū)T工的歷史材料、員工在酒店服務(wù)期間的工作經(jīng)歷與表現(xiàn)記錄、員工接受酒店人資質(zhì)檢部或所在業(yè)務(wù)部門訓(xùn)練記錄等3方面資料分類保存,使于檔案材料的查考利用。

(一)員工的人事檔案管理

員工的人事檔案,是由反映員工個(gè)人及有關(guān)方面歷史情況的人事材料所構(gòu)成。人資質(zhì)檢部轉(zhuǎn)遞而來的個(gè)人檔案宗卷為基礎(chǔ)發(fā)展建立的檔案材料。

員工的人事檔案主要包括:

(1)記載和敘述員工本人經(jīng)歷、基本情況、成長歷史及思想發(fā)展變化過程的履歷、自傳材料;

(2)員工以往工作或?qū)W習(xí)單位對員工本人優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行鑒別和評價(jià),對其學(xué)歷、專長業(yè)務(wù)及有關(guān)能力的評定與考核材料;

(3)對員工的政治歷史問題進(jìn)行審查、甄別與復(fù)查的人事材料;

(4)記錄關(guān)于員工在所工作或?qū)W習(xí)單位內(nèi)加入黨派組織材料;

(5)記載員工違*派組織紀(jì)律或獨(dú)犯國家法律而受到的處分及受到各級各類表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的人事材料。

人資質(zhì)檢部對接收員工原單位轉(zhuǎn)遞而來的人事檔案材料內(nèi)容,一概不得加以刪除或銷毀,并且必須嚴(yán)格保密,不得擅自向外擴(kuò)散。

員工入店后,由員工本人填寫的《錄用通知書》是員工人事檔案的新頁,它包括員工姓名(曾用名)、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面貌、文化程度、婚姻狀況、家庭住址、聯(lián)系電話、家庭情況、個(gè)人興趣愛好、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、特長及專業(yè)技能、獎(jiǎng)懲記錄等項(xiàng)目。人資質(zhì)檢部尖要求員工在上述個(gè)人資料內(nèi)容有所變更時(shí),例如,婚姻、子女、住址、聯(lián)系電話、個(gè)人學(xué)歷等變化時(shí),及時(shí)填寫《員工個(gè)人資料變更通知》向人資質(zhì)檢部報(bào)告,以便使員工個(gè)人檔案內(nèi)有關(guān)記錄得以相應(yīng)更正,確保人資質(zhì)檢部及時(shí)掌握正確無誤的資料。

(二)員工的工作檔案管理

員工的工作檔案是記載員工進(jìn)入酒店工作的全過程中各方面的工作表現(xiàn)的綜合材料,是酒店人事或業(yè)務(wù)主管部門考察員工,對員工提職加薪、選派進(jìn)修、人事調(diào)動(dòng)等使用中,必不可缺的重要憑據(jù)。

員工的工作檔案內(nèi)容,主要有以下幾個(gè)部分:

(1)文件材料:包括員工人事調(diào)動(dòng)表、勞動(dòng)合同書、員工身份證、專業(yè)文憑及證書的復(fù)印件等,其中勞動(dòng)合同書是員工檔案中重要內(nèi)容,萬一發(fā)生勞動(dòng)爭議或合同糾紛時(shí),員工勞動(dòng)合同書就成為人資質(zhì)檢部進(jìn)行解釋的原始依據(jù)。

(2)考評記錄:以《員工工作表現(xiàn)評估表》為主要材料的員工考評記錄是員工工作檔案的主體部分,員工考評表是員工在酒店服務(wù)期間的工作形象縮影,比較全面地反映出員工的工作概況,具有重要的查考作用。

(3)出勤記錄。

(三)員工的培訓(xùn)檔案管理

對員工的培訓(xùn)檔案進(jìn)行分類管理是酒店人資質(zhì)檢部重視員工培訓(xùn)工作的具體表現(xiàn),有昨于發(fā)掘與調(diào)配人才。

員工檔案管理工作的程序:

(1)員工檔案材料的收集;

(2)員工檔案材料的鑒別:要按照一定的原則和規(guī)定,對收集的員工檔案資料進(jìn)行審查、判斷和取舍,注意維護(hù)員工檔案內(nèi)容的真實(shí)性與完整性。

(3)員工檔案材料的整理:在員工檔案資料的歸檔過程,要做到內(nèi)容條理清楚,目錄明細(xì)、裝訂有序,便于檢索。

(4)員工檔案材料的保管:要求人資質(zhì)檢部對員工檔案卷宗要妥善地存放,防止受到各種損毀。同時(shí),有關(guān)人員有責(zé)任對員工檔案的保密、完整和安全作絕對的保證。

(5)員工檔案材料的利用:是員工檔案工作的最終目的。在利用員工檔案中必須堅(jiān)持既要滿足查考員工表現(xiàn)的人事管理工作需要,又要確保員工檔案的安全的原則。利用員工檔案必須遵守有關(guān)范圍、方式和手續(xù)的規(guī)定,嚴(yán)格保守機(jī)密,防止出現(xiàn)員工檔案受損的各種事故。

篇2:企業(yè)經(jīng)營部文件檔案管理控制程序

公司經(jīng)營部文件檔案管理控制程序

經(jīng)營部檔案定義:從經(jīng)銷商合同、采購合同、合格供方資料及評審記錄、市場調(diào)研資料、企業(yè)整體形象宣傳資料、客戶聯(lián)系資料(含總代理及所有專賣店)、客戶經(jīng)營情況、客戶訂單(包括產(chǎn)品訂單、展廳設(shè)備訂單、宣傳資料《廣告畫》訂單)、客戶書面反饋情況、經(jīng)營部投標(biāo)文件、量體訂制的客戶個(gè)人資料、發(fā)貨記錄、部門合同評審資料、空白合同、經(jīng)營部會議記錄、經(jīng)營部職員工作總結(jié)報(bào)告、經(jīng)營部工作計(jì)劃、經(jīng)營部制度及工作程序文件、經(jīng)營部職員出差記錄等經(jīng)營資料中轉(zhuǎn)化為經(jīng)營部留底備查的資料統(tǒng)稱為經(jīng)營部檔案。

一、目的

通過對經(jīng)營部檔案的管理確保公司所有經(jīng)營資料的完整性并保障公司經(jīng)營活動(dòng)的可追溯性,有效督導(dǎo)經(jīng)營部職員嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)工作程序并作為公開、公平考核經(jīng)營部職員工作成績的依據(jù)。

二、適用范圍

適用于經(jīng)營部所有工作人員的檔案管理,并作為經(jīng)營部人員文件處理程序指導(dǎo)文件。

三、管理職責(zé)

3.1經(jīng)營部配備檔案管理員運(yùn)用專用電腦及文件柜開展檔案管理工作。

3.2檔案管理員負(fù)責(zé)經(jīng)營部檔案的電腦輸入、輸出處理及分類整理、保密管理,提供檔案處理意見;負(fù)責(zé)對檔案的完整性及審批程序與公司工作程序及制度的核對工作;負(fù)責(zé)管理檔案的借閱、外調(diào);負(fù)責(zé)客戶定單的傳真、確認(rèn)工作。

3.3經(jīng)營部主管負(fù)責(zé)檔案管理員的工作指導(dǎo)、監(jiān)督及檔案資料處理的建議工作;負(fù)責(zé)經(jīng)營部職員經(jīng)營資料的監(jiān)督管理及相關(guān)經(jīng)營資料評審程序監(jiān)督管理。

3.4經(jīng)營部職員按工作程序開展工作并配合檔案管理員工作及時(shí)提供準(zhǔn)確、全面的經(jīng)營資料,以便于轉(zhuǎn)化為經(jīng)營部檔案。

3.5財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)經(jīng)營部合同、定單、發(fā)貨記錄等經(jīng)濟(jì)類檔案的審計(jì)、統(tǒng)計(jì)、報(bào)告工作;負(fù)責(zé)經(jīng)營部檔案管理專用電腦與財(cái)務(wù)部電腦聯(lián)網(wǎng)的管理工作。

3.6總經(jīng)理負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)部與經(jīng)營部檔案管理工作的協(xié)調(diào)及監(jiān)督;負(fù)責(zé)經(jīng)營部經(jīng)營資料歸檔情況的監(jiān)督;負(fù)責(zé)經(jīng)營部檔案借閱、外調(diào)的審批及經(jīng)營部檔案處理的最終審批。

3.7董事長負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)部對經(jīng)濟(jì)類檔案管理工作的監(jiān)督審核及報(bào)告的審批。

四、管理程序

4.1經(jīng)營部合同必須依照公司相關(guān)要求逐級審批后簽訂并結(jié)合合同評審文件方可視為有效文件存檔。

4.2客戶訂單經(jīng)逐級審批后發(fā)貨的文檔方可視為有效文件存檔。

4.3客戶反饋情況的書面報(bào)告、經(jīng)營部職員工作總結(jié)報(bào)告、經(jīng)營部工作計(jì)劃(工作報(bào)告)經(jīng)有關(guān)人員或領(lǐng)導(dǎo)批示意見后方可視為有效文件存檔。

4.4經(jīng)營部會議記錄由參會人員簽名后作為有效文件存檔。

4.5客戶聯(lián)系資料、客戶經(jīng)營情況由客戶負(fù)責(zé)人簽名后作為有效文件存檔。

4.6經(jīng)營部投標(biāo)文件經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)標(biāo)書內(nèi)容之日起存檔。

4.7量體訂制的客戶個(gè)人資料自客戶驗(yàn)收產(chǎn)品之日起存檔。

4.8發(fā)貨記錄自倉庫發(fā)貨并傳真客戶確認(rèn)之日起作為有效文件存檔。

4.9經(jīng)營部職員出差記錄、經(jīng)營部制度及工作程序文件由經(jīng)營部負(fù)責(zé)人簽名確認(rèn)后交檔案管理員整理記錄作為有效文件存檔。

4.10檔案管理員將1-9文件轉(zhuǎn)化為檔案時(shí)必須依據(jù)有效文件要求進(jìn)行核對后方可進(jìn)行文件轉(zhuǎn)化處理。

4.11檔案管理員發(fā)現(xiàn)不符合要求的文件應(yīng)反饋至經(jīng)營部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督協(xié)調(diào),保障文件的有效性。對于未按程序要求確立的文件經(jīng)營部負(fù)責(zé)人應(yīng)調(diào)查研究事情原因并出具說明性文件交總經(jīng)理審批后作為該文件的補(bǔ)充資料一同交檔案管理員進(jìn)行存檔管理。

4.12檔案管理員應(yīng)對不完整的文件監(jiān)督并催促相關(guān)人員或領(lǐng)導(dǎo)補(bǔ)充完整進(jìn)行轉(zhuǎn)化并管理。

4.13檔案管理員應(yīng)先對有效文件進(jìn)行分類整理編號,并就文件名稱、文件編號、主題內(nèi)容、歸檔時(shí)間、檔案年限、存放位置等相關(guān)內(nèi)容輸入專用電腦并按數(shù)據(jù)庫管理要求進(jìn)行檔案管理。

4.14檔案管理員的檔案柜應(yīng)進(jìn)行分類編號并將檔案按電腦內(nèi)所示內(nèi)容及存放位置放入專用檔案柜。

4.15經(jīng)營部打印資料由檔案管理員于專用電腦及設(shè)備進(jìn)行操作,便于文件的轉(zhuǎn)換工作。未在專用電腦中處理過的合同文件必須原文輸入電腦,合同原件放于檔案柜內(nèi)。

4.16財(cái)務(wù)部電腦與經(jīng)營部檔案管理專用電腦聯(lián)網(wǎng)并進(jìn)行維護(hù)工作。便于隨時(shí)查閱、審核、統(tǒng)計(jì)合同、發(fā)貨單、客戶訂單等相關(guān)經(jīng)濟(jì)類檔案資料。

4.17借閱經(jīng)營部檔案須經(jīng)營部負(fù)責(zé)人同意;外調(diào)經(jīng)營部檔案須經(jīng)經(jīng)營部負(fù)責(zé)人同意并有總經(jīng)理簽名同意。檔案管理員應(yīng)對借閱、外調(diào)檔案進(jìn)行登記并及時(shí)督促回收。

4.18檔案管理員應(yīng)參照《公司機(jī)密管理程序》保證經(jīng)營部檔案的保密工作,設(shè)置電腦密碼、鎖好檔案柜,保管好鑰匙。保障檔案的整潔,進(jìn)行對檔案柜防潮、防蟲處理,對電腦資料進(jìn)行及時(shí)備份處理。

五、獎(jiǎng)懲條例

5.1檔案管理員恪盡職守,保證了文件轉(zhuǎn)化為檔案資料手續(xù)的準(zhǔn)確正規(guī),保證了檔案資料的機(jī)密性、保證了公司經(jīng)營的有效追溯的將進(jìn)行表彰及相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)獎(jiǎng)勵(lì)。

5.2經(jīng)營部職員能主動(dòng)、及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的提供文件資料進(jìn)行歸檔工作,全力配合檔案管理員進(jìn)行工作的將進(jìn)行表彰并將能此工作配合和檔案資料內(nèi)體現(xiàn)的內(nèi)容作為經(jīng)營部職員工作考核、評定工資、獎(jiǎng)金的主要依據(jù)。

5.3對于違反檔案管理程序條例,未按程序進(jìn)行文件審批,不準(zhǔn)確、全面提供文件資料,未配合檔案管理員工作的將進(jìn)行批評、警告及經(jīng)濟(jì)處罰并作為工作不良記錄存檔,供工作考核、評定工資、獎(jiǎng)金時(shí)的重要依據(jù)。

5.4對于未按照本程序進(jìn)行操作的檔案管理員按所造成的影響和損失進(jìn)行批評、警告及相應(yīng)經(jīng)濟(jì)處罰,并作為工作考核、評定工資、獎(jiǎng)金的主要依據(jù)。

5.5對于未經(jīng)許可私自動(dòng)用檔案管理專用電腦,私自開啟檔案柜,私自調(diào)閱檔案資料,私自對進(jìn)行檔案資料復(fù)印、拷貝的將依照《公司機(jī)密管理程序》相關(guān)條款進(jìn)行處罰并作為不良記錄存檔。